文書檔案立卷歸檔制度匯編范例（13篇范文）

更新時間：2024-05-07 查看人數(shù)：34

目錄
1.文書制度有哪些 2.文書制度內(nèi)容是什么 3.文書制度規(guī)范 4.文書制度重要性 5.文書檔案立卷歸檔制度范例（13篇范文）

文書檔案立卷歸檔制度范例

有哪些

文書檔案立卷歸檔制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了企業(yè)日常運營的各種文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、會議紀要、財務報表、項目報告、員工檔案等。這些文檔構(gòu)成了企業(yè)活動的記錄，是決策、執(zhí)行與審計的重要依據(jù)。

內(nèi)容是什么

該制度規(guī)定了文件的收集、整理、分類、編碼、存儲及銷毀等流程。具體來說，文件在形成后應立即收集，根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進行初步分類。接著，通過立卷，將相關文件組合成卷宗，確保信息的完整性和連續(xù)性。編碼是為了便于檢索，通常包括部門代碼、年份和順序號。存儲環(huán)節(jié)要考慮安全性和訪問便利性，可能涉及紙質(zhì)檔案的妥善保管或電子文檔的加密存儲。對于不再需要的文件，應按照法律法規(guī)和企業(yè)政策進行銷毀。

規(guī)范

執(zhí)行這一制度時，需遵循幾個關鍵原則：一是及時性，確保文件在產(chǎn)生后盡快納入管理；二是準確性，保證文件內(nèi)容的真實無誤；三是保密性，對敏感信息采取必要的保護措施；四是可追溯性，文件的全過程應有清晰的記錄，便于查證。

重要性

文書檔案立卷歸檔制度的重要性不言而喻。它維護了企業(yè)的知識資產(chǎn)，為決策提供歷史參考；保障了企業(yè)運營的合法性，防止因文件丟失或損壞引發(fā)的法律糾紛；同時也是內(nèi)部審計和外部監(jiān)管的基礎，確保信息的透明度。良好的檔案管理能提升工作效率，減少重復勞動，同時在危機應對時，如面臨訴訟或?qū)徲?，能迅速提供所需證據(jù)。

文書檔案立卷歸檔制度是企業(yè)有序運作的基石，其規(guī)范性和有效性直接影響到企業(yè)的運營效率和風險防控。因此，每個管理者都應重視并確保這一制度的有效執(zhí)行。

文書檔案立卷歸檔制度范例范文

第1篇文書檔案立卷歸檔制度范例

為保證公司檔案的完整性,加強文書檔案立卷工作,特制定本制

度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料,都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自

帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1、堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案人員,負責管理本部門的歸檔材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知公司檔案室。

2、凡公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復、請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理,在辦理過程中形成的檔案材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

四、各部門專(兼)職檔案員的職責:

1、了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門材料的歸檔范圍,收集管理本部門的歸檔材料。

2、認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的檔材料及時收集歸卷,每年三月份前將應歸檔材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接手續(xù)。

3.承辦人員借用歸檔材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用材料登記手續(xù)。

五、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議記錄、會議紀要等。

2、上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等材料。

3、公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

4、公司的請示與上級機關的批復。

5、公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等。7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件。

9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

六、平時歸卷

1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

2、各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時歸檔材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切,并編上條款號。

3、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導批存的歸檔材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

4、專(兼)職檔案人員應及時將已歸卷的檔材料,按照案卷類目條款,放入平時保存檔案的卷夾內(nèi)對號入座,并在收發(fā)文登記薄上注明。

七、立卷質(zhì)量要求

1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室檔案員負責組卷、編目。

2、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

3、歸檔材料的種類、份數(shù)以及每份材料的頁數(shù)均應齊全完整。

4、在歸檔的材料中,應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、多種文字形成的同一檔案,立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨

立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)

放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

6、卷內(nèi)材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成規(guī)律或

特點,應保持檔之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

7、卷內(nèi)材料應按順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

8、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

9、有關卷內(nèi)材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

10、案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂前,卷內(nèi)材料要去掉金屬物,對破壞的材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三

孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

12、案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)檔目錄)一檔一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第2篇文書檔案管理工作制度

1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理，嚴格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強密級文件、資料的保管，不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統(tǒng)計，任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時，應按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

第3篇檔案文書立卷歸檔制度

(一)總則

第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍

第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第壹拾伍條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

第4篇投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。

第二條歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

第三條本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章文書檔案管理職責

第四條綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。

第五條文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀要;

1.4黨支部會議記錄、紀要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。

第四章文書檔案歸檔整理

第七條歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構(gòu)進行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;

3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構(gòu)類,由各部門專門人員負責整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序為:轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當,產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內(nèi)容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構(gòu)、起止件號和盒號。

