信息傳遞管理制度案例(4篇)

信息傳遞管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保企業(yè)內(nèi)部信息的有效、準(zhǔn)確、及時(shí)地流動(dòng)，以支撐決策制定、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。這一制度涵蓋了信息的收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)和使用等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在提升組織效率，防止信息失真和延誤。

包括哪些方面

1. 信息分類與編碼：建立統(tǒng)一的信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類信息進(jìn)行編碼，便于快速檢索和管理。

2. 信息傳遞流程：明確信息從產(chǎn)生到接收的路徑，規(guī)定不同層級(jí)和部門之間的信息傳遞方式和時(shí)間要求。

3. 信息權(quán)限管理：設(shè)定不同角色的訪問(wèn)權(quán)限，保護(hù)敏感信息的安全。

4. 信息質(zhì)量控制：設(shè)立信息審核機(jī)制，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性。

5. 信息技術(shù)應(yīng)用：利用信息系統(tǒng)和平臺(tái)，提高信息傳遞的效率和效果。

6. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期進(jìn)行信息管理培訓(xùn)，提升員工的信息素養(yǎng)。

7. 監(jiān)控與評(píng)估：設(shè)置監(jiān)控機(jī)制，定期評(píng)估信息傳遞的效果，以便持續(xù)改進(jìn)。

重要性

信息傳遞管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能夠保證企業(yè)決策基于準(zhǔn)確、全面的信息，降低錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，有效的信息傳遞可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作，提升工作效率，減少誤解和沖突。此外，良好的信息管理還有助于維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)，防止信息泄露帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

方案

1. 制定詳細(xì)的信息管理政策：根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，制定出詳細(xì)、實(shí)用的信息管理政策，明確各項(xiàng)規(guī)定和流程。

2. 引入信息管理系統(tǒng)：投資并實(shí)施適合企業(yè)需求的信息技術(shù)解決方案，如企業(yè)資源規(guī)劃（erp）系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理（crm）系統(tǒng)等。

3. 定期審計(jì)與更新：定期審查信息管理制度的執(zhí)行情況，根據(jù)反饋進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化。

4. 提升員工意識(shí)：通過(guò)培訓(xùn)和溝通，提高員工對(duì)信息管理重要性的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)良好的信息處理習(xí)慣。

5. 建立反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工報(bào)告信息傳遞中的問(wèn)題，及時(shí)解決可能出現(xiàn)的障礙。

6. 加強(qiáng)安全防護(hù)：強(qiáng)化信息安全措施，如設(shè)置防火墻、加密傳輸、定期備份等，防止信息被非法獲取或篡改。

信息傳遞管理制度的成功實(shí)施，需要全員參與和持續(xù)改進(jìn)。只有這樣，企業(yè)才能在信息時(shí)代中保持敏捷、高效，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

信息傳遞管理制度案例范文

第1篇 物業(yè)文件報(bào)批信息傳遞程序管理規(guī)定

物業(yè)文件報(bào)批和信息傳遞程序管理規(guī)定

1、目的:

為規(guī)范文件報(bào)批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。

2、適用范圍:

____(顧問(wèn)項(xiàng)目)管理處

3、職責(zé):

信息資料員負(fù)責(zé)管理處的信息收集、匯總工作。

4、方法和過(guò)程控制:

4.1文件報(bào)批流程

4.1.1關(guān)于報(bào)批部門

4.1.1.1各種重要信息的報(bào)送部門、電腦采購(gòu)的審批部門為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動(dòng)的報(bào)批部門為綜合管理部;

4.1.1.3經(jīng)營(yíng)管理類文件的報(bào)批部門為管理處經(jīng)理;

4.1.1.4財(cái)務(wù)管理類文件及各種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)批部門為財(cái)務(wù)部。

4.1.2報(bào)批程序

4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報(bào)批部門直接報(bào)相應(yīng)審批部門審批;

4.1.2.2需由多個(gè)部門審批或業(yè)務(wù)部門不能確定由哪一部門審批的文件報(bào)經(jīng)理審批,由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門(人員)和跟蹤。

