第1篇 公司檔案管理規(guī)定范本
公司檔案管理規(guī)定
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第2篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定12
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負其責(zé)。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?業(yè)務(wù)往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點是有重要保存價值。包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機構(gòu)和崗位職責(zé)
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負責(zé)制。公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負責(zé)公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計算機內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達工作,根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時調(diào)整公司的管理制度;檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對有關(guān)人員的培訓(xùn)。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進行。保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報告,會議紀要。
2、意向書、協(xié)議書、項目申請書,
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報的報告書及批復(fù),
10、有關(guān)部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責(zé)人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。
對每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計登記表,完善借閱制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動工作時,應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準確,積極為一線部門提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時,應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負責(zé)清點核對檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進行。鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報告。
經(jīng)過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)指定兩人負責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎懲
對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書面報告,上報公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第3篇 投資公司檔案管理補充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補充規(guī)定
為進一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準確和及時歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)及時移交辦公室歸檔;財務(wù)合同由計劃財務(wù)部負責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設(shè)項目的檔案工作,應(yīng)做到與項目建設(shè)進程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個月內(nèi),應(yīng)將項目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項目竣工驗收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。
5.項目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個月內(nèi),項目主管需完成資料的補齊完善工作。
6.會計檔案由計劃財務(wù)部負責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負責(zé)原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時限 責(zé)任部門/責(zé)任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財務(wù)合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財務(wù)檔案 財務(wù)合同 每季度末25日前 計劃財務(wù)部
所有會計檔案 每年三月 計劃財務(wù)部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領(lǐng)完成后1個月內(nèi) 項目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告后15天內(nèi) 項目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項目主管
二、檔案利用
(一)公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負責(zé)人審批簽字;重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準同意。
2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴格保密,不準泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴重者追究責(zé)任。
4.必須愛護檔案,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準;如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準,限期歸還,并由檔案管理員負責(zé)跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請表
附件: 檔案借閱查閱申請表
□借閱□查閱
申請人:
檔案名稱:
事由:
時間:
借閱檔案:□原件□復(fù)印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領(lǐng)導(dǎo)審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第4篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定2
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項目部需進行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結(jié)合公司實際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項目部、財務(wù)部
2l公司文件/通知公司、項目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項目部
5l相關(guān)部門文件公司、項目部
6l政策法規(guī)文件公司、項目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項目部
8l業(yè)戶檔案、資料項目部
9l日常工作資料公司、項目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質(zhì)量認證要求記錄),按質(zhì)量認證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財務(wù)日常工作資料項目部財務(wù)
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構(gòu)成:類別號-部門/項目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項目部識別號:gs-公司;gsc-公司財務(wù);gsr-公司人力;gsz-公司綜合計劃;gy-國英項目部;ty-桃園項目部;qsy-清上園項目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項目部合同類檔案,合同檔案盒的排序為03;9l1-ty-05,代表桃園項目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序為05;
2、檔案盒/文件夾內(nèi)文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內(nèi)文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號并填寫《**物業(yè)部門/項目部檔案盒/文件夾明細單》
四、建立檔案盒內(nèi)存檔文件目錄
整理每個檔案盒/文件夾內(nèi)所有文件,分別填入《**物業(yè)部門/項目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時在該文件右上方用筆標(biāo)注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設(shè)專人保管,每類檔案必須明確保管責(zé)任人。
2、檔案的保管須做到標(biāo)識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項目部經(jīng)理確認并經(jīng)過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。
5、重要檔案資料入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責(zé)任。
6、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達到防火、防潮、防蟲、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第5篇 w公司檔案室管理規(guī)定
公司的檔案事關(guān)眾多員工的隱私,需要進行嚴格的管理。下面是小編給大家?guī)淼年P(guān)于公司檔案室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容,歡迎閱讀。
公司檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條為了加強11公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。
