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有哪些內(nèi)容
外事工作制度是醫(yī)院管理體系的重要組成部分，主要包括以下幾個方面：
1. 外賓接待流程：規(guī)定了對外來訪客的接待程序，從預(yù)約、接待到參觀的每一個環(huán)節(jié)。
2. 國際合作項目管理：涵蓋了與海外醫(yī)療機構(gòu)的合作協(xié)議簽訂、項目執(zhí)行與跟蹤。
3. 出國交流規(guī)定：包括員工出國進(jìn)修、學(xué)術(shù)會議參與的申請、審批及行程安排。
4. 外語能力提升：鼓勵員工提升外語水平，以適應(yīng)國際化的交流需求。
5. 文化差異培訓(xùn)：為員工提供跨文化溝通的培訓(xùn)，增強對外交往能力。
管理規(guī)范
1. 所有外事活動需提前報批，遵循審批流程，確保合規(guī)性。
2. 接待外賓應(yīng)尊重對方文化習(xí)俗，展現(xiàn)專業(yè)、友好的形象。
3. 國際合作項目需明確目標(biāo)，定期評估進(jìn)展，確保雙方利益均衡。
4. 員工出國交流需簽署保密協(xié)議，維護(hù)醫(yī)院知識產(chǎn)權(quán)。
5. 提倡多元化學(xué)習(xí)，定期舉辦外語角和文化交流活動。
重要意義
外事工作制度的建立對于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要：
1. 提升醫(yī)院國際影響力：規(guī)范的外事活動能展現(xiàn)醫(yī)院的專業(yè)實力和開放態(tài)度。
2. 促進(jìn)技術(shù)交流：國際合作有助于引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高醫(yī)療服務(wù)水平。
3. 培養(yǎng)國際化人才：鼓勵員工參與國際交流，拓寬視野，提升綜合素質(zhì)。
4. 強化內(nèi)部管理：制度化管理有助于防止外事工作中可能出現(xiàn)的風(fēng)險和問題。
規(guī)章制度
1. 制定詳細(xì)的外事工作手冊，明確各項規(guī)定和操作指南。
2. 設(shè)立專門的外事管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督和執(zhí)行相關(guān)事務(wù)。
3. 定期審查和更新制度，適應(yīng)不斷變化的國際環(huán)境和政策要求。
4. 對違反外事工作制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保制度的有效執(zhí)行。
通過以上內(nèi)容，我們看到了外事工作制度在醫(yī)院運營中的重要地位，它不僅規(guī)范了對外交往行為，也為醫(yī)院的國際化進(jìn)程提供了有力保障。
外事工作制度-醫(yī)院范文
第1篇 外事工作制度-醫(yī)院
外事工作制度(醫(yī)院)
第一條 隨著醫(yī)院的外事工作不斷發(fā)展,醫(yī)院與國際間的交流合作的增多,更好地貫徹我國政府有關(guān)外事工作的方針、政策,促進(jìn)我院對外交流和國際化辦學(xué)工作的開展,加快我院與國際規(guī)則及科研水平接軌的步伐,擴(kuò)大我院在國際國內(nèi)的影響和知名度,同時加強外事工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實施歸口管理,提高工作效率,規(guī)范外事工作,特制定本工作制度。
第二條 外事工作堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則,必須在授權(quán)范圍內(nèi)開展,貫徹***制定的統(tǒng)一的對外政策,服從蘭州大學(xué)對外工作的總體部署。
第三條 外事工作總原則
(一)堅持“四項基本原則”。
(二)外事無小事:在外事工作中不允許出現(xiàn)任何問題,保證萬無一失。若出現(xiàn)問題,必須實事求是逐級請示,并書面上報。
(三)內(nèi)外有別:外事工作尺度堅持內(nèi)外有別。
(四)外事授權(quán)有限:辦事要遵守國家有關(guān)的政策和制度,沒有自由發(fā)揮的空間。
