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第1篇 人事檔案管理規(guī)定范本
人事在公司的作用是很大的,管理著公司大大小小人員的檔案,下面是企業(yè)管理網為大家提供的人事檔案管理規(guī)定,僅供參考。
第一章總則
第一條為加公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條公司及各部門、員工有保護檔案的義務。
第四條檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級保管、分級查閱的原則,進行網絡化管理。
第二章檔案機構及其職責
第五條公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。
第六條檔案工作由公司總經理統(tǒng)一領導,辦公室負責接收,收集、整理、立卷、保管由附件_______指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條辦公室應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章檔案的管理
第八條整理辦法
1.方法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。
2.步驟
a.收集
文書檔案:當年立_______年的卷,并預立當年的卷。
企業(yè)科技檔案類:立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊。
b.整理根據分類和成立時間整理。
c.分類根據下述分類方法分類
d.立卷區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。
第九條過程管理
1.屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作,并在事件結束后或在每季_______月的_______日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據為己有。
2.屬部門保管的檔案:在每季_______月_______日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管者在每年的_______月_______日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
第十條監(jiān)督:辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄,進行定期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條銷毀:須報總經理批準,銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。
第十二條公司檔案的分類及編號:指定資料員經辦公室培訓后,按有關檔案分類及編號要求操作。
第十三條在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按《_______________》處理。
第十四條借閱:因公司需要借閱文檔的,應填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經辦公室核準后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權。
第四章檔案備份制度
第十六條公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。
第十七條各部門應盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,按《_______________》管理。
第十八條備份盤與源盤應分開存放,公司的備份盤應在公司外保存。
第五章處理條例
第十九條有下列行為之一,據情節(jié)輕重,給予_____~_____元扣薪處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案
2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3.涂改、偽造檔案
4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者
5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)
第六章責任
第二十一條本制度適用于偉凡公司各員工各部門。
第二十二條本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室,第一責任人為各部門指定的資料員;第二責任人為資料員所在部門的部門經理。
制度 小學人事管理制度
第2篇 干部人事檔案管理規(guī)定辦法
人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據,它既存儲了組織人力資源信息,又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映,它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程,干部人事檔案管理規(guī)定就是為大家提供的:
最新干部人事檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范管委會系統(tǒng)的人事檔案管理,有效地保護和利用好人事檔案,根據《中華人民共和國檔案法》和有關干部、職工檔案管理規(guī)定,結合管委會實際,特制訂本辦法。
第二條 人事檔案管理工作,必須嚴格貫徹執(zhí)行國家、省、市、有關檔案、保密的法律、法規(guī)和制度,確保人事檔案的完整和安全。
第二章 人事檔案管理范圍
第三條 勞動人事處負責統(tǒng)一管理管委會機關、直屬事業(yè)單位在編干部職工的人事檔案以及所屬企業(yè)領導班子成員(總經理、副總經理、總經理助理、辦公室主任、人事經理、財務經理)的檔案;所屬企業(yè)其他干部職工的人事檔案由各企業(yè)人事部門管理。
嚴禁私自保存檔案。
第四條 干部職工辭職、退職、被辭退、被除名等,其檔案原則上轉至市人才交流服務中心。
第五條 人事檔案管理人員的檔案,由勞動人事處處長指定專人保管。
第六條 干部職工出國不歸、失蹤、死亡后,其檔案由勞動人事處封存。
第三章 人事檔案收集、鑒別和歸檔
第七條 人事檔案要注意收集有關干部職工在工作學習中形成的反映其德、能、勤、績的材料,并及時歸檔,不斷充實檔案內容。
收集歸檔的范圍主要包括:
(一)干部職工調配(復轉軍人安置)、任免、考察、考核等工作中形成的各類人員登記表(如干部履歷表、履歷書、職工登記表等)、任免呈報表(包括上報的考察材料等)、鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料、退(離)休審批表和軍隊復轉軍人審批表;
(二)錄用和聘用干部職工工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部職工合同書、政審(考核)材料、續(xù)聘審批表、解聘辭退材料等;
(三)辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現(xiàn)情況的鑒定材料;
(四)參加中國共產黨地方各級代表大會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會,以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表及當選為委員的簡歷、政績材料;
(五)辦理干部職工工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復材料;
(六)國民教育、成人教育和干部職工培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績表、畢業(yè)登記表、授學位的材料、學歷證明書、培訓結業(yè)成績登記表、學習鑒定材料;
(七)評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術職務任職資格申報表、專業(yè)技術職務考績材料、聘任專業(yè)職務的審批表、套改和晉升專業(yè)職務(職稱)審批表;
(八)更改姓名、民族、年齡、國籍、加入黨派時間,參加工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批復以及所依據的證明材料;
(九)黨團組織建設中形成的材料;
(十)干部、職工審查工作中形成的材料;
(十一)表彰獎勵活動中形成的材料;
(十二)組織上布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定等材料;
(十三)紀律檢查、監(jiān)察和行政管理等工作中形成的處分決定(免予處分的意見)、記過材料、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料、通報批評材料;