第四條11公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章
歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。
題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。
(三)代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章
立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
具體應(yīng)做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任兔文件,有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章
檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。
長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第五章
檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章
檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章
罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進行處理。
對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應(yīng)立即報告。
因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章
附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責(zé)解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準。
公司檔案管理制度匯編
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。
書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時間:
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。
周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案,由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
第6篇 房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來及公司與各協(xié)作單位之間往來的以及公司經(jīng)營 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(jié)(年、月度)、財務(wù)審 計、經(jīng)營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關(guān)活動的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼 職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責(zé)定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分 級管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時,需經(jīng)批準后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會計檔案:會計檔案由財務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、 隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動力安 裝投入使用后一個月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。
2.5 各類報告、方案、內(nèi)部申請批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部 門、財務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜 合檔案室負責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦。
3、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標(biāo)準
1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學(xué)分類,排列編號。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復(fù)合并一起立卷。
4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號標(biāo)準
檔案按職能設(shè)置十個一級類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進行設(shè)置。按問題分類,結(jié)合年度,一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標(biāo)識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯(lián)系和及時、高效提供利用。
根據(jù)檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內(nèi)再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數(shù)。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經(jīng)檔 案管理部門負責(zé)人批準后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準,經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負責(zé)人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全 和保密,嚴禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復(fù)制,必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。
6、檔案歸還時,經(jīng)檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標(biāo)準
檔案入庫前必須經(jīng)過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責(zé),確保檔案安全; 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。
5、檔案室內(nèi)嚴禁放置與檔案無關(guān)物品,嚴禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)
對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關(guān)人員泄露。
3、查閱密級檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準,并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。
4、
銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。
(十)附則
第7篇 傳媒公司檔案管理規(guī)定
廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定
(一)公司的檔案范圍
1、企業(yè)行政文書檔案:包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會議文件;工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。
2、企業(yè)管理檔案:包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案,固定資產(chǎn)及辦公用品名冊,產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3、企業(yè)技術(shù)檔案:包括技術(shù)研究檔案、項目方案、樣片等。
4、企業(yè)會計檔案:包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案:包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。
6、企業(yè)聲像檔案:包括照片、錄音、錄像檔案等。
(二)公司檔案管理體制
1、公司檔案管理機構(gòu):辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。
2、公司指定專人分管公司檔案工作,保管人須維護檔案的完整與安全,并接受必要的培訓(xùn)。
(三)立卷歸檔制度
1、檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料,經(jīng)過挑選,立卷,定期移交各檔案室集中保存。
2、歸檔范圍:凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù),以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3、歸檔時間:辦(理)完畢的文件,按工作階段性進行歸檔:
(1)按年形成的文件,第二年第一季度歸檔。
(2)凡有法律效用的文件材料,簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負責(zé)人留復(fù)印件備查。
(3)凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。
(4)項目、科研課題,鑒定,驗收后,兩個月內(nèi)歸檔。
4、歸檔要求
(1)材料完整齊全。
(2)系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系,并區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。
(3)立卷時,要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷,不得分散。
(4)在進行卷內(nèi)文件排列時,要合理安排文件的先后秩序,按時間先后排列。對于同一事情的同一文件,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進行,比如:正件與附件,應(yīng)正件在前,附件在后等。
(5)由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo),協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù),雙方在移交清冊上簽字。
5、部門歸檔要求
(1)編制立卷項目,將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi),便于次年立卷。
(2)文件按時間順序排列,最近的在最上面。
(3)一個客戶一個立卷,一個項目立一個卷,一個檔案盒。