4.1.2.3報(bào)批文件只能使用單一收件人(可抄送相關(guān)人員)。

4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對(duì)象,收件人負(fù)責(zé)文件的審批跟蹤。

4.1.2.5文件須有簽署人。

4.1.3各部門在執(zhí)行過(guò)程中可將意見及時(shí)反饋給經(jīng)理。

4.2信息傳遞管理制度

4.2.1各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應(yīng)部門。

4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的信息管理工作。

4.2.3各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播對(duì)公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。

4.2.4員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無(wú)關(guān)人員泄露。

4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節(jié)假日向前順延)將本部門《月度工作計(jì)劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報(bào)》上交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人需每天填報(bào)《專項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)》,并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批后交信息管理員收檔;各部門應(yīng)及時(shí)將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息,按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門,其中重大、突發(fā)事件,在事發(fā)生后1小時(shí)內(nèi)上報(bào)經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報(bào)。

4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。

4.2.7各部門對(duì)上網(wǎng)帳號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

4.2.8不得利用internet及e-ml信箱從事危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密等犯罪活動(dòng)。

4.2.9不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對(duì)違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。

4.2.10操作時(shí),應(yīng)遵守internet國(guó)際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

4.2.11不得利用internet從事私人工作,綜合管理部將定期對(duì)各帳號(hào)使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。

第2篇 顧問(wèn)物業(yè)項(xiàng)目信息傳遞管理規(guī)定

物業(yè)顧問(wèn)項(xiàng)目信息傳遞管理規(guī)定

1.目的

為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程,提高信息對(duì)管理處經(jīng)營(yíng)管理應(yīng)用水平。

2.范圍

____物業(yè)管理處

3.職責(zé)

3.1綜合管理部:負(fù)責(zé)管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導(dǎo)、監(jiān)督及信息流程的制定,所有管理處相關(guān)經(jīng)營(yíng)和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作;

3.2部門主管:負(fù)責(zé)部門內(nèi)業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理,根據(jù)職能指定專人對(duì)信息進(jìn)行分析、反饋工作;

3.3全體員工:對(duì)個(gè)人涉及到的管理處相關(guān)信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務(wù),對(duì)信息在流程中出現(xiàn)任何問(wèn)題,有權(quán)及時(shí)反映或提出合理化建議。

4.方法及過(guò)程控制

4.1各部門應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門和人員;

4.2各部門之間及部門內(nèi)部應(yīng)以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)地加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播信息對(duì)管理處造成不良影響的人員,管理處將追究其相應(yīng)責(zé)任;

4.3管理處員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控信息向無(wú)關(guān)人員泄露;

4.4綜合管理部負(fù)責(zé)通過(guò)各種媒體收集、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息,并有針對(duì)性地進(jìn)行深入分析;

4.5綜合管理部負(fù)責(zé)接收、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來(lái)的信息和文件,及時(shí)傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門(人),并負(fù)責(zé)有關(guān)工作的落實(shí)、反饋;

4.6管理處各部門負(fù)責(zé)收集來(lái)自客戶的投訴、建議、需求等信息,負(fù)責(zé)本部門日常管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、舉措等管理信息的搜集、報(bào)送;

4.7各部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息,按規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門;

4.8各部門對(duì)發(fā)生的重大、突發(fā)事件信息,在事發(fā)后半小時(shí)內(nèi)上報(bào)綜合管理部或經(jīng)理,所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報(bào);

4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當(dāng)月工作完成情況和下月工作計(jì)劃,報(bào)管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計(jì)劃;

4.10綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門反映的問(wèn)題,及各部門需要管理處或其他部門協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題的處理情況進(jìn)行跟蹤,并將結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門;

4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況,制定下年度工作計(jì)劃,報(bào)管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計(jì)劃。

第3篇 物業(yè)公司程序文件信息傳遞管理程序

物業(yè)公司程序文件之信息傳遞管理程序

1.目的

規(guī)范公司信息傳遞流程,加強(qiáng)信息管理,充分發(fā)揮信息管理工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用。

