文件和資料管理制度(5篇)

文件和資料管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的核心組成部分，旨在確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新、廢棄等多個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也涉及電子文檔和紙質(zhì)文檔的管理。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

2. 文件生命周期管理：規(guī)定文件從創(chuàng)建到廢棄的全過程管理流程，包括審批、存檔、更新、廢棄等步驟。

3. 權(quán)限控制：確定不同層級(jí)員工對(duì)文件的訪問、修改、分享權(quán)限，保障信息安全。

4. 存儲(chǔ)與備份：設(shè)定文件的存儲(chǔ)位置、格式和備份頻率，防止數(shù)據(jù)丟失。

5. 審核與審批：規(guī)定文件的審核標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。

6. 法規(guī)遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

7. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保制度的有效執(zhí)行。

重要性

文件和資料管理制度對(duì)企業(yè)的重要性不容忽視：

1. 提高效率：通過規(guī)范化的文件管理，減少查找、審批等環(huán)節(jié)的時(shí)間消耗。

2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

3. 保證業(yè)務(wù)連續(xù)性：及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需文件，確保業(yè)務(wù)運(yùn)行順暢。

4. 遵守法規(guī)：符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛。

5. 提升企業(yè)形象：有序的文件管理展示企業(yè)的專業(yè)性和管理水平。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：編寫易于理解的文件管理手冊(cè)，明確各項(xiàng)規(guī)定和流程。

2. 引入信息技術(shù)：利用文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)等流程。

3. 定期審計(jì)：設(shè)立專門的審計(jì)機(jī)制，定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況。

4. 建立反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)意見，持續(xù)優(yōu)化管理制度。

5. 管理層示范：管理層率先遵守制度，形成良好的示范效應(yīng)。

6. 激勵(lì)與懲罰：對(duì)于遵守制度的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行適度處罰。

通過上述方案的實(shí)施，企業(yè)能夠建立起高效、安全的文件和資料管理體系，為日常運(yùn)營(yíng)提供有力支持。

文件和資料管理制度范文

第1篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

2.0適用范圍

適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

3.0職責(zé)

品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

4.0要點(diǎn)和實(shí)施

4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

4.2質(zhì)量體系文件的使用。

4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

4.3質(zhì)量體系文件的保管。

4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng),則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識(shí)。

4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí),則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

4.4.4問更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申請(qǐng)表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進(jìn)行,但劃改時(shí),應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。

4.4.5文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄

文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別,在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄,以便核對(duì)、識(shí)別。

4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時(shí);

(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時(shí),撤回舊頁或舊版本文件。

4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5.4留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

4.6外來文件的管理。

4.6.1外來文件包括:

(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

(2)本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);

(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

4.6.3對(duì)于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺(tái)帳,以便追溯其來源和分布。

4.7文件的歸檔。

4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)(外來文件除外)。

4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對(duì)歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

4.9.1公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一:

(1)是公司的服務(wù)對(duì)象;

(2)是公司的主管上級(jí);

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密,但上款第4項(xiàng)的除外。

4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí),品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時(shí)間。

4.11公開文件的控制。

4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時(shí),應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄,保存期為3年。

5.0記錄

5.1《文件銷毀申請(qǐng)表》文件編碼:

6.0相關(guān)支持文件。

第2篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序

1.0目的

確?，F(xiàn)場(chǎng)所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

3.0職責(zé)

3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

3.2各部門(管理處)負(fù)責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

4.0工作程序

4.1文件和資料的分類

4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

4.1.2外來文件(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

4.2文件和資料的編號(hào)

按《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。

4.3文件和資料的受控狀態(tài)

4.3.1質(zhì)量手冊(cè)分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章,注明受控號(hào),非受控文件一般只進(jìn)行編號(hào)。

4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋受控文件印章。

4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場(chǎng)使用的可不蓋受控章。

4.4文件和資料的編寫、審批

質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

4.5文件和資料的發(fā)布

4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名,領(lǐng)取注有受控號(hào)和加蓋受控文件印章的文件和資料。

4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請(qǐng),說明原因和理由,管理者代表批準(zhǔn)后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。

4.6文件和資料的更改

4.6.1文件和資料更改時(shí),由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請(qǐng)單》,審核批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行,當(dāng)原審批人不在職時(shí)可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請(qǐng)單編號(hào)與摘要登記表》中要有記載匯總。

4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實(shí)施,資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單,到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應(yīng)同時(shí)收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。

4.7文件和資料的管理

4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。

4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時(shí),登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時(shí)間歸還。

4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

4.8文件和資料的換版與作廢

4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號(hào)用正字的筆劃數(shù)表示,一表示第一次更改,t表示二次更改……正表示第五次更改,若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號(hào)用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。

