- 目錄
包括哪些
企業(yè)文件管理制度，是企業(yè)管理的重要組成部分，涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、使用、更新和銷毀等全過程。它包括以下幾個核心方面：
1. 文件分類與編碼：確定各類文件的性質，如行政文件、財務文件、技術文件等，并為每類文件設定唯一的編碼，便于管理和檢索。
2. 文件審批流程：定義文件從起草到最終定稿的審批流程，明確各環(huán)節(jié)的責任人和審批標準。
3. 文件存儲管理：規(guī)定文件的存儲形式（紙質或電子），設定存儲期限，以及安全保護措施。
4. 文件使用規(guī)定：規(guī)定文件的查閱、復制、借閱等權限，以及對外傳遞的審批流程。
5. 文件變更與更新：設定文件修訂的觸發(fā)條件，規(guī)定修訂流程和版本控制。
6. 文件廢棄與銷毀：明確文件的廢棄標準，制定安全的銷毀程序，防止敏感信息泄露。
體系框架
企業(yè)文件管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述文件管理制度的目的、適用范圍、基本原則等。
2. 文件生命周期管理：詳細描述文件從創(chuàng)建到廢棄的各個階段的操作規(guī)范。
3. 文件安全與保密：規(guī)定文件的安全保護措施，包括物理安全和網絡安全，以及保密協議和責任追究機制。
4. 文件歸檔與檢索：設定文件歸檔的標準和流程，以及檢索系統和方法。
5. 文件電子化管理：如果企業(yè)采用電子文件系統，應包含電子文件的管理規(guī)定，如數據備份、恢復和遷移策略。
6. 培訓與監(jiān)督：制定員工文件管理培訓計劃，設立監(jiān)督機制以確保制度執(zhí)行。
7. 制度修訂：明確制度的修訂頻率和流程，以適應企業(yè)的發(fā)展變化。
重要性
企業(yè)文件管理制度的重要性不容忽視：
1. 提高效率：規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的時間，提高工作效率，降低工作出錯率。
2. 保障信息安全：防止文件丟失、損壞或泄露，保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密。
3. 法規(guī)遵從：符合法律法規(guī)對企業(yè)文件管理的要求，避免因文件管理不當引發(fā)的法律風險。
4. 決策支持：準確、及時的文件信息有助于管理層做出明智決策。
5. 持續(xù)改進：通過文件記錄，企業(yè)可以追蹤歷史，評估績效，推動業(yè)務持續(xù)改進和發(fā)展。
企業(yè)文件管理制度是企業(yè)有序運營的基礎，需要全體員工共同遵守，以實現企業(yè)的高效、安全和合規(guī)運營。
企業(yè)文件管理制度范文
第1篇 企業(yè)文件管理制度
企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條
文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條
按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條
公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條
公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條
公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條
文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條
發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條
發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項。
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條
發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā);
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條
兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條
各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條
文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復;
(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信、來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等;
(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條
立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條
經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第2篇 企業(yè)文件管理制度文本
企業(yè)文件管理制度文本
第一章總則
第一條為了減少發(fā)文數量,提高辦公速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據中央關于文書處理的有關規(guī)定,結合我廠的實際情況,特制訂本制度.
第二條文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發(fā)的各種文件、資料.
第三條按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室(以下簡稱兩辦)歸口管理.
第二章收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導親啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封.在簽收和拆封時,收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳.對開口和郵票撕毀函件慶查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收.
2.對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定.如果其中一項不對口,慶立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號.
第五條公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后慶及時附上文件處理傳閱單,并分類登記編號,保管.須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件,廠領導啟封后,也應分別交兩辦辦理正常手續(xù).
2.本廠外出人員開會帶回文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管,不得個人保存.
第六條公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦.為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完緊急文要即閱即辦.
2.一般函、電、單據等,分別由兩機要秘書直接分轉處理.如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理.
3.為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外).
第七條文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,有得將有密級的文件帶回家、宿和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看.對尚未傳達的文件不得向外泄露內容.
2.閱讀文件慶抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責.如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜.
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),經防止丟失泄密.
4.文件閱完后,慶送交兩辦機要秘書,切忌橫傳.
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理.不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復印或摘抄,原件慶及時歸檔周轉.
