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項目文件管理制度是指一套系統(tǒng)性的規(guī)則和流程，用于規(guī)范項目執(zhí)行過程中產生的各類文檔的管理，包括但不限于項目計劃書、進度報告、會議記錄、需求分析、設計圖紙、測試報告等。這套制度旨在確保文件的安全、完整、有效，以便于團隊協(xié)作、決策制定和項目審計。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，為每個文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的創(chuàng)建流程，包括內容編寫、審核、批準和版本控制。
3. 存儲與備份：設定文件存儲的位置、格式和備份策略，確保文件安全。
4. 訪問權限：設定不同角色對文件的訪問權限，保護敏感信息。
5. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂的程序，追蹤文件變更歷史。
6. 文件分發(fā)與分享：規(guī)范文件的內部和外部分發(fā)，確保信息準確無誤。
7. 文件歸檔與銷毀：明確文件的保存期限和銷毀標準，符合法規(guī)要求。
重要性
項目文件管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：有序的文件管理能減少查找文件的時間，提高團隊協(xié)作效率。
2. 保障質量：嚴格的審批流程確保文件內容的質量和準確性。
3. 風險控制：防止信息泄露，保護公司知識產權。
4. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)標準和法規(guī)要求，避免法律風險。
5. 項目審計：完整的文件記錄為項目審計和評估提供依據。
方案
1. 制定詳細文件管理政策：明確文件管理的目標、原則和責任部門。
2. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用現代技術，實現文件的數字化管理和在線協(xié)作。
3. 培訓與宣導：定期對員工進行文件管理培訓，強化制度意識。
4. 定期審查與改進：定期評估制度執(zhí)行情況，及時調整和完善。
5. 設立監(jiān)督機制：設立專門的監(jiān)督小組，確保制度的執(zhí)行和遵守。
通過上述方案，我們可以構建一個高效、安全的項目文件管理體系，提升項目執(zhí)行的規(guī)范性和效率，為公司的長期發(fā)展奠定堅實基礎。
項目文件管理制度范文
第1篇 某物業(yè)項目文件收發(fā)管理規(guī)定
物業(yè)項目文件收發(fā)管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經辦責任能安全及時收到文件。
2.0適用范圍
__集團下屬各物業(yè)公司。
3.0職責
3.1公司總部負責確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。
3.2服務中心、管理處或項目物業(yè)部負責人負責意見征詢工作的組織與實施。
3.3品質部負責意見征詢結果的審核、統(tǒng)計、總結與通報,并報公司領導審閱。
3.4被征詢對象包括有項目負責人、負責人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機電部、綠化部、園建、機電、土建、財務等部門及因工作需要征詢的其他單位或個人。
4.0概念
4.1征詢意見設為五個等級,分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評價為很滿意、滿意視為滿意;評價為一般、不滿意及很不滿意視為不滿意。
4.2在《意見征詢表統(tǒng)計結果表》內,用數字作為評標注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價。
4.3單項滿意率=評價為滿意的單位數量/被征詢單位總數。
4.4項目物業(yè)負責人是指主管項目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經理、服務中心經理/主任或項目物業(yè)部主管負責人。
4.5意見征詢表編號:項目拼音第一個字母縮寫+年號+兩位數月份+三位數流水號,如yw,表示__銀灣六月份序號為001的意見征詢表,序號不能重復。
4.6綜合滿意率=單項滿意率加權平均值。
5.0操作規(guī)程
5.1每月10號前發(fā)出《意見征詢表》,在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的項目、征詢表編號、部門、被征詢人和《意見征詢表》表的編號、項目、被征詢部門和被征詢人和預計收回日期項;發(fā)放時填寫好送達人姓名和送達日期,并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。
5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時,及時請被征詢人對我司物業(yè)工作給予評價和提出具體意見,由征詢人填寫好后請被征詢人簽名確認。
5.3 如因各種原因被征詢人不能及時提供意見或簽收時,被征詢人或部門在簽收表格時要提醒具體收回日期,一般不超過3個工作日后收回。
5.4收回《意見征詢表》時,收表人負責審核記錄是否有項缺,無誤后連同填寫好《意見征詢結果跟進記錄》表一并遞項目物業(yè)負責人審閱,一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結果跟進記錄》的被征詢人反饋意見欄的填寫人為同一人,便于跟蹤和準確的填寫被征詢人所反饋意見。
5.5對于評價為一般或以下,但被征詢人又未提出具體意見的征詢表,回收人應主動聯系被征詢人,了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。
5.6項目物業(yè)負責人根據收回《意見征詢表》填寫結果,批示相關意見并組織跟進處理。
5.7項目物業(yè)行政人員負責收回《意見征詢表》的統(tǒng)計工作,填寫好《意見征詢表統(tǒng)計結果》后遞項目物業(yè)負責人審閱。
5.8 項目物業(yè)負責人確定《意見征詢表》跟進責任人,由跟進責任人督促相關部門按項目物業(yè)負責人的批示和被征詢人所反饋的意見跟進處理,跟進處理結束后回復跟進責任人。跟進責任人根據各部門回復情況填寫《意見征詢結果跟進記錄》的跟進處理情況欄,并在回訪時回復被征詢人。
5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結果跟進記錄》遞項目物業(yè)負責人批示。
5.10所有《意見征詢表》收回后都應填寫《意見征詢結果跟進記錄》跟進征詢結果。
