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本電話管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部電話使用行為，確保通信效率，維護(hù)良好的工作環(huán)境，以及保障公司信息安全。內(nèi)容主要包括電話的日常管理、通話禮儀、保密規(guī)定、電話費(fèi)用控制及違規(guī)處理等方面。
包括哪些方面
1. 電話設(shè)備分配與登記：明確電話設(shè)備的分配原則，對(duì)個(gè)人及公用電話進(jìn)行登記管理。
2. 通話行為規(guī)范：設(shè)定通話時(shí)的禮貌用語(yǔ)和行為準(zhǔn)則，強(qiáng)調(diào)專業(yè)形象。
3. 信息保密：強(qiáng)調(diào)在電話中涉及公司敏感信息時(shí)的注意事項(xiàng)，防止信息泄露。
4. 電話費(fèi)用管理：制定電話費(fèi)用的報(bào)銷政策，監(jiān)控電話賬單，防止濫用。
5. 緊急情況處理：規(guī)定在緊急情況下如何使用電話尋求幫助。
6. 違規(guī)行為處理：設(shè)立違規(guī)行為的處罰機(jī)制，以確保制度執(zhí)行。
重要性
電話作為日常工作中的重要溝通工具，其有效管理對(duì)于提升工作效率、保持專業(yè)形象、保護(hù)公司利益至關(guān)重要。良好的電話使用習(xí)慣能減少誤解，提高客戶滿意度，而嚴(yán)格的保密規(guī)定則能防止機(jī)密信息外泄，保障公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。此外，合理控制電話費(fèi)用有助于節(jié)約成本，優(yōu)化資源利用。
方案
1. 電話設(shè)備分配：所有電話設(shè)備應(yīng)由it部門統(tǒng)一管理和分配，員工入職時(shí)根據(jù)工作需要領(lǐng)取電話，離職時(shí)歸還。
2. 通話禮儀培訓(xùn)：定期組織電話禮儀培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)友好、專業(yè)的通話態(tài)度，以及簡(jiǎn)潔明了的溝通方式。
3. 保密協(xié)議：所有員工需簽署保密協(xié)議，明確電話交談中涉及公司信息的保密責(zé)任。
4. 電話費(fèi)用監(jiān)控：設(shè)置月度通話費(fèi)用上限，超過(guò)部分需個(gè)人承擔(dān)，特殊情況需提前申請(qǐng)。
5. 緊急預(yù)案：制定應(yīng)急通訊計(jì)劃，員工應(yīng)了解如何在緊急情況下使用電話求助。
6. 違規(guī)處理機(jī)制：對(duì)于濫用電話、泄露信息等行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款甚至解雇等處罰。
通過(guò)以上措施的實(shí)施，我們期望建立起一個(gè)高效、安全、節(jié)約的電話使用環(huán)境，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通的順暢，進(jìn)一步提升整體運(yùn)營(yíng)效能。請(qǐng)全體員工嚴(yán)格遵守此電話管理制度，共同維護(hù)我們的工作秩序。
電話管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)公司電話管理制度
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司電話管理制度
一、電話管理制度
1、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
2、員工打電話,用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以減少通話時(shí)間。
3、如因工作需要打長(zhǎng)途電話時(shí),需向部門主管請(qǐng)示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。
4、員工相互商討工作、接電話時(shí)應(yīng)盡量低聲以免影響他人工作。
二、規(guī)范用語(yǔ)
接聽(tīng)電話時(shí)要面帶微笑,語(yǔ)言柔和地說(shuō)“您好,___ 公司”,要使用“您好”,“請(qǐng)問(wèn)你找哪位”,“對(duì)不起,__ 不在”,“請(qǐng)稍等”,“再見(jiàn)”等禮貌用語(yǔ)。
第2篇 房地產(chǎn)企業(yè)長(zhǎng)途電話傳真機(jī)管理規(guī)定
房地產(chǎn)企業(yè)長(zhǎng)途電話、傳真機(jī)管理規(guī)定
長(zhǎng)途電話、傳真機(jī)是公司與外界各有關(guān)單位及部門間傳遞信息的專用設(shè)施,為確保設(shè)備的安全運(yùn)轉(zhuǎn)、信息的暢通,根據(jù)公司情況,特制定本規(guī)定。
1、副總經(jīng)理以上人員開(kāi)通國(guó)際、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話業(yè)務(wù)。
2、辦公室及財(cái)務(wù)部各設(shè)一部傳真電話,僅供接收、發(fā)送傳真之用。接收、發(fā)送傳真文件要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),重要文件辦公室要有登記記錄,未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用傳真機(jī)打長(zhǎng)途電話。
3、因工作需要使用長(zhǎng)途電話者,須經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可使用。
