文書管理規(guī)定5篇

第1篇 物業(yè)管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

山莊管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務(wù)中心的文書管理工作。

3.0職責(zé)

3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)本中心文件的擬制和審核。

3.2管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)所有管家服務(wù)中心文件的復(fù)核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批,負(fù)責(zé)對客服務(wù)文件的審批。

4.0程序要點(diǎn)

4.1公文格式

4.1.1公文種類。根據(jù)物業(yè)管理服務(wù)特點(diǎn),引入以下公文類別:

上行文:請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);

下行文:批復(fù)、決定、通知、通報(bào);

平行文:函、會議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題

a)發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號,包括機(jī)關(guān)代字、年號和順序號三項(xiàng)內(nèi)容:

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對文件編號;

b)管家服務(wù)中心文號作以下統(tǒng)一規(guī)定

如:zz發(fā)[2006]009號,是指zz山莊管家服務(wù)中心2006年發(fā)的管家服務(wù)中心第9個(gè)文件。

c)文號統(tǒng)一使用5號字體,放在文件標(biāo)題下一行的居中位置;

d)管家服務(wù)中心文號由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理統(tǒng)一編號。

4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件左上角位置注明'秘密'或'絕密'字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明'急件'字樣。

4.1.5主送機(jī)關(guān)。是用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān):

a)應(yīng)放在文號下方,正文之上,專行頂格,用冒號':'結(jié)尾;

b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間應(yīng)頓號'、'隔開;

c)一般情況下,選擇小四號宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律從左至右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號,每段開始空兩個(gè)中文字符空格;

c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:

a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明'附件:×××'字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個(gè)附件用句號結(jié)束;文件無附件的,無須注明;

b)要寫明附件的全稱;

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時(shí),應(yīng)在其上面加注一行'此頁無正文'字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期

a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

b)會議通過的文件寫會議通過的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效和的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章:

a)蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即'騎年蓋月'位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)等內(nèi)容:

a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一條直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對上級機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫抄送機(jī)關(guān);

d)印刷時(shí)間指開印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭搖相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右位置。

4.2發(fā)文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作:

4.2.1交擬和擬議

a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員;

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:

--深入領(lǐng)會意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);

--注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自作主。

4.2.2撰寫與審核。 (正規(guī)文件須打印,擬稿人進(jìn)行校對):

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿,撰寫時(shí)應(yīng)注意;

--不與國家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法;

--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核:

--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬愿意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確;

--發(fā)文符合標(biāo)準(zhǔn)的,管家服務(wù)中心發(fā)文由管家服務(wù)中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發(fā)文。

4.2.3簽發(fā):

管家服務(wù)中心發(fā)文:管家服務(wù)中心經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫批語;同意簽發(fā)的,注意'同意發(fā)文'字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還相關(guān)部門或擬稿人重新撰寫。

4.2.4蓋章和發(fā)放:

a)蓋章部門管理人員(一般為行政人事部經(jīng)理/管家服務(wù)中心經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:

--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:

--發(fā)文登記:由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表中》;

--次年2月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封:

a)管家服務(wù)中心經(jīng)理助理為收拆工作的主要負(fù)責(zé)人;

b)凡封套上寫明由管家服務(wù)中心收啟的由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:

--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;

--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。

4.3.2登記:

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長的公文,都要登記;

b)以下文件無須進(jìn)行登記:

--各種無機(jī)密性的出版物;

--一般性的簡報(bào)、資料;

--告知性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書管理人員(一般為管家服務(wù)中心檔案資料管理員)將文件登記在《收文登記表》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時(shí)應(yīng)注意:

--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應(yīng)與《收文登記表》上的總流水號相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時(shí)登記,不錯(cuò)登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦:

a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核裁決;

--擬辦工作一般由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理或部門主管辦理;如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門經(jīng)理擬辦;

--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文,同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實(shí)可行,簡明扼要。

b)批辦是管家服務(wù)中心經(jīng)理針對擬辦意見作出的批示意見:

--屬管家服務(wù)中心文件的,由管家服務(wù)中心經(jīng)理批辦;

--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;

--要求幾個(gè)部門合辦的,應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對象和范圍;

--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時(shí)應(yīng)有所裁決。

4.3.4承辦和傳閱:

a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實(shí)際行動落實(shí)收文內(nèi)容,如召開會議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等;

--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨(dú)立承辦的,要及時(shí)認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的'處理結(jié)果'欄內(nèi),并簽署姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理辦理:

--安排傳閱應(yīng)先主后次,對主要領(lǐng)導(dǎo)、主管經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況:

a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政人事部文員或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將文件報(bào)檔案室按《檔案管理規(guī)定》辦理歸檔工作。

5.0相關(guān)支持文件

5.1印章管理規(guī)定

5.2檔案管理規(guī)定

6.0質(zhì)量記錄

6.1qp-01-08-f001 公文處理單

6.2qp-01-08-f002 文件發(fā)放登記表

第2篇 某物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定

物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定

為了使公司的文書管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規(guī)定。

一、主題內(nèi)容與適用范圍:

1、本規(guī)定明確了文書的收發(fā)、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。

2、本規(guī)定適用于公司的日常文書檔案處理工作,也適用于公司各部門兼職文書員的工作。

二、收文:

1、凡屬公司種類收文,統(tǒng)一由行政人事部指定文書員簽收、拆封,并及時(shí)、準(zhǔn)確做好收文登記。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收的公文,公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將來文編號及到文日期通知行政人事部指定文書員予以登記。

2、收文登記時(shí),必須填寫收文一式二份(見附件一、附件二),第一聯(lián)與來文聯(lián)在一起,第二聯(lián)作簽收及行政人事部留底。

3、凡收文登記的文件,必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示方可發(fā)閱。做到當(dāng)天收文當(dāng)天登記,當(dāng)天送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示處理。

4、凡屬急件必須及時(shí)送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示迅速處理。

5、凡外出開會或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續(xù)后方可閱辦。

7、文件辦妥后,應(yīng)按部門案卷檔。

三、發(fā)文:

1、凡以公司名義發(fā)出的正式文件(內(nèi)部或外發(fā)),必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并分別按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三、附件四),經(jīng)登記、編號后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。

2、凡公司報(bào)送上級的報(bào)告、匯報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等文件,必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三),經(jīng)統(tǒng)一登記、編號后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。

3、文件擬稿要按發(fā)文稿(見附件五)的擬制程序進(jìn)行:一般應(yīng)由主要經(jīng)辦部門擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門負(fù)責(zé)人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需經(jīng)幾個(gè)部門協(xié)辦或認(rèn)可的文稿,在主辦部門負(fù)責(zé)人簽字后,應(yīng)由主辦部門送協(xié)辦部門會簽,然后由主辦部門送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、凡以一般函發(fā)文,須經(jīng)發(fā)文部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán),并按照公司標(biāo)準(zhǔn)函文本的格式打印(文本格式見附件六),由行政人事部登記、編號后發(fā)出。函文必須留底備查,留底稿上應(yīng)有發(fā)文部門負(fù)責(zé)人的簽字。

5、對來信、來函應(yīng)作好登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批后轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門辦理。復(fù)信、復(fù)函與來信、來函放在一起,辦妥后檔。

6、凡以公司名義張貼、通告通知、規(guī)章制度等均需擬稿,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意或簽發(fā)后方可張貼,并作好登記、編號,底稿與張貼件放在一起檔。

7、凡在公司內(nèi)部印發(fā)資料,必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫文函打印申請(見附件七),辦理文印委托手,經(jīng)核準(zhǔn)后方可印發(fā),并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。

8、一切應(yīng)屬檔的文件,文稿若是書寫件,應(yīng)用鋼筆或毛筆書寫,不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書寫。文稿須清晰整潔,標(biāo)點(diǎn)符號準(zhǔn)確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對和檔。

四、用印:

1、凡公司發(fā)文用印,必須與原稿核對,如有錯(cuò)漏,需更正后方可蓋章。

2、凡屬業(yè)務(wù)常規(guī)報(bào)表之外的上報(bào)材料、報(bào)表等需蓋部門公章或公司公章時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或(分管)公司領(lǐng)導(dǎo)的同意后,方可蓋章。

3、公司行政介紹信由行政人事部統(tǒng)一簽發(fā),介紹信及印章由專人保管、開具、監(jiān)印。簽發(fā)介紹信應(yīng)符合國家有關(guān)政策及上級有關(guān)規(guī)定,并在職權(quán)范圍內(nèi)。

4、開具介紹信須經(jīng)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)同意,介紹信上必須寫明辦理的具體事項(xiàng),不得以“聯(lián)系工作”、“購物”等含糊籠統(tǒng)的字名表示。

5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。

6、介紹信有效期市內(nèi)一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標(biāo)明簽發(fā)人。介紹信存根由行政人事部檔備查。