(4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放,貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。
(5)定時交檔案室:文件量少的,一季交一次,季后第一個月收集。文件量大的,一月交一次。
6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。
7、記錄檔案文件材料目錄須打印,統(tǒng)一用a4紙。
(四)、檔案管理工作
1、檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管:公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。
3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準,方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字。
(五)、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻索引資料。
3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場信息等。
4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。
第8篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強公司的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)****工業(yè)區(qū)、**地產(chǎn)控股的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營和職能活動中形成的,具有保存價值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會議文件、會議記錄或紀要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計算機軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會計檔案由各相關(guān)各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下,總部綜合管理部負責(zé)總部檔案的收集、整理和保管,并指導(dǎo)、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負責(zé)收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負責(zé)各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內(nèi)容。
第二章歸檔責(zé)任和要求
第五條總部及各屬下公司應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,分管領(lǐng)導(dǎo)要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準確。各種文件材料須在規(guī)定時間內(nèi)完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實面貌;
(二)案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照文件的問題、時間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填好案卷封面,編寫卷內(nèi)文件目錄、張?zhí)枴澐直９芷谙?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應(yīng)依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復(fù)印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應(yīng)將底稿隨同印本同時歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應(yīng)同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標(biāo)題、年月日、印章、頁次等標(biāo)志有錯誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應(yīng)在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或采取其他保護措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進行鑒定。鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、工作人員共同進行,經(jīng)過鑒定,對失去使用、保管價值的檔案,必須編制銷毀清冊,經(jīng)負責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應(yīng)使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應(yīng)建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時機構(gòu)因各種原因被撤銷,應(yīng)在撤銷前指定專人,將該機構(gòu)在各項工作活動中形成與收集的具有保存利用價值的文件材料進行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時間內(nèi)向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負責(zé)解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
第9篇 置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項十分重要的基礎(chǔ)工作,是公司的無形資產(chǎn)和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。
3、公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理,相互補充。
4、實行分級管理制;內(nèi)部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;
所有檔案分類管理的'四分'管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準確并確保使用管理過程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍,并按性質(zhì)暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、重要
合同協(xié)議、制度文件、公司簡報等。
2、財務(wù)檔案:包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗資資料、審
計資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計劃、總結(jié)、崗位說明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計報表、登記
臺帳、工作表單、合同協(xié)議,以及相關(guān)收文、簡報、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質(zhì)分為如下:
1、電子檔案:包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊、手冊、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內(nèi)容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程,因此,必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴謹、安全的管理方法,則首先應(yīng)從實際出發(fā)對全部檔案進行科學(xué)合理的分類,對其全程實施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實物檔案:即以其它實物形式保存的全部文檔。
(三)管理責(zé)任分類:
1、分級管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內(nèi)部按一級檔案和二級檔案的管理。
(1)一級檔案:即由各公司指定專人負責(zé)管理的全部原始文檔。
(2)二級檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案,均須由各公司統(tǒng)一編制審定'公司檔案分類目錄'進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級檔案管理程序及說明(如圖示):
2、二級檔案管理程序及說明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說明:(如圖示)
五、職責(zé)分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由檔案總務(wù)負責(zé)。
2、公司財務(wù)檔案由公司財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)。
3、公司檔案/綜合檔案/項目檔案/政策檔案由公司機要室負責(zé)。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負責(zé)。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經(jīng)理負責(zé)。
3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負責(zé);無秘書的由總經(jīng)辦主任負責(zé)。
六、管理要求
(一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:
1、各級負責(zé)人須強化檔案管理觀念,帶頭認真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范,杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。
2、各級負責(zé)人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé),不可推諉。
3、各級負責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理,并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準確,以便存查;時間、作者、落款要明確,以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的'公司檔案分類目錄'和'檔案借調(diào)登記表',按此要求進行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的'檔案分類明細表'供二級檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行'外送文件資料簽冊'。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細表、外送文件資料簽收冊、檔案借調(diào)登記表。