5.11 每月25日前,項目物業(yè)行政人員負責收集齊《意見征詢結果跟進記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結果》復印件遞總公司品質部。
5.12品質部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結果跟進記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計結果》后,對收到記錄進行審核,對于未達公司要求的給出意見。
5.13品質部負責對被征詢項目進行電話回訪,了解對所提意見跟進處理情況是否滿意,回訪率不應低于25%。
5.14每月28日前,將《意見征詢結果跟進記錄》遞公司總經理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結果》。
5.15每月28日前,填寫好《項目意見征詢報告》遞物業(yè)公司總經理批示。經批示后遞集團總裁審閱,并附《意見征詢表統(tǒng)計結果》。
6.0記錄文件管理及存檔
6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。
6.2《意見征詢表》經品質部審核和公司總經理審閱后返回征詢單位存檔。
6.3《意見征詢結果統(tǒng)計表》原件由意見征詢單位存檔,并復印送品質部備案。
6.4《意見征詢結果跟進記錄》經品質部審核和公司總經理審閱后返回征詢單位存檔。
6.5《項目意見征詢報告》經公司總經理批示,集團總裁審閱后由品質部存檔。
7.0相關支持文件
7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測量控制程序》
7.2《服務質量的監(jiān)視和測量控制程序》
7.3《意見征詢工作流程圖》
8.0相關質量記錄
8.1意見征詢表發(fā)放記錄wy/qr-wy-011
8.2意見征詢表wy/qr-wy-012
8.3意見征詢結果統(tǒng)計表wy/qr-wy-013
8.4意見征詢結果跟進記錄wy/qr-wy-014
8.5項目意見征詢報告wy/qr-wy-015
第2篇 工程項目文件管理程序2
工程項目文件管理程序2
對項目經理部質量管理體系、環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關場所都能得到有關文件的現行版本。
1 職責
項目經理部辦公室是文件控制活動的主責部門。負責質量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、企業(yè)標準的管理以及施工圖紙、設計變更、技術標準、規(guī)范、規(guī)程等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別和管理,負責各職能部門所收集的有關經營管理、質量管理、環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生等法律法規(guī)的統(tǒng)一管理和發(fā)放;負責外來和內部行政文件的管理。負責建立文件清單。
項目經理部安全監(jiān)察科負責有關環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等文件的擬定、收集和識別。
項目經理部質量保證科負責技術標準、程序文件、規(guī)程、規(guī)范等文件的擬定、收集和識別。
項目經理部經營科負責有關經營管理方面的法律法規(guī)的擬定、收集和識別。
項目經理部工程科負責施工圖紙、設計變更等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別。
項目經理部各專業(yè)分公司負責施工技術措施的編制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分類
內部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術措施以及公司內部編制的行政文件等;
一定途徑獲得的外來文件:上級、業(yè)主或其他相關單位提供的文件,包括施工圖紙、設計變更等;
公開途徑獲得的外來文件:法律、法規(guī)、技術標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集等。
2.2文件的編制、收集、審批和發(fā)布
文件發(fā)布前應得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。
質量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定。
管理性文件和技術性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項目經理部各職能部門編制、收集,相關部門領導審核,主管領導批準。
施工技術措施由各專業(yè)分公司負責編制,工程科、質量保證科、安全監(jiān)察科進行匯簽。
有關工程施工質量管理方面的技術標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集以及法律法規(guī)等,由質量保證科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經項目總工審批后報項目部辦公室,實施動態(tài)管理。
有關職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等,由安全監(jiān)察科負責擬定、收集和識別,經項目總工審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。
有關經營管理方面的法律法規(guī)由經營科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經項目項目副經理審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。
行政文件的管理,執(zhí)行《山西電建三公司公文管理規(guī)定》。外來行政文件由辦公室負責登記接收,經主管領導審批后,進行傳閱、轉發(fā);內部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領導批準發(fā)布。
有關環(huán)境保護方面的法律法規(guī),由安全監(jiān)察科根據公司生產和服務過程對法律法規(guī)的適用性進行識別和確認,并將其有關要求摘錄轉化,形成文件,由項目總工程師審批后,轉發(fā)給各有關職能部門及相關場所。
法律法規(guī)等文件可從專業(yè)報刊、網站和國家有關主管部門等渠道獲取。
文件編號:
行政文件編號,由項目經理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規(guī)定》統(tǒng)一進行編號。
