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有哪些
檔案利用制度，是企業(yè)管理體系中不可或缺的一部分，主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼體系：確保檔案有序存儲，便于檢索。
2. 利用權(quán)限設(shè)定：規(guī)定不同級別的員工對檔案的訪問權(quán)限。
3. 借閱與歸還流程：明確檔案借閱的申請、審批和歸還程序。
4. 檔案保密規(guī)定：保護(hù)敏感信息，防止泄露。
5. 檔案利用記錄與追蹤：記錄檔案使用情況，以便監(jiān)控和分析。
內(nèi)容是什么
檔案利用制度的內(nèi)容需要詳盡而具體，涵蓋從檔案的獲取、存儲到利用的全過程。例如，檔案分類應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行，編碼則需簡潔明了，方便查找。權(quán)限設(shè)定應(yīng)根據(jù)員工職務(wù)和工作需要，確保信息的安全與高效流通。借閱流程應(yīng)包括書面申請、主管審批和借閱協(xié)議簽訂，以確保責(zé)任明確。檔案保密規(guī)定不僅限于禁止非法復(fù)制或傳播，還包括離職員工的檔案交接。利用記錄與追蹤系統(tǒng)則有助于發(fā)現(xiàn)潛在的問題，優(yōu)化檔案管理。
規(guī)范
制定和執(zhí)行檔案利用制度時，需遵循以下規(guī)范：
- 制度應(yīng)定期更新，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和法規(guī)變化。 - 員工需接受檔案管理培訓(xùn)，理解并遵守相關(guān)規(guī)定。 - 對違規(guī)行為應(yīng)有明確的處罰措施，以示警告。 - 保護(hù)個人隱私，遵守數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)。 - 定期審計檔案管理，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
檔案利用制度的重要性不容忽視，它保障了企業(yè)的信息資產(chǎn)安全，提升了工作效率。通過規(guī)范的檔案管理，企業(yè)能有效防止信息丟失，減少決策失誤，同時也有利于保護(hù)企業(yè)機密，防止知識產(chǎn)權(quán)被侵犯。此外，良好的檔案利用制度還有助于提升企業(yè)形象，增強客戶和合作伙伴的信任，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。
檔案利用制度模版范文
第1篇 檔案利用制度模版
檔案利用制度
1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。
2、檔案借閱期限:文書檔案不超過5天;征管檔案不超過2天; 會計檔案和密級資料原則上不予借出,如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在1日內(nèi)歸還。
3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用,如外單位人員借閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄,需索取檔案證明或復(fù)印件者,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。
5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料,嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失,根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。
6、所借檔案必須妥善保存,按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人。
第2篇 檔案利用工作制度
檔案利用制度
檔案利用制度
1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。
2、檔案借閱期限:文書檔案不超過5天;征管檔案不超過2天; 會計檔案和密級資料原則上不予借出,如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在1日內(nèi)歸還。
3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用,如外單位人員借閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄,需索取檔案證明或復(fù)印件者,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。
5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料,嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失,根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。
6、所借檔案必須妥善保存,按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人。
第3篇 小學(xué)學(xué)校檔案利用制度
小學(xué)(學(xué)校)檔案利用制度
1、學(xué)校檔案室主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員查閱,外單位需利用,須持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
2、對查閱反映領(lǐng)導(dǎo)活動的會議記錄,須分別經(jīng)黨政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。
3、凡查閱檔案者,均辦理登記手續(xù),在指定地點查閱,特殊檔案須經(jīng)兩人以上共同完成。如有特殊情況,將檔案帶出校外的,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并限期歸還。
4、愛護(hù)檔案,查閱時不得在案卷中圈點、劃線、更不得涂改、抽頁、污損檔案。
5、利用未開放檔案,只能有介紹信寫明并在允許范圍內(nèi)查閱,查閱檔案者,均須填寫《檔案利用效益登記表》。
第4篇 附屬中學(xué)涉密檔案利用查閱、借閱制度
附屬中學(xué)涉密檔案利用（查閱、借閱）制度
一、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》及上級有關(guān)涉密檔案查、借閱規(guī)定，并認(rèn)真實施。
二、原則上凡屬機密和秘密文件不允許借出檔案室，如特殊情況須嚴(yán)格履行有關(guān)手續(xù)。
三、凡是借閱秘密和機密文件時，必須經(jīng)分管校長審批簽字，填寫借閱登記表，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，手續(xù)齊全后方可借閱。
四、凡借出的涉密檔案要限三日內(nèi)必須返還。否則將追究其責(zé)任。
五、涉密文件嚴(yán)禁復(fù)印。
第5篇 某食品公司人事檔案利用制度
食品公司人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,
以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點,如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核,若理由充分,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內(nèi)容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。