(五)及時請示匯報:問題出現(xiàn)的第一時間先電話匯報,然后遞交文字材料,報告處理結(jié)果。
第四條 外事工作目標(biāo):形成多形式、多渠道的國際交流與合作格局,擴(kuò)大我院影響,服務(wù)學(xué)科建設(shè)和醫(yī)療教學(xué)、科研工作,成為促進(jìn)我院醫(yī)療、教學(xué)、科研國際交流與合作的重要窗口核橋梁。
第五條 外事工作范圍
(一)年度外事工作計劃的編制、執(zhí)行和總結(jié)、外事經(jīng)費預(yù)決算管理。
(二)外籍專家聘請計劃的制定、目標(biāo)管理。
(三)以各種方法向國外、境外派員進(jìn)行考察、訪問、講學(xué)、研究、進(jìn)修、參加國際會議的出國(境)管理。
(四)建立和發(fā)展與國外、境外學(xué)術(shù)機構(gòu)及其他組織團(tuán)體的交流合作關(guān)系,協(xié)議簽訂以及履行管理。
(五)中外合作項目的管理。
(六)接待國外、境外對我校進(jìn)行考察、參觀、訪問的人士。
(七)協(xié)助院系辦理短期訪問學(xué)者、長期外教來校講學(xué)的有關(guān)手續(xù)。
(八)接收境外研究學(xué)者,并實施歸口管理。
第六條 外事辦是醫(yī)院開展國際交流合作活動的職能機構(gòu),在院長領(lǐng)導(dǎo)下,代表醫(yī)院行使管理職能、協(xié)調(diào)開展各項外事活動、提供政策指導(dǎo)和相關(guān)服務(wù)。
第七條 外事邀請 各科室應(yīng)于每年底將下一年度邀請外籍專家計劃報到外事辦,由外事辦匯總后報院領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)醫(yī)院同意邀請或聘請的外籍專家,院系需提供外籍專家姓名(中英文)、性別、國籍、職業(yè)、護(hù)照號碼、中英文簡歷、擬入境時間、訪問地點、訪問事由、停留時間、來華費用支付情況等資料,提前兩個月報外事辦,由外事辦報上級主管部門審批。
第八條因公出國(境)
(一)因公出國(境)應(yīng)由醫(yī)院黨委會討論決定。醫(yī)院同意派出的因公出國團(tuán)組或個人、須將全部邀請材料備齊,提前兩個月交到外事辦,辦理申報護(hù)照、簽證等相關(guān)手續(xù)。
(二)申報材料必須理由充分、任務(wù)必要,派員身份恰當(dāng)、期限適宜、費用落實、符合國家出國規(guī)定。
(三)因公派出人員出國前應(yīng)到組織人事處和外事辦辦理相關(guān)手續(xù)。
(四)因公出國人員歸國后應(yīng)立即到組織人事處和外事辦報到,辦理回院手續(xù),并在一個月內(nèi)將出國總結(jié)交到外事辦,將護(hù)照交省政府外事辦。
第九條外事合作
(一)合作形式:
1、外派人員
2、留學(xué)、進(jìn)修、培訓(xùn)
3、國際學(xué)術(shù)會議
4、出國考察、訪問、參會
5、邀請外籍教授專家來院講學(xué)及示范手術(shù)
6、科研課題或項目合作
7、聯(lián)合培養(yǎng)研究生
8、留學(xué)生來院學(xué)習(xí)
(二)合作原則
1、合作應(yīng)在平等互利的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
2、合作應(yīng)有利于促進(jìn)我院建設(shè)巨和發(fā)展。
3、合作應(yīng)注意效益。
第十條 外事紀(jì)律
(一) 認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家對外方針政策核涉外法規(guī),堅持“一個中國”的原則,維護(hù)祖國和民族的尊嚴(yán)。
(二)嚴(yán)格保守黨和國家的機密,防止在涉外活動或國際通訊中泄露密級資料、丟失密級文件。
(三)未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自應(yīng)邀出訪。
(四) 在申辦因公出國簽證過程中,出國人員個人不得自行與外國駐華使館聯(lián)系,不得自行或自行委托其他中、外機構(gòu)和人員申辦、查詢、領(lǐng)取簽證。
