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有哪些
機關公文處理制度是確保行政工作有序進行的關鍵，它涵蓋了從公文的起草、審批、傳遞到歸檔的全過程。主要包括以下幾個方面：
1. 公文格式規(guī)范：規(guī)定了公文的標題、正文、附件、簽署等各個部分的格式要求。
2. 公文流轉程序：明確了公文的擬制、審核、簽發(fā)、分發(fā)、執(zhí)行、反饋等步驟。
3. 公文管理規(guī)則：包括公文的保存期限、保密級別、電子化處理等具體細則。
4. 行政決定程序：涉及決策的提出、討論、表決和公布等環(huán)節(jié)。
內容是什么
這些制度內容旨在提高工作效率，保證信息準確無誤地傳達，防止誤解和延誤。例如，公文格式規(guī)范確保了信息的清晰度，便于閱讀和理解；公文流轉程序則設定了明確的責任分配，保證了決策的科學性和合法性；公文管理規(guī)則旨在保護敏感信息，同時促進檔案的有效管理和利用；行政決定程序則強化了集體決策的透明度和公正性。
規(guī)范
執(zhí)行這些制度時，應嚴格遵守以下規(guī)范：
1. 嚴格按照公文格式編寫，不得隨意更改。
2. 公文流轉需遵循審批流程，不得越級處理。
3. 對涉及保密的公文，要按照保密等級進行妥善保管。
4. 行政決定需經(jīng)過充分討論和合法程序，避免個人獨斷。
重要性
機關公文處理制度的實施對于維護機關運作的秩序性和合法性至關重要。它不僅提高了工作效率，減少了工作中的失誤，還增強了決策的公正性和公眾對政府的信任。因此，每一位工作人員都應當深入理解和嚴格遵守這些制度，以確保我們的工作能夠高效、準確、有序地進行。
××機關公文處理制度范文
第1篇 ××機關公文處理制度
××機關公文處理制度
第一章 總 則
第一條 為使廳機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據(jù)國家有關規(guī)定，結合廳機關實際，制定本制度。
第二條 廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行，做到準確、及時、安全、保密。
第三條 廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：
（一）依據(jù)國家有關規(guī)定，制定廳機關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度，并負責組織實施；
（二）負責廳機關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；
（三）起草、校核以廳和廳辦公室名義制發(fā)的公文；
（四）負責公文處理中的督促檢查工作；
（五）負責公文處理中的安全保密工作；
（六）對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導，組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓；
（七）負責與公文處理有關的其他工作。
第四條 廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質量。
第五條 廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內各種事務。
第二章 公文種類
第六條 公文必須按國家規(guī)定的文種行文，公文的種類主要是：
（一）命令（令）
適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。
（二）決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
（三）指示
適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。
（四）公告、通告
“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用于批轉下級的公文，轉發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。
（六）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）報告
適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告”）
（八）請示
適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）
（九）批復
適用于答復下級機關的請示事項。
（十）函
適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。（即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”）
（十一）會議記要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。
（一）發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）
（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數(shù)序號。
（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。
（四）發(fā)文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發(fā)文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。
（五）上報公文，應當標明簽發(fā)人姓名，一般標注在發(fā)文字號右側。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名上下排列，排列順序與發(fā)文機關一致。
（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重復用語。
（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。
（八）公文如有附件，
應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。
（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發(fā)文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。
（十）成文時間以領導人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準；電報以發(fā)出日期為準。
（十一）文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。
（十二）公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和印發(fā)時間之上。
第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。
公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標準a4型（297×210）。左側裝釘。
第四章 行文規(guī)則
第九條 湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權范圍內可以獨立對外行文，
上行文：向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。
平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內向不相隸屬單位行文。
第十條 各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。
第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。
第十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。
第十三條 報告中不得夾帶請示事項。
第五章 收文辦理
第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。
