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第1篇 學院采購及招標投標工作管理辦法
學院采購及招標投標工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為了適應學校改革和發(fā)展的需要，進一步規(guī)范我校采購及招標投標工作，提高學校資金的使用效益，維護學校利益，促進廉政建設，依據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》以及其他相關規(guī)定，結合我校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱采購，是指使用學校財政性預算資金或部門自籌資金以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為。
本辦法所稱貨物，是指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設備、產品等。
本辦法所稱工程，是指建設工程，包括建筑物和構筑物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等。
本辦法所稱服務，是指除貨物和工程以外的其他采購對象，如保險、租賃等。
第三條 學校的采購及招標投標工作遵循公開、公平、公正和誠信原則，與采購及招標投標工作無直接關系的任何單位和個人均不得以任何理由采取任何方式干擾學校的采購及招標投標工作。
第四條 按相關規(guī)定應當納入政府和行業(yè)采購范圍的采購項目，由學校招投標管理辦公室按有關規(guī)定組織實施；沒有納入政府和行業(yè)采購范圍的采購項目，由招投標管理辦公室按本辦法組織實施。
第五條 學校采購分為集中采購和分散采購兩種形式。凡達到集中采購限額的采購項目，由招投標管理辦公室組織實施；未達到集中采購限額的采購項目，由項目承辦單位參照本辦法組織實施。
集中采購和分散采購遵循保證質量，注重效益，滿足需要，提高效率的精神組織實施。
本辦法所稱項目承辦單位是指項目隸屬管理的職能部門。
第六條 學校各部門、各單位的采購項目，必須通過項目承辦單位按照專項資金管理規(guī)定進行科學論證，并經財務處核實經費來源后方可實施。
第七條 學校采購及招標投標工作實行回避制度。在采購及招標投標活動中，參與采購及招標投標工作的人員與供應商有利害關系的，必須回避。供應商認為參與采購及招標投標工作的人員與其他供應商有利害關系的，可以申請其回避。
第八條 任何單位和個人不得將本辦法中應當實行集中采購的項目化整為零或者以其他方式規(guī)避集中采購。
第二章 組織機構及職責
第九條 學校招投標工作領導小組是學校采購及招標投標工作的領導和決策機構。領導小組成員由校領導和監(jiān)察審計室、財務處、招投標管理辦公室及相關職能部門的負責人組成。主要職責如下：
（一）領導學校的采購及招標投標工作；
（二）審查批準學校采購及招標投標工作的有關規(guī)章制度；
（三）研究決定采購及招標投標工作中的重大事項；
（四）對招投標管理辦公室、項目承辦單位的工作進行指導和監(jiān)督；
（五）定期向校長辦公會或黨委常委會匯報采購及招標投標工作。
第十條 招投標管理辦公室
（以下簡稱招投標辦）是負責采購及招標投標工作的組織、協(xié)調和管理的職能部門。主要職責如下：
（一）貫徹政府采購與招標投標法律法規(guī)和方針政策，擬定學校有關采購及招標投標工作的規(guī)章制度；
（二）接受項目承辦單位的采購申請，審核項目承辦單位起草的供應商資格條件，招標及競爭性談判等文件，確定采購方式；
（三）委托招標代理機構進行有關項目的招標；
（四）組織學校的招標、競爭性談判、詢價和單一來源的采購活動；
（五）負責組織對中標、成交候選人的考察；
（六）對采購及招標投標相關文件材料進行整理歸檔；
（七）接受項目承辦單位對成交供應商履約表現的反饋意見；
（八）建立供應商和評標專家等數據庫；
（九）完成招投標工作領導小組交辦的其他工作。
第十一條 項目承辦單位負責采購及招標工作的技術性等事項。主要職責如下：
（一）按照采購及招標投標有關規(guī)定和本辦法，做好采購及招標前期的項目立項、方案設計等準備工作；
（二）起草參加學校所組織的采購活動的供應商資格條件、招標及競爭性談判等文件和合同文本；
（三）負責審核委托招標代理機構所編制的招標文件中的技術性事項；
（三）組織供應商現場考察；
（四）負責對招標及競爭性談判等文件中技術方面的問題進行答疑和釋義；
（五）參與評標；
（六）需要進行考察的采購項目，參與考察；
（七）負責與供應商洽談、簽訂合同，并報招投標辦備案；
（八）負責合同的履行及項目完成后的驗收、售后服務等事項；
（九）項目完成后有關資料的整理歸檔。
第三章 集中采購的范圍及限額標準
第十二條 采購限額達到以下標準的項目， 必須實行集中采購：
（一）學?；窘ㄔO工程項目的勘察、設計、監(jiān)理、施工以及與工程建設相關的重要設備、材料等的采購，單項合同估算價在10萬元以上
（含10萬元，下同）的項目；
（二）后勤工程單項合同估算價在10萬元以上的項目。
本辦法所稱后勤工程主要包括學校水、電、暖管線的擴建和改造工程，校園道路的改造和新建工程，校園環(huán)境的綠化和改造工程，()公用房屋的維修、改造和裝飾工程，基建工程配套的室外水、電、暖、路和綠化工程等；
（三）教學、科研、行政辦公、生產和后勤等設備設施的采購，單臺
（套）合同估算價在5萬元以上，批量在10萬元以上的采購項目；
（四）教材、圖書、大宗物資等批量采購合同估算價在5萬元以上的項目；
（五）單項合同估算價在5萬元以上的服務項目；
（六）依照有關規(guī)定，必須實行集中采購的其他項目。
第四章 采購方式
第十三條 學校集中采購采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購和詢價等采購方式：
（一）公開招標是指以招標公告方式邀請不特定的供應商投標的采購方式；
（二）邀請招標是指以投標邀請書的方式邀請一般不少于5家的特定的供應商投標的采購方式；
（三）競爭性談判是指從符合相應資格條件的供應商名單中確定一般不少于5家的供應商就采購事宜進行談判的采購方式；
（四）單一來源采購是指向某一特定的供應商直接購買的采購方式；
（五）詢價是指從符合相應資格條件的供應商名單中確定一般不少于5家的供應商，并對其提供的報價、質量、服務等進行比較，確定供應商的采購方式。
第十四條 凡符合本辦法
第十二條 規(guī)定的采購項目，其采購方式分別由學校招投標工作領導小組或招投標辦確定：
（一）采用公開招標、邀請招標采購方式的，由學校招投標工作領導小組確定；
（二）采用競爭性談判采購方式的，由招投標辦確定；
（三）采用單一來源采購方式的，由招投標辦按以下原則確定：
1.只能從唯一供應商處采購的；
