cca2102:2008成本管理體系要求文件控制標(biāo)準(zhǔn)解釋怎么寫
CCA2102:2008標(biāo)準(zhǔn)是針對企業(yè)成本管理體系的重要指導(dǎo)，其中文件控制是關(guān)鍵一環(huán)。文件控制涉及到企業(yè)的各項(xiàng)記錄、報(bào)告和政策，確保其準(zhǔn)確、完整且及時(shí)更新，從而有效支撐成本管理的決策制定。以下是對這一標(biāo)準(zhǔn)的深入解析。
1. 文件的創(chuàng)建與審批
- 制定文件時(shí)，應(yīng)明確其目的和受眾，內(nèi)容需清晰、準(zhǔn)確。新手可能忽視的一點(diǎn)是，文件語言應(yīng)簡潔易懂，避免專業(yè)術(shù)語過濫，以免造成理解障礙。
- 文件的審批流程至關(guān)重要，確保所有關(guān)鍵部門和責(zé)任人參與，以保證內(nèi)容的全面性和合規(guī)性。
2. 文件的版本控制
- 隨著時(shí)間和業(yè)務(wù)變化，文件需要不斷更新。新版本發(fā)布時(shí)，舊版應(yīng)被替換，防止混淆。新手可能犯的錯(cuò)誤是忘記記錄版本信息，導(dǎo)致使用過期文件。
3. 文件存儲(chǔ)與訪問
- 文件應(yīng)妥善保存，防止丟失或損壞。設(shè)置合理的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的修改或查看。新手可能疏忽的是，定期備份文件，以防意外情況。
4. 文件的使用與執(zhí)行
- 文件應(yīng)被正確理解和執(zhí)行。培訓(xùn)員工理解和遵循文件規(guī)定，是保證文件有效性的關(guān)鍵。新手可能會(huì)忽略員工的培訓(xùn)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致文件執(zhí)行不到位。
5. 文件的修訂與廢棄
- 當(dāng)文件不再適用或存在錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)啟動(dòng)修訂程序。廢棄的文件應(yīng)有明確的標(biāo)記，防止誤用。新手可能在修訂過程中忘記更新引用，導(dǎo)致信息滯后。
6. 文件的審計(jì)與評估
- 定期對文件控制進(jìn)行審計(jì)，評估其有效性，以持續(xù)改進(jìn)。新手可能忽視了這一環(huán)節(jié)，導(dǎo)致文件體系的僵化。
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
本標(biāo)準(zhǔn)旨在建立一套完善的文件控制流程，確保成本管理信息的準(zhǔn)確、一致和實(shí)時(shí)。它強(qiáng)調(diào)文件的生命周期管理，從創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、使用、修訂到廢棄，每個(gè)環(huán)節(jié)都需嚴(yán)格把控。
管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
主要包括文件的創(chuàng)建與審批流程、版本控制、存儲(chǔ)與訪問安全、使用與執(zhí)行、修訂與廢棄管理，以及定期的審計(jì)與評估。
注意事項(xiàng)
在實(shí)施此標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要注意文件的語言易讀性，審批的全面性，版本控制的嚴(yán)謹(jǐn)性，員工培訓(xùn)的必要性，以及定期的審計(jì)與評估。避免文件冗余和信息混亂，保持文件體系的靈活性和適應(yīng)性。
書寫格式
管理標(biāo)準(zhǔn)書寫應(yīng)遵循邏輯清晰、內(nèi)容詳實(shí)、語言簡練的原則。每個(gè)部分應(yīng)有明確的標(biāo)題，內(nèi)容之間過渡自然，邏輯層次分明。注意使用恰當(dāng)?shù)膶I(yè)術(shù)語，但要避免過于復(fù)雜，以便理解和執(zhí)行。書寫格式應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，包括引言、主體、實(shí)施要點(diǎn)和結(jié)尾建議等部分，以體現(xiàn)專業(yè)性和權(quán)威性。
cca2102:2008成本管理體系要求文件控制標(biāo)準(zhǔn)解釋范文
cca2102:2008《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋:文件控制
標(biāo)準(zhǔn)條文
組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件化的程序,對成本管理體系所要求的文件予以控制,并確保:
a)文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn),并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性;
b)對文件進(jìn)行定期評審,必要時(shí)予以更新,并再次得到批準(zhǔn);
c)識(shí)別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本;
