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有哪些
物業(yè)管理公司管理規(guī)程
一、組織架構(gòu)與職責(zé)
1. 總經(jīng)理辦公室：負(fù)責(zé)公司的日常運(yùn)營，協(xié)調(diào)各部門工作，制定并執(zhí)行公司策略。
2. 財務(wù)部：管理財務(wù)預(yù)算，進(jìn)行成本控制，確保財務(wù)合規(guī)。
3. 人力資源部：負(fù)責(zé)員工招聘、培訓(xùn)、績效考核及福利管理。
4. 運(yùn)營部：管理物業(yè)維護(hù)、客戶服務(wù)及設(shè)施管理。
5. 安全部門：確保物業(yè)區(qū)域的安全，處理應(yīng)急事件。
6. 市場營銷部：負(fù)責(zé)品牌推廣，開發(fā)新業(yè)務(wù)，維護(hù)客戶關(guān)系。
二、業(yè)務(wù)流程與規(guī)范
1. 物業(yè)維護(hù)：定期檢查，及時維修，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。
2. 客戶服務(wù)：設(shè)立24小時服務(wù)熱線，快速響應(yīng)業(yè)主需求，提供專業(yè)建議。
3. 費用收?。褐贫ㄍ该鞯氖召M政策，定期發(fā)送賬單，確保及時收款。
4. 合同管理：簽訂并執(zhí)行物業(yè)服務(wù)合同，處理違約問題。
5. 危機(jī)處理：制定應(yīng)急預(yù)案，培訓(xùn)員工應(yīng)對突發(fā)事件，確保業(yè)主安全。
三、品質(zhì)管理與提升
1. 標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)：制定并執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，保證服務(wù)質(zhì)量。
2. 客戶滿意度調(diào)查：定期進(jìn)行滿意度調(diào)查，收集反饋，改進(jìn)服務(wù)。
3. 員工培訓(xùn)：定期舉辦專業(yè)技能培訓(xùn)，提升員工能力。
4. 環(huán)境保護(hù)：遵守環(huán)保法規(guī)，實施綠色物業(yè)管理，提升小區(qū)環(huán)境質(zhì)量。
四、法規(guī)遵守與風(fēng)險管理
1. 法規(guī)合規(guī)：遵守物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)，確保業(yè)務(wù)合法性。
2. 風(fēng)險評估：定期進(jìn)行風(fēng)險評估，制定預(yù)防措施，降低運(yùn)營風(fēng)險。
3. 信息安全：保護(hù)業(yè)主個人信息，防止信息泄露，確保數(shù)據(jù)安全。
4. 應(yīng)急響應(yīng)：建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，有效應(yīng)對各類突發(fā)事件。
五、溝通與合作
1. 業(yè)主溝通：定期舉辦業(yè)主大會，聽取業(yè)主意見，增強(qiáng)業(yè)主參與感。
2. 社區(qū)活動：組織社區(qū)活動，促進(jìn)鄰里和諧，提升社區(qū)凝聚力。
3. 供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，確保物料和服務(wù)質(zhì)量。
4. 行業(yè)交流：參加行業(yè)協(xié)會，了解行業(yè)動態(tài)，共享最佳實踐。
模板
物業(yè)管理公司管理規(guī)程
六、內(nèi)部管理與激勵
1. 績效考核：設(shè)定明確的績效指標(biāo)，定期進(jìn)行員工考核，激勵優(yōu)秀表現(xiàn)。
2. 溝通機(jī)制：建立開放的溝通渠道，鼓勵員工提出建議，提升團(tuán)隊協(xié)作。
3. 員工福利：提供競爭力的薪酬待遇，完善福利制度，增強(qiáng)員工歸屬感。
4. 職業(yè)發(fā)展：制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供晉升機(jī)會，鼓勵員工持續(xù)成長。
七、持續(xù)改進(jìn)與創(chuàng)新
1. 技術(shù)應(yīng)用：引入智能化管理系統(tǒng)，提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。
2. 制度優(yōu)化：定期審查并更新規(guī)章制度，適應(yīng)市場變化，提高管理效能。
3. 服務(wù)創(chuàng)新：探索新的服務(wù)模式，滿足業(yè)主多元化需求。
4. 成本控制：通過流程優(yōu)化和采購策略，降低成本，提高盈利水平。
標(biāo)準(zhǔn)
物業(yè)管理公司管理規(guī)程
物業(yè)管理公司需構(gòu)建完善的管理體系，明確各崗位職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，注重品質(zhì)提升，遵守法規(guī)，妥善處理風(fēng)險，加強(qiáng)內(nèi)外溝通，并不斷進(jìn)行內(nèi)部管理和創(chuàng)新，以實現(xiàn)高效、專業(yè)、滿意的物業(yè)管理服務(wù)。
物業(yè)管理公司管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3. 2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3. 3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。
3. 4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。
3. 5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。
3. 6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號的管理工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報;
請示;
批復(fù);
函;
會議紀(jì)要;
計劃;
總結(jié)。
b)根據(jù)物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:--上行文:請示、報告、計劃、總結(jié);
--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報;
--平行文:函、會議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號。
簡稱文號,包括機(jī)關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容。
a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
--物業(yè)公司文號:____發(fā)[__________]____號文件序號發(fā)文日期,前兩位 份公司代號如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2022年4月30日所發(fā)的公司第__個文件;
物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2022年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。
c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。
e)發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;
d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機(jī)關(guān)。
是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機(jī)關(guān):a)應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號,;
b)主送機(jī)關(guān)不止一個時,要按其機(jī)關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;
c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.6正文。
是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:a)正文文字一律自左而右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,每段開頭空兩個字;
c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。
4.1.7 。
通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:a)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明 :______字樣;
如果 較多,還須編上序號
1、2、3……末尾用分號,最后一個 用句號結(jié)束;
文件無 的,無須注明;
b)要寫明 的全稱;
c) 字體與正文相同。
4.1.8落款。
指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:a)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期:a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
b)會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;
c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。
是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):a)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
b)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即騎年蓋月位置。
4.1.11公文文尾。
指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。
對上級機(jī)關(guān)的抄送叫抄報。
先寫抄報機(jī)關(guān),再寫抄送機(jī)關(guān);
d)印刷時間指開印的時間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理。
包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議。
a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
b)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:--深人領(lǐng)會意圖,掌握其精神實質(zhì);
--注意提煉觀點,選擇材料;
--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對)。
a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計撰寫文稿,撰寫時應(yīng)注意:--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
--所用文種和名義是否恰當(dāng);
--文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng);
--文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批;
不符合的退回擬稿部門。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實事求是地擬寫批語。
同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。
發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。
一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作
4.3.1 收拆。
指文書的收進(jìn)和拆封。
a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門。
b)凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;
寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應(yīng)注意:--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
--取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2 登記。
a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。
b)以下文件無須進(jìn)行登記:--各種無機(jī)密性的出版物;
--一般性的簡報、資料;
--告之性的廣告;
--事務(wù)性的便函等。
c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應(yīng)注意:--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;
此編號應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號相同;
