- 目錄
有哪些
費用管理規(guī)程
一、費用分類 1.1 常規(guī)運營費用：包括租金、員工薪酬、水電費、辦公用品等日常運營所需支出。 1.2 項目費用：針對特定項目產(chǎn)生的成本，如研發(fā)、市場推廣、設備采購等。 1.3 一次性費用：如裝修、設備升級、法律咨詢等非經(jīng)常性支出。 1.4 專項費用：如培訓、差旅、福利等特殊用途的費用。
二、審批流程 2.1 預算編制：各部門需提前規(guī)劃年度預算，詳細列出預期費用。
2. 2 預算審批：財務部門對預算進行審核，管理層審批后執(zhí)行。
2. 3 費用申請：費用發(fā)生前填寫申請表，說明費用用途及預計金額。
2. 4 審批流程：按權限逐級審批，重大費用需由高級管理層審批。
2. 5 實際報銷：附原始憑證，經(jīng)部門負責人和財務部門核實后報銷。
三、控制措施 3.1 預算控制：嚴格執(zhí)行預算，超預算費用需重新審批。
3. 2 內(nèi)部審計：定期進行財務審計，確保費用合規(guī)性。
3. 3 成本分析：定期分析費用結構，識別節(jié)省空間。
3. 4 透明度：公開費用信息，增強員工對費用管理的理解和信任。
四、報告與監(jiān)控 4.1 費用報告：每月生成費用報告，展示各部門費用狀況。
4. 2 監(jiān)控預警：對超預算、異常費用進行預警，及時采取糾正措施。
4. 3 審計跟蹤：對審計發(fā)現(xiàn)問題的整改情況進行追蹤。
模板
費用管理報表
1. 報表名稱：××月度費用匯總表
2. 包含內(nèi)容：
- 總覽：當月總費用、對比上月及同期變化
- 分類費用：各類型費用的具體金額及占比
- 預算執(zhí)行：預算與實際支出對比，超預算情況說明
- 異常分析：超預算、異常費用明細及原因分析
- 控制指標：如費用占收入比例、單個產(chǎn)出費用等關鍵指標
標準
費用管理規(guī)范
1. 準確性：所有費用數(shù)據(jù)必須真實無誤，原始憑證齊全。
2. 及時性：費用申請、報銷應及時，確保業(yè)務正常運行。
3. 合理性：費用開支應符合公司政策，追求經(jīng)濟效益最大化。
4. 法規(guī)遵從：遵守相關財務法規(guī)，保證費用管理合法合規(guī)。
5. 效率：優(yōu)化審批流程，減少不必要的等待時間。
6. 持續(xù)改進：定期評估費用管理效果，不斷優(yōu)化控制措施。
以上費用管理規(guī)程旨在確保公司的財務健康，提升資源利用效率，為公司的長期發(fā)展奠定堅實基礎。各部門應嚴格執(zhí)行，共同維護良好的財務管理環(huán)境。
費用管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)管理公司費用報銷審核作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各項報銷費用的控制。
3.0職責
3.1公司總經(jīng)理及授權人負責報銷費用的審批。
3.2財務部主管負責報銷單據(jù)的及時審核。
4.0程序要點
4.1費用報銷的標準。
4.1.1經(jīng)營費用的報銷審核,以公司的實際經(jīng)營狀況為依據(jù)。
4.2報銷單據(jù)的填制要求。
4.2.1費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的五個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在費用報銷單的反面左邊。
4.2.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫費用報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
4.2.4采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《采購計劃表》或《申購單》和發(fā)票到倉庫按《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》辦理物品驗收入庫手續(xù),并將《申購單》、《入庫單》附在費用報銷單的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報費用報銷單。
4.3報銷單據(jù)的審核。
4.3.1費用報銷單由各部門主管簽字確認后由報銷人交總經(jīng)理/授權人審批。
4.3.2財務部主管應在收到費用報銷單的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期。
4.3.3經(jīng)審核費用報銷單不符合費用開支標準或存有其他疑問應退回費用報銷單重新核查。
4.4費用的給付。
4.4.1報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的費用報銷單到財務部領取費用。
4.4.2出納根據(jù)費用報銷單填寫《費用報銷登記表》的各項內(nèi)容。
4.4.3報銷人持費用報銷單在出納處領取費用,并在《費用報銷登記表》中簽名。
