- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 資料收集與整理
2. 資料存儲與保護
3. 資料更新與維護
4. 資料查詢與使用
5. 資料安全與保密
編制指南
1. 資料收集與整理
- 收集業(yè)主的基本信息，包括但不限于姓名、聯(lián)系方式、物業(yè)地址、產(chǎn)權(quán)證明等。
- 確保資料的準確性，通過多重核對防止錄入錯誤。
- 對收集到的資料進行分類，建立清晰的檔案系統(tǒng)。
2. 資料存儲與保護
- 采用電子化存儲方式，如云服務器或內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，便于檢索和備份。
- 設定訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能接觸業(yè)主資料。
- 定期檢查存儲設備，預防數(shù)據(jù)丟失。
3. 資料更新與維護
- 定期對業(yè)主資料進行審核，及時更新變動信息，如聯(lián)系方式變更。
- 遇到業(yè)主投訴或服務需求時，即時更新業(yè)主反饋記錄。
4. 資料查詢與使用
- 建立快速查詢機制，確保工作人員能迅速獲取所需信息。
- 使用業(yè)主資料時，需符合相關法律法規(guī)，尊重業(yè)主隱私。
5. 資料安全與保密
- 實施嚴格的保密制度，禁止未經(jīng)授權(quán)的泄露。
- 對離職員工進行資料交接，確保信息不流失。
復審規(guī)定
1. 每季度進行一次業(yè)主資料的全面復審，確認信息的完整性和準確性。
2. 復審過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤或遺漏，應及時修正，并記錄更改原因。
3. 復審后，對過時或無用的資料進行清理，但需遵守檔案保存期限的規(guī)定。
4. 復審結(jié)果應形成報告，由管理層審批后存檔，作為下一輪復審的參照。
本規(guī)程旨在規(guī)范業(yè)主資料的管理工作，提升服務質(zhì)量，確保業(yè)主權(quán)益。各相關部門務必嚴格執(zhí)行，任何違反規(guī)程的行為將受到相應處罰。在執(zhí)行過程中遇到問題，應及時向上級匯報，共同探討解決方案。
業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程-5范文
業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程
1、目的
規(guī)范業(yè)主資料的保管與跟蹤工作,其中資料管理包括業(yè)主檔案的管理、鑰匙管理、辦卡管理。
2、適用范圍
適用于金鑰匙服務中心對業(yè)主資料的保管與跟蹤。
3、職責
3.1、服務中心經(jīng)理負責監(jiān)控業(yè)主資料保管與跟蹤工作。
3.2、內(nèi)勤主管負責指導和監(jiān)督本規(guī)程的具體實施過程。
3.3、服務中心資料人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案、鑰匙的保管與跟蹤和卡證的辦理工作。
4、程序要點
4.1、業(yè)主檔案管理
4.1.1、業(yè)主檔案的內(nèi)容
4.1.1.1、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)戶登記表》。
4.1.1.2、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.1.3、《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.1.4、《鑰匙領用登記表》。
4.1.1.5、《業(yè)主卡辦理登記表》。
4.1.1.6、《業(yè)主入住驗房表》。
4.1.1.7、《二次裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.1.8、業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.1.9、其他應保存的資料。
4.1.2、將業(yè)主的檔案夾按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.1.3、業(yè)主檔案的跟蹤:當發(fā)生下列情況變化時,檔案管理員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
4.1.3.1、通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
4.1.3.2、業(yè)主發(fā)生更替時。
4.1.4、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報金鑰匙服務中心經(jīng)理,經(jīng)批準后方可查閱。
4.1.5、業(yè)主檔案應永久保存。
4.1.6、將業(yè)主資料姓名、聯(lián)系電話等輸入樂天電腦系統(tǒng)中進行管理。
4.1.7、本規(guī)程執(zhí)行情況作為檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
4.2、業(yè)主鑰匙管理
4.2.1、金鑰匙服務中心可以進行鑰匙保管的范圍
4.2.1.1、發(fā)展商交樓后,發(fā)展商未售的空置單元鑰匙。
