物業(yè)公司分供方評審與管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 分供方篩選標(biāo)準(zhǔn)

2. 評審流程

3. 合同簽訂與執(zhí)行

4. 日常管理與監(jiān)控

5. 問題處理與績效評估

6. 關(guān)系維護(hù)與合作優(yōu)化

編制指南

1. 篩選標(biāo)準(zhǔn)：

- 資質(zhì)審查：核實(shí)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可、質(zhì)量認(rèn)證等。

- 經(jīng)驗(yàn)評估：考察供應(yīng)商在類似項(xiàng)目中的表現(xiàn)和經(jīng)驗(yàn)。

- 服務(wù)品質(zhì)：通過客戶反饋、行業(yè)口碑了解服務(wù)質(zhì)量。

- 價(jià)格競爭力：對比市場行情，確保性價(jià)比。

2. 評審流程：

- 初步篩選：根據(jù)預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)初步選定潛在供應(yīng)商。

- 現(xiàn)場考察：實(shí)地考察供應(yīng)商設(shè)施、生產(chǎn)能力及管理狀況。

- 招標(biāo)競標(biāo)：如有必要，組織招標(biāo)，比較各供應(yīng)商的方案和報(bào)價(jià)。

- 決策審批：管理層審議，確定最終供應(yīng)商。

3. 合同簽訂與執(zhí)行：

- 明確條款：合同應(yīng)詳細(xì)規(guī)定服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。

- 監(jiān)督執(zhí)行：定期檢查供應(yīng)商履行合同的情況。

4. 日常管理與監(jiān)控：

- 定期溝通：建立定期會議機(jī)制，及時(shí)解決合作中出現(xiàn)的問題。

- 過程控制：監(jiān)控服務(wù)過程，確保符合約定標(biāo)準(zhǔn)。

- 文件管理：妥善保存供應(yīng)商相關(guān)文件，便于查閱和審計(jì)。

5. 問題處理與績效評估：

- 問題記錄：記錄供應(yīng)商服務(wù)中出現(xiàn)的問題，追蹤處理結(jié)果。

- 績效評價(jià)：設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)，定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)。

6. 關(guān)系維護(hù)與合作優(yōu)化：

- 反饋機(jī)制：建立供應(yīng)商反饋渠道，鼓勵持續(xù)改進(jìn)。

- 戰(zhàn)略合作：對優(yōu)秀供應(yīng)商，考慮建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。

復(fù)審規(guī)定

1. 定期復(fù)審：每年至少進(jìn)行一次全面的供應(yīng)商評審，以確保其持續(xù)滿足要求。

2. 動態(tài)調(diào)整：當(dāng)市場環(huán)境、公司需求或供應(yīng)商情況變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整評審標(biāo)準(zhǔn)和管理策略。

3. 內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對分供方管理進(jìn)行審計(jì)，確保流程合規(guī)。

4. 問題整改：對評審中發(fā)現(xiàn)的問題，供應(yīng)商需制定整改計(jì)劃，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

5. 異常處理：如供應(yīng)商嚴(yán)重違約，應(yīng)啟動應(yīng)急措施，必要時(shí)終止合作。

請注意，以上規(guī)程旨在提供指導(dǎo)，具體操作需結(jié)合公司實(shí)際情況靈活調(diào)整。在實(shí)施過程中，應(yīng)注重溝通與協(xié)作，以實(shí)現(xiàn)與分供方的共贏局面。

物業(yè)公司分供方評審與管理作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)公司分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.目的

規(guī)范分供方的評審與管理工作,確保分供方的質(zhì)量滿足公司的要求。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理公司對分供方的評價(jià)、選擇和管理工作。

3.職責(zé)

(1)分供方評審的范圍

c)凡為公司采購有形產(chǎn)品時(shí)的供貨商均為需要進(jìn)行評審的分供方。

d)凡為公司的管理服務(wù)工作提供服務(wù)的廠家、公司均為納入評審范疇的分供方(分承包方)。

(2)分供方評審的原則

e)貨比三家,擇優(yōu)錄取的原則;

f)平等競爭,公正、公開、公平評審的原則;

g)不以價(jià)格作為惟一選擇條件的原則;

h)不取最低價(jià)的原則;

i)至少選取3家分供方進(jìn)行評審的原則。

(3)分供方評審的內(nèi)容

a)進(jìn)行分供方評審時(shí),至少應(yīng)評審分供方以下幾方面的優(yōu)劣:

j)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;

k)價(jià)格;

l)信譽(yù)--履約信譽(yù)與社會信譽(yù)度;

m)售后服務(wù);

n)付款方式;

o)交貨方式、交貨周期;

p)公共關(guān)系;

q)品牌;

r)分供方內(nèi)部動作狀況。

b)上述九個評審要素中的前四點(diǎn)為必須進(jìn)行詳細(xì)評審的基本要素;后五項(xiàng)為應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分供方評審的很需要因素。

(4)分供方參加評審的基本條件

a)有營業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營。

b)有資質(zhì)證書。

c)能夠提供明確有效的質(zhì)量保證證明憑據(jù)。

d)向公司提供本規(guī)程4-(3)款中的基本要素的詳細(xì)數(shù)據(jù)和承諾。

(5)分供方評審的方法

a)逐項(xiàng)收集證據(jù)、對比打分法:

公司組織分供方評審的部門應(yīng)對照本規(guī)程4-(3)款中的各項(xiàng)評審要素逐項(xiàng)收集證據(jù)(數(shù)據(jù)、憑證),然后逐條進(jìn)行加權(quán)打分,最后選取分值較高的分供方兩家提供給公司總經(jīng)理進(jìn)行篩選(詳見附表《分供方評選打分表》)。

b)現(xiàn)場比對,先計(jì)算出每種候選分供方的質(zhì)量價(jià)格比后,再選取相對較優(yōu)的3家分供方,然后用4-(5)中第一項(xiàng)方法逐項(xiàng)比較最后確定。

c)對于重要的(大宗的)對外采購或?qū)ν馕蟹?wù),打分時(shí)應(yīng)由評審人員分別獨(dú)立打分,然后去掉最高分和最低分后選取中間分平均后計(jì)算出評審分。

d)對于少量或價(jià)值很低的采購或?qū)ν馕蟹?wù),可以參照上述方法進(jìn)行簡化評審。但物業(yè)管理公司對外采購和對外委托服務(wù)均需要對分供方進(jìn)行評審。

(6)分供方的分類:按公司對外委托分供方提供產(chǎn)品的用途來分,可以將分供方分為提供有形產(chǎn)品類的分供方和提供服務(wù)類的分供方。

(7)合格分供方的評審產(chǎn)生程序

a)經(jīng)營部經(jīng)理依據(jù)公司的采購(或?qū)ν馕蟹?wù))需求,對外初選至少三家以上的分供方作為合格分供方的評審對象。

b)對標(biāo)的在5000元以上的采購或?qū)ν馕蟹?wù),由總經(jīng)理組織相關(guān)部門(通常由經(jīng)營部、品質(zhì)部、財(cái)務(wù)部人員組成)的負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員組成評審小組對分供方進(jìn)行統(tǒng)一評審;標(biāo)的在5000元以下的采購或?qū)ν馕蟹?wù)則由經(jīng)營部經(jīng)理組織相關(guān)人員組成評審小組對分供方進(jìn)行統(tǒng)一評審。

c)評審小組應(yīng)按照本規(guī)程4-(5)款的評審方法評審出兩家候選分供方后報(bào)總經(jīng)理最后審批,確定最后合格分供方。

d)公司與合格方簽署采購合約或?qū)ν馕泻贤?/p>

(8)對于日常物業(yè)管理服務(wù)工作常備材料、用品、工具的采購或常見的對外委托服務(wù)工作,應(yīng)當(dāng)在開始具備進(jìn)行某一次采購或?qū)ν馕蟹?wù)前按照本規(guī)程4-(5)、(6)款的方式和程序提前評審出合格分供方若干家,建檔后供使用挑選以縮短分供方的時(shí)間。

(9)合格分供方的管理

a)合格分供方的建檔。公司經(jīng)營部應(yīng)當(dāng)對合格分供方及時(shí)建檔,建檔時(shí)應(yīng)清晰標(biāo)明:

s)分供商的名稱、注冊地址;

t)評審結(jié)果和記錄;

u)分供商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

v)資質(zhì)等級證書;

w)質(zhì)量保證書;

_)其他證明材料。

b)經(jīng)營部每季度至少應(yīng)當(dāng)對所管理的合格分供方狀況全面組織跟蹤、評審一次,具體要求:

y)掌握分供方內(nèi)部管理的狀況;

z)分供方產(chǎn)品價(jià)格的變化;

aa)社會信譽(yù)的變化;

bb)同本公司合作的情況跟蹤;

cc)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理和要素。

b)經(jīng)營部每季度末應(yīng)當(dāng)將合格分供方的狀況填制成《分供方狀況地覽表》報(bào)公司總經(jīng)理

(10)跟蹤評審結(jié)果的處置

a)經(jīng)營部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每季度的分供方跟蹤評審結(jié)果將分供方分為優(yōu)等、良等、合格、不合格四等。

b)對于不合格分供方應(yīng)當(dāng)在報(bào)總經(jīng)理審批后,從合格分供方的名單中清除。此類分供方日后如要求同本公司合作,需重新經(jīng)過本規(guī)程4(5)、(6)款的評審程序,成為合格分供方后方可再同公司簽約。

c)優(yōu)、良分供方將作為公司對外采購或?qū)ν馕蟹?wù)的優(yōu)先合作對象;連續(xù)劇年評審為優(yōu)、良分供方的,可在同公司合作時(shí)享有付款方式、評審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。

(11)分供方的評審記錄和管理檔案,應(yīng)當(dāng)每半年匯總一次交公司辦公室存檔,長期保存。

(12)本規(guī)程的執(zhí)行狀況作為經(jīng)營部的績效考評的依據(jù)之一。

5.記錄

a)《分供方評審打分表》

b)《合格分供方名單》

c)《合格分供方檔案》

d)《合格分供方年度評審表》

6.相關(guān)支持文件

《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》