4、公司為各部門經(jīng)理配置市內(nèi)直撥電話一部,公司辦公室指派一名電話管理員(兼),按公司部門設(shè)置及業(yè)務(wù)開(kāi)展情況給公司各部門分配直線電話。
5、公司內(nèi)部電話由公司電話管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排。
本規(guī)定由公司辦公室制訂并負(fù)責(zé)解釋。
第3篇 公司電話對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定(3)
公司電話、對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定(三)
為了更好的規(guī)范電話系統(tǒng)的管理,有效促進(jìn)內(nèi)部及公司與客戶之間的信息溝通,特定本規(guī)定:
一、辦公室固定電話的使用及管理
1、固定是用于公司業(yè)務(wù)通訊工具;
2、公務(wù)使用電話時(shí)必須盡量壓縮通話時(shí)間,原則上通話控制在每次3分鐘以內(nèi),生產(chǎn)主管以上管理人員可以使用人員公司固定電話。
3、禁止使用公司固定電話撥“168”或“9”頭的聲訊電話(違者將按其通話時(shí)間扣罰20倍的話費(fèi),并處罰金50元/次)
4、門衛(wèi)室報(bào)警電話是應(yīng)急使用,為保證暢通,任何人不得占用及使用,(違者將罰款50元/次)
5、各部門人員不得利用上班或下班時(shí)間打私人電話,如發(fā)現(xiàn)由調(diào)出清單對(duì)賬,查到底扣除相人員的私打電話費(fèi)用。
6、電話使用完畢收線后,必須迅速放回機(jī)座,并確認(rèn)是否放妥,以保證電話線路暢通。
7、各部門對(duì)講機(jī)必須勤于擦拭,保證完好,對(duì)于故事?lián)p壞電話機(jī)者,一經(jīng)查實(shí)照價(jià)賠償外,每次處罰100元。
二、移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)的使用管理
1、配置移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)的目的在于保障公司公務(wù)的順利開(kāi)展,使用者不得因私事等原因而影響正常公務(wù)電話的撥入或撥出借口不聽(tīng)公務(wù)電話,不按規(guī)定使用對(duì)講機(jī)頻道不法檢收信號(hào)。
2、公司移動(dòng)電話費(fèi)實(shí)行職級(jí)補(bǔ)貼原則,主管級(jí)為100元/個(gè)月,超出部份自已負(fù)責(zé)。
3、職級(jí)補(bǔ)貼范圍經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后,按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。(在工資中體現(xiàn))
4、電話費(fèi)、對(duì)講機(jī)于公司業(yè)務(wù)通訊及內(nèi)部公務(wù)聯(lián)系使用,通話時(shí)間應(yīng)簡(jiǎn)短明了,注意控制通話時(shí)間,辦公時(shí)間內(nèi)私人電話盡量簡(jiǎn)短,不能用對(duì)講機(jī)談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事,以保證業(yè)務(wù)及公務(wù)電話的正常暢通。
5、移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)由公司統(tǒng)一配裝,必須妥善保管。如丟失或人為損壞照價(jià)賠償。
6、享受補(bǔ)貼話費(fèi)的移動(dòng)電話的符有對(duì)講機(jī)的使用人,必須在公司上班時(shí)間內(nèi)保持待機(jī)狀態(tài),(即每天早上7:30到晚上22:00),違者處罰100元/次,根據(jù)公司造成重大損失的追究責(zé)任。
三、本規(guī)定自20__年10月6日起執(zhí)行。
第4篇 l公司電話管理規(guī)定
公司電話管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范公司電話管理與使用,提高電話使用率,降低辦公費(fèi)用。
2.范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)各公司辦公室電話管理。
3.職責(zé)
3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有電話的管理監(jiān)督。
3.2財(cái)務(wù)部對(duì)電話費(fèi)用行使稽查權(quán)。
3.3各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)部門所屬的電話使用進(jìn)行監(jiān)督。
3.4信息部負(fù)責(zé)公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護(hù)。
4.公司電話配布
4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開(kāi)通國(guó)際直拔電話功能。
4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書(shū)等開(kāi)通國(guó)內(nèi)直拔電話功能。
4.3其他各分機(jī)開(kāi)通本市市話功能,如需拔打長(zhǎng)途可通過(guò)前臺(tái)轉(zhuǎn)接。