(十四)干部職工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著、重大有影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發(fā)表的)等目錄;
(十五)體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘,確定殘廢等級的材料;
(十六)其他可供組織參考的有保存價值的材料。
第八條 對于搜集的材料,必須進行認真的鑒別。
屬于歸檔材料必須符合下列要求:
(一)必須是辦理完畢的正式文件材料,且系原件(復印件不得為憑);
(二)必須完整齊全、真實、文字清楚、對象明確,寫明承辦單位及時間;
(三)必須手續(xù)完備,凡規(guī)定應由組織審查蓋章的,須有組織蓋章;組織鑒定、審查結論(復查結論)、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等,須經本人見面簽字(本人見面后未簽字的由組織注明);任免呈報表(包括上報的考察材料)和錄用聘用審批表,必須注明批準的機關名稱、時間和文號;出國、出境審批表,要注明出國(境)和返回的時間及出國(境)的目的;
(四)檔案材料須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,且須用鋼筆(或毛筆)和碳素墨水(或藍黑墨水)書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第九條 歸檔材料的收集方法和程序:
(一)形成人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內,負責按要求把應歸檔的材料送勞動人事處歸檔,所屬企業(yè)送本企業(yè)人事部門歸檔。
(二) 勞動人事處要經常了解和掌握形成人事檔案材料來源的信息,溝通渠道,建立聯(lián)系制度,及時向形成材料的部門收集應歸檔的材料最新干部人事檔案管理辦法最新干部人事檔案管理辦法。
(三) 勞動人事處發(fā)現(xiàn)送交的歸檔材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送有關材料或補辦有關手續(xù),形成材料的部門應按規(guī)定認真辦理。
(四) 勞動人事處應根據干部職工的人事任免、工資變動通知,及時將其職務變動和工資變動的情況記載入檔案
第四章 人事檔案保管與保護
第十條 對人事檔案,應遵循“安全保密、易于查找”的原則進行嚴密科學的保管。
第十一條 人事檔案的保管與保護由人事檔案管理員負責
要求必須具有較高的政治素質和思想素質,較強的事業(yè)心和責任感,必須是_黨員;同時要求其在工作中能堅持原則,嚴格按照有關檔案管理規(guī)章制度辦事,不擅自向他人提供檔案或泄露檔案內容。
第十二條 人事檔案應放入專用鐵皮卷柜內保管,并注意做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光和防高溫等安全措施最新干部人事檔案管理辦法百科。
同時應保持房間內的清潔和適宜溫、濕度。
第十三條 建立登記和統(tǒng)計制度。
認真做好人事檔案的轉出、轉入、借閱、轉遞、索引登記,每年應全面核對一次人事檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第五章 人事檔案的查閱、借用與轉遞
第3篇 檔案管理規(guī)定國家標準辦法
檔案管理規(guī)定國家標準:檔案立卷管理規(guī)定
一.總則
為了規(guī)范________公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據《________公司檔案分類大綱》要求,結合________公司實際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于________公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。
2.________公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會計檔案類j基本建設類_聲像檔案類w實物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準確判定文件的保管期限,適應新技術應用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來文與復文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內容所針對的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來文件上會生銹的金屬物,用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時正本在前,定稿在后;復文在前,來文在后。
在每頁的右下角(背頁的左下角)編頁碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對紙張產生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規(guī)格的,要按a4紙規(guī)格進行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱,對字跡模糊的文件要進行復制。
4.3在該份文件的正文輸入計算機之前,不宜用乳膠或縫紉機來裝訂(因為會影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時間先后排列,并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號6.1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附圖1),并填寫有關欄目的內容。
6.2檔號章的項目及填寫內容:類別號:文書檔案的類別號為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長久”或“短期”。
年度:該份檔案實際形成的年度,以四位阿拉伯數(shù)字標公元紀年。
機構:不分機構編檔號的單位此欄可不填。
件號:以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號;同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號,件號不得重復。
6.3在每年歸檔工作結束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號后,要按照編號順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號”。
(樣式見附圖3)。
每一個檔案盒內只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內文件備考表。
盒內文件情況說明:主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見附圖4)內容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構、期限、年度等六個基本項目;“目錄盒脊背”(格式見附圖2)項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見附圖5)內容包括:年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說明”的內容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內設機構及主要領導人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見附圖6)應包括以下基本項目:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù),需要時還可增加其它項目,如“文件格式”。
件號:參見6.2。
責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的署名者或發(fā)文機關。
文號:文件的發(fā)文字號。
題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。
原文沒有標題的應當加擬標題,外加“[]”號;原文有標題但不能說明文件內容的,應重擬標題,重擬標題外加“[]”號,附于原標題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號或“-”號,以四位阿拉伯數(shù)據表示公元紀年。
頁數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。
