三級文件管理制度(6篇)

三級文件管理制度是指在企業(yè)內(nèi)部建立的一套系統(tǒng)化、層次化的文檔管理規(guī)則，旨在確保信息的有效傳遞、存儲和利用。這一制度主要涉及三個(gè)方面：一級文件（政策與程序）、二級文件（工作流程與指南）和三級文件（操作記錄與日志）。通過明確各級文件的制定、審批、執(zhí)行、更新和歸檔等環(huán)節(jié)，企業(yè)可以提高工作效率，降低溝通成本，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性和合規(guī)性。

包括哪些方面

1. 一級文件：包括公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策聲明、操作手冊和程序指南等，這些文件定義了公司的總體方向和運(yùn)作規(guī)則。

2. 二級文件：涵蓋各部門的業(yè)務(wù)流程、操作標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)指導(dǎo)書，它們詳細(xì)說明了如何執(zhí)行一級文件所設(shè)定的政策和程序。

3. 三級文件：主要包括日常工作的記錄、報(bào)告、檢查表和交接記錄等，它們記錄了實(shí)際操作過程，為審計(jì)和改進(jìn)提供依據(jù)。

重要性

三級文件管理制度對企業(yè)運(yùn)營至關(guān)重要，原因如下：

1. 確保合規(guī)性：各級文件清晰規(guī)定了企業(yè)的行為準(zhǔn)則，有助于遵守法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

2. 提高效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，減少錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。

3. 支持決策：詳實(shí)的三級文件數(shù)據(jù)為管理層提供了準(zhǔn)確的信息，支持決策制定。

4. 促進(jìn)知識傳承：文件的有序管理，保證了知識和經(jīng)驗(yàn)的積累與傳承。

5. 強(qiáng)化責(zé)任追究：明確的文件記錄有助于追蹤問題源頭，落實(shí)責(zé)任。

方案

1. 制定文件管理政策：明確各級文件的編制、審批、發(fā)布、更新和廢除流程，確保文件的權(quán)威性和有效性。

2. 設(shè)立文件管理部門：負(fù)責(zé)文件的分類、編碼、存檔和檢索，以及定期審查和更新。

3. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：對員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提高他們對文件制度的理解和執(zhí)行力。

4. 電子化管理：利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲和流轉(zhuǎn)，提高效率，減少紙張浪費(fèi)。

5. 定期審計(jì)：定期對文件管理系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，評估其運(yùn)行效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

6. 激勵(lì)機(jī)制：設(shè)立激勵(lì)措施，鼓勵(lì)員工積極參與文件的編制和維護(hù)，形成良好的文件管理文化。

通過實(shí)施上述方案，企業(yè)能夠建立起完善的三級文件管理制度，從而提升整體管理水平，推動(dòng)業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。

三級文件管理制度范文

第1篇 倉庫管理規(guī)定c三級文件

倉庫管理規(guī)定三級文件

倉庫管理規(guī)定

倉庫管理制度是指對倉庫各方面的流程操作、作業(yè)要求、注意細(xì)節(jié)、7s管理、獎(jiǎng)懲規(guī)定、其他管理要求等進(jìn)行明確的規(guī)定,給出工作的方向和目標(biāo),工作的方法和措施;且在廣的范疇內(nèi)是由一系列其他流程文件和管理規(guī)定形成的,例如“倉庫安全作業(yè)指導(dǎo)書”“倉庫日常作業(yè)管理流程”“倉庫單據(jù)及帳務(wù)處理流程”“倉庫盤點(diǎn)管理流程”等等。

一、物資的驗(yàn)收入庫倉庫管理制度

1、物資到公司后庫管員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進(jìn)行核對、清點(diǎn),經(jīng)使用部門或請購人員及檢驗(yàn)人員對質(zhì)量檢驗(yàn)合格后,方可入庫。

2、對入庫物資核對、清點(diǎn)后,庫管員及時(shí)填寫入庫單,經(jīng)使用人、貨管科主管簽字后,庫管員、財(cái)務(wù)科各持一聯(lián)做帳,采購人員持一聯(lián)做請款報(bào)銷憑證。

3、庫管要嚴(yán)格把關(guān),有以下情況時(shí)可拒絕驗(yàn)收或入庫。

a)未經(jīng)總經(jīng)理或部門主管批準(zhǔn)的采購。

b)與合同計(jì)劃或請購單不相符的采購物資。

c)與要求不符合的采購物資。

4、因生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的物資,庫管員要到現(xiàn)場核對驗(yàn)收,并及時(shí)補(bǔ)填入庫單。