7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意,并在申請證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關(guān)政策及規(guī)定予以證明。證明的內(nèi)容由行政人事部用公司標(biāo)準(zhǔn)函文本簽發(fā),原稿留底備查。如要求證明的內(nèi)容不符合國家有關(guān)政策及上級有關(guān)規(guī)定,或本公司無法證明的,行政人事部有權(quán)拒絕證明或蓋章。

8、公司各級公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領(lǐng)用新章、還舊章,一律由使用部門負(fù)責(zé)人親自到行政人事部辦理。部門應(yīng)將印章保管人名報(bào)行政人事部備案,辦理保管人簽字手續(xù);保管人若有變動應(yīng)向行政人事部辦理移交簽字手。

9、刻制公司各級公章統(tǒng)一由行政人事部指定專人辦理,未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人簽字,不予報(bào)銷刻制費(fèi)用,并追究擅自外發(fā)刻制責(zé)任。

五、文書的傳遞:

1、凡公司內(nèi)部印發(fā)的文件資料,應(yīng)由行政人事部指定文書員統(tǒng)一編號、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷毀。

2、凡上級下達(dá)的機(jī)要文件,按指定范圍閱讀,一律不準(zhǔn)帶回家或帶到公共場所,不準(zhǔn)私借,閱后即還行政人事部指定文書員保存。

3、上級或公司的文件,凡屬絕密或注明不準(zhǔn)翻印的一律不得復(fù)制。其他文件如確需復(fù)制,必須經(jīng)行政人事部主任或地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理室簽字批準(zhǔn),并在行政人事部辦理登記手續(xù)后,由行政人事部指定復(fù)制;其中有密級的,復(fù)制件應(yīng)編號,在密級可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規(guī)定的期限內(nèi),由使用人本人退還行政人事部予以銷毀,并在登記冊上作注銷和銷毀證明簽字。

4、凡只需公司領(lǐng)導(dǎo)閱辦的上級文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)至部門閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)由幾個(gè)部門閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門留文一般不超過三天即應(yīng)退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時(shí)另定。

5、行政人事部指定文書員應(yīng)在收文的留底聯(lián)(見附件二)上寫明傳閱路線及實(shí)際傳到日期,以按留文期及時(shí)回收、傳遞或催辦。

六、文書的催辦:

1、行政人事部指定文書員每月清對一次收發(fā)文情況,對超過留文期限的或公司需調(diào)回的文件,開具催文通知(見附件八)。

2、收到催文通知的部門或,個(gè)人,應(yīng)即將文件退還行政人事部,如確實(shí)遺失應(yīng)報(bào)告行政人事部備案查失。

七、文書的立卷和歸檔:

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2、行政人事部指定文書員和部門兼職文書員負(fù)責(zé)公司和部門文件的收發(fā)、保管。根據(jù)檔要求,認(rèn)真做好有保存價(jià)值文書材料的催辦、整理、立卷和檔工作。

3、根據(jù)平時(shí)立卷和年終組卷相結(jié)合的要求,文書員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)文件和資料檔,應(yīng)根據(jù)文件或資料的內(nèi)容,及時(shí)收入有關(guān)案卷夾內(nèi);按平時(shí)成的一項(xiàng)工作或一次會議,及時(shí)清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規(guī)定,分個(gè)度、分級別、分問題分別立卷。

4、立卷時(shí)應(yīng)按要求分裝訂,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列,卷內(nèi)目錄一式三份。

5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門或個(gè)人不得繼保存。部門或個(gè)人需要繼使用的材料,應(yīng)先檔后借閱。

6、公司受上級部門獎(jiǎng)懲的資料,包括獎(jiǎng)狀、證書、通知等,收到材料的部門或個(gè)人,應(yīng)在收到資料的三天內(nèi)即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應(yīng)辦理借用手并有期限。

7、名部門收到未經(jīng)登記的文件資料時(shí),應(yīng)及時(shí)向行政人事部補(bǔ)辦登記手。辦完的文件資料要有系統(tǒng)、完整,來文和復(fù)文要放在一起檔。

8、各部門互送文件、材料時(shí),由文件、材料制作部門立卷檔。幾個(gè)部門會辦的文件、材料,由主辦部門立卷檔。收發(fā)的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。

9、文書檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準(zhǔn)以復(fù)印件檔。

八、文書檔案的查閱:

1、凡查閱由本部門成檔后的文書檔案材料,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意方可查閱。

2、凡因工作需要查閱由非本部門成檔后的文書檔案材料,需經(jīng)行政人事部主任批準(zhǔn)方可查閱。屬密級檔案材料,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