4.4.4單位價格在10000元以下的報銷費用,由出納按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》用現(xiàn)金支付。
4.4.5單位價格在10000元以上的報銷費用,原則上由出納按照《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》用支票支付,特殊情況的可報財務部主管批準后,以現(xiàn)金支付。
4.4.6費用發(fā)生前借支款項的,由出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》作沖減處理。
4.5報銷單據(jù)的保管。
4.5.1費用報銷單由會計按順序編制記賬憑證,財務部主管審核后,由會計匯總、記賬、編制相關財務分析報表。
4.5.2所有的費用報銷單由財務部加密長期保存。
5.0記錄
5.1《費用報銷登記表》。
5.2《費用報銷單》。
6.0相關支持文件
6.1《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》。
第2篇 z園物業(yè)管理費用收繳工作規(guī)程
荔園物業(yè)管理費用收繳工作規(guī)程
1 目的
為了加強對物業(yè)管理費用收繳的規(guī)范管理,確保物業(yè)管理費用收繳工作的順利開展。
2 適用范圍
適用于各類物業(yè)管理費用的收繳。
3 職責
3.1 公司經(jīng)理負責貫徹執(zhí)行本規(guī)程。
3.2 客服部主管負責管理費用催繳工作的過程實施和控制。
3.3 財務部負責物業(yè)管理費用的收取。
3.4 物業(yè)助理和各相關部門負責具體執(zhí)行本規(guī)程。
4 工作規(guī)程
1 物業(yè)管理費用主要指物業(yè)管理費、水電費、裝修管理有關費用、有償維修費用及停車管理服務費等。
2 物業(yè)管理費用的收繳統(tǒng)一由財務部具體負責。
3 物業(yè)管理費用的計算日期是:每個自然月。
4 物業(yè)管理費用的集中收繳日期是:每月1日至10日收取當月的管理費用。
5 物業(yè)管理費用的收繳步驟
1)由工程部負責水、電的管理人員在每月25日左右對有關水、電表進行抄讀,并將抄讀結果及時記錄于水、電抄讀記錄表,全部抄讀結束后,應及時將抄讀結果報給財務部,同時應復印一份留底。
2)由服務中心客服前臺將每月的《維修單》的第三聯(lián)進行整理后在每月25日左右一同交給財務部。
3)財務部根據(jù)工程部人員抄讀的水/電結果、《維修單》的維修費用和住戶使用物業(yè)的實際情況,將住戶的所有費用及時計入電腦收費系統(tǒng)。在每月30日前電腦打印出《交款通知書》,然后客服部以電話通知、人工派送、郵寄等方式將全部《交款通知書》及時傳遞給客戶。
4)在集中收繳日期內(nèi),及時收繳住戶的各項管理費用,并做好有關財務報表上報公司領導審閱。
6 物業(yè)管理費用的催繳
1)《催款通知書》發(fā)出15日后,住戶未及時交納管理費用時,財務部應及時將管理費用催繳名單(原件留底)做好統(tǒng)計,然后復印一份及時交客服部進行處理。
2)由客服部主管按其名單首次安排客服專員將《催款通知書》以人工派送的方式送給住戶,并由住戶在《通知簽收表》進行簽收。
3)住戶收到費用催繳通知單后,在一個星期內(nèi)仍未繳納費用時,財務部應繼續(xù)做好費用催繳名單的統(tǒng)計并交客服部進行處理,客服部主管收到后則應立即第二次將《催款通知書》以人工派送形式安排物業(yè)助理再次拜訪時送給住戶并了解原因,同時還應做好與住戶的溝通協(xié)調工作,直到住戶有一個妥善的答復。
4)住戶第二次收到費用催繳通知單后在一個星期內(nèi)還是沒有繳納時,則財務部應再次做好費用催繳名單的統(tǒng)計并交客服部進行處理,客服部主管收到后則應立即第三次開具《催款通知書》并以人工派送形式親自和物業(yè)助理一同拜訪時送給住戶并了解原因,同時還應做好與住戶的溝通協(xié)調工作,直到住戶有一個妥善的答復。
5)若住戶仍不繳納時,則財務部對催繳名單進行統(tǒng)計確認后交客服部,由客服部書面報告公司,由公司決策采取有效措施進行處理。
6)《催款通知書》以書面形式和人工派送的方式傳達三次為準。超過三次后,住戶仍未繳納管理費用時,則物業(yè)管理公司有權采取有效的強制措施對拖欠住戶進行處理。
7 住戶欠費的管理措施
1)欠費住戶的條件:欠費在1 個月以上的住戶均為欠費住戶。
2)物業(yè)管理公司對欠費住戶在1個至3個月內(nèi)可采取的管理措施主要有:
①2個月內(nèi)由公司領導出面進行協(xié)調解決;
②對協(xié)調不成的住戶和欠費達2 個月以上者,物業(yè)管理公司在物業(yè)的明顯出入口對欠費住戶進行張榜公布;
③欠費達3個月以上(含3 個月)的住戶,物業(yè)管理公司有權對其欠費住戶采取向當?shù)胤ㄔ哼M行起訴等有效措施。具體由客服部主管根據(jù)公司要求組織落實。
④所有欠費住戶未經(jīng)物業(yè)管理公司許可均不允許搬出物品,直到交清所欠費用或經(jīng)過法院判決辦完有關手續(xù)為止。