再次,人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下
手續(xù):首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事
檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
第6篇 小學(xué)檔案利用制度范文
小學(xué)檔案利用制度
1、學(xué)校檔案室主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員查閱,外單位需利用,須持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
2、對查閱反映領(lǐng)導(dǎo)活動的會議記錄,須分別經(jīng)黨政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。
3、凡查閱檔案者,均辦理登記手續(xù),在指定地點查閱,特殊檔案須經(jīng)兩人以上共同完成。如有特殊情況,將檔案帶出校外的,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并限期歸還。
4、愛護(hù)檔案,查閱時不得在案卷中圈點、劃線、更不得涂改、抽頁、污損檔案。
5、利用未開放檔案,只能有介紹信寫明并在允許范圍內(nèi)查閱,查閱檔案者,均須填寫《檔案利用效益登記表》。
第7篇 檔案利用制度辦法
檔案利用制度
檔案利用制度
1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。
2、檔案借閱期限:文書檔案不超過5天;征管檔案不超過2天;會計檔案和密級資料原則上不予借出,如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在1日內(nèi)歸還。
3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用,如外單位人員借閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄,需索取檔案證明或復(fù)印件者,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。
5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料,嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失,根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。
6、所借檔案必須妥善保存,按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人。
第8篇 大學(xué)檔案利用查閱、借閱制度
大學(xué)檔案利用（查閱、借閱）制度
一、本校教師、職工利用檔案，必須持有所在部門處級以上黨政組織介紹信或黨政負(fù)責(zé)人簽署意見的閱檔單；利用重要檔案（“兩會”記錄）必須由黨委書記、主管校長審批，利用科技檔案須經(jīng)作者本人同意。
二、本校學(xué)生（?？粕?、本科生、研究生、博士生）利用檔案，必須持有學(xué)生證及學(xué)院介紹信，在檔案館查閱，不能借出。
三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并經(jīng)檔案館館長，方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案館閱覽，如因工作需要必須借出，需經(jīng)檔案館館長同意，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)且限期歸還。
五、借出期限一般不超過兩周，特殊情況，經(jīng)檔案管理人員同意，可辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。
七、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責(zé)任，并向領(lǐng)導(dǎo)報告。
八、檔案管理人員提供證明材料，應(yīng)以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，并仔細(xì)校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準(zhǔn)確性和真實性。
九、查（借）閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第9篇 檔案利用制度
檔案利用制度
1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。
2、檔案借閱期限：文書檔案不超過5天； 征管檔案不超過2天； 會計檔案和密級資料原則上不予借出，如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在1日內(nèi)歸還。
3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用，如外單位人員借閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄，需索取檔案證明或復(fù)印件者，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。
5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料，嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失，根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。
6、所借檔案必須妥善保存，按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。
第10篇 檔案借閱利用制度
檔案借閱利用制度
1、利用范圍：凡在本館保存的所有檔案，我國公民和組織持有合法證明均可利用。
2、利用時間：檔案館為利用檔案者隨時提供，利用檔案原則上在閱覽室進(jìn)行，特殊情況需利用檔案時，需征得本館同意，方可外借，借閱者要負(fù)責(zé)檔案的保密、安全并及時返還。
3、利用程序：電函、信件利用檔案者由本館工作人員代查、代函并按規(guī)定收取費用。本人來館利用檔案的需先出示個人所持證件，經(jīng)驗證持有合理有效證件的，由本館工作人員代查，經(jīng)本館工作人員檢查復(fù)核簽證后，方可帶走所取材料。
4、檔案利用者應(yīng)遵循下列規(guī)定：
（1）查閱、摘錄、復(fù)制尚未開放的檔案須經(jīng)館長同意，必要時報請上級主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。
（2）利用者需要采用復(fù)印、照相方法復(fù)制檔案，均由檔案館負(fù)責(zé)辦理，并按規(guī)定收費。
（3）利用者所復(fù)制的檔案（證明材料除外）除經(jīng)本館請示上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)特許者外，不得以任何形式全文公布、陳列、展示或再行復(fù)制，絕密檔案復(fù)制件應(yīng)于使用后交回。
（4）港、澳、臺同胞、海外華僑和外國人利用檔案，應(yīng)持市以上有關(guān)國家機關(guān)介紹信，并按國內(nèi)利用者的利用程序有關(guān)規(guī)定辦理。
（5）檔案利用者，不得在檔案材料上勾畫、圈點、涂改，并有義務(wù)愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借和拆卷。凡對檔案造成損壞的要負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)賠償，嚴(yán)重的要依法追究責(zé)任。
