- 目錄
是什么
會議工作規(guī)程，顧名思義，是一套規(guī)范會議組織、進行及后續(xù)處理的指導性文件。它旨在提高會議效率，確保會議目標的達成，優(yōu)化參會人員的體驗，以及促進信息的有效傳遞。規(guī)程涵蓋了會議籌備、召開、記錄、決策落實等多個環(huán)節(jié)，通過明確職責、設定流程，為會議的順利進行提供標準化的操作指南。
模板
1. 會議籌備
- 確定會議目的和議程：提前明確會議的目標，制定詳細的議程，并提前通知參會人員。
- 選定參會人員：根據(jù)會議議題確定必要參與者，確保關鍵角色的出席。
- 準備會議材料：收集并整理相關資料，以便參會人員預先了解背景信息。
- 安排會場：選擇合適的會議地點，確保設備設施完備，如投影儀、音響等。
- 發(fā)送會議通知：至少提前兩天發(fā)送會議通知，包括時間、地點、議程和預期結(jié)果。
2. 會議召開
- 主持人開場：簡短介紹會議目的，明確議程和期望。
- 討論環(huán)節(jié)：按照議程順序進行，確保每個議題都有充分討論。
- 時間管理：主持人應控制討論時間，避免偏離主題或超時。
- 記錄會議紀要：指定專人記錄重要討論點和決定事項。
3. 會議記錄
- 確保準確性：記錄會議的主要討論和決定，避免遺漏或錯誤。
- 整理紀要：會后及時整理會議紀要，發(fā)送給所有參會人員確認。
- 存檔：保存會議紀要及相關文件，便于日后查閱。
4. 決策落實
- 分配任務：根據(jù)會議決定，明確責任人和完成時限。
- 跟進進度：定期檢查任務執(zhí)行情況，確保決策得以實施。
- 反饋與評估：在下次會議中回顧決策執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓。
標準
1. 規(guī)范性：規(guī)程需清晰、全面，涵蓋會議的所有重要階段，避免遺漏。
2. 實用性：規(guī)程應符合實際工作需求，易于理解和執(zhí)行，避免過于理論化。
3. 靈活性：規(guī)程應適應不同類型的會議，允許根據(jù)具體情況調(diào)整。
4. 可持續(xù)性：規(guī)程應隨著組織發(fā)展和工作變化適時更新，保持其有效性。
5. 一致性：規(guī)程需與組織的其他規(guī)章制度相協(xié)調(diào)，避免沖突。
會議工作規(guī)程的制定與執(zhí)行，不僅體現(xiàn)了企業(yè)管理的規(guī)范化，也是提升工作效率、保障決策質(zhì)量的重要手段。每個組織應根據(jù)自身特點，制定適合自身的會議工作規(guī)程，以實現(xiàn)更高效的溝通和協(xié)作。
會議工作規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)會議接待工作規(guī)程
會議接待服務標準
1.0目的
為了規(guī)范會議接待行為,統(tǒng)一服務標準,持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務。
2.0適用范圍
適用于大廈各類會議接待工作。
3.0職責
3.1客戶部負責會議接待的具體實施。
3.2客戶員負責會議登記和提前確認工作,確保會議如期召開;并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領導職務來決定會議的大小,采取相應的服務措施;
3.3客戶部負責安排工作人員對會議室進行布置,保障會議室整潔舒適;
3.4會議接待員負責在會議進行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進行;
4、程序
4.1會議的分類
根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實際情況,將會議接待分為日常接待(二類會議接待)、一類會議、臨時會議。
4.2會議接待服務標準
1) 每天安排一名會議接待員于早上8:00上班,于8:00-8:15分時段完成以下工作:將所有會議室的門及部分燈打開;將開水器的燒水閥打開及18f會議室內(nèi)的電熱水瓶注滿水后插上電源,保證當會議開始時有足夠的開水。
2) 每天的工作由會議負責人根據(jù)實際情況進行安排。
3) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,于會議開始前15分鐘將茶水準備到位。
4) 到崗后首先檢查會議室內(nèi)的燈是否打開、空調(diào)溫度是否舒適、設備、會議物資是否到位、煙灰盅是否清潔,發(fā)現(xiàn)異常無法處理時及時向主管領導報告;
5) 參會人員進入會場后,服務員應舉止大方地為他們遞上茶水,當會議開始時會議接待員應在自己管理區(qū)輪流巡查,以便能及時給新到的客人送上茶水,直至與會人員基本到位。
6) 與會人員基本到齊后,會議接待員將自己管理區(qū)域內(nèi)的會議室內(nèi)茶水添加一遍后,每隔20-25分鐘到會議室加茶水,直至會議結(jié)束(如有特殊情況可自己把握)。
7) 在加茶水過程中,會議接待員應及時更換煙灰盅、留意會議室內(nèi)設備運行是否正常、空調(diào)溫度是否舒適。服務工作要細致周到,服務中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕);
8) 會議接待領班必須到場監(jiān)督服務員工作,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況,以便有突發(fā)事情時及時應對;
9) 接到熱線人員通知,會議臨時需要的物資,應5分鐘內(nèi)送到,如無法滿足,會議接待員亦應5分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋,如客人不滿意或不接受,會議接待員應通知會議負責人到場解決。
