體系文件管理工作4篇

第1篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理工作程序

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序

1.0目的

對質(zhì)量管理體系文件予以控制,確保在使用時可獲得有關(guān)版本的適用體系文

件。

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負責(zé)對公司質(zhì)量管理體系文件的評審和批準。

3.2管理者代表負責(zé)對公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。

3.3辦公室負責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。

3.4各部門負責(zé)管理本部門持有的質(zhì)量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。

4.0 過程識別

5.0 行為準則

a)文件應(yīng)清晰,便于識別,發(fā)布前得到批準;

b)外來文件應(yīng)識別并控制其發(fā)放;

c)使用文件場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本;

d)對作廢文件做出標識或隔離,防止非預(yù)期使用;

e)手冊(含程序)發(fā)布或換版時應(yīng)先評審、批準后發(fā)布;

f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確?？勺R別.

6.0 程序

6.1 文件分類

6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負責(zé)組織編寫、修改和管理;

6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發(fā).

6.2 文件編目及標識

6.2.1 為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:

a)質(zhì)量手冊:鄭州-y_-2002表示:××市××公司質(zhì)量手冊20__年版.每頁a-0表示a版第0次修改.

b)質(zhì)量記錄:jl-8.3-01表示質(zhì)量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.

6.3 文件控制

-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按iso9000系列標準要求編審;

-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準,確保適應(yīng)性;

-文件發(fā)放由主管部門登記編號并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;

-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);

-手冊管理執(zhí)行質(zhì)量手冊管理規(guī)定;

-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;

-文件發(fā)放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場所持有文件的唯一性和有效性;

-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.

6.4 文件更改

6.4.1 質(zhì)量手冊程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經(jīng)理批準,手冊修改量大可采取換頁、修改頁數(shù)超過三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評審后由總經(jīng)理批準.

6.4.2 技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準,如需改換文件修改部門,該部門應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.

6.5 文件使用與保管

1)文件領(lǐng)用時,領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字;

2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導(dǎo)審批;

3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識別;

4)妥善保管文件,放在通風(fēng)、干燥、安全的地方;

5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;

6)文件作廢銷毀應(yīng)有管理者代表批準.

7.0 相關(guān)文件

7.1 記錄控制程序

7.2 管理策劃控制程序

7.3 產(chǎn)品實現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計)管理程序

8.0 記錄

8.1 文件發(fā)放回收記錄

8.2 部門要控文件清單

8.3 文件更修改申請單

第2篇 工廠質(zhì)量體系文件資料管理工作程序

工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

1.0目的

1.1為對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進行控制,確保各有關(guān)場所使用文件的有效版本,特制定本程序。

2.0適用范圍

本程序適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料(包括軟件)的控制。

3.0引用文件及術(shù)語

3.1wsc-sz/《質(zhì)量手冊》

3.2iso/ts16949:2002(e)質(zhì)量管理體系

3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》

3.4tl9000release4.0質(zhì)量管理體系

4.0職責(zé)

4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件和外來文件(包括顧客提供的文件)控制的責(zé)任部門。

4.2各有關(guān)部門為各自專用文件及資料控制的責(zé)任部門。

5.0工作程序

5.1文件和資料的分類及編號

1)文件和資料主要分為如下幾類:

a.質(zhì)量手冊

b.質(zhì)量體系程序文件

c.管理文件

d.作業(yè)文件及其它資料

e.顧客提供的產(chǎn)品及技術(shù)文件

f.各類標準和法律法規(guī)

2)所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分發(fā)一定要有“noncontrolled”字樣。

3)文件的編寫

a.質(zhì)量手冊由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫。

b.質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責(zé)任部門組織編寫。

一個程序文件基本上就是一個控制文件,它是用來規(guī)定“質(zhì)量手冊”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實際操作,一個程序文件可以起草用來填充任何相關(guān)的需要,同時必須用特別提供的文件格式。

c.管理文件由人力資源及行政部負責(zé)編寫.

d.一個程序文件由任何對執(zhí)行質(zhì)量程序有責(zé)任的授權(quán)人或組織起草,這個人或組織應(yīng)該是:

a.有權(quán)力或能力改變操作

b.對結(jié)果負解釋權(quán)和責(zé)任

c.對主題具有透徹的理解。

一個程序文件對它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的,對它的目的所產(chǎn)生的結(jié)果是充分的,負責(zé)執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預(yù)期的情況下正確完成他們的工作。

4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件):

一個封面包含:

a.格式上的唯一識別碼。如:wsc.sz._―yy、wsc.sz._____.yy等。

b.頒布日期和版本號。

c.程序文件的標題-----描述該文件的內(nèi)容。

d.起草者,審核者和批準者的簽名。

e.從封面開始,包括附錄在內(nèi)每頁必須標注“版本號”、“第_頁共y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁:“版本變更記錄”

5.3文件的審批

1)質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準。

2)質(zhì)量體系程序文件由責(zé)任部門負責(zé)編寫,職能部門經(jīng)理/指定人員審核并由管理者代表/部門經(jīng)理批準。

3)管理文件由人力資源及行政部編寫,部門經(jīng)理負責(zé)批準.