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織有關文件,或由兩辦機要室通知機要室閱文.
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中于黨委和廠部,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下放送正式文件.
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠部同意發(fā)文,則由兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統一歸口經黨*字、廠*字發(fā)文.群眾團體文件由黨委批轉.
3.對全廠影響較大,涉及兩個以上分管廠領導分管范圍的文件,須由黨書記或廠長批準簽發(fā).其余文年均由分管廠領導批準簽發(fā).
第九發(fā)文的范圍:
1.凡以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍.
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
a.公布全廠規(guī)章制度;
b.轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;
c.公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
d.公布全廠的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等作的決定;
e.發(fā)布有關獎懲決定和通報;
f.其他有關全的重大事項.
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
a.對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
b.對兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜.
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管廠領導批準后,由主管業(yè)務科書面或口頭通知執(zhí)行一,般不用廠部文件發(fā)布.
5.凡各業(yè)務科室召開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,為備查考,可以科室名義《工作簡訊》發(fā)會議紀要.
6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系,可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文.
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定:
1.各單位需要發(fā)文,應事先分別黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時,主辦單位應以黨的方針、政策和國法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整.嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印制分數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改.對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容,質量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新謄寫清楚;
8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委,廠部領導審定批準簽發(fā);
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打印室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對.校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由兩辦派專人按數印刷,再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況,對印刷質量不好的文件,機要秘書應拒絕蓋印分發(fā).
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須經兩辦主任同意后方可借閱.
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃.
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作.(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清.)如發(fā)現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告.
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統一的分別由兩辦負責歸檔:
a.上級機關來文,包括上級對工廠報告、申請的批復;
b.黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報告等;
c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報,會議記錄等;
e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等;
g.上級機關領導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
h.反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;
i.工廠日志和大事記;
j.工廠向上級批復的文件及上報的有關材料;
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔.
第十六條產卷要求:
1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔.
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性.
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則.重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔.
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,兩相要室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù).
第3篇 某企業(yè)技術文件管理制度
企業(yè)技術文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術文件的完整性,使之完全能指導生產,以保證質量和生產正常進行,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術文件管理。
二、管理業(yè)務與分工
1、技術部負責人:負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。
2、檔案保管員:負責技術文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1、技術文件的種類
①法律法規(guī)及標準性文件
a.相關的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產品標準及有關管理標準
c.相關的質量標準
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書;
b.工序質量表及質量控制點一覽表
c.產品使用說明書
d.公司內所有設備使用說明書
e.設備使用說明書;
f.各種明細表。
③管理類文件
公司日常制定的有關技術要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術部必須建立【技術文件管理臺賬】,掌握本廠全部技術文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后,檔案保管員應及時對文件進行分類編號并作記錄,每月或者每季度將記錄復印件送技術部,技術部根據記錄及時掌握本廠技術文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術文件的保管由檔案保管員按檔案管理標準進行保管,廠內發(fā)行的技術文件,除按檔案管理的要求進行管理外,尚須對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。
4、技術文件的復制與分發(fā)
技術文件的復制打印由技術部提出打印數字,但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術文件發(fā)送時,要備好【技術文件發(fā)放/領用表】進行文件名稱、編號、日期等內容的登記,接收人員應在登記表上簽收。