2.范圍

適用于公司范圍內(nèi)信息管理工作的全過(guò)程。

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理辦公室為公司信息管理工作的主管部門,負(fù)責(zé)公司所有相關(guān)信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。

3.2各部門經(jīng)理是本部門信息管理工作第一責(zé)任人,對(duì)本部門信息管理工作的有效性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

3.3各部門指定專人擔(dān)任信息員,負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)日常信息管理工作。

4.方法和過(guò)程控制

4.1信息的收集

4.1.1 總經(jīng)理辦公室應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、媒體、政府機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會(huì)、__集團(tuán)及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)等渠道,建立并不斷完善公司的信息收集系統(tǒng)。

4.1.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集以下信息:

a.物業(yè)管理和企業(yè)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)法律、法規(guī);政府、主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)的通知、通告、指令及信息等;

b.房地產(chǎn)、物業(yè)管理行業(yè)的新聞、動(dòng)態(tài)、信息等;

c.公司內(nèi)部的管理信息、突發(fā)事件、重要會(huì)議及活動(dòng)信息等;

d.新聞媒介對(duì)本公司、__地產(chǎn)、集團(tuán)總部及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)的報(bào)道;

e.與經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的信息和資訊,如相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)信息、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)等;

f.__集團(tuán)總部、__地產(chǎn)公司及集團(tuán)內(nèi)其他公司的有關(guān)信息。

4.1.3公司各部門負(fù)責(zé)收集以下信息:

a.公司其他部門發(fā)送的各類工作信息;

b.來(lái)自顧客的投訴、建議、需求等信息;

c.其他部門的日常管理經(jīng)驗(yàn)和舉措;

d.與本部門相關(guān)的政府及行業(yè)信息;

e.部門的管理信息、緊急事件、重要會(huì)議及活動(dòng)等。

4.2公司內(nèi)部信息的傳遞

4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部門應(yīng)將上一期的日常信息,填入《業(yè)務(wù)(職能)部門信息半月報(bào)》并上載到內(nèi)部信息網(wǎng)(如遇休息日或節(jié)假日,報(bào)送時(shí)限順延)。半月報(bào)的信息區(qū)間為每月1日至15日為上半月,每月16日至月底為下半月;

4.2.2 每月1日前制定本部門月工作計(jì)劃,并將上月工作完成情況在月工作計(jì)劃表中體現(xiàn),上載到內(nèi)部信息網(wǎng)相應(yīng)欄目;

4.2.3 部門級(jí)重要會(huì)議應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成《會(huì)議紀(jì)要》,通過(guò)郵件形式發(fā)送公司總經(jīng)理辦公室;

4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報(bào)告》,并在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)相應(yīng)欄目?jī)?nèi)發(fā)布;

4.2.5公司及各職能部門現(xiàn)行制度所要求即時(shí)報(bào)送并處理的各類信息,如突發(fā)事件、重大投訴等,由各部門按照相關(guān)制度或體系文件要求的格式和時(shí)限以郵件形式主報(bào)歸口部門并抄報(bào)總經(jīng)理辦公室;

4.2.6各部門發(fā)生突發(fā)事件除按上述要求處理外,還應(yīng)在事發(fā)后1小時(shí)內(nèi)知會(huì)總經(jīng)理辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),報(bào)送形式不限。同時(shí)每隔3-5天將處理過(guò)程和結(jié)果反饋總經(jīng)理辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),直至問(wèn)題處理完畢;

4.2.7信息員若不能確定信息報(bào)送部門,重要性較高的信息,工作時(shí)間發(fā)生的應(yīng)在發(fā)生當(dāng)日,非工作時(shí)間發(fā)生的應(yīng)在事件發(fā)生后1個(gè)工作日內(nèi)以《信息快報(bào)》的形式上報(bào)總經(jīng)理辦公室;

4.2.8各部門《信息半月報(bào)》和《信息快報(bào)》的內(nèi)容原則上不應(yīng)重復(fù);

