- 目錄
包括什么內容
1. 檔案收集：確保所有業(yè)主的基本信息、購房合同、產權證明、聯系方式等關鍵文件的完整收集。
2. 檔案分類：按照業(yè)主姓名、房屋編號、入住時間等標準進行有序分類。
3. 檔案存儲：采用安全可靠的物理或電子存儲方式，保證檔案的安全性。
4. 檔案更新：定期跟蹤業(yè)主信息變動，及時更新檔案內容。
5. 檔案檢索：建立高效的檢索系統(tǒng)，方便快速查找所需檔案。
6. 檔案借閱與保密：設定嚴格的借閱流程，確保業(yè)主信息的機密性。
7. 檔案銷毀：對過期或不再需要的檔案，按規(guī)定程序進行安全銷毀。
編制指南
1. 制定詳細的操作流程：明確每個步驟的具體操作方法，包括檔案的錄入、整理、保管和銷毀等。
2. 培訓員工：確保所有相關人員了解并能正確執(zhí)行規(guī)程，提高工作效率和準確性。
3. 實施監(jiān)控：定期檢查檔案管理的執(zhí)行情況，及時發(fā)現并解決問題。
4. 更新規(guī)程：隨著業(yè)務發(fā)展和技術進步，適時修訂規(guī)程以適應變化。
5. 法規(guī)遵從：確保規(guī)程符合國家及地方關于檔案管理的法律法規(guī)。
復審規(guī)定
1. 年度復審：每年至少進行一次全面的規(guī)程復審，評估其適用性和有效性。
2. 變動觸發(fā)復審：當法律法規(guī)變更、公司政策調整或工作流程改進時，立即啟動復審。
3. 復審參與者：由檔案管理部門負責人、it部門代表及相關業(yè)務部門人員共同參與。
4. 復審內容：包括規(guī)程的完整性、操作性、合規(guī)性和更新需求。
5. 結果記錄：復審結束后，形成書面報告，記錄修改建議和最終決定，并存檔備查。
本規(guī)程旨在規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作，提升服務質量和效率，同時也保護業(yè)主的隱私權益。請各部門嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程6范文
第1篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程6
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1公共事務部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容
4.1.1 經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;
4.1.7《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
第2篇 花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程-5
花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。
2.0適用范圍
適用于客戶服務中心業(yè)主檔案的管理。
3.0職責
3.1客戶服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容。
4.1.1經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。
4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10業(yè)主產權確認登記(產權證書)。
4.1.11其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作。
4.2.1根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務中心管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作。
4.3.1準備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4.6按檔案盒(夾)內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤。
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶服務中心隊管理員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天對業(yè)主的聯系方式跟蹤一次。
4.7.3對產權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經客戶服務中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心隊檔案管理員績效考評的依據之一。
5.0記錄
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 _管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內容
(1)經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第4篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程9
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客戶服務中心行政文員負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容
4.1.1經業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉表》。
4.1.4《業(yè)主物品領取清單》。
4.1.5《裝修申請表》
4.1.6業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.7其他應保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據檔案柜的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內。
4.6按檔案柜內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時。
b)業(yè)主聯系方式改變時。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