4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時(shí)收回并記錄,立即蓋上作廢印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識(shí)或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。

5.0支持性文件

5.1 《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》

5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

6.0相關(guān)記錄

6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

6.2《文件和資料更改申請(qǐng)表》

6.3《質(zhì)量文件清單》

6.4《借閱登記簿》

6.5《文件和資料更改申請(qǐng)單編號(hào)與摘要登記表》

編寫:審批:

第3篇 建筑公司環(huán)境管理文件和資料控制程序

建筑集團(tuán)公司環(huán)境管理程序文件

程序文件名稱:文件和資料控制程序

1.目的

對(duì)與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制,使管理體系運(yùn)行的所有場(chǎng)所都能得到文件的有效版本,防止使用作廢文件。

2.適用范圍

適用于集團(tuán)公司與質(zhì)量環(huán)境有關(guān)的所有場(chǎng)所的文件資料的控制。

3.職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)編制并監(jiān)督實(shí)施本程序。

3.2各部門的職責(zé)詳見w_/ems/c_/a/07附表1-3。

4.控制程序

4.1文件和資料的控制方法:包括分類、編制、組織會(huì)簽、審批、編號(hào)、收發(fā)、復(fù)制、更改、銷毀等規(guī)定,具體在本程序的附表中說明。

4.1.1體系文件的控制方法(詳見w_/ems/c_/a/07附表1)

4.1.2外來及管理性文件的控制方法(詳見w_/ems/c_/a/07附表2)

4.1.3工程技術(shù)文件資料的控制方法(詳見w_/ems/c_/a/07附表3)

4.1.4工程承包合同的控制,執(zhí)行集團(tuán)公司的《合同評(píng)審控制程序》、《合同管理辦法》。

4.2文件的評(píng)審

各部門在管理體系運(yùn)行中,發(fā)現(xiàn)需要對(duì)文件進(jìn)行修訂時(shí),要及時(shí)將文件修訂信息傳遞到企管部,由企管部整理并提交管理評(píng)審。

4.3更改形式及歸檔要求

4.3.1更改形式:管理體系文件的更改,可在原文件上劃改(更改數(shù)字在

30字以內(nèi),用雙劃線劃掉要更改的內(nèi)容,在更改處加蓋更改專用章,更改內(nèi)容填寫在《文件修改記錄表》ems/07-5表上)或局部換頁更改。換版的管理體系文件發(fā)布時(shí),應(yīng)注名原文件作廢。

4.3.2文件和資料的歸檔:執(zhí)行集團(tuán)公司《檔案管理辦法》。

4.4文件和資料的編號(hào)規(guī)定

4.4.1集團(tuán)公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號(hào)依據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文分類規(guī)定,每年從01開始順序編號(hào)。

4.4.2體系文件編號(hào)規(guī)定

4.4.2.1體系文件分類

a.質(zhì)量體系文件:指依據(jù)iso9002:1994版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件,分《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》和《崗位責(zé)任制》三層。此層次的文件將在質(zhì)量體系文件換版(iso9001:2000版)后失效。

b.環(huán)境管理體系文件:指依據(jù)iso14001:1996版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件,分《環(huán)境管理手冊(cè)》、《環(huán)境管理程序文件》、《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》三層。

4.4.2.2質(zhì)量體系文件編號(hào)

文件編碼規(guī)定:

a.公司代碼:建筑集團(tuán)公司-_j;

b.文件類別:質(zhì)量保證手冊(cè)-qa;

程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書-qp;

c.文件序號(hào):用兩位阿拉伯字母表示,從01開始。

4.4.2.3部門和分公司代碼

工程部-gc經(jīng)營(yíng)部-jy企管部-qg行政部-_z財(cái)務(wù)科-cw

試驗(yàn)室-sy開發(fā)辦-kf材料公司-cl集團(tuán)一公司-y_

集團(tuán)二公司-zr集團(tuán)三公司-sj 集團(tuán)四公司-sq

集團(tuán)五公司-wy集團(tuán)六公司-lc集團(tuán)七公司-qh

集團(tuán)八公司-bf集團(tuán)九公司-jc 集團(tuán)十公司-zi

集團(tuán)十一公司-ws集團(tuán)十二公司-ad直屬三公司-js

直屬一處-yc 直屬二處-rc直屬三處-sc 直屬四處-zs

4.4.2.4環(huán)境管理體系文件編號(hào)

a.《環(huán)境管理手冊(cè)》:w_/emsc/a-2001

b.《環(huán)境管理程序文件》:w_/ems/c_/a/__-2001

c.集團(tuán)公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》w_/ems/zds/a/__-2001

