裝飾公司檔案管理制度

有哪些

裝飾公司檔案管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 檔案分類與編碼：建立一套完整的檔案分類體系，確保各類文件能夠準確歸類，便于查找和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件從產生到歸檔的流程，確保所有重要文件得到及時收集和妥善整理。

3. 檔案存儲與保護：制定存儲標準，保證檔案的安全性，防止損壞或丟失。

4. 檔案借閱與利用：明確借閱流程，規(guī)范檔案的使用，防止濫用或非法獲取。

5. 檔案更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新周期和銷毀程序，確保信息的時效性。

6. 檔案電子化：推動檔案的數(shù)字化，提高管理效率。

7. 檔案安全與保密：設立保密制度，保護敏感信息。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：依據(jù)業(yè)務性質，將檔案分為工程設計、施工記錄、財務資料、合同協(xié)議等類別，每個類別再細分為子類，采用字母數(shù)字組合的方式進行編碼。

2. 收集與整理：各部門設立專職文檔管理員，負責文件的收集、登記、編號，定期進行整理歸檔。

3. 存儲與保護：檔案存放于防潮、防火、防盜設施完善的檔案室，定期檢查維護，確保環(huán)境適宜。

4. 借閱與利用：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后方可借閱，借閱期限及歸還流程明確。

5. 更新與銷毀：每年進行一次檔案清理，過期或無保留價值的檔案按程序銷毀，重要檔案定期更新。

6. 電子化：新產生的文件優(yōu)先電子化，建立電子檔案庫，便于檢索和備份。

7. 安全與保密：對涉及公司機密的檔案實施權限管理，非授權人員不得接觸，違反者將追究責任。

上墻內容

1. 檔案管理制度總則：明確檔案管理的目的、原則和責任人。

2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類結構和編碼規(guī)則。

3. 借閱流程圖：圖解借閱步驟，方便員工理解操作。

4. 檔案安全警示語：如“保護檔案，人人有責”、“嚴禁泄露公司機密”等，強化員工保密意識。

5. 應急處理流程：面對火災、水災等突發(fā)事件時，如何保護檔案的應急措施。

通過以上管理制度的實施，我們將構建一個高效、安全、有序的檔案管理體系，保障公司的運營和發(fā)展。

裝飾公司檔案管理制度范文

第1篇 某裝飾公司檔案管理制度

裝飾公司檔案管理制度

第1條 檔案的管理:

(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負責檔案管理;

(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條 檔案歸檔范圍:

(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結等;

(六)工程進度計劃控制文件(含業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條 檔案立卷要求:

(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業(yè)應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質檢的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;

(七)案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條 檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;

(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。

第5條 檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。

第6條 檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業(yè)務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經辦公室主任批準辦理。

第7條 檔案的銷毀:公司定期對檔案進行鑒定,制定銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經辦公室負責人審核,報公司總經理批準后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。