第1篇 物業(yè)iso9000物業(yè)管理費用的收取程序
公 司 程 序 文 件 版號:a
修改號:0
ej-qp4.13物業(yè)管理費用的收取 頁碼:1/4
1.目的:
為規(guī)范物業(yè)管理服務收費行為,確保公司的經(jīng)濟收入,促進公司事業(yè)的運作、發(fā)展。
2.適用范圍:
適用于公司經(jīng)營管理部對住戶收取費用的工作。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9章
3.2 iso9002標準第4.9章
4.職責:
4.1經(jīng)營管理部主任負責年物業(yè)管理費用收取的計劃工作和月收費情況的檢查工作。
4.2收費員負責年度、日常物業(yè)管理費用的收取。
4.3物業(yè)管理員負責年度、日常物業(yè)管理費用收取的統(tǒng)計報表工作。
5.工作程序:
5.1計劃工作:
5.1.1經(jīng)營管理部主任每年年初根據(jù)物業(yè)管理委員會通過的收費標準和政府的各類收費標準制定《物業(yè)管理服務費收費計劃》,并報副總經(jīng)理審核。
5.1.2物業(yè)管理員檢查收費員各項收費項目表格、報表是否齊全。
5.1.3物業(yè)管理員協(xié)助綜合辦公室檢查微機內(nèi)收費系統(tǒng)數(shù)據(jù):住戶的姓名、樓房號、面積等是否反映現(xiàn)實居住情況,由綜合辦公室打印出收費表。
5.2費用的收取:
5.2.1物業(yè)管理委托服務費:
5.2.1.1此項費用收費期為每年底和次年初,收費員在大門宣傳欄和單元防盜門右上角張貼收費通知。
5.2.1.2住戶交納費用時,收費員向住戶出示《物業(yè)管理委托服務收費表》,住戶確認無誤后,由住戶在表上簽字,同時請住戶交納費用,收費員開出票據(jù),在收費過程中執(zhí)行服務規(guī)范用語。
5.2.1.3收費完畢,收費員填寫《物業(yè)管理委托服務收費臺帳》,作復寫收據(jù),將錢或支票交與財務部。
5.2.1.4完成上述程序后,收費員將程序中涉及的文件移交物業(yè)管理員,物業(yè)管理員審核后歸檔。
5.2.2“五費”的收取:
5.2.2.1“五費”是指冷水費、熱水費、燃氣費、電費、電話費。收費員每月或每兩月向住戶收取。
5.2.2.2收費員接到市政部門送來的水、電、氣費交納通知單后,將費用、表數(shù)分別填寫到《五費統(tǒng)收(單元)記錄》表上。
5.2.2.3收單后第二天開始,物業(yè)管理員下戶查表,準確記錄各表示數(shù),將數(shù)據(jù)計入《五費統(tǒng)收(分戶)記錄》。
5.2.2.4收單后第四天,收費員在小區(qū)大門宣傳欄和單元防盜門右上角張貼交費通知。
5.2.2.5住戶交費時,收費員向住戶出示《五費統(tǒng)收(分戶)記錄》,住戶確認后,向住戶收取費用,并開據(jù)收據(jù)。過程中實行服務規(guī)范用語。
5.2.2.6收費后收費員將錢和支票填寫復寫收據(jù)后交與財務部。
5.2.3車輛的收費:
5.2.3.1每年不定期向車主收取車輛有關費用,收費員嚴格按照《車輛通行停放收費規(guī)定》收費。
5.2.3.2當車主通行證、停車證即將到期時,保安服務部車輛管理員應通知車主交費。
5.2.3.3車主到保安服務部交費時,保安服務部記清車主姓名、住址、車牌號,將收取的費用及時交給經(jīng)營管理部收費員。
5.2.3.4收費員核準后,填寫收據(jù),錢或支票交與財務部。
5.2.4有償服務收費:
5.2.4.1住戶申請有償服務時,物業(yè)管理員如實填寫《有償服務派工單》,并轉(zhuǎn)交有關部門執(zhí)行。
5.2.4.2工作人員完工后,將派工單由住戶簽完字后交回收費員,由收費員通知住戶交費,并填寫《有償服務收費臺帳》。
5.3收費標準調(diào)整:
5.3.1收費員應嚴格按照各項收費標準收費,不收無標準的費、不收無批示的費。