5.4文件登記、發(fā)放、借閱

1)文件中心在公共盤上建立有效文件的清單,對所有質(zhì)量體系文件進行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準后,由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“original”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“received”接受章。更新有效文件的清單,并作相應(yīng)的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業(yè)文件和其它相關(guān)的圖紙等按文件作者或責(zé)任工程師的要求,建立《文件分發(fā)記錄單》,進行硬拷貝發(fā)放,發(fā)放時須在首頁上加蓋紅色“issueto”章。

2)單頁或多頁子文件發(fā)放程序同一般文件。

3)當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認證機構(gòu)等)而需申請領(lǐng)用時,由申請者向dcc提出,經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料,需收回相應(yīng)的舊文件和資料;丟失或破損而補發(fā)的文件應(yīng)讓文件丟失或破損部門的部門經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應(yīng)的發(fā)放記錄。

4)提供給顧客和認證機構(gòu)的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應(yīng)商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“forsupplier”印章發(fā)放給采購管理部,采購管理部接收后應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾,然后負責(zé)將新版本轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商,同時收回舊版本作廢。sqe根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應(yīng)商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

6)按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“onetimeonly”印章,并在分發(fā)記錄單上登記,接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動失效,由生產(chǎn)部負責(zé)銷毀。

7)對于工程部設(shè)計開發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章進行簡單的控制:

a.登記:工程部在新產(chǎn)品樣品設(shè)計和制造階段編制的圖紙(drawing)、工藝路線表(routing)和經(jīng)顧客批準的供應(yīng)商清單(avllist),由設(shè)計開發(fā)中心登記。僅保存電子版的文件。

b.發(fā)放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令(mo)發(fā)放到設(shè)計開發(fā)中心的制造小組,無須建立文件發(fā)放記錄。采購件圖紙和avllist發(fā)放到采購部和質(zhì)量部,需建立文件發(fā)放記錄。

c.更改:當草稿版的技術(shù)文件由于設(shè)計的原因或客戶的更改要求進行升版時,工程部負責(zé)按發(fā)放記錄收回舊版文件,發(fā)放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商作廢,然后收回。

d.文件收回:當新產(chǎn)品準備進入小批量生產(chǎn)時,工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和avllist更新升級為正式版。同時會通過agile輸入系統(tǒng)。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應(yīng)鏈部的和avllist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商并收回,然后發(fā)放正式

版采購件圖紙。

5.5文件的更改

1)文件需要更改時,應(yīng)由文件原設(shè)計或編制部門(人)直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

2)文件更改的審核、批準一般情況下應(yīng)由原審批部門及人員進行,當發(fā)生機構(gòu)調(diào)整或原審批人不在職時應(yīng)由替代職能部門及人員審批。

3)文件升級以后,原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作銷毀,在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

4)一般情況下文件更改由原編制或設(shè)計部門進行,更改非本部門設(shè)計或編制的文件,必須有原設(shè)計或編制部門的書面授權(quán),并提供有關(guān)的背景資料。

5)文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知,說明一個文件已經(jīng)作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。

6)所有程序文件,作業(yè)指導(dǎo)書保存三年。

5.7顧客提供的文件的控制

1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負責(zé)登記,建立相應(yīng)的文件清單,按受控文件方式管理。有關(guān)這些文件的更新,由項目經(jīng)理控制。當這些文件需要更新時,項目經(jīng)理或負責(zé)此項目的的工程師把新版文件送至dcc(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色'received'接受章,然后按項目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件,舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產(chǎn),在沒有得到顧客的書面授權(quán)時,絕對不可擴散和傳播。

2)質(zhì)量部負責(zé)對發(fā)放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

3)總經(jīng)理負責(zé)公司內(nèi)部執(zhí)行的有關(guān)國家的法律、法規(guī)性文件的有效性。

4)顧客文件長期保持在文件中心。

5.8各類標準建立相應(yīng)清單,由使用者直接向文件中心借閱。

5.9主要文件和資料的編號法則

1)質(zhì)量手冊的編號說明

wsc-sz/qem-__

手冊的版本號

手冊英文縮寫

深圳z公司英文名稱簡稱

圖表1

2)質(zhì)量體系程序文件的編號說明

wsc.sz._-yy

程序文件序號(從01開始的流水號)