5、檔案工作人員對檔案利用者應(yīng)主動熱情服務(wù)，做到百問不煩、百拿不厭、有問必答、并盡可能以復(fù)制件代替原件使用，注意隨時收集利用效果的反饋，不斷改進(jìn)利用工作。
第11篇 附屬中學(xué)檔案利用查閱、借閱制度
附屬中學(xué)檔案利用（查閱、借閱）制度
一、本校教師、職工利用檔案，必須持有學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽署意見，分管校長批準(zhǔn)的閱檔單。
二、本校學(xué)生利用檔案，必須持有學(xué)生證及學(xué)生科的介紹信，在檔案室查閱，不能借出。
三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽署意見，分管校長批準(zhǔn)后，方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案室閱覽，如因工作需要必須借出，需經(jīng)分管校長同意，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)且限期歸還。
五、借出期限一般不超過兩周，特殊情況，經(jīng)檔案室主任同意，可辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。
七、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責(zé)任，并向檔案室主任報告。
八、檔案管理人員提供證明材料，應(yīng)以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，并仔細(xì)校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準(zhǔn)確性和真實性。
九、查（借）閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第12篇 z醫(yī)院檔案利用保密制度
人民醫(yī)院檔案利用保密制度
1.凡利用檔案者,必須嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù),編寫利用效果登記表。
2、檔案一般不出檔案室,查閱檔案在閱檔案室進(jìn)行,對保密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),專人查閱。
3.本單位人員因工作需要借閱,一般不得超過十天;外單位借閱檔案須憑單位正式介紹信,經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在閱檔室查閱。
4.凡是檔案抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料,經(jīng)核對無誤后,加蓋“檔案材料證明專用章”,予以證明。
5.借閱人員負(fù)責(zé)所借檔案的安全、保密,查閱時嚴(yán)禁吸煙,不得抽換、污損,不得自行轉(zhuǎn)借、翻印,不得給無關(guān)人員查看。
6.借閱人員因公出差、請假、休假、探親,應(yīng)立即歸還所借檔案,調(diào)動工作及退休人員應(yīng)持有檔案部門歸還檔案證明單,人事部門方可辦理手續(xù)。借閱檔案要按期催還和歸還。
第13篇 檔案利用管理制度
檔案利用制度
1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。
2、檔案借閱期限：文書檔案不超過5天; 征管檔案不超過2天; 會計檔案和密級資料原則上不予借出，如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在1日內(nèi)歸還。
3、本檔案限于內(nèi)部工作人員查閱使用，如外單位人員借閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
4、檔案查閱者必須登記查閱檔案利用效果記錄，需索取檔案證明或復(fù)印件者，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，注明復(fù)印人、時間、份數(shù)等有關(guān)內(nèi)容方可索取。
5、查閱檔案應(yīng)愛惜檔案資料，嚴(yán)禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。如有損壞、丟失，根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。
6、所借檔案必須妥善保存，按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。
第14篇 學(xué)院檔案查閱利用制度
學(xué)院檔案查閱利用制度
一、學(xué)校開放的檔案主要為學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理提供服務(wù)，原則上不提供對外服務(wù)。如因公查、借閱，須經(jīng)嚴(yán)格的審批程序。
二、校內(nèi)各單位因公需要查、借閱本單位移交的檔案，可優(yōu)先提供服務(wù)。一個單位查閱另一個單位的一般檔案，須持有本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字的證明；而且要經(jīng)另一單位（案卷移交單位）的領(lǐng)導(dǎo)同意；查閱密級檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
三、查、借閱檔案者，未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房及翻閱案卷目錄等。
四、凡借閱檔案者，必須保證檔案材料的完整與安全，不得拆毀、污損、涂改；不得隨意轉(zhuǎn)借或傳播；不得用于展覽或陳列；不得擅自翻印或出版；若工作需要，須經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其知識產(chǎn)權(quán)屬于學(xué)校。
五、借閱檔案者，須親自到檔案室借取或交還，一般不得讓他人代借，不得攜帶檔案到公共場所，以防遺失。
六、借出檔案須辦理借閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)按時歸還，一般不超過一周，若需延長借用應(yīng)重新辦理有關(guān)手續(xù)。
七、檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常檢查借出檔案，發(fā)現(xiàn)遺失、損壞、短缺的，應(yīng)及時報告檔案室領(lǐng)導(dǎo)處理。在收回檔案時，應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，然后簽字。
第15篇 晶華學(xué)校檔案利用制度
華晶學(xué)校檔案利用制度
一、本學(xué)校檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解本學(xué)校各部門對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。
二、積極配合學(xué)校編寫大事記，全面介紹等。
三、本學(xué)校工作人員因工作需要可查閱，而不能因個人私事翻閱，外機關(guān)工作人員須持機關(guān)介紹信方可查閱。
四、查閱人必須愛護(hù)案卷，輕拿輕放，不得亂翻、涂改、折疊、剪裁、撕拆、圈畫，對違反者追究責(zé)任。
五、查閱檔案需填寫《檔案借閱登記薄》和《利用效果登記卡》
六、一般情況不準(zhǔn)帶出室外，確因工作需要必須帶出查閱，要以校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)，按時歸還。