5.3.2當政府對某項收費標準調(diào)整時,經(jīng)營管理部主任將政府的文件和本小區(qū)調(diào)整的范圍上報公司審批,無需物業(yè)管理委員會批準,若公司對內(nèi)部自定的收費標準調(diào)整時,應上報公司審批后,經(jīng)物業(yè)管理委員會通過后才能執(zhí)行。
5.3.3審批和通過后的標準,經(jīng)營管理部主任組織管理員、收費員學習調(diào)整收費的文件和本小區(qū)實行新收費標準的測算方法,以便工作人員向住戶解釋。
5.3.4收費員及時將調(diào)整費用的通知在宣欄中通告住戶
,物業(yè)管理員將審批文件的復印件給綜合辦公室保存。
5.3.5在質(zhì)量體系運行前已執(zhí)行的收費標準,在質(zhì)量體系運行中未作調(diào)整的不執(zhí)行本章程序。
5.4收費報表的制定:
5.4.1收費員根據(jù)各項收費記錄表,將各項費用匯總,每月最后一個工作日填寫月《物業(yè)管理服務費匯總表》,每年十二月最后一個工作日填寫年度《物業(yè)管理服務費匯總表》。
5.4.2上述報表需收費員填寫,物業(yè)管理員核準,經(jīng)營管理部主任
審核。
5.5催繳費用:
5.5.1住戶逾期未交納物業(yè)管理服務各項費用,由收費員發(fā)出《費用催繳通知單》,限期交付。
5.5.2《費用收繳通知單》發(fā)出后,過期不交又無正當理由的,物業(yè)管理員和收費員應登門征徇住戶意見,做其工作直到住戶交費為止。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《物業(yè)管理服務費收費計劃》 ej-qr-qp4.13-01
6.2《交費通知》 ej-qr-qp4.13-02
6.3《物業(yè)管理委托服務收費表》 ej-qr-qp4.13-03
6.4《物業(yè)管理委托服務費臺帳》 ej-qr-qp4.13-04
6.5《五費統(tǒng)收(分戶)記錄》 ej-qr-qp4.13-05
6.6《五費統(tǒng)收(單元)記錄》 ej-qr-qp4.13-06
6.7《物業(yè)管理服務費匯總表》 ej-qr-qp4.13-07
6.8《五費統(tǒng)收臺帳》 ej-qr-qp4.13-08
6.9《費用催繳通知單》 ej-qr-qp4.13-09
6.10《有償服務派工單》ej-qr-qp4.13-10
6.11《有償服務費臺帳》ej-qr-qp4.13-11
6.12《機動車車位登記表》ej-qr-qp4.8-01
6.13《費用調(diào)整的請示》無固定格式
6.14《車輛通行、停放收費規(guī)定》ej-wi-qp4.13-01
6.15《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》ej-wi-qp8.1-01
第2篇 物業(yè)iso9000社區(qū)文化活動管理程序
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej-qp4.12社區(qū)文化活動頁碼: 1/3
1.目的:
增進住戶與住戶之間、住戶與物業(yè)職工之間的友誼,活躍生活氣氛,使住戶更好地了解、支持公司的物業(yè)管理工作。
2.適用范圍:
適用于各部門配合綜合辦公室組織住戶開展社區(qū)文化建設工作。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.9章
3.2 iso9002標準第4.9章
4.職責:
4.1綜合辦公室每年組織小區(qū)活動不少于一次,并制定《社區(qū)文化活動工作計劃》。
4.2承辦部門根據(jù)《社區(qū)文化活動工作計劃》,承辦本部門負責實施的社區(qū)文化活動工作。
4.3管理者副代表檢查、督促社區(qū)文化活動的實施過程。
5.工作程序:
5.1制訂計劃:
5.1.1綜合辦公室主任與小區(qū)家委會根據(jù)社會熱點和住戶關心的話題,每年度組織小區(qū)活動不少于一次,活動前制定《社區(qū)文化活動工作計劃》(以下簡稱計劃)。
5.1.2承辦部門根據(jù)活動計劃,討論計劃可行性,并提交《社區(qū)文化活動可行性報告》,并修改計劃。