二、物資保管倉庫管理制度

1、物資入庫后,需按不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分類分區(qū)碼放,做到二齊、三清、四號定位。

a)二齊:物資擺放整齊、庫容干凈整齊。

b)三清:材料清、數(shù)量清、規(guī)格標(biāo)識清。

c)四號定位:按區(qū)、按排、按架、按位定位。

2、庫管員對常用或每日有變動(dòng)的物資要隨時(shí)盤點(diǎn),若發(fā)現(xiàn)誤差須及時(shí)找出原因并更正

3、庫存信息及時(shí)呈報(bào)。須對數(shù)量、文字、表格仔細(xì)核對,確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

三、物資的領(lǐng)發(fā)倉庫管理制度

1、庫管員憑領(lǐng)料人的領(lǐng)料單如實(shí)領(lǐng)發(fā),若領(lǐng)料單上主管或總經(jīng)理未簽字、字據(jù)不清或被涂改的,庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。

2、庫管員根據(jù)進(jìn)貨時(shí)間必須遵守先進(jìn)先出的倉庫管理制度原則。

3、領(lǐng)料人員所需物資無庫存,庫管員應(yīng)及時(shí)通知使用者,使用者按要求填寫請購單,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購人員及時(shí)采購。

4、任何人不辦理領(lǐng)料手續(xù)不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物資,不得在貨架或貨位中亂翻亂動(dòng),庫管員有權(quán)制止和糾正其行為。

5、以舊換新的物資一律交舊領(lǐng)新;領(lǐng)用的各種工具均要上工具卡,并由領(lǐng)用人和總經(jīng)理簽字。

四、物資退庫倉庫管理制度

1、由于生產(chǎn)計(jì)劃更改引起領(lǐng)用的物資剩余時(shí),應(yīng)及時(shí)退庫并辦理退庫手續(xù)。

2、廢品物資退庫,庫管員根據(jù)廢品損失報(bào)告單進(jìn)行查驗(yàn)后,入庫并做好記錄和標(biāo)識。

倉庫管理制度小結(jié):

1、倉庫是企業(yè)物資供應(yīng)體系的一個(gè)重要組成部分,是企業(yè)各種物資周轉(zhuǎn)儲備的環(huán)節(jié),同時(shí)擔(dān)負(fù)著物資管理的多項(xiàng)業(yè)務(wù)職能。它的主要任務(wù)是:保管好庫存物資,做到準(zhǔn)確,質(zhì)量完好,確保安全,收民迅速,面向生產(chǎn),服務(wù)周到,降低費(fèi)用,加速資金周轉(zhuǎn)。

2、倉庫設(shè)置要根據(jù)工廠生產(chǎn)需要和廠房設(shè)備統(tǒng)籌規(guī)劃,合理布局;內(nèi)部要加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,進(jìn)行科學(xué)分工,形成物資分口管理的保證體系;業(yè)務(wù)上要實(shí)行工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化,應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)和abc分類法,不斷提高倉庫管理水平。

一、庫房管理目的:

(一)倉庫標(biāo)準(zhǔn)化管理,保證材料及產(chǎn)品在存儲期間的質(zhì)量。

(二)及時(shí)為生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)的材料、零配件以及半成品。

(三)及時(shí)為銷售部門提供合格優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)成品。

(四)明晰、完整、及時(shí)記錄出入庫情況,定期與財(cái)務(wù)部匯報(bào)數(shù)據(jù)。

(五)出入庫管理辦法:原材料和成品按以下九個(gè)大項(xiàng)分類管理。

1、塑料件;

2、橡膠件;

3、標(biāo)準(zhǔn)件;

4、電子件;

5、電機(jī);

6、軟化劑;

7、外加工;

8、包裝物;

9、產(chǎn)成品;

二、原材料入庫。

外購原材料到貨后,庫房管理員應(yīng)按實(shí)際情況填寫《入庫單》,并仔細(xì)核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號,核對無誤后入庫。

三、產(chǎn)成品入庫。

(一)經(jīng)品質(zhì)部驗(yàn)收合格并填寫《檢驗(yàn)移交單》后入庫。

(二)對需要質(zhì)量驗(yàn)收的原材料。

四、入庫時(shí)先標(biāo)識。

(一)待驗(yàn)品,按規(guī)定及時(shí)通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收,經(jīng)認(rèn)定合格的原材料放入指定合格品區(qū)域。判定不合格則標(biāo)識“不合格品”標(biāo)識,隔離堆放。

(二)在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、規(guī)格型號、顏色、質(zhì)量及單據(jù)等不符合時(shí),應(yīng)立即向有關(guān)部門反映,以便及時(shí)查清、解決問題,必要時(shí)通告對方。