文件格式:指歸檔文件對應的電子文件格式,如:doc、_ls、ppt、jpg、t_t、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應根據實際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時,要收集對應的電子文件,對電子文件進行集中統(tǒng)一保管,并建立相應的移交電子文件簽名確認制度,以確保電子文件的真實。
9.2圖書檔案中心要采取適當措施,確保機讀目錄和電子文件的安全,要及時用光盤或磁帶機等進行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡稱中心)設計的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數(shù)據傳送到中心的檔案數(shù)據庫服務器,中心為每個單位建立一個單獨的數(shù)據庫以確保數(shù)據的保密性。
另外中心應定期對各單位的檔案數(shù)據進行匯總。
9.4處理電子文件,應使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、_ls、mdb、ppt、jpg、t_t、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計算機進行全文查閱,要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。
檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數(shù)據庫,同時會在本機的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數(shù)據庫副本供查閱,另一套數(shù)據封存且不得外借。
第4篇 某高中檔案管理工作規(guī)定
高級中學檔案管理工作規(guī)定
第一章總則
第一條 為做好本校的文書、教學、會計、設備、基建、照像、聲像檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等工作,根據《中華人民共和國檔案法》等有關規(guī)定,特制定本制度。
第二條 本校檔案工作在黨總支、校長辦公室領導下,由分管校長牽頭,由校長辦公室具體負責,組織全校各部門專(兼)職檔案管理人員收集本校教育、教學、教育科研、文體、黨政工團組織等活動以及校辦廠經營業(yè)務中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料,按時整理、立卷、歸檔、實行集中統(tǒng)一管理。
第三條 應把本校教育教學等活動中形成材料的積累、整理、歸檔列入各部門管理程序,列入各部門職責范圍,列入各級領導和職能人員崗位責任制。
第二章各級領導的檔案管理工作職責
第四條 校長的檔案管理工作職責
1、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和有關檔案工作規(guī)定,應將本校檔案工作納入領導議事日程,納入學校工作計劃,納入學校管理,從規(guī)劃上和計劃上保證本校檔案工作正常進行。
2、經常教育干部和教職工按時把應立卷歸檔的文件材料完整地交給有關部門,集中保管,不得據為已有或散失。
3、在學校經費允許的條件下,配置必要的設備,確保檔案完整安全,逐步采用先進技術,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
4、安排適當?shù)膶Ｂ毣蚣媛殭n案管理人員負責檔案工作,并教育他們熱愛檔案工作,關心和妥善解決檔案工作中存在的困難和問題,對本校檔案管理成績顯著者給予獎勵,對造成損失者,按情節(jié)給予處分。
第五條 分管檔案工作的校長職責
1、領導全校檔案工作,對本校檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調,統(tǒng)一制度,以適應教育事業(yè)發(fā)展的需要。
2、組織學習和貫徹黨和國家關于檔案工作的法規(guī)、政策,提高干部和教職工的檔案意識,對應歸檔的文件材料及時交給有關部門和有關同志,以免散失。
3、主持召開校檔案工作會議,并經常檢查督促各部門檔案管理工作的開展。
4、負責領導學校檔案室工作,重視開發(fā)檔案信息資源的利用,對檔案管理工作成績顯著者給予獎勵,對造成損失者,按情節(jié)給予處分。
第六條 本校檔案室負責人職責
1、負責本校檔案室的全面工作,直接領導本校的檔案管理日常業(yè)務工作的開展。
2、認真執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度和上級對檔案工作的指示精神,定期或不定期召開檔案管理會議,督促檢查本校檔案工作情況,及時解決檔案工作中存在的問題。
3、負責本校檔案工作各項管理制度的起草、制訂和推行。
第七條 本校檔案室管理人員職責
1、在分管校長、檔案室負責人的領導下,認真學習和貫徹《檔案法》和有關檔案工作的各項規(guī)定,努力提高檔案業(yè)務水平,盡力把檔案工作做好。
2、對本校文書、聲像、業(yè)務、會計、教學、設備、基建等檔案的歸檔工作負責指導、監(jiān)督、接收、整理。接收時應符合文件材料齊全完整、分類立卷正確,劃分期限準確、案卷標題簡明確切、案卷整齊規(guī)范等要求,并履行交接雙方簽字手續(xù)。
3、參加本校重要的教育、教學、科研等有關專業(yè)活動,全面了解文件材料形成的特點和內容。
4、參加本?；üこ炭⒐を炇找约爸匾O備儀器(伍百元以上)的開箱驗收活動,確?？萍紮n案的完整、準確。
5、熟悉本校檔案的來源、用途、種類和存放位置,根據統(tǒng)一的分類編號方法,對歸檔文件材料進行登記、入櫥、保管、統(tǒng)計和提供利用。
6、根據統(tǒng)一規(guī)定的檔案保管期限,參加對已超過保管期限的檔案進行鑒定,做好銷毀清冊,并經檔案室負責人,分管校長審定同意后,上報上級有關部門審批和監(jiān)督銷毀。
7、對檔案要定期清查,保證帳物相符,及時催討借出的檔案,對所保管的檔案數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
8、開發(fā)檔案信息資源,編制必要的目錄、卡片等檢索工具,開展本校檔案編研和為各方面利用提供服務。
9、要加強庫房的防盜、防火、防蟲、防塵、防高溫、防潮等的管理,以維護檔案的安全。
10、協(xié)助領導做好本校檔案的業(yè)務建設,負責對各部門兼職檔案管理人員的業(yè)務指導。第八條各部門兼職檔案管理人員的職責
1、認真學習和貫徹《檔案法》和有關檔案工作的規(guī)章制度。
2、及時收集和保管本部門形成的文件材料,確保材料的完整和安全。
3、負責整理本部門工作活動過程中形成的各種載體的材料,每年三、十月向學校檔案室歸檔移交。
4、做好文件材料的安全保密工作,積極參加檔案業(yè)務活動,接受校檔案室的業(yè)務指導。
第九條 教研組長、年級組長的檔案工作職責
1、學習和了解檔案工作的規(guī)章制度,認識檔案工作的重要性,做好本組內形成的各類有價值材料的上交工作。
2、本組和組內教師的學期計劃、總結、專題報告、論文、公開課教案、試題分析、學生的品德評語、學習成績登記、獎懲材料、會議記錄以及各種統(tǒng)計報表等,不僅自己要自覺交,而且要督促組內教師及時交給教務處檔案管理人員,以免散失。
3、需歸檔的材料,一律用黑色或蘭黑色墨水的鋼筆書寫,用紙要用報告紙、八開或十六開白紙。
第四章檔案管理工作的考核和獎懲
第十條 搞好檔案管理工作是干部和各有關人員的職責,應列入考核的內容。
第十一條 檔案管理工作應列為學校表彰項目之一,對成績顯著者給予獎勵。
第十二條 要用經濟和行政手段來保證應歸檔的材料不散失,將其列為年終加獎項目,對造成損失者,應根據情節(jié)給予一定行政處分。
第五章附則
第十三條 本責任制自二0__年四月一日起執(zhí)行。
第5篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強外商投資企業(yè)(包括中外合資經營企業(yè)、中外合作經營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護企業(yè)的合法權益,根據《中華人民共和國檔案法》和國家有關外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護。企業(yè)承擔保護檔案的義務。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分,是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 外商投資企業(yè)應當加強對其檔案工作的領導,把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負責本企業(yè)的檔案工作。
負責管理檔案的人員應有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權對本級行政區(qū)域內或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和檢查,承擔有關服務工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯(lián)合管理機構形成的文件材料;