5、技術文件的借用
1質量管理類文件的借用應填寫《文件借閱記錄登記表》,
2作業(yè)類文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準,方可借閱。
6、技術文件的修改與審批
①當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時,由技術部該專業(yè)的工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。
②技術文件確定修改后,由技術部該專業(yè)工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)填寫【設計更改單】。
【設計更改單】應包括下列內容:
a.技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設計、工藝負責人簽名;
e.修改內容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現)。
③技術文件的審查與批準
一般性的內容更改只須將填好的【設計更改單】交技術部負責人進行審查和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改有技術部召集有關人員參加審定,會議通過審定后,由技術部負責人簽字后交公司批準。
④檔案管理員接到【設計更改單】后,應立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。
7、技術文件的回收與銷毀
技術部應及時掌握相關國家標準動態(tài),及時更新,過期的應進行回收銷毀。當新的技術文件進行分發(fā)時,分發(fā)人同時應將相應的舊文件進行回收,整理后由技術部決定對其進行歸檔或銷毀。
第4篇 華為企業(yè)文件發(fā)放管理制度
華為文件發(fā)放管理制度
一、目的
為了加強對公司各類文件的管理,使信息傳遞迅速、及時準確。
二、適用范圍
公司及各部門發(fā)放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類
a公司文件 b部門文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統一原則。
詳見附頁。
五、文件發(fā)放流程
1、各部門欲簽發(fā)的文件草稿交行政部文員打印,部門秘書校稿后,行政部秘書審核,總經理(或部門經理)簽字后,按照所需發(fā)放份數復印并下發(fā)。
2、文件發(fā)放至各部門,應由部門專職人員簽收。需要公告的文件同時在布告欄公布。
3、公司文件、部門文件及各種管理制度辦法均由行政部統一編號下發(fā)。
4、行政部根據各擬稿部門提供的發(fā)放范圍及數量發(fā)放文件。
5、各部門秘書收到文件后,應對文件進行分類、登記、保管。簽發(fā)原件由行政部秘書統一存檔。
流程圖:
各部門擬稿行政部打印部門秘書校稿行政部秘書審核總經理簽字復印發(fā)放部門秘書簽收
六、本制度自發(fā)放之日起嚴格執(zhí)行
第5篇 q企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據中央關于文書處理的有關規(guī)定,結合我廠的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單,并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件,廠領導啟封后,也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管,不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等,分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應送交兩辦機要秘書,切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠影響較大,涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管廠領導批準后,由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。
第6篇 化工企業(yè)安全生產文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合 理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
2、職責
2.1、安全生產規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用：安全生產標準化體系管理文件由行政部統一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術性文件由生產部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負責本單位文件檔案的管理， 并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內容
3.1、 文件資料收集
安全生產文件檔案內容如下：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證檔 案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。 3.2.2 應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔， 統 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統化， 應層次分明， 編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值，不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱， 必須借閱手續(xù)， 借閱當案要注意保護， 不得丟失、 損壞、 涂改， 要如期歸還， 到期不能歸還者， 要說明情況， 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發(fā)表 或轉借他人。
3.4.3、 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定 期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
第7篇 煙花爆竹企業(yè) 技術管理制度、產品管理文件
1、技術資料是企業(yè)的無形資產，必須穩(wěn)妥管理，使之為企業(yè)生產，企業(yè)效益，品牌提升提供有力的技術保證。
2、建立技術檔案室，廠內所有產品的詳細規(guī)格，含量、藥量均應按統一格式記錄入檔。
3、廠內開發(fā)的新產品，在未推入市場前，嚴禁對外泄露，試驗的新產品其外表不得粘褙任何有文字或圖案的招紙。
4、對泄露廠內技術資料或盜竊廠內技術資料的行為，輕微的罰款處理，嚴重情形依法追究當事人的刑事責任
5、原材料倉庫對各類藥物材料必須設立明顯的標識卡。
6、成品倉庫對各類成品必須改正明顯的表示卡，并堆碼整齊。
7、各道工序生產必須改正工藝卡片。
8、在生產過程中，必須設立質量跟蹤卡片。
9、建立質量反饋信息記錄與檔案。
10、及時對反饋信息作出研究和處理。
第8篇 工貿企業(yè)文件管理制度
一、目的
通過對本公司制定的，與安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制，保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對本公司安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規(guī)程的管理。
三、 機構與職責
3.1 企業(yè)主要負責人負責本公司安全生產方針、安全生產目標和安全標準化文件的批準和發(fā)布。
3.2安全管理部門負責安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.3安全管理部門負責組織編寫安全標準化文件。
3.4各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫。
3.5辦公室負責廠級文件的備案、登記、發(fā)放。
3.6安全管理部門負責組織安全標準化文件、安全生產管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門根據《工貿等行業(yè)企業(yè)安全生產標準化建設實施指南》要求，結合本公司實際，組織制定企業(yè)的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件，經生產安全部門負責人審核、企業(yè)負責人批準后發(fā)布、實施。
4.1.2 各職能部門根據《工貿等行業(yè)企業(yè)安全生產標準化建設實施指南》要求，根據本公司實際，制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產管理制度，經部門負責人審核、安全管理部門負責人批準后發(fā)布、實施。