手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術性文件編號:
其中:工程代號用兩位數字表示,工程開工前由公司經營管理部通知經理工作部檔案室工程開工時間,由經理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。
類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。
文件序號指文件資料在同一年度內的順序流水號。
產生年份指文件產生、年度,用四位數字表示。
文件的登記發(fā)放:
行政文件由項目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規(guī)定》進行登記、傳閱和發(fā)放。
質量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、施工技術措施、施工圖紙、圖集、設計變更以及企業(yè)標準等,由工程科負責登記、進行編號、發(fā)放,并建立現行有效文件清單,并及時分發(fā)到各相關場所。
技術標準、規(guī)范、規(guī)程等,由質量保證科統(tǒng)一進行登記造冊,進行有效標識、發(fā)放到各相關場所,以確保其使用場所都能及時使用到現行有效的版本。
各職能部門自行編制、接收與專業(yè)有關的管理性文件和技術性文件,由本部門負責登記、發(fā)放。
文件發(fā)放前由部門負責人審批發(fā)放范圍,填寫文件發(fā)放審批單和文件發(fā)放記錄單,履行發(fā)放手續(xù),進行發(fā)放,確保質量/環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系的關鍵崗位和相關場所都獲得有關文件的現行有效版本。
文件更改、作廢和銷毀:
文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進行。
文件的更改應由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據的有關資料。
文件的更改經批準后,該文件管理部門負責按原文件發(fā)放范圍發(fā)出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應及時按要求實施修改,并對修改的及時性、正確性負責。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據,確保文件的更改和現行修訂狀態(tài)得到識別。
法律法規(guī)、技術標準、規(guī)范、規(guī)程等外來文件,各職能部門應及時跟蹤掌握其更新信息,進行重新識別和確認。質量管理部要及時發(fā)布現行有效文件清單,以防止文件的非預期使用。
文件失效作廢時,應由原文件管理部門下發(fā)通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應及時撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應加蓋作廢章進行標識,防止作廢文件的誤用。
文件保管、移交和歸檔:
各職能部門、專業(yè)分公司收到文件后,應注意妥善保管和使用,并將質量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生法律法規(guī)等要求傳達給全體員工和其他相關方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。
項目經理部質量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續(xù)。
需要歸檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規(guī)定進行分類、編目、歸檔。
各部門根據職責范圍各自保存相應的文件,保存期限按各自文件規(guī)定的保存期限執(zhí)行。
3 記錄
文件資料接收審批表
文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放記錄單
文件資料回收記錄單
表1文
件資料接收審批表
序號文件名稱文件編號文件類別來文單數量接收日期接收人
表2文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放范圍以√為準 發(fā)放份數: 編制
日期
文件名稱: 批準
日期
發(fā)放范圍發(fā)放份數發(fā)放范圍發(fā)放份數備注
項目經理項目副經理
項目總工質量保證科
工程科安全監(jiān)察科
經營科供應科
第3篇 工程項目文件資料管理規(guī)定
1、內容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責項目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經理部的文件收、發(fā)由項目資料員統(tǒng)一登記,視公文內容和性質,準確及時交項目經理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質量及其它必須保密的公文與技術資料,未經項目經理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項目經理或項目副經理簽發(fā),所有經項目經理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務聯系單;催款通知;技術核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負責人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關工程的傳真文件統(tǒng)一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結束,按有關規(guī)定向有關檔案管理部門移交。
第4篇 工程項目文件資料管理制度
工程項目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項目對外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術資料、其他質量記錄等四個方面的內容。
項目資料員在項目技術負責人的領導下,具體負責文件資料的管理工作。
項目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目標是技術資料真實同步,達到長城杯的資料要求;非技術資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術資料管理規(guī)定》的要求。