質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號

深圳(英文縮寫)

深圳z公司

_注:其中“_”是質(zhì)量手冊中對應(yīng)的要素序號,對于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關(guān)的,按質(zhì)量手冊中的序號分配,無法并入質(zhì)量手冊的要素序號的文件,統(tǒng)一分配“4”。

3)管理/作業(yè)文件的編號說明

wsc.sz._____.yy

管理/作業(yè)文件序號(從01開始的流水號)

管理/作業(yè)文件分類名稱(英文縮寫)

深圳(英文縮寫)

深圳z公司

4)產(chǎn)品文件的編號說明

由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性,繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產(chǎn)品代碼相對應(yīng)。機柜產(chǎn)品稱作pi,電子組裝產(chǎn)品稱作mpi。

5)質(zhì)量記錄的編號說明

form_._y-zissuea

版本號(從1開始的流水號)

序列號(從1開始的流水號)

從a開始的流水號

質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號

6.0文件中心使用的樣章

“分發(fā)”章

內(nèi)部文件'原件'章

外部文件“收到”章

“非受控”章

“給供應(yīng)商”章

'作廢'章

'一次性使用'章

7.0文件控制流程圖(見下頁)

8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄:

8.1《文件借閱記錄單》

8.2《文件分發(fā)記錄單》

8.3《作廢文件通知》

附加說明

本程序由質(zhì)量部提出

第3篇 成本管理體系文件控制工作程序

成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實施并保持成本管理體系的基礎(chǔ)和依據(jù),對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進成本管理體系的有效運行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關(guān)的所有文件。

3、職責(zé)

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負責(zé)公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負責(zé)正確使用和維護文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領(lǐng)性文件:成本管理手冊;

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發(fā)生過程的文件:各種規(guī)章制度、各種定額或標準成本、成本預(yù)算、成本計劃、成本控制方案等。

上述三個層次文件的關(guān)系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)進行,成本管理體系綱領(lǐng)性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發(fā)生過程的文件由相應(yīng)的職能部門和單位負責(zé)編制。

4.2.2文件的編制應(yīng)注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應(yīng),注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內(nèi)容應(yīng)盡可能全面、系統(tǒng),該說的一定要說到;

c)所編制的文件一定要結(jié)合本公司的實際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標準和有關(guān)法律法規(guī)相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據(jù)的成本管理標準;

f)文件作為成本管理活動的依據(jù),其內(nèi)容必須科學(xué)合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評審

4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應(yīng)由文件的批準人或文件主管部門組織進行,并做好《文件評審記錄》。

4.3.2對文件評審的結(jié)果,可確定是否需要修改和補充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準。

4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。

4.4文件的批準

4.4.1文件的批準應(yīng)按授權(quán)范圍進行,總經(jīng)理負責(zé)批準《成本管理手冊》,體系負責(zé)人負責(zé)批準程序文件,第三層控制成本水平和發(fā)生過程的文件及其他文件應(yīng)由相應(yīng)層次的授權(quán)人批準。

4.4.2未得到有關(guān)授權(quán)人批準的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應(yīng)首先確認文件批準的有效性。

4.4.3文件批準的方式應(yīng)以授權(quán)人員的簽字為準。

4.4.4對外來文件,相關(guān)授權(quán)人員也應(yīng)進行批準,批準時應(yīng)主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發(fā)放

4.5.1文件的發(fā)放由各文件管理部門進行,其發(fā)放的范圍應(yīng)得到批準,并嚴格按已批準的發(fā)放范圍進行發(fā)放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發(fā)放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發(fā)放登記表》,并注明分發(fā)的受控號,文件的領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》中簽字領(lǐng)取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領(lǐng)取文件后應(yīng)及時將文件送達到有關(guān)人員,以防止因文件影響成本管理活動。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應(yīng)全面理解,正確使用,使文件真正發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范成本管理活動和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現(xiàn)行受控文件清單》中所規(guī)定的文件范圍使用文件,并識別是否是現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應(yīng)保護和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當所使用的文件損壞嚴重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損的文件,補發(fā)新文件,其分發(fā)號可繼續(xù)沿用原分發(fā)號,文件管理部門在補發(fā)新文件時仍執(zhí)行4.5.2條規(guī)定。

4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規(guī)定執(zhí)行。

4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應(yīng)按4.6.3條有關(guān)規(guī)定辦理補發(fā)手續(xù),但責(zé)任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發(fā)文件時,給出新的分發(fā)控制號,應(yīng)注明丟失文件的分發(fā)號作廢,必要時將丟失的文件通知有關(guān)部門和單位。