5.1.3綜合辦公室主任匯集《社區(qū)文化活動可行性報告》和修改后的計劃,提交公司副總經(jīng)理審批,批準后方可實施。
5.2實施計劃:
5.2.1各部門根據(jù)審批后的計劃,制定本部門所承辦《社區(qū)文化活動實施安排》,報管理者副代表審批。
5.2.2活動開展前兩周,物業(yè)管理員做好活動內(nèi)容的宣傳工作;家委會做好參加活動住戶的報名工作;承辦部門做好活動所需器材、錢、物的準備工作和活動現(xiàn)場布置工作。
5.2.3活動開始前兩小時,承辦部門負責人根據(jù)《社區(qū)文化活動實施安排》安排、檢查各工作人員到位情況,所需設備安置情況。
5.2.4活動開展中,承辦部門負責人協(xié)調(diào)各活動點的工作,遇到特殊情況及時處理。
5.2.5活動開展后,承辦部門組織住戶有序撤離,保安服務部負責現(xiàn)場清理工作。
5.2.6承辦部門做好社區(qū)文化活動的文字、照片、音像的記錄工作。
5.3活動總結:
5.3.1活動結束的兩日內(nèi),由管理者副代表召開本次活動總結會,各部門負責人、家委會主任、住戶代表參加。
5.3.2承辦部門主任根據(jù)本次活動計劃、記錄,做好總結。
5.3.3各部門負責人討論總結內(nèi)容,提出應注意事項和應改進方面,記入《社區(qū)文化活動總結表》。
5.3.4管理者代表在總結表簽署意見后,由綜合辦公室歸檔收存。本次活動結束。
5.4社區(qū)文化建設的常規(guī)設置:
5.4.1建立《需重點照顧居民情況表》,隨時為他們提供各種服務。
5.4.2遇國家法定節(jié)日,按照《社區(qū)文化建設常規(guī)設置表》安排各項活動,不執(zhí)行本程序,只填寫《社區(qū)文化活動記錄表》。
5.4.3發(fā)生在小區(qū)的大事做好記錄。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《社區(qū)文化活動工作計劃》 ej-qr-qp4.12-01
6.2《社區(qū)文化活動可行性報告》 ej-qr-qp4.12-02
6.3《社區(qū)文化活動實施安排》 ej-qr-qp4.12-03
6.4《社區(qū)文化活動記錄表》 ej-qr-qp4.12-04
6.5《社區(qū)文化活動總結表》 ej-qr-qp4.12-05
6.10《大事記錄表》ej-qr-qp4.12-06
6.7《需重點照顧居民情況表》 ej-qr-qp4.12-07
6
.8《提供為重點照顧居民服務記錄表》ej-qr-qp4.12-08
第3篇 物業(yè)iso9000物業(yè)的入住管理程序
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej-qp 3.1 物業(yè)的入住管理 頁碼: 1/3
1.目的:
使管理人員明確住戶入住的工作步驟,準確無誤地辦理手續(xù),確保住戶及時順利有序地入住。
2.適用范圍:
適用于經(jīng)營管理部辦理住戶入住手續(xù)(包括產(chǎn)權人或單位變更的入住)。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.8、4.9、4.10章
3.2 iso9002第4.8、4.9、4.10章
4.職責:
4.1經(jīng)營管理部主任根據(jù)工程維修部對房屋接管驗收情況安排入住工作。
4.2物業(yè)管理員準備各種文件資料為住戶辦理進住手續(xù)。
4.3收費員根據(jù)工作內(nèi)容準備各種收費文件向住戶收取物業(yè)管理費用。
4.4看房員根據(jù)工作內(nèi)容準備每套房鑰匙。
5.工作程序:
5.1入住前工作:
5.1.1經(jīng)營管理部主任接到副總經(jīng)理的可辦理入住通知后,召集本部工作人員與工程維修部召開聯(lián)合會議,了解房屋現(xiàn)狀,包括施工遺留問題、正在整改部位及待整改內(nèi)容詳見《整改通知書》,并索取“房屋平面圖”及“小區(qū)平面圖”。
5. 1.2經(jīng)營管理部主任與物業(yè)管理員到開發(fā)營銷部門了解房屋產(chǎn)權歸屬,并索要《房屋分配單》樣票。