--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時登記,不錯登、漏登、積壓。
4.3.3 擬辦與批辦。
a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門主管審核裁決:--擬辦工作一般由行政部門主管;
如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門主管擬辦;
--擬辦時要仔細(xì)閱讀來文,同時要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;
--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實可行,簡明扼要;
--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。
b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對擬辦意見做出的批示意見:--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;
屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;
--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;
--要求幾個部門合辦的,應(yīng)指明由哪個部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍;
--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應(yīng)有所裁決;
--批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。
4.3.4 承辦和傳閱。
a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。
包括辦文與辦事兩種情況。
辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;
辦事是以實際行動落實收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:--承辦時應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨立承辦的,要及時認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:--安排傳閱應(yīng)先主后次,對主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
4.3.5 催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時應(yīng)注意催辦的時機(jī)和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。
4.3.6 歸檔:文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。
5.0記錄6.0相關(guān)支持文件
6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第2篇 物業(yè)管理公司銀行存款管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范銀行存款管理,確保存、取款的合理及安全。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司銀行存款的管理。
3.0職責(zé)
3.1財務(wù)部出納負(fù)責(zé)銀行存款的存、取、結(jié)算及余額的核對工作。
3.2財務(wù)部會計負(fù)責(zé)銀行存款的核算工作。
3.3財務(wù)部主管負(fù)責(zé)銀行存款管理的監(jiān)督。
4.0程序要點
4.1銀行存款的基本原則。
4.1.1公司原則上只能在一家銀行的一個營業(yè)機(jī)構(gòu)開立一個基本存款賬戶,不能在多家銀行及一家銀行的幾個分支機(jī)構(gòu)開立基本存款賬戶。
4.1.2出納應(yīng)按照銀行規(guī)定保留庫存現(xiàn)金,超過規(guī)定庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行。
4.1.3公司財務(wù)部原則上禁止出租、出借銀行賬戶。
4.1.4出納應(yīng)正確、及時登記銀行存款日記賬,做好與銀行的對賬工作。
4.2銀行存款的結(jié)算。
4.2.1支票結(jié)算:
a)公司如需使用支票結(jié)算往來業(yè)務(wù)時,由經(jīng)辦人填寫費用報銷單或《借款單》。借款單內(nèi)容包括:借款人、票據(jù)名稱、開戶行、借款用途、金額等;
b)《借款單》或費用報銷單經(jīng)部門主管同意,報總經(jīng)理批準(zhǔn)或/總經(jīng)理授權(quán)人及審批額度內(nèi)批準(zhǔn)生效。
c)財務(wù)部主管在接到《借款單》或費用報銷單后應(yīng)認(rèn)真審核,如有疑異應(yīng)即時查明予以處理;如無疑異應(yīng)在財務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、日期;
d)借支人憑審批手續(xù)完整的《借款單》或費用報銷單到出納處領(lǐng)取支票;出納在填寫支票時應(yīng)使用碳素墨水;
e)出納在填寫支票時應(yīng)詳細(xì)填明收款單位或個人、用途、金額等,并加蓋留存銀行的印鑒章。
f)出納在交付支票時,應(yīng)登記《支票使用明細(xì)表》。讓收票人在支票存根聯(lián)、《支票使用明細(xì)表》上簽字,同時在《借款單》的票據(jù)號碼欄內(nèi)填寫支票號碼;
g)出納收到外單位簽發(fā)的支票時,應(yīng)在支票的結(jié)算期限內(nèi)(10天,遇節(jié)假日順延)到公司開戶銀行辦理結(jié)算手續(xù);
h)公司原則上禁止簽發(fā)空頭支票和遠(yuǎn)期支票,如因特殊原因必須簽發(fā)沒有金額的空頭支票時,應(yīng)列明支票的限額;
i)公司委托銀行代發(fā)工資時,應(yīng)將當(dāng)月應(yīng)發(fā)的工資資料備盤后,連同一張?zhí)钪仆暾闹苯婚_戶行即可;
j)出納或經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管支票,如有遺失應(yīng)及時掛失;如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的按《發(fā)票、支票、印鑒專用章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定處理。
4.2.2銀行本票的結(jié)算:
a)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人如需使用銀行本票結(jié)算業(yè)務(wù)往來時,應(yīng)按規(guī)定填寫費用報銷單或《借款單》報總經(jīng)理批準(zhǔn);
b)財務(wù)部主管在審核支付項目時應(yīng)根據(jù)需要選擇使用定額或不定額本票。定額票據(jù)為500元、1000元、5000元、10000元,不定額本票的金額起點為1000元;
c)出納根據(jù)審批手續(xù)完整的《借款單》,先將款項存銀行,由銀行按要求的本票種類簽發(fā);
d)財務(wù)部收到外單位開戶行簽發(fā)的本票時,應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)(30天,遇節(jié)假日順延)到公司開戶行辦理兌換手續(xù);
e)出納及經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管銀行本票,如有遺失,公司將責(zé)令責(zé)任人按全額賠償,并將按《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》和《發(fā)票、支票、印鑒章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定處理。
4.2.3匯票的結(jié)算。
a)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在使用匯票進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)算時,應(yīng)先按支票借支、審核、審批程序辦理匯票借支手續(xù)。
b)在接到總經(jīng)理批準(zhǔn)后的《借款單》后,由出納在一個工作日內(nèi)到銀行辦理銀行匯票。
c)出納在辦理銀行匯票時,應(yīng)先向銀行填寫銀行匯票委托書,委托書內(nèi)容包括:兌付地點、收款單位、或收款人姓名;如需要在兌換地點支付現(xiàn)金的,應(yīng)先在匯款金額欄內(nèi)填寫現(xiàn)金字樣,然后再填寫匯票金額。
d)銀行匯票委托書在經(jīng)財務(wù)部主管加蓋印鑒章后交銀行辦理簽發(fā)手續(xù)。
e)財務(wù)部接到外單位支付的銀行匯票時,出納應(yīng)在規(guī)定的期限(30天,遇節(jié)假日順延)內(nèi)到開戶行辦理結(jié)算手續(xù)。
4.2.4委托收款。
a)向住戶收取的管理服務(wù)費以及代收代繳的水、電、煤氣、電話費等通過銀行辦理委托收款時,應(yīng)先填寫《委托收款明細(xì)表》,加蓋印鑒章后送交開戶行。
b)銀行受理后即可按規(guī)定日期向已在銀行開戶的住戶辦理收款手續(xù)。
c)出納在銀行每次托收后的3日內(nèi)到銀行讀取、抄錄托收明細(xì),并據(jù)此與保存的《委托收款明細(xì)表》進(jìn)行核對。
d)會計審核后,如有不符應(yīng)予以查清更正;如無不符應(yīng)在審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。
e)出納將核對無誤的《委托收款明細(xì)表》交收費員開具收款憑據(jù)。
f)如外單位向本公司辦理銀行委托收款,出納應(yīng)在收到銀行通知后及時交財務(wù)部主管審核;經(jīng)審核同意付款的,報總經(jīng)理審批后由出納到銀行辦理付款手續(xù);如經(jīng)審核不同意付款的,應(yīng)在3日內(nèi)向銀行提交書面拒付理由。
4.3銀行存款的清查。
4.3.1出納應(yīng)于每月31日將公司銀行存款日記賬與銀行對賬單進(jìn)行核對,以便檢查賬目是否有遺漏。
4.3.2銀行日記賬與對賬單如果不符,應(yīng)查明原因并及時調(diào)整。一般情況下,不符的原因有兩個。
a)記賬錯誤。出納應(yīng)認(rèn)真檢查銀行日記賬有無錯記現(xiàn)象。
b)未達(dá)賬項:
--公司已記增加,銀行未記增加的款項;
--公司已記減少,銀行未記減少的款項;
--銀行已記增加,公司未記增加的款項;
--銀行已記減少,公司未記減少的款項。
4.3.3出納在逐筆核對銀行對賬單后,應(yīng)根據(jù)具體情況編制《銀行余額調(diào)節(jié)表》。
4.3.4如果調(diào)節(jié)后的存款余額相同,說明雙方賬目無錯誤;如果余額有誤,則說明賬目發(fā)生錯誤,出納應(yīng)及時匯報財務(wù)部經(jīng)理查明原因予以更正。
4.4銀行存款資料的保管。
4.4.1會計應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定將銀行存款資料匯總編制憑證、登記賬簿進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。
4.4.2財務(wù)部主管對銀行資料進(jìn)行認(rèn)真的審核,無誤后將其加密在財務(wù)部長期保存。
4.5本規(guī)程的執(zhí)行情況作為財務(wù)部會計和出納的績效考評依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《借款單》
5.2《委托收款明細(xì)表》
5.3《支票使
用明細(xì)表》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《工資發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.3《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.4《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 物業(yè)管理公司電動車管理規(guī)程
1 工作目標(biāo)
確保電動車輛性能完好,提高車輛的使用壽命,滿足公司使用要求。
2 工作職責(zé)
負(fù)責(zé)電動車輛的行駛、保養(yǎng)、維修。
3 工作指引
3.1車輛行駛前,檢查制動系統(tǒng),轉(zhuǎn)向系統(tǒng)是否安全可靠,方向選擇器和加速器踏板是否正常;輪胎氣壓是否適當(dāng);輪胎螺絲是否松動;檢查電量顯示器的指示紅燈是否合符要求。
3.2正確使用方向行駛選擇開關(guān),在行駛中,不能同時踩下加速器踏板和制動踏板。下坡時應(yīng)用行車制動踏板控制車速,決不允許轉(zhuǎn)挽方向選擇開關(guān)所處檔位。
3.3停車時,要鎖住剎車制踏板。方向行駛選擇開關(guān)要在空檔位置。應(yīng)把鑰匙轉(zhuǎn)到off位置, 并取下鑰匙。
3.4清潔車輛時,不能用水直接沖洗所有電器設(shè)備。
3.5行車前,確保所有乘客坐穩(wěn)并抓緊扶手。車輛在行駛過程中乘客不得把身體探出車外。
3.6在潮濕、人多,復(fù)雜的地形應(yīng)減速行駛。
3.7車輛在轉(zhuǎn)彎或上下坡時,應(yīng)減速行駛。
3.8本車輛重心低,離地間隙小,絕對不允許車輛長期在凹凸不平均的路面上行駛,更不允許在公路上行駛。
