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公司文書管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，其主要作用在于規(guī)范各類文書的制作、審批、存檔和使用流程，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和高效性。通過有效的文書管理，可以提升企業(yè)的行政效率，防止信息錯漏，保障決策的科學(xué)性和合規(guī)性，同時也有助于維護(hù)公司的形象和專業(yè)性。
包括哪些方面
公司文書管理制度涵蓋了以下幾個關(guān)鍵方面：
1. 文書格式標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定各類公文的統(tǒng)一格式，包括標(biāo)題、正文、簽發(fā)人、日期等要素。
2. 制作流程：規(guī)定文書從起草、審核、審批到發(fā)布的完整流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人員。
3. 存檔管理：制定文檔分類、編號、存儲和檢索的規(guī)則，保證文檔的安全和方便查閱。
4. 使用規(guī)定：明確文書的使用權(quán)限，規(guī)定敏感信息的保密措施。
5. 更新與廢棄：規(guī)定文書的更新頻率和廢棄標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的時效性。
重要性
良好的公司文書管理制度對企業(yè)運營至關(guān)重要：
1. 提升效率：統(tǒng)一的格式和清晰的流程減少誤解和延誤，提高工作效率。
2. 保障合規(guī)：遵循法定程序，降低法律風(fēng)險，確保企業(yè)行為合法合規(guī)。
3. 保護(hù)信息：有效管理敏感信息，防止信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
4. 促進(jìn)溝通：規(guī)范的文書傳遞準(zhǔn)確信息，減少溝通障礙，增強團(tuán)隊協(xié)作。
5. 塑造形象：專業(yè)化的文書體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)，提升對外形象。
方案
為了建立完善的公司文書管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細(xì)的文書制作指南，包括常用文書類型、格式模板和編寫要求。
2. 設(shè)立專門的文書管理部門，負(fù)責(zé)文書的審批、存檔和檢索工作。
3. 實施電子化管理，利用文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)線上審批、存儲和檢索，提高效率。
4. 定期培訓(xùn)員工，提升文書制作和管理能力，強化合規(guī)意識。
5. 定期審查和更新文書管理制度，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和外部環(huán)境變化。
在執(zhí)行過程中，應(yīng)注重靈活性和實用性，確保制度既能滿足規(guī)范需求，又能適應(yīng)實際情況，為企業(yè)的高效運作提供有力支撐。管理層需定期評估制度效果，及時調(diào)整和完善，以保持其有效性。
公司文書管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司文書管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準(zhǔn)確、符合規(guī)范要求;文字要準(zhǔn)確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)人起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2、審批:據(jù)文件性質(zhì)、范圍、密級由相應(yīng)權(quán)屬范圍內(nèi)的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
3、外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時,可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時完成任務(wù)。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
第2篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀(jì)要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)年報、統(tǒng)計報表及簡報。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序為:原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序為:轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序為:復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第3篇 公司文書管理制度范本
公司文書管理制度范本
(九) 總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第期。
(十) 文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小,根據(jù)實際需要確定。文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一) 要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(。
(四) 文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時間。
第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文書內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時,必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個人不得保存應(yīng)存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報.副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實際情況可制定規(guī)定,其修改、補充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第4篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請求、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第5篇 公司文書管理制度范本（9）
公司文書管理制度范本(九)
總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條 公司文書是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作,報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具,
各級部門必須認(rèn)真做好文書管理工作。
第三條 文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時、簡便,文書由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第四條 文書管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。
文書主要種類
第五條 公司文書種類主要有:
(一)決定、決議:對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項,用“決議”。
(二)通告:公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守的事項,用“通告”。
(三)通知:發(fā)布規(guī)章制度,轉(zhuǎn)發(fā)上級,同級和不相隸屬部門的文書,批轉(zhuǎn)下級部門的公文,要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項,用“通知”。
(四)通報:表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要情況,用“通報”。
(五)報告、請示:向上級部門匯報工作,反映情況,提出建議,用“報告”;向上級請求指示,批準(zhǔn),用“請示”。
(六)批復(fù):答復(fù)請示事項或?qū)ο录壊际鸸ぷ?用“批復(fù)”。
(七)會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求與全單位共同遵守執(zhí)行者,用“會議紀(jì)要”。
(八)工作志:記錄日、周、月工作情況(包括工作安排,工作進(jìn)度、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等)者,用“工作志”。
(九)工作計劃;進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計劃”。
文書格式
第六條 文書一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間,抄送機(jī)關(guān),附注等部分組成。
(一)文書標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文書的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文書種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,
一般不加書名號。
(二)發(fā)文字號,包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號,如幾個部門聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號。
(三)文書一律加蓋印章,上報的文書,應(yīng)注明簽發(fā)人。
(四)秘密文書應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
(五)緊急文書分別標(biāo)明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個主送部門,如需同時送其他部門,應(yīng)用抄報形式。
(七)文書如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門應(yīng)寫全稱和規(guī)范化簡稱,幾個部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。
(九)會議通過的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會議各名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(二)情況要具體,觀點要明確,內(nèi)容要全面,表達(dá)要規(guī)范,條理要清楚,層次要分明,文字要精練,書寫要工整,標(biāo)點要準(zhǔn)確,篇幅要簡短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確、時間應(yīng)寫具體的年、月、日。
(四)文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,
一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直
接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時間。
第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文書內(nèi)
容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時,必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。
文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況
便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個人不得保存應(yīng)存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報.副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實際情況可制定規(guī)定,其修改、補充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第6篇 公司文書管理工作制度
第一章目的
第一條 為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7) 公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8) 密級:保密文件注明密級。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。
第八條 用紙格式。
(1) 國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3 cm_14.9 cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九條 印裝格式。
(1) 公文均采用橫書橫排。
(2) 單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
⑶ 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條 版面格式:首頁采用文頭。
第十一條 公文行文原則。
(1) 上行文原則。①逐級行文,即下一級行文給直接上級。②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。
(2) 下行文原則。①逐級行文。②多級同時行文。③直貫到底行文。
⑶ 平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條 文書的署名。
(1) 公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2) 對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條 文書的蓋章。
(1) 在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2) 如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
⑶ 以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條 文書制作注意事項。
(1) 文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2) 起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
⑶ 必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4) 對請示提案文書進(jìn)行修改時,修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5) 可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6) 減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。
(8) 不輕易越級行文。第五章文書制作流程
第十五條 對外行文操作流程。
(1) 擬稿。①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2) 核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。②審核有問題時與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。