3.財務、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;
5.經營管理方面的文件材料;
6.生產技術管理方面的文件材料;
7.產品生產方面的文件材料;
8.儀器、設備方面的文件材料;
9.基本建設方面的文件材料;
10.科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13._黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標準、規(guī)范和國際先進方法,進行科學分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應當有庫房和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務工作。
第十條 外商投資企業(yè)應當根據檔案的實際價值和國家有關規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責,直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權利,應當建立健全并嚴格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經營企業(yè)、中外合作經營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責令關閉的,按照有關機關的決定處理。
4.原企業(yè)根據需要可保存有關檔案的復制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據檔案的價值和數(shù)量,責令賠償;構成犯罪的,應當依法追究當事人的責任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經濟組織或者個人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第6篇 科技公司員工檔案管理規(guī)定
科技公司員工檔案管理規(guī)定
為規(guī)范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規(guī)定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應按照此規(guī)定執(zhí)行。
1員工檔案的調入
1.1公司試用期滿并轉正的合同制員工,需在轉正后一個月內,將本人檔案調入公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶中。
1.2公司合同制員工在辦理檔案轉移手續(xù)時,由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區(qū)人才服務中心提供原單位出具的《同意調出函》,再由中國國際人才開發(fā)中心開出《商調函》,員工持《商調函》回原單位辦理檔案轉移手續(xù)。
1.3員工在辦理檔案轉移手續(xù)時,需同時將社會養(yǎng)老保險等材料轉到公司人力資源部。
1.4根據北京市勞動局的有關規(guī)定,公司合同制員工,爭取能在試用期滿后一個月內,將檔案調入公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶中。
2員工檔案的調出
員工無論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內將檔案調離公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶。
2.1員工無論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個月內辦清離職手續(xù)的,公司依法將員工檔案自動轉出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動科,由此引起的一切爭議由員工本人負責。
2.2員工在辦理完離職手續(xù)后,到人力資源部開具《同意調出函》,員工所在部門出具員工個人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協(xié)議、集體存檔人員解除勞動合同證明信等,到中國國際人才開發(fā)中心辦理轉檔手續(xù),同時辦理《社會養(yǎng)老保險》的轉移手續(xù)。
3.外埠員工檔案及用工管理
3.1根據北京市勞動局和人事局有關規(guī)定,公司人力資源部負責為符合條件的外埠員工辦理相關《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險、北京市戶籍等相關手續(xù)。
3.2除《暫住證》外,其它各項證件、證明或手續(xù)的原件統(tǒng)一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費用由員工本人負擔。
3.3員工無論何種原因離職,各種證件統(tǒng)一由公司按照國家及北京市相關規(guī)定予以處理。
3.4不符合北京市勞動局和人事局有關規(guī)定的外埠員工,公司不予辦理上述各項手續(xù)(含各項保險),公司也不予任何形式的補償。
4 本規(guī)定解釋權屬公司人力資源部。
第7篇 投資項目檔案管理規(guī)定范本
投資項目檔案管理規(guī)定
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業(yè)。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產開發(fā)公司負責建檔和保管,生產經營
性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類
投資項目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據公司檔案現(xiàn)狀,設以下四類檔案,并將各項
目本身作為目:
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項目預報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復;
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產權變更有關文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經營業(yè)績。
第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:
(一)新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進口設備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產權、股權變更有關文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
(十四)歷年經營業(yè)績。
第六條內地投資項目包括的必要文件是:
(一)給政府經濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復印件;
(六)派出負責人的法人授權委托證明書;
(七)會計師事務所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經在內地投資的經營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農業(yè)執(zhí)照復印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
(十七)歷年經營業(yè)績。
第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產負債表及歷年經營業(yè)績;
(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設建檔員負責項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應認真配合其
工作
,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經理
辦公室,并保留二套完整復印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時,建檔員應及時登記文件交付日期、名稱
、原件或復件、交付人,并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經理或執(zhí)委會主任簽字,按性質進行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應的查閱或
借用手續(xù);