3.9當(dāng)車輛行駛過有水的區(qū)域后,可能會影響制動系統(tǒng),因此在駛過水域后,請試踏行車制動踏板,檢查制動系統(tǒng)的制動情況。如制動距離不夠,請連續(xù)多次踩下行車制動踏板,直到恢復(fù)制動,方可再繼續(xù)行駛。
3.10嚴(yán)禁超載行駛。
3.11嚴(yán)禁離開小區(qū)在馬路上行駛。
3.12在充電或維護(hù)蓄電池時,關(guān)掉所有的電器附件,確保鑰匙開關(guān)已處off位置。
3.13蓄電池在使用過程中應(yīng)保持外部清潔,所有連接的地方應(yīng)保持良好接觸。
3.14每天使用后,需要重新給蓄電池充電,清理電池及接線柱上的污垢,檢查電解液的高度。
3.15每天檢查所有的導(dǎo)線是否破損如有破損請更換導(dǎo)線。檢查所有接點是否牢固。如有松動或虛連,請擰緊或焊接。
3.16每日檢查車輛上所有的零部件是否牢固,如需要應(yīng)擰緊或焊接牢固。
3.17在行駛過程中,如有異常響聲,請立即停車檢查,并請有關(guān)維修人員維修后,方準(zhǔn)行駛。
3.18不準(zhǔn)駕駛過程中,要中速行駛,做到寧停三分,不搶一秒,嚴(yán)禁疲勞駕駛電動車。
4.質(zhì)量記錄
4.1
5 參閱文件資料
5.1
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編號。
4.1.1公司編號為:cshy
4.1.2部門編號:
a)行政部編號為:_z
b)人力資源部編號為:rl
b)財務(wù)部編號為:cw;
c)管理部編號為:gl;
d)工程維修部編號為:gc;
e)市場拓展部編號為:sc
f)品質(zhì)督察部編號為:pz;
4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類。
4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主入住驗房表》;
--《裝修申請表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料;
--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);
--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項目開發(fā)批準(zhǔn)報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗收證書;建設(shè)消防驗收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
--施工設(shè)計資料(地質(zhì)報告書;全套設(shè)計圖紙;圖紙會審記錄;設(shè)計變更通知單;工程預(yù)決算報告書;重要的施工會議紀(jì)要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
--其他應(yīng)保存的工程資料。
c)設(shè)備檔案,包括:
--設(shè)備臺賬;
--設(shè)備出廠合格證;
--設(shè)備使用說明書(要求中文);
--設(shè)備安裝、調(diào)試報告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設(shè)備運(yùn)行記錄;
--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
--設(shè)備更新改造記錄;
--設(shè)備管理制度;
d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:
--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);
--管理處運(yùn)作檔案(各部門運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。
e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關(guān)的各類記錄。
h)財務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:cshy-cw-報表;
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級。
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。
5.3《檔案銷毀清單》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責(zé)
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4程序要點
4.1檔案的編號
4.1.1公司、管理處編號:
a)物業(yè)管理有限公司編號為:※ ※ ※(公司英文縮寫);
b)物業(yè)管理處編號為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。
4.1.2部門編號:
a)綜合部編號為: zh;
b)財務(wù)部編號為: cw;
c)管理部編號為: gw
d)項目部編號為: _m
e)工程部編號為: gc;
4.1.3年份編號:引用年份序號-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號:
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)管理公司編號
b)管理處編號:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
管理處編號
物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報表類
b)財務(wù)部 帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營類
計劃總結(jié)類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復(fù)制登記表
序
號姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門姓名職務(wù)
借檔文件名
借檔理由
是否復(fù)制□是 □否
借還時間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號文件編號文件標(biāo)題頁
數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
第6篇 物業(yè)管理公司物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程-2
物業(yè)管理公司物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(二)
1.0目的
規(guī)范采購物品的驗證工作,確保入倉物品符合規(guī)定要求。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司物品驗證工作。
3.0職責(zé)
3.1采購員負(fù)責(zé)物品的采購。
3.2倉庫管理員負(fù)責(zé)所購物品的驗證。
3.3公司財務(wù)部主管負(fù)責(zé)物品驗證的監(jiān)督工作。
4.0程序要點
4.1物品驗證的要求。
4.1.1每次采購物品單位數(shù)量少于10個的,要求100%抽樣驗證。
4.1.2每次采購物品單位數(shù)量多于10個的,要求抽樣10%~50%驗證。
4.1.3采購物品必須具備合格證,特別是對批量(或成箱、成件)購買的物品必須要驗證物品的合格證,物品的合格證由倉庫管理員保存。
4.1.4對目測無法驗證的物品,必須使用相關(guān)工具協(xié)助驗證。
4.1.5對驗證物品的規(guī)格、數(shù)量等必須與《采購計劃表》上的內(nèi)容相符。
4.1.6倉管員應(yīng)將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后保存、備查。
4.2物品驗證的分類。
4.2.1應(yīng)送計量所檢定的物品。
a)儀器儀表類:
--萬用表;
--鉗形表;
--搖表;
--其他應(yīng)送計量所檢定的物品。
b)應(yīng)抽樣驗收合格證的物品:
--水暖類:水表;
--電器類:電表:
--清潔類:清潔劑、去污粉、潔廁靈等;
--綠化類:肥料、藥品、種子等;
--機(jī)械設(shè)備類:綠籬機(jī)、吸塵機(jī)等;
--儀器儀表類:水平儀、壓力表等;
--機(jī)械零件類:空調(diào)、水泵、電梯、發(fā)電機(jī)等設(shè)備的備用配件;
--其他應(yīng)驗證合格證的物品。
c)應(yīng)抽樣驗證外觀完好度、接觸部位靈活度和壁厚均勻度驗證的物品:
--水暖類:水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、接連管等;
--電器類:開關(guān)、導(dǎo)線、接觸器、燈管、燈泡、保險絲等;
--易耗工具類:玻璃刮、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、小鋤頭等;
--其他應(yīng)驗證外觀完好度、接觸部位靈活度和壁厚均勻度的物品。
d)倉管員應(yīng)抽樣試用或通電驗收的物品:
--油料類:油漆、涂料等;
--機(jī)械設(shè)備類:吸塵器、疏通器、剪草機(jī)、水泵、電鉆、電焊機(jī)等。
4.2.2凡不屬于上述驗證范圍的,應(yīng)對其是否符合采購計劃要求的規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行抽樣或全部核對。
4.3物品驗證的方法。
4.3.1物品包裝的驗證方法。
a)倉管員應(yīng)目視物品外包裝平整光滑,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡。
b)注意核對物品包裝上注明的生產(chǎn)日期及有效期:
--已過有效期的,倉庫管理員應(yīng)拒絕驗收入庫;
--有效期時間不足一個月的物品,由倉管員組織人員對其試用,以便檢查該物品的有效程度是否合格,并要求采購員對該類物品限量采購。
4.3.2物品質(zhì)量的驗證方法:
a)倉管員應(yīng)仔細(xì)檢查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形;
b)倉管員在驗證鐵制的物品時,應(yīng)注意物品有無銹跡;
c)轉(zhuǎn)動物品連接部位,檢查其轉(zhuǎn)動是否靈活,有無大的摩擦聲;
d)仔細(xì)檢查物品接口部分,看連接處有無松動、滑絲現(xiàn)象;
e)驗證物品質(zhì)地是否符合購買要求;.
f)物品顏色是否符合要求;
g)驗證物品規(guī)格、尺寸是否符合要求;
h)對物品的受力部分應(yīng)用手或其他方法做加力實驗,看其是否達(dá)到規(guī)定的受力標(biāo)準(zhǔn);
i)檢查物品附屬件是否齊全。
4.3.3物品性能的驗證方法:
a)倉管員應(yīng)對物品的機(jī)械部分反復(fù)試動,檢查其靈活性、準(zhǔn)確性;
b)驗收機(jī)械設(shè)備類必須進(jìn)行試用驗證的方法,以便檢查其性能情況;
c)驗收具有彈性的物品時,應(yīng)對物品反復(fù)伸縮或彎曲,一般情況下,合格品應(yīng)回復(fù)或基本回復(fù)原狀;
d)倉管員在驗證電器物品時,應(yīng)使用萬用表測試。測試的電壓和電阻的指數(shù)首先應(yīng)達(dá)到物品合格證明的標(biāo)準(zhǔn),其次還必須達(dá)到國家有關(guān)指數(shù)的正常標(biāo)準(zhǔn);
e)國家規(guī)定的其他驗證方法。
4.4物品驗收程序。
4.4.1新采購物品的驗證程序。
a)采購員應(yīng)將采購回來的物品及時送交倉庫管理員處驗收。
b)倉庫管理員按照物品驗證要求、物品驗證分類及物品驗證方法中的相關(guān)規(guī)定,對物品進(jìn)行驗證;
--驗證合格的物品,由倉管員填寫《物品驗證記錄表》、《入庫單》后,將物品按照《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放;
--驗證不合格的物品:發(fā)現(xiàn)表面有瑕疵但不影響使用的,應(yīng)填寫《不合格品處理表》后放置在待處理區(qū)域內(nèi),等待處理;性能有問題,不能使用或影響使用效果的,應(yīng)拒絕入倉;倉管員對暫時無法檢驗的物品,應(yīng)收入倉庫待檢物品存放區(qū)等待相關(guān)部門或人員檢驗。
4.4.2退回倉庫的物品驗證程序。
a)使用人將未使用完需退回倉庫的物品送交倉庫驗收。
b)倉管員應(yīng)先核對:
--該物品的規(guī)格型號;
--該物品的性能情況;
--該物品的可利用價值;
--該物品的其他特性。
c)倉管員再根據(jù)物品驗證的要求、物品驗證的分類和物品驗證的方法中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗證:
--經(jīng)驗證合格的,由倉管員填寫《物品驗證記錄表》、《入庫單》后,按照《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行人倉存放;
--經(jīng)驗證不合格的,由倉管員填寫《不合格品處理表》后,存放在不合格品區(qū)等待處理。
4.5物品驗證資料的保管。
4.5.1倉管員應(yīng)作好每次物品驗證結(jié)果的記錄。
4.5.2物品驗證相關(guān)資料由倉管員按月歸檔保存,保存期限為一年。
4.5.3工具設(shè)備的驗證資料由倉管員按月
歸檔作長期保存。
4.6物品驗證的情況,作為倉管員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《物品驗證記錄表》。
5.2《不合格品處理表》。
6.0相關(guān)支持性文件
6.1《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第7篇 物業(yè)管理公司品質(zhì)管理檢驗工作規(guī)程