4.2.1.2、特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給金鑰匙服務中心帶來額外工作的情況。
4.2.2、發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.2.1、物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,金鑰匙服務中心可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
4.2.2.2、接管過來的鑰匙由服務中心管理員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.2.3、鑰匙的發(fā)放工作要嚴格做好相應紀錄。
4.2.3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.2.3.1、業(yè)主委托保管鑰匙時,服務助理應按《鑰匙委托協(xié)議》要求填寫日期、房號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因、使用要求及聯(lián)系方式等項目。
4.2.3.2、服務助理應特別向業(yè)主說明本管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《鑰匙委托協(xié)議》的業(yè)主簽名欄簽名確認。
4.2.3.3、服務助理將《鑰匙委托協(xié)議》復印一份交業(yè)主保管。
4.2.3.4、服務助理將接到的所托管的鑰匙交給鑰匙管理員保管。
4.2.3.5、管理員將《鑰匙委托協(xié)議》上的房號登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.2.4、托管鑰匙的管理
4.2.4.1、有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由金鑰匙服務中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。并認真填寫好《借用鑰匙登記表》
4.2.4.2、辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期及退還人。
4.2.4.3、服務中心經(jīng)理應安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙人員催還。
4.2.4.4、當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應記錄事件經(jīng)過并報告服務中心經(jīng)理;服務中心主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙措施或換鎖以確保遺失鑰匙單位的安全。
4.2.4.5、業(yè)主或業(yè)主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑《鑰匙委托協(xié)議》移交鑰匙給領鑰匙人。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.2.5、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔保存兩年。
4.2.6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關人員的績效考評的依據(jù)之一。
4.3、卡證的辦理
4.3.1、業(yè)主/住戶卡的辦理
4.3.1.1、業(yè)主或其家人到金鑰匙前臺填寫《業(yè)主/住戶卡辦理申請表》,并且提交所辦理人的身份證復印件或護照復印件。
4.3.1.2、業(yè)主/住戶卡每戶免費辦理三張,如辦理更多的卡,填完表后,由前臺人員指引業(yè)主到財務窗口交納相關費用。
4.3.1.3、手續(xù)辦好后,把相關資料和申請表交于資料室辦理。
4.3.2、租戶卡的辦理
4.3.2.1、租戶卡的辦理,可由業(yè)主代租戶辦理或由業(yè)主和租戶一起到前臺辦理,如業(yè)主未能到場,租戶需攜帶業(yè)主的委托書過來辦理,前臺員工要同時與該單元業(yè)主聯(lián)系確認該租戶身份。
4.3.2.2、在前臺填寫《租戶卡辦理表》,提交租戶的身份證復印件或護照復印件。
4.3.2.3、前臺人員指引其去財務窗口交納相關辦卡費用。
4.3.2.4、手續(xù)辦好后,把相關資料和申請表交于資料室辦理。
4.3.3、臨時卡的辦理
4.3.3.1、臨時卡專為業(yè)主家的司機和保姆設置,需要業(yè)主帶著保姆或司機的身份證復印件,和兩張一寸照片,來金鑰匙前臺填寫《臨時卡登記表》。
4.3.3.2、表格填好后,指引到財務窗口交納相關辦卡費用。
4.3.3.3、手續(xù)辦好后,把相關資料和申請表交給資料室辦理。
4.3.4、車證的辦理
4.3.4.1、由業(yè)主或其家人攜帶行駛證復印件和業(yè)主卡來前臺辦理,并填寫
《車位辦理登記表》。
4.3.
4.2、業(yè)主需到財務窗口交納相關費用后,前臺人員將交費單復印。
4.3.4.3、手續(xù)辦好后,把相關資料交于資料室辦理。
5、記錄
5.1、《鑰匙委托協(xié)議》
5.2、《借用鑰匙登記表》
5.3、《業(yè)主/住戶卡辦理申請表》
5.4、《租戶卡辦理表》
5.5、《臨時卡登記表》
5.6、《車位辦理登記表》
5.7、《房屋交接備忘錄》
5.8、《區(qū)域防火責任承諾書》
5.9、《zz二次水電簽收表》
5.10、《業(yè)戶登記表》
