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公司電話管理制度旨在規(guī)范員工的電話使用行為，提高工作效率，保障信息安全，維護企業(yè)形象，同時確保內部溝通的順暢和對外服務的質量。通過明確電話使用的責任、權限和流程，我們能夠減少無效通話，降低通信成本，防止濫用資源，進而提升企業(yè)的運營效率。
包括哪些方面
1. 電話設備管理：明確電話設備的分配、使用、保養(yǎng)和維修責任。
2. 通話行為規(guī)范：規(guī)定工作時間內外呼、接聽電話的禮儀和標準。
3. 電話費用控制：設定通話時間限制，監(jiān)控異常話費，防止浪費。
4. 電話記錄與報告：要求定期提交通話記錄，以便審計和分析。
5. 緊急情況處理：制定緊急情況下的電話應對策略。
6. 保密協(xié)議：強調電話通信中的保密責任，防止敏感信息泄露。
重要性
有效的電話管理制度對于公司的日常運營至關重要。它有助于：
1. 建立專業(yè)的企業(yè)形象，提高客戶滿意度。
2. 提升員工的工作效率，避免無關或冗余的通話干擾。
3. 保護公司財產，合理控制通信成本。
4. 保障信息安全，防止商業(yè)秘密的不當傳播。
5. 在危機情況下，能夠迅速、準確地傳遞信息，確保業(yè)務連續(xù)性。
方案
1. 設立電話使用手冊：制定詳細的操作指南，包括電話設備的使用方法、通話禮儀等，并定期更新。
2. 培訓與教育：定期對員工進行電話溝通技巧培訓，強化電話管理制度的宣傳教育。
3. 電話費用預算：設定部門或個人的月度通話預算，超出部分需申請審批。
4. 監(jiān)控與審計：通過電話系統(tǒng)監(jiān)控通話記錄，定期進行審計，對異常情況進行調查和處理。
5. 強化責任追究：對違反電話管理制度的行為，采取警告、罰款等措施，嚴重者可采取紀律處分。
6. 制定應急通訊預案：為應對突發(fā)事件，預先規(guī)劃緊急聯(lián)系方式和流程。
通過上述方案的實施，我們期望構建一個高效、有序、安全的電話使用環(huán)境，推動公司業(yè)務的順利開展。每一位員工都應理解和遵守這些規(guī)定，共同維護我們的電話管理制度。
公司電話管理制度范文
第1篇 公司電話管理制度范文
第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支 ,員工打電話時,用語應盡量簡潔,明確,以減少通話時間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負責,使用則由各單位主管負責監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知:
轄區(qū)內去洽談業(yè)務,以三分鐘為限,把握時間。
注意禮節(jié),長話短說,簡潔扼要,避免耗時又占線。
使用前應對討論,商洽事情稍加構思或略作記錄。
使用電話時應登記,內容包括姓名,受話人(號碼),起止時間,聯(lián)絡事項等。文秘資源網原創(chuàng) 本表每月轉綜合部呈總經理核閱 。
長途電話一般由部門負責人掛撥,一般人員掛撥須先經部門主管允許。
禁止打打私人長途電話。
違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實,一律做記過處分,并處50-100元罰款。
第五條 接聽外線電話的標準用語為:“您好,大道網絡公司!對方告之找某人時 ,說:“請稍等!”如不在,說:“他不在,有事我可轉告 或請稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡潔,禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時,公司將另行考慮。
第2篇 公司電話傳真管理制度
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務的正常開展,特制訂本制度。第一章需求申報
第一條 各部門電話與傳真的需求申報由該部門經理負責。
第二條 部門經理填寫“辦公用品需求申請表”,根據表格規(guī)定的內容填寫。
第三條 部門經理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條 部門經理負責將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經理。
第五條 人力資源部經理對表格的內容進行初審,呈報總經理進行批示。
第六條 總經理同意采購,由人力資源部經理指派行政專員負責詢價、采購。第二章使用管理
