- 目錄
有哪些
1. 服務申請：業(yè)主需填寫并提交傳真服務申請表，包括收件人信息、文件內(nèi)容及緊急程度。
2. 文件準備：業(yè)主需提供清晰、完整的電子版或紙質(zhì)版文件，如有特殊格式要求，需提前告知。
3. 保密協(xié)議：涉及敏感或私人信息的文件，業(yè)主需簽署保密協(xié)議。
4. 服務確認：服務人員接收申請后，將確認文件無誤并告知預計發(fā)送時間。
5. 發(fā)送與確認：完成發(fā)送后，服務人員將提供傳真發(fā)送報告，包括收件人確認回執(zhí)。
6. 咨詢與投訴：業(yè)主對服務有任何疑問或不滿，可通過客服熱線進行咨詢和反饋。
標準
1. 安全性：確保所有傳真的信息安全傳輸，不泄露業(yè)主的個人信息。
2. 準確性：確保文件內(nèi)容無誤地傳遞給指定收件人。
3. 及時性：根據(jù)文件緊急程度，按照服務承諾的時間內(nèi)完成發(fā)送。
4. 專業(yè)性：服務人員需具備良好的溝通技巧和問題解決能力，提供專業(yè)咨詢服務。
5. 跟蹤服務：對每次發(fā)送的傳真進行跟蹤，確保收件人收到并確認。
6. 客戶滿意度：持續(xù)改進服務質(zhì)量，以達到業(yè)主滿意為目標。
是什么意思
1. 服務申請意味著業(yè)主需正式提出使用傳真服務的需求，提供必要的文件信息。
2. 文件準備強調(diào)業(yè)主需確保文件的完整性和合規(guī)性，以便順利發(fā)送。
3. 保密協(xié)議是為了保護業(yè)主隱私，對于涉及敏感信息的文件，必須簽訂協(xié)議以確保安全。
4. 服務確認是服務人員對業(yè)主需求的核實，確保理解無誤并安排發(fā)送。
5. 發(fā)送與確認是指完成發(fā)送后，業(yè)主會收到發(fā)送成功的證明，以確認文件已送達。
6. 咨詢與投訴機制是為了保障業(yè)主權益，鼓勵業(yè)主對服務提出建議和問題，以促進服務提升。
本規(guī)程旨在為某別墅業(yè)主提供高效、安全的傳真服務，通過明確的服務流程和標準，確保業(yè)主的文件傳輸需求得到滿足，并以業(yè)主滿意度作為衡量服務品質(zhì)的重要指標。所有服務人員應嚴格遵守規(guī)程，不斷提升服務質(zhì)量，以實現(xiàn)業(yè)主的期望。
某別墅業(yè)主傳真服務規(guī)程范文
酒店式特色服務
別墅業(yè)主傳真服務規(guī)程
1.0目的
確保準確、高效地為別墅業(yè)主發(fā)送傳真并快捷、無誤地將接收的傳真轉交給業(yè)主。
2.0適用范圍
適用于服務中心所有工作人員。
3.0管理職責
服務中心客服助理必須嚴格按照以下程序為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的服務。
4.0定義
(無)
5.0操作規(guī)程
5.1.1別墅業(yè)主向服務中心提出需求信息。
5.1.2服務中心確認業(yè)主身份,禮貌地問候和歡迎業(yè)主。同業(yè)主確認傳真號碼。
5.1.3告知業(yè)主傳真收費標準。
5.1.4將稿件正面朝下放置在稿臺上,調(diào)整紙導板到稿件的寬度;一次只放置10張a4稿件,稿件的發(fā)送是從最底一張開始向上按順序發(fā)送出去。
5.1.5撥號,按start鍵。
5.1.6當需添加稿件時,在操作臺上最后一張稿件大約只剩2厘米時,插入下一張稿件與前面的那一張稍微重疊。
5.1.7如果稿件阻塞或中途停下,按stop鍵,打開操作面板將稿件拉出或者操作過程發(fā)生錯誤時,按stop鍵,重新按程序4-5操作。
5.1.8打印傳真報告。
5.1.9詢問業(yè)主付款方式。
5.1.10開好收款收據(jù),請業(yè)主簽名,向業(yè)主收取現(xiàn)金。
5.1.11填寫《收發(fā)傳真記錄表》。向業(yè)主表示感謝。
5.1.12服務中心每日17:30做好收費項目的結帳工作,并認真填寫服務中心《營業(yè)收入日報表》后,與財務進行結算工作。
5.1.13結算后的收費交由第二天早班,由早班人員當日與財務結算時一并結清。
5.2接收傳真
5.2.1無論傳真上是否已注明房號、姓名,均應需核實房號和姓名,然后記錄到
《收發(fā)傳真記錄本》上。
5.2.2傳真放入專用信封,封上封口,注明房號、姓名。
5.2.3電話聯(lián)系業(yè)主,告之業(yè)主收費標準,由禮賓員送至房間并收取費用或由業(yè)主自行取件。
5.2.4如業(yè)主要求由禮賓員送到房間,則通知禮賓員簽收傳真。
5.2.5如業(yè)主要求自行取件或轉交他人,則做好簽收交接記錄。
5.2.6服務中心工作人員在《收發(fā)傳真記錄表》上做好記錄。