第十一條文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。

第五章文書檔案保管

第十二條檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。

第十三條檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條嚴格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

第十六條凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第六章檔案借閱制度

第十七條檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

第十八條借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準。

第十九條嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準后方可借閱。

第二十條借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。

第二十一條借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章其他

第二十二條本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

第5篇某郵電文書檔案立卷歸檔制度

郵電文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作,特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責:

1.了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

2.認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍〖ht〗

第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第壹拾伍條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照案卷類目條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座,并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖ht〗

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應按非列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第叁拾叁條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:

案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

第6篇 p糧食局文書檔案管理制度

糧食局文書檔案管理制度

一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負責。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學習業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

二、凡屬本局在公務活動中形成的具有保存價值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時、準確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應在第二年上半年內(nèi)完成。

三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準;外單位須憑單位介紹信,經(jīng)主管局長批準后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時,須經(jīng)中心主任批準,并嚴格辦理借閱手續(xù),按期歸還。

四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴格遵守保密、保管紀律,嚴防失、泄密事故發(fā)生。要愛護檔案,不準擅自摘錄、涂改、拆卷和轉(zhuǎn)借,嚴格維護檔案資料的完整和安全。

五、文檔管理人員要定期進行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。

六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關規(guī)定和程序組織實施。

七、文檔管理人員調(diào)動時,要做好檔案的交接工作。

第7篇裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經(jīng)辦人負責組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第8篇公司文書檔案立卷歸檔制度范本

公司文書檔案立卷歸檔制度

第一章總則

第一條為加強本公司文書立卷工作,特制訂本制度。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存),結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。有關人員工作變動或因故離職時,應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

第二章文件材料的收集管理

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

(1)公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認可后,財務部門才給予報銷旅費。

(2)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認可后,財務部門才給予報銷會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責。

(1)了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

(2)認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的3月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(3)經(jīng)辦業(yè)務有關人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

第三章歸檔范圍

第八條重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第四章平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

第五章立卷案卷質(zhì)量要求

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

第9篇文書檔案管理制度

1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄,對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理,嚴格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強密級文件、資料的保管,不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個人不得據(jù)為己有,丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統(tǒng)計,任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時,應按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

第10篇 _區(qū)農(nóng)開辦文書檔案保管制度

1.堅持文書檔案管理的基本原則,維護檔案的完整與安全。

2.做到有專室、專柜、專人保管。

3.認真制訂檔案庫房管理的各項措施,保持庫房衛(wèi)生安全。

4.提供利用檔案,必須堅持原則,按查閱制度辦,不準損壞、丟失檔案,不準在檔案上圈劃涂改,不準私自拆卷或從卷中抽去文件資料。

5.文書檔案管理列入管理人員崗位責任制,作為考核的重要內(nèi)容之一。

第11篇 d單位文書檔案管理制度

為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強本局文書檔案管理,制定本制度。

一、文件材料歸檔范圍

(一)上級機關的文件材料。

1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;

2、上級機關頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機關轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載);

4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;

5、其他應當歸檔的文件材料。

(二)本級的文件材料。

1、局黨組、行政領導會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;

2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本級的請示與上級機關的批復文件,下級單位的請示與本級的批復文件;

4、內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告;

5、檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

6、內(nèi)部職能部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;

7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

8、黨委、團委、工會等內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料;

9、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料,領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析等;

10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;

11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

13、干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲,黨員、團員、干部、工人名冊、報表,轉(zhuǎn)移關系存根等文件材料;

14、財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊;

15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

17、其他應當歸檔的文件材料。

(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;

3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件等。

(四)下級單位的文件材料。

1、下級單位報送的重要工作計劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等文件;

2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;

3、下級單位報送的備案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負責收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時轉(zhuǎn)交本部門負責內(nèi)勤工作的人員保管。

(三)各部門負責內(nèi)勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時接收、清理、建檔,如有缺少應立即采取補救措施,確保每件檔案材料完整齊全。

(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機關生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。

(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

三、文書檔案管理使用

(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度,任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。

(二)內(nèi)部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報經(jīng)局分管領導批準,并履行登記手續(xù)。對需要復印檔案、出具證明材料的,必須報分管局長批準,經(jīng)認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負責。

(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標記,更不得擅自將文書檔案轉(zhuǎn)借他人。

(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。

(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴格按《保密法》執(zhí)行。

第12篇文書檔案管理制度范本

1、目的與適用范圍

本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,

本制度適用于公司文書檔案的管理。

2、工作內(nèi)容

2.1文書檔案的歸檔

2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。

2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動不得私自帶文件到其它單位。

2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。