(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機要室負責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負責(zé)人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴格履行保密職責(zé),特別要嚴把制作、復(fù)制關(guān),公司副總以下人員復(fù)印資料,必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙,應(yīng)及時銷毀,禁止重復(fù)使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤,確保文檔安全。
(6)認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查;每年底,公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
第10篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負責(zé)全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)(包括境外機構(gòu))應(yīng)報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對檔案進行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
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總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務(wù)、技術(shù)、設(shè)計等主管部門負責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
上一頁[1][2]
第11篇 x物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
第12篇 國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質(zhì)量,保證和維護檔案的安全、完整,進一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法,結(jié)合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應(yīng)保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報行政部備案,如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職,應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責(zé)及時收集、管理本部門的資料,即把好文件“質(zhì)量關(guān)”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。
4、公司對內(nèi)進行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內(nèi)部會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。
8、公司的財務(wù)報表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關(guān)報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4、公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應(yīng)及時將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質(zhì)量,各相關(guān)部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內(nèi)容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標(biāo)準為:先大類(行政管理、經(jīng)營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財務(wù)部、項目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的,在維護公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價值和文化價值,對公司有長遠利用價值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動,在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值,在維護公司權(quán)益方面具有憑證性價值的文件材料,應(yīng)定為長期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點,保持文件資料之間的 有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項目驗收年度;其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構(gòu)、年度、保存期限、編號次序進行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強檔案的管理和利用,定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進行定期檢查,防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計,統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時,應(yīng)嚴格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負責(zé)人對查(借)閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行查閱,對檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準,秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料,檔案室可提供復(fù)印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應(yīng)及時交還檔案室。嚴禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復(fù)印和復(fù)制。
查(借)閱檔案人員須愛護檔案,不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期整理,進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時,由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴格審查,并編制檔案銷毀清冊,經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明,報行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴重的,報請總裁或主管副總裁對負責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準,私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經(jīng)總裁或主管副總裁審批,修改時亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2023年10月30日起試實行。
第13篇 監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定
建設(shè)監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定
第一章 總則
為建立健全公司檔案工作,規(guī)范檔案管理,更好地為企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益服務(wù),根據(jù)國家有關(guān)法規(guī),結(jié)合公司具體情況,制定本制度。
第一條 公司檔案是指公司在各項經(jīng)營和管理活動中形成的全部檔案總和,包括工程建設(shè)監(jiān)理、工程技術(shù)咨詢、財務(wù)管理、勞動工資、行政管理、董事會等方面形成的檔案資料。
第二條 公司檔案工作是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分。
第三條 公司檔案工作采取集中統(tǒng)一管理。
第二章 文件材料的形成和歸檔
第四條 公司經(jīng)營和管理活動中形成的文件材料(含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等)由責(zé)任人積累、整理后歸檔。
第五條 文件材料歸檔的基本要求
1.歸檔的文件材料必須完整。
2.歸檔的文件材料必須準確地反映公司工程建設(shè)和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
3.歸檔材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4.歸檔文件必須編制目錄。
第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面:
1.建設(shè)行政主管部門來文。
2.董事會會議紀要、決議及監(jiān)理公司內(nèi)部規(guī)章制度。
3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。
4.向政府有關(guān)主管部門的報告或復(fù)文。
5.與監(jiān)理項目有關(guān)的業(yè)主、承建商的來文及復(fù)文。
6.按監(jiān)理項目形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、監(jiān)理工作總結(jié)。
7.有關(guān)公司人事管理檔案。
8.公司經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案。
9.公司會議紀要及決議。
10.其他。
第七條 歸檔時間
1.工程項目及科研項目,在項目告一段落或項目完成后,責(zé)任人應(yīng)在14日內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,交檔案管理部門歸檔。
2.各類文件材料歸檔一式一份,重要文件及自制文件應(yīng)將原件歸檔。
3.公司工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議收集得到的文件材料,要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時交檔案管理部門歸檔。
4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任。
第八條 公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第九條 檔案實行分類管理,檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且便于保管利用。
第十條 公司檔案分類
1.工程監(jiān)理及咨詢類
2.財務(wù)管理類
3.人事管理類
4.行政文書類
5.董事會類
第十一條 檔案鑒定
檔案保管期限分永久、長期、短期三種,其確定保管期限的基本原則是;