2．發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；
3．為保證原有采購項目的一致性或者滿足服務配套的要求，必須繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的；
4．招投標工作領導小組認定的其他情形。
（四）采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)
一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，由招投標辦確定按詢價的方式采購。
第十五條 凡屬于本辦法
第十二條 規(guī)定限額以下的采購項目，由項目承辦單位參照本辦法確定采購方式，自行組織采購，并報招投標辦備案。
第五章 工作程序
第十六條 采用招標方式采購的工作程序：
（一）委托招標代理機構進行招標的工作程序
1.項目承辦單位填寫招標申請書，做好招標前期的準備工作；
2．招投標工作領導小組直接指定或采用競爭性談判方式確定招標代理機構；
3．招投標辦會同項目承辦單位按招標代理機構的要求提供項目材料，并約定招標活動的時間安排；
4．招投標辦會同項目承辦單位審核招標代理機構所編制的招標文件；
5．招投標工作領導小組確定校內評委人選，并授權其參加招標代理機構組織的開標評標活動確定中標人；
6．項目承辦單位與中標人洽談合同，按學校有關規(guī)定簽訂合同；
7．項目承辦單位負責合同的履行。
（二）學校所組織的招標工作程序
1.項目承辦單位填寫招標申請書，擬定投標人資格條件及招標文件；
2．招投標辦審核招標申請書、投標人資格條件及招標文件；
3．招投標辦發(fā)布招標信息；
4．招投標辦接受投標人的報名，審查投標人資格，發(fā)售標書；
5．項目承辦單位對招標文件進行答疑和釋
第2篇 物業(yè)管理投標工作程序范本
物業(yè)管理招標投標在我國目前尚處于起步階段,迄今為止,國內也僅有北京、廣州、南京等地進行了初步嘗試,而參與投標的物業(yè)管理公司更是寥寥可數。應當說,在這一行業(yè)中投標活動的成功經驗暫且乏善可陳。然而,投標的公平性與競爭性又決定了它必將取代現有的開發(fā)商“包辦制”,成為業(yè)主選擇“管家”的主要形式。對于物業(yè)管理公司而言,要想在競爭越來越激烈的物業(yè)管理行業(yè)中站穩(wěn)腳跟,乃至成為行業(yè)主導,就必須要盡快做好準備,加入到投標競爭的行列之中,在競爭中發(fā)展壯大。因此,了解物業(yè)管理投標的程序與技巧,了解投標中可能發(fā)生的爭議及其解決途徑,對于提高物業(yè)管理公司的投標競爭力以及保障其自身權益,都是非常現實和迫切的。
雖然,由于投標對象――物業(yè)管理服務的無形性與其他工程項目的實物性的差異,物業(yè)管理投標具有許多區(qū)別于其他項目投標的獨特之處,但同樣作為投標,其必經程序仍與其他項目投標有著諸多相似之處,仍要經歷前期準備、購買標書、可行性分析、編寫及封送標書等步驟。
一、投標前期工作
(一)取得從業(yè)資格
正如所有合法經營的企業(yè)法人一樣,從業(yè)資格是物業(yè)管理公司從事正常營業(yè)活動所必須具備的首要條件,這自然也成為物業(yè)管理公司參與投標前必須首先考慮的基本因素。按照國際與國內的不同管理規(guī)定,物業(yè)管理公司要取得投標資格所需履行的手續(xù)也有所不同。
1.從事國內投標的資格要求
物業(yè)管理公司在國內從事投標業(yè)務,必須取得《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和政府頒發(fā)的《物業(yè)管理企業(yè)資質證書》。
首先,按照我國《公司法》規(guī)定,作為獨立經營、獨立核算的法人機構,物業(yè)管理公司(或其所屬集團公司)必須擁有有關工商行政管理局所頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,以證明其合法經營資格。
其次,物業(yè)管理企業(yè)應具備經有關部門核準頒發(fā)的資質證書。
鑒于我國物業(yè)管理行業(yè)起步較晚,隊伍良莠不齊,管理混亂的現狀,建設部已于1999年頒布了《物業(yè)管理企業(yè)資質管理試行辦法》(以下簡稱《試行辦法》),規(guī)定物業(yè)管理企業(yè)的資質管理實行分級審批制度。該《試行辦法》已于2000年1月1日起正式實施,其目的是要通過資質審查,嚴格控制物業(yè)管理隊伍質量,提高服務水平,而對于從事物業(yè)管理投標的物業(yè)管理公司,審查更加嚴格。
在該《試行辦法》出臺并正式實施之前,各級地方政府均是根據本地情況制訂并實施地區(qū)物業(yè)管理公司資質等級管理辦法。如上海市根據《上海市物業(yè)管理公司資質等級管理暫行辦法》,將物業(yè)管理公司劃分為以下三個等級:
①一級物業(yè)管理公司的資質標準
規(guī)模要求:公司所管理物業(yè)規(guī)模一般在50萬平方米以上,或者管理涉外物業(yè)在20萬平方米以上。
類型要求:公司所管理物業(yè)的類型在3種以上,或管理涉外物業(yè)在2種以上;并且所管理物業(yè)應有2個以上為優(yōu)秀小區(qū)或者大廈,達標面積超過50%。
人員素質要求:企業(yè)經理或常務副經理須從事專業(yè)物業(yè)管理工作3年以上;并且公司應具有經濟類、工程類中級職稱管理人員10人以上。
經營實力要求:企業(yè)經營年限須在3年以上;且注冊資本應在100萬元以上(含100萬元)。
②二級物業(yè)管理公司的資質標準
規(guī)模要求:公司所管理物業(yè)規(guī)模一般在20萬~50萬平方米以上,或者管理涉外物業(yè)在5萬~20萬平方米以上。
類型要求:公司所管理物業(yè)的類型在2種以上,或管理物業(yè)中含有涉外物業(yè);且所管理的物業(yè)需有1個以上為優(yōu)秀小區(qū)或者大廈,達標面積超過30%。
人員素質要求:具有經濟類、工程類中級職稱管理人員6人以上。
經營實力要求:企業(yè)經營年限須在2年以上;且注冊資本應在50萬元以上(含50萬元)。
③三級物業(yè)管理公司的資質標準
規(guī)模要求:公司管理物業(yè)規(guī)模一般在3萬~20萬平方米以上,或者管理涉外物業(yè)在1萬~5萬平方米以上。
人員素質要求:具有經濟類、工程類中級職稱管理人員3人以上。
經營實力要求:企業(yè)注冊資本10萬元以上(含10萬元)。
