- 目錄
包括哪些
iso9000文件-消防管理程序制度旨在確保企業(yè)消防安全，預防火災事故，保護員工生命安全及財產不受損失。該制度主要包括以下幾個方面：
1. 消防設施與設備：定期檢查維護消防器材，如滅火器、消防栓、煙霧報警器等，確保其功能正常。
2. 消防通道與疏散路線：保持消防通道暢通無阻，明確標識疏散路線，并進行定期演練。
3. 培訓與教育：對員工進行消防知識培訓，提升火災應急處理能力。
4. 風險評估：定期進行火災風險評估，識別潛在火源，采取預防措施。
5. 滅火預案：制定詳細的滅火預案，包括初期滅火、報警、疏散及后續(xù)救援。
應急預案
滅火預案是消防管理的核心部分，應包括以下步驟：
1. 初期火警：發(fā)現(xiàn)火源后，立即使用附近滅火器進行初步滅火，并通知周邊人員撤離。
2. 報警：啟動火警報警系統(tǒng)，撥打119報警電話，準確描述火情位置、規(guī)模及可能影響。
3. 疏散：按照預設的疏散路線，引導員工迅速、有序撤離至安全地帶。
4. 自救與互救：鼓勵有能力的員工使用消防器材進行自救和互救，同時避免無謂的冒險。
5. 應急指揮：設立臨時指揮點，協(xié)調現(xiàn)場救援行動，配合專業(yè)消防隊伍工作。
6. 后續(xù)處理：火災撲滅后，進行現(xiàn)場清理，評估損失，修復損壞設施，恢復生產活動。
上墻模板
1. 消防設施地圖：展示消防設施分布圖，標注滅火器、消防栓等位置，方便緊急情況下快速找到。
2. 疏散路線圖：清晰顯示各樓層疏散路線，標出安全出口和集合點。
3. 火警應對流程圖：以簡潔易懂的流程圖形式列出火警發(fā)生時的應對步驟。
4. 消防責任人名單：列出各部門消防責任人，以便在緊急情況下聯(lián)系。
5. 消防知識海報：展示基本的防火知識和滅火方法，提高員工的消防安全意識。
本消防管理程序制度旨在提供一個全面、實用的框架，但具體實施時需根據(jù)企業(yè)實際情況進行調整和完善。全體員工需嚴格遵守，共同構建一個安全的工作環(huán)境。
iso9000文件-消防管理程序制度范文
第1篇 iso9000文件-消防管理程序制度
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej-qp4. 2消防管理程序頁碼: 1/3
1.目的:
加強消防工作的管理,貫徹以防為主的方針,確保小區(qū)人身財產的安全。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)的消防管理。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.8、4.9、4.10、4.13章
3.2 iso9002標準第4.8、4.9、4.10、4.13章
4.職責:
4.1公司全體員工及分承包商員工為義務消防員;
4.2公司管理者代表為義務消防隊總指揮;
4.3保安服務部負責日常消防的預防工作;
4.4保安服務部主任檢查、監(jiān)督日常消防工作。
5.工作程序:
5.1成立義務消防隊。
5.1.1由保安服務部成立義務消防隊,保安服務部主任即為義務消防隊負責人。
5.1.2將義務消防隊成員名單交給綜合辦公室備案。
5.1.3義務消防隊負責人,負責有關消防工作的監(jiān)督和檢查。
5.2消防設備管理和檢查:
5.2.1根據(jù)深圳市消防局制定的《消防條例》,配備消防器材和設施。
5.2.2義務消防隊建立《消防設備登記表》和《消防設備平面圖》。
5.2.3對小區(qū)消防設施按《消防設備、設施標識各檢查方法》標出明顯標記。
5.2.4每月保安服務部根據(jù)制定的《消防檢查制度》負責對消防設施進行檢查,并在《消防器材設施檢查表》中作好記錄。
5.3消防檢查:
5.3.1保安服務部主任制定消防檢查制度,根據(jù)該制度對小區(qū)及地下車庫的消防情況進行檢查,做質量記錄。
5.3.1.1對損壞消防設施、器材的,要求先行修復并賠償損失。
5.3.1.2對違章使用、更改天然氣管道的,要求停止作業(yè),恢復原狀。
5.3.1.3對裝修使用易燃易爆物品的,責令停業(yè)使用,更換其它物品方可再施工。
5.3.1.4其它:視具體情況提出改進要求。
5.3.2對違章情況由消防隊長提出《整改通知書》,發(fā)至相關單位,
限期改進并跟蹤驗證整改效果。
5.4消防知識培訓:
5.4.1對住戶的消防要求:
5.4.1.1通過發(fā)放《住戶須知》向住戶宣傳安全用電、用水、安全專用樓宇等常識。
5.4.1.2義務消防員必須接受消防技能培訓。綜合辦公室組織義務消防隊消防知識的培訓,并將培訓結果填寫在各人培訓檔案。
5.4.2對員工每年學習消防知識,增強消防意識,學習內容:公司制定的《消防檢查制度》、學習情況,參加人員要詳細記錄。
5.5消防演練:
5.5.1由保安服務部每年組織一次消防演練。
5.5.2由保安服務部主任擬制演練計劃,由管理者副代表批準后,責成保安服務部實施。
5.5.3演練后,由保安服務部組織座談、總結,將總結形成文字后上報綜合辦公室存檔。
5.6火災事故處理:
5.6.1火災事故處理程序參見《火災應急措施》。
5.6.2由保安服務部主任責成具體事故單位寫出火災事故報告。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《消防檢查制度》 ej-wi-qp4.2-01
6.2《火災應急措施》 ej-wi-qp4.2-02
6.3《整改通知書》 &
nbsp; ej-wi-qp4.9-05
6.4《消防器材設施檢查表》 ej-qr-qp4.2-01
6.5《消防設備登記表》 ej-qr-qp4.2-02
6.6《消防設備、設施標識和檢查方法》 ej-wi-qp4.2-03
6.7《火災隱患檢查表》 ej-qr-qp4.2-03
6.8《消防設備、設施檢查卡》 ej-qr-qp4.2-04
6.9《消防設備平面圖》 ej-wi-qp4.2-04
6.10《消防演練計劃表》ej-qr-qp4.2-05
6.11《消防演練總結》ej-qr-qp4.2-06
6.12《消防值班記錄》ej-qr-qp4.2-07
6.13《消防系統(tǒng)的檢測和保養(yǎng)規(guī)程》ej-wi-qr4.2-05