1.對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。
2.對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
3.符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。
第四章 檔案利用
第十二條 檔案借閱手續(xù)
1.檔案管理部門應(yīng)建立《借閱檔案登記簿》
2.借閱檔案應(yīng)向檔案管理員說明其利用目的,并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務(wù)。
3.借閱涉及公司秘密的檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,方可借閱。
4.未經(jīng)總經(jīng)理同意,不得向非公司人員提供檔案。
第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理,不得隨意讓他人查閱或帶出公司,若確因工作需要須查看或帶出公司,必須經(jīng)合同統(tǒng)管機構(gòu)批準,并出具借條,注明合同類型、編號方可借走,完后即時歸還。
第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。
第14篇 學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務(wù),特制定本制度。
一、組織管理
(一)機構(gòu)設(shè)置
1.公司行政辦公室下設(shè)檔案室,負責(zé)全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負責(zé)管理。
2.公司各部門辦公室人員,負責(zé)本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導(dǎo)。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國家及學(xué)校有關(guān)檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計、銷毀、保密、補充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項目和技術(shù)引進項目檔案材料的審查、驗收、整理及設(shè)備開箱驗收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項工作由幾個部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應(yīng)由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開會議,由會議主辦部門專人將會議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應(yīng)做到主動、及時、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機構(gòu)問題和保管期限進行分類,要求分類準確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時,須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關(guān)本單位會議記錄簿及核心機密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內(nèi)容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內(nèi)查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負責(zé)人同意,借閱本部門業(yè)務(wù)以外的檔案時,須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項,借閱人不得自行轉(zhuǎn)接他人,不準拆毀、涂改、標(biāo)記、抽頁、污損、拍照和復(fù)印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時,要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時,檔案員應(yīng)逐卷逐頁清點檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁或損壞,必須向當(dāng)事人當(dāng)面提出,經(jīng)雙方核準后,方可履行手續(xù)。
7.證書和獎狀等實物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項目的技術(shù)文件材料,一律不準對外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應(yīng)按專業(yè)特點和文件材料形成規(guī)律進行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴禁折疊,藍圖檔案裝訂成冊。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉?fàn)€、蟲蛀、鼠咬等要及時修復(fù),采取補救措施,底圖因年久破損而影響復(fù)制質(zhì)量,應(yīng)由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風(fēng)。堅持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。
6.對已到保管期限和失去保管價值的檔案,要按規(guī)定進行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應(yīng)組織鑒定小組進行鑒定。
7.檔案人員要愛護檔案,不準隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標(biāo)準的行為,有關(guān)部門要嚴肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會同有關(guān)部門,對超過保管期限的檔案,依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的本身利用查考價值提出存毀意見。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關(guān)手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)的各類文件、會議記錄、會議紀要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含**省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗收報告等資料。
2.**省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負責(zé)保管。各部門因辦理公務(wù)時需要提供以上證照的原件或復(fù)印件時,須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內(nèi),做好借用登記。
3.公司員工檔案實行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負責(zé)各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導(dǎo)。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件,按文件要求進行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領(lǐng)導(dǎo)要對存檔文件進行把關(guān)。歸檔應(yīng)是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準確,有保存價值,有歷史記載性,不重復(fù)。認真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時,對本年度涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進行等級,
第15篇 某設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為保證公司檔案的完整、準確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合本公司實際情況,制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對于財務(wù)、人事檔案、質(zhì)量文件管理,國家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。
第二章確定歸檔范圍
第三條立卷歸檔的范圍
(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡報、總結(jié)、請示、報告、資料(包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件)。
(二)公司召開的各種會議的文件資料,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。
(三)公司擬訂的各種計劃、規(guī)劃。
(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項目建設(shè)書、初步設(shè)計、開工和竣工驗收等報告及批復(fù)。是我方擬稿的,應(yīng)連同底稿,由各部門負責(zé)內(nèi)勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。
(五)公司參加上級或有關(guān)單位召開的會議帶回來的文件資料。
(六)中央和國務(wù)院、政府機關(guān)的有關(guān)政策性文件。
(七)公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。
(八)公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的文件資料,包括年度計劃、總結(jié)、工作的請示報告和批復(fù),以及黨員、團員、干部、工人名冊、統(tǒng)計報表等材料。
(九)干部任免、人事調(diào)動、獎懲、福利和工資、行政、黨、團組織關(guān)系介紹信及存根等材料。
(十)公司的財產(chǎn)、設(shè)備檔案等交接憑證和清冊。
(十一)公司下屬單位報送的工作計劃、請示報告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表等文件資料。
(十二)政府機關(guān)對公司請示、報告的批復(fù)文件。
第四條不歸檔的文件材料范圍
(一)公司印發(fā)的無查考利用價值的臨時性、事務(wù)性文件。
(二)重份文件。
(三)專項會議討論,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件、電報簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
(四)無特殊保存價值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。
(五)公司負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料。
(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。
(七)公司下屬單位送來參閱的簡報、情況反映,不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料。
