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文件管理管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保信息的有效流通、安全存儲和合規(guī)使用。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在提高工作效率，防止信息混亂，保障企業(yè)信息安全。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，便于快速定位和查找。
2. 文件生命周期管理：明確文件從產(chǎn)生到銷毀的整個流程，包括創(chuàng)建、審批、分發(fā)、歸檔和銷毀等階段。
3. 權(quán)限控制：設(shè)定不同級別的訪問權(quán)限，確保敏感信息的安全。
4. 文件版本控制：跟蹤文件修訂歷史，保證最新、最準(zhǔn)確的信息被使用。
5. 審批流程：定義文件審批的流程和責(zé)任人，確保文件質(zhì)量。
6. 存儲與備份：規(guī)定文件存儲的位置、方式及定期備份策略，以防數(shù)據(jù)丟失。
7. 法規(guī)遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
8. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，強化文件管理意識，確保制度的執(zhí)行。
重要性
1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少查找時間，提高工作效率。
2. 保障安全：有效防止機密信息泄露，保護企業(yè)資產(chǎn)。
3. 法律合規(guī)：符合法規(guī)要求，降低法律風(fēng)險。
4. 支持決策：準(zhǔn)確、及時的信息有助于管理層做出明智決策。
5. 持續(xù)改進：通過文件記錄，企業(yè)能追蹤歷史，持續(xù)優(yōu)化工作流程。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊：明確每個步驟的具體操作方法，提供實例指導(dǎo)。
2. 引入電子化管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)自動化處理文件，減輕人力負(fù)擔(dān)。
3. 定期審計：定期檢查文件管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。
4. 建立反饋機制：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)完善制度。
5. 責(zé)任追究：對于違反規(guī)定的，應(yīng)有相應(yīng)的責(zé)任追究制度，以保證制度的嚴(yán)肅性。
文件管理管理制度的實施需要全員參與，管理層需帶頭遵守，同時提供必要的資源和支持。只有這樣，才能確保文件管理的有效性和可持續(xù)性，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的信息支撐。
文件管理管理制度范文
第1篇 _建筑公司文件管理制度（2）
建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運行有關(guān)的文件的控制。
3.相關(guān)文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實施的監(jiān)督指導(dǎo)。
5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關(guān)部門
本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
md/sc -2010
批準(zhǔn)年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
md/c_-__-2010
批準(zhǔn)年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-__-____
批準(zhǔn)年號
順序號
工藝技術(shù)文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進行標(biāo)識并標(biāo)明其版序號。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。
6.4.4對于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批,審批后方可進行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
6.5.3當(dāng)對原文件有新的需求時,可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新,對更新文件再次批準(zhǔn)。
6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時,由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進行銷毀。出于積累知識或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標(biāo)識,由原編制部門登記。
6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應(yīng)按照文件控制要求進行受控和發(fā)放。
第2篇 燒結(jié)廠安全文件管理制度
1.目的
為了加強對安全生產(chǎn)制度的管理，確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制，確保使用文件的適宜性和有效性，特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。
3.管理職責(zé)：
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負(fù)責(zé)起草有關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟責(zé)任考核等文件的編制。
3.2安全科負(fù)責(zé)起草有關(guān)安全文件的編制。
3.3技術(shù)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)質(zhì)量、工藝等文件的編寫。
3.4機動科負(fù)責(zé)起草有關(guān)設(shè)備、維護、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5 生產(chǎn)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求：
4.1引用法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化評定標(biāo)準(zhǔn)》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
4.2文件編寫要求：
4.2.1簡單說明編寫目的；
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍；
4.2.3實施活動的主管部門與相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求：作為文件的主要內(nèi)容，要明確相關(guān)部門應(yīng)做些什么，由誰來做，如何做，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，信息如何反饋，獎勵與考核等。
4.2.5文件實施日期。
5.文件審批
文件編寫后，由部門負(fù)責(zé)人核稿后，送交主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次：正常情況下，每年組織評審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。
a）安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；
b）生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；
c）安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機構(gòu)發(fā)生重大變化；
d）管理機構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時；
6.1.2評審內(nèi)容
a）與法律、法規(guī)符合性；
b）與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；
c）與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；
d）安全管理制度之間的相容性和匹配性；
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次：正常情況下，每兩年組織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。
a）安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；
b）生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；
c）新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理；
d）組織機構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配安全生產(chǎn)職責(zé)；
e）各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動；
6.2.2修訂組織權(quán)限：制度文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù)：
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結(jié)果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中，員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件，要履行會簽手續(xù)，最后由廠長審批后，修訂版發(fā)布實施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因，終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度，按原審批程序申請批準(zhǔn)終止。
第3篇 公司文件管理制度-6
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運轉(zhuǎn),辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀(jì)要。
④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應(yīng)以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第4篇 某人民醫(yī)院文件管理制度
某市人民醫(yī)院文件管理制度
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進行催退,院辦公室定期對所管文件清點、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達(dá),妥善保管,不得遺失,傳達(dá)貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹,病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
第5篇 工藝文件管理制度
