信件收發(fā)管理制度是企業(yè)日常運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保公司內(nèi)外部溝通的有效性、安全性和及時性。該制度涵蓋了信件的接收、處理、存儲和發(fā)送等多個環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，保護信息安全，維護企業(yè)形象。
包括哪些方面
1. 接收流程：規(guī)定信件的簽收、分類、登記和初步處理方式。
2. 內(nèi)部流轉(zhuǎn)：明確信件在各部門間傳遞的規(guī)則和時限。
3. 處理標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定對信件的閱讀、回復(fù)、歸檔等處理標(biāo)準(zhǔn)。
4. 信息安全：制定保密措施，防止敏感信息泄露。
5. 電子通信：涵蓋電子郵件和其他電子通信工具的管理。
6. 檔案管理：規(guī)定紙質(zhì)和電子信件的保存期限和方式。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期培訓(xùn)員工，確保制度執(zhí)行到位。
重要性
信件收發(fā)管理制度的重要性不言而喻：
1. 保障溝通效率：有效的信件管理能快速響應(yīng)客戶需求，提升內(nèi)部協(xié)作效率。
2. 維護企業(yè)形象：及時、專業(yè)的信件處理展示企業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平。
3. 保護商業(yè)機密：嚴(yán)格的信件管理防止敏感信息外泄，維護企業(yè)利益。
4. 合規(guī)性：遵守相關(guān)法律法規(guī)，如隱私保護法、數(shù)據(jù)安全法等。
方案
1. 設(shè)立專門的信件管理部門：負(fù)責(zé)信件的統(tǒng)一收發(fā)和處理，確保流程規(guī)范。
2. 實施電子化管理：利用信息系統(tǒng)自動化處理，減少人為錯誤，提高效率。
3. 制定詳細(xì)的操作手冊：明確每個步驟的具體操作，提供參考指南。
4. 定期審計：檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整優(yōu)化。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)改進制度。
6. 強化培訓(xùn)：定期舉辦培訓(xùn)課程，確保員工熟悉并遵守制度。
信件收發(fā)管理制度的完善與執(zhí)行，是企業(yè)高效運作的基礎(chǔ)，需要全體員工共同參與，共同維護。只有這樣，我們才能確保每一個信件都能成為企業(yè)與外界溝通的橋梁，為公司的長遠發(fā)展貢獻力量。
信件收發(fā)管理制度范文
第1篇 報刊信件收發(fā)管理程序制度
報刊信件收發(fā)管理程序
1.目的
對郵件、報刊收發(fā)實施控制,確?？蛻艏皶r收到郵件報刊。
2.適用范圍
適用于郵件和報刊的收發(fā)。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
4.職責(zé)
4.1保安部報刊收發(fā)員負(fù)責(zé)大廈內(nèi)郵件和報刊的收發(fā)。
4.2保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。
5.工作程序
5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù)
5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務(wù)室收取費用。
5.1.2物管部憑財務(wù)收費票據(jù),填寫《國企大廈室內(nèi)維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。
5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財務(wù)室交納維修費用。
5.2客戶辦理報刊登記手續(xù)
5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預(yù)訂手續(xù)。
5.2.2客戶需要提供收發(fā)報刊服務(wù)時,憑《報刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復(fù)印件,以方便今后查詢。
5.3 收發(fā)過程
5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發(fā)登記表》中,當(dāng)日送于客戶。
5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。
5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,如果超過二十天無人領(lǐng)取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。
5.4接到客戶投訴后,保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng),造成收件人損失的,責(zé)令收發(fā)員及時向客戶道歉或賠償,并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任,由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。
6.質(zhì)量記錄及支持文件
6.1 《郵件收發(fā)登記表》
6.2《報刊訂閱登記表》
6.3《客戶投訴登記表》
6.4《國企大廈室內(nèi)維修委托單》
郵件收發(fā)登記表
序號 日期 樓層
房號 姓名 郵件
名稱 編號 簽收 備 注
第2篇 辦公大廈信件收發(fā)管理管理手冊
辦公大廈管理手冊:信件收發(fā)管理
1普通信件投送規(guī)定
a.規(guī)定適用于工作在__國際中心內(nèi)客戶信件的日常投送;
b.由政府郵政部門投送到__國際中心的信件一律由前臺人員接收;
c.任何投遞給客戶的信件,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;
d.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負(fù)責(zé)信件的分揀及投送;
e.分揀人員應(yīng)先仔細(xì)核對收件人的公司名稱及單元號,再檢查該名客戶是否對郵件有特殊的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標(biāo)注清楚單元號;應(yīng)再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當(dāng)前在該單元的名稱相符,之后再按客戶的單元進行投送;
f.如有單元號,但公司名稱標(biāo)注不清楚,可通過檢查客戶檔案來確認(rèn),如仍不能確認(rèn),可以通過電話方式與客戶聯(lián)系,或通過其他相關(guān)部門進行確認(rèn),如市場租賃部人員等;