4.6.6文件在使用過程中,如果發(fā)現(xiàn)文件不適用或不可操作時,有關(guān)部門/單位和人員應(yīng)予以記錄,并與文件管理部門聯(lián)系更改,可按4.7條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應(yīng)由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。具體實施由文件的主管部門組織進行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準,原則上應(yīng)由原批準人批準,如原批準人不在時,可由接替其職務(wù)的人員進行批準,但必須掌握原批準依據(jù)的有關(guān)背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進行換頁處理,并注明更改狀態(tài)標識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)部門負責(zé)人會議,闡明更改內(nèi)容和性質(zhì),并將更改后的精神層層傳達到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門應(yīng)及時修訂《現(xiàn)行受控文件清單》中的更改狀態(tài),確保各使用場合能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態(tài)從0-9),當文件需進行大幅度更改時,應(yīng)進行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規(guī)定進行審批,其發(fā)放仍按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.8.3換版后的文件發(fā)放時,應(yīng)收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應(yīng)由文件管理部門按《文件發(fā)放登記表》中的發(fā)放狀態(tài)收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預(yù)期使用。

4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應(yīng)統(tǒng)一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。

4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應(yīng)由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導(dǎo)成本管理活動和向高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。

4.10文件的管理

4.10.1文件應(yīng)有唯一性的準確標識,以確保有效使用。各部門和單位應(yīng)按以下編號規(guī)則正確實施文件編號。

注:文件類號:sc――成本管理手冊

c_――程序文件

gz――規(guī)章制度

ys――預(yù)算

de――定額

jh――計劃

fa――方案

例:《文件控制程序》的編號為:××/c_-01-2006其中:××――××機械制造有限公司;c_――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應(yīng)歸檔保存,文件管理員應(yīng)填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應(yīng)有備份,并進行適當?shù)臉俗R。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關(guān)文件時,應(yīng)辦理借閱手續(xù),經(jīng)有關(guān)人員批準后方可借閱,并保證在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應(yīng)由文件管理員負責(zé)收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發(fā)生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應(yīng)由體系負責(zé)人批準。當所提供的受控文件修改時,也應(yīng)按4.9.1條規(guī)定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門和單位應(yīng)建立本部門/單位的《現(xiàn)行受控文件清單》,報成本部。成本部負責(zé)建立并定期公布全公司的《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標明所有文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),以確保各部門和各類人員能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),并按規(guī)定的文件范圍使用現(xiàn)行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”印章作為受控的標識,非受控文件可不作非受控標識,但仍然按規(guī)定進行編號。

4.10.7文件復(fù)制(包括:復(fù)印、拷貝等),必須經(jīng)本部門/單位或文件主管部門負責(zé)人批準,并按批準的份數(shù)復(fù)制。受控文件的復(fù)制必須重新加蓋“受控文件”印章,復(fù)制件的發(fā)放,也應(yīng)按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應(yīng)保持清晰可辯,標識正確,易于識別,存貯應(yīng)便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進行分類,確保使用時能快速查找。

4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應(yīng)按規(guī)定檢查各類現(xiàn)行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理。

4.10.10各部門和單位對現(xiàn)行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復(fù)制、銷毀和向外部提供等環(huán)節(jié),應(yīng)注意文件的保密性,對文件的保密內(nèi)容不得向外透漏,必要時應(yīng)在文件上進行密級標識。

4.11外來文件的控制

文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應(yīng)確保識別外來文件,必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件,如標準和法規(guī)等,應(yīng)由文件歸口管理部門的負責(zé)人批準后,方可使用。對外來文件的發(fā)放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規(guī)定執(zhí)行。

4.12對提供信任的客觀證據(jù)文件――記錄的控制,應(yīng)按《記錄控制程序》執(zhí)行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關(guān)/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發(fā)放登記表》

6.2《文件評審記錄》

6.3《現(xiàn)行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

第4篇 qdms質(zhì)量體系文件管理專員工作職責(zé)與職位要求

職位描述：

職責(zé)描述：

responsibility

control of all quality management system documentation and internal/e_ternal engineering specifications， bom and drawings， including

· format control and maintain of qms documents

· uploading qms documents to intranet， release and distribution process follow up

· control of engineering specifications， bom and drawings

· release and maintain bom information in erp system

support the quality system manager in the improvement of processes

assure implementation of corporate part number standards

collect and administrate technical standards， e.g. gb and din standards

support in internal audit

support in monthly non-financial kpi data collection

other assistant tasks assigned by manager

職位要求：

qualifications

· bachelor degree or equivalent combination of education and e_perience

· proficient in both written and spoken english

· proficiency in microsoft office software

· major in engineering is a plus

· strong organizational skills and ability to review/update processes/procedures