第十六條 文件分發(fā)應當根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發(fā)，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。
第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。
第十九條 擬草公文應當做到：
（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。
（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。
（四）轉發(fā)公文應當轉發(fā)文件的責任者和公文標題。
（五）結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。
（六）必須使用國家法定計量單位。
（七）用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。
（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經(jīng)領導人簽署上報。（并附報文稿磁盤）
第二十條 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。
第二十一條 公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發(fā)；經(jīng)授權，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。
第二十二條 審批公文， 主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。
第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。
第二十四條 公文送領導人簽發(fā)之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)
和方針、政策及有關規(guī)定，是否和有關部門協(xié)商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規(guī)定。
第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經(jīng)廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。
第二十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發(fā)室應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發(fā)送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發(fā)室應提供復制件。如轉發(fā)公文，應將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。
第二十八條 廳辦公室應當根據(jù)來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發(fā)送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
除特殊情況外，廳領導不受理未經(jīng)辦公室登記、注批的公文。
第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。
第三十條 經(jīng)廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發(fā)室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。
第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室并說明理由。
第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。
第三十三條 公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。
第六章 發(fā)文處理
第三十四條 凡以本廳名義和廳辦公室名義制發(fā)的公文筆調，首頁均應用《湖南省交通廳發(fā)文稿紙》。文稿制作后，由主辦單位負責人簽字后經(jīng)有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經(jīng)辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發(fā)。
第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數(shù)量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。
第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規(guī)范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。
第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協(xié)助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：
（一）報批程序是否符合規(guī)定；
（二）是否確需行文；
（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；
（四）涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見，履行了會簽手續(xù)；
（五）所提措施和辦法是否切實可行；
（六）人名、地名、時間、數(shù)字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種、公文格式是否符合有關規(guī)定。
核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業(yè)務，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴格把關，防止失誤和疏漏。
第三十八條 對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領導審定。經(jīng)領導批準不予行文的，應終止核稿。
第三十九條 文稿如需作較大修改，應與起草單位協(xié)商或請其修改。
第四十條 文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱并簽發(fā)，最后送機要室編寫文號。
轉發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā)，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統(tǒng)對口業(yè)務部門發(fā)函，一般由處室、部門負責人簽發(fā)，重要的經(jīng)主管廳領導同意后簽發(fā)。
第四十一條 凡與外單位聯(lián)合行文的，應由其他單位簽發(fā)后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業(yè)務為主的，編我廳文號；業(yè)務以其他單位為主的，由其他單位編文號。
第四十二條 文稿印發(fā)后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。
第四十三條 凡本廳產(chǎn)生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室（送）寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。
文
印 事 務
第四十四條 廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業(yè)務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料，須經(jīng)廳辦公室負責人同意。
第四十五條 打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數(shù)量，統(tǒng)籌安排后，交打字室、復印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質量上的問題，各處室、部門亦應告知辦公室處理，一般不直接同打字室、復印室聯(lián)系。