4.4其他人員因工作需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)或國(guó)際長(zhǎng)途直拔專線的,須由總經(jīng)理(副總裁)批準(zhǔn)。
5.使用規(guī)定
5.1所有直線電話分別設(shè)立責(zé)任人,責(zé)任人職責(zé)包括呼出控制、密碼控制及電話機(jī)/傳真機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。
5.2通話內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說(shuō),如遇事情復(fù)雜、內(nèi)容較多,可事先擬好相應(yīng)提綱。
5.3傳真機(jī)不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.4當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修,嚴(yán)禁擅自拆卸。
5.5直拔長(zhǎng)途電話前應(yīng)加拔ip號(hào)(17909或96688)。
5.6各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥,通話時(shí)間原則上要求不超過(guò)五分鐘;轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說(shuō)明事由,否則總機(jī)有權(quán)不予授話。
5.6接聽(tīng)電話一般最遲不得超三聲鈴響。
5.7傳真機(jī)不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.8當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修,嚴(yán)禁擅自拆卸。
5.9各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥,通話時(shí)間原則上要求不超過(guò)五分鐘;轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說(shuō)明事由,否則總機(jī)有權(quán)不予授話。
6.前臺(tái)電話管理
6.1樹(shù)立良好的企業(yè)形象,對(duì)外來(lái)電話應(yīng)及時(shí)接聽(tīng),最遲不得超三聲鈴響,規(guī)范用語(yǔ):“您好!____,請(qǐng)問(wèn)您找哪位請(qǐng)問(wèn)哪里找好的,請(qǐng)稍等”;如遇當(dāng)事人不在,應(yīng)問(wèn)明對(duì)方需要轉(zhuǎn)告與否。
6.2無(wú)特殊情況,不準(zhǔn)他人在前臺(tái)撥打及接聽(tīng)電話。
6.3所撥出的長(zhǎng)途電話一律造冊(cè)登記,必須照實(shí)填寫(xiě)。
6.4對(duì)需撥打的外線電話,按登記先后順序撥出,同時(shí)盡量保持一條線空置,以便外線打入。
6.5嚴(yán)禁利用前臺(tái)電話拔打私人電話;
6.6前臺(tái)工作人員下班時(shí)應(yīng)將前臺(tái)電話用密碼控制呼出功能,調(diào)至自動(dòng)轉(zhuǎn)接功能。
6.7前臺(tái)文員定于每月5日前匯總上月各長(zhǎng)途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。
7.對(duì)擅自拔打與公司無(wú)關(guān)的電話或聲訊臺(tái)(聊天)電話的,將相關(guān)追究責(zé)任人,由責(zé)任人承擔(dān)該部分話費(fèi)。
第5篇 百貨商廈電話傳真管理辦法
百貨商廈電話傳真管理辦法
一、為使公司電話、傳真使用制度有章可循,特制定本管理辦法。
二、公司電話是為工作所須而設(shè)立,員工使用電話的原則是長(zhǎng)話短說(shuō),盡量利用傳真來(lái)溝通一些須長(zhǎng)時(shí)間通話的內(nèi)容。
三、員工因公務(wù)使用長(zhǎng)途電話或傳真,須事先進(jìn)行登記,注明聯(lián)絡(luò)時(shí)間、單位和聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。
四、公司財(cái)務(wù)每月須將電話登記表與電話帳單進(jìn)行核對(duì),理清電話明細(xì)。
五、員工不得長(zhǎng)時(shí)間因私人事件占用公司電話,員工因私使用長(zhǎng)途電話須事先登記,公司每月將按國(guó)家電信規(guī)定收取相關(guān)的費(fèi)用。
六、員工使用傳真機(jī)時(shí),應(yīng)將紙張空白處盡量裁去,以節(jié)省傳真時(shí)間。
七、上述管理辦法若有遺漏之處將隨時(shí)補(bǔ)充。
第6篇 z公司電話電傳管理?xiàng)l例
公司電話、電傳管理?xiàng)l例
第一條 公司所有電話、電傳均由人事行政部專人管理,并負(fù)責(zé)其線路的調(diào)節(jié)、移機(jī)、拆機(jī)等事宜;原則上除公司領(lǐng)導(dǎo)專機(jī)外,公司其它座機(jī)一般不開(kāi)通長(zhǎng)話業(yè)務(wù);
第二條 各部門(商場(chǎng))電話、電傳均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,如遇故障需及時(shí)與公司人事行政部電話(傳)管理員聯(lián)系予以處理;
第三條 接聽(tīng)電話、接收電傳相應(yīng)規(guī)范參閱員工語(yǔ)言規(guī)范管理辦法;
第四條 禁止使用公司電話聊天、處理個(gè)人事務(wù)。禁止使用電傳收發(fā)私人信函。若有違反者,將視情節(jié)輕重予以處罰;