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進行工藝管理,組織生產(chǎn),指導(dǎo)操作的技術(shù)依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應(yīng)簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機試制必備的工藝文件。
工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細(xì)表,外協(xié)件明細(xì)表,外購及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具明細(xì)表,工裝設(shè)計任務(wù)書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細(xì)表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關(guān)文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術(shù)科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術(shù)科負(fù)責(zé)編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗證和審批
3.1工藝文件會簽、技術(shù)科的工藝文件由所屬車間負(fù)責(zé)會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應(yīng)進行驗證,由車間負(fù)責(zé)人、技術(shù)科會同質(zhì)檢人員,負(fù)責(zé)收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術(shù)科認(rèn)真進行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.
簽,審查及標(biāo)準(zhǔn)化五個程序,并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術(shù)科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術(shù)副廠長進行審查,并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標(biāo)準(zhǔn)化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審查工作。一律由標(biāo)準(zhǔn)化員承擔(dān),并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標(biāo)準(zhǔn)化由標(biāo)準(zhǔn)化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4.2技術(shù)科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀(jì)律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術(shù)副廠長作出報告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負(fù)責(zé),要教育車間職工嚴(yán)格按工藝文件進行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設(shè)計圖樣、工藝文件,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進的建議,應(yīng)及時向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。
4.5質(zhì)檢人員應(yīng)按上述三按進行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時,有權(quán)制止,并及時反映給車間領(lǐng)導(dǎo)處理。..
4.6技術(shù)科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負(fù)責(zé)。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術(shù)部門下達(dá)工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達(dá)后,需修改的文件應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設(shè)備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應(yīng)填寫“臨時脫離工藝通知單”,經(jīng)有關(guān)部門會簽和批準(zhǔn)后生效,但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應(yīng)符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門會簽并經(jīng)審核和批準(zhǔn)后才能下發(fā)。
5.2.3按批準(zhǔn)的工藝文件更改通知單要求進行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改,應(yīng)將更改部分用細(xì)實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標(biāo)注本次修改所用標(biāo)記,標(biāo)記符號應(yīng)按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標(biāo)記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應(yīng)按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1標(biāo)記欄填寫重描寫前本次更改所用的標(biāo)記。
5.3.5.2處數(shù)欄填寫重描字樣。
5.3.5.3更改文件號欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4簽字和日期欄內(nèi),負(fù)責(zé)復(fù)核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應(yīng)加區(qū)分標(biāo)記,嚴(yán)禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應(yīng)及時登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。
6.2技術(shù)科應(yīng)常備全套文件復(fù)制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術(shù)科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術(shù)科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應(yīng)蓋作廢章后單獨存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標(biāo)準(zhǔn),簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準(zhǔn),對外不準(zhǔn)借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時應(yīng)清點。
7.3借閱者應(yīng)保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀(jì)律處理。
第6篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫
物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。
公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排,用決定。
經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。
四、通報。
表彰先進,批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用通報。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準(zhǔn),用請示。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。
六、批復(fù)。
答復(fù)請示事項用批復(fù)。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用函。
八、會議紀(jì)要。
傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀(jì)要。
第三節(jié) 文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:
①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。
冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。
力避隨意發(fā)文。
發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;
人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門均以發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為絕密、機密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié) 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。
第五節(jié) 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié) 發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié) 其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第7篇 房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結(jié)算及移交。
2.范圍
本準(zhǔn)則適用于___有限公司開發(fā)建設(shè)的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項目經(jīng)理部職責(zé)及人員架構(gòu)表
4.2各種指導(dǎo)書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設(shè)計部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會議紀(jì)要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀(jì)要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要
4.5.3專題會議紀(jì)要
4.5.4內(nèi)部會議紀(jì)要
4.5.5圖紙會審變更紀(jì)要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負(fù)責(zé),行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術(shù)方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進行不定時的抽查。