4.2.9向公司全體發(fā)送的信息,可在內(nèi)部信息網(wǎng)的網(wǎng)上公告欄目發(fā)布,原則上此類信息不再用outlook形式發(fā)送,以提高工作效率;

4.2.10重要信息必須通過(guò)郵件形式按限定級(jí)別發(fā)送,不得通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)

4.2.11各部門應(yīng)定期對(duì)本部門網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù),強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)的使用效率;

4.2.12職能部門在內(nèi)部信息網(wǎng)發(fā)布的需下發(fā)到各部門的信息,應(yīng)注明傳送級(jí)別,由各部門信息員根據(jù)要求采取打印、張貼、傳閱或會(huì)議等形式傳達(dá)到部門內(nèi)相應(yīng)級(jí)別,未附傳送級(jí)別的信息視為要求傳達(dá)到全體員工;

4.2.13各部門如需職能部門協(xié)助完成某項(xiàng)工作,應(yīng)同時(shí)將郵件抄送對(duì)方部門經(jīng)理或業(yè)務(wù)主管,否則將視為無(wú)效信息。

4.3公司信息的傳遞

4.3.1總經(jīng)理辦公室每月3日和18日負(fù)責(zé)匯總公司半月工作信息,完成公司《物業(yè)管理半月報(bào)》的編輯和上載,報(bào)送集團(tuán)物業(yè)管理部,抄報(bào)集團(tuán)辦公室、設(shè)計(jì)工程部和__地產(chǎn)公司;

4.3.2若公司發(fā)生重大事件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)在事件發(fā)生后兩個(gè)工作日內(nèi)編輯公司《物業(yè)信息快報(bào)》,報(bào)送集團(tuán)物業(yè)管理部及地產(chǎn)公司。且在事件發(fā)生后及時(shí)將處理情況報(bào)送集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門,并跟蹤事件進(jìn)展,直至問(wèn)題妥善處理完畢;

4.3.3公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要,并傳遞至相關(guān)人員;

4.3.4除在固定時(shí)間向集團(tuán)和地產(chǎn)公司報(bào)送固定欄目信息外,總經(jīng)理辦公室還應(yīng)及時(shí)將公司各類重要管理信息、重要人事變動(dòng)、活動(dòng)信息等及時(shí)報(bào)送集團(tuán)相關(guān)部門和地產(chǎn)公司。

4.4 信息的分析和處理

4.4.1各部門上報(bào)的信息,由各信息歸口的職能部門負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋;

4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋;

4.4.3各負(fù)責(zé)信息分析處理的部門應(yīng)視具體信息內(nèi)容,知會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)并及時(shí)就相關(guān)事件、部門或個(gè)人提出適時(shí)處理意見。

4.5信息管理制度

4.5.1各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)信息管理的操作流程,以確保公司整個(gè)信息系統(tǒng)的正常有效運(yùn)作。

4.5.2各部門應(yīng)結(jié)合本部門的具體情況,制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度,明確各相關(guān)崗位對(duì)本部門信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任,確保部門各項(xiàng)信息管理工作的順利開展。

4.5.3各部門信息員崗位若發(fā)生變動(dòng),必須及時(shí)通報(bào)總經(jīng)理辦公室,并完善各項(xiàng)交接手續(xù),前任信息員或總經(jīng)理辦公室應(yīng)對(duì)新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn),以保證信息管理工作的連續(xù)性。總經(jīng)理辦公室應(yīng)制作并不斷修訂完善《內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)制作教材》,以幫助各部門信息員掌握信息網(wǎng)的各項(xiàng)操作。

4.5.4各部門應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布或傳遞各類信息,公司賦予各部門信息員越過(guò)直屬上級(jí)或部門經(jīng)理直接向公司信息主管部門報(bào)送信息的權(quán)力,各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報(bào)送工作,對(duì)因信息報(bào)送不及時(shí)或漏報(bào)造成嚴(yán)重后果的,將追究信息員的責(zé)任。