(五)因公臨時出國人員要選擇經(jīng)濟(jì)合理的路線,乘坐中國民航班機,并盡可能購買往返機票。出國團(tuán)組的結(jié)余經(jīng)費應(yīng)上繳,違反規(guī)定的超支經(jīng)費由個人自理。
(六)因公出國人員變更出訪地點或延長出訪時間,應(yīng)事先報上級主管部門審批。
(七)因公或因私出國人員在境外均應(yīng)遵守所在國家和地區(qū)的法律法規(guī),尊重當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣。
(八)因公出國人員須在回國后一個月內(nèi)將護(hù)照交省政府外事辦統(tǒng)一保管。護(hù)照丟失者,持照人應(yīng)立即向醫(yī)院外事辦和公安機關(guān)(在境外向使、領(lǐng)館)報告,并遞交書面情況說明,由外事辦書面報告省外辦和公安機關(guān)。
(九)因公出國組團(tuán)在境外如發(fā)生人員滯留不歸等重大事件,應(yīng)及時報告,并提交書面材料,由外事辦上報上級有關(guān)部門。
(十)對于因公出國人員違反外事紀(jì)律,有損國家安全等言行,要追究本人責(zé)任和帶隊出訪的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
第十一條 外事信息溝通機制:與蘭州大學(xué)外事處、甘肅省外國專家局、甘肅省外事辦公室、公安局、教育局、外僑辦等上級政府部門建立長效信息溝通機制。
第十二條 突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案:制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案,如遇突發(fā)事件,應(yīng)按照專人專辦原則,將事件信息及時準(zhǔn)確上報外國專家局、公安局等相關(guān)部門,依據(jù)上級指示果斷處理,并將處理結(jié)果向上級匯報。
第十三條 外事人員守則
(一)維護(hù)國家利益,不做任何不利于黨和國家的事,不說任何不利于黨和國家的話。
(二)嚴(yán)格遵守外事工作總原則,按規(guī)定、政策辦事。
(三)嚴(yán)守國家機密,對自己的工作要保密,以防與外教或其他單位發(fā)生不必要的糾紛。
(四)處理日常管理工作外的事務(wù)要嚴(yán)格遵守請示報告制度。
(五)外事人員應(yīng)穿戴整潔、妝扮適宜。男士不留長發(fā)、不燙發(fā)、不染非黑色頭發(fā)、不蓄須;女士不化濃妝,不穿超短裙。
(六)外事接待中,遵守外事紀(jì)律和有關(guān)規(guī)定,講究文明禮貌,熱情友好
,不卑不亢,以禮相待,說話得體、大方。不得在任何時候,以任何形式泄露國家和醫(yī)院機密,否則追究相關(guān)人員的責(zé)任。
(七)不利用同外國專家的工作關(guān)系圖謀私利。
第十四條港、澳、臺事務(wù)參照上述條款辦理。
第2篇 某學(xué)院外事工作安全管理制度
職業(yè)學(xué)院外事工作安全管理制度
1、學(xué)院涉外接待部門在接待參觀的外賓、外籍專家、外籍教師等涉外人員來院之前,必須與保衛(wèi)處聯(lián)系,由保衛(wèi)處協(xié)助外事辦公室共同做好安全保衛(wèi)工作。
2、外賓參觀,外事辦公室要事先通知有關(guān)部門,做好接待準(zhǔn)備工作,保衛(wèi)處會同接待部門檢查保衛(wèi)措施落實情況。
3、在外事活動中,外事辦公室要教育所有接待、服務(wù)人員遵守外事紀(jì)律,注意保密工作,做到“內(nèi)外有別”。既要熱情周到,又要維護(hù)國家安全,防止泄密。
4、外籍人員來校參觀、講學(xué)、任教、住宿、用餐、乘用、旅游、文化娛樂、體育活動等各個環(huán)節(jié)的保衛(wèi)工作按照“誰主辦,誰負(fù)責(zé)”的原則,由外辦和保衛(wèi)處互相配合,檢查落實。
5、涉外工作中發(fā)生刑案,治安事件,由保衛(wèi)處和公安機關(guān)查辦。
第3篇 外事招商局陽光政府四項制度情況工作匯報
外事招商局陽光政府四項制度情況工作匯報