再如,天津市為規(guī)范行業(yè)秩序,推動該市物業(yè)管理健康發(fā)展,也相應出臺《天津市物業(yè)管理企業(yè)資質等級評定辦法》、《天津市物業(yè)管理招標投標規(guī)則》,全面引入市場機制,實行招標投標選聘物業(yè)管理企業(yè)。該規(guī)則規(guī)定,天津市建筑面積在5萬平方米以上的住宅小區(qū)的物業(yè)管理,應以招標投標方式選聘物業(yè)管理企業(yè);建筑面積20萬平方米以上的住宅小區(qū)的物業(yè)管理工作必須以招標投標選聘物業(yè)管理企業(yè)。此外,該規(guī)則還對招標投標的程序和方法做出了相應規(guī)定。
以上這些規(guī)章制度僅僅是針對某些地區(qū)的個別特征而設置的,并不具有行業(yè)共性,而現行的《試行辦法》卻是在全國范圍內建立起了行業(yè)的統(tǒng)一標準。根據該《試行辦法》規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)被劃分為一級、二級、三級3個資質等級和臨時資質。一級企業(yè)可參加全國范圍內物業(yè)管理項目的投標、議標;二級企業(yè)只限于參加全國范圍內30萬平方米以下物業(yè)管理項目的投標、議標;三級企業(yè)只限于參加本省(自治區(qū)、直轄市)區(qū)域內15萬平方米以下物業(yè)管理項目的投標、議標。
物業(yè)管理企業(yè)應當按照《試行辦法》規(guī)定申請企業(yè)資質等級評定。未經主管部門進行資質評定并取得資質證書的,不得從事物業(yè)管理業(yè)務。《試行
辦法》還規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)資質等級實行動態(tài)管理,每兩年核定一次。對于不符合原定資質等級標準的企業(yè),由資質等級評定初審部門提出降級或吊銷資質證書的意見,報審批部門批準后執(zhí)行。資質等級的升級應依次逐級上升,不得越級上升。
政府對物業(yè)管理公司進行這樣的劃分,并要求其按等級參與招標投標,無疑在競爭機制上為物業(yè)管理企業(yè)參與投標把好了關,同時也從體制上為維護招標投標競爭秩序,提高企業(yè)競爭水平提供了有力保障。應當說,這一舉措不僅將在物業(yè)管理行業(yè)中建立起公正、公平的市場競爭機制,實現優(yōu)勝劣汰,而且還將推動全國物業(yè)管理招標投標的迅速發(fā)展。
2.參與國際投標應履行的手續(xù)
物業(yè)管理公司參與國際投標,應根據招標物業(yè)所在國規(guī)定,履行必要的手續(xù)。
(1)注冊
在招標物業(yè)所在國注冊,使其具有獨立經營的法人資格,這對于進行國際投標的物業(yè)管理公司而言是一道必經程序。注冊后經該國政府核準頒發(fā)營業(yè)執(zhí)照,公司即可正式營業(yè),參與有關投標工作。
由于不同國家法律法規(guī)的差異,他們對異國進入的物業(yè)管理公司在注冊與遞交投標書的先后次序上的規(guī)定也有所不同。但無論注冊手續(xù)在先在后,物業(yè)管理公司在申請時都必須按規(guī)定提交文件。由于不同國家所要求提交的文件種類不同,本書僅列舉說明一些必須提交的主要文件:
①公司章程。物業(yè)管理公司注冊提交的公司章程必須對本公司的治理結構與經營體制做出充分說明,其主要內容包括:公司性質、宗旨、注冊資本、營業(yè)范圍、組織機構、經營管理、總管理機構所在地等。值得注意的是,由于我國實行《公司法》時間較短,加之獨特的經濟體制,我國公司成立時報批的組建文件往往與國際慣例有較大差別。因此,國內物業(yè)管理公司對外投標時通常需另行準備一份對外適用的公司章程。
②營業(yè)執(zhí)照。國內投標公司提交營業(yè)執(zhí)照副本審查,凡在國內已有營業(yè)執(zhí)照的物業(yè)管理公司通常可直接向招標物業(yè)所在國提供營業(yè)執(zhí)照,辦理申請注冊手續(xù)。
③關于分公司的證明。分公司的證明文件應由物業(yè)管理總公司開出,說明該分公司的組織、章程;文件由選定的公證機關公證后生效。
④資產負債表及損益表。這兩份報表從財務的角度反映出物業(yè)管理公司的財力、財務狀況及經營管理水平。
⑤曾接管物業(yè)的名稱、規(guī)模、地點及服務質量等。
⑥辦事處人員名單和任職證書。即由辦事處負責人簽署委任的駐招標物業(yè)所在地工作人員名單以及他們的任職證明。
以上文件絕大多數都必須順序經由省(市)公證處、國內外事部門及駐招標物業(yè)所在國的中國大使館或領事館公證,以表明文件的簽名、印章屬實,文件的副本、節(jié)本、影印本與原本相符。公證之后,諸文件便可生效。
(2)選擇代理人
物業(yè)管理公司如果在國外從事投標,必將面臨異域文化所帶來的種種障礙,而房地產項目的固定性以及物業(yè)管理服務的無形性,又要求他們必須承擔較之于其他工程承包項目投標更大的風險。此時,聘用代理人承辦注冊、咨詢等自己所不熟悉的當地業(yè)務,不僅可節(jié)約費用,還可利用代理人對當地物業(yè)的熟悉程度,增加其投標成功的可能性。
當然,代理的這些優(yōu)勢必須建立在代理人優(yōu)秀的前提之上,因此如何選擇合適的代理人也將成為投標公司必須認真對待的一個重要問題。通常,代理人的作用主要表現在以下幾點:
①業(yè)務咨詢。代理人應當利用其在當地廣泛的社會關系與以往經驗向投標公司提供相關的重要信息,包括重大項目的招標信息;開發(fā)商情況;當地法律、經濟情況;社會風俗習慣;勞務雇用管理等。為物業(yè)管理公司熟悉國外物業(yè)管理規(guī)定及服務要求提供幫助,這是代理人應提供的基本服務之一。
②業(yè)務代理。代理人還可為物業(yè)管理公司的日常業(yè)務運作提供服務,這些工作包括代辦各種例行手續(xù),代為尋找當地合作伙伴,提供投標所需單價、費率等。這些服務可以提高投標者工作效率,降低其交易成本。
③矛盾協(xié)調。物業(yè)管理公司在異地從事投標,與當地業(yè)主必然會在文化、風俗等方面存在差異,加之服務行業(yè)本身與個人滿足程度密切相關的特性,雙方之間出現摩擦和爭議在所難免。此時,代理人則可在其中充分發(fā)揮“潤滑劑”的作用,妥善協(xié)調解決矛盾。
物業(yè)管理公司在考慮了自身業(yè)務需要與代理成本之后,便可在當地的中介服務公司中慎重選擇滿足條件的代理人。選擇代理人時,投標公司應從自身的弱勢及代理人可提供的互補優(yōu)勢出發(fā),根據成本效益原則,綜合評價做出決策。
代理人作為中介咨詢公司是以其技術與智力提供服務,因此衡量其能力應首先考慮技術條件,其他因素次之。投標公司選擇代理人時應以代理公司的技術勝任能力、管理能力、資源可用性、業(yè)務獨立性、取費結構及執(zhí)業(yè)素質作為基礎。
①技術勝任能力。即中介咨詢公司有能力為業(yè)主提供一個經過專業(yè)教育與訓練、具有實際經驗的組織團體來承擔被委托的任務。投標公司的判斷可根據以下資料分析作出:
a.察看公司以往在合同任務實施過程中所采用的方法及技術處理手段的說明材料。
b.調查該公司及其工作人員曾經在類似地區(qū)承擔類似物業(yè)項目情況。