第8篇 大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定
大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定
1、制度
1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。
1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報告、公函、總結(jié)、會議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。
1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
1.4秘密文件要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不準(zhǔn),禁止將這些資料擅自給他人過目。
1.6文件資料等要進行字母順序還是按內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。
1.7要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。
1.8文件具有較強的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。
1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),任何人不得擅自更改。
1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
1.11各部門對需要辦理的文件,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報告。
2、規(guī)定
為加強文件管理,準(zhǔn)確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。
2.1外部來文的有關(guān)規(guī)定:
⑴各上級機關(guān)、政府部門及其他單位來文,統(tǒng)一由辦公室簽收;
⑵對收到的外來文件,應(yīng)及時進行分類、登記和分發(fā)傳遞;
⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;
⑷根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;
⑸根據(jù)總經(jīng)理批示,送達(dá)文件辦理部門,并催促辦理;
⑹承辦過程中若有疑問,應(yīng)及時請示,報告解決;
⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報告,連同原文退回秘書處存檔。
2.2對外行文有關(guān)規(guī)定:
⑴部門對外的報告、請示和業(yè)務(wù)事項聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。
⑵對外行文,領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后,原件由部門文員留存、歸檔。
⑶對外行文,統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進行編號、登記和外發(fā)事項。
2.3內(nèi)部行文
2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。
2.3.2公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續(xù)性,以便備查。
2.4不論外部行文或內(nèi)部行文,一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。
第9篇 電子技術(shù)文件管理制度
一、 總則
1、 技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、 為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、 適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、 技術(shù)文件的編制
1、 技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1) 開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2) 開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。
3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4) 產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、 技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、 技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、 技術(shù)文件的提交
1、 在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。
2、 在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、 設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、 對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。
四、 技術(shù)文件的歸檔
1、 各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
2、 技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、 文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進行總體簽署。
4、 各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、 用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、 歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、 技術(shù)文件的借閱
1、 任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。
2、 若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。
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第10篇 辦公室文件管理制度(范文)
在辦公室文件使用中可是有很多注意事項,下面小編為大家整理了一篇關(guān)于辦公室文件的管理制度,大家一起來看看吧。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第11篇 公司行政管理制度-文件管理制度
公司行政管理制度:文件管理制度
第一節(jié)總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié)文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用決定。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。
三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用通知。
四、通報。表彰先進,批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用通報。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準(zhǔn),用請示。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。
六、批復(fù)。答復(fù)請示事項用批復(fù)。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用函。
八、會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀(jì)要。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:①___發(fā)、②___人發(fā)、③___客發(fā)。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
___發(fā)用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;___人發(fā)、___客發(fā)分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以___發(fā)的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為絕密、機密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《___某某網(wǎng)絡(luò)有限公司收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《___某某網(wǎng)絡(luò)有限公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:
公司內(nèi)部發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
對外發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。
2、急:限8個工作時內(nèi)完成。
3、平:限16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第12篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級機關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;⑦上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、 業(yè)務(wù)部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第13篇 工貿(mào)文件管理制度
一、目的
通過對本公司制定的,與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程的管理。
三、 機構(gòu)與職責(zé)
3.1 企業(yè)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的批準(zhǔn)和發(fā)布。
3.2安全管理部門負(fù)責(zé)安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.3安全管理部門負(fù)責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3.4各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫。
3.5辦公室負(fù)責(zé)廠級文件的備案、登記、發(fā)放。
3.6安全管理部門負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門負(fù)責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施指南》要求,結(jié)合本公司實際,組織制定企業(yè)的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件,經(jīng)生產(chǎn)安全部門負(fù)責(zé)人審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