(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領導的批準證明。經執(zhí)委
會主任或投資發(fā)展部經理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應持有單位介紹信,經執(zhí)委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復制時,必須經
執(zhí)委主任批準,由建檔員詳細登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應追究其責任。
第十一條由于建檔員的變動或機構的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù)
,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第8篇 員工人事檔案管理規(guī)定(一)
人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一,是檔案工作的重要組成部分,人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄,來看小編為大家整理的關于員工人事檔案管理規(guī)定:
公司人事檔案管理規(guī)定
第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理,依據《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。
第二條 中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負責管理,派專人負責;其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負責管理。
檔案管理人員不能保管本人的檔案。
總裁辦公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實行交叉管理。
第三條 員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。
對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關檔案館移交。
第四條 人事檔案管理員的職責
(一)、保管員工檔案;
(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù);
(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;
(五)、為領導和有關部門提供員工的情況;
(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;
(八)、辦理其它有關事項。
第五條 人事檔案的內容及分類歸檔
(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;
(二)、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;
(三)、本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;
(四)、政治歷史審查及甄別復查材料;
(五)、員工參入黨、團材料;
(六)、獎勵(包括科技和業(yè)務)及各種先進事跡材料;
(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)、處分、取消處分的材料;
(九)、任免、工資、職稱等材料;
(十)、學歷和評定的技能等材料;
(十一)定期考核成績
(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀 一、調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續(xù)前調閱檔案,在其報到一個月內立檔。
對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材 料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。
材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經部門負責人、分管領導批準,并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。
檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。
每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放,編號應與員工編號統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第八條 人事檔案的利用和傳遞 一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應由部門出具證明,由辦公室負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、黨委辦公室、辦公室可不經審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。
如必須借出查閱時,應提交報告,分管領導批準,嚴格履行登記手續(xù)。
六、任何人未經批準,不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務,應在任免職務后一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續(xù),不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經辦人印章。
第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。
接 收檔案后,應將基本檔案資料錄入計算機內。
員工調出,檔案材料轉出時,應從計算機內注銷員工基本檔案情況。
第十條 本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條 本管理細則由公司總裁辦公室負責解釋。
第9篇 國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質量,保證和維護檔案的安全、完整,進一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價值為公司經營管理直接服務的作用,根據《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法,結合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機構和職責
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報行政部備案,如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職,應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應當忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內容。
三 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料,即把好文件“質量關”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應歸檔的資料包括:公司在日常工作和經營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。
4、公司對內進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內部會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關法律文書等文件材料。
8、公司的財務報表、賬本、憑證等。
9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應根據業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應及時將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質量,各相關部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標準為:先大類(行政管理、經營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財務部、項目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的,在維護公司權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值,對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經營管理活動,在較長時間內對本公司工作有查考利用價值,在維護公司權益方面具有憑證性價值的文件材料,應定為長期保管。