c.審查將要從事該項目的所有工作人員的經驗和資歷。
d.了解該公司以前顧客對其工作成績的評價。
②管理能力。中介咨詢公司必須具有與物業(yè)項目規(guī)模與類型相匹配的管
理技能,必須適當安排人力資源、合理調整工作規(guī)劃。在提供服務全過程中,代理者還必須要善于與承包商、供應商、貸款機構及政府機構打交道,同時向委托方報告工作進展,以使其能及時和準確地作出決定。對于這一指標評價所采用的方法主要有:
a.考查咨詢總工程師以往業(yè)績成就記錄。
b.考查被提名的項目經理以往業(yè)績成就紀錄。
c.詢問咨詢工程師對該物業(yè)項目管理的意見。
d.判斷自己與咨詢工程師在原則問題上是否具有協(xié)商基礎。
③資源可靠性。即公司是否具備足夠的咨詢能力和人員來提供服務,以保證必要的技術標準和時間。資源可靠性的評價可參照以下標準:
a.考查被提名參加該項目工作班子的技術與管理人員的能力。
b.詢問代理公司在提供服務過程中對各參加者職責委派所作出的安排,及其對自己應承擔義務的了解。
c.調查該公司的聲譽及財力狀況。
④職業(yè)獨立性。中介咨詢服務作為一種獨立業(yè)務,應當符合fidic合同條款中有關職業(yè)道德規(guī)范、職業(yè)身份、權限及職業(yè)獨立性等諸項規(guī)定。投標公司可通過詢問調查等方式去了解咨詢工程師是否與可能影響其職業(yè)判斷的商業(yè)、制造業(yè)或承包活動有直接或間接的利益關系,能否客觀完成被委派的任務,并且通過應用合理的技術與經濟原理使委托方獲得最佳效益。
⑤取費合理性。投標公司判斷中介公司取費標準是否合理,應遵循國家有關部門的相應規(guī)定,有時還可參考fidic合同條款建議的取費標準。
⑥執(zhí)業(yè)誠實性。投標公司與代理公司必須建立起一種相互信任的關系。委托方不應過多干預代理公司的工作,而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物業(yè)管理公司必須通過調查其以前客戶或合作伙伴衡量中介咨詢公司是否具有執(zhí)業(yè)誠實性。
在考察了以上條件之后,投標公司則可根據物業(yè)項目的規(guī)模、服務內容的復雜性與重要性來確定代理公司。通常這一決策可經歷以下幾個步驟:
①確定選擇范圍。投標公司應當預測該招標物業(yè)服務所需的人力資源及其對人力資源的要求,并將可能需要的服務內容進行分類。例如:要求的專業(yè)知識領域和服務類型,對該物業(yè)服務要求的詳細說明,地區(qū)特征因素(如地理位置、交通條件),將要簽訂的合同類型等。
②資格預審。將具備接受委托資格的中介咨詢公司按條件優(yōu)劣順序排隊。
③分析預選。物業(yè)管理公司可根據中介咨詢公司的經驗資歷、人力資源可靠性、財力狀況、以往履約情況、主要經營活動區(qū)域、與同行關系、政治社會和環(huán)境敏感性、要求的擔保標準等條件進行逐一分析,選出3~5家候選公司。
④條件商議。接下來物業(yè)管理公司則應分別與候選公司商議合作條件,并要求各候選公司就以下幾點提出建議書:工作內容說明;與該合同有關的證明單據和資料;資料說明;附有詳細說明的其他替代方案;培訓計劃;過去在性質類似項目中的經驗;資金控制的詳細情況;工作人員的規(guī)模與職責;為實施該合同任務而提出的組織與管理的模式;對當地條件的了解;地區(qū)的資源;用于該服務項目的技術手段;資源的可利用性。
⑤審核排序。投標公司應詳細審議中介咨詢公司所提交建議書中的所有細節(jié),實地考察該咨詢公司以前和目前正在提供的代理服務,獲取更多的資料,并按這些公司的條件優(yōu)劣順序將建議書進行排列。
⑥接洽談判。投標公司可先邀請排名第一位的中介咨詢公司討論合同款項及取費標準,談判應盡可能詳細地對合同主要條款及法律要求等做出規(guī)定。如果與第一家談判失敗,投標公司必須通過書面形式告知該公司,然后再與第二家進行談判,直至達成滿意的協(xié)議為止。
一旦選定,物業(yè)管理公司便可與該代理公司簽訂一份正式的代理協(xié)議,以作為界定雙方權利義務的法律依據。通常代理協(xié)議包括以下內容:
a.協(xié)議雙方注冊的法人名稱、公司地址、法人代表姓名和職務。
b.簽訂協(xié)議的目的與性質。
c.代理范圍,包括代理的業(yè)務范圍和時間范圍。
d.代理物業(yè)名稱及代理期限。
e.代理雙方的義務和職責。這應當是合同的主要部分。
代理人可能承擔的義務主要有:向委托人提供信息及有關法律法規(guī)資料;協(xié)助委托人參與競標;推薦可靠的投標合作者;協(xié)調委托人與當地有關部門及業(yè)主三方之間的關系;其他代理工作。
委托人可能應履行的職責主要有:向代理人支付代理費;履行協(xié)議條款;支持代理人開展代理業(yè)務的工作,必要時提供代理人所需資料。
f.代理費及其支付辦法。
按某些國家規(guī)定,代理協(xié)議應呈報政府有關部門登記注冊,如有必要,還需由公證部門予以公證。
(二)籌措資金
物業(yè)管理公司的財力狀況也是衡量其實力的重要因素,它必須要能滿足公司投標全過程及中標后的管理需要。因此投標公司應根據自身財務狀況及招標物業(yè)管理所需資金,做好資金籌措準備,以使自己有足夠資金通過投標資格預審。
投標企業(yè)可以考慮的資金來源渠道主要有自有資金積累和銀行貸款。其中自有資金積累取決于物業(yè)管理公司的經營與盈利狀況,而銀行貸款則取決于公司的融資政策與信用狀況。投標公司可根據招標物業(yè)規(guī)模、自身收益情況及成本分析決定資金來源結構。
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bsp; 如物業(yè)管理企業(yè)需向銀行申請貸款,則應遵照以下程序進行:
(1)遞交文件,提出申請。公司所提交的文件包括申請書、財務報表、物業(yè)項目情況說明、資金用途計劃等。
(2)接受資信審查。
(3)取得貸款擔保。
(4)簽訂貸款合同。合同主要內容包括貸款期限、貸款利率、用款計劃與還款計劃等。
(三)收集招標物業(yè)相關資料
招標物業(yè)的相關資料是物業(yè)管理公司進行投標可行性研究必不可少的重要因素。因此,物業(yè)管理公司在投標初期應多渠道多方位全面搜尋第一、二手資料。這些資料的范圍不僅包括招標公司和招標物業(yè)的具體情況,還應包括投標競爭對手的情況。
公司可能的資料來源大致有以下幾個方面:
(1)報章雜志。報紙或相關雜志歷來是各種招標信息公開發(fā)布的傳統(tǒng)渠道,而且許多物業(yè)及物業(yè)管理公司的有關情況也會在各種雜志上有介紹。有意識地留意這些地方,往往會使物業(yè)管理公司獲得意想不到的有用信息。