第五條 若因公需打長(zhǎng)途電話或收發(fā)私人傳真,應(yīng)到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處拔打并作記錄;
第六條 公司全體員工均需愛(ài)護(hù)話機(jī),按正確方式予以使用。對(duì)于故意破壞者,將視情節(jié)輕重予以處罰。
第七條 凡公司核報(bào)了手機(jī)或傳呼費(fèi)的員工,見(jiàn)公司呼叫必須及時(shí)回復(fù),不得拒回或關(guān)機(jī),如因此而影響公司業(yè)務(wù)工作,一律按員工守則予以處罰。
第7篇 裝飾公司電話及傳真管理制度
裝飾工程公司電話及傳真管理制度
1、原則上不準(zhǔn)許撥打長(zhǎng)途電話,如有特殊情況并經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準(zhǔn)許后,方可撥打,需登記通話時(shí)間,并從每月工資中扣除;
2、嚴(yán)禁用公司電話打信息臺(tái)、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù);
3、接聽(tīng)電話時(shí),應(yīng)使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當(dāng)事人不在,應(yīng)告知對(duì)方,“請(qǐng)問(wèn)有什么事,需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎”如對(duì)方有事需轉(zhuǎn)告,應(yīng)做好相關(guān)記錄,以便查詢;
4、在接聽(tīng)內(nèi)部和外部電話時(shí),如當(dāng)事人不在,應(yīng)做好電話記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機(jī)密內(nèi)容應(yīng)妥善保管;
6、在接發(fā)傳真時(shí),應(yīng)做好登記工作,并及時(shí)把傳真內(nèi)容交由當(dāng)事人,如當(dāng)事人不在,應(yīng)保存好傳真文件。
7、各部門及分公司對(duì)本部的電話和傳真機(jī)應(yīng)保持暢通、完好,有問(wèn)題及時(shí)維修,以免影響工作。
第8篇 z公司上班期間使用電話管理制度
公司上班期間使用電話管理制度
一、前臺(tái)文員接、轉(zhuǎn)電話的基本職責(zé)
1、堅(jiān)守崗位,接、轉(zhuǎn)電話做到準(zhǔn)確、迅速;
2、接電話要簡(jiǎn)練、清晰,回話禮貌、耐心;
3、嚴(yán)格遵守保密守則,不竊聽(tīng)電話,不泄露機(jī)密;
4、每天檢查線路設(shè)備的完好狀態(tài),發(fā)現(xiàn)故障無(wú)法排除應(yīng)及時(shí)報(bào)告技術(shù)部進(jìn)行維修,及時(shí)保證線路暢通。
二、員工接、打電話的規(guī)范用語(yǔ)
1、電話鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng),超過(guò)三聲接通應(yīng)致歉對(duì)不起,讓您久等了。
2、接通電話后先問(wèn)好,再報(bào)公司名您好!__!。
3、然后可問(wèn)請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)或讓對(duì)方發(fā)言我找某某。
4、某某如果是你本人,回答我就是。
5、某某如果不是你本人,但在不遠(yuǎn)處,回答請(qǐng)您稍等。
6、某某不是你本人,且一時(shí)找不到他,應(yīng)答對(duì)不起!他不在。問(wèn)清對(duì)方姓名,問(wèn)他是不是等一會(huì)再打過(guò)來(lái),或留下電話等那人回來(lái)再回電給他。
7、如果找領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)不在,不可隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪,可回答他出去了,切不可說(shuō)他在總經(jīng)理處,或他到某某公司去了。
8、掛電話時(shí),要等對(duì)方先掛。
9、打電話到外公司,通話不要過(guò)長(zhǎng),也不宜先掛斷電話。
10、中途有其他電話鈴響,要跟對(duì)方說(shuō)對(duì)不起,請(qǐng)稍等。然后根據(jù)重要性決定接哪個(gè)電話,掛斷另一個(gè)電話時(shí)說(shuō)對(duì)不起,我正在接聽(tīng)一個(gè)很重要的電話,過(guò)一會(huì)打給你并記錄對(duì)方電話號(hào)碼。
11、接電話時(shí),有同事與你講話應(yīng)與通話對(duì)方講對(duì)不起,請(qǐng)稍等然后,使用閉音器或用手蓋住話筒,并與同事盡量簡(jiǎn)短對(duì)話,重新與對(duì)方通話時(shí),要道歉。
12、如果對(duì)方要找的人你不熟悉,不能沒(méi)禮貌地說(shuō)沒(méi)這個(gè)人不知道應(yīng)先問(wèn)對(duì)方是否找本公司,哪個(gè)部門,然后將所找部門的電話告知或代轉(zhuǎn)電話。
13、如果對(duì)方打錯(cuò)電話,應(yīng)禮貌告知這里是__公司,您打錯(cuò)電話了,注意不要急于掛斷電話。
14、辦公室內(nèi)嚴(yán)禁打私人電話。
15、他人在打電話時(shí),周圍人注意保持安靜。
16、要愛(ài)護(hù)電話機(jī)和線路。
三、違規(guī)處罰規(guī)定
1、打私人電話,除扣除私人電話的費(fèi)用外,還要根據(jù)情節(jié)輕重罰款50-100元。
2、撥打聲訊電話罰款200-300元,且賠償公司當(dāng)月所有聲訊話費(fèi)。