(八)公司下屬單位抄報備案的一般性文件材料。
第三章管理辦法
第五條立卷歸檔的方法
(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當(dāng)年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后,應(yīng)及時交辦公室檔案人員保管。
(二)根據(jù)檔案的機密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個級別,分類保存。
(三)參加上級組織召開的會議帶回來的文件資料,由出席會議的員工交辦公室檔案人員歸檔。
(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經(jīng)辦人暫時保管,但當(dāng)年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。
第六條檔案借閱辦法
(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時,要辦理登記手續(xù),限期三天。
(二)檔案的原始稿件一般不予外借。
(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準。
(四)借閱檔案人員要愛護檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標(biāo)記、圖點,折角;不準在檔案室吸煙。
(五)摘抄檔案文件資料,要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經(jīng)檔案人員簽字,否則不予蓋章。
(六)對于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。
第七條檔案鑒定小組
(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總?cè)谓M長。
(二)鑒定小組負責(zé)公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。
(三)協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務(wù)。
第八條做好檔案的安全防護工作,進行嚴格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場所整潔。
第九條檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:
(一)永久保存:公司章程、股東名冊、組織章程及辦事規(guī)則、董事會及股東會記錄、財務(wù)報表、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。
(二)10年保存:預(yù)決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。
(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。
(四)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
第十條對于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應(yīng)將銷毀檔案造冊呈總經(jīng)理核準,銷毀工作在相應(yīng)權(quán)責(zé)主管或檔案評審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進行。
第十一條關(guān)于公司合同檔案管理
(一)經(jīng)濟合同檔案在公司檔案中單獨設(shè)置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號立卷。
(二)職能部門起草的經(jīng)濟合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。
(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量:檔案室二份,營銷副總一份,財務(wù)部一份。分送文本由辦公室固定編號,便于查考,各部門要設(shè)專人負責(zé)管理。
(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以'正本'、'副本'區(qū)分,因工作需要印發(fā)'副本'的,應(yīng)不蓋法人代表和單位印章。
第四章附則
第十二條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責(zé)制訂并解釋,報總經(jīng)理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第16篇 國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定
一?? 總? 則
1、為加強公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，提高文書檔案工作質(zhì)量，保證和維護檔案的安全、完整，進一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法，結(jié)合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二?? 檔案管理的機構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應(yīng)保持相對的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報行政部備案，如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三? 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責(zé)及時收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。
4、公司對內(nèi)進行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料，參加上級部門會議帶回的會議材料，公司內(nèi)部會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。
8、公司的財務(wù)報表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關(guān)報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五?? 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
4、公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。
5、專（兼）職檔案管理員應(yīng)及時將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；
2、《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標(biāo)準為：先大類（行政管理、經(jīng)營、科研、后勤），后部門（董事會、行政、人事、財務(wù)部、項目部等），再小類（文件在前、資料在后）。
5、保管期限分為永久、長期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長期（30年、10年）兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：
（1）從維護公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
（2）凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的，在維護公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價值和文化價值，對公司有長遠利用價值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管；
（3）凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值，在維護公司權(quán)益方面具有憑證性價值的文件材料，應(yīng)定為長期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的 有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開；絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；工程資料放在項目驗收年度；其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構(gòu)、年度、保存期限、編號次序進行保管，并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強檔案的管理和利用，定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)嚴格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負責(zé)人對查（借）閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查（借）閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行查閱，對檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案，一律不得查閱。
3、檔案查（借）閱的批準人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經(jīng)理批準，秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料，檔案室可提供復(fù)印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應(yīng)及時交還檔案室。嚴禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復(fù)印和復(fù)制。
查（借）閱檔案人員須愛護檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時吸煙，以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整理，進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴格審查，并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前，應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明，報行政部經(jīng)理審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的，由公司行政部責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴重的，報請總裁或主管副總裁對負責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準，私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經(jīng)總裁或主管副總裁審批，修改時亦同。
本規(guī)定施行后，凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2023年10月30日起試實行。