5.1.3經(jīng)營管理部主任帶領本部門人員到入住現(xiàn)場考察。確認管理用房,熟悉棟號。
5.1.4經(jīng)營管理部主任,根據(jù)了解的情況,安排本部門工作人員,各工作人員準備入住手續(xù)所用的各類資料、表格。
5.1.5在綜合辦公室配合下,布置管理用房,張貼辦公指引標識及歡迎住戶入住等標語。
5.1.6零星入住的住戶由經(jīng)營管理部看房員負責接待。
5.2入住手續(xù):
5.2.1住戶持《房屋分配單》來辦理手續(xù)時,物業(yè)管理員向住戶索取《房屋分配單》、購房合同正本、購房結算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購房合同上的房屋面積、房號是否一致。通過購房結算清單檢查房屋設施費用是否交清,確認后將購房合同正本退還住戶。
5.2.2確認上述程序后,物業(yè)管理員在《房屋分配單登記表》上進行登記,向住戶發(fā)放《住戶須知》,當場請住戶填寫《住戶登記表》,并檢查填寫內(nèi)容與身份證、戶口本是否一致。
5.2.3物業(yè)管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領住戶對房屋設施狀況、設備、數(shù)量進行清點,對鑰匙逐一試用,并檢查熱水、冷水、電表、燃氣表底數(shù),一并填入《房屋設備明細表》。
5.2.4住戶執(zhí)行5.2.3程序時,收費員將住戶姓名、房號、面積請綜合辦公室人員輸入電腦,打印出《物業(yè)管理委托服務收費表》,并核對表上金額;物業(yè)管理員填寫《物業(yè)管理委托合同》。
5.2.5住戶完成5.2.3程序后,收費員向住戶收取費用,并開具票據(jù),再將收費表蓋章后移交物業(yè)管理員。
5.2.6物業(yè)管理員收齊《房屋分配單》、《購房結算清單》、《住戶登記表》、《房屋設備明細表》、《物業(yè)管理委托服務收費表》,核實無誤后,與住戶簽訂《物業(yè)管理委托合同》。
5.2.7合同簽定后,物業(yè)管理員通知看房員將住戶鑰匙如數(shù)交與住戶,并請住戶在《房屋設備明細表》上簽字。
5.2.8如住戶要裝修由物業(yè)管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情況,接洽裝修之事。
5.2.9完成上述程序后,物業(yè)管理員及時將住戶資料建檔歸案,并綜合辦公室輸入電腦?！段飿I(yè)管理委托合同》一份存在經(jīng)營管理部,另一份由收費員與所收費用一起交予財務部。
5.3房屋產(chǎn)權單位(人)更改(買賣)后的入住手續(xù)執(zhí)行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配單》應調(diào)整為《產(chǎn)權證書》。
5.4對于在iso9002質(zhì)量保證體系運行前已入住的住戶,物業(yè)管理員應保留其原有的文件。
5.5在執(zhí)行本程序全過程中,工作人員言行應執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。
5.6在iso9002質(zhì)量保證體
系運行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運行后簽定的合同名稱為《物業(yè)管理委托合同》。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《住戶登記表》ej-qr-qp3.1-01
6.2《房屋分配單登記表》ej-qr-qp3.1-02
6.3《房屋設備明細表》ej-qr-qp3.1-03
6.4《物業(yè)管理委托服務收費表》ej-qr-qp4.13-03
6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》ej-wi-qp8.1-01`
6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》ej-wi-qp8.1-02