3、若部門無(wú)法確定責(zé)任人,聲訊費(fèi)由該部門人員(包括經(jīng)理)分?jǐn)?且公司對(duì)部門經(jīng)理予以通報(bào)批評(píng)。
第9篇 銷售部電話管理辦法
1.在接電話時(shí),說(shuō)話要按以下原則處理:
a、在接電話時(shí),首先要說(shuō):您好,__花園。然后再聽(tīng)對(duì)方問(wèn)話。
b、在打電話時(shí),首先要說(shuō):您好,請(qǐng)問(wèn)是某某嗎當(dāng)對(duì)方回答后,再進(jìn)入話題。
c、如果對(duì)方打來(lái)電話找人時(shí),應(yīng)說(shuō):請(qǐng)稍等,如果要找的人不在,要說(shuō):對(duì)不起,某某出去了或這時(shí)不在,請(qǐng)問(wèn)有什么事,我是否可以代您轉(zhuǎn)告。
2.電話鈴響兩聲后,必須接電話,并說(shuō):您好,__花園。否者罰款5元。
3.以排定的順序接聽(tīng)電話,且語(yǔ)氣緩和、普通話標(biāo)準(zhǔn)。
4.來(lái)人來(lái)電記錄表的填寫(xiě)要規(guī)范、真實(shí)反映情況,以便評(píng)估媒體效果。負(fù)責(zé)人于每天晚上下班之前收存好,然后放置空白表格于接聽(tīng)區(qū),并注名日期。
1)電話中一些敏感的話題易采用婉轉(zhuǎn)態(tài)度拒絕電話中解答或約時(shí)間邀請(qǐng)來(lái)電人到現(xiàn)場(chǎng)。
2)所有來(lái)電盡量留下電話,對(duì)于疑為是市調(diào)或其他身份者宜請(qǐng)來(lái)電者先留下電話;身份不清者,回答要慎重,盡量請(qǐng)來(lái)電者到現(xiàn)場(chǎng)。廣告商來(lái)電請(qǐng)其留下電話,再婉言謝絕。
3)如無(wú)特殊情況,嚴(yán)禁撥打私人電話、長(zhǎng)途電話、熱線之類的聲訊電話及工作無(wú)關(guān)的電話。如需要,須經(jīng)經(jīng)理同意、登記后方可。否者罰款10元,并承擔(dān)話費(fèi)。
第10篇 售樓處傳真機(jī)電話管理制度
售樓處傳真機(jī)、電話管理制度
一、售樓處所有電話由辦公室統(tǒng)一管理,對(duì)可拔長(zhǎng)途及特殊功能電話實(shí)行嚴(yán)格管理,任何人因工作需要須用此類電話應(yīng)報(bào)副總監(jiān)批準(zhǔn)到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話進(jìn)行與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的聊天或閑談,被發(fā)現(xiàn)者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機(jī)由辦公室委托銷售副總監(jiān)管理使用,對(duì)外發(fā)送傳真應(yīng)先到副總監(jiān)處登記發(fā)送時(shí)間、接收人及文件大致內(nèi)容,經(jīng)副總監(jiān)簽批后再行發(fā)送。
第11篇 取締公司電話管理規(guī)定
公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開(kāi)支 ,員工打電話時(shí),用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔,明確,以減少通話時(shí)間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),使用則由各單位主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知:
轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù),以三分鐘為限,把握時(shí)間。
注意禮節(jié),長(zhǎng)話短說(shuō),簡(jiǎn)潔扼要,避免耗時(shí)又占線。
使用前應(yīng)對(duì)討論,商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
使用電話時(shí)應(yīng)登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號(hào)碼),起止時(shí)間,聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。
長(zhǎng)途電話一般由部門負(fù)責(zé)人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門主管允許。
禁止打打私人長(zhǎng)途電話。
違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實(shí),一律做記過(guò)處分,并處50-100元罰款。
第五條 接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為:“您好,大道網(wǎng)絡(luò)公司!對(duì)方告之找某人時(shí) ,說(shuō):“請(qǐng)稍等!”如不在,說(shuō):“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請(qǐng)稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡(jiǎn)潔,禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時(shí),公司將另行考慮。
第12篇 住宅小區(qū)電話配套工程管理程序
