合同協(xié)議管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，旨在確保所有商業(yè)交易的合法性、公平性和有效性。它涵蓋了從合同的起草、審批、執(zhí)行到終止的全過程，包括但不限于以下方面：
1. 合同起草：規(guī)定合同的基本結(jié)構(gòu)、條款設(shè)置和法律合規(guī)性。
2. 審批流程：明確合同審批的層級、權(quán)限和時間限制。
3. 簽署與執(zhí)行：規(guī)定合同簽署的方式、存檔要求以及執(zhí)行過程中的監(jiān)控。
4. 變更與解除：描述合同變更的申請程序和解除條件。
5. 糾紛解決：設(shè)定合同糾紛的解決途徑和程序。
6. 法律合規(guī)：強調(diào)遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。
7. 培訓與教育：確保員工理解和遵守合同管理制度。
包括哪些方面
1. 法律基礎(chǔ)：確保所有合同符合國家和地方的法律法規(guī)。
2. 內(nèi)部控制：建立有效的內(nèi)部審批和監(jiān)控機制，防止風險。
3. 權(quán)限分配：明確各級管理層在合同管理中的職責和權(quán)限。
4. 文件管理：規(guī)定合同的存儲、檢索和銷毀程序。
5. 風險評估：識別合同潛在的風險，制定預防和應對措施。
6. 溝通協(xié)調(diào)：規(guī)范內(nèi)外部溝通，確保信息準確無誤。
7. 合同績效：評估合同執(zhí)行情況，確保達到預期目標。
重要性
合同協(xié)議管理制度對企業(yè)的重要性不言而喻，它：
1. 維護企業(yè)權(quán)益：通過規(guī)范的合同管理，保障企業(yè)的經(jīng)濟利益不受侵犯。
2. 防范法律風險：確保合同的合法性，避免因違規(guī)操作導致的法律糾紛。
3. 提高效率：標準化流程能提高合同處理速度，減少無效工作。
4. 增強信任：對外展示企業(yè)的專業(yè)性和誠信，提升合作伙伴的信任度。
5. 優(yōu)化資源：合理配置資源，降低合同執(zhí)行成本。
方案
為建立完善的合同協(xié)議管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細的操作手冊：涵蓋合同管理的每個環(huán)節(jié)，確保操作有章可循。
2. 建立審批系統(tǒng)：采用數(shù)字化工具，自動化處理合同審批，提高效率。
3. 定期培訓：對員工進行合同法務培訓，提升合同管理能力。
4. 設(shè)立專門部門：設(shè)立合同管理部門，專職負責合同的管理和監(jiān)督。
5. 定期審計：定期檢查合同管理執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善制度。
6. 強化風險管理：定期進行合同風險評估，制定應急預案。
通過上述方案，企業(yè)能夠構(gòu)建起一套健全的合同協(xié)議管理制度，從而在商業(yè)活動中保護自身利益，確保業(yè)務的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。
合同協(xié)議管理制度范文
第1篇 物業(yè)合同協(xié)議管理程序文件
物業(yè)程序文件:合同(協(xié)議)管理程序
1.目的
規(guī)范和指引公司各部門、管理處對各種合同(協(xié)議)的訂立、變更、解除及保管,資金/采購的制定、審批流程。
2.范圍
適用于公司各部門、管理處。
3.定義
公司合同分為a、b、c兩類:
a類合同:是指為明確轄區(qū)物業(yè)管理責權(quán)力關(guān)系,與開發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會達成的書面約定。如業(yè)主公約、物業(yè)管理服務合同
b類合同:是指為獲取資源,與供方達成的業(yè)務書面約定及房產(chǎn)銷售租賃業(yè)務的書面約定。如清潔服務合同、工程合同、物品采購合同、銷售租賃合同。
c類合同:除a、b類以外的合同,包括公司、部門、管理處與內(nèi)部班組簽訂的各種管理責任書、與政府相關(guān)部門,與職員簽訂的勞動用工合同等。
4.職責
部門/崗位工作職責
責任部門負責合同的草擬、初審及履行
品質(zhì)管理部負責從品質(zhì)保證進行審核
財務管理部負責對資金管理角度進行審核
辦公室負責從法律風險角度、后勤資源保障角度、人力資源管理角度進行評審及公司合同的保管
總經(jīng)理、財務負責人、分管負責人、管理處經(jīng)理負責權(quán)限范圍的合同審批
5.方法和過程控制
5.1 合同的訂立
5.1.1合同的訂立應遵循事先簽訂的原則,所有合同須按此程序規(guī)定通過評審、簽訂生效后方可履行。
5.1.2公司所有格式化合同須在發(fā)布生效前進行評審。評審時填寫相應的合同(協(xié)議)審批表,在公司內(nèi)部網(wǎng)公布。
5.1.3 單項采購/服務費用在2000元以上(含2000元)需與供方簽訂合同。
5.1.4下列合同簽訂前不需評審:
a.各部門與內(nèi)部班組簽訂的各種管理責任書。
b.勞動用工合同
c.與政府相關(guān)部門簽訂的格式化合同