7、案卷質量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點,保持文件資料之間的 有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項目驗收年度;其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依次序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
12、有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構、年度、保存期限、編號次序進行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用,定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內須進行定期檢查,防止檔案的變質、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計,統(tǒng)計數(shù)據做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時,應嚴格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負責人對查(借)閱人、查閱檔案內容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應根據申請內容進行查閱,對檔案內容與本身工作無關的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經理批準,秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料,檔案室可提供復印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應及時交還檔案室。嚴禁未經允許私自對檔案資料進行復印和復制。
查(借)閱檔案人員須愛護檔案,不得在文件上作任何標記、標志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經總裁或主管副總裁批準可用于公司內部學習、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案,檔案工作人員應定期整理,進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時,由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經行政部經理會同相關職能部門經理嚴格審查,并編制檔案銷毀清冊,經公司相關系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應將需銷毀檔案在清單一一列明,報行政部經理審核,經總裁或主管副總裁審批后,方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責令限期改正;情節(jié)嚴重的,報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。
1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經批準,私自復印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經總裁或主管副總裁審批,修改時亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2022年10月30日起試實行。
第10篇 某科技公司檔案管理規(guī)定
科技公司檔案管理規(guī)定
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責,各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發(fā)、經營、企業(yè)管理等技術資料、報告等,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均實行集中統(tǒng)一管理,任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的,保存人必須到技術質量部登記,技術質量部保存復印件。
4、以下文件資料應統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理:
(1)公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;
(2)一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
(3)經領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;
(4)上報和外發(fā)文件有上級來文的,要將上級來文一并附后歸檔。
(5)業(yè)務活動中的有關請示報告及公司領導批復,涉及人力資源問題或屬付款性質的,由技術質量部和財務部予以相應處理后,由經辦人整理后,移交人事行政部;
(6)其它重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交技術質量部。
(7)由公司對外簽訂的經濟合同,均保留兩份原件,技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時,技術質量部保存原件,財務部保存復印件并注明原件存放處。
(8)公司名義的收文、發(fā)文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。
5、以下文件資料應統(tǒng)一由各部門歸檔管理:
(1)各部門之間日常收文、發(fā)文由各部門自行保管。
(2)各種傳真函件,由收、發(fā)函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術質量部及各部門應有存放檔案的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
4、根據有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。
(1)技術資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年,有明確規(guī)定的,從其規(guī)定;
(2)文檔性資料,保管5年;
(3)其它資料銷毀時報批執(zhí)行。
5、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
6、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
7、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱技術質量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批準;借閱重要密件,必須經副總經理或總經理批準后,方可借閱。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
第11篇 電力企業(yè)應急預案管理規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范電力企業(yè)應急預案(以下簡稱電力應急預案)管理工作,完善電力應急預案體系,增強電力應急預案的科學性、針對性、實效性,依據《中華人民共和國突發(fā)事件應對法》、《中華人民共和國安全生產法》、《電力監(jiān)管條例》、《生產安全事故應急預案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于電力應急預案的編制、評審、發(fā)布、備案、培訓、演練和修訂等工作。
本辦法所稱電力企業(yè)是指以電力規(guī)劃設計、生產運行、檢修試驗以及電力建設等為主要業(yè)務的企業(yè)和單位。
第三條 電力應急預案管理工作應當遵循分類管理、分級負責、條塊結合、網廠協(xié)調的原則。對涉及國家機密的應急預案,應當嚴格按照國家保密規(guī)定進行管理。
第四條 國家電力監(jiān)管委員會(以下簡稱電監(jiān)會)負責對電力應急預案管理工作進行監(jiān)督和指導。電監(jiān)會派出機構負責對所轄區(qū)域電力應急預案管理工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 電力企業(yè)是電力應急預案管理工作的責任主體,應當按照本辦法的規(guī)定,建立健全電力應急預案管理制度,完善電力應急預案體系,規(guī)范開展應急預案的編制、評審、發(fā)布、備案、培訓、演練、修訂等工作,保障電力應急預案的有效實施。