(2)網絡傳輸。在時間就是速度的信息時代,隨著網絡技術的快速發(fā)展,愈來愈多的信息交流可通過因特網迅速通暢地完成。為適應電子商務的發(fā)展趨勢,許多招標投標公司紛紛建起了自己的網站,各種招標信息也開始在網上進行發(fā)布,如中國招標投標網就已開通了網上招標投標及投標代理業(yè)務?？梢灶A見,網上招標投標必將成為招標投標未來發(fā)展的主流。網絡自然也為投標者搜集信息提供了一種全新快捷的工具。
(3)同行業(yè)公司。當存在物業(yè)管理分包時,公司通?？赏ㄟ^同行業(yè)的總包人獲取招標相關信息;此外,公司還可在與其他公司進行一般業(yè)務交流時,得到競爭對手的一些資料。
可是,要在浩如煙海的信息中尋找篩選出恰當相關的資料,其收集工作的繁瑣是可以想見的,更為重要的工作還在于收集之后的整理、分析。情報工作人員應按資料的重要性、類別進行分門別類,以便于投標工作人員使用,由此得出的最有價值的信息將為投標公司下一步的可行性研究提供分析基礎。
(四)進行投標可行性分析
一項物業(yè)管理投標從購買招標文件到送出投標書,涉及大量的人力物力支出,一旦投標失敗,其所有的前期投入都將付之東流,損失甚為可觀。這必然要求物業(yè)管理投標公司在確定是否進行競標時務必要小心謹慎,在提出投標申請前做出必要的可行性研究,不可貿然行事。
1.招標物業(yè)條件分析
(1)物業(yè)性質。了解區(qū)分招標物業(yè)的性質非常重要。因為不同性質的物業(yè)所要求的服務內容不同,所需的技術力量不同,物業(yè)管理公司的相對優(yōu)劣勢也差異明顯。
例如,對于住宅小區(qū)的物業(yè)管理,其目的是要為居民提供一個安全、舒適、和諧、優(yōu)美的生活空間,不僅應有助于人的身心健康,還需對整個城市風貌產生積極影響。因此,在管理上就要求能增強住宅功能,搞好小區(qū)設施配套,營造出優(yōu)美的生活環(huán)境。其物業(yè)管理具體內容也應圍繞這一目標安排。
與之相對應,服務型公寓則更注重一對一的服務特色。它既要為住戶提供酒店式服務,又要營造出溫馨的家庭氣氛,其服務內容也就更加具體化、個性化,除了日常清潔、綠化服務外,還應提供各種商務、醫(yī)療服務等。
而對于寫字樓,其管理重點則放在了“安全、舒適、快捷”上。故其管理內容應側重于加強閉路監(jiān)控系統(tǒng)以確保人身安全,增設保安及防盜系統(tǒng)以保證財產安全,開辟商場、酒家、娛樂設施及生活服務設施以方便用戶生活,完善通訊系統(tǒng)建設以加強用戶同外部聯系等方面。
這些不同的管理內容必然對物業(yè)管理公司提出不同的服務要求和技術要求,而具有類似物業(yè)管理經驗的投標公司無疑可憑借其以往接管的物業(yè)在投標中占有一定的技術和人力資源優(yōu)勢。
(2)特殊服務要求。有些物業(yè)可能會由于其特殊的地理環(huán)境和某些特殊功用,需要一些特殊服務。這些特殊服務很可能成為某些投標公司的優(yōu)勢,甚至可能導致競標過程中的“黑馬”出現,物業(yè)管理公司必須認真對待,在分析中趨利避害。他們可考慮這些特殊服務的支出費用及自身的技術力量或可尋找的分包伙伴,從而形成優(yōu)化的投標方案;反之,則應放棄競標。
(3)物業(yè)招標背景。這是對招標文件的留意。有時招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現出某種明顯偏向,這對于其他投標公司而言是極為不利的。因此在閱讀標書時,物業(yè)管理公司應特別注意招標公告中一些特殊要求,這有利于物業(yè)管理公司做出優(yōu)劣勢判斷。
如公告中寫明“歡迎××物業(yè)管理公司參加投標”,此時則可能出現當其他公司與××公司的標價和服務質量相同時,開發(fā)商會優(yōu)先選擇后者的情況。再如,××物業(yè)的物業(yè)管理招標書上寫明必須提供某項服務,而本地又僅有一家專業(yè)服務公司可提供該項服務,則投標公司應注意開發(fā)商與該專業(yè)服務公司是否關系密切,以及其他物業(yè)管理公司與該專業(yè)服務公司是否有合作關系等。
這些細枝末節(jié)看似無關緊要,可一旦忽略,則有可能導致投標失敗,不僅投標者的大量準備工作徒勞無功,而且還會影響公司聲譽。
(4)物業(yè)開發(fā)商狀況。這一層面的分析包括開發(fā)商的技術力量、信譽度等。因為物業(yè)的質量取決于開發(fā)商的設計、施工質量,而有些質量問題只有在物業(yè)管理公司接管后才會出現,這必然會增大物業(yè)管理公司的維護費用和與開發(fā)商交涉的其他支出,甚至還有可能會影響物業(yè)管理公司的信譽。因此,物業(yè)管理公司通過對開發(fā)商以往所承建物業(yè)質量的調查,以及有關物業(yè)
管理公司與之合作的情況,分析判斷招標物業(yè)開發(fā)商的可靠性,并盡量選擇信譽較好、易于協(xié)調的開發(fā)商所開發(fā)的物業(yè),盡可能在物業(yè)開發(fā)的前期介入,這樣既可保證物業(yè)質量,也便于其日后管理。
2.本公司投標條件分析
(1)以往類似的物業(yè)管理經驗。已接管物業(yè)往往可使公司具有優(yōu)于其他物業(yè)管理公司的管理或合作經驗,這在競標中極易引起開發(fā)商注意。而且從成本角度考慮,以往的類似管理也可在現成的管理人員、設備或固定的業(yè)務聯系方面節(jié)約許多開支。故投標者應針對招標物業(yè)的情況,分析本公司以往類似經驗,確定公司的競爭優(yōu)勢。
(2)人力資源優(yōu)勢。公司是否在以往接管物業(yè)中培訓人員,是否具有熟練和經驗豐富的管理人員,是否與其他在該物業(yè)管理方面有豐富經驗的專業(yè)服務公司有密切合作關系。
(3)技術優(yōu)勢。即能否利用高新技術提供高品質服務或特殊服務,如智能大廈等先進的信息管理技術,綠色工程以及高科技防盜安全設施等。
(4)財務管理優(yōu)勢。公司在財務分析方面是否有完善的核算制度和先進的分析方法,是否擁有優(yōu)秀的財務管理人才資源,是否能多渠道籌集資金,并合理開支。
(5)劣勢分析。這主要體現在競爭者的優(yōu)勢上,詳見下面的分析。
3.競爭者分析
(1)潛在競爭者。有時在競標中可能會出現某些剛具有物業(yè)管理資質的物業(yè)管理公司參與競標的情況。他們可能幾乎沒有類似成熟的管理經驗,但在某一方面(如特殊技術、服務等)卻具有絕對或壟斷優(yōu)勢。由于他們進入物業(yè)管理行業(yè)不久,許多情況尚未能為人所知,他們雖然默默無聞,容易被人所忽略,卻很有可能成為競標中的“黑馬”,這樣的競爭對手不僅隱蔽而且威脅巨大。對于這些陌生的競爭者,投標公司不可掉以輕心,必須認真對待。這實際上又從另一方面強調了物業(yè)管理公司全面搜集資料工作的重要性。
