信件管理制度(4篇)

信件管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部及對外的通信流程，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、及時和專業(yè)。本制度涵蓋了信件的分類、撰寫、審批、發(fā)送、存檔和追蹤等多個環(huán)節(jié)，旨在提升企業(yè)的溝通效率和形象。

包括哪些方面

1. 信件分類：明確公務(wù)信函、商務(wù)信函、內(nèi)部通知和其他類型信件的定義和處理方式。

2. 撰寫規(guī)范：設(shè)定信件格式、語言風(fēng)格、內(nèi)容結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。

3. 審批流程：規(guī)定各級別信件的審批權(quán)限和流程。

4. 發(fā)送管理：確定信件的發(fā)送方式、時間選擇及緊急情況處理。

5. 存檔制度：建立信件的電子和紙質(zhì)存檔規(guī)則，確保信息可追溯。

6. 追蹤反饋：設(shè)立信件發(fā)送后的回復(fù)跟蹤和效果評估機制。

重要性

有效的信件管理制度對企業(yè)至關(guān)重要：

1. 提升溝通效率：規(guī)范化的流程減少誤解和延誤，提高工作效率。

2. 維護企業(yè)形象：統(tǒng)一的信函風(fēng)格展現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)，增強外部信任。

3. 遵守法律法規(guī)：確保通信內(nèi)容的合規(guī)性，規(guī)避法律風(fēng)險。

4. 保護信息安全：合理存檔和追蹤防止信息泄露，保障企業(yè)利益。

方案

1. 設(shè)立信件管理部門：負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行信件管理制度，處理日常信件事務(wù)。

2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期舉辦信件撰寫和處理培訓(xùn)，提升員工的溝通能力。

3. 制定詳細(xì)指南：發(fā)布信件撰寫和處理的詳細(xì)操作指南，供員工參考。

4. 引入技術(shù)輔助：利用電子郵件系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)，自動化部分流程。

5. 定期審查：定期評估制度執(zhí)行情況，根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

通過上述方案，我們將構(gòu)建一個高效、專業(yè)、安全的信件管理體系，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部與外部的有效溝通，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支撐。

信件管理制度范文

第1篇 報刊信件收發(fā)管理程序制度

報刊信件收發(fā)管理程序

1.目的

對郵件、報刊收發(fā)實施控制,確保客戶及時收到郵件報刊。

2.適用范圍

適用于郵件和報刊的收發(fā)。

3.引用文件

3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

3.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

4.職責(zé)

4.1保安部報刊收發(fā)員負(fù)責(zé)大廈內(nèi)郵件和報刊的收發(fā)。

4.2保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。

5.工作程序

5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù)

5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務(wù)室收取費用。

5.1.2物管部憑財務(wù)收費票據(jù),填寫《國企大廈室內(nèi)維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。

5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財務(wù)室交納維修費用。

5.2客戶辦理報刊登記手續(xù)

5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預(yù)訂手續(xù)。

5.2.2客戶需要提供收發(fā)報刊服務(wù)時,憑《報刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復(fù)印件,以方便今后查詢。

5.3 收發(fā)過程

5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發(fā)登記表》中,當(dāng)日送于客戶。

5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。

5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,如果超過二十天無人領(lǐng)取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。

5.4接到客戶投訴后,保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng),造成收件人損失的,責(zé)令收發(fā)員及時向客戶道歉或賠償,并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任,由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。

6.質(zhì)量記錄及支持文件

6.1 《郵件收發(fā)登記表》

6.2《報刊訂閱登記表》

6.3《客戶投訴登記表》

6.4《國企大廈室內(nèi)維修委托單》

郵件收發(fā)登記表

序號 日期 樓層

房號 姓名 郵件

名稱 編號 簽收 備 注

第2篇 辦公大廈信件收發(fā)管理管理手冊

辦公大廈管理手冊:信件收發(fā)管理

1普通信件投送規(guī)定

a.規(guī)定適用于工作在__國際中心內(nèi)客戶信件的日常投送;

b.由政府郵政部門投送到__國際中心的信件一律由前臺人員接收;

c.任何投遞給客戶的信件,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;

d.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負(fù)責(zé)信件的分揀及投送;

e.分揀人員應(yīng)先仔細(xì)核對收件人的公司名稱及單元號,再檢查該名客戶是否對郵件有特殊的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標(biāo)注清楚單元號;應(yīng)再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當(dāng)前在該單元的名稱相符,之后再按客戶的單元進(jìn)行投送;

f.如有單元號,但公司名稱標(biāo)注不清楚,可通過檢查客戶檔案來確認(rèn),如仍不能確認(rèn),可以通過電話方式與客戶聯(lián)系,或通過其他相關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn),如市場租賃部人員等;

g.如已確認(rèn)不是投送到__國際中心內(nèi)客戶的信件,可在信件上貼上退信條并標(biāo)注退字,加蓋__國際中心郵件收發(fā)章后,在第二天交還郵局送信人員;

h.能夠確認(rèn)為已退租客戶的信件,如果原客戶留有聯(lián)系方式,可以通過電話通知原客戶到__國際中心取信,如無任何聯(lián)系方式,可按本規(guī)定第g條做退信處理;

i.長期在__國際中心的客戶要退租時,應(yīng)主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞,通常情況下,可請客戶留下聯(lián)系電話,當(dāng)有客戶信件時,以電話方式通知客戶或客戶的委托人來前臺取信。