住宅小區(qū)電話配套工程管理程序
1、目的:確保電話配套工程與區(qū)住宅建設(shè)同步完工,確保第一時(shí)間正確解決問(wèn)題。
2、范圍:適用于住宅小區(qū)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。
3、職責(zé):
3.1負(fù)責(zé)項(xiàng)目申請(qǐng)(向電話局)并負(fù)責(zé)向公司各部門收集各項(xiàng)下列資料:
3.1.1項(xiàng)目發(fā)展部提供大市政配套費(fèi)交費(fèi)證明、規(guī)劃許可證。
3.1.2設(shè)計(jì)部提供1/1000有效地形圖,1/500建筑及室外環(huán)境平面圖,建筑單體圖及單體水電圖,項(xiàng)目技術(shù)數(shù)據(jù)。
3.1.3物業(yè)公司提供有效項(xiàng)目門牌號(hào)證明(衩申請(qǐng)的項(xiàng)目)。
3.1.4項(xiàng)目地盤主任提供項(xiàng)目施工執(zhí)照。
3.2負(fù)責(zé)申報(bào)合同送工程部、預(yù)算部審核。
3.3合同執(zhí)行過(guò)程,合同評(píng)審、進(jìn)度、質(zhì)量及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)控制。
3.3.1由于電話行業(yè)的特殊性,工程合同統(tǒng)一按電話局合同執(zhí)行。
3.3.2工程施工周期,按四大市政公司作業(yè)流程,因自來(lái)水、煤氣使用的是硬管,對(duì)敷設(shè)位置能變動(dòng)性小,所以自來(lái)水、煤氣應(yīng)先施工,電話局在電話排管時(shí)可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際管位情況作上下左右變動(dòng),整個(gè)工期30天到45天(按30000平方米估算)。
3.3.3電話工程在施工過(guò)程中的質(zhì)量控制主要從管位敷設(shè)標(biāo)高控制、人工井位置及人工井配件安裝數(shù)量控制。另每幢建筑單體的出墻管敷設(shè)標(biāo)高及位置管徑是否與規(guī)劃圖相一致,如果發(fā)現(xiàn)建筑施工單位未按要求施工,應(yīng)要求施工單位整改直到符合要求。另負(fù)責(zé)協(xié)助電話局施工隊(duì)在施工過(guò)程中按上海郵電管理局關(guān)于通信線路工程施工規(guī)范進(jìn)行工程質(zhì)量管理。
4、工程收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及申報(bào)建筑面積。
4.1新建住宅小區(qū)電話配套工程收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以上海市物價(jià)局滬價(jià)經(jīng)(1998)第132號(hào)文執(zhí)行。
5、作業(yè)程序:
5.1送建筑單體圖,電、水、煤各一套交電話局營(yíng)業(yè)室審圖,電話局收取審圖費(fèi)0.20元/平方米,按新三區(qū)3.2萬(wàn)平方米計(jì),審圖費(fèi)6400元,如請(qǐng)客吃飯或送1000元禮品,這筆審圖費(fèi)就可不交。
5.2向電話局申請(qǐng)住宅小區(qū)電話配套工程設(shè)計(jì)、施工委托申請(qǐng)時(shí)需附上本程序文件3.2-3.5的資料。
5.3合同生效后,電話局在30天內(nèi)給申請(qǐng)方電話配套主干線草圖,負(fù)責(zé)人將該草圖交內(nèi)配套工程師負(fù)責(zé)向各施工單位發(fā)放,要求出墻管位置嚴(yán)格按該草圖施工。
5.4合同生效后,甲方按合同付款條件付款。
5.5電話局在收到工程款后的二個(gè)月內(nèi)組織測(cè)繪工程師到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)施工內(nèi)容。
5.6負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話局,設(shè)計(jì)室工程師安排設(shè)計(jì)計(jì)劃書(shū)。
5.7負(fù)責(zé)人落實(shí)電話局安排施工計(jì)劃,與施工單位取得聯(lián)系,協(xié)商進(jìn)場(chǎng)事項(xiàng)。
5.8負(fù)責(zé)人與各配套工程師及地盤主任共同召開(kāi)協(xié)商會(huì),內(nèi)容主要是落實(shí)各配套單位進(jìn)場(chǎng)施工順序及分步施工計(jì)劃,會(huì)上明確各配套管位的敷設(shè)區(qū)域及分塊施工的進(jìn)度。
5.9負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)電話配套工程的竣工驗(yàn)收,落實(shí)電話開(kāi)通事項(xiàng)。
6、本程序文件應(yīng)發(fā)放到下列人員;
注:1、本人保證嚴(yán)格按此文件要求執(zhí)行。
2、本人有責(zé)任在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí),第一時(shí)間向本文件審批人提出修改意見(jiàn)。
編制:校對(duì): 審批:發(fā)放號(hào):
第13篇 裝修公司行政后勤電話管理規(guī)定
裝飾公司行政后勤管理制度:電話管理規(guī)定
一、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通,開(kāi)展業(yè)務(wù)之用。公司所屬電話一律不得撥打任何信息收費(fèi)電話及私掛長(zhǎng)途電話。