(2)同類物業(yè)管理公司的規(guī)模及其現接管物業(yè)的數量與質量。通常大規(guī)模的物業(yè)管理公司就意味著成熟的經驗、先進的技術和優(yōu)秀的品質,就是在以其規(guī)模向人們展示其雄厚的實力,尤其在我國現階段大多數物業(yè)管理公司還屬于房地產開發(fā)企業(yè),專業(yè)性服務公司尚不成氣候的情況下,規(guī)模大小在很大程度上將影響招標者的選擇判斷。此外,公司現有的正在接管的物業(yè)數量、所提供服務的質量則可從另一方面更為真實地反映出其實力大小。
(3)當地競爭者的地域優(yōu)勢。物業(yè)管理提供的是服務,其質量的判定在很大程度上取決于業(yè)主的滿足程度。當地的物業(yè)管理公司可以利用其對當地文化、風俗的熟悉提供令業(yè)主滿足的服務。較之異地進入的物業(yè)管理公司,他們一來可減少進入障礙,二來可利用以往業(yè)務所形成的與當地專業(yè)性服務公司的密切往來,分包物業(yè)管理,從而具有成本優(yōu)勢,同時他們還可能由于與當地有關部門的特殊聯系而具有某些關系優(yōu)勢。
(4)經營方式差異。現有物業(yè)管理公司的組織形式有兩種:一是實體性,內部分為兩個層次,即管理層和作業(yè)層,管理層由有經營頭腦的人組成,作業(yè)層由與服務內容相關的操作人員組成;二是純由管理人員組成,無作業(yè)層,他們通常不帶工人隊伍,而是通過合同形式與社會上各類專業(yè)服務企業(yè)形成松散的聯合,以合同方式將物業(yè)管理內容發(fā)包給相關的服務企業(yè)。這兩種不同組織形式決定了他們不同的經營方式,前者通常具有較強的統(tǒng)一協(xié)調性,但管理成本較高;后者則相對靈活,管理成本低,但需要有優(yōu)秀的專業(yè)性服務公司與之配合,因而他們的投標積極性與報價也相應呈現差異。投標公司可針對招標物業(yè)所在地具體情況對其區(qū)別對待,權宜從事。
4.風險分析
在國內從事物業(yè)管理投標,通?？赡苊媾R的風險有:
(1)通貨膨脹風險。主要是指由于通貨膨脹引起的設備、人工等價格上升,導致其中標后實際運行成本費用大大超過預算,甚至出現虧損。
(2)經營風險。即物業(yè)管理公司由于自身管理不善,或缺乏對當地文化的了解,不能提供高質量服務,導致虧損甚至遭業(yè)主辭退。
(3)自然條件。如水災、地震等自然災害發(fā)生而又不能構成合同規(guī)定的“不可抗力”條款時,物業(yè)管理公司將承擔的部分損失。
(4)其他風險。如分包公司不能履行合同規(guī)定義務,而使物業(yè)管理公司遭受經濟乃至信譽損失等。
此外,當物業(yè)管理公司從事國際投標時,還可能面臨政治風險。
這些因素都可能導致物業(yè)管理公司即使競標成功也會發(fā)生虧損,但這也絕非不可避免。物業(yè)管理公司必須在決定投標之前認真考慮這些風險因素,并從自身條件出發(fā),制訂出最佳方案規(guī)避風險,將其可能發(fā)生的概率或造成的損失盡量減少到最小。
二、投標實施步驟
在通過資格預審之后,物業(yè)管理公司便可按以下步驟實施投標
(一)購買閱讀招標文件
物業(yè)管理公司要想取得招標文件必須向業(yè)主購買,而取得招標文件之后,如何閱讀成為關系到投標成敗的重要環(huán)節(jié)。
首先,招標文件可能會由于篇幅較長而出現前后文不一致、某些內容不清晰的情況。這些錯誤雖是由于招標業(yè)主的原因,但若投標企業(yè)在投標前不加重視,甚至不能發(fā)現,將可能影響投標標價的制定,以至影響投標的成功,甚至還可能影響中標后合同的履行。因此,投標企業(yè)在這一階段,應本著仔細謹慎的原則,閱讀并盡可能找出錯誤,再按其不同性質與重要性,將這些錯
誤與遺漏劃分為“招標前由業(yè)主明確答復”和“計人索賠項目”兩類。
其次,從事國際投標的公司還應注意招標文件的翻譯。不同的翻譯可能會導致招標文件內容面目全非,而由精通外語的計價員直接閱讀招標文件則是解決這一問題的理想辦法。
此外,招標公司還應注意要對招標文件中的各項規(guī)定,如開標時間、定標時間、投標保證書等,尤其是圖紙、設計說明書和管理服務標準、要求和范圍予以足夠重視,作出仔細研究。
(二)考察現場
通常,開發(fā)商或業(yè)主委員會將根據需要組織參與投標的物業(yè)管理公司統(tǒng)一參觀現場,并向他們做出相關的必要介紹,其目的在于幫助投標公司充分了解物業(yè)情況,以合理計算標價。在考察過程中,投標人還將就投標公司代表所提出的有關投標的各種疑問做出口頭回答,但這種口頭答疑并不具備法律效力。只有在投標者以書面形式提出問題并由招標人做出書面答復時,才能產生法律約束力。
根據慣例,投標人應對現場條件考察結果自行負責,開發(fā)商將認為投標者已掌握了現場情況,明確了現場物業(yè)與投標報價有關的外在風險條件。投標人不得在接管后對物業(yè)外在的質量問題提出異議,申明條件不利而要求索賠(當然,其內在且不能從外部發(fā)現的質量問題除外)。因此,投標公司對這一步驟不得掉以輕心,必須就以下方面進行細致了解:
(1)若物業(yè)管理在物業(yè)竣工前期介入,則應現場查看工程土建構造,內外安裝的合理性,尤其是消防安全設備、自動化設備、安全監(jiān)控設備、電力交通通訊設備等,必要時做好日后養(yǎng)護、維護要點記錄,圖紙更改要點記錄,交與開發(fā)商商議。前期介入的優(yōu)點在于物業(yè)管理公司可與業(yè)主更好地協(xié)調,有利于其接管后的管理。物業(yè)管理公司應盡量利用這一機會,認真準備、仔細查看,參與業(yè)主的設計開發(fā),甚至可以就業(yè)主設計的不合理之處提出修改意見,或提出更好的設計建議。
(2)若物業(yè)已經竣工,則物業(yè)管理公司應按以下標準視察項目:
①工程項目施工是否符合合同規(guī)定與設計圖紙要求;
②技術經檢驗達到國家規(guī)定的質量標準,能滿足使用要求;
③竣工工程達到窗明、地凈、水通、電亮及采暖通風設備運轉正常;
④設備調試、試運轉達到設計要求;
⑤確保外在質量無重大問題;
⑥周圍公用設施分布情況。
(3)主要業(yè)主情況,包括收入層次、主要服務要求與所需特殊服務等。這些情況可由投標公司自行安排人員與時間進行調查。
(4)當地的氣候、地質、地理條件。這些條件與接管后的服務密切相關。例如,上海的氣候四季分明,晝夜溫差較大,春夏之交還有黃梅季節(jié),因此這里的物業(yè)注重朝向、通風與綠化,相應其物業(yè)管理也更應注意加強環(huán)境維護與季節(jié)更替時的服務。再如素有“山城”之稱的重慶,其特點在于春秋兩季不分明,濕度大,夏季氣候悶熱,且由于地勢起伏大,交通甚為不便,因此這里的物業(yè)管理則應突出交通便利服務與夏季的防暑工作。由此可見,這些地理與氣候的差異必然導致具體服務內容的差異,只有當物業(yè)管理公司了解這些差異時,其服務才會有的放矢,事半功倍。
(三)制定管理服務方法及工作量
通常投標公司可根據招標文件中的物業(yè)情況和管理服務范圍、要求,詳細列出完成所要求管理服務任務的方法及工作量。