⑶ 簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4) 編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5) 繕印、校對。①急件應(yīng)先行處理。②保密件應(yīng)由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。⑤打印、校對責(zé)任人簽名。
(6) 在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7) 填寫登記簿。
(8) 封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。②查驗無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。
第十六條 對內(nèi)行文處理程序。
(1) 對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2) 特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
⑶ 對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點進(jìn)行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條 文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條 公司內(nèi)部文書原則上不封緘。
第十九條 各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。第七章文書的處理
第二十條 普通文書的處理原則。
(1) 部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。
(2) 如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
⑶ 各種有關(guān)聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條 機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;
第二十二條 某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
第二十三條 有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程
第二十四條 簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條 寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應(yīng)主動送行政部登記處理。
第二十六條 分發(fā)。
(1) 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2) 分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。③參閱性文件,直接組織傳閱。④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條 催辦。分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條 結(jié)辦。文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。第十章文書的整理與保存
第二十九條 全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條 公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條 永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條 保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關(guān)文書;財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條 保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條 保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條 重要的機(jī)密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條 銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條 必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條 本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第四十一條 本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
第7篇 _房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文書管理制度
第一章 總則
第一條 為使公司文書管理制度化、規(guī)范化,以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率,特制定本制度。
第二條 范圍
本公司各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。
第二章 收文
第三條 簽收文件時,要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。
第四條 簽收文件時,要對文件的分?jǐn)?shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐分清查核對,如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第五條 簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時間。
第六條 文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標(biāo)題。參加各種會議帶回的文件、材料,在傳達(dá)、匯報結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管,個人不得存放。
第七條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章 發(fā)文
第八條 公司的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核,由總經(jīng)理簽發(fā);公司文件由各部門負(fù)責(zé)起草的,應(yīng)報辦公室審核,由總經(jīng)理簽發(fā)。
第九條 以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第十條 在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。
第四章 分文
第十一條 外來文件由行政管理部登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。
第十二條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時,由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第五章 會簽
第十三條 許多部門或多人會簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。
第十四條 各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責(zé)及時認(rèn)真處理并簽署意見。
第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會簽順序,轉(zhuǎn)送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后見本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。
第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。
第六章 立檔
第十七條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務(wù)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門立檔管理,次年移交檔案室管理。
第十八條 立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁碼號,卷首有案卷目錄。
第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章 文書日常管理
第二十條 借閱
1、凡因工作需要借閱文件時,必須履行手續(xù),一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意,重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。
2、文件借出室外需登記,借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
3、翻印(復(fù)印)如需復(fù)印文件,應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。
第二十一條 保管
1、文件應(yīng)妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。
2、所有文件應(yīng)有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動、通風(fēng)、防潮。
3、機(jī)密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>
第二十二條 文件的銷毀
文件的銷毀應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,并建賬登記,經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。
第八章 附則
第二十三條 本制度報總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布實施,由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 公司文書管理工作制度-5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請示:向上級部門請求、請示、批準(zhǔn)的事項。
(2)報告:向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級的請示事項。
(3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。
(4)決議:經(jīng)過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項。
(5)批復(fù):上級答復(fù)下級的請示事項。
(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。
(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項;發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項。
(8)通報:表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要情況。
(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題,請有關(guān)部門批準(zhǔn)。
(10)會議紀(jì)要:記載和表達(dá)會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。
(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。
(4)普通:指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。
(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。
第四章文書制作要領(lǐng)
第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機(jī)關(guān):向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。
(3)標(biāo)題:對公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級:保密文件注明密級。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標(biāo)題。
第八條用紙格式。
(1)國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級行文,即下一級行文給直接上級。
②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。
③越級行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞壍臋z舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級行文。
②多級同時行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2)對外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條文書制作注意事項。
(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4)對請示提案文書進(jìn)行修改時,修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負(fù)擔(dān)。
(8)不輕易越級行文。
第五章文書制作流程
第十五條對外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。
②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。
②審核有問題時與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。
(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5)繕印、校對。
①急件應(yīng)先行處理。
②保密件應(yīng)由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。
④應(yīng)專人校對,以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對。
⑤打印、校對責(zé)任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。
②查驗無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級。
第十六條對內(nèi)行文處理程序。
(1)對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點進(jìn)行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經(jīng)理以上級別的主管負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應(yīng)主動送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。
②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條催辦。
分對內(nèi)催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結(jié)辦。
文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關(guān)文書;財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條重要的機(jī)密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