6.7《整改通知書》ej-qr-qp4.9-05
6.8《住戶須知》
第4篇 物業(yè)iso9000住戶裝修管理程序
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej-qp4.9 住戶裝修管理 頁碼: 1/3
1.目的:
對小區(qū)住戶裝修管理實施控制,確保建筑物結構安全,外觀統(tǒng)一,使住戶合理、安全使用。
2.適用范圍:
適用于公司有關部門對小區(qū)住戶裝修管理。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.10、4.13章
3.2 iso9002標準第4.9、4.10、4.13章
4.職責:
4.1工程維修部負責裝修管理中有關項目的審查,施工責任書的簽署,施工監(jiān)督管理和驗收。
4.2保安服務部負責施工人員施工證的簽發(fā)和安全查檢。
4.3經(jīng)營管理部負責向裝修住戶收取各種規(guī)定的費用和退還裝修押金。
5.工作程序:
5.1裝修申請:
5.1.1新住戶在辦妥入住手續(xù)后,即可辦理裝修申請,老住戶需要重新裝修,可直接到工程維修部辦理裝修申請。
5.1.2 裝修住戶向工程維修部提出裝修申請,由工程維修部發(fā)放《裝修申請表》、《裝修工程施工質(zhì)量管理責任書》和《裝修工程施工治安衛(wèi)生責任書》。
5.2裝修審批:
5.2.1工程維修部負責查驗施工隊裝修資質(zhì)認證書和營業(yè)執(zhí)照,審查裝修項目,內(nèi)容及安全措施。并與施工隊簽定《裝修工程施工質(zhì)量管理責任書》和《裝修工程施工治安衛(wèi)生責任書》。
5.2.2工程維修部審查項目,簽定責任書后,開據(jù)施工許可證。
5.3繳費:
5.3.1經(jīng)營管理部憑許可證,按責任書中規(guī)定收費標準,收取裝修管理
費和裝修押金,出具發(fā)票和收據(jù),并在施工許可證上加蓋財務章。
5.3.2遇特殊情況,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準,方可免交有關裝修管理費或押金。
5.4裝修監(jiān)督:
5.4.1保安服務部憑加蓋財務章的施工許可證,辦理施工人員出入證,保安人員負責實施現(xiàn)場查驗。
5.4.2裝修材料、工具、車輛進入小區(qū)按保安服務部車輛管理規(guī)定執(zhí)行。
5.4.3工程維修部有關人員負責裝修中的結構安全, 文明施工, 垃圾清運, 用電, 用水和空調(diào)安裝的監(jiān)督管理, 要求每天巡查一次。
5.5違章處理:
5.5.1裝修巡查中發(fā)現(xiàn)違反責任書中有關條款,視違章程度,簽發(fā)《整改通知書》并送交住戶和施工隊認可簽字,施工隊根據(jù)《整改通知書》內(nèi)容,及時進行整改,需要罰款的,施工隊需及時向經(jīng)營管理部交清罰款,領取罰款收據(jù),否則,責令其停止裝修。
5.6 裝修驗收:
5.6.1 裝修工程完工后,施工單位及時通知工程維修部安排裝修驗收。
5.6.2 工程維修部有關人員匯同住戶和施工單位一起參與驗收,驗收合格后,由三方在《裝修工程驗收情況表》上簽字認可,達不到合格要求的項目,由施工隊繼續(xù)整改,直至驗收合格,《裝修工程驗收情況表》簽字后由工程維修部較交經(jīng)營管理部存入住戶戶檔。
5.7退還押金
5.7.1經(jīng)過半年后,施工隊憑據(jù)押金收據(jù)和驗收單(由工程維修部和住戶經(jīng)半年使用情況驗證,簽字確認合格)到經(jīng)營管理部辦理退還押金。
5.7.2使用中出現(xiàn)問題住戶及時通知施工隊,進行返修,直至合格。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《裝修申請表》 ej-qr-qp4.9-01
6.2《裝修工程施工質(zhì)量管理責任書》 ej-qr-qp4.9-02
6.3《裝修工程施工治安衛(wèi)生責任書》 ej-qr-
qp4.9-03
6.4《裝修工程驗收情況表》 ej-qr-qp4.9-04