住宅小區(qū)的特點在于規(guī)劃集中,功能多樣,產權多元,管理復雜。為突出其居住、服務、經濟功能,物業(yè)管理內容應包括房屋的維護與修繕管理、環(huán)境的維護管理、市政公用設施的維護管理及綠化、治安管理等,其管理重點應是日常維護、修繕。
對于寫字樓,其管理側重于為該樓宇中的工作人員提供一個舒適的工作環(huán)境,服務內容應包括裝修圖紙審批、維修服務、保安服務、清潔服務、咨詢服務、公關服務等,其重點應突出清潔、安全保衛(wèi)工作。
商業(yè)樓宇管理的重點則在于建立良好的商業(yè)形象,以吸引更多消費者,故其日常管理工作包括安全保衛(wèi)工作、消防工作、設備管理、清潔衛(wèi)生工作、車輛管理工作等,其重點應是保安、清潔工作。
工業(yè)廠房與倉庫的管理因關系到產品質量與丟失損壞等問題,其服務項目主要是做好各項保障事務,如材料、物資、設備、工具的供應保障;工作生活設施及工作條件的保障;優(yōu)美環(huán)境和娛樂的保障等,其重點應放在材料、物資及工作條件的安全保障之上。
投標物業(yè)可根據招標物業(yè)性質及所要求服務的內容,制定和規(guī)劃管理服務內容及工作量。這里,以最常見的住宅公寓為例,制定管理服務內容及工作量。
(四)制定資金計劃
資金計劃應當在確定了管理服務內容及工作量的基礎上制定。制定資金計劃目的主要有二:一是復核投標可行性研究結果;二是做好議標階段向開發(fā)商或業(yè)主作承包答辯的準備。資金計劃應以資金流量為根據進行測算,一般說來,資金流入應當大于流出,這樣的資金計劃安排對評標委員會才具有說服力。通常物業(yè)管理公司經營中主要的現金流入和流出項目為:
(1)標書規(guī)定的預付款、保證金等。
(2)接管期間費用支出。
(3)接管期間收入。
(4)其他資金來源。
(五)標價試算
以上工作完成后,投標者
便可進行標價試算。試算前,投標者應確保做到以下幾點:
(1)明確領會了招標文件中的各項服務要求、經濟條件;
(2)計算或復核過服務工作量;
(3)掌握了物業(yè)現場基礎信息;
(4)掌握了標價計算所需的各種單價、費率、費用;
(5)擁有分析所需的、適合當地條件的經驗數據。
通常,在確定了工作量之后,即可用服務單價乘以工作量,得出管理服務費用。但對于單價的確定,不可套用統(tǒng)一收費標準(國家規(guī)定了管理服務單價的除外),因為不同物業(yè)情況不同,必須具體問題具體分析。同時,確定單價時還必須根據競爭對手的狀況,從戰(zhàn)略戰(zhàn)術上予以研究分析。
(六)標價評估與調整
對于上述試算結果,投標者必須經過進一步評估才能最后確定標價,這主要是因為:
(1)試算所用基礎數據可能部分是預測性的,部分為經驗性的,不夠精確可靠,估價人員應當對預測和經驗數據的適用基礎進行審查,必要時予以調整。
(2)風險等不可預見費用是主觀設定的,應在計算結束后予以復核,綜合各渠道所得信息分析做出報價決策。
(3)可能由于估價人員比較保守,致使估價偏高,對此可參考幾個估價人員的估價結果,取平均值確定最終報價。
現行標價的評估內容大致包括兩方面:一是價格類比;二是競爭形勢分析。分析之后便可進行標價調整。
通過這一步驟,投標公司便可以確定出最終標價。
(七)辦理投標保函
由于投標者一旦中標就必須履行受標的義務,為防止投標單位違約給招標單位帶來經濟上的損失,在投遞物業(yè)管理投標書時,招標單位通常要求投標單位出具一定金額和期限的保證文件,以確保在投標單位中標后不能履約時,招標單位可通過出具保函的銀行,用保證金額的全部或部分為投標單位賠償經濟損失。投標保函通常由投標單位開戶銀行或其主管部門出具。
投標保函所承擔的主要擔保責任有:
(1)投標人在投標有效期內不得撤回標書及投標保函。
(2)投標人被通知中標后必須按通知書規(guī)定的時間前往物業(yè)所在地簽約。
(3)在簽約后的一定時間內,投標人必須提供履約保函或履約保證金。
如果投標人違反上述任何一條規(guī)定,招標人就有權沒收投標保函,并向銀行索賠其擔保金額。若投標人沒有中標或沒有任何違約行為,招標人就應在通知投標無效或未中標或投標單位履約之后,及時將投標保函退還給投標人,并相應解除銀行的擔保責任。
通常辦理投標保函應經過以下程序:
(1)向銀行提交標書中的有關資料,包括投標人須知,保函條款、格式及法律條款等。
(2)填寫《要求開具保函申請書》及其他申請所要求填寫的表格,按銀行提供的格式一式三份。
(3)提交詳細材料,說明物業(yè)管理服務量及預定合同期限。
投標保函的主要內容包括:擔保人、被擔保人、受益人、擔保事由、擔保金額、擔保貨幣、擔保責任、索償條件等。保函的有效期限通常在投標人須知中有規(guī)定,超過保函規(guī)定的有效期限,或在有效期內招標人因故宣布本次招標作廢,投標保函自動失效。有效期滿后,投標人應將投標保函退還銀行注銷。
除辦理投標保函外,投標方還可以保證金的形式提供違約擔保。此時,投標方保證金將作為投標文件的組成部分之一。
投標方應將保證金于投標截止之日前交至招標機構指定處。投標保證金可以銀行支票或現金形式提交,保證金額依據招標文件的規(guī)定確定。未按規(guī)定提交投標保證金的投標,將被視為無效投標。
中標的投標方的保證金,在中標方簽訂合同并履約后5日內予以退還;未中標的投標方的保證金,在定標后5日內予以退還,均不用支付利息。
(八)封送標書、保函
投標文件全部編制好以后,投標人就可派專人或通過郵寄將標書投送給招標人。
封送標書的一般慣例是,投標人應將所有投標文件按照招標文件的要求,準備正本和副本(通常正本1份,副本2份)。標書的正本及每一份副本應分別包裝,而且都必須用內外兩層封套分別包裝與密封,密封后打上“正本”或“副本”的印記(一旦正本和副本有差異,以正本為準),兩層封套上均應按投標邀請書的規(guī)定寫明投遞地址及收件人,并注明投標文件的編號、物業(yè)名稱、“在某日某時(指開標日期)之前不要啟封”等。內層封套是用于原封退還投標文件的,因此應寫明投標人的地址和名稱,若是外層信封上未按上述規(guī)定密封及做標記,則招標方的工作人員等對于把投標文件放錯地方或過早啟封概不負責。由于上述原因被過早啟封的標書,招標人將予拒絕并退還投標人。
所有投標文件都必須按招標人在投標邀請書中規(guī)定的投標截止時間之前送至招標人。投標文件從投標截止之時起,有效期為30天。招標人將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件。
三、定標后的工作
(一)中標后的合同簽訂與履行
經過評標與定標之后,招標方將及時發(fā)函通知中標公司。中標公司則可自接到通知之時做好準
備,進入合同的簽訂階段。
