- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 組織架構(gòu)概述
2. 崗位設(shè)置原則
3. 主要部門及崗位職責(zé)
4. 崗位配置與人員要求
5. 崗位評(píng)估與晉升機(jī)制
6. 監(jiān)督與調(diào)整機(jī)制
編制指南
1. 組織架構(gòu)概述: 物業(yè)組織架構(gòu)應(yīng)清晰明了，包括決策層、管理層和執(zhí)行層，確保責(zé)權(quán)分明，高效運(yùn)作。決策層由總經(jīng)理或董事會(huì)構(gòu)成，負(fù)責(zé)戰(zhàn)略規(guī)劃；管理層涵蓋各部門經(jīng)理，負(fù)責(zé)實(shí)施策略；執(zhí)行層由一線員工組成，負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)執(zhí)行。
2. 崗位設(shè)置原則: 基于物業(yè)公司的業(yè)務(wù)需求，崗位設(shè)置需遵循專業(yè)性、效率性和靈活性原則，確保每個(gè)崗位都有明確的職責(zé)，同時(shí)保持一定的彈性以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化。
3. 主要部門及崗位職責(zé):
- 客戶服務(wù)部：負(fù)責(zé)接待業(yè)主投訴，提供日常維護(hù)服務(wù)。
- 工程維修部：負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)與維修。
- 安全部門：保障小區(qū)安全，執(zhí)行巡邏和應(yīng)急處理。
- 財(cái)務(wù)部：管理公司財(cái)務(wù)，進(jìn)行預(yù)算編制與成本控制。
- 行政人事部：負(fù)責(zé)招聘、培訓(xùn)、考勤與福利管理。
4. 崗位配置與人員要求: 根據(jù)工作量、業(yè)務(wù)復(fù)雜度和員工能力，合理配置各崗位人數(shù)。崗位要求明確技能、經(jīng)驗(yàn)和資質(zhì)，確保員工勝任工作。
5. 崗位評(píng)估與晉升機(jī)制: 定期進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，依據(jù)員工表現(xiàn)決定晉升或調(diào)崗。晉升機(jī)制應(yīng)公平透明，鼓勵(lì)員工提升自我。
6. 監(jiān)督與調(diào)整機(jī)制: 設(shè)立內(nèi)部審計(jì)，定期審查崗位設(shè)置的有效性。如業(yè)務(wù)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整架構(gòu)，確保組織靈活性。
復(fù)審規(guī)定
復(fù)審物業(yè)組織架構(gòu)崗位設(shè)置，每年至少進(jìn)行一次全面評(píng)估，主要考慮以下因素：
1. 業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r：如新增項(xiàng)目或服務(wù)，可能導(dǎo)致崗位需求變化。
2. 市場(chǎng)環(huán)境變化：如法規(guī)更新、客戶需求變動(dòng)，需調(diào)整崗位職責(zé)。
3. 技術(shù)進(jìn)步：新技術(shù)應(yīng)用可能影響某些崗位的存在形式。
4. 員工反饋：收集員工意見，了解崗位實(shí)際運(yùn)行情況。
復(fù)審結(jié)果需形成書面報(bào)告，包括修改建議和理由，經(jīng)高層審議通過后執(zhí)行。在復(fù)審過程中，應(yīng)注意保持組織穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)帶來的混亂。復(fù)審應(yīng)結(jié)合企業(yè)文化和價(jià)值觀，確保崗位設(shè)置符合公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。
物業(yè)組織架構(gòu)崗位設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文
1.目的
規(guī)范公司組織架構(gòu)與崗位設(shè)置的一般原則及調(diào)整方法。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司及下屬物業(yè)管理處的組織架構(gòu)及崗位設(shè)置管理工作。
3.職責(zé)
(1)總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織架構(gòu)與崗位設(shè)置的審批。
(2)人事部負(fù)責(zé)組織架構(gòu)與崗位設(shè)置的制定和管理。
4.程序要點(diǎn)
(1)組織架構(gòu)的設(shè)置與調(diào)整
a) 物業(yè)管理公司組織架構(gòu)設(shè)置的一般模式:(見附表)
_一般情況下,公司管理單一物業(yè)時(shí),公司設(shè)置為:辦公室(含行政、人事部)、財(cái)務(wù)部、品質(zhì)部、經(jīng)營(yíng)部、公共事務(wù)部、機(jī)電維修部、園林綠化部、保安部、保潔部;