第七條 各部門電話與傳真的使用由該部門經理或由部門經理指定人員負責。
第八條 上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務活動。
第九條 各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經理或其指定人員保管。部門經理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經理承擔。
第十條 員工因業(yè)務需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經部門經理或部門經理指定的電話人簽字同意。
第十一條 員工因私需打長途電話應向部門經理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經部門經理或部門經理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內扣除。
第十二條 員工所發(fā)傳真應使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內容應經部門經理審核無誤后再傳真,部門經理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
第十三條 各部門應在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條 人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據記錄內容,計算員工應當扣減的話費。第三章維修與報停
第十五條 各部門電話與傳真的報停由部門經理或其指定人員負責。
第十六條 電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經理或其指定人員應馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經理共同承擔責任。
第十七條 各部門長途電話或傳真需要報停時,應由部門經理或其指定人員提前三天通知人力資源部經理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條 本制度由人力資源部負責解釋,總經理批準即日實施。
第3篇 房地產公司電話管理制度
房地產開發(fā)公司電話管理制度
一、電話管理制度
1、本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內打私人電話。
2、員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。
3、如因工作需要打長途電話時,需向部門主管請示,經領導批準后方可進行。
4、員工相互商討工作、接電話時應盡量低聲以免影響他人工作。
二、規(guī)范用語
接聽電話時要面帶微笑,語言柔和地說“您好,*** 公司”,要使用“您好”,“請問你找哪位”,“對不起,** 不在”,“請稍等”,“再見”等禮貌用語。
第4篇 a房地產公司電話管理制度
e房地產開發(fā)公司電話管理制度
1.0所有來電,務必在三響之內接聽。對方掛斷之后,方為通話完畢,任何時候不許用力擲聽筒。
2.0當接到外來電話時,應使用溫和的禮貌用語,如:“您好,xx公司”;“謝謝”;“再見”等。
3.0通話過程中,應仔細傾聽對方講話,并以恰當?shù)恼Z氣詞給對方以認真的反饋。
4.0當對方發(fā)出邀請或會議通知時,應表示謝意。
5.0應注意講話的語氣、措辭,要熱情誠懇、親切友善,不得在電話里頂撞對方或使用粗俗語言及生硬語氣。
6.0遇到重要來電,應在電話機旁作好記錄,即左手接電話,右手記錄有關事項,提高通話效率。
7.0每個職員都有義務傳送電話。如對方要找的職員不在公司,應將對方姓名、地址、電話號碼等內容記下(對方認為不便時除外),并及時轉告有關部門人員。
8.0上班時間原則不得使用電話談私事,如確有急事須打私人電話,應簡明扼要,一般不超過3分鐘。
9.0用電話談業(yè)務,應簡明扼要,以免影響其他客戶通話,通話時音量適度調低,并注意語氣文明。
10.0一般員工業(yè)務聯(lián)系使用長途電話,應填好話單,經部門負責人批準并報辦公室核準后,方可使用,用畢應如實在“長話登記簿”上填寫、簽名。部門理人員使用長途電話聯(lián)系業(yè)務。
11.0未經批準擅自撥打長途電話者,一經查出,按話費的5-50倍罰款。
第5篇 公司電話傳真管理制度5
公司電話、傳真管理制度5
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務的正常開展,特制訂本制度。