5 附表
5.1 《 通知簽收表》
第3篇 物業(yè)公司費用報銷管理作業(yè)規(guī)程
1.0目的
1.1本規(guī)程規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
2.1本規(guī)程適用于公司各項報銷費用的控制。
3.0職責
3.1財務部經(jīng)理負責報銷單據(jù)的及時審核。
3.2公司總經(jīng)理負責報銷費用的審批。
4.0程序要點
4.1 報銷費用的填制要求
4.1.1費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的5個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.1.2將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在報銷單的反面左邊。
4.1.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
4.1.4采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《請購單》(或采購計劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將進倉單、直拔單附在報銷單據(jù)的后面。
4.1.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據(jù)。
4.1.6外出培訓費憑《培訓協(xié)議》辦理報銷手續(xù)。
4.2 報銷單據(jù)的審核
4.2.1費用報銷單據(jù)由各部門負責人在部門主管欄內(nèi)簽字確認。
4.2.2財務部經(jīng)理應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,由報銷人交總經(jīng)理審批。
4.2.3經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或在有其他疑問,而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準的報告時,審核人應退回報銷單據(jù)。
4.3費用的給付
4.3.1報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。
4.3.2單位價格在5000元以下的報銷費用,由出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》用現(xiàn)金支付。
4.3.3單位價格在5000元以上的報銷費用,原則上由出納員按照《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》用支票支付,特殊情況的可報財務部經(jīng)理批準后,以現(xiàn)金支付。
4.3.4各費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》作沖減備用金處理。
4.4 費用報銷單據(jù)的保管
4.4.1費用報銷單據(jù)由出納按順序編制付款憑證,送財務部會計匯總、記賬。
4.4.2所有報銷的費用單據(jù),由財務部加密長期保存。
4.5本規(guī)程執(zhí)行情況作為財務部相關人員的考評情況之一。
5.0引用文件和記錄表格
5.1 《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》
5.2 《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》
5.3 《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》
第4篇 房地產(chǎn)集團營銷費用管理指引規(guī)程
某房地產(chǎn)集團營銷費用管理指引
一、營銷費用管理推行預算管理制,即:年初擬定全年預算計劃、每月根據(jù)實施情況編制月度預算實施情況及下月調整計劃,原則上一經(jīng)確案,不得超支使用。
二、每年12月上旬,根據(jù)集團營銷管理中心下達各地區(qū)公司的年度銷售總指標,各地區(qū)公司擬定次年全年營銷費用預算方案,經(jīng)地區(qū)營銷中心及地區(qū)公司主管領導審批后,報集團營銷管理中心匯總集團全年營銷費用預算方案呈集團公司領導審批。
三、各地區(qū)公司營銷中心根據(jù)集團公司審批后的預算方案調整原方案,并上報集團營銷管理中心備案,同時發(fā)至各執(zhí)行部門(單位)。
四、次年各預算執(zhí)行部門(單位)按審定后的預算方案執(zhí)行。每月各預算部門(單位)的營銷費用立項必須按規(guī)定的審批權限報批,營銷費用支出必須嚴格按年度、月度預算方案執(zhí)行。
五、每月底預算執(zhí)行部門(單位)必須將當月《預算執(zhí)行情況匯總表》報送地區(qū)公司營銷中心、財務部,地區(qū)公司營銷老總、財務老總、總經(jīng)理及集團營銷管理中心(備案)。