五、對臨時(shí)寄存在庫房的貨品,必要時(shí)劃出區(qū)域,隔離存放,做好“待處理品”標(biāo)識。

六、對退貨產(chǎn)品的處理應(yīng)按《退貨單》進(jìn)行清點(diǎn)和出入帳,并查明退貨原因。對退貨屬返修產(chǎn)品,需報(bào)生產(chǎn)部與供應(yīng)部,由生產(chǎn)開具《返修產(chǎn)品領(lǐng)料單》進(jìn)行返修;對退貨屬報(bào)廢產(chǎn)品由品質(zhì)部驗(yàn)收簽字后入廢品庫,并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)耗。

七、對于不合格品、生產(chǎn)過程中合理消耗產(chǎn)生的廢品需入廢品庫,經(jīng)品質(zhì)部和生產(chǎn)相關(guān)責(zé)任人簽字后方可入庫。廢品庫需明確劃分。

八、入庫物資的堆放必須符合先進(jìn)先出的原則。

九、入庫物資應(yīng)及時(shí)入庫。

十、原材料的出庫與發(fā)放:

(一)凡屬產(chǎn)品配套原料,由生產(chǎn)部出具生產(chǎn)通知單和生產(chǎn)領(lǐng)料清單。由倉庫保管員進(jìn)行分解消化,車間專人來領(lǐng)取原材料,嚴(yán)格按《生產(chǎn)領(lǐng)料清單》的規(guī)格、型號、數(shù)量等發(fā)放。

(二)用于生產(chǎn)過程中造成報(bào)廢或損失而需進(jìn)行補(bǔ)料,則需由生產(chǎn)部開出《補(bǔ)料單》后方可發(fā)放。

(三)非生產(chǎn)所用的物資發(fā)放,需嚴(yán)格審批手續(xù)、必要時(shí)需務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn),憑《領(lǐng)料單》發(fā)放。

(四)物資(包括成品)的發(fā)放力求先進(jìn)先出,具體按倉庫物資先進(jìn)先出執(zhí)行規(guī)范進(jìn)行操作。當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)量,核對規(guī)格名稱,并及時(shí)登記處入帳(手工及電腦帳),做到帳、物相一致,帳、帳相符。

(五)廢品庫內(nèi)物資由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)處理,并保留處理清單。并負(fù)責(zé)組織出庫,倉庫人員嚴(yán)格清點(diǎn)數(shù)量,出庫時(shí)開具產(chǎn)品出庫單,并及時(shí)登記入帳。

十一、物資貯存與防護(hù)

(一)物資定期盤點(diǎn)數(shù)量,確認(rèn)庫存的余缺情況,上報(bào)相關(guān)部門,并有財(cái)務(wù)部進(jìn)行抽查。

(二)倉庫應(yīng)編制平面定置圖,將物資合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包裝破損,妥善保管,杜絕積壓,反對浪費(fèi),及時(shí)提供相關(guān)信息。

(三)倉庫做到通風(fēng)、干燥、清潔、安全,防塵和避光防止產(chǎn)品損壞變質(zhì)。儲存易燃物品的庫房還應(yīng)做到密封、并遠(yuǎn)離火源、熱源。

(四)有色金屬上貨架,保持通風(fēng),非金屬及電器材料,應(yīng)分品種、規(guī)格、型號存放,擺設(shè)合理。

(五)做好物資的標(biāo)識管理,包括產(chǎn)品標(biāo)識及監(jiān)視和測量狀態(tài)標(biāo)識,嚴(yán)防誤用。

(六)對有貯存期限要求的物資,按時(shí)檢查庫存情況,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)變質(zhì)苗頭。對超期物資標(biāo)志待處理標(biāo)識及時(shí)開具送驗(yàn)單交品質(zhì)部重新驗(yàn)證,驗(yàn)證符合要求的標(biāo)志合格品可繼續(xù)使用,不符合要求的標(biāo)志“不合格品”識移交廢品庫。并作好記錄。

(七)對于長期庫存(既超過質(zhì)保期限經(jīng)質(zhì)檢部合格的庫存物資)在電腦帳及手工帳中做好標(biāo)并及時(shí)及通知財(cái)務(wù)部。

(八)非工藝損耗或其他原因而產(chǎn)生的材料多余,倉庫必須及時(shí)配合車間做好退料工作,退料需查清余料原因,核對材料的應(yīng)余數(shù),及時(shí)辦理退料手續(xù)及入帳。

(九)對于殘余的原材料或不滿包裝的材料根據(jù)實(shí)際包裝情況,進(jìn)行封口或封箱處理。

十二、應(yīng)急情況處理

(一)遇到緊急情況如失火及突發(fā)性天災(zāi)時(shí)應(yīng)及時(shí)聯(lián)絡(luò)值班領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)采取相應(yīng)的措施。