d)從使用處及時(shí)收回作廢和/或失效的文件,防止這些文件的非預(yù)期使用,需要保留這些文件時(shí),應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí);
e)對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí),并規(guī)定這些文件的保密要求;
f)外來文件得到識(shí)別并分發(fā)到使用處。
目的和意圖
成本管理體系文件的控制重點(diǎn)是讓所有執(zhí)行文件的部門和人員都能確保使用現(xiàn)行有效版本的成本管理體系文件,以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規(guī)定了對成本管理體系文件進(jìn)行重點(diǎn)管理和控制的要求。
理解要點(diǎn)
●文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、更新、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過程的管理和控制。文件控制的目的就是為了防止文件的非預(yù)期使用。因?yàn)?文件是成本管理體系活動(dòng)的依據(jù),如果管理者在從事成本管理工作或開展成本管理活動(dòng)的過程中用錯(cuò)了文件(依據(jù)錯(cuò)了),那么這些工作或活動(dòng)就一定錯(cuò)了。所以,組織必須對成本管理體系文件進(jìn)行控制。
●記錄是一種特殊類型的文件,這種特殊性表現(xiàn)在當(dāng)空白的記錄表格未填寫時(shí),表格欄是填寫表格的依據(jù),是一般的文件;當(dāng)記錄表格被填寫后,作為證明活動(dòng)過程或結(jié)果的證據(jù)時(shí),是記錄的范疇。作為記錄應(yīng)按4.3.4記錄控制的要求予以控制。
●按本標(biāo)準(zhǔn)的要求,組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持《文件控制程序》,對成本管理體系文件予以控制?！段募刂瞥绦颉返幕緝?nèi)容通常包括:文件控制的目的、文件控制的范圍、文件控制的職責(zé)和權(quán)限、文件的標(biāo)識(shí)、編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、復(fù)制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來文件的控制等(需要時(shí))。(不限于此)
●對成本管理體系所要求的文件的控制,組織應(yīng)確保:
a)文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn),并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性;
――為什么文件在發(fā)布前要得到評審對成本管理體系文件進(jìn)行評審的目的就是集思廣益找問題、堵漏洞,使文件更充分、更適合于組織的實(shí)際情況,為領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布文件提供條件。通過對文件的評審,可以使參加評審的人員加深對文件的理解,達(dá)成共識(shí),便于文件的貫徹執(zhí)行。
――文件評審的方式可分為:會(huì)議評審、會(huì)簽評審、起草人自審三種情況。
――為什么文件在發(fā)布前要得到批準(zhǔn)組織采用批準(zhǔn)的形式使成本管理體系文件生效(有效)。因此,文件批準(zhǔn)的目的就是使文件生效,未經(jīng)批準(zhǔn)的文件屬于無效文件。授權(quán)人員在批準(zhǔn)文件過程中可以對該文件進(jìn)行發(fā)布前的最后審查把關(guān),并以批準(zhǔn)的形式確保文件的適宜性和充分性。文件被批準(zhǔn)是權(quán)威性的具體體現(xiàn),可以強(qiáng)制文件的貫徹執(zhí)行,用批準(zhǔn)的形式還可以分清和追溯發(fā)布文件的責(zé)任人。確認(rèn)文件得到批準(zhǔn)的形式按照國際慣例就是授權(quán)人員的親筆簽字。如果在文件中看不到授權(quán)人員的親筆簽字,就可以認(rèn)為該文件未被批準(zhǔn),屬無效文件。而在我國的組織中文件經(jīng)常是以蓋公章的形式進(jìn)行批準(zhǔn)(如“紅頭”文件),往往看不到授權(quán)人員的親筆簽字,這樣就需要追溯和確認(rèn)其文件的底稿,驗(yàn)證其是否經(jīng)過了授權(quán)人員的親筆簽字,如果追溯不到授權(quán)人員的親筆簽字,就應(yīng)視為其文件未被批準(zhǔn)。
――文件批準(zhǔn)的方式是授權(quán)人員手簽。
――文件評審和批準(zhǔn)的重要性是確保其充分性(完整、全面、系統(tǒng)、不遺漏)與適宜性(適合于組織的實(shí)際情況,并具有可操作性和易操作性)。
b)對文件進(jìn)行定期評審,必要時(shí)予以更新,并再次得到批準(zhǔn);
――文件在使用過程中可能存在不充分或不適宜等問題,通過定期評審的方式以發(fā)現(xiàn)并消除這些問題。
――必要時(shí)(如果文件存在的問題較多或不適用時(shí),也就是說不對文件進(jìn)行修改或更新就會(huì)影響成本管理體系的有效性時(shí))應(yīng)修改或更新文件。
――對已修改或更新的文件應(yīng)再次得到批準(zhǔn)(持續(xù)使文件有效)。
