物業(yè)會(huì)議接待工作規(guī)程

是什么

物業(yè)會(huì)議接待工作規(guī)程是指物業(yè)管理公司在組織和實(shí)施各類會(huì)議接待活動(dòng)時(shí)，為確保會(huì)議流程的順暢、專業(yè)與高效，而制定的一套標(biāo)準(zhǔn)化操作流程。它涵蓋了會(huì)議籌備、現(xiàn)場管理、服務(wù)提供以及后續(xù)跟進(jìn)等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在提升物業(yè)服務(wù)品質(zhì)，展現(xiàn)公司的專業(yè)形象。

模板

1. 會(huì)議籌備

- 確定會(huì)議需求：詳細(xì)了解會(huì)議目的、規(guī)模、參與者信息，與主辦方進(jìn)行充分溝通。

- 場地準(zhǔn)備：選擇合適的會(huì)議室，檢查設(shè)施設(shè)備，確保音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等正常運(yùn)作。

- 布置會(huì)場：根據(jù)會(huì)議主題和需求進(jìn)行布置，包括桌椅布局、裝飾、標(biāo)識等。

- 物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備必要的會(huì)議用品，如礦泉水、紙筆、名牌、資料袋等。

- 預(yù)演與確認(rèn)：進(jìn)行預(yù)演，確保流程順暢，與相關(guān)人員進(jìn)行最后確認(rèn)。

2. 現(xiàn)場管理

- 簽到接待：設(shè)置簽到臺，有序引導(dǎo)參會(huì)人員簽到，發(fā)放資料。

- 安全與秩序：確保消防通道暢通，維持現(xiàn)場秩序，預(yù)防突發(fā)事件。

- 技術(shù)支持：實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行，快速解決技術(shù)問題。

- 餐飲服務(wù)：提供適時(shí)的茶歇或餐飲，滿足參會(huì)人員需求。

3. 服務(wù)提供

- 禮儀禮節(jié)：接待人員需保持專業(yè)儀態(tài)，提供禮貌周到的服務(wù)。

- 信息更新：及時(shí)傳遞會(huì)議進(jìn)度，解答參會(huì)人員疑問。

- 應(yīng)急處理：設(shè)立應(yīng)急預(yù)案，對突發(fā)狀況做出快速響應(yīng)。

4. 后續(xù)跟進(jìn)

- 清理整理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理現(xiàn)場，恢復(fù)原狀。

- 反饋收集：向主辦方收集反饋，評估服務(wù)質(zhì)量，找出改進(jìn)點(diǎn)。

- 資料歸檔：整理會(huì)議記錄，歸檔相關(guān)文件，以備查閱。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 專業(yè)性：所有接待工作應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)，確保服務(wù)質(zhì)量和效率。

2. 靈活性：適應(yīng)不同類型的會(huì)議需求，靈活調(diào)整工作策略。

3. 協(xié)調(diào)性：各部門間有效溝通，協(xié)同工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4. 客戶導(dǎo)向：始終以客戶需求為中心，提供優(yōu)質(zhì)、個(gè)性化的服務(wù)。

5. 持續(xù)改進(jìn)：定期評估工作效果，不斷優(yōu)化規(guī)程，提升服務(wù)質(zhì)量。

物業(yè)會(huì)議接待工作規(guī)程的實(shí)施，旨在打造一流的服務(wù)體驗(yàn)，樹立物業(yè)公司的專業(yè)形象，同時(shí)也為內(nèi)部團(tuán)隊(duì)提供清晰的工作指導(dǎo)，確保會(huì)議接待工作的高效與規(guī)范。

物業(yè)會(huì)議接待工作規(guī)程范文

會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1.0目的

為了規(guī)范會(huì)議接待行為,統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會(huì)議接待服務(wù)。

2.0適用范圍

適用于大廈各類會(huì)議接待工作。

3.0職責(zé)

3.1客戶部負(fù)責(zé)會(huì)議接待的具體實(shí)施。

3.2客戶員負(fù)責(zé)會(huì)議登記和提前確認(rèn)工作,確保會(huì)議如期召開;并記錄好會(huì)議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會(huì)議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施;