物業(yè)管理公司品質(zhì)管理及檢驗規(guī)程
1.0目的:
完善公司內(nèi)部品質(zhì)管理,建立、實施有效的品質(zhì)管理監(jiān)督檢驗規(guī)程。
2.0適用范圍:本公司品質(zhì)管理工作。
3.0考核規(guī)則:
3.1各部門自我檢查,自我監(jiān)督,分級管理、逐級考核的原則:
3.2綜合事務(wù)部設(shè)品質(zhì)管理員,經(jīng)管理者代表授權(quán)對各崗位員工進(jìn)行督導(dǎo),其檢查結(jié)果經(jīng)綜合事務(wù)部部長處理,并逐級反饋。
3.3各部門負(fù)責(zé)人對本部門職員進(jìn)行督查。
3.4品質(zhì)管理員對各部門進(jìn)行督導(dǎo),負(fù)責(zé)員工臺帳的建立、記錄、統(tǒng)計,并將結(jié)果予以公布。
3.5權(quán)責(zé)對等,責(zé)任連帶的原則:各崗位員工對自己崗位的工作負(fù)責(zé),部長對員工的違紀(jì)過失負(fù)連帶責(zé)任。
4.0考核頻次:
4.1各部門按管理體系文件的要求,接受品質(zhì)管理員的監(jiān)督檢查,根據(jù)本部門體系文件及《員工考核評分細(xì)則》對其下屬員工進(jìn)行監(jiān)督與考核;根據(jù)《分包合同》及相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn),對分包方進(jìn)行日常監(jiān)督與考核。
4.2綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)對各部門進(jìn)行日常隨時檢查。
4.3綜合事務(wù)部每月綜合檢查不少于1次。
5.0權(quán)重:
5.1在整個督查過程中對各級職員的檢查扣分均以《員工考核評分細(xì)則》中的扣分標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)。
5.2逐級扣分權(quán)重:
各部門負(fù)責(zé)人在檢查中發(fā)現(xiàn)員工同一過失(指《員工考核評分細(xì)則》中同一條款),在標(biāo)準(zhǔn)分的基礎(chǔ)上按1:1.5的遞增比例進(jìn)行扣分。
5.3累積扣分權(quán)重:
5.3.1員工在當(dāng)月檢查中,相同的過失不得超過3次,全年累積相同過失不得超過6次,否則超過的次數(shù)按標(biāo)準(zhǔn)分的3倍扣分。
6.0違規(guī)臺帳
6.1品質(zhì)管理員根據(jù)整改通知單,負(fù)責(zé)每月《員工臺帳》的建立及管理。
6.2整改通知單一式二聯(lián),一聯(lián)交責(zé)任人,一聯(lián)交綜合事務(wù)部存檔。
6.3已設(shè)品質(zhì)管理員的管理處每月5日前將上月所有違規(guī)情況填入《員工臺帳》提交公司綜合事務(wù)部。
7.0本規(guī)程考核標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《員工考核評分細(xì)則》。
8.0支持性工具
《員工考核評分細(xì)則》
《整改通知單》
《員工臺帳》
編制: 審核: 批準(zhǔn): 日期:
第8篇 物業(yè)管理公司行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1、目的
規(guī)范行政獎罰的標(biāo)準(zhǔn)及獎罰程序,確保公司行政獎罰有法可依,適度合理。
2、適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理(含)以下人員的行政獎罰處理。
3、職責(zé)
(1)總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司機(jī)關(guān)員工和管理處員工記大過與記大功以上行政獎罰決定的審批。
(2)人事部負(fù)責(zé)公司行政獎罰工作的組織實施與決定復(fù)核。
(3)各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門行政獎罰工作的提出。
4、程序要點
(1)獎罰原則
有功必獎,有過必罰;依法管理,執(zhí)法必嚴(yán);獎罰面前,人人平等。
(2)獎罰形式
a)獎勵:嘉獎、記小功、記大功、晉升工資、晉職。
b)處罰:警告、記小過、記大過、降級(薪)、解聘(勸退、解雇、自動離職)
(3)獎罰標(biāo)準(zhǔn)
a)嘉獎1次獎1天崗位工資,警告1次扣1天崗位工資。
b)記小功1次獎3天崗位工資,記小過1次扣3天崗位工資。
c)記大功1次獎當(dāng)月崗位工資,記大過1次扣當(dāng)月崗位工資。
d)一年累計嘉獎3次者,加記小功1次;一年累計記小功3次者,加記大功一次。
e)一年累計警告3次者,加記小過1次,一年累計記小過3次者,加記大過一次。
f)一年累計記大功兩次,晉升一級工資,一年累計記大過兩次給予解聘。
(4)獎罰條件
a)符合下列條件之一者,可建議給予嘉獎、記小功、記大功的獎勵:
對提高公司信譽(yù),做出顯著成績者;
發(fā)現(xiàn)事故隱患,及時采取措施防止重大事故發(fā)生者;
為保護(hù)公司、員工和顧客生命財產(chǎn)安全,見義勇為者;
提出合理化建議,經(jīng)實施有顯著成績者;
嚴(yán)格控制費用,節(jié)約開支有顯著成績者;
拾金不昧,做好人好事事跡突出者;
在抗洪、滅火、防風(fēng)工作中有突出表現(xiàn)者,
接待業(yè)主及客人、受到一致好評者;
工作中任勞任怨、記小功1次獎3天崗位工資
有效舉報違法、違規(guī)行為者;
其他應(yīng)給予嘉獎、記小功、記大功的行為。
b)符合下列條件之一者,可建議晉升、調(diào)薪獎勵:
表現(xiàn)優(yōu)異,半年之內(nèi)的月度績效考評分?jǐn)?shù)有3次列本部門第一者;
工作有突出貢獻(xiàn)者;
有突出才能、為公司急需者;
為同行業(yè)競相爭取者。
c)有下列行為之一者,可建議給予警告處罰:
上班時間處理私人事務(wù)者;
拖延執(zhí)行上級指令及時效制規(guī)定,影響工作進(jìn)度,尚未造成損失者;
儀容不整,影響公司形象者;
在辦公室或公共場所發(fā)泄個人不滿情緒,造成不良影響者;
無故串崗,閑聊、亂丟果皮、雜物者;
未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意私自調(diào)班、調(diào)休者;
使用褻瀆性或辱罵性語言者;
其他不認(rèn)真工作、不文明、不道德行為,需給予警告處分者。
d)有下列行為之一者,可建議給予記小過處分:
一年內(nèi)給予警告處分3次者;
違反標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,造成嚴(yán)重不良后果,尚未造成公司利益損失者;
捏造請假理由或偽造有薪假期證明,經(jīng)查證屬實者;
公司機(jī)關(guān)員工工作時間睡覺者;
未經(jīng)許可出借公司財物者;
辱罵同事或管理人員,情節(jié)嚴(yán)重者;
向他人誤傳個人或他人薪金數(shù)額者;
拾遺不報,造成不良影響者;
隨身攜帶考勤卡,代他人打卡,授意他人打卡,涂卡、冒簽卡一次者;
曠工一天者;
擅自挪用公款在1000元(含)以下者;
管理處員工對住戶服務(wù)時,違反時效制規(guī)定,造成住戶投訴者;
其他有礙生產(chǎn)安全或管理,但未造成經(jīng)濟(jì)損失,須給予記小過處分者,
e)有下列行為之一者,可建議給予記大過處分:
一年內(nèi)給予記小過3次者;
造謠惑眾,挑撥是非,有事實證明但尚未造成惡劣影響者;
管理處員工工作時間睡覺者;
違反標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,造成公司利益受損者;
私配辦公室、宿舍及營業(yè)區(qū)鑰匙者;
隨身攜帶考勤卡,代他人打卡,授意他人打卡,涂卡、冒簽卡兩次者;
曠工兩天者;
明知有病而有意拒絕接受公司指定體驗、治療或防疫注射者;
故意浪費公司財物者;
擅自挪用公款1000-2000元者;
服務(wù)態(tài)度差,遭住戶合理投訴者;
其他損害公司利益的行為,需給予記大過處分者。
f)有下列條件之一者,可建議給予降職、降薪處分:
管理不善者;
多次重復(fù)違反公司標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,但未造成嚴(yán)重后果者;
一年內(nèi)記大過一次,記小過兩次者;
績效考評連續(xù)兩個月考評分?jǐn)?shù)均為未位者;
其他須給予降職、降薪的處分者。
g)有下列行為之一者,可建議給予勸退。勸退人員如果在試用期的,公司無須提前即可通知員工辦理正常離職手續(xù)。勸退人員屬公司正式員工(含聘用工),一般情況下需提前一個月通知員工或以一個月工資作補(bǔ)償后即刻辭退員工(勞動合同特殊約定的按《合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理):績效考評分?jǐn)?shù)在60分以下者;
連續(xù)3個月考評分?jǐn)?shù)均為未位者;
半年度或年度績效考評分?jǐn)?shù)不合格者;
其他須給予勸退處分者;
h)有下列行為之一者,可建議給予解雇。解雇員工無須提前通知,不給予工資以外的任何經(jīng)濟(jì)襝,給公司造成損失的,公司保留追究其有關(guān)責(zé)任的權(quán)利。
一年內(nèi)給予記大過處分兩次者,
賭博、吸毒、盜竊或參與其他違法活動,被子依法追究刑事責(zé)任者。
泄竊公司機(jī)密,貪污、挪用公款在2000元以上者;
在公司無理取鬧且先動手打人者;
造謠惑眾,挑撥是非或以強(qiáng)暴手段唆使他人怠工或罷工,情節(jié)嚴(yán)重者;
利用職務(wù)之便,收取他人賄賂為自己牟取私利者;
擅用公司名義在外招搖撞騙有損公司利益、聲譽(yù)者;
利用社會不良分子解決公司內(nèi)部問題者;
故意損壞公司設(shè)備、工具、原材料及重要文件者;
遇非常事變,借故逃避義務(wù),致使公司財物蒙受損失者;
對公司員工及其家屬實施威脅、暴行者;
長期遲到、早退者;
疏于職守,給公司造成較大損失者;
向公司提供虛假證明或資料者;
服務(wù)態(tài)度惡劣,損害住戶或客戶利益,影響公司聲譽(yù)者;
竊取公司機(jī)密、技術(shù)資料或財物者;
其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定,須給予解雇者。
(5)獎罰程序
a)部門負(fù)責(zé)人向人事部提出,人事部給予《獎罰單》。
b)審核。部門依據(jù)獎罰條件或(及)《績效考評管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》進(jìn)行以下審核,并將審核意見記錄在“部門意見”欄,并簽名確認(rèn):
建議內(nèi)容是否真實、清楚、完整。
獎罰標(biāo)準(zhǔn)是否恰當(dāng)。
c)人事總得和核。人事部經(jīng)理依照用人部門上述程序進(jìn)行復(fù)核,并將復(fù)核結(jié)果記錄在“人事部意見”欄,并簽名確認(rèn):
部門意見真實、獎罰恰當(dāng)?shù)陌凑Ｊ掷m(xù)辦理;
經(jīng)審核,用人部門意見不真實或獎罰標(biāo)準(zhǔn)欠恰當(dāng)?shù)?人事部須將調(diào)查情況附于《獎罰單》后一章報總經(jīng)理審批。
d)審批。管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處員工記大過與記大功以下決定的審批?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)其他決定的審批。
用人部門和人事部意見統(tǒng)一時,總經(jīng)理(管理處經(jīng)理)在一日內(nèi)給予審批意見。由人事部按正常手續(xù)辦理;
用人部門和人事部門意見不統(tǒng)一時,總經(jīng)理(管理處經(jīng)理)在兩日內(nèi)給予審批意見。
e)資料處理:
涉及調(diào)薪的資料處理:
――人事部將審批后的《獎罰單》復(fù)印一份,復(fù)印件公布在“員工公告欄”內(nèi);
――原件創(chuàng)刊在〈轉(zhuǎn)正、晉升、降職、調(diào)薪表〉后,按〈轉(zhuǎn)正/晉升/降職/調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程〉處理。
勸退、解雇、自動離職人員資料的處理:
――人事部將審批后的《獎罰單》復(fù)印一份,復(fù)印件公布在“員工公告欄”內(nèi);
――原件附在〈員工離職表〉后按〈員工離職、內(nèi)部調(diào)職標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程〉辦理。
嘉獎、記小功、記大功、警告、記小過、記大過人員資料的處理:
――人事部將審批后的〈獎罰單〉復(fù)印兩份,原件存入員工本人人事檔案并記錄;
――一份復(fù)印件公布在“員工公告欄”內(nèi);
――一份復(fù)印件于次月初報財務(wù)部核發(fā)獎罰工資。
f)員工對獎罰有異議的按《員工投訴與行政復(fù)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》處理。
h)記錄
人事部文員將員工獎罰情況記錄在《員工花名冊》及員工人事檔案的《員工記錄表》內(nèi);
人事部文員交員工獎罰情況記錄在人事月報的《當(dāng)月獎罰統(tǒng)計表》內(nèi),并于次月初與《獎罰單》一齊報財務(wù)部核發(fā)獎罰工資。
(6)本規(guī)程作為員工轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪、勸退、解雇等人事處理工作的依據(jù)之一。
5、記錄
6、相關(guān)支持文件
(1)《轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
(2)《員工離職、調(diào)職標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