第一章需求申報
第一條各部門電話與傳真的需求申報由該部門經理負責。
第二條部門經理填寫“辦公用品需求申請表”,根據表格規(guī)定的內容填寫。
第三條部門經理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條部門經理負責將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經理。
第五條人力資源部經理對表格的內容進行初審,呈報總經理進行批示。
第六條總經理同意采購,由人力資源部經理指派行政專員負責詢價、采購。
第二章使用管理
第七條各部門電話與傳真的使用由該部門經理或由部門經理指定人員負責。
第八條上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務活動。
第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經理或其指定人員保管。部門經理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經理承擔。
第十條員工因業(yè)務需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經部門經理或部門經理指定的電話人簽字同意。
第十一條員工因私需打長途電話應向部門經理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經部門經理或部門經理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內扣除。
第十二條員工所發(fā)傳真應使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內容應經部門經理審核無誤后再傳真,部門經理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
第十三條各部門應在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據記錄內容,計算員工應當扣減的話費。
第三章維修與報停
第十五條各部門電話與傳真的報停由部門經理或其指定人員負責。
第十六條電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經理或其指定人員應馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經理共同承擔責任。
第十七條各部門長途電話或傳真需要報停時,應由部門經理或其指定人員提前三天通知人力資源部經理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責解釋,總經理批準即日實施。
第6篇 公司電話管理制度
公司電話管理制度（一）
第一條 本公司電話，主要是為了方便與外界溝通，展業(yè)務之用，不提倡員工在公司內打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能，節(jié)省開支 ，員工打電話時，用語應盡量簡潔，明確，以減少通話時間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負責，使用則由各單位主管負責監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知：
轄區(qū)內去洽談業(yè)務，以三分鐘為限，把握時間。
注意禮節(jié)，長話短說，簡潔扼要，避免耗時又占線。
使用前應對討論，商洽事情稍加構思或略作記錄。
使用電話時應登記，內容包括姓名，受話人（號碼），起止時間，聯(lián)絡事項等。本表每月轉綜合部呈總經理核閱 。
長途電話一般由部門負責人掛撥，一般人員掛撥須先經部門主管允許。
禁止打打私人長途電話。
違反電話使用規(guī)定，電話記錄未記載或記載不實，一律做記過處分，并處50-100元罰款。
第五條 接聽外線電話的標準用語為：“您好，大道網絡公司！對方告之找某人時 ，說：“請稍等！”如不在，說：“他不在，有事我可轉告 或請稍后再打！”等。視情況回答，原則是規(guī)范，簡潔，禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時，公司將另行考慮。
公司電話管理制度（二）
一、辦公室固定電話的使用及管理
1、固定是用于公司業(yè)務通訊工具；
2、公務使用電話時必須盡量壓縮通話時間，原則上通話控制在每次3分鐘以內，生產主管以上管理人員可以使用人員公司固定電話。
