有哪些
管理處檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于檢索和存儲。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的范圍和時(shí)間，以及整理歸檔的流程。
3. 檔案保管與保護(hù)：規(guī)定檔案的存放條件，確保其安全和完整。
4. 檔案利用與借閱：制定借閱規(guī)則，保障檔案的合理使用。
5. 檔案銷毀：設(shè)定檔案的保存期限，規(guī)定銷毀程序。
6. 檔案信息化管理：推進(jìn)檔案電子化，提高管理效率。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：所有文件根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政、財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等類別，每類再細(xì)分為子類，并賦予唯一的編碼，如“行政-01”，“財(cái)務(wù)-02-03”等。
2. 檔案收集與整理：各部門需每月定期提交重要文件，新入職員工須在一周內(nèi)提交個(gè)人相關(guān)資料。整理時(shí)，文件應(yīng)按時(shí)間順序排列，附上簡要目錄。
3. 檔案保管與保護(hù)：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，防火防盜設(shè)施完備。定期進(jìn)行檔案清點(diǎn)，防止遺失或損壞。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般為一周，逾期未還者將受到相應(yīng)處罰。
5. 檔案銷毀：超過保存期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)高層審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀。
6. 檔案信息化管理：逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的掃描錄入，建立電子檔案庫，以便快速查詢和備份。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責(zé)?！?
2. “保密原則：未經(jīng)授權(quán)，不得泄露檔案信息?！?
3. “檔案借閱流程圖”（包括申請、審批、借閱、歸還各步驟）。
4. “檔案室開放時(shí)間：周一至周五，上午9:00-12:00，下午14:00-17:00?！?
5. “檔案分類示例”（展示各類別及子類的樣本編碼）。
以上各項(xiàng)制度旨在提升管理效率，保障信息安全性，同時(shí)也提醒全體員工共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。請各部門嚴(yán)格遵守，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。
管理處檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項(xiàng)目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務(wù)工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負(fù)責(zé)公司文檔的全面管理,負(fù)責(zé)管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進(jìn)行登記,及時(shí)合理歸檔,歸檔時(shí)按資料分類方法進(jìn)行分類,以便查閱,對于可進(jìn)入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機(jī)密文件,要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室;員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進(jìn)行檢查、清理、核對,時(shí)間長的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價(jià)值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第2篇 管理處工程檔案管理規(guī)程制度
管理處工程檔案管理規(guī)程
1目的
明確管理處工程設(shè)備設(shè)施檔案的管理。
2設(shè)備檔案范圍
2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)
2.2電梯資料(包括:電梯系統(tǒng)圖紙,電梯安裝資料,電梯使用維護(hù)說明書等,對電梯資料實(shí)行一梯一檔)
2.3消防設(shè)備設(shè)施資料(包括消防設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)
2.4供配電設(shè)備設(shè)施資料(包括供配電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)
2.5給排水設(shè)備設(shè)施資料(包括給排水設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
2.6暖通設(shè)備設(shè)施資料(包括暖通設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
2.7弱電設(shè)備設(shè)施資料(包括弱電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
3職責(zé)
3.1管理處工程主管(領(lǐng)班)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的歸集工作。
3.2管理處文員(客服)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的匯總管理工作。
4工作程序
4.1管理處工程主管(領(lǐng)班)在新物業(yè)接管時(shí),負(fù)責(zé)房屋設(shè)備設(shè)施資料的歸集工作。
4.2管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員負(fù)責(zé)日常產(chǎn)生的工程資料的歸集工作。
4.3管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員將歸集到的資料上交管理處,管理處主任指定文員(客服)專人負(fù)責(zé)工程設(shè)備設(shè)施資料的保存和管理工作。