二、公司所屬電話除企劃部網(wǎng)頁(yè)制作、更新及總經(jīng)理特批的部門外,一律不得上網(wǎng)。
三、員工打電話,用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以減少通話時(shí)間。
四、撥打外線接通聲響四次對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)時(shí),應(yīng)掛機(jī)重新?lián)芙小?/p>
五、公司員工接聽(tīng)外線電話必須使用公司標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ):您好,設(shè)計(jì)大師樓。
六、前臺(tái)文秘接聽(tīng)外線電話應(yīng)說(shuō),您好,設(shè)計(jì)大師樓,當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí),應(yīng)說(shuō):請(qǐng)稍等!如分機(jī)占線,應(yīng)說(shuō):電話占線,請(qǐng)稍后再打或說(shuō):分機(jī)占線,請(qǐng)您記一下分機(jī)號(hào)稍后再打!其他內(nèi)容視情況回答,總的要求語(yǔ)音甜美,用語(yǔ)禮貌、規(guī)范、簡(jiǎn)潔。
七、公司員工不得利用公司電話撥打私人電話。如有急事應(yīng)向部門經(jīng)理或主管說(shuō)明經(jīng)同意后方可撥打。
八、公司總部電話及分公司、分部,公司帳戶電話話費(fèi)由行政部在每月10~20日交納。部分市場(chǎng)扣除的話機(jī)話費(fèi)由各分公司、分部負(fù)責(zé)交納。
九、分公司、分部負(fù)責(zé)交納的話費(fèi)清單于每月20日前上報(bào)行政部。
十、各部門直撥電話出現(xiàn)信息費(fèi),本部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)追查責(zé)任人。責(zé)任不清的由部門集體承擔(dān)此項(xiàng)費(fèi)用。
十一、違反本規(guī)定視情節(jié)給予一般或嚴(yán)重過(guò)失單一張。
十二、違反規(guī)定第一條撥打任何收費(fèi)信息電話及私掛長(zhǎng)途電話的,給予嚴(yán)重過(guò)失單一張,并承擔(dān)全部費(fèi)用。屢教不改的給予開(kāi)除公職處理。
第14篇 某小區(qū)電話配套工程管理程序
小區(qū)電話配套工程管理程序
1、目的:確保電話配套工程與區(qū)住宅建設(shè)同步完工,確保第一時(shí)間正確解決問(wèn)題。
2、范圍:適用于住宅小區(qū)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。
3、職責(zé):
3.1負(fù)責(zé)項(xiàng)目申請(qǐng)(向電話局)并負(fù)責(zé)向公司各部門收集各項(xiàng)下列資料:
3.1.1項(xiàng)目發(fā)展部提供大市政配套費(fèi)交費(fèi)證明、規(guī)劃許可證。
3.1.2設(shè)計(jì)部提供1/1000有效地形圖,1/500建筑及室外環(huán)境平面圖,建筑單體圖及單體水電圖,項(xiàng)目技術(shù)
數(shù)據(jù)。
3.1.3物業(yè)公司提供有效項(xiàng)目門牌號(hào)證明(衩申請(qǐng)的項(xiàng)目)。
3.1.4項(xiàng)目地盤主任提供項(xiàng)目施工執(zhí)照。
3.2負(fù)責(zé)申報(bào)合同送工程部、預(yù)算部審核。
3.3合同執(zhí)行過(guò)程,合同評(píng)審、進(jìn)度、質(zhì)量及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)控制。
3.3.1由于電話行業(yè)的特殊性,工程合同統(tǒng)一按電話局合同執(zhí)行。
3.3.2工程施工周期,按四大市政公司作業(yè)流程,因自來(lái)水、煤氣使用的是硬管,對(duì)敷設(shè)位置能變動(dòng)性小,
所以自來(lái)水、煤氣應(yīng)先施工,電話局在電話排管時(shí)可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際管位情況作上下左右變動(dòng),整個(gè)工期30
天到45天(按30000平方米估算)。
3.3.3電話工程在施工過(guò)程中的質(zhì)量控制主要從管位敷設(shè)標(biāo)高控制、人工井位置及人工井配件安裝數(shù)量控制
。另每幢建筑單體的出墻管敷設(shè)標(biāo)高及位置管徑是否與規(guī)劃圖相一致,如果發(fā)現(xiàn)建筑施工單位未按要求施
工,應(yīng)要求施工單位整改直到符合要求。另負(fù)責(zé)協(xié)助電話局施工隊(duì)在施工過(guò)程中按上海郵電管理局關(guān)于通
信線路工程施工規(guī)范進(jìn)行工程質(zhì)量管理。
4、工程收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及申報(bào)建筑面積。
4.1新建住宅小區(qū)電話配套工程收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以上海市物價(jià)局滬價(jià)經(jīng)(1998)第132號(hào)文執(zhí)行。
5、作業(yè)程序:
5.1送建筑單體圖,電、水、煤各一套交電話局營(yíng)業(yè)室審圖,電話局收取審圖費(fèi)0.20元/平方米,按新三區(qū)
3.2萬(wàn)平方米計(jì),審圖費(fèi)6400元,如請(qǐng)客吃飯或送1000元禮品,這筆審圖費(fèi)就可不交。