(二)滅火使用泡沫及干粉滅火器(易燃物品需使用泡沫滅火器)。

十三、庫房管理規(guī)定

(一)公司各類庫房由指定專人負(fù)責(zé)。

(二)采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目,檢查包裝是否完好,發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應(yīng)立即拆包核查,如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量不符合,庫房管理人員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

(三)庫房物品存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。

(四)嚴(yán)格管理賬單資料,所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確,不得隨意涂改。

(四)嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單。

(五)庫房物資未經(jīng)允許不得外借,特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)。

(六)每月需對庫房進(jìn)行盤點(diǎn)、整理,對帳實(shí)不符及時(shí)上報(bào),不得隱瞞。

(七)嚴(yán)格按照公司管理規(guī)定辦事,不允許非工作人員進(jìn)入庫房。

(八)庫房管理要做到清潔整齊、碼放安全、防火防盜。

(九)庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,禁上明火,禁止無關(guān)工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施,做到防火、防盜、防潮、防鼠,相關(guān)管理制度張貼于明顯位置,禁煙、禁火標(biāo)識應(yīng)設(shè)置于庫房大門外。

(十)因管理不善造成物品丟失、損壞,物品管理人員應(yīng)承擔(dān)不低于物品價(jià)值20%的經(jīng)濟(jì)損失。

十四、本制度自頒布之日起實(shí)施。

第2篇 三級文件：物業(yè)業(yè)務(wù)投訴及建議管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)三級文件:業(yè)務(wù)投訴及建議管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、目的

規(guī)范顧客投訴問題的處理程序,以保證業(yè)主的投訴能及時(shí)、準(zhǔn)確、滿意地得到解決,并以此改進(jìn)和提高服務(wù)質(zhì)量。

2、適用范圍

適用于各部門受理業(yè)主各種服務(wù)項(xiàng)目的有效投訴。

3、職責(zé)

3.1管理者代表負(fù)責(zé)對各部門匯報(bào)上來的未能處理的顧客投訴提出處理意見,親自或委托企業(yè)管理部處理業(yè)主直接向本公司上級或政府有關(guān)部門的投訴。

3.2企業(yè)管理部是公司所發(fā)生投訴的歸口管理部門,負(fù)責(zé)督導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人對投訴處理結(jié)果進(jìn)行回訪,并負(fù)責(zé)所有投訴記錄的歸檔。

3.3部門負(fù)責(zé)人處理部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的所有投訴。

3.4管理處及俱樂部前臺負(fù)責(zé)對用戶投訴的接待、記錄、聯(lián)系處理與上報(bào)工作。

3.5所有員工都有向上級及時(shí)匯報(bào)業(yè)主投訴的責(zé)任。

4、方法與過程控制

4.1投訴分類

4.1.1一類投訴:由于我公司自身管理或服務(wù)不到位而產(chǎn)生的投訴;

4.1.2二類投訴:由于房屋質(zhì)量方面的問題而導(dǎo)致的投訴;

4.1.3三類投訴:由于規(guī)劃紅線外問題而產(chǎn)生的投訴。

4.2操作流程

4.2.1對于業(yè)主在工作現(xiàn)場或管理處的當(dāng)面投訴,當(dāng)事人需先向業(yè)主致歉,對業(yè)主的意見表示感謝,當(dāng)場可以解決的須當(dāng)場處理,并向上級匯報(bào),不能當(dāng)場處理的,兩小時(shí)內(nèi)通知上級領(lǐng)導(dǎo),由上級領(lǐng)導(dǎo)給出處理意見進(jìn)行處理。

4.2.2處理完畢后處理的具體過程、結(jié)果、分析及時(shí)報(bào)客戶接待員,當(dāng)天記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中。

4.2.3對于業(yè)主通過信件、電話、電子郵件等途徑提出的投訴,獲得信息的人須在1小時(shí)內(nèi)將投訴內(nèi)容告知客戶接待員,由接待員將內(nèi)容記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上,并根據(jù)投訴內(nèi)容進(jìn)行分類傳達(dá),向相關(guān)責(zé)任人下發(fā)《工作聯(lián)系單》,相關(guān)責(zé)任人接到《工作聯(lián)系單》后要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予處理并回復(fù)相關(guān)意見到客戶接待員(一類投訴4小時(shí)內(nèi)處理,二類投訴當(dāng)天處理,三類投訴三天內(nèi)處理)。

4.2.4凡接到《工作聯(lián)系單》的投訴處理負(fù)責(zé)人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有處理完畢的,客戶接待員將此信息上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo);若投訴在兩天內(nèi)仍沒有回復(fù),客戶接待員可直接上報(bào)高層領(lǐng)導(dǎo)。