10) 會議結(jié)束后,會議接待員應簡單將會議室收拾一遍,包括將桌椅擺放整齊;煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜;所有設備恢復原狀;會議臨時用品(插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等)還到倉庫,如果桌面及地面較臟,應通知清潔員到場清潔,清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關好,以便迎接下一個會議。
11) 每天下班前,會議接待員還應對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設備是否關好才能離開。
4.2.2一類會議(專指服務區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室):
1) 會議接待負責人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后,與預訂會議人員聯(lián)系,了解會議的需求,并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》中簽字確認。
2) 按客戶要求申購會議物資。
3) 申購物資到位后,提前一天準備好橫幅,擺放好鮮花;并對會議室進行全面檢查,與會議主辦單位(部門)保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標等進行核對,同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺設、茶水茶杯準備、衛(wèi)生情況、進出通道進行檢查,要求達標后對會議室進行封閉管理,不準無關人員進入會場(會議室);一切準備妥當后,可要求客戶到現(xiàn)場觀看。
4) 會議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗,并于會議開始前15分鐘將茶水準備到位,在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。
5) 按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開
展工作。
6) 會議快結(jié)束時,服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員;
7) 客戶部主任或客戶服務經(jīng)理,必須到場監(jiān)督會務工作人員的情況,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況,以便有突發(fā)事情時及時應對;
8) 如會議有需要,在會議期間應加強安全保衛(wèi)工作,防止無關人員進入會場擾亂會;機電設備部人員應注意會議期間用電設備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,應保證走火通道的暢通,緊急情況下,應有服務員在場進行疏導。
9) 會議結(jié)束后,會議接待負責人持客戶確認的《會議物資需求表》、《會議費用結(jié)算表》到我部收費員處開發(fā)票。
10) 將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收,會議接待負責人一直跟進,直到我司收到該費用為止。
4.2.3臨時會議:
1) 接到熱線人員的通知后,該區(qū)域會議接待人員應5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。
4.3會議工作流程
4.3.1服務熱線值班人員下班前將oa網(wǎng)上收_議的信息填寫在《商務接待活動登記表》上交會議接待負責人員,并在第二天一上班重新收集新的信息,涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作,應將會議情況記錄在《會議接待設備準備工作表》中交弱電組及其他部門進行會議準備。
4.3.2服務熱線值班人員每20分鐘對oa網(wǎng)進行臨時會議信息的收集,并將新信息及時通知會議接待負責人員,由其安排工作并將新信息登記在《商務接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準備工作,檢查結(jié)果記錄在《商務接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設備準備工作表》。
4.3.3會議接待負責人員在領取當天《商務接待活動登記表》時,應將前一天的《商務接待活動登記表》、《會議接待設備準備工作表》交服務熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。
4.3.4服務熱線值班人員收到語音、投影會議室預定信息后,5分鐘內(nèi)將《會議接待設備準備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員,由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準備工作。
4.3.5參觀接待、二類會議、電視電話會議的
會議接待工作,應在管理中心發(fā)出通知后進行?？蛻舨繉訒h使用方,確定會議議程,轉(zhuǎn)交弱電組、嚴格按議程準備及配合。
4.3.6領導日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議,由服務熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負責人及公司直接領導發(fā)布信息。
備注:參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應按上述內(nèi)容實施,以保證商務活動的統(tǒng)一性及各項質(zhì)量記錄表格的有效性。
4.4弱電技術(shù)員的日常維護及會前準備
4.4.1原則:保證會議系統(tǒng)的設備正常運行
4.4.2措施:
1) 每周維護、檢查會議室的會議設備(語音、投影),做好維護、檢查工作的記錄,每月進行會議室會議設備功能性的評估。