第2篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續(xù)，經公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
第3篇 房產公司工程文件管理制度
房產開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結算及移交。
2.范圍
本準則適用于***有限公司開發(fā)建設的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項目經理部職責及人員架構表
4.2各種指導書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設計部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會議紀要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調會紀要
4.5.3專題會議紀要
4.5.4內部會議紀要
4.5.5圖紙會審變更紀要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權負責人批準。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經辦人和所涉及的部門經理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經理書面文件;秘密級只有經辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負責,行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經理進行不定時的抽查。
第4篇 工程項目文件資料管理制度
工程項目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項目對外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術資料、其他質量記錄等四個方面的內容。
項目資料員在項目技術負責人的領導下,具體負責文件資料的管理工作。
項目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目標是技術資料真實同步,達到長城杯的資料要求;非技術資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術資料管理規(guī)定》的要求。
二、項目技術負責人應定期檢查各專業(yè)工程師內業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進行內業(yè)工作評比、獎優(yōu)罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術資料要求:
1、項目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學習418#文件。
2、各專業(yè)技術資料由本專業(yè)工程師負責收集整理。每月月底將本月技術資料移交項目資料員。
3、項目資料員負責技術資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時應按《北京市建筑安裝施工技術資料管理規(guī)定》的標準來做。::如果技術資料不符合要求,資料員做以詳細記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應及時補齊。
四、為了加強項目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質量記錄由資料員統(tǒng)一管理。
五、各業(yè)務口收集、整理本專業(yè)質量記錄,定期報送資料員處。資料員進行分類歸檔。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質量體系文件和非質量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經理或項目書記。項目經理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關業(yè)務人員學習。各相關業(yè)務人員必須認真學習文件內容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或學習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質量體系投入運行后設立的項目經理部,要及時到企管部申請領用《質量手冊》、《質量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。
七、項目經理部調出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|量手冊》、《質量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應由室主任審核,項目經理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
二、建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文,屬于技術文件的,由項目技術負責人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經理統(tǒng)一保存,并根據(jù)文件內容組織責任人員進行學習。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質量體系文件和非質量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經理或項目書記。項目經理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關業(yè)務人員學習。各相關業(yè)務人員必須認真學習文件內容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或學習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質量體系投::入運行后設立的項目經理部,要及時到企管部申請領用《質量手冊》、《質量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發(fā)。