4.2.5對于處理難度較大的,或直接到公司、集團(tuán)或政府有關(guān)部門等的投訴必須立即上報(bào)

部門第一負(fù)責(zé)人,有部門第一負(fù)責(zé)人提出處理意見,再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo),處理完畢后統(tǒng)一匯總到管理處客戶接待員處記錄歸檔。

4.2.6一類投訴處理完畢后要形成案例分析,各部門進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn);二類投訴按《質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修流程》進(jìn)行處理,影響較大的問題則由保修辦以書面形式呈報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo),并跟進(jìn)處理反饋結(jié)果;對于三類投訴由客戶接待員向業(yè)主進(jìn)行相應(yīng)的解釋,視投訴問題的具體情況、困難程度設(shè)法予以解決,對于無法解決的問題可與有關(guān)部門協(xié)商共同解決,無法解決的投訴應(yīng)向業(yè)主做出有關(guān)解釋和說明并得到業(yè)主的理解。

4.2.7接受投訴的責(zé)任部門在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上提出處理意見,并由各區(qū)域客戶服務(wù)人員簽名確認(rèn)后報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo),每條信息后面都應(yīng)有相關(guān)人員的簽名和日期。

4.2.8投訴處理的完成情況,須在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中予以體現(xiàn),客戶接待員保存《工作聯(lián)系單》原件,責(zé)任部門保存附件。

4.2.9管理處負(fù)責(zé)投訴的分析和總結(jié),有關(guān)的分析和總結(jié)作為管理評審的輸入信息。

4.3處理后的回訪

對業(yè)主的投訴處理后,由部門第一負(fù)責(zé)人或其委托人在3天之內(nèi)以電話或上門的形式進(jìn)行回訪,并在《業(yè)主投訴記錄表》上做好記錄?；卦L工作的主要內(nèi)容是:

4.3.1征詢業(yè)主對投訴的處理意見,檢查處理的效果。

4.3.2征詢業(yè)主對于以后防止出現(xiàn)類似問題的預(yù)防措施。

5、引用文件

__wy7.5.4-s01-01《質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修流程》

6、支持記錄表格

__wy8.3-z01-f1《業(yè)主投訴記錄表》

《工作聯(lián)系單》

第3篇 三級文件：物業(yè)空置房管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)三級文件:空置房管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、目的

規(guī)范空置房管理,保護(hù)業(yè)主切身利益。

2、適用范圍

適用于管理處所轄區(qū)域的空置房管理。

3、職責(zé)

3.1客服中心主任負(fù)責(zé)空置房管理工作的安排、抽檢、督促。

3.2客戶服務(wù)員負(fù)責(zé)對空置房進(jìn)行管理。

3.3客戶服務(wù)員負(fù)責(zé)空置房申請的辦理工作。

3.4客戶接待員負(fù)責(zé)空置房鑰匙的管理。

4、解釋:

空置房:指開發(fā)商尚未賣出的房屋、業(yè)主接房后暫未裝修的房屋或業(yè)主裝修后暫不居住并辦理空置房手續(xù)的房屋。

5、方法與過程控制

5.1未賣出房屋的管理

5.1.1客戶服務(wù)員每月一次對空置房屋進(jìn)行檢查,并填寫巡檢記錄。巡檢內(nèi)容包括室內(nèi)各設(shè)施設(shè)備、衛(wèi)生狀況及房屋質(zhì)量。

5.1.2客戶服務(wù)員每月進(jìn)行空置房水電表底數(shù)查抄,確?？罩梅克姳黹y關(guān)閉,杜絕產(chǎn)生水電費(fèi)。

5.1.2客戶服務(wù)員根據(jù)季節(jié)的變化對空置房屋進(jìn)行通風(fēng)、散熱。

5.1.3多雨季節(jié),客戶服務(wù)員應(yīng)及時(shí)查看房屋質(zhì)量,有無裂縫及漏水情況。如遇惡劣天氣如暴雨、狂風(fēng)天氣,必須對空置房進(jìn)行全面檢查并填寫《空置房檢查記錄表》。

5.1.4巡檢過程中,發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)責(zé)任人。

5.1.5客戶服務(wù)員對此類空置房每月檢查率為100%,入戶率100%。

5.2業(yè)主接房后暫不入住的房屋管理

5.2.1持業(yè)主身份證原件到管理處辦理空置房申請手續(xù)(未裝修的不用申請),并填寫《空置房申請表》,寫清空置時(shí)間及空置原由。

5.2.2客戶服務(wù)員向業(yè)主告知空置時(shí)注意事項(xiàng),內(nèi)容包括:水電使用、室內(nèi)物品管理、取消空置申請的辦法等。