g.如已確認(rèn)不是投送到__國際中心內(nèi)客戶的信件,可在信件上貼上退信條并標(biāo)注退字,加蓋__國際中心郵件收發(fā)章后,在第二天交還郵局送信人員;
h.能夠確認(rèn)為已退租客戶的信件,如果原客戶留有聯(lián)系方式,可以通過電話通知原客戶到__國際中心取信,如無任何聯(lián)系方式,可按本規(guī)定第g條做退信處理;
i.長期在__國際中心的客戶要退租時,應(yīng)主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞,通常情況下,可請客戶留下聯(lián)系電話,當(dāng)有客戶信件時,以電話方式通知客戶或客戶的委托人來前臺取信。
2郵件、報刊管理規(guī)定
為規(guī)范郵件管理,確保大廈用戶郵件數(shù)正常派發(fā),制定如下規(guī)定:
a.客戶要求訂購報刊時,需到郵電部門辦理預(yù)訂報刊手續(xù)。
b.客戶憑《訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到物業(yè)管理處客戶服務(wù)部辦理備案手續(xù),由客服員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、公司名稱、份數(shù)等。
c.管理處設(shè)掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。
d.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發(fā)臺(保安部前臺),對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特殊郵件,投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有東玖大廈收發(fā)章。郵件交接各環(huán)節(jié)中,交接雙方必須辦理交接手續(xù),派發(fā)郵件時應(yīng)要求用戶簽章,以便日后有據(jù)可查。
e.對平信和國內(nèi)報刊的發(fā)放,客服人員必須根據(jù)用戶提供的資料,及時準(zhǔn)確地發(fā)放到客戶辦公處。
f.凡有業(yè)戶投訴丟失掛號郵件,經(jīng)查核掛號郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落,由最后簽名的管理人員負(fù)責(zé)。
g.對掛號信、匯票、郵包、電報等特殊郵件,客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質(zhì)、收件公司等填寫到《掛號信/包裹單等記錄表》上,然后攜單及記錄表及時準(zhǔn)確送達致接收人同時由該接收人在《掛號信/包裹單等記錄表》上簽收。
h.對已遷出本大廈的業(yè)戶,管理處提供1個月的平郵轉(zhuǎn)投服務(wù),遷離后的郵件由客服部單獨管理,每周通知業(yè)戶回大廈領(lǐng)取。凡屬無業(yè)戶認(rèn)收的掛號郵件做為盲信退回郵局,客服員登記確認(rèn)后,粘貼改退批條,交給保安部,由保安部于次日退還郵遞員簽收。
i.缺失或遲到的報刊處理:發(fā)現(xiàn)報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時,客服部負(fù)責(zé)與郵局聯(lián)系,敦促盡快補送。
j.發(fā)現(xiàn)郵局送來的郵件有破損時,應(yīng)在登記薄上做好記錄,并有當(dāng)值主管簽字確認(rèn),客服部將此郵件受到時已破損封條粘貼在破損部位后,再派發(fā)到業(yè)戶手中。
3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規(guī)定
a.程序適用于工作在__國際中心內(nèi)公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送;
b.接收到的快件由前臺人員負(fù)責(zé),通常情況下,該人員負(fù)責(zé)日常信件的分揀及投送;
c.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件,要在聯(lián)系到客戶的第一時間內(nèi)送出;并請客戶簽收。
d.快件到達后,應(yīng)由信件收發(fā)員迅速確認(rèn)該快件的收件人是否為__國際中心內(nèi)的客戶,當(dāng)確認(rèn)為__國際中心內(nèi)的客戶后,方可接收,否則由送件人員收回;
e.所有由政府郵政部門投送到__國際中心的郵政快件(僅限于ems)、匯款單、包裹單一律由前臺
f.接收,接收時應(yīng)加蓋__國際中心郵件收發(fā)章(在暫時沒有郵件收發(fā)章時,可由前臺收件人員簽收);
g.對于dhl、fd_、ups等非國家郵政部門的速遞郵件,應(yīng)由前臺人員協(xié)助送信人員聯(lián)系客戶后,由
h.郵政人員送至客戶手中;
i.任何投遞給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;
j.所有要客戶領(lǐng)取的轉(zhuǎn)交物均要求在客戶領(lǐng)取時進行簽收;
k.對于不能當(dāng)日送出的快件,應(yīng)注明原因,并于次日繼續(xù)聯(lián)系客戶,直至送出為止。
l.客服主管隨時監(jiān)督信件收發(fā)人員遞送物件情況,保證所有物件遞交的安全及準(zhǔn)確性。
第3篇 物業(yè)信件收發(fā)管理程序
公司程序文件 版號: a
修改號: 0
ej -qp4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁碼: 1/2
1.目的:
為了及時、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章
3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章
4.職責(zé):
收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。
5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認(rèn),應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01
第4篇 物業(yè)iso9000信件收發(fā)管理程序
公 司 程 序 文 件版號: a
修改號: 0
ej -qp4.15信件收發(fā)管理 頁碼: 1/2
1.目的:
為了及時、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章
3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章
4.職責(zé):
收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。
5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認(rèn),應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01