3.3客戶部負(fù)責(zé)安排工作人員對會(huì)議室進(jìn)行布置,保障會(huì)議室整潔舒適;

3.4會(huì)議接待員負(fù)責(zé)在會(huì)議進(jìn)行期間巡查,及時(shí)處理突發(fā)事件,確保會(huì)議順利進(jìn)行;

4、程序

4.1會(huì)議的分類

根據(jù)現(xiàn)時(shí)會(huì)議接待工作實(shí)際情況,將會(huì)議接待分為日常接待(二類會(huì)議接待)、一類會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議。

4.2會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

1) 每天安排一名會(huì)議接待員于早上8:00上班,于8:00-8:15分時(shí)段完成以下工作:將所有會(huì)議室的門及部分燈打開;將開水器的燒水閥打開及18f會(huì)議室內(nèi)的電熱水瓶注滿水后插上電源,保證當(dāng)會(huì)議開始時(shí)有足夠的開水。

2) 每天的工作由會(huì)議負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排。

3) 會(huì)議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,于會(huì)議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位。

4) 到崗后首先檢查會(huì)議室內(nèi)的燈是否打開、空調(diào)溫度是否舒適、設(shè)備、會(huì)議物資是否到位、煙灰盅是否清潔,發(fā)現(xiàn)異常無法處理時(shí)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;

5) 參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,當(dāng)會(huì)議開始時(shí)會(huì)議接待員應(yīng)在自己管理區(qū)輪流巡查,以便能及時(shí)給新到的客人送上茶水,直至與會(huì)人員基本到位。

6) 與會(huì)人員基本到齊后,會(huì)議接待員將自己管理區(qū)域內(nèi)的會(huì)議室內(nèi)茶水添加一遍后,每隔20-25分鐘到會(huì)議室加茶水,直至?xí)h結(jié)束(如有特殊情況可自己把握)。

7) 在加茶水過程中,會(huì)議接待員應(yīng)及時(shí)更換煙灰盅、留意會(huì)議室內(nèi)設(shè)備運(yùn)行是否正常、空調(diào)溫度是否舒適。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動(dòng)作輕);

8) 會(huì)議接待領(lǐng)班必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對;

9) 接到熱線人員通知,會(huì)議臨時(shí)需要的物資,應(yīng)5分鐘內(nèi)送到,如無法滿足,會(huì)議接待員亦應(yīng)5分鐘內(nèi)到會(huì)議室向客人解釋,如客人不滿意或不接受,會(huì)議接待員應(yīng)通知會(huì)議負(fù)責(zé)人到場解決。

10) 會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議接待員應(yīng)簡單將會(huì)議室收拾一遍,包括將桌椅擺放整齊;煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜;所有設(shè)備恢復(fù)原狀;會(huì)議臨時(shí)用品(插線板、銘牌、臨時(shí)增加的椅子、白板等)還到倉庫,如果桌面及地面較臟,應(yīng)通知清潔員到場清潔,清潔后會(huì)議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好,以便迎接下一個(gè)會(huì)議。

11) 每天下班前,會(huì)議接待員還應(yīng)對自己管理區(qū)域的會(huì)議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設(shè)備是否關(guān)好才能離開。

4.2.2一類會(huì)議(專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會(huì)議室):

1) 會(huì)議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會(huì)議通知后,與預(yù)訂會(huì)議人員聯(lián)系,了解會(huì)議的需求,并要求對方在《會(huì)議物資需求表》、《會(huì)議費(fèi)用結(jié)算表》中簽字確認(rèn)。

2) 按客戶要求申購會(huì)議物資。

3) 申購物資到位后,提前一天準(zhǔn)備好橫幅,擺放好鮮花;并對會(huì)議室進(jìn)行全面檢查,與會(huì)議主辦單位(部門)保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會(huì)標(biāo)等進(jìn)行核對,同時(shí)應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對會(huì)議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(會(huì)議室);一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后,可要求客戶到現(xiàn)場觀看。

4) 會(huì)議接待員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗,并于會(huì)議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位,在會(huì)議室門外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員。