2)會議前半小時按照服務熱線提供的《會議接待設備準備工作表》,對會議室會議系統(tǒng)進行檢測,并將完成情況記錄在《會議接待設備準備工作表》上,由會議接待人員進行復核。
3) 領導以上重要會議,完成檢測后應在現(xiàn)場對會議全程跟進。
第2篇 酒店會議室會議服務工作規(guī)程
酒店會議室管理及會議服務工作規(guī)程
1目的
規(guī)范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。
2適用范圍
適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務工作的管理工作。
3職責
3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。
3.3設備部負責會議室照明、空調(diào)、音響等設備、設施的運行、維護工作。
3.4業(yè)務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。
4工作程序
4.1會議室管理
4.1.1使用會議室業(yè)務受理
a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。
b根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。
c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務單時間、執(zhí)行部門音響、設備的運行是否需要監(jiān)護等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務單》送至業(yè)務部、設備部。
d業(yè)務部針對《會議受理服務單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。
e設備部針對《會議受理服務單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準備工作。
4.1.2會場布置及安排
a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務工作
4.2.1會議服務
大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。
4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運行。
4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。
4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業(yè)務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務。
5相關文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司會議受理服務單》(lywg/qr―007)
第3篇 會議服務工作規(guī)程辦法
會議服務工作程序:
領受任務 會前準備 會前檢查 引領登記 會場服務
休會服務會后清理注意事項匯報總結(jié)
1、領受任務
(1) 會議名稱(2)會議性質(zhì)(3)與會人數(shù)(4)會議期限(5)會議休息時間表 (6)會議活動范圍(7)準備內(nèi)容(8)注意事項
2、會前準備
(1)會標(2)音響(3)主席臺(4)茶具飲品(5)登記臺(6)簽到薄(7)休息安排(8)服務員配備(9)會場清潔(10)接手紀念品、禮品(發(fā)放)(11)會場指示牌 (12)禮儀演習彩排
3、會前檢查
根據(jù)表格列項檢查、設備設施、會議物品
4、引領登記
(1)準備大廳指示牌、引領員、電梯引領員、會場引領員、指示牌
(2)登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀念品
5、會場服務
1)主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務
2)會場秩序維持服務(清理閑雜人員)
3)清潔服務
4)委托代辦服務
5)出會場的引領服務(先生,請問需要幫助嗎)
6)應急情況處理(火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護)
6、會后清理
1)撤會議物品,桌椅、餐具
2)清理與會人員遺留物并登記
3)清潔會場
4)撤出帶入會場物品
5)查對清理紀念品、禮品
6)檢查清理情況
7)關閉動力電器設備
8)服務人員撤出,鎖閉會議廳
7、匯報總結(jié)
1)向主辦方主辦人員匯報會議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況
2)會后總結(jié)專題會(部門經(jīng)理,會議服務人員參加)
二、會議接待服務標準:
1、服務員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾,認真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;
2、會前三十分鐘準時到達會場;
3、迎賓站立時保持正確站姿,真誠微笑;
4、會場內(nèi)衛(wèi)生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀;
5、來賓到達時要熱情迎候,依次接待;
6、給來賓提供服務要主動、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;
7、給來賓引位要及時,客人入座后1分鐘內(nèi)需倒上茶水,遞上香巾;
8、會議進行中,每隔10――15分鐘,及時增添茶水;
9、會議進行中,服務員應站在合適的位置,悉心觀察會場狀況;
10、送客人時,要及時提醒客人拿好物品,并道“請走好”;
11、會后清理工作要及時、仔細。`
