監(jiān)理文件管理制度是對監(jiān)理工作中產(chǎn)生的各類文件進行有效管理和控制的體系，它涵蓋了從文件的編制、審批、發(fā)放、使用、存儲到銷毀的全過程。主要內(nèi)容包括：
1. 文件分類與編碼：明確各類監(jiān)理文件的分類標準，設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 文件編制與審批：規(guī)定文件的編寫格式、內(nèi)容要求，以及各級別的審批流程。
3. 文件發(fā)放與使用：確定文件的發(fā)放范圍，規(guī)定文件的使用權限和方式。
4. 文件變更管理：設立文件修訂、替換和廢止的程序。
5. 文件存儲與檢索：規(guī)定文件的存儲條件、期限，以及檢索方法。
6. 文件保密與安全：設定文件的保密級別，制定相應的保護措施。
7. 文件歸檔與銷毀：明確文件的歸檔標準和銷毀程序。
包括哪些方面
1. 法規(guī)依據(jù)：確保所有管理制度符合國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準。
2. 內(nèi)部流程：定義內(nèi)部文件處理的各個環(huán)節(jié)，如起草、審查、簽發(fā)、執(zhí)行、反饋等。
3. 責任分工：明確各部門和人員在文件管理中的職責和權限。
4. 文件質(zhì)量：確保文件內(nèi)容準確、完整，符合項目需求。
5. 技術支持：利用信息技術，實現(xiàn)文件電子化、自動化管理。
6. 培訓與考核：定期對員工進行文件管理知識的培訓和考核。
7. 監(jiān)督檢查：定期進行文件管理的審計，確保制度執(zhí)行的有效性。
重要性
監(jiān)理文件管理制度對于項目的順利實施至關重要，它：
1. 保證信息的準確傳遞：避免因文件管理混亂導致的信息錯漏和延誤。
2. 提升工作效率：通過標準化流程，提高文件處理的速度和效率。
3. 保障項目質(zhì)量：確保監(jiān)理工作依據(jù)準確無誤的文件進行，防止質(zhì)量問題。
4. 防范風險：良好的文件管理能減少法律糾紛，保護公司利益。
5. 促進知識積累：通過有序的文件歸檔，積累項目經(jīng)驗和知識。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：提供具體的操作步驟和示例，以便員工參照執(zhí)行。
2. 實施系統(tǒng)化管理：引入文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的在線編輯、審批和共享。
3. 定期評估和修訂：根據(jù)實際運行情況，定期評估制度的有效性，適時進行調(diào)整。
4. 強化培訓：對新員工進行文件管理制度的培訓，確保全員理解并遵守。
5. 設立監(jiān)督機制：設立專門的監(jiān)督部門，負責文件管理的檢查和督促。
6. 激勵與獎懲：將文件管理納入績效考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或團隊給予獎勵，對違規(guī)行為進行處罰。
通過上述方案，監(jiān)理文件管理制度將更加完善，為監(jiān)理工作的高效、有序開展提供有力保障。
監(jiān)理文件管理制度范文
第1篇 監(jiān)理文件資料日常管理實施細則
監(jiān)理工作文件及資料日常管理實施細則
為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作,使其納入標準化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的軌道,結合本工程項目實際情況,公司制定了施工階段資料管理制度期,要求監(jiān)理部按本實施細則執(zhí)行:
(一)監(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類,質(zhì)檢資料類,進度控制文件類,計量支付類,施工原始記錄類進行分合同、分類歸檔。
(二)綜合文件類按照竣工驗收文件、月報及工程總結、監(jiān)理及承包合同、變更設計文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗收文件包括竣工驗收鑒定書、竣工驗收報告、交工驗收申請、批準文件。
2、月報及工程總結包括月形象進度報表,監(jiān)理月報,年中、終及最終工程總結報告。
3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務協(xié)議書、各合同段承包合同以及補充協(xié)議書。
4、變更設計文件類包括變更會議紀要、工程變更設計申請表、變更令,應分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文,監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令,監(jiān)理會議紀要,監(jiān)理規(guī)劃及實施細則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時間分類歸檔,監(jiān)理部下發(fā)通知、上報文件按成文時間單獨歸檔;會議紀要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔;監(jiān)理規(guī)劃及實施細則單獨歸檔。
(三)圖紙類包括設計及施工圖紙、變更設計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護、斷面圖、變更設計圖順序分別歸檔,其中變更設計圖按下發(fā)的時間順序排列。
(四)質(zhì)檢資料類按試驗檢測報告、測量資料、現(xiàn)場質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔:
1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實試驗報告、壓實度試驗報告、穩(wěn)定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料(產(chǎn)品)合格證書。試驗檢測報告應分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導線、水準復測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結果、線路測量結果、測量原始紀錄。導線、水準復測成果表單獨成冊,施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現(xiàn)場質(zhì)檢資料包括分項開工報告、檢驗申請單、質(zhì)檢表及檢測結果、質(zhì)量檢驗評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項開工、檢驗申請、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗評定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報告、停工、復工令分合同分類歸檔。
5、試驗資料類由試驗專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。
(五)進度控制文件類包括總進度圖(表)、計劃、批準文件,分期進度圖(表)、(月、季、年)計劃、批準文件,開工令,開工報告,施工組織設計,有關進度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。
(六)計量支付類包括中期計量支付證書、計量支付報表、中間計量表、質(zhì)檢資料、開工預付款支付證書、材料預付款支付證書、終期支付證書及附件資料,分合同依時間先后順序分類歸檔。
(七)施工原始記錄類包括監(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄,分合同段分類歸檔,其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理員填寫。
(八)所有監(jiān)理文件及資料除試驗、測量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。
(九)所有往來文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。
(十)所有文件盒必須建立文件清單目錄,后附備考表。
(十一)所有保存文件必須清晰,原則上保存原件。
(十二)建立文件閱辦制度及登記請單。
(十三)所有文檔由綜合組在微機上做好文件索引并保存。
(十四)年終由綜合組對本年度所有文件進行清查、登記、整理。
(十五)工程結束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監(jiān)理文件進行歸檔、上報。
第2篇 監(jiān)理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術語
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定
3 職責
3.1 總監(jiān)理工程師
3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師
負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。
4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統(tǒng)一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發(fā)和管理。
4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:
a) 監(jiān)理合同;
b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
c) 監(jiān)理指令;
d) 監(jiān)理工作日志;
e) 監(jiān)理周(月)報;
f) 會議紀要;
g) 審核簽認文件;
h) 工程質(zhì)量認證文件;
i) 危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗收記錄;
l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;
m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設計文件;
q) 適用的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;
r) 顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監(jiān)理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀要,紀要內(nèi)容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應連接因特網(wǎng),建立計算機信息網(wǎng),以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6 對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。
4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