七、項目經理部調出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|量手冊》、《質量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應由室主任審核,項目經理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
第5篇 某公司文件管理制度
f公司文件管理制度
1、發(fā)文程序:包括起草、校對、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。
1.1起草:發(fā)文的草稿由發(fā)文部門/主辦部門指定專人撰寫,文稿擬成后,擬稿人填寫《發(fā)文稿箋》,經部門負責人核稿后,到總經辦領取文件編號,按會簽流程報領導審批。
1.2會簽:發(fā)文單位對涉及管理范圍文件或事關重大涉及面廣的內容應提請相關部門會簽。
1.3發(fā)送:經各部門會簽完畢,總/副經理審批后,由總經辦統(tǒng)一按發(fā)放對象發(fā)文發(fā)送。
2.4.1文件經裝訂后由總經辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對象發(fā)文,整理歸檔,并請收文人員在發(fā)文登記表上簽字。
2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。
2.4.3總經辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。
2.4.4總經辦保存原稿,發(fā)文稿箋及三份打印稿,并做好歸檔整理工作。
具體詳見文件審批流程圖。
3、發(fā)文格式與使用表單
3.1發(fā)文稿箋
3.2制度文件編制格式
3.3發(fā)文格式
3.4批復意見
3.5傳閱表
3.6發(fā)(收)文登記表
3.6.1對內行文:指**集團公司及其子公司、分公司、辦事處。
分兩種:一、制度類:如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等
二、申請類:申請、報告、批示等
一、制度類行文的字號規(guī)定如下:
公司行文的字號為:*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區(qū)別,*2為公司當?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;*3為部門簡稱,*4為年份別,○○○○為公司各部門收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體簡稱如下:
國際物流部為--------智總國字[2001]第號
國內物流部為-------- 智總物字[2001]第號
人力資源部為-------- 智總人字[2001]第號
財務部為-------------- 智總財字[2001]第號
信息部為-------------- 智總信字[2001]第號
辦公室為-------------- 智總辦字[2001]第號
市場部為-------------- 智總市字[2001]第號
二、申請類*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區(qū)別,*2為公司當?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;*3為批復意見簡稱,*4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體內容如下:
智總批字[2001]第03001號。
3.4.2對外行文:除對內行文即對外行文,指對**集團公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。
對外行文的字號規(guī)定如下:
公司對外行文的字號為:*1*2〔*4〕總字第○○○○號。*1*2為公司簡稱;*3為地區(qū)別,*4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體內容如下:
智深總字[2001]第 號
4、外來文件的接收與傳閱
4.1外來的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經辦負責簽收,并分類登記,由部門負責人提出處理意見后,總經辦應及時按要求報送給有關部門,不得積壓遲誤。
4.2需傳閱的文件由總經辦按傳閱要求進行遞送,并請傳閱人在傳閱登記表上簽署意見,經傳閱的文件與傳閱登記表由總經辦歸檔保管。
第6篇 制定規(guī)范性文件管理制度
下面是我們職責大全提供的制度文章供您參考:
第一條 為了促進依法行政,使本辦起草制定規(guī)范性文件的工作規(guī)范化、程序化、標準化,根據(jù)有關法律、法規(guī),制定本制度。
第二條 本制度適用于本辦起草制定規(guī)范性文件的工作。
規(guī)范性文件是指本辦制定或聯(lián)合其他部門制定的在全市范圍內進行行政管理,規(guī)范人民防空工作的文件。
第三條 規(guī)范性文件應當以××××××辦公室關于......的字樣發(fā)布,根據(jù)內容使用規(guī)定、辦法、細則、規(guī)則、通告、命令、決定等規(guī)范的名稱。
第四條 制定規(guī)范性文件必須遵守法律、法規(guī)、規(guī)章和國家政策規(guī)定,適應人防管理工作的客觀需要,符合法定權限和程序.