3、禁止使用公司固定電話撥“168”或“9”頭的聲訊電話（違者將按其通話時間扣罰20倍的話費，并處罰金50元／次）
4、門衛(wèi)室報警電話是應急使用，為保證暢通，任何人不得占用及使用，（違者將罰款50元／次）
5、各部門人員不得利用上班或下班時間打私人電話，如發(fā)現(xiàn)由調出清單對賬，查到底扣除相人員的私打電話費用。
6、電話使用完畢收線后，必須迅速放回機座，并確認是否放妥，以保證電話線路暢通。
7、各部門對講機必須勤于擦拭，保證完好，對于故事?lián)p壞電話機者，一經查實照價賠償外，每次處罰100元。
二、移動電話及對講機的使用管理
1、配置移動電話及對講機的目的在于保障公司公務的順利開展，(www.)使用者不得因私事等原因而影響正常公務電話的撥入或撥出借口不聽公務電話，不按規(guī)定使用對講機頻道不法檢收信號。
2、公司移動電話費實行職級補貼原則，主管級為100元／個月，超出部份自已負責。
3、職級補貼范圍經公司領導批準同意后，按標準發(fā)放。（在工資中體現(xiàn)）
4、電話費、對講機于公司業(yè)務通訊及內部公務聯(lián)系使用，通話時間應簡短明了，注意控制通話時間，辦公時間內私人電話盡量簡短，不能用對講機談論與工作無關的事，以保證業(yè)務及公務電話的正常暢通。
5、移動電話及對講機由公司統(tǒng)一配裝，必須妥善保管。如丟失或人為損壞照價賠償。
6、享受補貼話費的移動電話的符有對講機的使用人，必須在公司上班時間內保持待機狀態(tài)，（即每天早上7：30到晚上22：00），違者處罰100元／次，根據公司造成重大損失的追究責任。
三、本規(guī)定自**年10月5日起執(zhí)行。
第7篇 公司上班期間使用電話管理制度
公司上班期間使用電話管理制度
一、前臺文員接、轉電話的基本職責
1、 堅守崗位,接、轉電話做到準確、迅速;
2、 接電話要簡練、清晰,回話禮貌、耐心;
3、 嚴格遵守保密守則,不竊聽電話,不泄露機密;
4、 每天檢查線路設備的完好狀態(tài),發(fā)現(xiàn)故障無法排除應及時報告技術部進行維修,及時保證線路暢通。
二、 員工接、打電話的規(guī)范用語
1、 電話鈴響三聲內接聽,超過三聲接通應致歉對不起,讓您久等了。
2、 接通電話后先問好,再報公司名您好!__ __ !。
3、 然后可問請問您找誰或讓對方發(fā)言我找某某。
4、 某某如果是你本人,回答我就是。
5、 某某如果不是你本人,但在不遠處,回答請您稍等。
6、 某某不是你本人,且一時找不到他,應答對不起!他不在。問清對方姓名,問他是不是等一會再打過來,或留下電話等那人回來再回電給他。
7、 如果找領導,領導不在,不可隨意報出領導在哪,可回答他出去了,切不可說他在總經理處,或他到某某公司去了。
8、 掛電話時,要等對方先掛。
9、 打電話到外公司,通話不要過長,也不宜先掛斷電話。
10、 中途有其他電話鈴響,要跟對方說對不起,請稍等。然后根據重要性決定接哪個電話,掛斷另一個電話時說對不起,我正在接聽一個很重要的電話,過一會打給你并記錄對方電話號碼。
11、 接電話時,有同事與你講話應與通話對方講對不起,請稍等然后,使用閉音器或用手蓋住話筒,并與同事盡量簡短對話,重新與對方通話時,要道歉。
12、 如果對方要找的人你不熟悉,不能沒禮貌地說沒這個人不知道應先問對方是否找本公司,哪個部門,然后將所找部門的電話告知或代轉電話。
13、 如果對方打錯電話,應禮貌告知這里是__ __ 公司,您打錯電話了,注意不要急于掛斷電話。
14、 辦公室內嚴禁打私人電話。
15、 他人在打電話時,周圍人注意保持安靜。
16、 要愛護電話機和線路。
三、 違規(guī)處罰規(guī)定
1、 打私人電話,除扣除私人電話的費用外,還要根據情節(jié)輕重罰款50-100元。
2、 撥打聲訊電話罰款200-300元,且賠償公司當月所有聲訊話費。
3、 若部門無法確定責任人,聲訊費由該部門人員(包括經理)分攤,且公司對部門經理予以通報批評。
第8篇 食品公司電視電話會議管理制度
食品股份公司電視電話會議管理制度
1、所有在電視電話會議室召開的會議由行政管理部秘書組負責會務管理,行政辦負責設備管理。
2、電視電話會議設備的管理維護由網絡管理員負責,其他工作人員協(xié)助網絡管理員完成工作。
3、召開非電視電話會議時由行政辦秘書組書面通知會議系統(tǒng)管理人員開啟會議室設備。
4、召開電視電話會議時由行政辦機要組通知會議系統(tǒng)管理人員開啟設備,行政辦秘書組派人做好會議室衛(wèi)生工作。
5、會議系統(tǒng)管理人員定期(按公司行政辦安排)與公司電視電話會議室進行聯(lián)合調試。