第四十六條 打字室、復印室應熱情為機關服務，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下，對緊急或重要公文應在規(guī)定的時間內打印完畢。送印件集中時，應按照輕重緩急，抓緊處理。
第四十七條 復印室應堅持定時開機復印。非急件，每天上午11：00―12：00，下午4：30―5：30，急件經(jīng)辦公室負責人同意，隨到隨印。
第四十八條 厲行節(jié)約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料，打字室、復印室應杜絕浪費，熟練掌握速印、復印技巧，嚴格按核定數(shù)量印制公文。
第四十九條 廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。
第2篇 機關公文處理制度
××機關公文處理制度
××機關公文處理制度
第一章總 則
第一條為使廳機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量,根據(jù)國家有關規(guī)定,結合廳機關實際,制定本制度。
第二條廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則,嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行,做到準確、及時、安全、保密。
第三條廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作,主要任務是:
(一)依據(jù)國家有關規(guī)定,制定廳機關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度,并負責組織實施;
(二)負責廳機關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作;
(三)起草、校核以廳和廳辦公室名義制發(fā)的公文;
(四)負責公文處理中的督促檢查工作;
(五)負責公文處理中的安全保密工作;
(六)對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導,組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓;
(七)負責與公文處理有關的其他工作。
第四條廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質,工作積極,作風嚴謹,遵守紀律,恪盡職守,刻苦鉆研,樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段,努力提高工作效率和質量。
第五條廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則,行政公文不得對黨的組織作指示,不處理黨內各種事務。
第二章公文種類
第六條公文必須按國家規(guī)定的文種行文,公文的種類主要是:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。
(二)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
(三)指示
適用于對下級機關布置工作,闡明工作活動的原則。
(四)公告、通告
“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于批轉下級的公文,轉發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。(凡請上級機關指示或者批復的公文,不得用“報告”)
(八)請示
適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。(“請示”就是“請示”,不得用“請示報告”)
(九)批復
適用于答復下級機關的請示事項。
(十)函
適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題,向有關主管部門請求批復。(即使是向有關主管部門“請求”批復,也不得用“請示”)
(十一)會議記要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第七條公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。
(一)發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱,主辦機關應當排列在前。(文號應編主辦機關的文號)
(二)秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角,密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內?！敖^密”、“機密”公文應當標明份數(shù)序號。
(三)緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”,標注在首頁右角上,有秘級時,收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內,標明“特急”、“加級”、“平級”。
(四)發(fā)文字號,包括機關代字、年份、序號,不般位于發(fā)文機關之下,橫格線之上正中位置。年份不能簡寫,置于中括號內。聯(lián)合行文,只標明主辦機關發(fā)文字號。
(五)上報公文,應當標明簽發(fā)人姓名,一般標注在發(fā)文字號右側。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名上下排列,排列順序與發(fā)文機關一致。
(六)公文標題,應當準確簡明扼要地概括公文主要內容,一般應當標明發(fā)文機關,并準確標明公文種類,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,批轉公文,標題應當避免使用重復用語。
(七)主送機關,應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱,位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文,如“決定”、“會議記要”等,主送機關可以列在正文之后。
(八)公文如有附件,應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱,如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起,如不能裝訂在一起,應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。
(九)公文會議紀要外,應當加蓋印章,印章端正蓋正成文時間中上方,上沿不壓正文,底邊在成文時間之下。聯(lián)合行文,聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章,印章從左到右排列,排列順序與發(fā)文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的,應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章,可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“(此頁無正文)”。
(十)成文時間以領導人簽發(fā)日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準;電報以發(fā)出日期為準。
(十一)文件應當標注主題詞。上報的文件,應當按照上級機關的要求標注主題詞,主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。
(十二)公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和印發(fā)時間之上。
第八條公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字,正文用3號仿宋體字,每頁19行,每行25個字。
公文用紙一般為16開型(260×184),涉外公文采用國際標準a4型(297×210)。左側裝釘。
第四章行文規(guī)則