(3)《員工投訴行政復(fù)議標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第9篇 物業(yè)管理公司倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程-5
物業(yè)管理公司倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范倉庫管理工作,確保對倉庫物品進(jìn)行安全、高效、有序的管理。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司下屬各倉庫的管理工作。
3.0職責(zé)
3.1采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作。
3.2倉庫管理員負(fù)責(zé)物品驗收、入倉、領(lǐng)用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。
3.3會計負(fù)責(zé)物品的核算。
3.4財務(wù)部主管負(fù)責(zé)倉庫管理工作的監(jiān)督。
4.0程序要點
4.1庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)。
4.1.1日常消耗物料的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的2倍;
b)特殊情況另行處理。
4.1.2常備的零件物品的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的3倍;
b)特殊情況另行處理。
4.1.3庫存物品的總額,應(yīng)控制在收入加其他各項經(jīng)營收入的總和的10%以內(nèi)。
4.2物品采購的申請。
4.2.1倉庫管理員原則上應(yīng)在每月25日前根據(jù)倉庫實際庫存量,編制下月物品《采購計劃表》。
4.2.3倉庫中無儲存的零星、應(yīng)急物品由使用部門主管填制《申購單》。
4.2.4倉庫管理員應(yīng)在每月28日前將《采購計劃表》交財務(wù)部主管審核。
4.2.5財務(wù)部主管依據(jù)下列內(nèi)容審核:
a)倉庫實際庫存量;
b)當(dāng)月實際消耗量;
c)庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn);
d)下月預(yù)計消耗量;
e)下月資金預(yù)算。
4.2.6財務(wù)部主管審核后的處理:
a)采購計劃不合理的,應(yīng)及時予以調(diào)整;
b)采購計劃合理的,財務(wù)部主管應(yīng)在財務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。
4.2.7采購計劃在每月30日前報總經(jīng)理審批。
4.2.8總經(jīng)理審批同意后,交采購員按照《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。
4.3物品的入倉程序。
4.3.1物品的入倉程序。
a)采購員原則上應(yīng)在物品采購回來的當(dāng)日,將物品送交倉庫驗收,特殊情況不能在當(dāng)日入倉的,應(yīng)報財務(wù)部主管批準(zhǔn)后另行處理;
b)如采購員通知物品供應(yīng)商送貨上門,采購員應(yīng)陪同供應(yīng)商一起到倉庫驗貨;
c)倉庫管理員應(yīng)對符合購買計劃的物品按照《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗收;
d)經(jīng)驗收合格的物品,倉庫管理員應(yīng)開具《入庫單》,并將物品分類存放;
e)倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)天的物品《入庫單》,及時登記物品明細(xì)賬;
f)采購人員將《入庫單》、購貨發(fā)票一起拿到財務(wù)部,按《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定辦理報銷手續(xù)。
4.3.2退回物品的入倉程序。
a)相關(guān)人員將未使用完的物品送到倉庫。
b)倉庫管理員應(yīng)根據(jù)核查結(jié)果,按照《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗收:
--合格品,填寫《入庫單》,在備注欄內(nèi)填寫退回物品入庫字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);
--不合格品,填寫《不合格品處理表》(詳見《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》)后存放在不合格品區(qū)等待處理;
4.3.3設(shè)備工具的入倉程序。
a)新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行。
b)退還的設(shè)備工具入倉程序:
--工具送還倉庫前必須把工具清理干凈;
--倉庫管理員根據(jù)使用人的《工具領(lǐng)用卡》上的項目,逐項清點退還工具;
--倉庫管理員應(yīng)按照《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定對退回的設(shè)備工具進(jìn)行驗收;合格品,填寫《入庫單》,在備注欄內(nèi)填寫退回物品入庫字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);不合格品,填寫《不合格品處理表》(詳見《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》)后存放在不合格品區(qū)等待處理;
--倉庫管理員應(yīng)在《工具領(lǐng)用卡》上登記退還記錄,并由使用人簽名確認(rèn)。
--倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)天的物品《入庫單》,及時登記物品明細(xì)賬;
4.4倉庫物品的存放管理。
4.4.1物品存放倉庫的自然條件:
a)有通風(fēng)設(shè)備;
b)光線充足;
c)面積寬敞。
4.4.2倉庫物品的存放分類:
a)易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品;
b)吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品;
c)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易損物品;
e)食品類。
4.4.3物品存放倉庫的區(qū)域劃分:
a)合格物品存放區(qū);
b)不合格物品存放區(qū);
c)待檢物品存放區(qū)。
4.4.4倉庫區(qū)域劃分的方法:
a)在貨架上標(biāo)識并隔離;
b)畫線掛標(biāo)牌。
4.4.5倉庫物品的存放要求。
a)易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品應(yīng)單獨設(shè)置倉庫存放,存放時應(yīng)注意:
--周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源;
--擺放在地下;
--配備滅火器;
--保持包裝完好;
--庫房結(jié)構(gòu)堅固,門窗封閉牢固;
--庫房門內(nèi)開。
b)吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時:
--用經(jīng)過防水處理的貨架放置;
--放在干燥的地上或貨架上;
--配備防潮通風(fēng)設(shè)施。
c)常用工具、材料和配件等:
--不規(guī)則物品,用盒或袋裝好后擺放;
--規(guī)則的物品整齊地擺放在貨架或地上;
--體積較大、體重較輕的可靠墻立放或掛在墻上。
d)易碎易損的物品:
--體積較小或瓶裝物品,放置貨架的底層,整齊地擺放在地上;
--體積較大的,應(yīng)靠墻立放,放置上方不懸掛物品;
--放置位置有膠墊。
e)食品:
--放置在經(jīng)過防水處理的貨架上;
--配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。
4.5倉庫物品的領(lǐng)用管理。
4.5.1物品領(lǐng)用程序:
a)物品領(lǐng)用人應(yīng)憑其所在部門簽字確認(rèn)的《出庫單》到倉庫辦理材料領(lǐng)用手續(xù);
b)倉庫管理員根據(jù)《出庫單》上所列品種,逐一發(fā)放;
c)倉庫管理員根據(jù)《出庫單》內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細(xì)登記;
d)倉庫管理員應(yīng)于每月末將《出庫單》匯總后交會計核對,進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。
4.5.2工具的領(lǐng)用管理。
a)工具使用人應(yīng)憑其所在部門主管簽名確認(rèn)的《出庫單》到倉庫領(lǐng)用工具。
b)倉庫管理員應(yīng)根據(jù)使用人《工具領(lǐng)用卡》的記錄,核對原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象:
--如經(jīng)核對,已有領(lǐng)用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,倉庫管理員應(yīng)拒絕發(fā)放;
--如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄,將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后,并在《工具領(lǐng)用卡》上登記,由領(lǐng)用人簽名確認(rèn)。
c)倉庫管理員應(yīng)在每月末將《出庫單》,匯總后交會計核對進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。
4.5.3借用工具的領(lǐng)用程序:
a)凡因工作需要借用工具的人員,應(yīng)憑其所在工程部主管簽名確認(rèn)的《工具借領(lǐng)單》,到倉庫辦理工具借用手續(xù);
c)倉庫管理員根據(jù)《工具借領(lǐng)單》,與倉庫建立的《借用工具領(lǐng)用卡》核對無誤后發(fā)放;
d)倉庫管理員對借用的工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。
4.6倉庫物品報廢的管理。
4.6.1報廢的標(biāo)準(zhǔn):
a)物品到有效期;
b)客觀原因造成物品工具已無使用價值的;
c)按其他有關(guān)規(guī)定需報廢。
4.6.2物品報廢的程序。
a)報廢物品經(jīng)辦人憑其所在部門主管、管理處經(jīng)理簽名確認(rèn)的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續(xù)。
b)倉庫庫存的物品報廢,由倉庫管理員負(fù)責(zé)填寫《物品報廢單》。
c)倉庫管理員準(zhǔn)備好報廢物品的有關(guān)原始資料:
--入庫時間;
--物品性能介紹;
--使用時間;
--使用說明;
--其他有關(guān)資料。
d)財務(wù)部主管、會計,應(yīng)組織相關(guān)人員驗證,并填寫《物品驗證記錄》。
e)倉庫管理員填寫《不合格品處理表》附《物品驗證記錄》報公司總經(jīng)理審批。
g)倉庫管理員根據(jù)審批意見,將報廢物品的相關(guān)財務(wù)資料交會計進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。
4.7倉庫物品的清點。
4.7.1每月25日前,倉庫管理員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點。
4.7.2根據(jù)清點結(jié)果,填寫《盤點表》。
4.7.3倉庫管理員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬的余額和盤點表上的實物余額進(jìn)行核對。
a)經(jīng)核對無誤的,倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的《入庫單》及《出庫單》,編制《庫存物品進(jìn)、耗、存表》,同時編制下月《采購計劃表》。
b)如經(jīng)核對有誤:
--實物多于賬面余額的,應(yīng)報會計進(jìn)行賬務(wù)處理;
--如實物少于賬面余額的,原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)規(guī)程處理。
4.7.4倉庫管理員應(yīng)在27日前將當(dāng)月《盤點表》、《物品進(jìn)、耗、存表》、《采購計劃表》報送公司財務(wù)部主管審核。
4.7.5會計應(yīng)于每月25日一31日對倉庫物品進(jìn)行抽樣或全部核對,并在當(dāng)月31日前將核對結(jié)果報財務(wù)部主管。
4.8倉庫物品管理資料的保管。
4.8.1會計應(yīng)在每月末將倉庫物品的財務(wù)原始單據(jù)編制記賬憑證、登記賬簿,進(jìn)行賬務(wù)處理。
4.8.2倉庫物品管理的財務(wù)資料交財務(wù)部主管審核無誤后,加密長期保存。
4.9倉庫物品的管理情況,作為財務(wù)部相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《入庫單》。
5.2《出庫單》。
5.3《工具借領(lǐng)單》。
5.4《工具領(lǐng)用卡》。
5.5《盤點表》。
5.6《倉庫物品進(jìn)、耗、存報表》。
5.7《借用工具領(lǐng)用卡》。
5.8《采購計劃表》。
5.9《申購單》。
6.0相關(guān)支持性文件