為認(rèn)真貫徹落實_____縣人民政府下發(fā)的《_____縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)_____縣人民政府重大決策聽證重要事項公示重點工作通報政務(wù)信息查詢四項制度實施方案的通知》的文件精神。_____縣外事招商局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，及時組織學(xué)習(xí)，并結(jié)合部門實際對相關(guān)工作進(jìn)行了安排部署，現(xiàn)將學(xué)習(xí)情況匯報如下：
一、及時成立領(lǐng)導(dǎo)小組和工作機構(gòu)
我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視“陽光政府四項制度”貫徹落實工作，把推行“陽光政府四項制度”工作作為首要的政治任務(wù)和加強自身建設(shè)，轉(zhuǎn)變機關(guān)作風(fēng)，提高行政效能，推動當(dāng)前外是招商工作的重要內(nèi)容來抓。成立以局長為組長，副局長為副組長，局機關(guān)各科室負(fù)責(zé)同志為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組。
二、及時印發(fā)和下發(fā)學(xué)習(xí)材料
我局辦公室為局機關(guān)每個工作人員和各科室印發(fā)了“陽光政府四項制度”的主要文件，為推動學(xué)習(xí)宣傳和全面貫徹落實“陽光政府四項制度”奠定良好基礎(chǔ)。
三、結(jié)合政府信息公開工作，確?！瓣柟庹捻椫贫取庇行鋵?/p>
為切實轉(zhuǎn)變機關(guān)作風(fēng)，提高服務(wù)水平，真正解決工作中存在的突出問題，全面貫徹落實好“陽光政府四項制度”，我局結(jié)合部門實際，突出重點，狠抓落實，制定和出臺本單位、本部門貫徹“陽光政府四項制度”的具體辦法，不斷把貫徹落實“陽光政府四項制度”引向深入。結(jié)合政府信息公開工作，充分發(fā)揮政府信息對人民群眾生產(chǎn)、生活和經(jīng)濟(jì)社會活動的服務(wù)作用。完善監(jiān)督制約機制，保障公眾合法權(quán)益，推進(jìn)陽光政府建設(shè)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。制定_____縣外事招商局政府信息公開實施方案，接受服務(wù)對象的公開監(jiān)督。同時，設(shè)立投訴電話和投訴郵箱向社會各界和廣大群眾公布，及時處理好來電、來信、來訪，以便讓社會各界和廣大群眾通曉縣外事招商局工作職責(zé)職能，切實促進(jìn)機關(guān)依法行政、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、提高工作效能。
四、認(rèn)真組織開展學(xué)習(xí)
按照“陽光政府四項制度”的要求和時限，認(rèn)真組織我局的學(xué)習(xí)活動，通過個人自學(xué)和集體討論的學(xué)習(xí)方式對“陽光政府四項制度”內(nèi)容進(jìn)行了學(xué)習(xí)，梳理修定完善我局重大決策聽證制度、重要事項公示制度、重點工作通報制度、政務(wù)信息查詢制度。完善投訴電話和郵箱的管理，并向社會各界公布，以便社會各界知曉_____縣外事招商局工作職能，主動接受社會的監(jiān)督，切實促進(jìn)機關(guān)依法行政、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、提高工作效能。
五、今后工作打算及保障措施
_____縣人民政府重大決策聽證重要事項公示重點工作通報政務(wù)信息查詢四項制度，是我局貫徹落實黨的十七大精神的具體行動；是強化行政責(zé)任，規(guī)范行政權(quán)力，推進(jìn)依法行政，加強黨風(fēng)廉政建設(shè)的重大舉措；是規(guī)范和監(jiān)督我局依法行使職權(quán)，進(jìn)一步提高依法行政、科學(xué)民主決策、加強行政監(jiān)督能力，建設(shè)服務(wù)型部門的重要保證。下一步，我局將按全縣深入貫徹落實“陽光政府四項制度”的要求，安排部署我局的下一階段的工作，進(jìn)一步抓好“重大決策聽證重要事項公示重點工作通報政務(wù)信息查詢四項制度”的貫徹落實。