檔案分類管理制度

有哪些

檔案分類管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類原則

2. 分類標(biāo)準(zhǔn)與體系

3. 檔案標(biāo)識與編碼

4. 檔案管理流程

5. 責(zé)任分配與監(jiān)督機制

6. 更新與維護規(guī)定

實施細則

1. 檔案分類原則：檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、來源、時間等因素進行科學(xué)分類，確保檢索方便，便于管理和利用。

2. 分類標(biāo)準(zhǔn)與體系：制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政、財務(wù)、項目、人事等類別，形成層次分明的檔案分類體系。各分類下可設(shè)立子類，以便細化管理。

3. 檔案標(biāo)識與編碼：每個檔案應(yīng)有唯一的標(biāo)識，如檔案編號，以便快速定位。編碼規(guī)則應(yīng)清晰，便于記憶和輸入。

4. 檔案管理流程：包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。

5. 責(zé)任分配與監(jiān)督機制：設(shè)定專職檔案管理員，負責(zé)日常管理工作；各部門指定兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集與初審。定期審計，確保制度執(zhí)行到位。

6. 更新與維護規(guī)定：檔案系統(tǒng)需定期更新，確保信息的時效性。對過期、無效的檔案進行清理，同時保持檔案的完整性和歷史連續(xù)性。

上墻內(nèi)容

1. “檔案管理，服務(wù)先行，有序存取，高效利用?！?

2. “明確職責(zé)，人人參與，檔案工作無小事?！?

3. “檔案分類清晰，編碼規(guī)范，確保信息準(zhǔn)確無誤?！?

4. “嚴(yán)格遵守借閱制度，保護企業(yè)機密，尊重知識產(chǎn)權(quán)。”

5. “定期審核，及時更新，保持檔案的活力與價值。”

以上內(nèi)容旨在建立一個系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案分類管理制度，以提升企業(yè)內(nèi)部信息管理效率，保障檔案的安全與有效利用。各部門需嚴(yán)格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。

檔案分類管理制度范文

第1篇 建筑公司檔案分類管理說明

建筑工程公司檔案分類管理說明

1文件檔案的管理:

1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

1.2 公司各部門負責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm_297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

2電子文檔的管理:

2.1 收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

■在無紙化計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

■用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.2 收集、積累方法:

■及時按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3 歸檔要求:

■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

■將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

3聲像檔案的管理:

3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

3.2 文字說明的編寫要求:

■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項目正確齊全。

■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。