第九條湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門,在職權范圍內可以獨立對外行文,
上行文:向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。
平行文:向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作,交辦任務,答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文,廳辦公室可以對外、對下行文,在職權范圍內向不相隸屬單位行文。
第十條各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內可對行文,一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。
第十一條本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。
第十二條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,除領導交辦事項外,“請示”不得直接送領導個人。
第十三條報告中不得夾帶請示事項。
第五章收文辦理
第十四條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第十五條收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文,均應編號登記。
第十六條文件分發(fā)應當根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況,查對清楚,編號登記、封發(fā),機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋,交機要交通部門投送。
第十七條需要辦理的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示,或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
第十八條承辦單位應當抓緊公文辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的,應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。
第十九條擬草公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,要切實可行,并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點符號準確,編幅力求簡短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。
(四)轉發(fā)公文應當轉發(fā)文件的責任者和公文標題。
(五)結構層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。公文結構層次不宜過多。
(六)必須使用國家法定計量單位。
(七)用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
(八)二級單位代廳擬稿,應當按公文格式打印或者用方格紙謄正,經(jīng)領導人簽署上報。(并附報文稿磁盤)
第二十條公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)碼。
第二十一條公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的,必須由正職或主持的副職簽發(fā);經(jīng)授權,有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。
第二十二條審批公文, 主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱,應當視為同意。圈閱要注明時間。
第二十三條草擬、修改和簽批公文,應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。
第二十四條公文送領導人簽發(fā)之前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定,是否和有關部門協(xié)商、會簽,文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規(guī)定。
第二十五條上級行政機關的秘密公文,除絕密和注明不準翻印外,經(jīng)廳領導人或辦公室主任批準,可以翻印、復印,翻印、復印件按機要文件進行管理,密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復,明電密電混用。
第二十六條傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文,必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
第二十七條凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文,廳收發(fā)室應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收文日期一一登記妥善,保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描,錄入微機,發(fā)送至廳辦公室,處室辦理公文所列事項需要該公文時,收發(fā)室應提供復制件。如轉發(fā)公文,應將該公文送至辦文處室,并注明公文去向。
第二十八條廳辦公室應當根據(jù)來文內容和輕重緩急,及時提出擬辦意見送廳領導批示,或者發(fā)送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
除特殊情況外,廳領導不受理未經(jīng)辦公室登記、注批的公文。
第二十九條對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文,由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄,避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外,不應將公文在廳領導之間自行傳遞。
第三十條經(jīng)廳領導批示的公文,或辦公室注請各處室、部門閱處的公文,由收發(fā)室或辦公室秘書送達,各承辦處室、部門要簽收、登記。
第三十一條各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的,應當迅速退回廳辦公室并說明理由。
第三十二條送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文,廳辦公室要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
第三十三條公文辦理后要注意保存,每半年清理一次,交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料,須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。
第六章發(fā)文處理
第三十四條凡以本廳名義和廳辦公室名義制發(fā)的公文筆調,首頁均應用《湖南省交通廳發(fā)文稿紙》。文稿制作后,由主辦單位負責人簽字后經(jīng)有關處室會簽,再送辦公室核稿。未經(jīng)辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發(fā)。
第三十五條行文應確有必要,注重實效,控制數(shù)量,力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項,不行文;會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話,一般不再行文;貫徹上級文件精神,不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。
第三十六條送核文稿應做到符合政策,觀點明確,條理清晰,內容充實,結構嚴謹,表述準確,文風端正,同時要力求文字精煉,用語規(guī)范,格式正確,杜絕形式主義和繁瑣哲學。
第三十七條廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協(xié)助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是:
(一)報批程序是否符合規(guī)定;
(二)是否確需行文;
(三)內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神,是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖,并同現(xiàn)行有關公文相銜接;
(四)涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見,履行了會簽手續(xù);
(五)所提措施和辦法是否切實可行;
(六)人名、地名、時間、數(shù)字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種、公文格式是否符合有關規(guī)定。
核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感,認真學習黨的路線、方針、政策,熟悉本廳業(yè)務,熟練掌握文秘常識,一絲不茍,嚴格把關,防止失誤和疏漏。
第三十八條對確無必要行文的公文文稿,應提出不予行文的建議并說明情況,報分管廳領導審定。經(jīng)領導批準不予行文的,應終止核稿。
第三十九條文稿如需作較大修改,應與起草單位協(xié)商或請其修改。
第四十條文稿由辦公室核稿后,應送分管廳領導審閱并簽發(fā),最后送機要室編寫文號。
轉發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā),各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統(tǒng)對口業(yè)務部門發(fā)函,一般由處室、部門負責人簽發(fā),重要的經(jīng)主管廳領導同意后簽發(fā)。
第四十一條凡與外單位聯(lián)合行文的,應由其他單位簽發(fā)后,再到我廳會簽。會簽時,先由相關處室(部門)提出意見,再由辦公室核稿,然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業(yè)務為主的,編我廳文號;業(yè)務以其他單位為主的,由其他單位編文號。
第四十二條文稿印發(fā)后,應將原稿和正稿一式五份送機要室,由機要室交檔案室存檔。
第四十三條凡本廳產(chǎn)生的公文,印制裝訂蓋章后,由辦文處室(部門)到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室(送)寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達(不通過郵局)。郵寄一般一天一次,急件隨時送寄。
文 印 事 務
第四十四條廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務,原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業(yè)務性材料、簡報等,應由各處室、部門自行打印好后,交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料,須經(jīng)廳辦公室負責人同意。
第四十五條打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務,需印件應先送廳辦公室,由廳辦公室核定印制數(shù)量,統(tǒng)籌安排后,交打字室、復印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質量上的問題,各處室、部門亦應告知辦公室處理,一般不直接同打字室、復印室聯(lián)系。
第四十六條打字室、復印室應熱情為機關服務,準確熟練地掌握和使用公文排印標準,努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下,對緊急或重要公文應在規(guī)定的時間內打印完畢。送印件集中時,應按照輕重緩急,抓緊處理。
第四十七條復印室應堅持定時開機復印。非急件,每天上午11:00―12:00,下午4:30―5:30,急件經(jīng)辦公室負責人同意,隨到隨印。
第四十八條厲行節(jié)約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料,打字室、復印室應杜絕浪費,熟練掌握速印、復印技巧,嚴格按核定數(shù)量印制公文。
第四十九條廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。
第3篇 p糧食局機關公文處理制度
糧食局機關公文處理制度
公文的處理應做到:嚴格遵守公文處理程序,做到規(guī)范統(tǒng)一,努力提高辦文質量,制發(fā)的一切文稿,必須符合國家的法規(guī)和上級的規(guī)定,力求觀點明確、條理清晰、層次分明、用字精煉準確。堅持少而精的原則,注重效用,減少不必要的文件。加強文件管理,加快傳遞速度,遵守保密規(guī)則。
一、分工
公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、油印、立卷和歸檔。各科室指定一名同志兼職,負責本科室有關的公文收發(fā)及科內資料的收集、裝訂和保管。
二、辦交
收文處理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦等程序。
1、登記分辦:凡寄送本局的各種文電信函均由辦公室負責文檔工作的人員統(tǒng)一拆閱,本局人員代表機關外出參加會議帶回的文件,應及時交辦公室統(tǒng)一處理,各科、室直接收接市委、市政府批辦件及上級有關部門的批辦件和有關部門的會辦件,需先交辦公室登記。收到文電信函后,應集中統(tǒng)一在《收文登記薄》上登記,并及時送局領導閱示,送主辦科室閱處,送有關科、室傳閱。所有傳閱文件自領導閱簽之日起,一周內應傳閱完畢,如有急辦的文件而局領導又外出時,可復印即送有關科、室閱處,事后向局領導匯報。
2、批辦。凡局領導有批示的文稿由辦公室按批示要求,送有關科、室辦理,并由科、室負責人在《文件批辦單》上簽字。有關科、室要按批示及文稿要求,認真及時承辦,辦理完畢后應立即將文稿歸還辦公室,重要批示處理結束后,要及時向局領導匯報結果。
3、承辦。局領導批辦的文稿,各科室承辦結束后,及時送辦公室歸檔。
4、催辦。凡是局領導批辦給各科、室承辦的公文,辦公室要及時檢查催辦;對緊急公文,應當按要求限時催辦,防止延誤推諉和漏辦。
5、閱讀。要嚴格按照文件閱讀的規(guī)定,根據(jù)局領導的批示,組織傳達或傳閱。各類機密文件,按規(guī)定傳閱后,即由辦公室及時收回保管。傳閱件在各科、室不超過二天,傳閱后及時交回辦公室。對傳閱的文件,各科、室不得擅自保留,如工作需要保留的,經(jīng)領導同意后可復印。因工作需要借閱文件,應向辦公室辦理借閱手續(xù),并限期歸還借閱文件。
三、發(fā)文
1、擬稿。本局各類文檔,根據(jù)工作職責和局領導指示,由有關科、室負責起草。擬寫文件應按《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。文稿一律用局統(tǒng)一的擬稿紙,用蘭黑或黑色墨水鋼筆抄寫清楚,正文可用電腦擬稿。不得使用圓珠筆或紅色、純藍墨水等不符合存檔要求的筆、墨水書寫。
2、核稿。各科、室擬稿后應由科、室負責人核稿簽字,經(jīng)辦公室復核后,送局領導審簽。
文稿在起草、審核、復核的過程中,要把握:是否需要行文;應用哪種文號行文;是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定;提出的意見和辦法是否切實可行;需要與其它相關部門協(xié)商的事項,是否已協(xié)商一致;內容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式是否符合有關規(guī)定。
以本局名義制發(fā)的文件,均由分管領導、局領導會簽后再打印發(fā)文。
3、印發(fā)。經(jīng)審閱簽發(fā)的文稿,由辦公室編號打印。由擬稿人員負責校對,經(jīng)裝訂、分封后,交辦公室發(fā)送。
四、歸檔
公文處理完畢后,由辦公室根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關材料整理好,寫好案卷名稱及目錄,按要求分別歸檔,年終歸檔立卷工作在次年上半年完成。各科、室需統(tǒng)一保管的文件,平時要做好收集立卷工作,并于次年4月底前交辦公室歸檔。沒有歸檔和查檔價值的公文,經(jīng)鑒別和主管領導批準后,可以定期銷毀。