5.2.3客戶服務(wù)員簽署《空置房申請表》意見交客服中心主任簽字確認(rèn)后交管理處收費(fèi)員處。

5.2.4客戶接待員派單對業(yè)主室內(nèi)進(jìn)行停水、電處理,并抄取水電表讀數(shù)。

5.2.5空置申請期間業(yè)主的物業(yè)管理費(fèi)及水電公攤費(fèi)按50%收取。

5.2.6空置時(shí)間到期后,按全額100%收取?？罩闷陂g發(fā)生水消耗超過1噸/月;電消耗超過5度/月,視為入住收費(fèi)。

5.2.7空置時(shí)間到期后,業(yè)主繼續(xù)空置,須重新辦理空置房申請。

5.2.8空置時(shí)間必須超過三個(gè)月才可辦理,空置時(shí)間內(nèi),管理處將水電進(jìn)行關(guān)閉,以確保安全。

5.2.9客戶服務(wù)員對所轄區(qū)域內(nèi)空置房的日常管理工作,如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)與業(yè)主聯(lián)系。

5.3客戶服務(wù)員每月對所轄區(qū)域空置房進(jìn)行統(tǒng)計(jì)檢查,每月檢查率為100%。檢查時(shí)填寫《空置房檢查記錄表》。

5.3.1客戶服務(wù)員負(fù)責(zé)空置房的水、電、氣設(shè)施跑、冒、滴、漏的檢查,控制費(fèi)用的發(fā)生。

5.4地下室的檢查等同與空置房檢查,并填寫《地下室檢查記錄表》。

5.5客戶中心主任每月對客戶服務(wù)員的空置房檢查情況進(jìn)行抽查。

6、相關(guān)質(zhì)量記錄表單

__wy7.5.4-k01-04-f1《空置房申請表》

__wy7.5.4-k01-04-f2《空置房檢查記錄表》

__wy7.5.4-k01-04-f3《地下室檢查記錄表》

第4篇 三級文件：物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)三級文件:鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、目的

規(guī)范房屋鑰匙的管理,做到收、發(fā)鑰匙準(zhǔn)確、快速、無誤。

2、范圍

適用于各管理處鑰匙的保管工作。

3、職責(zé)

3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。

3.2客戶服務(wù)部主管負(fù)責(zé)對鑰匙保管工作的監(jiān)察。

4、方法和過程控制

4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區(qū)域,鑰匙上標(biāo)識應(yīng)標(biāo)注清楚,以便查找。

4.2鑰匙保管人就經(jīng)常對鑰匙保管情況進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽破損或模糊不清者應(yīng)及時(shí)更新。

4.4業(yè)主領(lǐng)取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認(rèn)身份,業(yè)主須在《鑰匙發(fā)放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。

4.5其他人員如借用鑰匙,要認(rèn)真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應(yīng)該做到當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應(yīng)有營銷部部門主管的簽字。

4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負(fù)責(zé)追回并及時(shí)在《鑰匙借用登記表》上講相關(guān)記錄填寫完善。

4.7鑰匙存放地點(diǎn)無關(guān)人員不得進(jìn)入。

5、相關(guān)文件

無

6、相關(guān)質(zhì)量記錄表單

__wy7.5.4-k01-02 《鑰匙發(fā)放登記表》

__wy7.5.4-k01-02 《鑰匙借用登記表》

第5篇 三級文件：物業(yè)促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)三級文件:促銷及宣傳行為管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、目的

對所轄區(qū)域內(nèi)外來商戶的各種促銷及宣傳行為進(jìn)行管理,確保小區(qū)正常的公共秩序和生活環(huán)境。

2、適用范圍

適用于對外界主動(dòng)提供上門的或由物管處為方便住戶而聯(lián)系的各種促銷和宣傳活動(dòng)(政府機(jī)構(gòu)、國家事業(yè)單位組織的各類活動(dòng)除外)的管理。

3、職責(zé)

3.1各管理處負(fù)責(zé)各類促銷和宣傳活動(dòng)的申請的洽談,經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

3.2管理處專人負(fù)責(zé)聯(lián)系安排和協(xié)調(diào)各種促銷/宣傳活動(dòng)的進(jìn)行。

3.3社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)負(fù)責(zé)對促銷/宣傳過程的巡查、監(jiān)督,提供必要的協(xié)助。

4、方法和過程控制

4.1各管理處應(yīng)確定本社區(qū)可以進(jìn)行室外展示的地點(diǎn)、部位,報(bào)小區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4.2對于在小區(qū)進(jìn)行臨時(shí)性展/促銷活動(dòng)商戶的管理。

