公司檔案管理規(guī)程5篇

有哪些

公司檔案管理要素

1. 檔案分類與編碼：建立科學(xué)的檔案分類體系，確保各類文件有序存放，通過編碼系統(tǒng)方便檢索。

2. 檔案收集：及時(shí)、完整地收集公司運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各種文件，包括紙質(zhì)和電子文檔。

3. 檔案整理：對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，確保其準(zhǔn)確無誤，便于后續(xù)利用。

4. 檔案保管：采取適宜的物理和數(shù)字保護(hù)措施，保證檔案的安全與完整。

5. 檔案利用：制定合理的查閱制度，滿足公司內(nèi)部和外部合法用戶的需求。

6. 檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，對(duì)無保留必要的檔案進(jìn)行安全銷毀。

7. 檔案信息化：推動(dòng)檔案數(shù)字化，提高檔案管理效率和利用便捷性。

8. 檔案法規(guī)遵從：遵守國家和地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作的合法性。

模板

檔案管理流程

1. 接收與登記：收到新文件后，立即進(jìn)行登記，注明文件來源、日期、主要內(nèi)容等信息。

2. 初步整理：根據(jù)檔案分類體系，將文件歸入相應(yīng)類別，并給予唯一編碼。

3. 詳細(xì)描述：為每個(gè)檔案編寫詳細(xì)的描述，包括文件標(biāo)題、作者、日期、密級(jí)等。

4. 存儲(chǔ)與備份：將檔案妥善存放在指定地點(diǎn)，同時(shí)進(jìn)行電子備份，以防丟失。

5. 權(quán)限設(shè)置：設(shè)定查閱權(quán)限，確保敏感信息的安全。

6. 借閱與歸還：記錄檔案的借閱情況，確保按時(shí)歸還。

7. 定期審查：每年進(jìn)行一次檔案審查，評(píng)估其保存價(jià)值。

8. 檔案銷毀：對(duì)于不再需要的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理質(zhì)量指標(biāo)

1. 準(zhǔn)確性：檔案信息應(yīng)與原始文件一致，無遺漏或錯(cuò)誤。

2. 完整性：所有重要文件均被收集并妥善保管，無缺失。

3. 安全性：檔案在物理和數(shù)字層面均受到有效保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和損壞。

4. 時(shí)效性：檔案查閱、借閱流程高效，滿足用戶需求。

5. 合規(guī)性：符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通過定期審計(jì)驗(yàn)證。

6. 可追溯性：每一步操作都有清晰記錄，方便追蹤和審計(jì)。

7. 持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理效果，根據(jù)反饋進(jìn)行優(yōu)化。

通過以上規(guī)范，公司檔案管理旨在實(shí)現(xiàn)高效、安全、合規(guī)的信息管理，為公司的運(yùn)營決策提供有力支持。每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施都需要全體員工的配合與執(zhí)行，共同維護(hù)公司檔案的秩序與價(jià)值。

公司檔案管理規(guī)程范文

第1篇 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。

3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編號(hào)。

4.1.1公司編號(hào)為:cshy

4.1.2部門編號(hào):

a)行政部編號(hào)為:_z

b)人力資源部編號(hào)為:rl

b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為:cw;

c)管理部編號(hào)為:gl;

d)工程維修部編號(hào)為:gc;

e)市場拓展部編號(hào)為:sc

f)品質(zhì)督察部編號(hào)為:pz;

4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)2000、2001、2002……

4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業(yè)主檔案,包括:

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

--《業(yè)主家庭情況登記表》;

--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;

--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

--《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

--《裝修申請(qǐng)表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料;

--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開工許可證;用地紅線圖等);

--綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);

--施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書;全套設(shè)計(jì)圖紙;圖紙會(huì)審記錄;設(shè)計(jì)變更通知單;工程預(yù)決算報(bào)告書;重要的施工會(huì)議紀(jì)要;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。

--其他應(yīng)保存的工程資料。

c)設(shè)備檔案,包括:

--設(shè)備臺(tái)賬;

--設(shè)備出廠合格證;

--設(shè)備使用說明書(要求中文);

--設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

--保修卡、保修協(xié)議;

--設(shè)備運(yùn)行記錄;

--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

--設(shè)備更新改造記錄;

--設(shè)備管理制度;

d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:

--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對(duì)外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);

--管理處運(yùn)作檔案(各部門運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動(dòng)記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險(xiǎn)類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄。

h)財(cái)務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè);審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。

4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:cshy-cw-報(bào)表;

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評(píng)檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。

c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;

d)各職能

部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)。

4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。

a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限。

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。

b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

第2篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。

3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3. 3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);

(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫)。

4.1.2部門編碼:

(1)人事行政部名稱編碼為:r

(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;

(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;

(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;

(5)工程部編碼為:gc;

(6)秩序維護(hù)部編碼為:h;

(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;

(8)經(jīng)營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1 檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:

(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;

b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

c、《業(yè)主家庭情況登記表》;

d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;

e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;

g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);

b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;

建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;

公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;

供水合同;

供電協(xié)議書、許可證;

供氣協(xié)議書、許可證;

有線電視合格證;

通信設(shè)施合格證;

電梯準(zhǔn)用證等);

c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。

d、設(shè)備出廠合格證;

e、設(shè)備使用說明書(要求中文);

f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應(yīng)保存的工程資料。

(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺(tái)賬;

b、設(shè)備運(yùn)行記錄;

c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

d、設(shè)備更新改造記錄;

e、對(duì)外經(jīng)營記錄;

f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。

(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。

b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。

c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。

4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2 制目錄:

(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:

(1)便于查閱;

(2)保證檔案的安全;

(3)防止檔案的損壞;

(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:

(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;

(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評(píng)檔案;

(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;

(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;

4.5.3 檔案的保管程序:

(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

(4)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1 檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。

(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;

工程檔案,如工程圖紙;

計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。

(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。

(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;

屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;

普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。

4.1

1.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.1

1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:

5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:

5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:6.0

第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫

。

4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):※※※-※※-※※※-※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)

4.2檔案的分類

4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;

b)財(cái)務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程維修類;

f)保安類

4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。

根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報(bào)表類b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營類計(jì)劃總結(jié)類……

4.3立卷與編制目錄

4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;

--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁〈檔案目錄〉;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評(píng)檔案及公司其他部門所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;

e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1 檔案的密 為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。

4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;

屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;

普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。

4.1

1.2綜合部主管審核無誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.1

1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時(shí)間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:

第4篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）

物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。

3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);

(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。

4.1.2部門編碼:

(1)人事行政部名稱編碼為:rz

(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;

(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;

(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;

(5)工程部編碼為:gc;

(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;

(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;

(8)經(jīng)營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:

(1)業(yè)主檔案,包括:

a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;

b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

c、《業(yè)主家庭情況登記表》;

d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;

e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;

g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

(2)工程技術(shù)檔案,包括:

a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);

b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);

c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。

d、設(shè)備出廠合格證;

e、設(shè)備使用說明書(要求中文);

f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應(yīng)保存的工程資料。

(3)服務(wù)檔案,包括:

a、設(shè)備臺(tái)賬;

b、設(shè)備運(yùn)行記錄;

c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

d、設(shè)備更新改造記錄;

e、對(duì)外經(jīng)營記錄;

f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。

(4)行政檔案,包括:

a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。

b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。

c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。

4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2制目錄:

(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

(1)便于查閱;

(2)保證檔案的安全;

(3)防止檔案的損壞;

(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;

(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效

考評(píng)檔案;

(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;

(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;

4.5.3檔案的保管程序:

(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

(4)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。

(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。

(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。

4.11.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0相關(guān)記錄表格

5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:

5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:

5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:

第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3職責(zé)

3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4程序要點(diǎn)

4.1檔案的編號(hào)

4.1.1公司、管理處編號(hào):

a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫);

b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。

4.1.2部門編號(hào):

a)綜合部編號(hào)為: zh;

b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: cw;

c)管理部編號(hào)為: gw

d)項(xiàng)目部編號(hào)為: _m

e)工程部編號(hào)為: gc;

4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2003、2004……。

4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。

4.1.5檔案編號(hào)舉例:

a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)管理公司編號(hào)

b)管理處編號(hào):

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

管理處編號(hào)

物業(yè)管理有限公司編號(hào)

4.2檔案的分類

4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

a)行政、人事類;

b)財(cái)務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程維修類;

f)保安類

4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

a)綜合部員工人事檔案

圖紙類

后勤類

收文類

報(bào)表類

b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

c)管理部員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計(jì)劃總結(jié)類

……

4.3立卷與編制目錄

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;

--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁〈檔案目錄〉;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評(píng)檔案及公司其他部門所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:

d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;

e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,

移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):

屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。

4.11.2綜合部主管審核無誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁數(shù)發(fā)文

單位發(fā)文

日期接收

日期歸檔編號(hào)備注

檔案目錄

文件查閱/借閱/復(fù)制登記表

序

號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注

檔案查閱/借閱審批表

部門姓名職務(wù)

借檔文件名

借檔理由

是否復(fù)制□是 □否

借還時(shí)間年 月 日至 年月 日審批人簽名

檔案銷毀清單

序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁

數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀

日期備注