3、查閱文書檔案一般應(yīng)在行政人事部內(nèi)進(jìn)行;如確需借出行政人事部,應(yīng)經(jīng)行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應(yīng)在一周內(nèi)還。借離的文書檔案不得帶出公司,例外情況需經(jīng)行政人事部主任或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、外位來本公司查閱或抄錄文書檔案材料時(shí),必須持介紹信,根據(jù)材料性質(zhì)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或行政人事部主任批準(zhǔn),到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續(xù)后,方可查閱。

5、查閱或借閱文書檔案者應(yīng)注意對文書檔案的保密和保護(hù),不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印,不得向無關(guān)人員擴(kuò)散文書檔案的內(nèi)容,不得遺失、抽換、涂改、圈點(diǎn)、拆散,閱后應(yīng)及時(shí)還;行政人事部指定文書員必須按頁核對,發(fā)現(xiàn)有上述情況,查閱或借閱者應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。

九、文書檔案的交接、統(tǒng)計(jì)、保管:

1、行政人事部指定文書員或部門兼職文書員調(diào)動,均需辦移交手。

2、行政人事部指定文書員應(yīng)做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,包括檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、結(jié)存、整理、保管、鑒定、利用等內(nèi)容。

3、文書檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲、防火、防盜,保持清潔,以保護(hù)檔案的完整無損,延長檔案的使用壽命。

十、附則:

第3篇 企業(yè)文書管理規(guī)則規(guī)定

企業(yè)文書管理規(guī)則

□ 總則

第一條 目的

為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率,特訂定本規(guī)則。

第二條 范圍

本規(guī)則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

第三條 總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

第四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門;營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書,得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書,以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。

(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜;文書未按規(guī)定處理者,管理部門不得受理。

第五條 主辦及會辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門,如有涉及其他部門時(shí),其他部門則為該項(xiàng)文書的會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會辦及提供部門。

□ 行文

第六條 行文類別

(一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時(shí)使用。

(三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。

(四)簽呈:下級對上級有所請示或報(bào)告時(shí)使用。

(五)電報(bào):業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。

(六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等,可依實(shí)際需要印為固定格式使用。

(七)其他:

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?訴訟文書,依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。

第七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下:

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章:

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機(jī)構(gòu)等的行文。

②對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。

③對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義,由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義,由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章:

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者,得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要,須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者,應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文,并依下列規(guī)定簽署、用印:

1.正式行文者,以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之;以業(yè)務(wù)接洽便函行文者,由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名,蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件,蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等),須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件,均應(yīng)蓋章,并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者,應(yīng)斟酌實(shí)情處理。

第八條 行文的判行權(quán)限

(一)以董事長署名行文者,應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外,應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者,應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者,應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要,如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義,須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者,行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

(八)固定格式文書,應(yīng)由署名的主管于原稿判行后,授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□ 文書處理程式

第4篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定

大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定

文書檔案是集團(tuán)工作運(yùn)行的記錄,是集團(tuán)實(shí)施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度,嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。為規(guī)范集團(tuán)文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。

一、文書檔案管理的基本原則

文書檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。

集團(tuán)各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團(tuán)黨政辦公室備案。

集團(tuán)職能部門和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書檔案的管理,以便于及時(shí)利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全。

保密性文書按照上級規(guī)定執(zhí)行。

二、歸檔文書的范圍

1.學(xué)校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

2.集團(tuán)各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

3.各類請示、報(bào)告、通知、年度工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。

4.會議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。

5.與有關(guān)單位的往來信件、各種協(xié)議書、責(zé)任書、合同書等。

6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。

7.具有查存價(jià)值的資料。

三、管理部門及職責(zé)

1.集團(tuán)黨政辦公室:負(fù)責(zé)學(xué)校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報(bào)的請示、報(bào)告等文書檔案的管理。

負(fù)責(zé)對集團(tuán)各單位文書檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查。

2.集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)學(xué)校、上級有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。

3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。

4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員,負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。

5.管理職責(zé)

⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。

⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。

⑶ 進(jìn)行文書檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)。

⑷ 保證文書檔案質(zhì)量,防止丟失、損壞。

四、文書檔案的點(diǎn)驗(yàn)

辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對文書檔案進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn):

1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)及時(shí)詢問遞交人進(jìn)行追查補(bǔ)齊。