6.5《整改通知書》 ej-qr-qp4.9-05
第5篇 物業(yè)iso9000物業(yè)管理質(zhì)量檢查程序
公 司 程 序 文 件 版號: a
修改號: 0
ej-qp9.1 物業(yè)管理質(zhì)量檢查 頁碼: 1/2
1.目的:
對物業(yè)管理質(zhì)量檢查實施控制,確保公司內(nèi)部各項檢查工作順利進行,達到物業(yè)管理目標。
2.適用范圍:
適用于小區(qū)各項物業(yè)管理項目的質(zhì)量檢查。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.10 4.14章
3.2 iso9002標準第4.10 4.14章
4.職責:
4.1副總經(jīng)理授權管理者副代表成立質(zhì)量檢查小組,負責檢查工作。
4.2質(zhì)量檢查小組負責檢查日常工作及有關計劃統(tǒng)計工作。
4.3經(jīng)營管理部負責提供有關的資料和檢查配合工作。
5.工作程序:
5.1準備工作:
5.1.1公司物業(yè)管理質(zhì)量聯(lián)檢每三個月進行一次,檢查的依據(jù)是《全國城市物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標評分細則》。
5.1.2綜合辦公室制定《物業(yè)管理質(zhì)量檢查計劃》,并通知檢查小組的成員和有關部門。
5.2現(xiàn)場檢查:
5.2.1檢查小組根據(jù)檢查標準計劃的安排,現(xiàn)場檢查清潔衛(wèi)生、綠化、建筑物、消防設備、公共設備管理及員工工作情況。
5.2.2檢查小組將檢查結果詳細記錄,形成《現(xiàn)場檢查記錄表》。
5.3住戶意見征詢:
5.3.1小區(qū)住戶抽查5-10戶,對公司各項服務進行評價,檢查投訴是否得到恰當?shù)奶幚怼?/p>
5.3.2檢查小組對住戶意見征詢及其涉及到的部門如實記載形成《走/回訪住戶記錄表》。
5.4檢查總結:
5.4.1在公司物業(yè)管理質(zhì)量聯(lián)檢全部結束之后,應召開質(zhì)量檢查小組
會,對住戶意見征詢情況、現(xiàn)場檢查的結果進行討論,并形成《物業(yè)管理質(zhì)量檢查報告》。
5.4.2副總經(jīng)理批準后的《物業(yè)管理質(zhì)量檢查報告》作為評定物業(yè)管理服務工作的依據(jù),并對檢查中存在的問題由檢查小組向責任部門發(fā)出《整改通知書》,并進行跟蹤檢查。
5.4.3對于重大問題或潛在的不合格,副總經(jīng)理組織采取糾正預防措施,具體步驟參見ej-qp10.1。
6.支持文件與質(zhì)量記錄:
6.1《全國城市物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標評分細則》
6.2《物業(yè)管理質(zhì)量檢查計劃》ej-qr-qp9.1-01
6.3《現(xiàn)場檢查記錄表》ej-qr-qp9.1-02
6.4《物業(yè)管理質(zhì)量檢查報告》ej-qr-qp9.1-03
6.5《整改通知書》ej-qr-qp4.9-05
6.6《走/回訪住戶記錄表》 ej-qr-qp9.4-02
第6篇 物業(yè)iso9000信件收發(fā)管理程序
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej -qp4.15信件收發(fā)管理 頁碼: 1/2
1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章
3.2 iso9002標準第4.9、4.13章
4.職責:
收發(fā)員負責每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。
5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認后,收發(fā)員應及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01