d.各部門和分公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》w_/ems/ yy /a/__-

e.《崗位責(zé)任制》:w_/gwzr/yy/a/__-2001

各代碼含義:

emsc:代表環(huán)境管理手冊(cè)

ems:代表環(huán)境管理體系

c_:代表環(huán)境管理程序文件

zds:代表環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書

__:代表文件序號(hào),從01開始

yy:代表部門代碼,部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規(guī)定

2001:代表文件編制時(shí)間為2001年

a:代表a版

gwzr:代表崗位責(zé)任制度

5.相關(guān)文件

w_/emsc/a-2001《環(huán)境管理手冊(cè)》

w_/ems/c_/a/12-2001《記錄控制程序》

_j/qp/_z/01-2000《檔案管理辦法》

_j/qp/02-2000《合同評(píng)審控制程序》

_j/qp/jy/04-2000《合同管理辦法》

6.標(biāo)準(zhǔn)表格

ems/07-1《文件和資料控制清單》

ems/07-2《文件資料發(fā)文審批表》

ems/07-3《文件會(huì)簽表》

ems/07-4《文件資料收文登記表》

ems/07-5《文件修改記錄表》

ems/07-6《文件和資料控制檢查記錄》

ems/07-7《文件資料銷毀記錄》

ems/12-1《記錄(文件)借閱登記表》

第4篇 總承包施工對(duì)工程的文件和資料管理規(guī)范

施工總承包對(duì)工程的文件和資料管理

總承包文件資料管理包括技術(shù)資料、質(zhì)量保證資料、質(zhì)量檢測(cè)資料及項(xiàng)目管理資料的管理。其中技術(shù)資料、質(zhì)量保證資料、質(zhì)量檢測(cè)資料由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé),是保證整個(gè)工程保質(zhì)、按期順利完成的依據(jù),也是工程竣工驗(yàn)收的必備資料。其中管理資料由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),它是整個(gè)施工過程中施工管理的依據(jù),施工成果的證據(jù)。其所涉及的各種制度、影響施工的各種因素,與業(yè)主、監(jiān)理各分包之間聯(lián)系函都是關(guān)系整個(gè)工程極其重要的文件。

1主要內(nèi)容:

1) 圖紙(接收/下發(fā));

2) 業(yè)主指令、施工方的復(fù)函、圖紙會(huì)審記錄(土建、機(jī)電、裝飾接收/下發(fā));

3) 工程變更;

4) 重大技術(shù)方案的確認(rèn);

5) 工程洽談紀(jì)要;

6) 會(huì)議紀(jì)要;

7) 監(jiān)理批準(zhǔn)的方案審批表。

2施工技術(shù)資料的歸類

1) 材質(zhì)證明;

2) 材料試驗(yàn)報(bào)告;

3) 施工記錄;

4) 預(yù)檢、隱蔽檢查記錄;

5) 基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收;

6) 施工組織設(shè)計(jì);

7) 技術(shù)交底;

8) 質(zhì)量評(píng)定;

9) 竣工驗(yàn)收資料。

3總承包和專業(yè)分包按照分級(jí)管理的原則進(jìn)行文件和資料的管理?？偝邪略O(shè)資料室,專職負(fù)責(zé)文件、資料的收發(fā)、整理、管理及歸檔工作。

4各分包單位必須設(shè)專職資料員,專門負(fù)責(zé)資料的搜集、整理、報(bào)送、存檔工作。按照合肥市對(duì)文件技術(shù)資料存檔的要求及時(shí)整理歸檔。

5各分包單位必須按總承包規(guī)定的程序接收和報(bào)送文件、資料,否則,由此造成的一切后果,總承包均不負(fù)責(zé)。接收和報(bào)送程序規(guī)定如下:

1) 業(yè)主及監(jiān)理下發(fā)的各類文件由總承包資料員進(jìn)行登記留底后須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理審閱后下發(fā)各有關(guān)單位。

2) 業(yè)主及監(jiān)理直接交給各專業(yè)分包的各類文件、資料,各專業(yè)分包在收到文件、資料之后的4小時(shí)內(nèi)必須到總承包資料室登記。

3) 各專業(yè)分包單位報(bào)送業(yè)主或監(jiān)理的各類文件如變更、報(bào)告、洽商、申請(qǐng)、簽證單等均需要由總承包專業(yè)工程師簽字并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審閱后,由總承包資料員登記存檔方可報(bào)送,否則總承包對(duì)此類文件不予承認(rèn)。

