- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 文書分類與編碼：制定統(tǒng)一的文書分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財務(wù)文件、客戶服務(wù)文件等，并為每類文書設(shè)定唯一的編碼系統(tǒng)。
2. 文書收發(fā)管理：規(guī)范文書的接收、登記、分發(fā)、存檔流程，確保文書處理的及時性和準(zhǔn)確性。
3. 文書保存期限：明確各類文書的保存期限，以符合法規(guī)要求及公司運營需要。
4. 文書安全與保密：設(shè)立嚴(yán)格的保密制度，保護敏感信息不被非法獲取。
5. 電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文書的數(shù)字化存儲和檢索。
6. 文書銷毀程序：制定文書到期后的銷毀流程，確保合規(guī)銷毀。
編制指南
1. 制定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況，制定出切實可行的文書管理標(biāo)準(zhǔn)。
2. 培訓(xùn)與執(zhí)行：組織全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保每個員工了解并能執(zhí)行文書管理規(guī)定。
3. 持續(xù)改進(jìn)：定期評估文書管理的效果，針對存在的問題進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。
4. 責(zé)任劃分：明確各部門和個人在文書管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到位。
5. 監(jiān)督檢查：設(shè)立監(jiān)督機制，定期進(jìn)行文書管理的內(nèi)部審計，確保規(guī)定執(zhí)行的有效性。
復(fù)審規(guī)定
1. 定期復(fù)審：每兩年進(jìn)行一次全面的文書管理標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審，以適應(yīng)公司發(fā)展和法規(guī)變化。
2. 不定期修訂：在遇到新的業(yè)務(wù)需求、技術(shù)更新或法規(guī)變動時，應(yīng)及時對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂。
3. 復(fù)審流程：由文書管理部門發(fā)起復(fù)審，各部門參與，提出修訂建議，經(jīng)高層審批后實施。
4. 記錄與反饋：記錄每次復(fù)審的結(jié)果，對修改內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，并向相關(guān)部門反饋。
5. 溝通與共識：確保修訂過程中的溝通充分，達(dá)成共識，確保新標(biāo)準(zhǔn)的順利推行。
通過以上規(guī)范，物業(yè)公司旨在構(gòu)建一套高效、安全、合規(guī)的文書管理體系，以提升公司的運營效率和服務(wù)質(zhì)量，同時保障信息的安全性和機密性。在實際操作中，各環(huán)節(jié)需緊密結(jié)合，確保文書管理工作的順暢進(jìn)行。
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程4范文
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復(fù);函;會議紀(jì)要;計劃;總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:
上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達(dá)物發(fā)[2000]15號,是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關(guān):是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號”;
4.1.7主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件:通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“附件:×××”字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結(jié)束;文件無附件的無須注明;
(2)要寫明附件的全稱;
(3)附件字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。對上級機關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:
深入領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:
不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:
審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:
文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:
總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:
發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:
包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:
檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2歸檔:
文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼: cd/rz/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/rz/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/rz/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/pz/qr/021
6.0相關(guān)支持性文件
第2篇 物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(四)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3. 2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3. 3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。
收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報;
請示;
批復(fù);
函;
會議紀(jì)要;
計劃;
總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達(dá)物發(fā)[2022]15號,是指物業(yè)管理公司2023年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關(guān):是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號”;
4.1.7主送機關(guān)不止一個時,要按其機關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9 :通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“ :______”字樣;
如果 較多,還須編上序號
1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結(jié)束;
文件無 的無須注明;
(2)要寫明 的全稱;
(3) 字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關(guān)、印刷機關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關(guān)是協(xié)助或配合主送機關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機關(guān)。
對上級機關(guān)的抄送叫抄報。
先寫抄報機關(guān),再寫抄送機關(guān);
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:深入領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;
不符合的退回擬稿部門。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。
同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;
不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1 收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;
寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;
寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2 歸檔:文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》文件編碼: cd/r/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/r/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/r/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/p/qr/0216.0相關(guān)支持性文件
6.1《國家行政公文管理與處理辦法》