第7篇 物業(yè)iso9000物業(yè)的驗收管理程序
公 司 程 序 文 件 版號: a
修改號: 0
ej-qp2.1物業(yè)的驗收管理頁碼: 1/3
1.目的:
明確驗收管理的程序,確保物業(yè)的工程驗收得到有效的控制。
2.適用范圍:
適用于公司工程維修部(以下簡稱工程部)對新承接物業(yè)項目工程的驗收。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.7 4.9章
3.2 iso9002標準第4.7 4.9章
4.職責:
4.1公司副總經(jīng)理領導各部門負責人及工程維修部專業(yè)人員組成驗收組。
4.2驗收組負責對公司新承接的物業(yè)項目進行驗收,并負責驗收合格后的交接工作。
4.3驗收組匯同開發(fā)商及施工單位,聯(lián)合對物業(yè)竣工工程及室內(nèi)設備等進行全面系統(tǒng)性的驗收。
4.4對已投入使用的物業(yè)項目,要求委托方出據(jù)工程竣工資料以及設備使用維護、公共設施等配套維修資料,并進行系統(tǒng)檢查。
5.工作程序:
5.1驗收準備:
5.1.1由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持組成物業(yè)工程驗收組。
5.1.2 驗收組對新承接的物業(yè)進行實地考查。
5.1.3 公司與委托方簽署物業(yè)委托管理合同后,按驗收組對物業(yè)工程竣工資料(設計圖紙、設計變更、中間驗收、洽商、建材試驗報告、產(chǎn)品合格證、國家監(jiān)理單位驗收單等)進行驗收。
5.2物業(yè)的預驗收:
5.2.1驗收組分專業(yè)依據(jù)設計圖紙的內(nèi)容及竣工圖,設備清單進行預驗收。
5.2.2 驗收組根據(jù)總公司頒發(fā)的《建筑工程竣工驗收管理規(guī)定》對物業(yè)實物進行系統(tǒng)全面的驗收。對使用時間長,驗收結果差的物業(yè),請建筑質(zhì)量監(jiān)督部門檢查,并出具檢查報告書。
5.2.3對預驗收的單獨設備進行試運轉(zhuǎn)驗收,主要驗收安裝質(zhì)量是否達到設備規(guī)定的技術指標。5.2.4在預驗收中檢查出不符合國家標準的項目,提出《整改通知書》,交施工單位或委托方進行整改。
5.3物業(yè)的驗收:
5.3.1在物業(yè)預驗收《整改通知書》落實后,接到整改單位的通知,驗收組匯同有關部門進行實地驗證,并在《整改通知書》中填寫驗證結果。驗證合格后,進行正式的物業(yè)驗收。
5.3.2對物業(yè)的樓本體實物驗收,要作到實物與設計相符,運行及使用功能與設計相符。
5.3.3對公共設施及室內(nèi)水、電、氣設施進行全面系統(tǒng)驗收,驗收結果填寫在《物業(yè)驗收交接記錄》中。
5.3.4對移交單位移交的設計圖、竣工圖、施工記錄資料,設備資料,竣工合驗單等技術資料進行驗收,并在《竣工資料記錄》和《物業(yè)驗收交接記錄》中登記齊全。
5.4物業(yè)的交接:
5.4.1各專業(yè)人員根據(jù)驗收情況,寫出單項驗收報告。
5.4.2驗收組根據(jù)單項驗收報告,作出綜合性驗收評定,提交副總經(jīng)理審核。
5.4.3公司副總經(jīng)理審核后,由公司授權代表同移交單位進行正式交接。
5.4.4辦理正式交接手續(xù)后,將全部資料分類歸檔,存放在工程檔案室。
5.4.5辦完交接手續(xù)后,由經(jīng)營管理部看房員接管房門鑰匙,并當場驗證。
5.5對于iso9002質(zhì)量體系正式運行之前已驗收的物業(yè),由工程維修部將上述驗收資料,整理并列出清單,交總經(jīng)理或副總經(jīng)理確認后存放工程檔案室。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄
6.1《竣工資料登記表》ej-qr-qp2.1-02
6.2《物業(yè)驗收交接記錄》ej-qr-qp2.1-01
6.3《整改通知書》ej-qr-qp4.9-05
6.4《建筑工程竣工驗收管理規(guī)定》見