6業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)院下發(fā)的函件,經(jīng)總承包審閱后以工程通知單或總承包指令的形式轉(zhuǎn)發(fā)給各分包單位;分包單位必須根據(jù)通知及函件具體要求處理各項(xiàng)事務(wù)。

7總承包對(duì)分包單位的管理要求。對(duì)上報(bào)資料的意見、會(huì)議通知、會(huì)議記要等,將以工程通知單形式下達(dá)給各分包,分包必須根據(jù)其要求及時(shí)處理,將處理結(jié)果及時(shí)向總承包匯報(bào)。

8分包上報(bào)文件資料,必須一式四份,總承包將依據(jù)實(shí)際需要轉(zhuǎn)報(bào)業(yè)主、監(jiān)理審閱及存檔。

9分包對(duì)工程情況、圖紙問題、進(jìn)度、安全、質(zhì)量等相關(guān)事宜,可以以工作報(bào)告形式上報(bào)總承包,總承包對(duì)該報(bào)告的意見將通知單或總承包指令的形式下發(fā)分包。

10分包單位需上報(bào)的資料包括:承包合同、重要設(shè)備的訂貨合同、材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)單,分部、分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)單,施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工總進(jìn)度計(jì)劃、季度進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、周進(jìn)度計(jì)劃及依據(jù)合肥市有關(guān)規(guī)定和監(jiān)理工程師要求上報(bào)的有關(guān)資料。

11分包單位上報(bào)的有關(guān)資料應(yīng)按照合肥市現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)及文件整理規(guī)定執(zhí)行。

12分包單位自己收集整理有關(guān)工程竣工資料,總承包將不定期對(duì)資料進(jìn)行抽查和考證、考評(píng),不合格的資料分包商應(yīng)及時(shí)整改。在工程竣工前根據(jù)總承包要求上報(bào),由總承包上交地方監(jiān)督站及有關(guān)部門。

技術(shù)資料管理流程見圖3.7.11-1。管理資料的管理流程見圖3.7.11-2。

第5篇 文件和資料管理程序

文件和資料的管理程序

1.目的

對(duì)公司文件和資料進(jìn)行規(guī)范化管理、控制,以滿足規(guī)定的要求。

2.適用范圍

2.1本程序適用控制公司物業(yè)管理中如下文件:

a.政府法規(guī)、法律、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件;

b.程序文件;

c.作業(yè)指導(dǎo)書;

d.公開文件;

e.技術(shù)資料。

3.引用文件

3.1質(zhì)量手冊(cè)4.5文件和資料的管理。

3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.5文件和資料的管理。

4.職責(zé)

4.1程序文件由iso9000工作小組負(fù)責(zé)制定,并由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn),作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門編制,報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2iso9000工作小組負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放修改和控制。

4.3物管部負(fù)責(zé)政府法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和技術(shù)資料的接收和借閱。

5.程序

5.1文件和資料的編制和存檔

5.1.1程序文件由iso9000工作小組組織編制,管理者代表審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門歸口編制,部門經(jīng)理批準(zhǔn),公司質(zhì)量體系文件原件由iso9000工作小組存檔保管。

5.1.2國(guó)家法律/法規(guī)、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和技術(shù)資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。

5.1.3公司文件由各職能部門編制,部門經(jīng)理批準(zhǔn),存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對(duì)外發(fā)放的文件,必須填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。

5.1.4物管部負(fù)責(zé)存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。

5.2 文件和資料的發(fā)放

5.2.1公開文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開文件發(fā)放登記表。

5.2.2 iso9000工作小組負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量體系文件清單》和《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。

5.2.3物管部負(fù)責(zé)編制法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件目錄清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)至各部門。

5.2.4工程部編制技術(shù)資料目錄清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放至各部門,并負(fù)責(zé)借閱管理。

5.3文件和資料的借閱及歸還。

5.3.1各部門需借閱文件和資料時(shí),應(yīng)填用《文件/資料借閱登記表》、經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。

5.3.2歸還借閱資料時(shí),借閱人應(yīng)如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點(diǎn)無誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。

5.4 文件和資料的更改。

5.4.1 文件需修改時(shí),各相關(guān)部門提出修改申請(qǐng),說明建議修改內(nèi)容,經(jīng)原審核批準(zhǔn)的人員審核批準(zhǔn),并按照5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布,同時(shí)收回作廢文件集中銷毀。

5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后,由物管部、iso9000工作小組存放于過期檔案柜。

6.支持文件和質(zhì)量記錄。

6.1外來文件清單

6.2公開文件發(fā)放登記表

6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表

6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理有限公司發(fā)文審批單

6.5文件/資料借閱登記

6.6質(zhì)量體系文件清單

6.7 文件修改申請(qǐng)表