二、項目技術負責人應定期檢查各專業(yè)工程師內業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進行內業(yè)工作評比、獎優(yōu)罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術資料要求:
1、項目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學習418#文件。
2、各專業(yè)技術資料由本專業(yè)工程師負責收集整理。每月月底將本月技術資料移交項目資料員。
3、項目資料員負責技術資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時應按《北京市建筑安裝施工技術資料管理規(guī)定》的標準來做。::如果技術資料不符合要求,資料員做以詳細記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應及時補齊。
四、為了加強項目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質量記錄由資料員統(tǒng)一管理。
五、各業(yè)務口收集、整理本專業(yè)質量記錄,定期報送資料員處。資料員進行分類歸檔。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質量體系文件和非質量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經理或項目書記。項目經理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關業(yè)務人員學習。各相關業(yè)務人員必須認真學習文件內容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或學習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質量體系投入運行后設立的項目經理部,要及時到企管部申請領用《質量手冊》、《質量體系文件匯編》和《現行有效的受控的質量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。
七、項目經理部調出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)。《質量手冊》、《質量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應由室主任審核,項目經理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
二、建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文,屬于技術文件的,由項目技術負責人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經理統(tǒng)一保存,并根據文件內容組織責任人員進行學習。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質量體系文件和非質量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經理或項目書記。項目經理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關業(yè)務人員學習。各相關業(yè)務人員必須認真學習文件內容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或學習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質量體系投::入運行后設立的項目經理部,要及時到企管部申請領用《質量手冊》、《質量體系文件匯編》和《現行有效的受控的質量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。
七、項目經理部調出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|量手冊》、《質量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應由室主任審核,項目經理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
第5篇 萬科地產項目文件管理辦法
vk地產項目文件管理辦法
1.項目經理部文件按照下列分類方式進行存檔整理:
第一冊:公司管理規(guī)范
工程管理規(guī)范一套
工程管理指導書
第二冊:施工合同
第三冊:物資合同
第四冊:公司來文
第五冊:政府來文
第六冊:施工單位來文
第七冊:監(jiān)理公司來文
監(jiān)理合同
監(jiān)理人員登記表及資格證書
監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理細則
監(jiān)理例會紀要
監(jiān)理月報及審核意見
其他來文
第八冊:施工組織設計
施工方案
第九冊:設計變更
建筑設計變更及圖紙會審紀要
結構設計變更
水電設計變更
第十冊:工程簽證
第十一冊:限價單/零星工程
第十二冊:計劃管理
項目發(fā)展計劃(營銷部門編制)
總進度控制計劃及評審記錄
施工圖紙交付計劃
分判商進場計劃
樣板確認計劃
甲供材料進場計劃
資金使用計劃
總進度計劃(施工單位)
月計劃(施工單位)
周計劃(施工單位)
第十三冊:工程質量記錄
第十四冊:材料設備管理
樣板登記一覽表
收(調)料單
設備調試驗收記錄
第十五冊:交工前樓宇檢查記錄
第十六冊:項目經理部發(fā)文
報公司文件
發(fā)公司有關部門協(xié)辦單
發(fā)總包、分包、監(jiān)理
報政府文件
其他發(fā)文
第十七冊:進度款支付
工程進度款審批單
物資進度款審批單
扣款通知單
獎/罰款通知單
第十八冊:會議紀要
公司每月工程例會紀要
公司現場工作協(xié)調會紀要
甲方召集專題會議紀要
項目經理部內部會議紀要
第十九冊:工程交工資料(甲方)
甲方交工資料目錄(檔案館編制)
各種甲方交工資料
如:開竣工報告
中間驗收資料
工程報建資料
第二十冊:驗收報告
材料進場驗收報告
工程驗收報告(不需政府參與的驗收)
履約評定表
2.項目經理部收文嚴格按照公司的有關規(guī)定執(zhí)行,項目秘書收文后轉交項目經理助理,由經理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項目秘書存檔;
3.項目經理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項目秘書統(tǒng)一編號并存檔。
4.項目經理部印章由項目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項目經理部印章》