4.4不經(jīng)管理處主任同意,文員(客服)不得將工程設(shè)備設(shè)施資料外借和復(fù)制;如相關(guān)工作人員需要借閱和復(fù)制,必須經(jīng)管理處主任同意,并且填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》。
相關(guān)質(zhì)量記錄:
1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》
第3篇 翰院管理處制度和檔案管理
翰嶺院管理處制度和檔案管理
(一)管理規(guī)章制度
規(guī)章制度在日常物業(yè)管理實(shí)務(wù)運(yùn)行中既是物業(yè)管理的保障,又是實(shí)施物業(yè)管理的準(zhǔn)則,一個(gè)企業(yè)管理水平的高低就可以從它是否有健全的規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行上來評判。
我公司在長期物業(yè)管理實(shí)踐中,制訂了一系列的規(guī)章制度,形成了一套涵蓋物業(yè)管理運(yùn)行和行政各要素的制度體系,為全面開展翰嶺院物業(yè)管理工作,實(shí)現(xiàn)我們的顧問管理目標(biāo),我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業(yè)有關(guān)人員根據(jù)我公司制度體系,結(jié)合翰嶺院的實(shí)際,制訂翰嶺院管理制度和管理體系。
其內(nèi)容主要有以下諸方面(但不限以下內(nèi)容)組成。
1、公眾制度
(1)翰嶺院業(yè)主管理委員會(huì)章程
(2)翰嶺院業(yè)主公約
(3)翰嶺院居民精神文明公約
(4)裝修管理規(guī)定
(5)用水管理規(guī)定
(6)用電管理規(guī)定
(7)煤氣使用管理規(guī)定
(8)出租房管理規(guī)定
(9)環(huán)境管理規(guī)定
(10)治安管理規(guī)定
(11)防火防風(fēng)管理規(guī)定
(12)商鋪管理規(guī)定
(13)業(yè)主(住戶)停車管理規(guī)定
(14)摩托車、自行車管理規(guī)定
2、崗位職責(zé)
(1)管理處經(jīng)理崗位職責(zé)
(2)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位職責(zé)
(3)財(cái)務(wù)出納崗位職責(zé)
(4)綜合服務(wù)客服主管崗位職責(zé)
(5)綜合服務(wù)環(huán)境主管崗位職責(zé)
(6)綜合服務(wù)行政主管崗位職責(zé)
(7)工程主管崗位職責(zé)
(8)保安隊(duì)長崗位職責(zé)巡邏崗
(9)治安管理員崗位職責(zé)
(10)車場管理員崗位職責(zé)
(11)監(jiān)控室保安員崗位職責(zé)
(12)設(shè)備運(yùn)行管理員崗位職責(zé)
(13)維修管理員崗位職責(zé)
(14)后勤管理員崗位職責(zé)
(15)檔案管理員崗位職責(zé)
(16)行政人事管理員崗位職責(zé)
(17)保潔管理員崗位職責(zé)
(18)綠化管理員崗位職責(zé)
(19)客戶服務(wù)管理員崗位職責(zé)
備注:各崗位人員可根據(jù)具體情況設(shè)置,可一人兼職數(shù)崗。
3、管理運(yùn)作制度
(1)員工行為規(guī)范
(2)物業(yè)交付程序
(3)物業(yè)交用程序
(4)供電管理程序
(5)供水管理程序
(6)裝修控制程序
(7)收費(fèi)運(yùn)作程序
(8)便民服務(wù)工作程序
(9)綠化管理程序
(10)道路管理程序
(11)清潔衛(wèi)生管理程序
(12)治安管理程序
(13)停車管理程序
(14)值班管理程序
(15)消防管理程序
(16)公用設(shè)施改造及維護(hù)維修工作程序
(17)社區(qū)文化管理程序
(18)業(yè)主違例事件處理程序
(19)訪問客戶工作程序
(20)財(cái)務(wù)核算程序
(21)業(yè)主請求處理程序
(22)出租房屋控制程序
(23)商鋪管理程序
4、公司考核管理制度及標(biāo)準(zhǔn)
(1)員工月度考核辦法
(2)員工年終考核辦法
(3)公司其它各項(xiàng)規(guī)章制度
(一)物業(yè)資料管理
科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為翰嶺院及公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。翰嶺院作為高層住宅項(xiàng)目,其檔案資料是十分繁雜的,我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化的科學(xué)管理手段,明確指定檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié),對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理,達(dá)到提高物業(yè)管理水平、更好地服務(wù)業(yè)戶的目的。
1.物業(yè)資料管理流程:
2.檔案資料的分類檢索
(1)開發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料
1) 產(chǎn)權(quán)資料
a.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
b.用地批準(zhǔn)文件
c.建筑執(zhí)照
d.拆遷安置資料
2) 技術(shù)資料
a.翰嶺院規(guī)劃圖
b.建筑施工圖
c.竣工圖
a. 總平面圖
b. 單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c. 消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報(bào)告
e.工程合同
f.開、竣工報(bào)告
g.工程預(yù)決算
h.圖紙會(huì)審記錄
i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗(yàn)收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
n.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告
q.供水試壓報(bào)告
3) 物業(yè)資料
a.翰嶺院基本資料
b.翰嶺院分項(xiàng)資料
c.商業(yè)配套資料
d.娛樂設(shè)施資料