_一般情況下,公司員工人數(shù)在800人以上或管理處數(shù)量在2個(gè)以上時(shí),公司機(jī)關(guān)設(shè)置為:行政部、人事部、財(cái)務(wù)部、品質(zhì)部、經(jīng)營(yíng)部;各管理處設(shè)置為:公共事務(wù)部、機(jī)電維修部、園林綠化部、保安部、保潔部: (部門好多哦)
_未導(dǎo)入iso9000質(zhì)量管理體系的公司可不設(shè)品質(zhì)部。
b) 組織架構(gòu)的設(shè)置工作由公司總經(jīng)理牽頭組織制定,報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
c) 一般情況下,組織架構(gòu)每年末可依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整(確有調(diào)整必要時(shí)),由人事部組織各相關(guān)部門寫出組織架構(gòu)的運(yùn)作情況提交總經(jīng)理,由總經(jīng)理召開辦公會(huì)議議定,需對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整是時(shí),報(bào)董事局審批后執(zhí)行。
d) 各部門職責(zé)
_品質(zhì)部職責(zé)
――負(fù)責(zé)員工的績(jī)效考評(píng)工作;
――負(fù)責(zé)iso9000質(zhì)量體系文件的制定、編制、培訓(xùn)、實(shí)施監(jiān)控與維持和改進(jìn);
――負(fù)責(zé)具體組織iso9000質(zhì)量體系內(nèi)審和質(zhì)量運(yùn)行狀態(tài)的檢查與考核;
――負(fù)責(zé)iso9000質(zhì)量體系文件和資料的控制;
――負(fù)責(zé)處理其他與運(yùn)作質(zhì)量有關(guān)的事務(wù);
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_行政部職責(zé):
――負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的行政、后勤、車隊(duì)、信息、及其他行政管理工作;
――負(fù)責(zé)組織安排公司各類會(huì)議,傳達(dá)會(huì)議精神;
――負(fù)責(zé)處理公司的來往信函及接待工作;
――負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料;
――負(fù)責(zé)或協(xié)助組織、策劃公司的有關(guān)活動(dòng);
――負(fù)責(zé)公司機(jī)密文件資料及信息的保密工作;
――負(fù)責(zé)控制公司各行政費(fèi)用的開支;
――負(fù)責(zé)公司的后勤車隊(duì)管理工作;
――負(fù)責(zé)信息的反饋工作;
――負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù),配合財(cái)務(wù)的成本核算;
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_人事部職責(zé);
――負(fù)責(zé)公司的培訓(xùn)、調(diào)配、勞資工作;
――負(fù)責(zé)研究、制定公司人才戰(zhàn)略;
――負(fù)責(zé)組織公司員工的崗前培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn);
――負(fù)責(zé)公司員工考勤與工資福利管理工作;
――負(fù)責(zé)處理公司的勞資關(guān)系;
――負(fù)責(zé)建立公司人才資料庫(kù);
――負(fù)責(zé)處理公司的各項(xiàng)投訴與倒塌化建議;
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_財(cái)務(wù)部職責(zé):
――負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的資金運(yùn)作、成本核算、審計(jì)及各種財(cái)務(wù)結(jié)算工作;
――負(fù)責(zé)材料的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管及出庫(kù)工作;
――負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)與低質(zhì)易耗品管理及清查工作;
――為總經(jīng)理室的籌資決策和投資決策提供真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息;
――負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)、稅務(wù)、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯(lián)絡(luò);
――完成上級(jí)安排的其他工作。
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sp; _經(jīng)營(yíng)部職責(zé):
――負(fù)責(zé)分供方的評(píng)審管理工作;
――負(fù)責(zé)對(duì)外采購(gòu)工作;