第五條 本局規(guī)范性文件的管理工作由人事秘書科負責,主要內容包括:
(一)組織起草調整規(guī)范性文件;
(二)負責本辦規(guī)范性文件的公布工作;
(三)負責本辦規(guī)范性文件的解釋;
(四)負責規(guī)范性文件的清理工作;
第六條 下列事項,本辦可制定規(guī)范性文件:
(一)實施人防法規(guī)、規(guī)章的具體措施和方案,需要制定規(guī)范性文件組織實施的;
(二)實施人防法規(guī)、規(guī)章的程序,需要制定規(guī)范性文件確定的;
(三)調整本辦機關對外的行政行為需要制定規(guī)范性文件的。
第七條 規(guī)范性文件制定項目,由相關責任科室擬定項目建議書后提交主任辦公會集體討論批準。
第八條 規(guī)范性文件,按各部門職責分工,由相關科室或單位負責起草,人事秘書科統(tǒng)一審查把關。
第九條 制定規(guī)范性文件,應當深入調查研究,總結實踐經驗,廣泛聽取有關機關、組織和公民的意見,注重本市的實際情況,借鑒吸收國內外的先進成功經驗。具體工作由相關科室負責。
第十條 起草的規(guī)范性文件涉及公民、法人或者其他組織切身利益,有關機關、組織或者公民對其有重大意見分歧的,應當向社會公布,征求社會各界的意見。也可以舉行聽證會。
起草專業(yè)性強的規(guī)范性文件,應當征求有關機構及專家的意見。
規(guī)范性文件的內容與其他部門工作關系緊密的,規(guī)范性文件草案應當進行會簽,或者與有關部門聯(lián)合起草。
第十一條 起草規(guī)范性文件的責任科室應對征集的意見進行歸納整理,作為審查、修改的參考。
第十二條 規(guī)范性文件草案經人事秘書科審查后報主任辦公會議討論決定。人事秘書科和規(guī)范性文件的起草人員,列席有關文件審議的辦公會議。
報審時,應提交下列材料:
(一)法規(guī)(草案);
(二)審查意見;
(三)起草說明;
(四)其他有關材料。
第十三條 規(guī)范性文件草案在主任辦公會議通過后,上報市政府法制辦,由市政府法制辦按照相關規(guī)定進行審查。與其他部門聯(lián)合制定的規(guī)范性文件,會簽后由主辦部門負責報送。
送審規(guī)范性文件草案應當向市政府法制辦提交下列材料:
(一)規(guī)范性文件審查表;
(二)規(guī)范性文件草案正式文本;
(三)規(guī)范性文件的制定說明(包括制定規(guī)范性文件的目的、依據(jù)、主要內容和重大分歧意見的協(xié)調情況等);
(四)制定規(guī)范性文件所依據(jù)的法律、法規(guī)、規(guī)章和政策文本。
第十四條 市政府法制辦機構審查規(guī)范性文件時,需要本局進一步說明情況的,本辦應當在規(guī)定的期限內予以說明。
第十五條 經審查準予公布實施的規(guī)范性文件,市政府法制機構通知本局后,由主任簽署,以本辦文件的形式發(fā)布施行,并自發(fā)布之日起2日內在網(wǎng)站上登載規(guī)范性文件全文。具體工作由人事秘書科負責。
第7篇 華為企業(yè)文件發(fā)放管理制度
華為文件發(fā)放管理制度
一、目的
為了加強對公司各類文件的管理,使信息傳遞迅速、及時準確。
二、適用范圍
公司及各部門發(fā)放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類
a公司文件 b部門文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。
詳見附頁。
五、文件發(fā)放流程
1、各部門欲簽發(fā)的文件草稿交行政部文員打印,部門秘書校稿后,行政部秘書審核,總經理(或部門經理)簽字后,按照所需發(fā)放份數(shù)復印并下發(fā)。
2、文件發(fā)放至各部門,應由部門專職人員簽收。需要公告的文件同時在布告欄公布。
3、公司文件、部門文件及各種管理制度辦法均由行政部統(tǒng)一編號下發(fā)。
4、行政部根據(jù)各擬稿部門提供的發(fā)放范圍及數(shù)量發(fā)放文件。
5、各部門秘書收到文件后,應對文件進行分類、登記、保管。簽發(fā)原件由行政部秘書統(tǒng)一存檔。
流程圖:
各部門擬稿行政部打印部門秘書校稿行政部秘書審核總經理簽字復印發(fā)放部門秘書簽收
六、本制度自發(fā)放之日起嚴格執(zhí)行
第8篇 電子文件管理制度
電子文件管理制度
1.目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡安全順利運行,提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2.術語
電子文件:相對于紙質文件而言,凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息,如文件、表單、記錄等,均稱為電子文件。
3.職責
3.1人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理,以及各部門計算機的維護管理。
3.2各部門按本規(guī)定執(zhí)行。
4.管理內容和要求
4.1局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應用軟件的建立
4.1.1操作系統(tǒng)的應用
a)服務器安裝windowsnt4.0
b)客戶機安裝windows98第二版,需要時可安裝windows2000/*p/me等。
4.1.2基本應用軟件
a)office2000/*p辦公自動化軟件
b)autocad2000計算機輔助設計軟件
4.1.3操作系統(tǒng)和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。
4.2網(wǎng)絡軟件的建立和應用
4.2.1我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用microsoftmail電子郵局進行管理,該軟件安裝在windows98啟動組程序中,隨系統(tǒng)自行啟動,各部門必須保證郵件箱在工作時間內開放,任何單位不得自行改動。
4.3網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1網(wǎng)上用戶的設置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》
4.3.2網(wǎng)上鄰居中各部門在服務器中設專用文件夾,各部門把有關文件分類歸檔。
4.3.3設定訪問權限分類控制。
4.4電子文件的管理
4.4.1電子文件的管理不能違背質量體系文件、技術文件和資料、質量記錄等控制程序的規(guī)定,編制必須以擴展名為.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。
4.4.2電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放,審核、審批處加蓋受權為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。
4.4.3各部門收到電子文件后,必須進行文件回復以確保你部門正常收到電子文件。
4.4.4作好電子文件收發(fā)登記工作,發(fā)放文件有專用文件夾,接收文件有專用文件夾,作廢文件由使用者按時刪除。
4.4.5電子文件不允許自行進行更改,必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質管理小組審核、管理者代表批準后,由品質管理小組進行整體更改。