5.2向電話局申請(qǐng)住宅小區(qū)電話配套工程設(shè)計(jì)、施工委托申請(qǐng)時(shí)需附上本程序文件3.2―3.5的資料。
5.3合同生效后,電話局在30天內(nèi)給申請(qǐng)方電話配套主干線草圖,負(fù)責(zé)人將該草圖交內(nèi)配套工程師負(fù)責(zé)向各
施工單位發(fā)放,要求出墻管位置嚴(yán)格按該草圖施工。
5.4合同生效后,甲方按合同付款條件付款。
5.5電話局在收到工程款后的二個(gè)月內(nèi)組織測(cè)繪工程師到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)施工內(nèi)容。
5.6負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話局,設(shè)計(jì)室工程師安排設(shè)計(jì)計(jì)劃書(shū)。
5.7負(fù)責(zé)人落實(shí)電話局安排施工計(jì)劃,與施工單位取得聯(lián)系,協(xié)商進(jìn)場(chǎng)事項(xiàng)。
5.8負(fù)責(zé)人與各配套工程師及地盤主任共同召開(kāi)協(xié)商會(huì),內(nèi)容主要是落實(shí)各配套單位進(jìn)場(chǎng)施工順序及分步施
工計(jì)劃,會(huì)上明確各配套管位的敷設(shè)區(qū)域及分塊施工的進(jìn)度。
5.9負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)電話配套工程的竣工驗(yàn)收,落實(shí)電話開(kāi)通事項(xiàng)。
6、本程序文件應(yīng)發(fā)放到下列人員;
注:1、本人保證嚴(yán)格按此文件要求執(zhí)行。
2、本人有責(zé)任在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí),第一時(shí)間向本文件審批人提出修改意見(jiàn)。
編制: 校對(duì): 審批: 發(fā)放號(hào):
第15篇 學(xué)院（學(xué)校）電話管理規(guī)定
學(xué)院(校)電話管理暫行規(guī)定
為了配合學(xué)院二級(jí)管理體制的改革,加強(qiáng)學(xué)院電話管理,提高各系部自我管理意識(shí),節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,進(jìn)一步加大“節(jié)約型校園”的建設(shè)力度,特制定本暫行辦法。
1、電話管理
后勤基建處負(fù)責(zé)管理電話總機(jī)業(yè)務(wù),總機(jī)業(yè)務(wù)設(shè)有號(hào)簿存儲(chǔ)、號(hào)碼查詢、呼叫轉(zhuǎn)接、號(hào)簿管理、短信群發(fā)等功能。
2、電話安裝
因工作需要安裝新電話及辦理其它電話業(yè)務(wù),需由各部門填寫(xiě)申請(qǐng),報(bào)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后,送后勤基建處,交由電信公司實(shí)施。
3、電話權(quán)限
①各部門可根據(jù)實(shí)際需要開(kāi)通長(zhǎng)途電話,原則上每部門開(kāi)通一部,如需增加,報(bào)主管院長(zhǎng)審批;
②市內(nèi)電話限額自行到后勤基建處申報(bào);
③“來(lái)電顯示”只有部門負(fù)責(zé)人的電話可以開(kāi)通,其他因特殊需要安裝的需報(bào)主管院長(zhǎng)審批。
4、電話費(fèi)用
①根據(jù)學(xué)院財(cái)務(wù)處電話費(fèi)用總預(yù)算,由后勤基建處下達(dá)各黨政管理部門的電話預(yù)算,預(yù)算金額于每年年初根據(jù)各部門實(shí)際情況核定,(各教學(xué)系部的話費(fèi)開(kāi)支預(yù)算,納入各部門的包干經(jīng)費(fèi)中,不在預(yù)算中下達(dá)),各部門所屬電話的安裝費(fèi)、功能費(fèi)等均在部門電話經(jīng)費(fèi)中支出;
②各出租房、技術(shù)開(kāi)發(fā)用房的電話費(fèi)在接到后勤基建處繳費(fèi)通知后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)繳至學(xué)院財(cái)務(wù)處,逾期將按2%/天加收滯納金,逾期30天不繳納者,后勤基建處將中止其正常通訊。
5、電話維修
電話機(jī)由各部門自行購(gòu)買及維護(hù),如遇電話線路問(wèn)題,報(bào)后勤基建處維修;
6、短信群發(fā)
學(xué)院總機(jī)有短信群發(fā)的功能。申請(qǐng)部門填寫(xiě)申請(qǐng)表(見(jiàn)附件),院辦公室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)學(xué)院的短信內(nèi)容,各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核系部的短信內(nèi)容。經(jīng)審核批準(zhǔn)的短信交后勤基建處處按群發(fā)要求實(shí)施。凡未經(jīng)審核批準(zhǔn)的短信一律不得群發(fā)。
7、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
附件:
電話總機(jī)短信群發(fā)申請(qǐng)表
申請(qǐng)部門(蓋章):申請(qǐng)時(shí)間:
發(fā)布時(shí)間
年月日至年月日
群發(fā)對(duì)象
群發(fā)內(nèi)容
備注
申請(qǐng)人:
部門意見(jiàn):
辦公室意見(jiàn):