2郵件、報刊管理規(guī)定

為規(guī)范郵件管理,確保大廈用戶郵件數(shù)正常派發(fā),制定如下規(guī)定:

a.客戶要求訂購報刊時,需到郵電部門辦理預(yù)訂報刊手續(xù)。

b.客戶憑《訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到物業(yè)管理處客戶服務(wù)部辦理備案手續(xù),由客服員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、公司名稱、份數(shù)等。

c.管理處設(shè)掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。

d.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發(fā)臺(保安部前臺),對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特殊郵件,投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有東玖大廈收發(fā)章。郵件交接各環(huán)節(jié)中,交接雙方必須辦理交接手續(xù),派發(fā)郵件時應(yīng)要求用戶簽章,以便日后有據(jù)可查。

e.對平信和國內(nèi)報刊的發(fā)放,客服人員必須根據(jù)用戶提供的資料,及時準(zhǔn)確地發(fā)放到客戶辦公處。

f.凡有業(yè)戶投訴丟失掛號郵件,經(jīng)查核掛號郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落,由最后簽名的管理人員負(fù)責(zé)。

g.對掛號信、匯票、郵包、電報等特殊郵件,客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質(zhì)、收件公司等填寫到《掛號信/包裹單等記錄表》上,然后攜單及記錄表及時準(zhǔn)確送達(dá)致接收人同時由該接收人在《掛號信/包裹單等記錄表》上簽收。

h.對已遷出本大廈的業(yè)戶,管理處提供1個月的平郵轉(zhuǎn)投服務(wù),遷離后的郵件由客服部單獨管理,每周通知業(yè)戶回大廈領(lǐng)取。凡屬無業(yè)戶認(rèn)收的掛號郵件做為盲信退回郵局,客服員登記確認(rèn)后,粘貼改退批條,交給保安部,由保安部于次日退還郵遞員簽收。

i.缺失或遲到的報刊處理:發(fā)現(xiàn)報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時,客服部負(fù)責(zé)與郵局聯(lián)系,敦促盡快補送。

j.發(fā)現(xiàn)郵局送來的郵件有破損時,應(yīng)在登記薄上做好記錄,并有當(dāng)值主管簽字確認(rèn),客服部將此郵件受到時已破損封條粘貼在破損部位后,再派發(fā)到業(yè)戶手中。

3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規(guī)定

a.程序適用于工作在__國際中心內(nèi)公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送;

b.接收到的快件由前臺人員負(fù)責(zé),通常情況下,該人員負(fù)責(zé)日常信件的分揀及投送;

c.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件,要在聯(lián)系到客戶的第一時間內(nèi)送出;并請客戶簽收。

d.快件到達(dá)后,應(yīng)由信件收發(fā)員迅速確認(rèn)該快件的收件人是否為__國際中心內(nèi)的客戶,當(dāng)確認(rèn)為__國際中心內(nèi)的客戶后,方可接收,否則由送件人員收回;

e.所有由政府郵政部門投送到__國際中心的郵政快件(僅限于ems)、匯款單、包裹單一律由前臺

f.接收,接收時應(yīng)加蓋__國際中心郵件收發(fā)章(在暫時沒有郵件收發(fā)章時,可由前臺收件人員簽收);

g.對于dhl、fd_、ups等非國家郵政部門的速遞郵件,應(yīng)由前臺人員協(xié)助送信人員聯(lián)系客戶后,由

h.郵政人員送至客戶手中;

i.任何投遞給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;

j.所有要客戶領(lǐng)取的轉(zhuǎn)交物均要求在客戶領(lǐng)取時進(jìn)行簽收;

k.對于不能當(dāng)日送出的快件,應(yīng)注明原因,并于次日繼續(xù)聯(lián)系客戶,直至送出為止。

l.客服主管隨時監(jiān)督信件收發(fā)人員遞送物件情況,保證所有物件遞交的安全及準(zhǔn)確性。

第3篇 物業(yè)信件收發(fā)管理程序

公司程序文件 版號: a

修改號: 0

ej -qp4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁碼: 1/2

1.目的:

為了及時、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。

2.適用范圍:

適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。

3.引用文件:

3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章

3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章

4.職責(zé):

收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。

5.工作程序

5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。

5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。

5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。

5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。

5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認(rèn),應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。

5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。

5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。

5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。

5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。

5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收

發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。

5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。

5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01

6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02

6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03

6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04

6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02

6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01

第4篇 物業(yè)iso9000信件收發(fā)管理程序

公 司 程 序 文 件版號: a

修改號: 0

ej -qp4.15信件收發(fā)管理 頁碼: 1/2

1.目的:

為了及時、準(zhǔn)確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。

2.適用范圍:

適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。

3.引用文件:

3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章

3.2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章

4.職責(zé):

收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。

5.工作程序

5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。

5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。

5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。

5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。

5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認(rèn),應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。

5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。

5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。

5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。

5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。

5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收

發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。

5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。

5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》 ej-qr-qp4.15-01

6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02

6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 ej-qr-qp4.15-03

6.4《報刊信件缺損登記表》 ej-qr-qp4.15-04

6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02

6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 ej-wi-qp8.1-01