4.5.5各部門信息員須對(duì)各類信息及時(shí)進(jìn)行跟蹤反饋,信息跟蹤反饋工作

應(yīng)貫穿事件處理的全過(guò)程,直至事件處理完成后關(guān)閉,以保證所有問(wèn)題都能夠得到實(shí)時(shí)有效地解決。

4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號(hào)僅供工作使用,不得用于任何私人目的,損害公司利益,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

4.5.7網(wǎng)絡(luò)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守internet國(guó)際慣例,遵守國(guó)家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)使用法律規(guī)定和公司網(wǎng)絡(luò)及郵件使用的相關(guān)規(guī)定,對(duì)于違反上述規(guī)定對(duì)公司造成損失的將追究相關(guān)人員的責(zé)任。

5、質(zhì)量記錄表格

第4篇 物業(yè)信息傳遞管理程序文件

物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序

1.目的

建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。

2. 適用范圍

本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

3.定義

無(wú)

4.職責(zé)

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行,由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

5.方法及過(guò)程控制

5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。

5.2各部門/管理處經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員(可以兼職)。

5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播對(duì)公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。

5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無(wú)關(guān)人員泄露。

5.5定時(shí)編制并傳遞文件時(shí)間

5.5.1工作計(jì)劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會(huì)地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。

5.5.2物業(yè)管理信息周報(bào):每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞行政事務(wù)辦公室匯總,品質(zhì)管理部審核,公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。

5.5.3物業(yè)管理月報(bào):每月1次,每月3日?qǐng)?bào)送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團(tuán)物業(yè)管理部。

5.5.4經(jīng)營(yíng)月報(bào)表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);

5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個(gè)工作日內(nèi)通報(bào)。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報(bào)送本部門經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)審批,否則將視為無(wú)效信息。

5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全

5.7.1公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式,公司對(duì)外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。

5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號(hào)和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對(duì)帳號(hào)嚴(yán)格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對(duì)于因泄露帳號(hào)給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應(yīng)處理,直至追究相關(guān)法律責(zé)任。

5.7.3各部門對(duì)上網(wǎng)帳號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時(shí)更換,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

5.7.4不得利用internet及e-ml信箱從事危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密等犯罪活動(dòng)。

5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對(duì)違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。

5.7.6操作時(shí),應(yīng)遵守internet國(guó)際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

5.7.7不得利用internet從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對(duì)各部門電腦使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。

5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促

5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞

各類單據(jù)、文件、合同,經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。

5.8.2審批時(shí)限

審批人自接收后不超過(guò)2個(gè)工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi)),完成審批。

5.8.3如審批人外出,可通過(guò)電話方式授權(quán)其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來(lái)后補(bǔ)簽。

5.9 關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺(tái)

5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護(hù)更新,整體維護(hù)由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。

5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人身攻擊,否則后果自負(fù)。

5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。

5.10內(nèi)部溝通辦法

5.10.1公司各項(xiàng)政策、制度、措施一般通過(guò)會(huì)議或文件的形式進(jìn)行傳達(dá),一般情況每二周召開經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)會(huì),每年年初召開年度工作會(huì)議,以及召開一些臨時(shí)會(huì)議。

5.10.2每月第一個(gè)整周的周六為總經(jīng)理接待日,所反映問(wèn)題由總經(jīng)理落實(shí)有關(guān)部門妥善處理。

5.10.3各部門可采取例會(huì)、座談等方式進(jìn)行內(nèi)部溝通,傳達(dá)公司和部門政策,聽取各組意見。

5.10.4溝通時(shí)應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見,對(duì)員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。

5.10.5減少浪費(fèi)、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經(jīng)營(yíng)管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費(fèi)用開支的建議。

5.10.6通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理online板塊實(shí)現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對(duì)話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無(wú)極限.

5.10.7溝通的信息及內(nèi)容:

a)正常信息,如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗(yàn)、檢測(cè)結(jié)果、顧客對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告及體系運(yùn)行的其他記錄;

b) 不符合信息;

c) 其他內(nèi)部信息,如員工對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。

6支持性文件

無(wú)

7質(zhì)量記錄表格

tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物業(yè)信息收集一覽表》