六、在預算執(zhí)行過程中,預算執(zhí)行單位如需增加預算必須按規(guī)定審批權限報各級(項目/地區(qū)/集團)領導審批,并報集團營銷管理中心備案。
七、經(jīng)審定的營銷費用預算作為各執(zhí)行單位目標管理的指標之一,是對各執(zhí)行單位進行考核的重要依據(jù),超支預算按有關規(guī)定對預算執(zhí)行部門(單位)作出處罰。
第5篇 營銷中心代理公司推廣費用管理規(guī)程
營銷中心代理公司推廣費用管理
(1)預算制定及審批
代理公司在__羅浮山水項目的相關營銷活動中所產(chǎn)生的所有合理的推廣費用在發(fā)生前必須以工作呈報形式履行制定及審批等相關手續(xù),并最終由開發(fā)商簽字批準后執(zhí)行。
a 預算編制及審批
流程圖:
審核未通過
代理公司應根據(jù)營銷方案及推廣計劃制定并向開發(fā)商提交相應推廣費用預算,以工作呈報的形式由審核人員簽字審核后執(zhí)行,并將相關工作呈報及附件(如方案、費用清單等)的復印件各一份交開發(fā)商策劃代表處存檔。
執(zhí)行過程中代理公司若需要調整預算,必須以工作呈報的形式由審核人員簽字批準后方可執(zhí)行。預算外費用由代理公司自行承擔。開發(fā)商有權根據(jù)實際情況調整預算。
年度推廣預算,應于每年12月15日前提交;
季度推廣預算,應于每季度最后一月第二周周五前提交;
月度推廣預算,應于每月20日前提交;
b 價格審核
代理公司在惠州__羅浮山水項目營銷活動中所有涉及費用須由開發(fā)商控制并審核價格。費用控制及價格審核的范圍包括但不限于媒體費用、制作費用、活動費用。
以開發(fā)商名義對所外進行的所有涉及費用控制與價格審核的事宜均由開發(fā)商營銷總監(jiān)及策劃代表負責,代理公司不得單獨與相關媒體、廣告公司及其他供應商、合作單位進行價格談判。
所有媒體發(fā)布、物料制作及活動執(zhí)行等工作所需的合作單位均由開發(fā)商營銷總監(jiān)及策劃代表確定。
c 費用支付及審批
流程圖
審核未通過
代理公司在惠州羅浮山水項目的相關營銷活動中所產(chǎn)生的所有合理的推廣費用須由開發(fā)商營銷總監(jiān)及策劃代表進行費用核算,費用支付的相關手續(xù)由開發(fā)商辦理,代理公司應將相關票據(jù)及涉及該費用的工作呈報及其附件等資料的原件歸類整理后交于開發(fā)商策劃代表。
a 代理公司在推廣預算的執(zhí)行過程中應無條件接受開發(fā)商監(jiān)督,各項費用的發(fā)生、支付必須依據(jù)由開發(fā)商營銷總監(jiān)和策劃代表簽字確認的相關推廣預算計劃執(zhí)行,預算外費用由代理公司承擔;
b各項費用的發(fā)生必須由代理公司經(jīng)辦人在費用發(fā)生前三個工作日前起草相關工作呈報及附件,并完成簽批流程后方可執(zhí)行。經(jīng)辦人員應將相關完成簽批流程的工作呈報及附件的原各一份交于開發(fā)商策劃代表處,代理公司留存復印件。代理公司無相關預算及呈報的,費用一律自行承擔。
c各項費用的支付必須依據(jù)由審核人員簽字確認的相關推廣預算計劃以及之前完成工作呈報簽批流程的相關呈報及附件原件確認;
d支付費用審批時,代理公司相關經(jīng)辦人應將相關費用單據(jù)整理完畢之后由開發(fā)商營銷總監(jiān)及策劃代表審核,審核通過后由開發(fā)商進行費用報銷。
e 各項費用的審批、支付必須根據(jù)開發(fā)商現(xiàn)行相關制度執(zhí)行,代理公司擅自更改費用項目的,一切費用由代理公司自行承擔。
f 開發(fā)商有權監(jiān)督、檢查代理公司執(zhí)行預算的情況,若發(fā)現(xiàn)代理公司以開發(fā)商名義私自對外發(fā)生費用、各項流程不符規(guī)定、偽造單據(jù)或職務侵占等違規(guī)行為,處以每次10000元的罰款,若已對開發(fā)商造成不良影響或經(jīng)濟損失,代理公司應一并承擔為開發(fā)商消除不良影響和所有經(jīng)濟損失的責任,開發(fā)商同時保留追究代理公司及相關責任人法律責任的權利。
g 各項費用的發(fā)生、支付及審批必須經(jīng)開發(fā)商詢價、審核、驗收后方可執(zhí)行,否則相關費用由代理公司自行承擔。
第6篇 工程監(jiān)理費用索賠管理規(guī)程
(一)索賠管理的任務
1、預測和分析導致索賠的原因和可能性
在施工中工程師應以積極的態(tài)度和主動的精神管理好工作,為建設單位提供良好的服務。在施工中,監(jiān)理工程師作為雙方的紐帶,應做好協(xié)調、緩沖工作,為雙方建立好一個良好的合作氣氛。通常合同實施越順利,雙方合作越好,索賠事件越少,問題越易解決。
監(jiān)理工程師通過對合同的監(jiān)督和跟蹤,不僅可以及早發(fā)現(xiàn)干擾事件,也可以及早采取降低干擾事件的影響,減少雙方損失,還可以及早了解情況,為合理解決索賠提供條件。
3、對已發(fā)生的干擾事件及時采取措施,以降低它的影響和損失。
審核索賠報告,公平合理的處理和解決索賠。