5) 按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開

展工作。

6) 會(huì)議快結(jié)束時(shí),服務(wù)員在會(huì)議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員;

7) 客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理,必須到場監(jiān)督會(huì)務(wù)工作人員的情況,巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對;

8) 如會(huì)議有需要,在會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作,防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場擾亂會(huì);機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會(huì)議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,應(yīng)保證走火通道的暢通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。

9) 會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會(huì)議物資需求表》、《會(huì)議費(fèi)用結(jié)算表》到我部收費(fèi)員處開發(fā)票。

10) 將發(fā)票交客戶時(shí)一定要求客戶簽收,會(huì)議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn),直到我司收到該費(fèi)用為止。

4.2.3臨時(shí)會(huì)議:

1) 接到熱線人員的通知后,該區(qū)域會(huì)議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。

4.3會(huì)議工作流程

4.3.1服務(wù)熱線值班人員下班前將oa網(wǎng)上收_議的信息填寫在《商務(wù)接待活動(dòng)登記表》上交會(huì)議接待負(fù)責(zé)人員,并在第二天一上班重新收集新的信息,涉及到語音、投影系統(tǒng)的會(huì)議及其他部門配合的接待工作,應(yīng)將會(huì)議情況記錄在《會(huì)議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》中交弱電組及其他部門進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。

4.3.2服務(wù)熱線值班人員每20分鐘對oa網(wǎng)進(jìn)行臨時(shí)會(huì)議信息的收集,并將新信息及時(shí)通知會(huì)議接待負(fù)責(zé)人員,由其安排工作并將新信息登記在《商務(wù)接待活動(dòng)登記表》中。會(huì)議接待人員在會(huì)議前15分鐘完成對會(huì)議室的檢查及準(zhǔn)備工作,檢查結(jié)果記錄在《商務(wù)接待活動(dòng)登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會(huì)議不用填《會(huì)議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》。

4.3.3會(huì)議接待負(fù)責(zé)人員在領(lǐng)取當(dāng)天《商務(wù)接待活動(dòng)登記表》時(shí),應(yīng)將前一天的《商務(wù)接待活動(dòng)登記表》、《會(huì)議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交服務(wù)熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。

4.3.4服務(wù)熱線值班人員收到語音、投影會(huì)議室預(yù)定信息后,5分鐘內(nèi)將《會(huì)議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員,由其在會(huì)議前15分鐘內(nèi)做好準(zhǔn)備工作。

4.3.5參觀接待、二類會(huì)議、電視電話會(huì)議的

會(huì)議接待工作,應(yīng)在管理中心發(fā)出通知后進(jìn)行?？蛻舨繉訒?huì)議使用方,確定會(huì)議議程,轉(zhuǎn)交弱電組、嚴(yán)格按議程準(zhǔn)備及配合。

4.3.6領(lǐng)導(dǎo)日常辦公會(huì)議、參觀接待、二類會(huì)議及4電視電話會(huì)議,由服務(wù)熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負(fù)責(zé)人及公司直接領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布信息。

備注:參觀接待、二類會(huì)議、多功能會(huì)議廳及4樓電視電話會(huì)議的工作流程均應(yīng)按上述內(nèi)容實(shí)施,以保證商務(wù)活動(dòng)的統(tǒng)一性及各項(xiàng)質(zhì)量記錄表格的有效性。

4.4弱電技術(shù)員的日常維護(hù)及會(huì)前準(zhǔn)備

4.4.1原則:保證會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)備正常運(yùn)行

4.4.2措施:

1) 每周維護(hù)、檢查會(huì)議室的會(huì)議設(shè)備(語音、投影),做好維護(hù)、檢查工作的記錄,每月進(jìn)行會(huì)議室會(huì)議設(shè)備功能性的評估。

2)會(huì)議前半小時(shí)按照服務(wù)熱線提供的《會(huì)議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》,對會(huì)議室會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行檢測,并將完成情況記錄在《會(huì)議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》上,由會(huì)議接待人員進(jìn)行復(fù)核。

3) 領(lǐng)導(dǎo)以上重要會(huì)議,完成檢測后應(yīng)在現(xiàn)場對會(huì)議全程跟進(jìn)。