有哪些
公司文書檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 文書分類與編碼：所有公司文件應(yīng)按照其性質(zhì)和重要性進(jìn)行分類，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、人力資源文件等，并為每個(gè)類別分配唯一的編碼，以便于管理和檢索。
2. 文書的收發(fā)管理：設(shè)立專門的文書收發(fā)部門，負(fù)責(zé)接收、登記、分發(fā)和存檔各類文件，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
3. 文書的保存期限：明確各類文件的保存期限，對于不再需要的文件，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。
4. 文書的安全保護(hù)：采取必要的物理和電子安全措施，防止文件丟失、損壞或未經(jīng)授權(quán)的訪問。
5. 文書的利用與借閱：建立借閱流程，規(guī)定員工在需要使用或查閱文件時(shí)的申請程序。
6. 文書的數(shù)字化：逐步推進(jìn)紙質(zhì)文件的電子化，提高文檔管理效率。
7. 文書的歸檔與整理：定期對文書進(jìn)行整理歸檔，保持檔案的整潔有序。
實(shí)施細(xì)則
1. 文件分類編碼：由行政管理部門制定統(tǒng)一的文件分類編碼規(guī)則，新產(chǎn)生的文件需按照此規(guī)則進(jìn)行編碼。
2. 收發(fā)管理：所有進(jìn)出門的文件需在收發(fā)登記簿上記錄，包括文件名稱、發(fā)送人/接收人、日期等信息。
3. 保存期限：由檔案管理部門根據(jù)相關(guān)法規(guī)和公司實(shí)際需求，制定各類文件的保存期限清單。
4. 安全保護(hù)：設(shè)置防火、防盜設(shè)施，對電子文件采取加密存儲，定期更新密碼，確保信息安全。
5. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由文書管理人員辦理借閱手續(xù)。
6. 數(shù)字化：采購合適的掃描設(shè)備，將舊文件逐步掃描存入電子系統(tǒng)，同時(shí)確保電子文件的備份。
7. 歸檔整理：每季度進(jìn)行一次文件清理，過期文件標(biāo)記為待銷毀，未過期但不再使用的文件歸檔。
上墻內(nèi)容
1. 文書分類編碼示例及說明
2. 文書收發(fā)流程圖
3. 文件保存期限一覽表
4. 借閱申請流程圖
5. 安全保護(hù)提示（如：嚴(yán)禁泄露文件信息，注意文件保密）
6. 文書數(shù)字化進(jìn)度表
7. 文件歸檔與整理時(shí)間表
以上制度旨在規(guī)范公司文書管理工作，提升工作效率，保障信息安全。全體員工需嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的文書管理秩序。
公司文書檔案管理制度范文
第1篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項(xiàng)目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀(jì)要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第2篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第3篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個(gè)人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營活動、具有查考利用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、職能部門對公司各類請示事項(xiàng)的批復(fù);
5、其它相關(guān)資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要,專題會議紀(jì)要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報(bào)及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營活動中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報(bào)送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;
20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關(guān)資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實(shí)行公司、部門分級立卷的制度,堅(jiān)持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個(gè)層級。第一個(gè)層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應(yīng)合一立卷。
(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。
批復(fù)、批示在前,請示、報(bào)告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。一個(gè)頁面一個(gè)頁號,
頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請示與批復(fù),來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件,按一件計(jì)算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。
(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準(zhǔn)確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點(diǎn)一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號、歸檔
第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)
歸檔時(shí)間是指立卷部門將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。
部門歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔),各部門須按時(shí)向綜合管理部移交檔案,同時(shí)填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點(diǎn)核對
第十二條 案卷排列編號
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實(shí)反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:
l、封面和扉頁
主要內(nèi)容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設(shè)目次。
3、序言或說明
對目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機(jī)要重地,非經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度,每年對室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí),必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還,并辦理注銷手續(xù),不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長不超過 5 個(gè)工作日,公司密級檔案原則上借離時(shí)間最長不超過2 個(gè)工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進(jìn)行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價(jià)值的檔案提出意見,登記造冊,經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十七條 任何部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第4篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。
2 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。
3 術(shù)語和定義
文書檔案:是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
4 管理職責(zé)
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé),并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn),同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé),具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認(rèn)真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時(shí)間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨(dú)保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí),要認(rèn)真區(qū)分,依照分類進(jìn)行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查
5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷,對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查,遇到特殊情況及時(shí)檢查,并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。
5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時(shí),由借閱單位提出借閱申請,經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。
5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn),方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí),要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第5篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:
方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3.0 管理內(nèi)容
3.1 文件和資料的分類
--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
--文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
3.2 文書檔案管理
--上級機(jī)關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3.3 其他資料管理
--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進(jìn)行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。
--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。無定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理
各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關(guān)文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》
6.0相關(guān)記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》
7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》
編寫:zz審批:zz