4.4.6電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查,并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7由發(fā)文部門負責把回復存到專用文件夾中,做為收發(fā)文登記。
4.4.8上級部門郵件的處理方式,當收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關計算機負責轉發(fā)給相關部門,相關部門要對文件的有效性進行反饋,最后按文件要求發(fā)回上級部門。
4.4.9對于標準、顧客圖樣和技術條件等外來文件和資料必須在5個工作日內進行評審和轉化,并填寫《外來文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質量體系文件和資料控制程序》、《質量記錄控制程序》要求,以“電子文件為主、紙質文件為輔”的原則。
4.5.2質量體系文件和資料、質量記錄樣式均以質量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居-正式版qms文件》為有效受控版本,其他部門和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本,不得在體系運行中使用。如需要,必須經綜合辦確認同意,管理者代表批準,印制紙質文件,并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。
4.5.3計算機中與質量管理體系相關的所有文件夾和文件名稱的命名應采用實名、全稱或簡稱的方式,避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱;以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。
4.5.4對于保密和未經授權不得閱讀的文件和資料,必須進行文檔加密和標識。
4.5.5對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性,以避免無意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版殺毒軟件;并定期進行查毒和殺毒,需要時,由人事行政部微機維護技術員進行。
4.6.2對一些保密的電子文件要進行加密處理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。
4.7電子文件的備份
4.7.1客戶機要每季度對電子文件進行備份,其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2服務器中歸檔后的重要文件要在半年內或服務器儲存空間接近臨界容量時,要刻錄光盤備份,并進行分類保管。
5.相關文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》
第9篇 施工公司文件管理制度
建筑公司文件管理制度
1.目的
為適應當前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍
適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統(tǒng)文件進行審批,管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理,負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性,負責e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術管理部每年發(fā)布一次與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術相關的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理;
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。
4.工作程序
編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學習→執(zhí)行→修訂→換版→作廢
4.1 文件編制、審核和審批
4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。
4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經理審批。
4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書等管理性文件,由部門領導審核,經相關部門會簽,公司分管領導審批。
4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經理審核,分公司經理審批。
4.1.5 項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規(guī)和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。
4.1.6 對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進行審批。
4.1.7電子文件起草完成后,分管領導在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。
4.2 文件的接收和發(fā)放
4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設置一個固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。
4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進行文件發(fā)放。
4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內完成文件的傳遞工作。
4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進行發(fā)放,并向公司相關領導發(fā)放一份紙質文件。
4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經分管領導審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。
4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發(fā)文部門回復確認文件收悉情況。
4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁上設置公司內部文件平臺,設置密碼,只有公司內部人員方可登陸。
4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領導審閱,如需傳閱或轉發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。
4.2.9分公司主管領導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進行回復確認,發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認。
4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項目部發(fā)放。對沒有連接網(wǎng)絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。