4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析，經風險評價小組評價后，制定崗位安全操作規(guī)程，
4.1.3.1操作規(guī)程中應有崗位主要危險源的辨識內容和危險源的分布情況說明，并應包含企業(yè)的各個崗位以及主要設備設施等；如果是危險源，還應制定緊急情況下的處置方案（事故情況下的的操作規(guī)程）。
4.1.3.2崗位操作規(guī)程（或作業(yè)指導書）主要要求：
1）操作規(guī)程或作業(yè)指導書（作業(yè)標準）應覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產區(qū)域；
2）崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產規(guī)章的要求基本相同；
3）崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術人員，按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風險進行編制，方便員工掌握和執(zhí)行；
4）在新工藝、新技術、新裝置投產或使用前，組織編制新的操作規(guī)程；
5）企業(yè)應保證各崗位相關的操作規(guī)程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經部門負責人審核，安全管理部門負責人批準后發(fā)布、實施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個崗位，并做發(fā)放記錄。同時，需要對員工進行培訓，看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。
4.2發(fā)放管理
4.2.1辦公室負責文件的發(fā)放管理。
4.2.2 文件在發(fā)放前，辦公室確定發(fā)放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，填寫《文件發(fā)放（回收）登記表》，領用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時應及時對相關規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進行修訂：
1）當國家法律、法規(guī)、規(guī)程、標準廢止、修訂或新頒布時；
2）當企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時；
3）當生產設施新建、擴建、改建時；
4）當工藝路線和裝置設備發(fā)生變革時；
5）當上級安全監(jiān)督部門提出相關意見時；
6）當安全大檢查、風險評價過程中發(fā)現涉及到規(guī)章制度層面的問題時；
7）當分析重大事故和重復事故原因，發(fā)現制度因素時；
8）其他有關事項。
4.3.2安全生產管理制度需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責人遞交書面申請報告，經部門負責人審核、安全部門負責人批準后，將申請報告交辦公室對安全生產管理制度進行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責人遞交書面申請，經部門負責人審核、安全部門負責人批準后，將申請報告交歸口部門，由歸口部門對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。
4.3.4安全生產管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。
4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
4.4 文件的評審
辦公室每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。
4.5文件殘破、缺失后的補發(fā)
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.2當文件破損或字跡不清影響使用時，領用部門單位應寫明原因，經部門單位負責人審核、經主管安全部門負責人審批后，到辦公室辦理更換手續(xù)，交舊領新，文件使用原發(fā)放號。
4.5.3文件丟失，當事人應寫明原因，經部門單位負責人審核、主管安全部門負責人審核批準后，到辦公室辦理補發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號，并注明原號作廢。必要時，由辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關部門，防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。
4.6.2外來人員需借閱時，必須經安全部門負責人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發(fā)布時，舊版本文件同時廢止或失效，辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
第9篇 工廠企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā);
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復;
(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第10篇 藥業(yè)企業(yè)文件管理制度
xx藥業(yè)文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發(fā)等事務正常、順利進行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。
3.權責說明:總經辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經理(或其授權人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件,必須經分管領導同意后起草,交總經辦核稿后呈送總經理簽發(fā)。
4.2.2總經理簽發(fā)后由總經辦制作文件,并將總經理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件,總經辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記?？偨涋k需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類、編號:西藏藥業(yè)〔2006〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭,以示嚴肅和正規(guī),格式附后。
4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發(fā)文
5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發(fā)文主要分為總經辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。
5.2.1總經辦發(fā)文:在管理制度內制訂的實施細則,以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文,經部門經理、部門分管領導簽發(fā)后,在公司內部有效。
5.3公司部門發(fā)文格式附后。
5.4部門發(fā)文超出部門職權范圍,又不應由公司發(fā)文的,須由相關部門共同簽發(fā),經分管領導批準后行文。
5.5公司內部發(fā)文按以下辦法分類、編號:
西藏藥業(yè)(總經辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業(yè)務管理部門行文、合作、協作單位行文等,同時填寫《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔,同時,每半年清理一次,沒有及時存檔的全部存檔,并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門負責人應注明文件密級或者不得復印、不得攜出字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密:機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表,屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章,必須按規(guī)定嚴格辦理,并做好登記,嚴禁未經同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的,由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理,沒有或不及時歸檔的,每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