6.1《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第10篇 某物業(yè)管理公司考勤管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司考勤管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范工作時間、假期、打卡、簽卡、請(休)假、銷假、加班及考勤統(tǒng)計工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司總經(jīng)理(含)以下員工的考勤管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)工作時間調(diào)整申請的審批。負(fù)責(zé)各部門經(jīng)理的簽卡、請(休)假、銷假的審批。
3.2也可總經(jīng)理授權(quán)由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)各部門經(jīng)理的簽卡、請(休)假、銷假的審批。
3.3人事負(fù)責(zé)員工考勤管理的復(fù)核與監(jiān)督工作。
3.4各部門主管負(fù)責(zé)本部門員工的簽卡、請銷假、加班的審批工作。
3.5管理處主任負(fù)責(zé)本管理處其他員工的簽卡請銷假、加班的審批工作。
4.0程序要點
4.1工作時間。公司實行5天工作制。每天工作8小時,一般情況下,平均每周工作時間不超過40小時。
4.1.1每日工作時間:一般情況下,部門員工上下班時間按以下有關(guān)規(guī)定執(zhí)行:
部門
上班時間
備注
公司行政、人事、財務(wù)
冬時:8:00―12:00,14:30―17:30
夏時:8:00―12:00,15:00―17:30
管理服務(wù)處
冬時:8:00―12:00,14:30―17:30
夏時:8:00―12:00,15:00―17:30
管理服務(wù)處
秩序維護(hù)員
維修人員
輪班
4.1.2員工工作時間可依據(jù)部門工作需要和季節(jié)變化按以下程序進(jìn)行調(diào)整:
a)部門根據(jù)工作需要提出工作時間變更申請報人事復(fù)核登記后,報總經(jīng)理審批;
b)人事將總經(jīng)理審批同意的工作時間調(diào)整用通知下發(fā)到各部門予以公告;
c)員工按通知的要求,調(diào)整工作與休息時間。
4.1.3休息日:
a)一般情況下公司機(jī)關(guān)人員周六、周日休息。管理處員工因工作需要原則上不能于周六、周日休息,休息時間由部門主管安排在其他時間輪休;
b)一般情況下當(dāng)月假期當(dāng)月休,因工作需要不能正常休假的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),員工可申請延補(bǔ)休欠假;不能延補(bǔ)休欠假的,支付不低于員工工資(基本工資+崗位工資)的200%工資報酬。
4.2假期
4.2.1法定假期:
以下假期為國家法定假期,公司機(jī)關(guān)原則上安排員工休息。管理處員工因工作需要原則上在法定假日期間不安排休息,并支付不低于員工工資(基本工資+崗位工資)的300%工資報酬。員工要求補(bǔ)休的,可按實際上班天數(shù)給予補(bǔ)休:
a)元旦:1天(元月1日);
b)春節(jié):3天(農(nóng)歷年初一、二、三);
c)國際勞動節(jié):1天(5月1日);
d)國慶節(jié):3天(10月1、2、3);
e)法律、法規(guī)規(guī)定的其他休假節(jié)日。
4.2.2福利假期:
a)婚假:在本公司連續(xù)工作滿一年以上,符合國家《婚姻法》規(guī)定結(jié)婚的員工,可享有有薪假期8天。申請婚假須提前一周提出申請,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,可予休息。假后須將結(jié)婚證書影印本交人事部核實;
b)產(chǎn)假:在本公司連續(xù)工作滿一年以上,持有準(zhǔn)生證的女員工,可享有有薪產(chǎn)假90天,難產(chǎn)的增加產(chǎn)假15天。申請產(chǎn)假須在預(yù)產(chǎn)期前3個星期提出,經(jīng)審批后可予休息,假后須將醫(yī)院證明或出生證明影印本交人事部核實。女職工計劃內(nèi)懷孕4個月以內(nèi)流產(chǎn)的,給予流產(chǎn)假15天;4個月以上的給予流產(chǎn)假42天;
c)恩恤假:員工親屬(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹)死亡。外省員工可享有有薪恩恤假6天,本省員工可享有有薪恩恤假3天。申請恩恤假須經(jīng)批準(zhǔn),假后須將親屬的死亡證明交人事部核實;
d)探親假:在本公司連續(xù)工作滿一年以上,夫妻分居兩地(跨省)或未婚遠(yuǎn)離(跨省或300公里以上)父母居住的員工,按勞動法有關(guān)規(guī)定享受有薪探親假。探親假只能當(dāng)年一次休完;
e)病假:
――員工因病請假,須于病假當(dāng)天申請,假后須將藥費單、醫(yī)院病休證明交人事部核實;
――員工轉(zhuǎn)正后,每月可享有有薪病假兩天,兩天以上病假可用當(dāng)月休息抵消;
――探親、事假、公差時在外患病,須附當(dāng)?shù)乜h級以上醫(yī)院病休證明及藥費單;
――符合醫(yī)療保險范圍內(nèi)的,按醫(yī)療保險有關(guān)規(guī)定報銷有關(guān)醫(yī)療費用。
f)工傷假:員工在工作期間因工受傷,用人部門須將工傷事故報告24小時內(nèi)報人事部,并附鎮(zhèn)級(含)以上醫(yī)院住院單,由人事部按《保險管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.2.3事假:員工如有急事申請事假,須提前1日提出申請并經(jīng)批準(zhǔn),否則按曠工處理。
4.3員工打卡。員工上班(加班)執(zhí)行打卡制度,人事部將依據(jù)員工打卡情況及《請(休)假單》計算員工出勤。
4.3.1員工在上班(加班)時間前半小時、下班(加班)后半小時打卡為有效打卡,否則視為無效打卡。
4.3.2無效打卡必須執(zhí)行簽卡程序,否則視為曠工。
4.4簽卡程序。員工因公或忘記不能打卡或無效打卡必須申請簽卡。
4.4.1員工于未打卡次日前到人事部索取《簽卡證明》,填寫部門、姓名、卡號、未打卡原因等項目,報部門(管理處)經(jīng)理申請簽卡。
4.4.2部門(管理處)經(jīng)理根據(jù)以下情況決定是否簽卡,同意簽卡后,予以簽名確認(rèn)《簽卡證明》;不同意簽卡的按曠工或事假處理(按事假處理的,必須執(zhí)行補(bǔ)假程序);
a)因工不能打卡的,可以簽卡;
b)因員工忘記打卡的,經(jīng)核實后,每月3次以內(nèi)的,可以簽卡,3次以上的不予簽卡。
4.4.3人事部文員依據(jù)部門簽署確認(rèn)的《簽卡證明》于3日內(nèi)在員工考勤卡上予以簽卡。
4.4.4人事部文員將當(dāng)月《簽卡證明》匯總存放,3個月后予以銷毀。
4.4.5簽卡權(quán)限。執(zhí)行一級簽卡制度:
a)管理處經(jīng)理為其以下人員簽卡;
b)公司部門經(jīng)理為其以下員工簽卡;
c)副總經(jīng)理為管理處經(jīng)理及公司部門經(jīng)理簽卡。
4.5請(休)假。員工請(休)假須履行請(休)假手續(xù),實行一級審批制度(五天以上的請(休)假須報副總經(jīng)理審批)
4.5.1正常休假:
a)員工依據(jù)部
門工作時間安排計劃進(jìn)行休假的,無須辦理手續(xù),由部門主管在每月月底前將員工當(dāng)月休假在考勤卡上予以注明;
b)員工因工作關(guān)系,未能在休假當(dāng)日休假的按以下程序辦理:
――需調(diào)休的,填寫《請(休)假卡》報主管(經(jīng)理)簽準(zhǔn);
――調(diào)休不了的執(zhí)行加班程序。
4.5.2請假。員工請假5天(含)以內(nèi)的需提前1天申請;5天以上的按申請休假天數(shù)提前相等的天數(shù)申請:
a)員工到人事部領(lǐng)取《請(休)假卡》,注明休假日期及原因;
b)部門(管理處)經(jīng)理根據(jù)工人需要給予審批意見;
c)不論請假是否批準(zhǔn),員工均需將《請(休)假卡》于休假日期前交回人事部;
d)《請(休)假卡》由人事部統(tǒng)一管理,人事部隨時可以抽查員工在崗情況;
e)請假卡由人事部按部門存入;
f)《請(休)假卡》保存期限為1年。
4.5.3請假權(quán)限:
a)公司部門經(jīng)理批準(zhǔn)其以下員工5天(含)以內(nèi)請假;
b)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)管理處員5天(含)以內(nèi)請假;
c)副總經(jīng)理批準(zhǔn)公司部門經(jīng)理、管理處經(jīng)理請假;
d)員工之請假超過五天的,均須報副總經(jīng)理復(fù)審后方可予以休假。
4.6加班。包括節(jié)假日加班、休息日加班及延時加班。公司原則上不鼓勵加班,確因工作需要加班,必須事行辦理加班手續(xù)并打卡,否則視為無效加班。
4.6.1加班原則上由部門主管(公司機(jī)關(guān)的由部門經(jīng)理)提出,員工也可根據(jù)工作量向部門主管(無主管的向部門經(jīng)理)合理提出。
4.6.2員工于加班前填寫《加班單》,內(nèi)容包括部門、姓名、加班時間起止、加班理由、加班地點、加班時數(shù)及備注等欄目。
4.6.3部門(管理處)經(jīng)理審批:確因工作量過多,不能正常工作日完成的予以批準(zhǔn);屬員工工作效率問題引起的加班不予審批。
4.6.4員工當(dāng)日下班前將《加班單》報人事部備案。人事部不定期抽查員工加班到崗情況。
4.6.5《加班單》由人事部統(tǒng)一管理,保存期為一年。
4.7遲到/早退。當(dāng)月遲到/早退5分鐘以內(nèi)的,給予口頭警告;當(dāng)月遲到/早退5分鐘以上的,每分鐘扣款1元,累計計算。
4.8曠工。當(dāng)月曠工1天者,給予記小過處分;當(dāng)月曠工2天者,給予記大過處分;連續(xù)曠工3天以上者,給予解聘。
4.9考勤統(tǒng)計。人事部文員每月1日起統(tǒng)計上月員工出勤情況,報人事部經(jīng)理審核無誤后方能計算員工工資。
4.9.1人事部文員將員工出勤情況登記在《考勤表》內(nèi),內(nèi)容包括:部門、姓名、遲到、早退、休息、病假、事假、曠工、實際出勤、加班及備注等欄目,檢查無誤后報人事部經(jīng)理審核:
a)根據(jù)考勤卡統(tǒng)計遲到(分鐘)、早退(分鐘)、休息(由部門負(fù)責(zé)人簽名)、曠工(由部門負(fù)責(zé)人簽名)等欄目;
b)根據(jù)“請(休)假卡”統(tǒng)計病假、事假及其他有薪假期;
c)根據(jù)“加班單”統(tǒng)計加班(小時);
d)既未打卡、又無簽卡,又無請假單的按曠工處理;
e)加班單須與考勤卡加班時間相符。不相符的,按以下方法處理:
――加班單的上班時間比考勤卡上的上班時間晚的,以加班單為準(zhǔn);
――加班單的上班時間比考勤卡上的上班時間早的,以考勤卡為準(zhǔn);
――加班單的下班時間比考勤卡上的下班時間晚的,以考勤為準(zhǔn);
――加班單的下班時間比考勤卡上的下班時間早的,以加班單為準(zhǔn)。
4.9.2人事部經(jīng)理審核:
a)根據(jù)以下內(nèi)容逐項審核“考勤表”:
――當(dāng)月天數(shù)=休息+病假+事假+其他假期+曠工+實際出勤;
――有薪病假小于等于2天;
――休息小于等于當(dāng)月休息日天數(shù);
――當(dāng)休息天數(shù)小于等于當(dāng)月休息日天數(shù)時,事假=0,其他假期=0。
b)人事部經(jīng)理審核無誤后,須抽查20%員工的考勤卡及加班單與“考勤表”逐項審核;
c)發(fā)現(xiàn)有不符的,返還人事部文員重新辦理;審核無誤的,予以簽名確認(rèn)后返還人事部文員。該項審核結(jié)果將作為人事部文績效考評的依據(jù)之一。
4.9.3人事部文員根據(jù)審核無誤的“考勤表”計算員工工資,詳見《員工工資與福利管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
4.9.4人事部文員將各部門當(dāng)月考勤情況統(tǒng)計入《考勤統(tǒng)計表》,詳見《人事月報標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
5.0記錄
5.1《加班單》
5.2《請(休)假卡》
5.3《考勤表》
5.4《簽卡證明》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
6.2《保險管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
6.3《人事月報管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
加班單
部門:年月日
姓名
加班時間起止
加班理由
加班地點
加班時數(shù)
審核人
備注
請(休)假卡
部門:姓名:工號:
審批
審核人
時間
請(休)假類別
天數(shù)
職務(wù)代理人
備注
調(diào)休、有薪()假、事假
調(diào)休、有薪()假、事假
調(diào)休、有薪()假、事假
考勤表
部門:月份:
姓名
遲到
早退
病假
事假
其他假期
曠工
休息
實際出勤
備注
制表人:審核人:批準(zhǔn)人:
簽卡證明
人事部:
茲有我部門員工、卡號,因一事,未能打月日午卡,請予以簽署為盼!
第11篇 物業(yè)管理公司轉(zhuǎn)正晉升降級調(diào)薪管理規(guī)程
物業(yè)管理公司轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪管理規(guī)程
1、目的
規(guī)范員工轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪工作辦理程序,確保公司上述人事管理工
作公平合理。
2、適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司部門經(jīng)理(含)以下員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)
薪人事管理工作。
3、職責(zé)