主動發(fā)揮局貫徹落實“陽光政府四項制度”領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室的領(lǐng)導(dǎo)職能，進(jìn)一步對辦公室工作人員進(jìn)行細(xì)化分工，切實抓緊抓好此項工作。同時，要求各科室要盡快擬定本科室崗位職責(zé)，完善和制定工作職責(zé)、辦事流程，及時對外開展工作。
要認(rèn)真處理好工學(xué)矛盾，安排專門時間，認(rèn)認(rèn)真真、原原本本、反反復(fù)復(fù)學(xué)習(xí)有關(guān)文件、講話和背景材料，切實掌握實行“陽光政府四項制度”的重大意義和主要內(nèi)容，進(jìn)一步加強對“陽光政府四項制度”的學(xué)習(xí)理解和把握，確?！瓣柟庹捻椫贫取钡恼_實施。
總之，在縣政府和上級有關(guān)部門的周密部署和強有力的指導(dǎo)下，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視此項工作，正確處理本部門本單位自身業(yè)務(wù)工作與貫徹落實“陽光政府四項制度”工作的關(guān)系，及時主動地開展了第
一、二階段工作事項。但是，很多工作剛剛啟動，相關(guān)配套制度和措施還在抓緊制定和修改完善中，還需要在下一步工作中扎實推進(jìn)和落實，我們將按照“陽光政府四項制度”的要求，按步驟按計劃地穩(wěn)步推進(jìn)實施“陽光政府四項制度”工作，并務(wù)求取得顯著成效，通過開展實施“陽光政府四項制度”工作，努力把_____縣外事招商局建設(shè)成為責(zé)任型、服務(wù)型、效能型，讓人民滿意的機關(guān)。
第4篇 電力集團(tuán)外事接待工作制度
為規(guī)范集團(tuán)公司外事接待工作，加強集團(tuán)公司和國外及港澳臺地區(qū)的交流與合作，根據(jù)上級有關(guān)文件精神，結(jié)合集團(tuán)公司的實際情況，特制定本制度。
一、外事接待的原則：
(一)堅決維護(hù)國家的主權(quán)和利益，維護(hù)民族尊嚴(yán)。
(二)遵守內(nèi)外有別的原則，認(rèn)真執(zhí)行黨的對外方針政策，嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律和涉外人員守則，嚴(yán)守國家機密，自覺維護(hù)國家榮譽。
(三)參加外事接待人員應(yīng)做到熱情、友好、不卑不亢。
(四)堅持平等、對等原則。出席外事會見的主賓雙方的級別、人數(shù)應(yīng)大致相當(dāng)。
(五)堅持務(wù)實原則，重禮儀、講實效，厲行節(jié)約。外事接待的承辦單位應(yīng)該有針對性地安排外事會見及必要的參觀、宴請等活動。原則上不接待與集團(tuán)公司或所屬單位業(yè)務(wù)無關(guān)或無實質(zhì)性內(nèi)容的外事拜訪。
(六)遵守事前請示的原則。未經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)，各單位(或部門)不得自行接待有關(guān)洽談合作的外事會見。
二、外事接待的審批程序：
(一)集團(tuán)公司綜合部為集團(tuán)外事接待的綜合歸口管理和協(xié)調(diào)部門，總部各部門、所屬各單位的外事活動必須按規(guī)定事先報其審核，并經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。外事分部為外事接待申請的受理部門。
(二)外國公司及涉外活動承辦單位以傳真或?qū)Ｈ诉f交等方式報送申請材料。如果需要公司領(lǐng)導(dǎo)出席接洽的外事接待，原則上需要提前10天以上上報審批。
(三)外事分部對所申請的外事接待的重要性、必要性及時間安排等方面進(jìn)行審核，對不符合要求的申請，將在兩個工作日內(nèi)書面或電話與申請單位反饋修改或不予受理的意見。
(四)任務(wù)受理后，外事分部將在一個工作日內(nèi)提出擬辦意見。
(五)呈送綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審核。