d.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同。此類合同按相關(guān)租售業(yè)務管理規(guī)定訂立。
5.1.3 a類合同的訂立
5.1.3.1未成立業(yè)主委員會之前
5.1.3.1.1 《前期物業(yè)管理服務合同》和《業(yè)主公約》(臨時)在項目確定物業(yè)管理招投標之前,應充分與地產(chǎn)公司進行溝通,并收集相關(guān)資料,在確定完全領(lǐng)會開發(fā)商需求后,由公司法務人員草擬合同(參照國家、天津、集團示范文本)
5.1.3.1.2 在項目招投標后,在中標通知書發(fā)出后2工作日日內(nèi)公司法務人員完成《前期物業(yè)管理服務合同》擬定。之后2工作日內(nèi)組織召開物業(yè)公司合同評審會,根據(jù)會議討論意見或建議進行修改,報物業(yè)公司內(nèi)部匯簽,一般情況下3工作日內(nèi)完成匯簽工作。
5.1.3.1.3 物業(yè)公司內(nèi)部匯簽后,1工作日內(nèi)上報地產(chǎn)公司,一周內(nèi)完成地產(chǎn)公司內(nèi)部匯簽。如有修改意見,于2工作日內(nèi)完成修改。
5.1.3.1.4 在完成物業(yè)公司、地產(chǎn)公司匯簽、修改后,立即上報集團物業(yè)管理部備案。
5.1.3.1.5《前期物業(yè)管理服務合同》和《業(yè)主公約》(臨時)整個擬定、審核、簽訂工作需約30個工作日。
5.1.3.2成立業(yè)主委員會之后
5.1.3.2.1《物業(yè)管理服務合同》在業(yè)主會成立后或原服務合同到期前,由該管理處指定人員,充分與業(yè)主委員會人員進行溝通,在完全領(lǐng)會業(yè)主需求后,擬定合同(參照國家、天津、集團示范文本)。
5.1.3.2.2合同上報審批流程參考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5
5.1.3.3 a類合同擬制、審核、批準權(quán)限
合同名稱擬制更改審核批準
《前期物業(yè)管理服務合同》法務人員法務人員辦公室主任/品質(zhì)管理部經(jīng)理/財務管理部經(jīng)理 /分管負責人/財務負責人
地產(chǎn)總辦/銷售部/地產(chǎn)分管副總物業(yè)公司總經(jīng)理
地產(chǎn)公司總經(jīng)理
《業(yè)主公約》
(臨時)法務人員法務人員辦公室主任/品質(zhì)管理部經(jīng)理/分管負責人
地產(chǎn)總辦/銷售部/地產(chǎn)分管副總物業(yè)公司總經(jīng)理
地產(chǎn)公司總經(jīng)理
《物業(yè)管理服務合同》管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處經(jīng)理/辦公室/品質(zhì)管理部/財務管理部/分管領(lǐng)導/財務負責人
地產(chǎn)總辦物業(yè)公司總經(jīng)理
地產(chǎn)分管副總
《業(yè)主公約》管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處指定人員/業(yè)主委員會管理處經(jīng)理/品質(zhì)管理部/辦公室/分管領(lǐng)導物業(yè)公司總經(jīng)理
5.1.4b類合同的訂立
5.1.4.1簽訂b類合同前,須對供方的主體資格、履約能力、資信、價格、風險控制及合同條款等進行評估,進行合同評審時,由經(jīng)辦人所在部門、管理處填寫相應的合同(協(xié)議)審批表,后附合同草案,按審批權(quán)限報相關(guān)部門、領(lǐng)導審核/審批。
5.1.4.2審批權(quán)限如下:
權(quán)限
合同總金額主管經(jīng)理相關(guān)職能部門分管領(lǐng)導財務負責人總經(jīng)理
2000元以下申請審批////
2000-10000元申請審核審核審核審批/
10000元以上申請審核審核審核審核審批
備注1.公司做為中介方的各類房屋委托、代理、租售合同不按照此原則審批
2.采購物品合同遵循以上審批原則,但應以公司公布的合格供應商為采購方,專業(yè)性極強物資(如電子電腦配件等)采購,應事先征得相關(guān)職能部門同意
3.資產(chǎn)類采購從于固定資產(chǎn)審批方式。
5.1.4.3審批對應明細:
合同類型職能部門審批過程審批期限審批表備注
工程合同品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門審核不超過2個工作日/部門《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》包括工程外包、設(shè)備維修保養(yǎng)、工程改造等合同
非標準管理合同服務類品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標準管理合同(協(xié)議)審批表》包括清潔合同(外包、清掏、拓荒 等)、綠化養(yǎng)護合同