――對文件的修改應(yīng)由原審批部門或批準(zhǔn)人進(jìn)行審批。若改變原審批部門或批準(zhǔn)人時(shí),必須獲得原審批的背景資料。
――對文件的修改或更新,應(yīng)明確其原因、方式、步驟、內(nèi)容和性質(zhì),并保持記錄。
c)識(shí)別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本;
――所有使用文件的場所或工作人員必須得到文件(將文件發(fā)放至使用處或向文件主管部門索取)。
――必須得到文件的現(xiàn)行有效版本。
――文件的版號(hào)和修改號(hào)是識(shí)別文件的現(xiàn)行版本和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識(shí),我們可以采用這種標(biāo)識(shí)方式(如“a/0”為a版第0次修改)對文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)進(jìn)行識(shí)別,以確保獲得文件的現(xiàn)行版本。文件的版號(hào)和修改號(hào)標(biāo)識(shí)應(yīng)得到控制,在對文件進(jìn)行更改或更新時(shí)應(yīng)相應(yīng)改變其原有的版號(hào)和修改號(hào),以體現(xiàn)文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),否則標(biāo)識(shí)將失去意義,無法識(shí)別。
――可采用《現(xiàn)行受控文件清單》的方式對文件的現(xiàn)行版本進(jìn)行控制。組織為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別,除了正確地制定《文件編號(hào)規(guī)則》和實(shí)施唯一性標(biāo)識(shí)外,還應(yīng)編制和定期公布《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明現(xiàn)行修訂狀態(tài)(有效版本的修改號(hào)),以便文件使用人能及時(shí)識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和確保使用清單中所規(guī)定的文件,達(dá)到防止誤用文件的目的。
――要求現(xiàn)行版本的目的是防止使用失效版本的文件,使活動(dòng)的依據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤。
――保持文件發(fā)放或文件領(lǐng)用的記錄,記錄中應(yīng)體現(xiàn)文件名稱、文件編號(hào)、版號(hào)/修改號(hào)、分發(fā)號(hào)、領(lǐng)用人簽字、發(fā)放時(shí)間等信息。
d)從使用處及時(shí)收回作廢和/或失效的文件,防止這些文件的非預(yù)期使用,需要保留這些文件時(shí),應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí);
――按文件的發(fā)放記錄或文件使用記錄第一時(shí)間收回作廢文件。
――確保文件持有人使用唯一(分發(fā)號(hào))的有效文件,防止作廢文件的非預(yù)期使用。
――當(dāng)作廢文件需要保留時(shí),應(yīng)采用加蓋“作廢保留文件”印章的形式進(jìn)行標(biāo)識(shí),防止作廢文件的非預(yù)期使用。對作廢保留文件只能用于追溯歷史情況和在研究、策劃和制定有關(guān)文件時(shí)的參考,不得用于指導(dǎo)成本管理與控制活動(dòng)和成本水平的實(shí)現(xiàn)
e)對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí),并規(guī)定這些文件
的保密要求;
――由于競爭的需要,組織的許多成本管理體系文件需要保密,通常情況下這些需要保密的文件都是與成本水平有關(guān)的文件,如成本目標(biāo)、成本動(dòng)量標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)成本、成本計(jì)劃等。
――組織應(yīng)對需要保密的文件提出保密的要求,作出規(guī)定,并按規(guī)定對這些文件進(jìn)行保密的標(biāo)識(shí)和管理,以防止保密信息的泄露。
f)外來文件得到識(shí)別并分發(fā)到使用處。
――外來文件是指組織應(yīng)執(zhí)行或參照執(zhí)行的來自組織外部的文件。如與成本有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)(國際、國家、行業(yè)、協(xié)會(huì)和地方標(biāo)準(zhǔn)等)、政府有關(guān)部門的行政文件、行業(yè)協(xié)會(huì)的管理文件、上級(jí)主管部門的管理文件、顧客提供的規(guī)范性文件、供方提供的相關(guān)文件以及其他相關(guān)方提供的文件等。
――組織應(yīng)對這些外來文件進(jìn)行識(shí)別,控制其分發(fā)范圍,跟蹤修訂狀態(tài),并確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。
與其他要素條款間的相互關(guān)系