2.對領(lǐng)導(dǎo)審批的文件,應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字,并將相關(guān)文書合并統(tǒng)一歸檔。

3.歸檔文書應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負(fù)責(zé)人簽字,主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。

五、立卷

1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

2.歸檔文書應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進(jìn)行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復(fù)在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前,原件在后。

3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù),應(yīng)放在請示年度立卷;跨年度的計(jì)劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。

4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間先后順序,依次編寫公文份數(shù)及頁號。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫,頁號在公文右下角連續(xù)填寫。

5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。

6.填寫完整檔案盒各項(xiàng)內(nèi)容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。

六、歸檔管理

1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時(shí)應(yīng)按照立卷要求整理。

2.個(gè)人不能保存應(yīng)歸檔的公文。

3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外,需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位印章。

5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。

七、歸檔文書的借閱

1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。

3.借閱期限一般不超過十天,到期應(yīng)及時(shí)歸還。需延長借閱時(shí)間的,應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應(yīng)及時(shí)催促借閱人員歸還。

4.借閱歸檔公文的人員必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。

5.因工作需要復(fù)制檔案時(shí),必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

6.借閱檔案歸還時(shí),文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗(yàn)檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時(shí),應(yīng)查問借閱人員原因,并報(bào)辦公室主任。

7.集團(tuán)以外的單位借閱歸檔公文時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

八、公文保存期

1.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會和各職能部門以及集團(tuán)各單位行文并下發(fā)的集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。

2.指導(dǎo)工作運(yùn)行類公文保存期為三年。

3.一般短期通知類公文保存期為一年。

九、公文的收回與銷毀

1.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時(shí),由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號、份數(shù)、銷毀日期,批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。

2.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會行文下發(fā)的公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。

集團(tuán)各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負(fù)責(zé)收回并銷毀。

各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。

3.集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對歸檔公文進(jìn)行清理,已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷

毀公文的通知和目錄,明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號、文件名稱、份數(shù)等。

收回的公文應(yīng)建立收文登記。

4.收回過期公文,文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名,并注明銷毀日期。

6.對銷毀的公文由行文部門負(fù)責(zé)留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。

十、電子文檔的處理

1.集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。

2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備,對各類公文和宣傳材料進(jìn)行電子文檔備案。

3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一備案。

十一、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第5篇 文書檔案管理規(guī)定辦法

文書檔案管理規(guī)定

一、根據(jù)上級關(guān)于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實(shí)際,特制定本制度,以加強(qiáng)本院文書檔案工作。

二、堅(jiān)持檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的原則,本院設(shè)文書檔案室和機(jī)要文書檔案員,由院辦公室領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理本院的文書檔案。

三、機(jī)要文書檔案員簡稱機(jī)要文書,要認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學(xué)習(xí)檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無特殊情況,機(jī)要文書檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。

四、機(jī)要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負(fù)責(zé)對本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并從實(shí)際出發(fā),制訂、補(bǔ)訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強(qiáng)文書檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。

五、檔案室應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行歸檔。

有保存價(jià)值的文件資料,是指具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和對學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建校活動有研究價(jià)值的文件資料。

六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動在每年第一季度內(nèi)將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:

⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機(jī)要文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

八、機(jī)要文書應(yīng)對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、加工整理和保管。對每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。

九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)工作,對檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補(bǔ)、銷毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照上級規(guī)定,報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。

必要時(shí),此項(xiàng)工作可在秘書和綜合統(tǒng)計(jì)人員協(xié)助下完成。

十、機(jī)要文書應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。

十一、本院應(yīng)定期對超過保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進(jìn)行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報(bào)告,并對經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行登記造冊,報(bào)送院長或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。

十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。

機(jī)要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。

十三、機(jī)要文書應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。

十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對上級規(guī)定移交的檔案,必須按照上級要求及時(shí)辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對上級發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國內(nèi)的其他單位,必須報(bào)請發(fā)文單位書面批準(zhǔn),對本院形成的文件,需要與國內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對于規(guī)章制度,可通過學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學(xué)院的規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長簽準(zhǔn)后,由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對外辦理。

十九、不論是上級發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對國外單位和個(gè)人借閱、交換等,必須報(bào)請上級主管機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn)后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個(gè)人利用檔案資料,未經(jīng)院長或上級機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn),不得擅自公布。

二十一、對檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個(gè)人,學(xué)院予以獎(jiǎng)勵(lì)。

二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。

二十三、機(jī)要文書檔案人員調(diào)動工作時(shí),必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。