(六)呈送集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(七)申請如獲批準(zhǔn)，外事分部將落實會見或宴會的時間、地點，并在一個工作日內(nèi)向與會人員所在單位發(fā)出《外事會見通知》或《外事宴請通知》。
(八)相關(guān)單位接到通知后，按要求派員參加，并及時將名單報至外事分部。
(九)外事分部跟進(jìn)會見的準(zhǔn)備工作，落實與會人員、車輛安排、會場國旗、座簽、禮品、宴請、照相等事宜。
(十)外事分部跟進(jìn)會見，必要時提供翻譯服務(wù)。
三、外事接待申請材料要求(包括但不限于以下材料)：
(一)傳真函。來函主送“集團(tuán)公司”，標(biāo)題為“關(guān)于某某公司擬拜會(或宴請)某某單位的函”。內(nèi)容包括：外國公司(組織機構(gòu))的名稱，單位背景，與集團(tuán)或所在單位的關(guān)系，來賓的名單、職務(wù)，希望拜訪的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或所在單位領(lǐng)導(dǎo)，拜訪的時間、地點，商談可能涉及的主要內(nèi)容，并提供要求會見單位的聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話、傳真電話、手機等信息。
(二)重要外事接待須附上議程及行程計劃。
(三)其他相關(guān)材料。
四、外事會見或外事宴請的部分禮儀要求：
(一)條件允許，男士一般穿西裝、扎領(lǐng)帶，女士一般穿正裝。
(二)遵守會議時間，我方人員一般需提前5分鐘到達(dá)會場;確定時間的會見原則上不能隨意更改，特別是有集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)參與的會見。
(三)按照對方出席人數(shù)，準(zhǔn)備好需交換的名片及其他物品等。
(四)準(zhǔn)備好交談的話題。一般情況以出席會議的最高領(lǐng)導(dǎo)洽談的話題為主。
(五)洽談過程中，不要太拘謹(jǐn)，也不要太隨便。要有良好的形象。
(六)洽談過程中，請與會人員將手機關(guān)機或調(diào)至振動。重要事情需緊急處理的，要向來賓說明并致歉后才離開會場。
五、外事紀(jì)律：
(一)外事接待中，要自覺遵守國家的法律法規(guī)，洽談內(nèi)容需符合有關(guān)保密方面的政策規(guī)定。
(二)要避免洽談與主題無關(guān)的話題，特別是有關(guān)國家政治的敏感話題。
(三)要尊重來賓所在國家的習(xí)俗，特別是其宗教信仰、飲食習(xí)慣等。
(四)未經(jīng)集團(tuán)公司書面通知，不得接受境外的媒體的采訪。
六、附則：
(一)本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
(二)本制度由集團(tuán)公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
第5篇 電力集團(tuán)公司外事接待工作制度
為規(guī)范集團(tuán)公司外事接待工作,加強集團(tuán)公司和國外及港澳臺地區(qū)的交流與合作,根據(jù)上級有關(guān)文件精神,結(jié)合集團(tuán)公司的實際情況,特制定本制度。
一、外事接待的原則:
(一)堅決維護(hù)國家的主權(quán)和利益,維護(hù)民族尊嚴(yán)。
(二)遵守內(nèi)外有別的原則,認(rèn)真執(zhí)行黨的對外方針政策,嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律和涉外人員守則,嚴(yán)守國家機密,自覺維護(hù)國家榮譽。
(三)參加外事接待人員應(yīng)做到熱情、友好、不卑不亢。
(四)堅持平等、對等原則。出席外事會見的主賓雙方的級別、人數(shù)應(yīng)大致相當(dāng)。
(五)堅持務(wù)實原則,重禮儀、講實效,厲行節(jié)約。外事接待的承辦單位應(yīng)該有針對性地安排外事會見及必要的參觀、宴請等活動。原則上不接待與集團(tuán)公司或所屬單位業(yè)務(wù)無關(guān)或無實質(zhì)性內(nèi)容的外事拜訪。