(2)管理處自建檔案資料
1) 業(yè)戶資料
a. 業(yè)戶基本情況
b. 產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件
c. 各項(xiàng)簽約文件
2) 日常管理資料
a. 環(huán)境管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 垃圾清運(yùn)記錄
c. 消殺記錄
d. 噪音檢測記錄
b. 保安管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 交接班記錄
c. 值班記錄
d. 物資搬
運(yùn)放行記錄
e. 緊急事件處理記錄
f. 車輛進(jìn)出記錄
g. 夜間查崗記錄
c.車輛檔案
a. 車輛詳細(xì)資料
b. 車位使用協(xié)議
d.裝修管理資料檔案
e. 維修服務(wù)檔案
a. 維修委托單
b. 維修服務(wù)回訪記錄
f 收費(fèi)管理檔案
a. 管理費(fèi)收支公布表
b. 管理處與外單位簽訂的各類合同
c. 其它
g.設(shè)備管理檔案
a. 公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b. 機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄
c. 設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d. 設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄
e. 設(shè)備臺帳
h. 業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
i. 業(yè)戶訪問記錄
j. 業(yè)戶投訴及處理記錄
k. 員工管理檔案
a. 員工個(gè)人詳細(xì)資料
b. 員工培訓(xùn)考核記錄
c. 員工業(yè)績考核記錄
d. 員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄
l.培訓(xùn)檔案
a. 培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄
b. 培訓(xùn)考核及跟查記錄
c. 軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄
m. 行政文件
a. 政府部門文件
b. 公司規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
c. 公司榮譽(yù)資料
n. 其它
3、檔案、資料使用流程:
4、檔案資料收、發(fā)管理程序
(1)公司重要資料(如開發(fā)建設(shè)單位提供的資料)接收必須經(jīng)過管理處主任或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。
(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。
5、翰嶺院檔案資料管理要求
(1)采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。
(2)盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存,便于查找和利用。
(3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期按相關(guān)管理流程清除過期失效文件。
(4)原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)內(nèi)容,以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
(5)檔案的鑒定必須由管理處指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
(6)檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,統(tǒng)一編號,登記造冊,編輯目錄,分類保存。
(7)檔案保管必須有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文檔管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由授權(quán)人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任;檔案入室時(shí)必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
第4篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉(zhuǎn)正后須在兩個(gè)月內(nèi)將人事檔案及社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)入人事代理公司,并簽訂勞動(dòng)合同。
第二條 所有員工應(yīng)提交個(gè)人人事信息資料,包括求職應(yīng)聘表、個(gè)人簡歷、個(gè)人身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、職稱證明復(fù)印件,并張貼個(gè)人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據(jù)員工個(gè)人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個(gè)人基本信息、入職時(shí)間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實(shí)提供個(gè)人基本信息、學(xué)歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報(bào),一經(jīng)查實(shí),將被解除勞動(dòng)關(guān)系。
第五條 員工入職后,個(gè)人資料信息如發(fā)生變動(dòng),須于變更后一個(gè)星期內(nèi)通知行政部并提供有關(guān)證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應(yīng)注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關(guān)信息。
第七條 員工個(gè)人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2010年11月1日起執(zhí)行。