第二章 預案編制
第六條 電力企業(yè)應當依據有關法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件要求,編制各級各類電力應急預案,并按照“橫向到邊,縱向到底”的原則建立覆蓋全面、上下銜接的電力應急預案體系。電力應急預案體系一般由綜合應急預案、專項應急預案和現(xiàn)場處置方案構成。
第七條 電力企業(yè)應當根據本單位的組織結構、管理模式、生產規(guī)模和風險種類等特點,組織編制企業(yè)綜合應急預案,作為應對各類突發(fā)事件的綜合性文件,從總體上闡述處理事故的應急方針、政策,應急組織結構及相關應急職責,應急行動、措施和保障等基本要求和程序。
第八條 電力企業(yè)應當針對本單位可能發(fā)生的自然災害類、事故災難類、公共衛(wèi)生事件類和社會安全事件類等各類突發(fā)事件,以及不同類別的事故或風險,組織編制相應的專項應急預案,明確具體應急處置程序、應急救援和保障措施。
第九條 電力企業(yè)應當根據生產經營現(xiàn)場的實際情況,針對特定的場所、設備設施和崗位,組織編制相應的現(xiàn)場處置方案,為應對現(xiàn)場典型突發(fā)事件制定具體處置流程和措施。
第十條 電力企業(yè)編制的各類應急預案具體內容應當符合《電力企業(yè)綜合應急預案編制導則(試行)》、《電力企業(yè)專項應急預案編制導則(試行)》和《電力企業(yè)現(xiàn)場處置方案編制導則(試行)》的基本要求。
第十一條 電力企業(yè)應當全面分析本單位的危險因素和事故隱患,客觀評估本單位的應急能力和應急資源。分析評估結果應作為應急預案的編制依據。
第十二條 電力企業(yè)編制的本單位綜合應急預案、專項應急預案和現(xiàn)場處置方案之間應當相互銜接,并與所涉及的其他單位的應急預案相互銜接。
預案評審
第十三條 電力企業(yè)應當按照分級評審的原則對電力應急預案組織評審。
第十四條 預案評審由電力企業(yè)組織有關人員進行。涉及網廠協(xié)調和社會聯(lián)動的應急預案,參加預案評審的人員應當包括應急預案涉及的政府部門、電力監(jiān)管機構和相關單位工作人員以及電力安全生產和應急管理方面的專家。評審意見應當記錄、存檔。
第十五條 預案評審應當注重電力應急預案的實用性、基本要素的完整性、預防措施的針對性、組織體系的科學性、響應程序的操作性、應急保障措施的可行性、應急預案的銜接性等內容。
第十六條 電力應急預案經評審合格后,由電力企業(yè)主要負責人簽署印發(fā)。應急預案印發(fā)文件或單位主要負責人簽署聲明內容及簽字應當作為應急預案批準頁的主要內容。
第三章 預案備案
第十七條 電力企業(yè)應當按照以下規(guī)定將應急預案報電力監(jiān)管機構備案。
(一)電監(jiān)會城市電監(jiān)辦轄區(qū)內的電力企業(yè)向城市電監(jiān)辦備案,未設立城市電監(jiān)辦的省、自治區(qū)、直轄市范圍內的電力企業(yè),直接向所在區(qū)域電監(jiān)局備案。
中國南方電網有限責任公司、國家電網公司所屬區(qū)域電網公司向區(qū)域電監(jiān)局備案。
中央電力企業(yè)、資產跨區(qū)域的電力企業(yè)(集團公司或總部)向電監(jiān)會備案。
(二)需要備案的應急預案包括:綜合應急預案,專項應急預案。專項應急預案應至少包括《電力企業(yè)專項應急預案編制導則(試行)》附錄中電力企業(yè)專項應急預案體系目錄所列內容。
(三)國家有關部門對應急預案備案另有要求的,應當按其規(guī)定執(zhí)行。
第十八條 電力企業(yè)向電力監(jiān)管機構報備應急預案時,應當提交以下材料:
應急預案備案申請表;
應急預案評審意見;
應急預案文本目錄;
應急預案電子文檔。
第十九條 電力監(jiān)管機構應當指導、督促檢查電力企業(yè)做好應急預案備案工作,并對電力應急預案的備案情況和備案內容提出審查意見。對予以備案的電力應急預案,應當出具應急預案備案登記表,并建立預案庫登記管理,對于不符合備案要求的電力應急預案,應當說明不予備案的理由。
第四章 預案培訓
第二十條 電力企業(yè)應當每年至少組織一次預案培訓。培訓的主要內容應當包括:本單位的應急預案體系構成、應急組織機構及職責、應急資源保障情況以及針對不同類型突發(fā)事件的預防和處置措施等。
第二十一條 電力監(jiān)管機構應當將應急預案培訓列入電力安全監(jiān)管培訓計劃,組織開展對電力企業(yè)安全生產負責人及應急管理人員的預案培訓工作。
第五章 預案演練
第二十二條 電力企業(yè)應當結合本單位安全生產和應急管理工作實際情況定期組織預案演練,以不斷檢驗和完善應急預案,提高應急管理和應急技能水平。
第二十三條 電力企業(yè)應當制定年度應急預案演練計劃,增強演練的計劃性。根據本單位的事故預防重點,每年應當至少組織一次專項應急預案演練,每半年應當至少組織一次現(xiàn)場處置方案演練。
第二十四條 電力企業(yè)在開展應急演練前,制定演練方案,明確演練目的、演練范圍、演練步驟和保障措施等。
第二十五條 電力企業(yè)在開展應急演練后,應當對應急預案演練進行評估,并針對演練過程中發(fā)現(xiàn)的問題對相關應急預案提出修訂意見。評估和修訂意見應當有書面記錄。
第六章 預案修訂
第二十六條 電力企業(yè)制定的應急預案應當每三年至少修訂一次,預案修訂結果應當詳細記錄。
第二十七條 有下列情形之一的,電力企業(yè)應當及時對應急預案進行相應修訂:
(一)企業(yè)生產規(guī)模發(fā)生較大變化或進行重大技術改造的;
(二)企業(yè)隸屬關系發(fā)生變化的;
(三)周圍環(huán)境發(fā)生變化、形成重大危險源的;
(四)應急指揮體系、主要負責人、相關部門人員或職責已經調整的;
(五)依據的法律、法規(guī)和標準發(fā)生變化的;
(六)應急預案演練、實施或應急預案評估報告提出整改要求的;
(七)電力監(jiān)管機構或有關部門提出要求的。
第二十八條 電力企業(yè)對應急預案進行修訂后,應當及時向電力監(jiān)管機構和有關部門或單位報告修訂情況,并按照有關程序重新備案。
第七章 獎勵與處罰
第二十九條 對于在電力應急預案編制和管理工作中做出顯著成績的單位和人員,電力監(jiān)管機構可以給予表彰和獎勵。
第三十條 電力企業(yè)未按照本辦法規(guī)定實施電力應急預案管理有關工作的,由電力監(jiān)管機構依據有關規(guī)定追究其責任。
第八章 附則
第三十一條 電監(jiān)會派出機構可根據本辦法,制定本轄區(qū)電力應急預案管理實施細則。
第三十二條 《電力應急預案備案申請表》和《電力應急預案備案登記表》由電監(jiān)會統(tǒng)一制定。
第三十三條 核電站涉及核事件的應急預案管理工作不適用于本辦法。
第三十四條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第12篇 管理處檔案管理規(guī)定（2）
管理處檔案管理規(guī)定(二)
1.0對接管物業(yè),管理處應向有關單位索取有關該樓宇房屋建筑、設施設備和物業(yè)相關的各種資料。
2.0樓宇房屋建筑、設施設備和物業(yè)相關的各種資料,由管理處檔案管理員或指定專人負責保管。借閱相關資料,須經管理處主任同意。
3.0樓宇房屋建筑、設施設備因故改建時,管理處應及時將相關技術資料歸檔保存。
4.0資料遺失,管理處應查清原因,并追究相關人員的責任,同時申請復制一份。資料管理員應定期檢查資料保管情況。
5.0業(yè)戶檔案管理。
5.1管理處客戶服務部負責做好業(yè)戶或其他人的基本情況登記工作,填寫《業(yè)主(住戶)基本情況登記表》和相應的資料歸檔。
5.2業(yè)戶辦理入住手續(xù)時,客戶服務部應對業(yè)戶、隨住人員情況進行登記,并記錄聯(lián)系電話。
5.3業(yè)戶搬離小區(qū)樓宇時,應及時在《業(yè)主(住戶)基本情況登記表》上注明搬離時間,存檔保管。
5.4管理處客戶服務部每半年對住戶情況進行一次清理登記。
5.5業(yè)戶的檔案由管理處保存,未經主任許可,任何人不得借閱、查詢。
第13篇 某酒店員工培訓檔案管理規(guī)定
酒店員工培訓檔案管理規(guī)定
1、總則
為將員工的培訓情況及時準確地記入個人培訓檔案,以便準確掌握員工培訓情況,更好地進行監(jiān)督和管理,特制定本規(guī)定。
2、適用范圍
地面服務部所有經過各類培訓的干部、員工。
3、職責
3.1 地面服務部市場業(yè)務部負責員工ⅰ級和ⅱ極培訓檔案的統(tǒng)一管理。
3.2 各單位負責本部門員工ⅲ級培訓檔案的統(tǒng)一管理。
4、培訓檔案管理
培訓檔案是證明員工接受過某種培訓的依據。
4.1 檔案記錄
4.1.1 檔案記錄的內容應包括:培訓時間、地點、內容、課時、考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。
4.1.2 檔案的記錄應及時準確。不需要發(fā)放證書的,應在培訓結束后5日內完成檔案的記錄工作;需要發(fā)放證書的,應在收到證書后5日內完成檔案的記錄工作。