3.1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司部門經(jīng)理(含)以下員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪手續(xù);
3.2、綜合/人事部負(fù)責(zé)公司部門經(jīng)理(含)以下員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪手續(xù)的辦理;
3.3、部門/管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提出本部門/管理處部門員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪建議。
4、規(guī)程
4.1、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)薪的條件
4.1.1、轉(zhuǎn)正:
a)正常轉(zhuǎn)正的條件:
員工試用期滿,經(jīng)公司績效考評合格。
b)提前轉(zhuǎn)正的條件:
員工于試用期表現(xiàn)特佳,有顯著工作業(yè)績。
4.1.2、晉升/調(diào)薪:
a)晉升/調(diào)薪的條件,須符合以下條件之一方可予以申請:
表現(xiàn)優(yōu)異,半年之內(nèi)的月度績效考評分?jǐn)?shù)有 次列本部門第一者;
工作有突出貢獻(xiàn)者;
有突出才能,為公司急需者;
為同行業(yè)競相爭取者。
b)晉升/調(diào)薪除滿足以上條件外,還需遵守以下規(guī)定:
員工晉升原則上每 年一次,時間定為每年的 月 月各一次;
升職、調(diào)薪間隔原則上不少于個月;
原則上不允許跳級晉升及調(diào)薪(總經(jīng)理特批的除外)。
4.1.3、降級:
a)管理不善者;
b)多次違反公司管理制度,但未造成嚴(yán)重后果者;
c)一年內(nèi)記大過一次,記小過兩次者;
d)績效考評連續(xù)兩個月考評分?jǐn)?shù)均為末位者;
e)其他須給予降職、降薪的處分者。
4.2、轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪的辦理與審批
4.2.1、部門/管理處提出申請:
a)轉(zhuǎn)正、降級申請的提出:由部門/管理處依據(jù)月度績效考評結(jié)果于每月15日前向綜合/人事部提出,并附獎罰單;
b)晉升/調(diào)薪申請的提出:由部門/管理處依據(jù)半年度績效考評結(jié)果于每年的6 月或12月份向綜合/人事部提出(特殊情況除外),并附獎罰單。
4.2.2、綜合/人事部發(fā)給部門《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》(一式兩聯(lián),綜合財務(wù)部、綜合人事部各一聯(lián))。
4.2.3、部門組織員工填寫《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》,員工填寫內(nèi)容包括:所在部門、姓名、性別、職位、入職日期、自我總結(jié)(工作范圍、自我評價)等。
4.2.4、部門/管理處負(fù)責(zé)人給出評定意見并簽名。
4.2.5、綜合/人事部復(fù)核:綜合/人事部根據(jù)員工績效考評分?jǐn)?shù)或獎罰單并結(jié)合部門意見給出復(fù)核意見并將員工轉(zhuǎn)正前與轉(zhuǎn)正后工資記錄在《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》內(nèi),報總經(jīng)理審批:
a)正常轉(zhuǎn)正復(fù)核:
根據(jù)員工每月績效考核分?jǐn)?shù)合格者,按正常手續(xù)辦理;
根據(jù)聘用合同中的約定,套入相應(yīng)工資。
b)提前轉(zhuǎn)正或轉(zhuǎn)正工資要求比聘用合約工資高的復(fù)核:是否符合4.1款條件的有關(guān)各項要求,并寫出復(fù)核意見與建議;
c)用人部門提出推遲轉(zhuǎn)正或降低員工轉(zhuǎn)正工資標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)核:本著實事求是與尊重部門意見的原則,給出復(fù)核意見和建議;
d)晉升/調(diào)薪的復(fù)核:是否符合4.1.2項的規(guī)定;
e)降級的復(fù)核:按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
4.2.6、總經(jīng)理審批:
a)對綜合/人事部的復(fù)核予以檢查合格后,予以批準(zhǔn);
b)總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限及4.1款規(guī)定可直接對員工進(jìn)行轉(zhuǎn)正/晉升/降 級/調(diào)薪。
4.3、轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪日期計算方法
4.3.1、轉(zhuǎn)正日期計算方法:
a)按入職時間,以每月的15日為界限,15日(含)前入職者,轉(zhuǎn)正月份從當(dāng)月算起,加上試用月數(shù)得出轉(zhuǎn)正月份,轉(zhuǎn)正工資從轉(zhuǎn)正月份1日起計發(fā);15日后入職,轉(zhuǎn)正月份從次月算起,加上試
用月數(shù)得出轉(zhuǎn)正月份;(各管理處可根據(jù)自己的實際情況另行規(guī)定)
b)員工在試用期間調(diào)職的,其轉(zhuǎn)正時間可遵照以上方式計算。
4.3.2、晉升日期的計算方法:一般情況下,從提出申請的當(dāng)月1日起計算,經(jīng)總經(jīng)理特殊批準(zhǔn)的按批準(zhǔn)日期計算。
4.3.3、調(diào)薪/降級日期的計算方法:一般情況下,從提出申請的次日1日起計算,經(jīng)總經(jīng)理特殊批準(zhǔn)的按批準(zhǔn)日期計算。
4.4、轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪工資的計發(fā):綜合/人事部依據(jù)《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/ 調(diào)薪表》的審批意見于次月3日前將調(diào)整后的工資報綜合/財務(wù)計發(fā)。
4.5、資料的記錄
4.5.1、綜合/人事部將員工的轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪情況記錄在《員工花名冊》及人事檔中的員工記錄表內(nèi),注明轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪日期及現(xiàn)實工資。
4.5.2、綜合/人事部將當(dāng)月轉(zhuǎn)正、晉升、降級、調(diào)薪員工的工資調(diào)整情況匯總在人事月報中報總經(jīng)理參閱。
4.6、資料的存檔:綜合/人事部將該員工《轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表》于次月10日前存入本人檔案。
附件表格:
轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪表
轉(zhuǎn)正/晉升/降級/調(diào)薪匯總表
第12篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3. 0職責(zé)3.1行政部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 3管理部負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3. 4各部門主管負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3. 5辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識。
4.1.6辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設(shè)備的使用。
常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。
4.2.1 電腦。
a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動與 的一般程序:--啟動電源插座開關(guān);
--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);
--啟動電腦主機(jī)開關(guān);
--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);
-- 電腦程序:首先在開始欄選擇 計算機(jī)對話框,用鼠標(biāo)點擊 計算機(jī),然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。
4.2.2 打印機(jī)。
a)聯(lián)機(jī)。
一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。
b)打印機(jī)啟動與 的一般程序、--啟動打印機(jī)開關(guān);
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對話框進(jìn)行打印操作;
-- 程序按啟動程序的反方向操作。
c)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。
d)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
e)打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對。
一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3 復(fù)印機(jī)。
a)管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機(jī)插座電源:--開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動預(yù)熱;
--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);
--復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時 復(fù)印機(jī)開關(guān);
-- 復(fù)印機(jī)電源插座;
--正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
b)復(fù)印程序:--所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;
--復(fù)印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;
--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;
--復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);
--如果復(fù)印機(jī)出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。
c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4 傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時開機(jī)。
正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)接收傳真:--傳真機(jī)管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);
--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。
b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;
公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:--傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;
--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。
--傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.5 碎紙機(jī):a)碎紙機(jī)是對公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀;
b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機(jī)器;
c)按照碎紙機(jī)要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復(fù)印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機(jī)自動切碎紙張;
e)當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.6 電話:正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。
b)除經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。
d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。
e)個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進(jìn)行一次電話費查詢。