合理解決建設單位和承包單位的索賠糾紛,不僅符合監(jiān)理工程師的工作目標,而且符合工程總目標。索賠的合理解決,是指承包單位得到按合同規(guī)定的合理補償,而又不使建設單位投資失控,合同雙方都心悅誠服,對解決結果滿意,繼續(xù)保持友好的合作關系。
(二)索賠管理的原則
要使索賠得到公平的解決,監(jiān)理工程師在工作中應注意以下原則:
1、公平合理的處理索賠
監(jiān)理工程師為合同管理的核心,必須公平地行事。誠實信用是建立工程師能處理、協(xié)調好索賠事件的前提條件。由于施工合同雙方利益和立場存在不一致,常會出現(xiàn)矛盾,甚至沖突,這時監(jiān)理工程師應做到凡事以事實為依據(jù),以法律和合同為準繩,站在公平、公正的立場上,公平、合理地處理索賠。處理索賠原則有以下幾方面:
從工程整體效益、工程總目標的角度出發(fā)做出判斷或采取行動。是合同風險分配,干擾事件責任分擔,索賠事件的處理不損害工程整體效益和不違背工程總目標。在這個基本點上,雙方常常是一致的,例如使工程順利進行,盡早使工程竣工,投入生產(chǎn),保證工程質量,按合同施工等。
按照合同約定行事。合同是施工過程中最高行為準則。作為監(jiān)理工程師更應按照合同辦事,準確理解、正確執(zhí)行合同。在索賠的處理和解決過程中應貫徹合同精神。
從事實出發(fā),實事求是。按照合同的實際實施過程、干擾事件的實情、承包單位的實際損失和所提供的證據(jù)做出判斷。
2、及時做出決定和處理索賠
在工程施工中,監(jiān)理工程師必須及時地行使權力、做出決定、下達通知、指令、表示認可等。這有如下重要作用:
可以減少承包單位的索賠幾率。因為如果監(jiān)理工程師不能迅速及時地行事,造成承包單位的損失,必須給與工期和費用的補償。
防止干擾事件影響的擴大。如不及時行事會造成承包單位停工處理指令,或承包單位繼續(xù)施工,造成更大范圍的影響和損失。
在收到承包單位的索賠通知后應迅速做出反應,認真研究、密切注意事件的發(fā)展。一方面可以及時采取措施降低損失;另一方面可以掌握干擾事件發(fā)生和發(fā)展的過程,掌握第一首資料,為正確、合理地處理索賠打下基礎。
不及時地處理解決索賠問題將會加深雙方的不理解、不一致和矛盾。如果不能解決及時解決索賠問題,會導致承包單位資金周轉困難,積極性受到影響,施工進度放慢,對監(jiān)理工程師和建設單位缺乏信任感。
不及時行事會造成索賠解決的困難。索賠積累起來,不僅給分析、評價造成困難,而且會帶來性的問題,使問題和處理過程復雜化。
3、盡可能通過協(xié)商達成一致
監(jiān)理工程師在處理和解決索賠問題時,應及時地與建設單位和承包單位溝通。在做出決定,特別是做出調整價格、決定工期和費用補償決定前,應充分地與合同雙方協(xié)商,最好達成一致,取得達成一致,取得共識。這是避免索賠爭議的最有效方法。如果協(xié)調不成功使索賠爭議升級,對合同雙方都是損失,將會嚴重影響工程項目的整體效益。
(三)、索賠管理的程序
承包單位提出索賠要求
1、發(fā)出索賠意向通知
索賠事件發(fā)生后,承包單位應在合同約定的有效時限內(nèi)向監(jiān)理工程師提交索賠意向通知,聲明將對此事件提出索賠。該意向通知是承包單位就具體的索賠事件向監(jiān)理工程師和建設單位表示的索賠愿望和要求。如果超過這個期限,監(jiān)理工程師有權拒絕承包單位的索賠要求。索賠事件發(fā)生后,承包單位有義務做好現(xiàn)場施工的同期記錄,監(jiān)理工程師有權隨時檢查和調閱,以判斷索賠事件造成的實際損害。
2、遞交索賠報告
承包單位應遞交正式的索賠報告。索賠報告的內(nèi)容應包括:事件發(fā)生的原因,對其權益影響的證據(jù)資料,索賠依據(jù),此項索賠要求的補償?shù)目铐椇凸て谘诱固鞌?shù)的詳細計算等有關材料。如果索賠時間的影響持續(xù)存在,承包單位應按照監(jiān)理工程師合理要求的時間間隔,定期陸續(xù)報告每一個時間段內(nèi)的索賠證據(jù)資料和索賠要求。在該項索賠事件的影響結束后,報出最詳細的報告,提出索賠證據(jù)資料和累計索賠額。
承包商提出的索賠申請只有同時滿足以下三項條件,項目監(jiān)理部才予以受理:
ⅰ 索賠事件發(fā)生后,承包單位在約定的期限內(nèi),向項目監(jiān)理部提交了書面索賠意向報告;
ⅱ 承包單位按合同約定,提交了有關費用索賠事件的詳細資料和證明材料;
ⅲ 索賠事件終止后,承包單位在合同約定的期限內(nèi),向項目監(jiān)理部提交了正式的《費用索賠申請表》。
(四)、監(jiān)理工程師對索賠的預防和減少
索賠雖然不可能完全避免,但通過努力可以減少發(fā)生。
1、正確理解合同有關約定
合同時規(guī)定當事人雙方權利義務關系的文件。正確理解合同約定,是雙方協(xié)調一致地合作、完全履行合同的前提條件。由于施工合同通常比較復雜,因而完全一致地理解合同有關約定就有一定的困難。這種分歧經(jīng)常是產(chǎn)生索賠的重要原因之一,所以建設單位、監(jiān)理工程師和承包單位都應認真研究合同文件,以便盡可能在誠信的基礎上正確、一致地理解合同的有關規(guī)定,減少索賠的發(fā)生。