物品采購類辦公室/品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門審核不超過2個工作日/部門《非標準管理合同(協(xié)議)審批表》資金、物品采購計劃外耗材采購、電子辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)類采購由辦公室、財務管理部審核
物業(yè)管理專業(yè)設(shè)備、ci標識采購由品質(zhì)
管理部、財務管理部審核
經(jīng)營銷售合同銷售類合同按地產(chǎn)公司批準價以上出售,由經(jīng)營管理部批準,并抄報分管負責人、總經(jīng)理。租賃類合同由經(jīng)營管理部審核,報分管負責人審批,抄送總經(jīng)理。每口審核不超過2個工作日《經(jīng)營銷售合同(協(xié)議)審批表》
5.1.4.3審批過程傳遞要求:
5.1.4.3.1管理處/部門經(jīng)理在權(quán)限內(nèi)決定操作的事項,要按業(yè)務類別抄送職能專業(yè)部門、財務管理部和承辦部門的分管負責人。
5.1.4.3.2需財務負責人審批的事項,應從發(fā)起開始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員、財務管理部及總經(jīng)理。
5.1.4.3.3需總經(jīng)理審批的事項,應從發(fā)起開始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時,抄送該審批流程涉及的所有人員及財務管理部。同時抄送總經(jīng)理秘書。
5.1.4.3.4對于緊急事件的處理:可采用先行告知、獲準后實施,后期按流程補報的方式。
5.1.4.3.5財務管理部對全程進行監(jiān)控,對于超出月度計劃范圍的事項要及時提出反饋意見。
5.1.4.3.6對未按上述流程操作或未經(jīng)審批先執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。
5.1.4.4審批過程時間要求:
5.1.4.4.1正常業(yè)務的審批:各審批環(huán)節(jié)應在收到郵件的2個工作日內(nèi)完成批復。有疑義的事項直接回復發(fā)起人,抄送要求按5.1.4.3內(nèi)容執(zhí)行。
5.1.4.4.2對于以下幾種情況時間另行約定:
5.1.4.4.3需要履行招投標程序的事項:在10個工作日內(nèi)完成該環(huán)節(jié)的審批;需要市場調(diào)研、現(xiàn)場查勘核對及價格比對的事項:應在4個工作日內(nèi)完成該環(huán)節(jié)的審批;需要報地產(chǎn)審批的事項:應在10個工作日內(nèi)完成該流程的審批。
5.1.4.4.4對于未按上述要求執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進行處理。
5.2 合同的履行
5.2.1合同訂立后,經(jīng)辦部門負責對合同的履行進行跟蹤;財務管理部負責對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督;其他相關(guān)部門給予必要協(xié)助。
5.2.2工程類合同在工程竣工后,必須實施驗收,申請部門填寫《工程驗收表》,工程完工后由施工單位向管理處報驗收申請,管理處先組織相關(guān)人員進行自驗,而后上報品質(zhì)管理部,品質(zhì)管理部在接到申請3工作日內(nèi),與施工單位、管理處完成驗收工作,驗收合格后方可報財務管理部付款。
5.2.3根據(jù)合同需要分批付款的如清潔、綠化、電梯維保等,由經(jīng)辦人所在部門、管理處填寫《供方服務付款評估表》,按流程審批后,報財務管理部付款。
5.2.4當合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向管理處/部門經(jīng)理報告并知會公司相關(guān)部門。
5.2.5當合同須變更、中止、續(xù)簽時,責任部門應參照合同訂立程序報審,另行簽訂合同或補充合同,或按審批意見執(zhí)行。
5.3 合同的管理
5.3.1各管理處應指定專人負責合同及合同相關(guān)資料的保管,并登記在《合同登記表》上;公司合同由辦公室負責保管。
5.3.2保密合同的合同經(jīng)辦人員、合同管理人員及所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員須對合同的保密負責;保密合同的查閱、復印須經(jīng)保管部門第一負責人批準,并予以記錄。相關(guān)部門因業(yè)務需要經(jīng)辦公室主任同意后,可保存合同復印件;財務管理部保存非格式化經(jīng)營類合同的復印件。
6.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》
tjzzwy7.2.2-z01-f2《非標準管理合同(協(xié)議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f3《經(jīng)營銷售合同(協(xié)議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程驗收表》
tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款評估表》