4.2.1展示的歸口管理部門為管理處,具體同商家的合作事宜由管理處指定專人負(fù)責(zé)談判,談判結(jié)果的審批權(quán)在管理處經(jīng)理。

4.2.2每個(gè)展位6平方米,超過須增加費(fèi)用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一個(gè)展位的費(fèi)用計(jì)算。

4.2.3展示費(fèi)用在公司規(guī)定的框架內(nèi)根據(jù)各小區(qū)實(shí)際情況談判。

4.2.4需在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行臨時(shí)性展/促銷活動(dòng)的商戶,應(yīng)請其到管理處進(jìn)行登記并填寫《臨時(shí)展位申請表》,并提交營業(yè)執(zhí)照或其復(fù)印件。如果展/促銷活動(dòng)涉及到服務(wù)人員技能及政府部門管理規(guī)定要求的行為,須出具政府主管部門的批準(zhǔn)文件。

4.2.5對于展/促銷商戶提供的證明,管理處指定的負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行核對。如果其不能提供所要求的證明或?qū)ζ渌峁┑淖C明的真實(shí)性產(chǎn)生懷疑,應(yīng)拒絕其臨時(shí)性展/促銷申請的要求。如果申請方是專營廣告業(yè)務(wù)的企業(yè)或兼營廣告業(yè)務(wù)的單位,還要驗(yàn)證其《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《廣告經(jīng)營許可證》。

4.2.6管理處與商戶進(jìn)行洽談合作事宜,并將在展示期間應(yīng)遵守的規(guī)定予以告知。雙方認(rèn)可一切事項(xiàng)后商戶交納臨時(shí)展示費(fèi),報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2.7展示有以下內(nèi)容的,不予批準(zhǔn):

a、違反我國法律、法規(guī)的;

b、損害我國民族尊嚴(yán)的;

c、有_、淫穢、迷信、荒誕內(nèi)容的;

d、弄虛作假的;

e、貶低同類產(chǎn)品的;

f、產(chǎn)品質(zhì)量不符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的。

4.2.8社區(qū)服務(wù)部應(yīng)向促銷/宣傳人員發(fā)放《臨時(shí)展位申請表》b聯(lián),并向促銷/宣傳人員指定展示地點(diǎn),促銷/宣傳人員可憑此單出入小區(qū)。

4.3對需長期在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行促銷或宣傳的商戶之管理。

4.3.1商戶需要長期在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行促銷或宣傳活動(dòng),應(yīng)事先向社區(qū)服務(wù)部提出申請,并填寫《臨時(shí)展位申請表》。促銷和宣傳的產(chǎn)品須出具有關(guān)部門的檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等資料;涉及服務(wù)人員技能及政府部門管理規(guī)定要求的促銷/宣傳行為,須出具政府主管部門的批準(zhǔn)文件。

4.3.2若展示期為一個(gè)月(含一個(gè)月以上),管理處根據(jù)行情確定展示費(fèi)用框架報(bào)公司審批;管理處經(jīng)理根據(jù)審批后的范圍與商戶進(jìn)行洽談;如遇特殊情況需優(yōu)惠或減免展位費(fèi)的如配合營銷部或舉辦活動(dòng)進(jìn)行展示的管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后現(xiàn)場出納方可辦理展示聯(lián)辦單。

4.3.3促銷或宣傳活動(dòng)不得散發(fā)、張貼宣傳單頁及印刷品,不得在園區(qū)懸掛條幅。

4.3.4在接到有關(guān)申請后,社區(qū)服務(wù)部應(yīng)對促銷/宣傳單位的營業(yè)執(zhí)照有效期、負(fù)責(zé)人和相關(guān)資信予以驗(yàn)證,對促銷/宣傳人員進(jìn)行審核,包括人員的身份、使用的工具及負(fù)責(zé)人聯(lián)系辦法等。社區(qū)服務(wù)部負(fù)責(zé)對《臨時(shí)展位申請表》進(jìn)行審批并根據(jù)實(shí)際情況決定是否簽訂合同或協(xié)議。

4.3.5社區(qū)服務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員將批準(zhǔn)意見知會促銷/宣傳單位,并安排有關(guān)人員予以管理與配合,有關(guān)促銷/宣傳單位的各種資料(《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《廣告經(jīng)營許可證》)須建檔保存。