4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內容。
4.2檔案的維護
4.2.1 檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護,維護內容包括:檔案記錄項目、內容、格式的變更情況及資料整理情況。
4.3 檔案的使用
4.3.1應妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應向該部門提出申請,得到其行政正職同意后,方可使用檔案。
4.3.1 檔案資料未經管理職責部門經理批準,不得帶出培訓檔案的保存地點或進行復制。
4.3.2 各培訓檔案管理部門應對員工培訓檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓檔案使用記錄》。
4.4 檔案的保存
4.4.1 員工的培訓檔案應長期保存。
第14篇 學校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
學校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學化管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務,特制定本制度。
一、組織管理
(一)機構設置
1.公司行政辦公室下設檔案室,負責全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負責管理。
2.公司各部門辦公室人員,負責本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國家及學校有關檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計、銷毀、保密、補充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項目和技術引進項目檔案材料的審查、驗收、整理及設備開箱驗收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項工作由幾個部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學習、考察、參加上級機關召開的會議等公務活動,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開會議,由會議主辦部門專人將會議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應做到主動、及時、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機構問題和保管期限進行分類,要求分類準確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時,須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關本單位會議記錄簿及核心機密檔案,須經總經理批準方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內容和用途,總經理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負責人同意,借閱本部門業(yè)務以外的檔案時,須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項,借閱人不得自行轉接他人,不準拆毀、涂改、標記、抽頁、污損、拍照和復印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內容,須經主管領導同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時,要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時,檔案員應逐卷逐頁清點檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁或損壞,必須向當事人當面提出,經雙方核準后,方可履行手續(xù)。
7.證書和獎狀等實物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項目的技術文件材料,一律不準對外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應按專業(yè)特點和文件材料形成規(guī)律進行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴禁折疊,藍圖檔案裝訂成冊。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉爛、蟲蛀、鼠咬等要及時修復,采取補救措施,底圖因年久破損而影響復制質量,應由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內應保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴禁煙火和存放食物,要經常除塵、通風。堅持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。
6.對已到保管期限和失去保管價值的檔案,要按規(guī)定進行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應組織鑒定小組進行鑒定。
7.檔案人員要愛護檔案,不準隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標準的行為,有關部門要嚴肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會同有關部門,對超過保管期限的檔案,依據國家有關規(guī)定和檔案的本身利用查考價值提出存毀意見。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉發(fā)或下發(fā)的各類文件、會議記錄、會議紀要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含__省大學城物業(yè)經營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗收報告等資料。
2.__省大學城物業(yè)經營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負責保管。各部門因辦理公務時需要提供以上證照的原件或復印件時,須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內,做好借用登記。
3.公司員工檔案實行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負責各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關的學校及校外文件,按文件要求進行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領導要對存檔文件進行把關。歸檔應是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準確,有保存價值,有歷史記載性,不重復。認真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時,對本年度涉及公司或本部門相關的學校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進行等級,
第15篇 小區(qū)工程技術檔案管理規(guī)定（3）
小區(qū)工程技術檔案管理規(guī)定(三)
1、在辦公室領導下,檔案員負責管理施工方移交的全部工程技術方面的資料,將文件材料的積累、分類整理和歸檔工作納入工作管理程序,列入相關部門和人員的職責范圍;
2、建立工程技術檔案資料收發(fā)臺帳,加強資料的收發(fā)管理工作;
3、工程技術檔案應按工程項目和單位名稱、配套工程、建檔時間、完檔時間等項目詳細建立;建設周期長的工程,可根據情況階段歸檔;
4、按照國家有關要求對歸檔文件材料實行分類排序、組編檔號等方法進行加工、整理。歸檔文件裝訂整齊、字跡工整、圖樣清晰、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等配以文字說明;
5、及時整理在工程施工中形成的有關材料,及時辦理歸檔手續(xù);如工作變動,需將個人保存的材料及時移交;
6、依據工程特點建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鑒定等管理制度,確保檔案安全;
7、按照總公司有關要求,做好工程檔案管理的登記、借閱、使用工作,并將各類型工程檔案管理的登記結果匯總后報送總公司備案。