2、做好日常的監(jiān)理工作,隨時與承包單位保持協(xié)調
做好日常的監(jiān)理工作是減少索賠的重要手段。對現(xiàn)場檢查作為監(jiān)理工程師監(jiān)理工作的第一個環(huán)節(jié),應發(fā)揮應有的作用。對工程質量,完工工作量等,監(jiān)理工程師應盡可能在日常工作中與承包單位隨時保持協(xié)調,盡可能避免不必要的分歧。
3、盡量為承包單位提供力所能及的幫助
承包單位在施工過程中肯定會遇到各種各樣的困難。為承包單位盡可能的提供一些幫助。這樣,不僅可以免遭或少遭損失,同時避免和減少索賠。
第7篇 費用報銷管理規(guī)程范例
第六章 費用報銷管理規(guī)程
一、目的
本規(guī)程規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
二、 適用范圍
本規(guī)程適用于公司各項報銷費用的控制。
三、職責
1. 財務部經(jīng)理負責報銷單據(jù)的及時審核。
2. 公司總經(jīng)理負責報銷費用的審批。
四、報銷程序
1.報銷費用的填制要求
a) 費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的5個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
b) 將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在報銷單的反面左邊。
c) 用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
d) 采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《請購單》(或采購計劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將進倉單、直拔單附在報銷單據(jù)的后面。
e) 非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據(jù)。
f) 外出培訓費憑《培訓協(xié)議》辦理報銷手續(xù)。
2.報銷單據(jù)的審核
a) 費用報銷單據(jù)經(jīng)手人簽名后,由各部門主管簽字確認。
b) 財務部經(jīng)理應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,由報銷人交總經(jīng)理審批。
c) 經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或在有其他疑問,而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準的報告時,審核人應退回報銷單據(jù)。
3. 費用的給付
a) 報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。
b) 單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員用現(xiàn)金支付。
c) 單位價格在2000元以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報財務部經(jīng)理批準后,以現(xiàn)金支付。
d) 各費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員作沖減備用金處理。
4.費用報銷單據(jù)的保管
a) 費用報銷單據(jù)由出納按順序編制付款憑證,送財務部會計匯總、記賬。
b) 所有報銷的費用單據(jù),由財務部加密長期保存。
5. 本規(guī)程執(zhí)行情況作為財務部相關人員的考評情況之一。
第8篇 某物業(yè)管理費用收取規(guī)程
1.0目的:確保管理服務費等費用及時回收,維護管理處正常運作。
2.0范圍:客戶應交的管理服務費、水電氣費、本體維修基金、車場場地使用費等。
3.0細則:
3.1 維修部每月最后兩天抄表,并于每月2日前將讀數(shù)輸入電腦。財務部每月5日前打印《繳費通知單》給客服部,客服部在每月7日前將《繳費通知單》送到客戶郵箱內(nèi)或家中,財務部根據(jù)《銀行代扣協(xié)議》規(guī)定委托銀行扣取當月管理費、車位費及上月水、電、煤氣等費用。
3.2 如銀行扣款不成功,財務部將銀行回執(zhí)聯(lián),發(fā)給客服部,客服部將進行第一輪的催繳,將《催繳通知單》送到/寄到客戶家里,并限期一個星期內(nèi)繳清。第二個月10日財務部第二次到銀行扣取上月費用。
3.3未辦理銀行托收的客戶,在接到繳費通知單后三個工作日內(nèi)到客戶中心現(xiàn)金支付當月管理費、車位費及上月水、電、煤氣等費用。
3.4當?shù)诙€月10日前費用仍被拖欠時,客戶助理將《二次催繳通知單》送到/寄到客戶家里,并限期三天內(nèi)繳清。