(六)遵守事前請示的原則。未經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn),各單位(或部門)不得自行接待有關(guān)洽談合作的外事會見。
二、外事接待的審批程序:
(一)集團(tuán)公司綜合部為集團(tuán)外事接待的綜合歸口管理和協(xié)調(diào)部門,總部各部門、所屬各單位的外事活動必須按規(guī)定事先報其審核,并經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。外事分部為外事接待申請的受理部門。
(二)外國公司及涉外活動承辦單位以傳真或?qū)Ｈ诉f交等方式報送申請材料。如果需要公司領(lǐng)導(dǎo)出席接洽的外事接待,原則上需要提前10天以上上報審批。
(三)外事分部對所申請的外事接待的重要性、必要性及時間安排等方面進(jìn)行審核,對不符合要求的申請,將在兩個工作日內(nèi)書面或電話與申請單位反饋修改或不予受理的意見。
(四)任務(wù)受理后,外事分部將在一個工作日內(nèi)提出擬辦意見。
(五)呈送綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審核。
(六)呈送集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(七)申請如獲批準(zhǔn),外事分部將落實會見或宴會的時間、地點,并在一個工作日內(nèi)向與會人員所在單位發(fā)出《外事會見通知》或《外事宴請通知》。
(八)相關(guān)單位接到通知后,按要求派員參加,并及時將名單報至外事分部。
(九)外事分部跟進(jìn)會見的準(zhǔn)備工作,落實與會人員、車輛安排、會場國旗、座簽、禮品、宴請、照相等事宜。
(十)外事分部跟進(jìn)會見,必要時提供翻譯服務(wù)。
三、外事接待申請材料要求(包括但不限于以下材料):
(一)傳真函。來函主送“集團(tuán)公司”,標(biāo)題為“關(guān)于某某公司擬拜會(或宴請)某某單位的函”。內(nèi)容包括:外國公司(組織機構(gòu))的名稱,單位背景,與集團(tuán)或所在單位的關(guān)系,來賓的名單、職務(wù),希望拜訪的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或所在單位領(lǐng)導(dǎo),拜訪的時間、地點,商談可能涉及的主要內(nèi)容,并提供要求會見單位的聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話、傳真電話、手機等信息。
(二)重要外事接待須附上議程及行程計劃。
(三)其他相關(guān)材料。
四、外事會見或外事宴請的部分禮儀要求:
(一)條件允許,男士一般穿西裝、扎領(lǐng)帶,女士一般穿正裝。
(二)遵守會議時間,我方人員一般需提前5分鐘到達(dá)會場;確定時間的會見原則上不能隨意更改,特別是有集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)參與的會見。
(三)按照對方出席人數(shù),準(zhǔn)備好需交換的名片及其他物品等。
(四)準(zhǔn)備好交談的話題。一般情況以出席會議的最高領(lǐng)導(dǎo)洽談的話題為主。
(五)洽談過程中,不要太拘謹(jǐn),也不要太隨便。要有良好的形象。
(六)洽談過程中,請與會人員將手機關(guān)機或調(diào)至振動。重要事情需緊急處理的,要向來賓說明并致歉后才離開會場。
五、外事紀(jì)律:
(一)外事接待中,要自覺遵守國家的法律法規(guī),洽談內(nèi)容需符合有關(guān)保密方面的政策規(guī)定。
(二)要避免洽談與主題無關(guān)的話題,特別是有關(guān)國家政治的敏感話題。
(三)要尊重來賓所在國家的習(xí)俗,特別是其宗教信仰、飲食習(xí)慣等。
(四)未經(jīng)集團(tuán)公司書面通知,不得接受境外的媒體的采訪。
六、附則:
(一)本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
(二)本制度由集團(tuán)公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