--到電信局打印電話費清單。
--逐項核對登記記錄。
--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;
偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。
--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7 常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預(yù)防的事項。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。
--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負(fù)責(zé)清潔。
發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。
發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4. 3.2.1 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。
4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。
4.4.4 客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度,值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負(fù)責(zé),值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:a)消防設(shè)施、配電房;
b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;
c)水源、空調(diào)的 情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復(fù)印審批表》。
5.2《復(fù)印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長途電話登記表》。
6. 0相關(guān)支持文件
6.1《治安巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.6《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第13篇 物業(yè)管理公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3. 2行政部負(fù)責(zé)公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。
3. 3部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。
4.1.1對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:a)開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;
b)投標(biāo)書;
c)對外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同;
f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對外提供服務(wù)的合同。
4.1.2對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:a)采購合同;
b)招標(biāo)合同;
c)勞動合同;
d)公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同;
e)其他須進(jìn)行對外委托服務(wù)的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1 書面的和非書面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標(biāo)書。
4.3合同的制定
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:a)標(biāo)的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價款或酬金;
d)履約期限、地點方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責(zé)任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審
4.4.1評審權(quán)限:所有合同由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評審。
4.4.2評審內(nèi)容a)對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:--公司的履約能力;
--顧客提供的價格;
--合同的風(fēng)險;
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會效益;
--其他需要評審的內(nèi)容。
b)對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:--分供方的履約能力;
--分供方提供的價格;
--分供方的信譽(yù);
--分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風(fēng)險;
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1 合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署或授權(quán)人簽署。
非書面的合同除外。
4.5.2 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6 生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的須報公證機(jī)關(guān)一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1 書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號,編號的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后,由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。
合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4 合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。
4.7合同的履約。
4.7.1 對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2 對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4 財務(wù)部監(jiān)控所有書面合同的履約進(jìn)度,對違反合同進(jìn)度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進(jìn)評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進(jìn)評審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第14篇 物業(yè)管理公司維修人員工作規(guī)程格式怎樣的
物業(yè)管理公司維修人員工作規(guī)程
(七)
一、目的: 保證維修人員維修操作規(guī)匯范、準(zhǔn)確。
二、適用范圍:公司全體工程維修人員。
三、內(nèi)容
1、接到部門主管的維修指令后,維修人員根據(jù)維修內(nèi)容準(zhǔn)備好所需維修工具和維修材料后,并持《維修單》趕到維修地點。
2、公共區(qū)域的維修程序
1)首先做好消防安全防范措施,如安全護(hù)欄、維修告示牌、高空作業(yè)告示牌等。
2)做好公共場地的保護(hù)措施,將維修工具或維修材料放在舊報紙或抹布上,避免對公共場地造成損壞。
3.)維修工具及材料須安放在不影響用戶使用的位置,如有用戶出入必須主動禮讓用戶。
4)維修結(jié)束后,立即清理維修現(xiàn)場,及時撤掉告示牌。
4、室內(nèi)有償維修程序
1)記清維修用戶的房號或單元,到達(dá)維修地點并核對無誤后用食(中)指關(guān)節(jié)輕聲扣門。
2)用戶詢問時,主動向用戶問好,自報部門,說明維修內(nèi)容。
3.)進(jìn)入室內(nèi)前必須穿上塑料鞋套,進(jìn)入用戶房間后,首先做好維修現(xiàn)場的保護(hù)措施。
4)如維修中會產(chǎn)生較大噪聲時,同時提醒客人并禮貌地客人表示歉意。
5)如維修中會產(chǎn)生較大灰塵或漏水時,必須事前做好防護(hù)措施,盡量減少污染,同時提醒客人并禮貌地客人表示歉意。
6)維修時應(yīng)盡量保持戶內(nèi)環(huán)境雅靜,嚴(yán)禁高聲喧嘩、散漫。
不準(zhǔn)隨意動顧客的物品,不準(zhǔn)在施工現(xiàn)場吸煙、吃東西。
7)維修完成后,立即清理維修現(xiàn)場并請用戶進(jìn)行驗收。
8)用戶驗收合格后,請作戶在《維修單》內(nèi)簽名確認(rèn)。
9)用戶簽名確認(rèn)后,向用戶表示謝意,與用戶道別,并輕輕退出房門,輕聲 房間。
10)修結(jié)束后,維修人員必須將《維修單》妥善保存。
四、相關(guān)記錄:《維修單》
第15篇 物業(yè)管理公司費用報銷審核作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各項報銷費用的控制。
3.0職責(zé)
3.1公司總經(jīng)理及授權(quán)人負(fù)責(zé)報銷費用的審批。
3.2財務(wù)部主管負(fù)責(zé)報銷單據(jù)的及時審核。
4.0程序要點
4.1費用報銷的標(biāo)準(zhǔn)。
4.1.1經(jīng)營費用的報銷審核,以公司的實際經(jīng)營狀況為依據(jù)。
4.2報銷單據(jù)的填制要求。
4.2.1費用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費用發(fā)生后的五個工作日內(nèi)到財務(wù)部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在費用報銷單的反面左邊。
4.2.3用藍(lán)色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫費用報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
4.2.4采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《采購計劃表》或《申購單》和發(fā)票到倉庫按《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理物品驗收入庫手續(xù),并將《申購單》、《入庫單》附在費用報銷單的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報費用報銷單。
4.3報銷單據(jù)的審核。
4.3.1費用報銷單由各部門主管簽字確認(rèn)后由報銷人交總經(jīng)理/授權(quán)人審批。
4.3.2財務(wù)部主管應(yīng)在收到費用報銷單的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真的審核,凡符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的,審核人在財務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期。
4.3.3經(jīng)審核費用報銷單不符合費用開支標(biāo)準(zhǔn)或存有其他疑問應(yīng)退回費用報銷單重新核查。
4.4費用的給付。
4.4.1報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的費用報銷單到財務(wù)部領(lǐng)取費用。
4.4.2出納根據(jù)費用報銷單填寫《費用報銷登記表》的各項內(nèi)容。
4.4.3報銷人持費用報銷單在出納處領(lǐng)取費用,并在《費用報銷登記表》中簽名。
4.4.4單位價格在10000元以下的報銷費用,由出納按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》用現(xiàn)金支付。
4.4.5單位價格在10000元以上的報銷費用,原則上由出納按照《銀行存款標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》用支票支付,特殊情況的可報財務(wù)部主管批準(zhǔn)后,以現(xiàn)金支付。
4.4.6費用發(fā)生前借支款項的,由出納員按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》作沖減處理。
4.5報銷單據(jù)的保管。
4.5.1費用報銷單由會計按順序編制記賬憑證,財務(wù)部主管審核后,由會計匯總、記賬、編制相關(guān)財務(wù)分析報表。
4.5.2所有的費用報銷單由財務(wù)部加密長期保存。
5.0記錄
5.1《費用報銷登記表》。
5.2《費用報銷單》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.3《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