4.3.6進(jìn)出小區(qū)的促銷/宣傳人員必須按規(guī)定持社服部發(fā)放的《臨時(shí)展位申請表》b聯(lián)。

4.4公共秩序管理員負(fù)責(zé)驗(yàn)證聯(lián)辦單的有效性,若展示單位無聯(lián)辦單或有效證明,要立即制止并上報(bào)管理處。

4.5社區(qū)服務(wù)部有關(guān)人員須對進(jìn)場促銷/宣傳人員進(jìn)行管理和監(jiān)督,對于只準(zhǔn)在指定的場合進(jìn)行的活動(dòng),促銷/宣傳人員應(yīng)按物管處規(guī)定的時(shí)間進(jìn)、出場,自覺遵守小區(qū)的安全管理規(guī)定和清潔衛(wèi)生管理規(guī)定,不得損壞公共設(shè)施。

4.5.1促銷/宣傳人員的著裝及宣傳攤位的擺放須符合小區(qū)要求,以保證小區(qū)良好的形象。

4.5.2促銷/宣傳人員攜帶顧客的物品離開小區(qū)時(shí)需按物資搬運(yùn)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

4.6社區(qū)服務(wù)部對來社區(qū)進(jìn)行展示的商戶建立目錄,并對其在展示期間的表現(xiàn)結(jié)果進(jìn)行評價(jià)和登記。

4.7對于違反有關(guān)規(guī)定的商戶,可以將其列為“不受歡迎”的商戶并不允許其今后在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行展/促銷活動(dòng)。

5、相關(guān)文件

無

6、質(zhì)量記錄表格

__wy7.5.1-k03-03-f1《臨時(shí)展位申請表》

第6篇 三級文件：物業(yè)社區(qū)戶外宣傳張貼管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)三級文件:社區(qū)戶外宣傳、張貼管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、目的

對物業(yè)小區(qū)的環(huán)境整潔加強(qiáng)管理,整治社區(qū)環(huán)境。

2、范圍

適用于各管理處社區(qū)戶外宣傳、張貼管理。

3、職責(zé)

3.1管理人員負(fù)責(zé)對小區(qū)內(nèi)業(yè)主和私自制作、安裝、宣傳板塊門牌,宣傳畫等進(jìn)行清除。3.2公共秩序維護(hù)員負(fù)責(zé)對外來廣告宣傳、小張貼畫進(jìn)入小區(qū)的控制及清除。

4、方法和過程控制

4.1社區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁私自安裝任何廣告牌、宣傳畫及公司標(biāo)識、標(biāo)牌。

4.2由物業(yè)管理處張貼的海報(bào)、宣傳畫、公告等,應(yīng)統(tǒng)一制作,在指定位置張貼。

4.3管理處應(yīng)定期、定時(shí)由專人制作宣傳資料,貼到指定的位置,以求達(dá)到和業(yè)主溝通的功能。

4.4戶外各類公共標(biāo)識,交通指引等應(yīng)遵照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定設(shè)計(jì)、設(shè)置,沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的,應(yīng)統(tǒng)一設(shè)計(jì)制作。

4.5公共秩序維護(hù)員對來訪人員應(yīng)做詳細(xì)認(rèn)定,特別對做業(yè)務(wù)、搬家、做家政服務(wù)人員、家裝公司等提示,小區(qū)內(nèi)不允許私自張貼宣傳物品,發(fā)放傳單,卡片等,如有發(fā)現(xiàn)須立即上報(bào),由班組長或部門主管對其進(jìn)行處理。

4.6保潔員對已經(jīng)貼到公共部位或業(yè)主門庭上的傳單等應(yīng)做清除,如發(fā)現(xiàn)有人做禁止張貼的行為,應(yīng)制止并及時(shí)聯(lián)系公共秩序維護(hù)員報(bào)到管理處。

4.7任何單位及個(gè)人如張貼、懸掛各類出版物、廣告招貼、標(biāo)牌、條幅懸掛,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)任何工種、管理人員應(yīng)制止,并及時(shí)聯(lián)系管理處。

4.8各業(yè)戶不可于窗戶上裝置任何廣告形式的招貼或牌匾,如發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即告知客戶服務(wù)員處理。

4.9宣傳欄管理規(guī)定

4.9.1任一部門如有向小區(qū)發(fā)布通知、海報(bào)及其他內(nèi)容的宣傳信息均需先擬好草稿,請部門經(jīng)理審批,正式稿出來后要加蓋公章后方可發(fā)布。

4.9.2文件發(fā)布的位置要同社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)結(jié)合,由社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)統(tǒng)一管理。

4.9.3宣傳欄內(nèi)容要求健康、向上,并張貼整齊,紙張規(guī)范,不允許亂張貼。

4.9.4板報(bào)為每月兩次更新內(nèi)容。

4.9.5保潔部負(fù)責(zé)宣傳欄的衛(wèi)生。

4.9.6社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)要隨時(shí)觀察宣傳欄內(nèi)容的有效性,對過期內(nèi)容及時(shí)撤掉。

5、相關(guān)文件

無

6、質(zhì)量記錄表格

無