6、召開電視電話會議前,會議系統(tǒng)管理人員應預先進行設備檢查和網絡調試,切實做好會議前各項準備工作。
7、會議系統(tǒng)管理人員在調試和會議期間,應堅守崗位,對會議全程的圖像、聲音實行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽。
8、會議系統(tǒng)管理人員每周一對設備及線路進行檢測,及時更換壞損設備,排查線路故障并做好會議系統(tǒng)運行、維護記錄。
9、禁止用手觸摸攝像頭、等離子屏等設備,無關人員不得進入控制室。
10、開會期間,嚴禁在會議室使用手機。
11、 會議時間有沖突時,電視電話會議優(yōu)先。
第9篇 物業(yè)管理公司電話管理制度7
物業(yè)管理公司電話管理制度(七)
第一條 公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內打私人電話。
第二條 員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。
第三條前臺接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。
第四條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需至前臺親自填寫長途電話登記單,注明部門(人)、對方單位、因何業(yè)務通話等。
第五條 前臺負責打印電話清單,月末并報辦公室主任。
第10篇 某貿易公司電話管理制度
貿易公司電話管理制度
第一條本公司員工遇特殊情況因私需用工作電話,必須經公司領導批準。
第二條電話出現(xiàn)故障,及時向有關人員報,任何單位和個人不得擅自更換電話機使用,否則本月電話費由責任人承擔。
第三條本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內打私人電話。
第四條總臺文員接聽外線電話的標準用語為:您好,××公司當方告知分機電話時,說:請稍等!如分機占線,說電話占線,請稍后再打!接聽內線電話的用語為:您好,總臺!其他內容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第七章車 輛
第一條車輛駕駛員必須嚴格遵守交通法規(guī),文明駕駛、安全行車,并保持車況良好、車容整潔、裝置齊全有效。
第二條司機要服從調配,隨叫隨到,由業(yè)務部和老板調度,嚴禁私自出車,私自出車發(fā)生事故由駕駛員本人承擔全部責任。
第三條無特殊情況,車輛一般不得私自改變行駛路線和私用,如發(fā)現(xiàn)處以罰款,情節(jié)嚴重者調離車隊。
第四條如有車輛因執(zhí)照不全或違章行駛、停放受罰,公司對罰款概不報銷。
第五條車輛損失屬人為造成,由駕駛員負擔損失的50%。半途發(fā)生故障需就近修理,返回后司機報車隊修理情況。
第六條車輛用油,加油時要開發(fā)票才能報銷。
第七條未經批準不得將車輛交給他人駕駛,嚴禁無證駕駛車輛,嚴禁酒后駕車和疲勞駕駛,否則,一切責任由駕駛員自負。
第八條本公司員工因私事需用車者,經老板同意。
第九條車輛管理其它制度
1、車隊司機和車輛的手續(xù)、維修和保養(yǎng)及其它技術工作由司機負責管理。
2、車輛使用中安全第一,如發(fā)生安全事故按國家相關法律和公司制度處理,司機為責任人、隨車人負連帶責任。
3、車輛在途中不準隨意改變行車路線,嚴禁辦私事,違者給予處罰,舉報者獎勵。
4、車輛放置后司機要隨手鎖門。
第十條要做到把公司的車當自己的車一樣愛護。
第11篇 裝飾公司電話及傳真管理制度
裝飾工程公司電話及傳真管理制度
1、原則上不準許撥打長途電話,如有特殊情況并經過總經辦或部門經理準許后,方可撥打,需登記通話時間,并從每月工資中扣除;
2、嚴禁用公司電話打信息臺、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務;
3、接聽電話時,應使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應告知對方,“請問有什么事,需要我?guī)椭蜣D告嗎”如對方有事需轉告,應做好相關記錄,以便查詢;
4、在接聽內部和外部電話時,如當事人不在,應做好電話記錄并及時轉告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機密內容應妥善保管;
6、在接發(fā)傳真時,應做好登記工作,并及時把傳真內容交由當事人,如當事人不在,應保存好傳真文件。
7、各部門及分公司對本部的電話和傳真機應保持暢通、完好,有問題及時維修,以免影響工作。