4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁或郵件中下載,復制到本地電腦專項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。
4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態(tài)進行管理,提供給建設單位或社會有關部門的文件為非受控版本。
4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位,都應得到或學習適用文件。
4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容,并做好會議紀要。
4.3文件的評審
4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。
4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進行修改。
4.4文件的修訂、更新、作廢
4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標明修改部位,經審批后,標明原文件作廢或修訂狀態(tài),進行發(fā)放。
4.4.2 對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。
4.4.3當文件修訂或更新時,及時進行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。
4.4.4 文件作廢時,在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標識作廢。
4.5 文件的存檔
4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。
4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進行傳閱、學習并存檔。
4.6網(wǎng)頁的維護
4.6.1企業(yè)管理部負責對公司網(wǎng)站進行維護,確保網(wǎng)絡暢通。
4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。
4.7文件的編號和排版
4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。
4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)
4.7.3 公司便函文件編碼由經理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)
4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。
4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設置。
4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。
4.8文件管理的其他要求
4.8.1各部門報刊、信件由專人領取分發(fā)。凡屬領導親啟的函件,要交領導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。
4.8.2搞好企業(yè)內外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。
4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經分管領導審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準無誤后方準發(fā)出。
4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。
4.8.5除中心組學習及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀要外,其它會議紀要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發(fā)文部門回復確認文件收悉情況。
4.8.6除存檔的紙張文件外,均應使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關領導的紙質文件。
4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行編目管理,并及時向相關部門傳遞信息。
4.8.8所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內容及會議安排事項。
4.8.9所有文件均應反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內容。
5.記錄
5.1 文件接收記錄
5.2 文件發(fā)放記錄
5.3 文件傳閱處理單
5.4 文件更改通知單
6.流程圖
第10篇 機關單位文件管理制度范例
機關單位文件管理制度
一、文件管理包括文件的登記、傳閱、分發(fā)、歸檔等一系列相關的、銜接有序的工作程序。
二、保密室收到來文后,應及時進行登記辦理,急件要立即辦理。
三、傳閱文件應根據(jù)批辦要求,進行辦理,先呈送主管領導,不得延誤。
四、文件傳閱時間不宜過長,送領導和秘書的文件,原則上時間不超過2天,急件不得過夜。盡量避免橫傳文件,以防文件遺失或下落不明。
五、為提高辦文效率,傳閱不得出現(xiàn)差錯,避免漏送、錯送。
六、需要各有關單位辦理的文件,時間一般不超過3天,特殊情況或難度較大的不得超過一星期。
七、對領導批示,應有辦理結果,有關文件應及時附在辦理文件之后,做到件件有著落,事事有回音。
八、秘書借閱文件,應進行登記,用完后及時退回,時間一般不超過一星期。
九、會議文件,應由分口秘書負責收回,及時送保密室存檔。
十、嚴格加強催辦制度,采取多種方式進行催辦,對急需辦的文件,應單獨進行登記,以便及時催辦。
十一、嚴格加強電報管理,電報隨到隨辦,對需辦理的電報根據(jù)電報內容或電話通知有關辦理單位,或請有關單位的領導親自來閱,如部門領導沒有時間或不在家,可派專人到保密室把電報內容摘抄帶回辦理,對需拿走的電報催辦要及時,不能延誤。
十二、文件收回后,要及時進行整理、清退,以便查閱、歸檔。
十三、嚴格加強文件銷毀工作,對過時和需銷毀的文件,由文秘科統(tǒng)一銷毀,各科室不得自行處理。
十四、文件或電報的辦理工作一定要做好、做細,力求高效、安全、穩(wěn)妥地傳閱,嚴格按照國家公文管理辦法執(zhí)行。
第11篇 文件管理制度范例
1、文件管理人員收到文件后,要立即登記,填寫文件處理單,及時送分管主任批辦。
2、批辦后的文件,要根據(jù)批辦意見及時辦理或傳閱,保證在盡可能短的時間內傳閱完畢,并將文件處理結果填寫在文件處理單上,及時送交領導閱知。
3、密級文件不準在個人手里過夜,不得帶到家中或公共場所,借閱文件要嚴格完備手續(xù)。
4、對上級文件(包括領導人講話)未經批準不得復印,經批準復印的要搞好登記、編號,將復印件及時收回,不得遺失。
5、中央、某某某委文件、領導人講話,每年清退一次,按規(guī)定到指定地點銷毀。留存文件和有保存價值的材料,要及時搞好立檔工作。
第12篇 酒店文件管理制度6
酒店文件管理制度(六)