4.1.2 各職能部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施指南》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析,經(jīng)風(fēng)險評價小組評價后,制定崗位安全操作規(guī)程,
4.1.3.1操作規(guī)程中應(yīng)有崗位主要危險源的辨識內(nèi)容和危險源的分布情況說明,并應(yīng)包含企業(yè)的各個崗位以及主要設(shè)備設(shè)施等;如果是危險源,還應(yīng)制定緊急情況下的處置方案(事故情況下的的操作規(guī)程)。
4.1.3.2崗位操作規(guī)程(或作業(yè)指導(dǎo)書)主要要求:
1)操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書(作業(yè)標(biāo)準(zhǔn))應(yīng)覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產(chǎn)區(qū)域;
2)崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產(chǎn)規(guī)章的要求基本相同;
3)崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術(shù)人員,按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風(fēng)險進行編制,方便員工掌握和執(zhí)行;
4)在新工藝、新技術(shù)、新裝置投產(chǎn)或使用前,組織編制新的操作規(guī)程;
5)企業(yè)應(yīng)保證各崗位相關(guān)的操作規(guī)程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個崗位,并做發(fā)放記錄。同時,需要對員工進行培訓(xùn),看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。
4.2發(fā)放管理
4.2.1辦公室負(fù)責(zé)文件的發(fā)放管理。
4.2.2 文件在發(fā)放前,辦公室確定發(fā)放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時應(yīng)及時對相關(guān)規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進行修訂:
1)當(dāng)國家法律、法規(guī)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)廢止、修訂或新頒布時;
2)當(dāng)企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時;
3)當(dāng)生產(chǎn)設(shè)施新建、擴建、改建時;
4)當(dāng)工藝路線和裝置設(shè)備發(fā)生變革時;
5)當(dāng)上級安全監(jiān)督部門提出相關(guān)意見時;
6)當(dāng)安全大檢查、風(fēng)險評價過程中發(fā)現(xiàn)涉及到規(guī)章制度層面的問題時;
7)當(dāng)分析重大事故和重復(fù)事故原因,發(fā)現(xiàn)制度因素時;
8)其他有關(guān)事項。
4.3.2安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時,申請修改或修訂部門向部門負(fù)責(zé)人遞交書面申請報告,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,將申請報告交辦公室對安全生產(chǎn)管理制度進行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時,申請修改或修訂部門向部門負(fù)責(zé)人遞交書面申請,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、安全部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,將申請報告交歸口部門,由歸口部門對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。
4.3.4安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。
4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
4.4 文件的評審
辦公室每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。
4.5文件殘破、缺失后的補發(fā)
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.2當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時,領(lǐng)用部門單位應(yīng)寫明原因,經(jīng)部門單位負(fù)責(zé)人審核、經(jīng)主管安全部門負(fù)責(zé)人審批后,到辦公室辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。
4.5.3文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)部門單位負(fù)責(zé)人審核、主管安全部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后,到辦公室辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,由辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。
4.6.2外來人員需借閱時,必須經(jīng)安全部門負(fù)責(zé)人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發(fā)布時,舊版本文件同時廢止或失效,辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
第14篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡(luò)安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準(zhǔn)、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術(shù)語
電子文件:相對于紙質(zhì)文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責(zé)
3.1人事行政部負(fù)責(zé)局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內(nèi)容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應(yīng)用
a)服務(wù)器安裝windowsnt4.0
b)客戶機安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/_p/me等。
4.1.2基本應(yīng)用軟件
a)office2000/_p辦公自動化軟件
b)autocad2000計算機輔助設(shè)計軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftml電子郵局進行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放,任何單位不得自行改動。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾,各部門把有關(guān)文件分類歸檔。
4.3.3設(shè)定訪問權(quán)限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴展名為.t_t、.doc、._ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理小組進行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負(fù)責(zé)把回復(fù)存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級部門郵件的處理方式,當(dāng)收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關(guān)計算機負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門,相關(guān)部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。
4.4.9對于標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進行評審和轉(zhuǎn)化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。
4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復(fù)制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經(jīng)綜合辦確認(rèn)同意,管理者代表批準(zhǔn),印制紙質(zhì)文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計算機中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標(biāo)識。
4.5.5對于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡(luò)安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術(shù)員進行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。
5.相關(guān)文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第15篇 附七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
第七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
一、病房護士長負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的管理,護長不在時,由當(dāng)班護士負(fù)責(zé)管理,各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序,病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊,不得撕毀毀,涂改或丟失,病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室,外出會診或轉(zhuǎn)院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后,病歷次序按規(guī)定排列,一周內(nèi)送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄,必須按要求書寫,并妥善保管一年,以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的保存期限,按各醫(yī)院規(guī)定,一般不少于一年。
七、護士長必須定期檢查護理文件書寫質(zhì)量。