通常,物業(yè)委托管理合同的簽訂需經過簽訂前談判、簽訂諒解備忘錄、發(fā)送中標函、簽訂合同協(xié)議書幾個步驟。由于在合同簽訂前雙方還將就具體問題進行談判,中標公司應在準備期間對自己的優(yōu)劣勢、技術資源條件以及業(yè)主狀況進行充分分析,并盡量熟悉合同條款,以便在談判過程中把握主動,避免在合同簽訂過程中利益受損。同時,物業(yè)管理公司還應著手組建物業(yè)管理專案小組,制訂工作規(guī)劃,以便合同簽訂后及時進駐物業(yè)。
物業(yè)委托管理合同自簽訂之日起生效,業(yè)主與物業(yè)管理公司均應依照合同規(guī)定行使權利、履行義務。
(二)未中標的總結
競標失利不僅意味著前期工作白白浪費,而且還將對公司聲譽產生不利影響,因此,未中標公司應在收到通知后及時對本次失利的原因做出分析,避免重蹈覆轍。分析可從以下幾方面考慮:
(1)準備工作不充分。投標公司在前期收集的資料是否不夠充分,致使公司對招標物業(yè)的主要情況或競爭者了解不夠,因而采取了某些不當的策略,導致失利。
(2)估價不準。投標公司還可分析報價與中標標價之間的差異,并找出存在差異的根源,是工作量測算得不準,還是服務單價確定得偏高,或是計算方法不對。
(3)報價策略失誤。這里包含的原因很多,投標公司應具體情況具體分析。
對于以上分析得出的結果,投標公司應整理并歸檔,以備下次投標借鑒參考。
(三)資料整理與歸檔
第3篇 某工程項目招投標管理工作細則
工程項目招投標管理工作細則
1、目的
確保廉潔高效地選擇到質優(yōu)價廉的隊伍及廠家的產品。
2、范圍
造價超過十萬元以上的工程及材料設備(四大公司指定項目及可列入特急項目的除外)。
3、程序及職責
超過十萬元以上,任何工程及設備材料的選擇均需在正式合同申報前半個月將操作具體計劃上報給主管副總,經主管副總認可后實施,以避免正式申報時考慮不周又無時間調整的被動局面。對不需要做招投標的應向主管副總提前半個月申請?zhí)厥馓幚?并詳細說明理由。
3.1隊伍及廠家的入圍資格界定辦法:
主辦工程師首先到政府行業(yè)主管部門了解本行業(yè)全面情況,并根據政府主管部門所作的行業(yè)評比結果,經統(tǒng)計分析整理出各材料及隊伍的入圍資格等,經工程部或配套部討論后報公司。
建材要根據檢測報告內的數據,由廠家承諾其產品所達到的數值。
3.2招投標過程:
主辦工程師根據公司批準的入圍資格要求及設計銷售對材料性能品質的要求,推薦不少于三家入選單位參加招投標。
在招標時必須請各競標單位同時到場,參加有設計、主辦部門及預算各一人以上人員組織的招標會(必要時領導參加)。并嚴格查驗投標單位的營業(yè)執(zhí)照、經營許可證、資質等級證書及進滬許可證等。主體土建工程還需要查驗核定承接任務單。
投標時要求各競標單位于標書規(guī)定日期內密封標底送達預算部,非密封及過期者為棄權。
開標時必須有設計、主辦部門及預算各一人以上參加,對各競標單位標底進行開封評標的工作。
主辦工程師負責對各單位的投標情況做出可比性分析,必要時應組織相關人員進行詢標。
3.4簽約:
簽約按《上海萬科房地產有限公司合同(協(xié)義)審批表》程序執(zhí)行。
主辦工程師應附上招投標過程備忘,包括入圍資格描述、行業(yè)現狀、企業(yè)數量及等級劃分、考察參加人員、考察情況、招標開標參加人員名單等。
3.5合同管理:
合同正本我方保留不少于兩份,一份在公司辦公室存檔,一份在預算部存檔。
預算部同時要保存乙方的營業(yè)執(zhí)照、經營許可證、資質等級證書及進滬許可證復印件,如非法人簽約應保存法人委托書正本。
3.6特急項目管理:
由于正式合同的審批周期為兩周時間,為一些特急項目需要,可按“特急項目管理細則”執(zhí)行。
4、相關文件:
4.1采購合同
4.2 特急項目管理細則
5、相關表單
5.1施工單位初選審批表
5.2監(jiān)理單位初選審批表
5.3甲供材料(設備)入圍資格
5.4上海萬科房地產有限公司合同(協(xié)議)審批表(試行)
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第4篇 物業(yè)管理招投標工作程序
招標與投標足按法律規(guī)定程序進行的一種經濟活動,其全過程必須嚴格依照法律的有關規(guī)定進行,否則就可能會引起糾紛。物業(yè)管理招標投標的一般程序如下:
(一)準備階段
1.選擇招標方式。是公開招標還是邀標、議標。
2.成立招標領導小組。在政府物業(yè)管理行政主管部門指導下,由業(yè)主方(如房地產開發(fā)商或業(yè)主委員會)成立招標領導小組,小組成員由業(yè)主方派出,也可聘請有關部門人員和物業(yè)管理專家參加。通常還委托招標代理機構(如物業(yè)管理招投標有形市場)來具體實施招標工作。
3.確定招標項目、招標指導思想及原則。
4.編寫招標書。招標書的主要內容有:
(1)擬招標的物業(yè)基本情況。包括占地面積、建筑面積、房屋類型與數量、公用設施、場地情況等。
(2)物業(yè)管理內容。包括基礎服務管理、特殊要求管理,還有專項管理。
(3)對招標的有關說明。如物業(yè)管理委托期限,物業(yè)移交日期,給物業(yè)管理提供的條件(如提供管理用房、商業(yè)用房面積),物業(yè)管理服務收費及維修資金標準,以及其他需要說明的問題。
(4)物業(yè)管理考核標準與獎懲措施。
(5)投標開標時間。
此外,對招標書的具體內容和要求還應做出較詳細的說明,如提供建筑結構圖、設備型號清單等,以便投標單位編制標書。
5.若是公開招標,則將向社會發(fā)布招標公告。通過公眾信息渠道向社會公開發(fā)布招標公告。公告內容主要包含招標的物業(yè)名稱、投標單位條件、報名投標截止日期,投送投標書截止日期,以及聯系地址、電話等有關事項。
(二)招標階段
1.招標單位向投標單位提供招標文件,接受咨詢。在進行規(guī)模較大、比較復雜的物業(yè)項目招標時,通常由招標單位委托的招標代理機構在投標人購買招標文件后,統(tǒng)一安排一次投標人會議,即標前會議。標前會議通常安排在現場;或者先到現場視察,再集中開標前會。召開標前會議的目的在于解答投標人提出的各類問題。
2.投標單位資質資信審查。在報名截止日期后,對報名投標單位進行資質審查,從中選擇若干家參加投標,并書面通知各投標單位。
3.投標書的報送。參加投標的物業(yè)管理企業(yè)應在規(guī)定的報送投標書截止日期前,將投標書密封送達投標領導小組(辦公室)或其委托的招標代理機構。
(三)開標階段
1.按照標書中規(guī)定的時間、地點,在法律公證機關公證員及有關投標管理部門工作人員、投標單位代表共同參與監(jiān)督下,公開開標并登記。
2.由評標委員會采用會議形式審查和評議各投標單位的標書,確定中標單位。評標委員會成員通常由物業(yè)管理專家組成。
3.公證員宣讀公證書,確認預選中標單位。
(四)中標和訂立合同
確定中標單位后,應書面通知中標單位。中標單位與業(yè)主方一般還會進行必要的商務談判,才會正式簽訂物業(yè)管理服務合同。合同簽訂后才標志著中標單位取得了對該物業(yè)的物業(yè)管理權。