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文,根據(jù)批示,由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù),用完后及時歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文負有催辦義務,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。
7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動和離職時,應將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調動和離職手續(xù);參加會議帶回的文件,應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經過鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷毀。
第13篇 文件檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關素材,做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內容詳實、準確并根據(jù)文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經總經理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對,必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經領導>批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經總經理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
第14篇 安全文件檔案管理制度
(一)目的
建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案,并加強對安全記錄的有效管理, 充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產服務, 規(guī)范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。
(二)適用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
(三)規(guī)范性引用文件
《中華人民共和國安全生產法》
《中華人民共和國檔案法》
(四) 職責
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。
(五)管理要求
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產文件和檔案的保管,要符合國家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。
2.2重要的文件檔案,要按時歸檔,存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄,由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。
2.4 保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材,標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜;鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學、規(guī)范,便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件,按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料,一經識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。。
4.文件和檔案保存形式
檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案,技術人員登記后方可查閱,其它人員須部門負責人批準,并經檔案員同意后,方可查閱;如查閱財務數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領導批準,并經檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門主管批準,并經檔案員同意后,方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù),原件不外借,確因工作需要,須經主管部門批準,予以復制。
5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協(xié)議),未經公司領導批準同意,任何人不得查閱、借閱。
5.4專業(yè)工具書,一律實行先歸檔保存,再辦理借閱手續(xù),如長期使用的,部門內部應自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月,可以續(xù)借,到期由檔案室人員負責催討,如須長期使用的部門內部則復印予以備份,并保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛護公司財產,使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律,檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù),不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理,復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經公司領導批準,并履行登記手續(xù)。未經同意,不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙,要進行登記,經主管領導審批,送往有關地點監(jiān)督銷毀,確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案,可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密,必須經公司分管領導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準,未經批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律,防止泄密事件發(fā)生,對造成泄密事件的責任者,要視情節(jié)嚴肅處理。
7. 修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案,必須填寫修改、補充申請單,并經分管副總經理以上領導審批后,方可修改,任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改,進行監(jiān)督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,并對擬銷毀檔案按類別登記,由專業(yè)技術人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷毀或續(xù)存,分別送交分管副總經理以上領導進行初審。