――負(fù)責(zé)對(duì)外委托服務(wù)工作;
――負(fù)責(zé)自有物業(yè)租賃工作;
――負(fù)責(zé)商業(yè)信息的整理工作;
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_公共事務(wù)部職責(zé),:
――參與新接物業(yè)接管驗(yàn)收工作;
――負(fù)責(zé)住戶入住、裝修、報(bào)修、投訴、求助、回訪工作的組織、接待處理工作;
――負(fù)責(zé)康樂文體、文化活動(dòng)的組織、實(shí)施及設(shè)施的管理工作;
――負(fù)責(zé)住戶郵件、包裹分發(fā)及物品代管工作;
――負(fù)責(zé)管理處與業(yè)主之間溝通協(xié)調(diào)的組織工作;
――完成上級(jí)安排的其他工作
_機(jī)電維修部職責(zé):
――負(fù)責(zé)公用設(shè)備、設(shè)施和建筑物、場(chǎng)地的維修處理工作;
――負(fù)責(zé)編制各種設(shè)備、設(shè)施的維修保養(yǎng)計(jì)劃并組織實(shí)施;
――負(fù)責(zé)住戶家庭的維修工作;
――負(fù)責(zé)各類檢測(cè)設(shè)備的管理;
――協(xié)肋參與設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)評(píng)審工作;
――負(fù)責(zé)水電的正常供應(yīng);
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_保安部、消防管理中心職責(zé):
――負(fù)責(zé)轄區(qū)范圍內(nèi)24小時(shí)保安服務(wù);
――負(fù)責(zé)封閉小區(qū)人員/物品出入管理;
――負(fù)責(zé)對(duì)出租屋、轄區(qū)內(nèi)三無人員、裝修人員進(jìn)行管理;
――負(fù)責(zé)交通及停車場(chǎng)管理;
――參與突發(fā)事件處置和火警、火災(zāi)搶救工作;
――負(fù)責(zé)防火管理;
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_園林綠化部:
――負(fù)責(zé)規(guī)劃轄區(qū)環(huán)境綠化美化及景點(diǎn)、小品的設(shè)置、保養(yǎng);
――負(fù)責(zé)轄區(qū)綠化的養(yǎng)護(hù)、修整工作;
――負(fù)責(zé)園林花場(chǎng)苗木的培育工作;
――負(fù)責(zé)園林、綠化的病蟲害防治工作;
――負(fù)責(zé)綠化機(jī)具的保養(yǎng)工作;
――負(fù)責(zé)為住戶提供各類分化有償服務(wù)工作;
――完成上級(jí)安排的其他工作。
_保潔部職責(zé):
――負(fù)責(zé)轄區(qū)公共環(huán)境的清潔、垃圾回收、清運(yùn)工作;
――負(fù)責(zé)辦公樓宇室內(nèi)外保潔、外墻清潔工作;
――負(fù)責(zé)公共設(shè)施的保潔工作;
――負(fù)責(zé)為住戶提供各種清潔有償服務(wù)工作;
――完成上級(jí)安排的其他工作。
(2) 崗位設(shè)置
a) 崗位設(shè)置的基本原則:
_直線管理、層級(jí)管理的原則:一般情況下,每個(gè)崗位只有一個(gè)直接上級(jí),只對(duì)直接上級(jí)負(fù)責(zé),只向直接上級(jí)匯報(bào)工作,避免多頭管理;
_同一級(jí)別,不重復(fù)設(shè)置崗位的原則:一般情況下,部門有正職的原則上不再設(shè)副職;
_扁平化管理的原則:在層級(jí)管理的前提下,盡量減少管理層次,以提高工作效率。
b) 崗位的設(shè)置由總經(jīng)理根據(jù)工作需要設(shè)定,不涉及調(diào)整架構(gòu)的,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,涉及到組織架構(gòu)的需報(bào)董事會(huì)審批后執(zhí)行。
c) 增加新崗位設(shè)置后,由人事部擬定新崗位的職位描述報(bào)總經(jīng)理審批,崗位描述應(yīng)包括以下內(nèi)容;
_工作范圍
_層級(jí)管理中所處的位置
_崗位的性質(zhì)(管理級(jí)、技術(shù)級(jí)或文職級(jí));
_該崗位應(yīng)具備的能力。
d) 崗位描述經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由品質(zhì) 部跟蹤崗位的工作范圍,并在兩個(gè)月內(nèi)編制出與其
崗位工作相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。
e) 人事部應(yīng)以每年年初將崗位設(shè)置情況用一覽表的形式隨組織架構(gòu)一起公布。
(3) 資料保存:經(jīng)批準(zhǔn)的組織架構(gòu)與崗位設(shè)置資料歸入檔案室永久保存。
5.記錄
6.相關(guān)支持文件
(1) 《目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
(2) 《人事定編管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
7. 附錄