3.5 客戶在收到口頭及書面通知仍無意補交相關費用,財務部根據(jù)約定計收滯納金;如拖欠達半年以上的,報公司批準后,向人民法院申請支付令或予以起訴,運用法律手段強制收回。
3.6 在催繳過程當中,要注意區(qū)別對待。
3.6.1對于故意拖欠的,應在相關催繳手段使用無效后,經(jīng)經(jīng)理批準后,直接運用法律手段強制收回。
3.6.2對于因服務不滿意而拖欠的,應及時整改或說明原因,并在服務合格之后進一步催繳。
3.6.3對確實有困難的客戶,經(jīng)公司同意后,可以視情況延長期限1至2個月。
3.6.4對欠費用客戶,管理處主任要親自登門拜訪,解釋和勸導。
3.6.5客服部每月填寫《管理服務費催繳情況登記表》。
4.0參考資料:
4.1 kh-11-r01《催繳通知單》
4.2 kh-11-r02《二次催繳通知單》
4.3 kh-11-r03《管理服務費催繳情況登記表》
4.4 kh-11-r04《繳費通知單》
第9篇 分公司物業(yè)管理費用收取規(guī)程
分公司物業(yè)管理費用的收取規(guī)程
1目的
本程序明確分公司定期對顧客進行物業(yè)管理各項費用收取的工作流程,以保證分公司有效并及時地收取各項費用,并對收費過程的服務質量進行控制。
2適用范圍
本程序適用于綜合室和各管理處關于物業(yè)管理各項費用的收取業(yè)務。
3職責
3.1綜合室負責物業(yè)管理費、材料費、水電費等費用的直接收取和維修費用的間接收取。
3.2公司財務部負責對物業(yè)管理費用的收取進行檢查、監(jiān)督。
3.3綜合室負責物業(yè)管理費、材料費、水電費用的計算。
3.4各管理處負責對住戶的日常直接服務,包括抄報水電表讀數(shù)、下發(fā)通知等,并負責零星維修服務費用的收取和集中上繳以及住戶裝修保證金控制和核收。
4實施程序
4.1顧客每月費用的收繳
4.1.1綜合室負責顧客物業(yè)管理費用的收取工作,并接受公司財務部的檢查和監(jiān)督。
4.1.2綜合室根據(jù)物業(yè)管理委托合同和各管理處上報上月水電表讀數(shù),于當月5日至10日計算上月收繳費用。
4.1.3綜合室核單、分類,并在每月10日前將通知單分送各管理處,再由各管理處送至顧客手中。
4.1.4如果顧客對通知單上的費用收取有疑義,管理處協(xié)助到綜合室查詢。如無誤,于每月15日到銀行托收。
4.1.5每月顧客到綜合室交款時,出納清點現(xiàn)金或審核支票無誤后,開具發(fā)票交給顧客。
4.1.6如果顧客用支票方式支付、出納應讓顧客留下電話號碼并用專用的支票登記簿逐筆登記所有支票。
4.2拖欠費用的催繳
4.2.1顧客如果由于自身原因延遲至下月交款,綜合室按深圳市物業(yè)管理有關法規(guī)文件按日收取萬分之五的滯納金。
4.2.2綜合室于當月下旬統(tǒng)計顧客未繳款情況,于下月5日之前送管理處備查。催款按如下方式和順序進行:電話提醒、書面通知或致函給工行后勤服務中心協(xié)助催款。
4.2.3管理處根據(jù)綜合室送來顧客拖欠費用備忘錄,對拖欠費三個月以上的顧客,按物業(yè)委托管理合同有關規(guī)定采取相關措施或按法律程序處理。
4.3委托銀行收款
4.3.1顧客采用委托銀行收款方式交納物業(yè)管理費、水電費,由管理處辦理特種委托收款合同,報綜合室備案。
4.3.2顧客可分為單位和個人兩類。對單位顧客,首先確認收費通知單,再開出正式發(fā)票送交顧客,由顧客通過銀行劃款到分公司開戶行。
4.3.3綜合室在收到分公司開戶行的單位顧客收款通知后,依據(jù)通知聯(lián)作帳務處理。
4.3.4綜合室應于當月中旬,將顧客(個人)代收物業(yè)管理費、水電費明細單、磁盤及劃款通知單送交銀行。
4.3.5綜合室于下旬收到銀行的個人托收電腦單及進帳單后,審核、統(tǒng)計個人顧客交款情況,并作相應帳戶處理。
4.3.6如果個人顧客的存款不足,綜合室將比照4.2拖欠費用的催繳程序處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《物業(yè)管理委托合同》
5.2《收費通知單》
第10篇 物業(yè)費用管理規(guī)程-17
物業(yè)費用管理規(guī)程(十七)
1.0目的
規(guī)范公司收費管理工作,確保公司工作正常運行。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處服務管理工作。
3.0職責
3.1收費人員嚴格遵守財務規(guī)章制度。
3.2與管理人員保持收費情況聯(lián)系,每月編寫收費情況一覽表。
4.0程序要點
4.1禮貌接待前來繳費的業(yè)主,并根據(jù)其出示的繳費通知單經(jīng)核實后,開具相應的收據(jù)、發(fā)票,同時在業(yè)主繳費卡上登記繳費日期、金額。
4.2收取裝修人員出入證工本費、垃圾清運費、臨時停車費、有償服務費等。
4.3每日下班前登記現(xiàn)金日記帳,并盤點一次當日帳目。
4.4每日下班前整理好當天的收付款憑證,每月底前交會計記帳。