8.2匯總初審意見,編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3 銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。
8.4 銷毀時要進行監(jiān)銷。
經鑒定批準銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不準出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上注明已銷毀字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章,以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并再銷毀清單上詳細注明。
8.5 檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產文件和檔案材料,由公司生產技術處或相關部門提出申請,由公司分管領導及相關負責人審核簽批,對審批同意銷毀的材料,由公司生產技術處或相關部門銷毀,并在銷毀記錄上簽字。
第15篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度（一）
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等；
2、各種專業(yè)例會記錄；
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
4、有保存價值的客戶資料及處理結果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度（二）
（一）總則
第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領導訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親文件，廠領導封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列?。?/p>
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條 對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度（三）
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節(jié) 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：
（一） 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié) 歸檔范圍
第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條 上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。
第三節(jié) 平時歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內對號入座，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié) 立卷
第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條 卷內文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。
第16篇 藥業(yè)企業(yè)文件管理制度
xx藥業(yè)文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發(fā)等事務正常、順利進行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應根據(jù)本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。
3.權責說明:總經辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經理(或其授權人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件,必須經分管領導同意后起草,交總經辦核稿后呈送總經理簽發(fā)。
4.2.2總經理簽發(fā)后由總經辦制作文件,并將總經理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件,總經辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類、編號:西藏藥業(yè)〔2006〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭,以示嚴肅和正規(guī),格式附后。
4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發(fā)文
5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發(fā)文主要分為總經辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。
5.2.1總經辦發(fā)文:在管理制度內制訂的實施細則,以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文,經部門經理、部門分管領導簽發(fā)后,在公司內部有效。
5.3公司部門發(fā)文格式附后。
5.4部門發(fā)文超出部門職權范圍,又不應由公司發(fā)文的,須由相關部門共同簽發(fā),經分管領導批準后行文。
5.5公司內部發(fā)文按以下辦法分類、編號:
西藏藥業(yè)(總經辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業(yè)務管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等,同時填寫《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔,同時,每半年清理一次,沒有及時存檔的全部存檔,并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門負責人應注明文件密級或者不得復印、不得攜出字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯(lián)企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密:機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表,屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章,必須按規(guī)定嚴格辦理,并做好登記,嚴禁未經同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的,由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理,沒有或不及時歸檔的,每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