4.5 對逾期未交物業(yè)管理費的業(yè)主,客服主管應及時安排以電話或進戶溝通進行催收。在催收過程中把業(yè)主提出問題進行匯總,核實后,歸類處理?？头鞴苊堪肽陮I(yè)主相關材料進行整理,對逾期已超過一年的欠戶,統(tǒng)一以雙掛號信形式發(fā)放律師函,待業(yè)主收到律師函后,客戶服務主管主動和業(yè)主進行溝通,催收管理費。如業(yè)主溝通無效,客戶服務主管則準備上訴材料,并以書面報告上呈公司,待公司領導批準后,向法院提起訴訟,直至收回管理費。
5.0 相關記錄
《費用收繳率統(tǒng)計表》
第11篇 某物業(yè)管理公司費用報銷管理規(guī)程
物業(yè)管理公司費用報銷管理規(guī)程
一、目的
本規(guī)程規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
二、適用范圍
本規(guī)程適用于公司各項報銷費用的控制。
三、職責
1.財務部經(jīng)理負責報銷單據(jù)的及時審核。
2.公司總經(jīng)理負責報銷費用的審批。
四、報銷程序
1.報銷費用的填制要求
a)費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的5個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
b)將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在報銷單的反面左邊。
c)用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
d)采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《請購單》(或采購計劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將進倉單、直拔單附在報銷單據(jù)的后面。
e)非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據(jù)。
f)外出培訓費憑《培訓協(xié)議》辦理報銷手續(xù)。
2.報銷單據(jù)的審核
a)費用報銷單據(jù)經(jīng)手人簽名后,由各部門主管簽字確認。
b)財務部經(jīng)理應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,由報銷人交總經(jīng)理審批。
c)經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或在有其他疑問,而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準的報告時,審核人應退回報銷單據(jù)。
3.費用的給付
a)報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。
b)單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員用現(xiàn)金支付。
c)單位價格在2000元以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報財務部經(jīng)理批準后,以現(xiàn)金支付。
d)各費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員作沖減備用金處理。
4.費用報銷單據(jù)的保管
a)費用報銷單據(jù)由出納按順序編制付款憑證,送財務部會計匯總、記賬。
b)所有報銷的費用單據(jù),由財務部加密長期保存。
5.本規(guī)程執(zhí)行情況作為財務部相關人員的考評情況之一。
第12篇 物業(yè)費用管理規(guī)程
1.0目的規(guī)范公司收費管理工作,確保公司工作正常運行。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理處服務管理工作。
3. 0職責
3.1收費人員嚴格遵守財務規(guī)章制度。
3. 2與管理人員保持收費情況聯(lián)系,每月編寫收費情況一覽表。
4.0程序要點
4.1禮貌接待前來繳費的業(yè)主,并根據(jù)其出示的繳費通知單經(jīng)核實后,開具相應的收據(jù)、發(fā)票,同時在業(yè)主繳費卡上登記繳費日期、金額。
4.2收取裝修人員出入證工本費、垃圾清運費、臨時停車費、有償服務費等。
4.3每日下班前登記現(xiàn)金日記帳,并盤點一次當日帳目。
4.4每日下班前整理好當天的收付款憑證,每月底前交會計記帳。
4.5 對逾期未交物業(yè)管理費的業(yè)主,客服主管應及時安排以電話或進戶溝通進行催收。
在催收過程中把業(yè)主提出問題進行匯總,核實后,歸類處理。
客服主管每半年對業(yè)主相關材料進行整理,對逾期已超過一年的欠戶,統(tǒng)一以雙掛號信形式發(fā)放律師函,待業(yè)主收到律師函后,客戶服務主管主動和業(yè)主進行溝通,催收管理費。
如業(yè)主溝通無效,客戶服務主管則準備上訴材料,并以書面報告上呈公司,待公司領導批準后,向法院提起訴訟,直至收回管理費。
