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日常行政管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，旨在確保組織的高效運作和管理秩序。它涵蓋了員工行為規(guī)范、工作流程、資源分配、溝通協(xié)調(diào)、考核評價等多個方面，旨在促進團隊協(xié)作，提高工作效率，保障公司目標的順利實現(xiàn)。
包括哪些方面
1. 員工行為準則：明確員工的職業(yè)道德、工作紀律，包括著裝規(guī)定、出勤制度、休假政策等。
2. 工作流程與職責：定義各部門及崗位的工作職責，制定標準化的工作流程，確保任務執(zhí)行的順暢。
3. 資源管理：規(guī)范辦公設備的使用、資產(chǎn)管理，以及財務審批流程，確保資源的有效利用。
4. 溝通協(xié)調(diào)：建立有效的內(nèi)部溝通機制，如會議制度、報告體系，促進信息的及時傳遞和反饋。
5. 培訓與發(fā)展：設計員工培訓計劃，推動個人職業(yè)發(fā)展，提升整體組織能力。
6. 績效考核：設立公正的績效評價體系，激勵員工積極性，促進個人和團隊業(yè)績的提升。
7. 糾紛解決：設定內(nèi)部申訴機制，處理工作中的糾紛，維護和諧的工作環(huán)境。
重要性
日常行政管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 提升效率：清晰的工作流程和職責劃分能減少工作沖突，提高工作效率。
2. 保證秩序：通過規(guī)范員工行為，維持良好的工作秩序，塑造專業(yè)的企業(yè)形象。
3. 鼓勵成長：公平的績效考核和培訓機制，有助于員工個人發(fā)展，增強團隊凝聚力。
4. 降低風險：合理的資源管理和糾紛解決機制，可以預防潛在的運營風險。
方案
1. 制定與修訂：定期評估和更新行政管理制度，確保其適應企業(yè)發(fā)展需求。
2. 宣傳與培訓：通過培訓和內(nèi)部宣傳，確保員工了解并遵守各項規(guī)定。
3. 執(zhí)行與監(jiān)督：設立專門的管理部門，負責制度的執(zhí)行和監(jiān)督，確保制度落地。
4. 反饋與改進：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化制度，提高員工滿意度。
5. 結(jié)合實際情況：根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特點和市場變化，靈活調(diào)整管理制度，保持其有效性。
日常行政管理制度是企業(yè)運行的基石，其完善程度直接影響到企業(yè)的運營效率和員工滿意度。通過系統(tǒng)的規(guī)劃、執(zhí)行和調(diào)整，我們可以構(gòu)建一個高效、有序的工作環(huán)境，從而推動企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
日常行政管理制度范文
第1篇 建筑工程公司日常行政辦公管理制度
建筑工程公司日常行政辦公管理制度
第一章總則
第一條為了加強公司全面管理工作,使日常行政辦公管理向科學化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化高水平發(fā)展。達到各項管理工作以人為本,著力推進三個轉(zhuǎn)變,一是推進轉(zhuǎn)變管理思維和管理理念的轉(zhuǎn)變。二是推進個別被動管理向全面主動管理轉(zhuǎn)變。三是推進由粗放式管理向轉(zhuǎn)細化管理轉(zhuǎn)變。以科學發(fā)展觀為統(tǒng)領,全面實現(xiàn)公司規(guī)劃目標,特制定本制度。
第二條本制度對公司辦公室日常行政辦公管理的任務,權(quán)利和責任進行了規(guī)范和細化,從而不斷改進和完善提高綜合部門的管理水平。真正起到參謀助手、組織協(xié)調(diào)、服務保障三大職能作用。
第三條辦公室人員要倡導六種良好風氣。
1、勤奮學習、學以致用的濃厚風氣。
2、自覺探索、開拓創(chuàng)新的濃厚風氣。
3、雷厲風行、爭創(chuàng)一流的濃厚風氣。
4、嚴謹細致、埋頭苦干的濃厚風氣。
5、嚴守規(guī)矩、極端負責的濃厚風氣。
6、甘于奉獻、干凈干事的濃厚風氣。
第二章辦公室日常行政辦公管理的任務、權(quán)利
第四條根據(jù)辦公室在日常行政辦公管理工作中應具備的三大職能作用、結(jié)合我公司已經(jīng)制定出臺的原有規(guī)章制度、對辦公室的管理任務、權(quán)利在本制度中進行細化和明確。
第五條 辦公室人員在當好領導參謀助手方面,應做好以下工作:
1、.做好上傳下達、下情上報工作。因此要經(jīng)常學習和掌握國家政策和上級指示,行業(yè)發(fā)展動向,結(jié)合我公司的特點,及時向公司領導提出有利于公司發(fā)展的合理化建議,供領導決策和指揮工作時參考。對于公司決定和安排的工作事項,要及時傳達給各部門及下屬單位貫徹、執(zhí)行。并要把執(zhí)行過程中的意見和結(jié)果進行分析、評判,再及時的反饋給領導及有關(guān)部門。把領導新的決策再傳遞到各部門及下屬單位,做到上、下級溝通、互動。
2、嚴格執(zhí)行公司《關(guān)于會議制度的規(guī)定》組織安排好各種會議,作好會議紀錄,對會議布置的工作,按時對承辦人檢查、落實。要把承辦結(jié)果及時向領導匯報,做到心中有數(shù)。
3、認真落實公司制定的《新員工試用制度》和《員工甄選聘用管理辦法》以公正、客觀、實效的原則,幫助公司把好用人關(guān)。對到公司工作的新員工,要建立個人檔案,試用期間要經(jīng)常了解思想、工作、學習、身體等各方面的情況,并要征求新員工所在部門、單位的意見,拿出綜合意見向公司總經(jīng)理提出到期后是否轉(zhuǎn)正的意見。因公司發(fā)展需要公司定向招聘人員,由辦公室按照公司制定的辦法,對其辦理手續(xù),并要介紹公司簡況,學習公司各項規(guī)章制度,與公司融為一體。
第六條 辦公室在組織協(xié)調(diào)方面,應完成以下任務。
1、根據(jù)公司制定的《員工守則》要在全體新、老員工中進行宣傳、學習、示范,使全體員工認識到,這不僅僅是公司從企業(yè)文化角度建立的規(guī)章制度,也是社會文明發(fā)展的需要。要把公司要求去做變成全體員工的自覺行動。有一個好的團隊、才能不斷對外提升公司對外形象。
2、根據(jù)公司制定的《考勤制度管理規(guī)范》處理好員工勞逸結(jié)合、按勞取酬、突出貢獻的原則。始終鼓勵能夠模范帶頭遵守公司規(guī)章制度的員工,教育幫助、處罰個別員工無組織、無紀律的歪風斜氣。在公司氛圍內(nèi)樹立一個良好的自然風氣。培養(yǎng)出一支思想過硬、紀律嚴明、作風正派、能夠吃苦耐勞善打硬仗的員工隊伍。
3、量化考核是辦公室的重要工作之一。根據(jù)公司制定的《量化考核辦法》,要把考勤、工作紀律、衛(wèi)生狀況信息反饋這四部分,作為公司對員工進行量化考核的一個主要方面,結(jié)合公司新制定的績效考核暫行辦法,從而評價出每位員工的個人素質(zhì)和綜合業(yè)績。
4、公司以人為本制定的《員工休假制度》是公司為增加員工福利和凝聚力的一項利民措施。辦公室要按照制定的標準和范圍進行實施。
5、根據(jù)公司業(yè)務需要,公司制定的《出差管理制度》有涉及到辦公室該辦理手續(xù)和把關(guān)的地方,一定要堅持原則,實事求是的辦理。
6、公文的收、發(fā)、存是辦公室例行工作的主要組成部分,根據(jù)公司制定的《公文處理準則》,辦公室對上級來文要及時呈報給公司領導,公司對外發(fā)文要及時辦理、公司內(nèi)部文件、通知等要及時傳遞或下發(fā)到位。充分體現(xiàn)公司的工作作風和工作效率。辦公室要搜集各種公文的承辦結(jié)果。要按規(guī)定立卷、歸檔、備查。
第七條 辦公室在服務保障方面應完成以下任務
1、保持公司文件資料的齊全完整,是公司管理工作的主要組成部分,公司對外不公開的文件資料,屬公司的商業(yè)秘密,有些重要資料屬公司無形資產(chǎn)。辦公室要嚴格按照公司制定的《檔案管理辦法》進行傳遞和設檔管理。
2、辦公用品的合理節(jié)約使用,關(guān)系到公司管理費的節(jié)、超,辦公室應根據(jù)公司制定的《辦公用品管理規(guī)定》進行管理。對于一次性消耗的用品如:紙張、筆墨要節(jié)約使用,對辦公用具要登記造冊,分解到使用人保管、使用,要明確其責任。
3、公司因工作需要配備的計算機屬公司的固定資產(chǎn),辦公室應根據(jù)公司制定的《計算機管理辦法》對違反規(guī)定的人員給予處罰。
4、公司配備的車輛主要為經(jīng)營、生產(chǎn)及辦理業(yè)務使用。辦公室應按照公司制定的《車輛使用管理規(guī)定》嚴格管理。
5、公司電話是為方便與外界聯(lián)系、溝通、開展業(yè)務使用,辦公室應按照公司制定的《電話管理規(guī)定》監(jiān)督使用和管理。
第三章獎、罰規(guī)定
第八條 為了嚴格對制度的執(zhí)行,做到工作有標準,有要求、有布置、有檢查、有落實、有評判結(jié)果。公司對辦公室在日常行政辦公管理制度的執(zhí)行情況和質(zhì)量要進行考評。通過獎、罰措施,增強責任人的工作責任心,使公司各項工作管理精細化。
第九條 辦公室要定期對于落實、執(zhí)行公司制度情況進行自檢,將自檢結(jié)果報公司總經(jīng)理,由總經(jīng)理組織有關(guān)部門及資深管理者參加進行評判。
第十條獎、罰的辦法:按照本制度對辦公室的工作從參謀助手,組織協(xié)調(diào),服務保障三大職能方面,分條、分項評定。每一項都劃分為優(yōu)良中低差三個檔次,暫定每半年綜合考評一次。
第十一條本制度主要考評內(nèi)容分為三個方面共十四項細目,考評記分,獎罰標準執(zhí)行公司《行管人員的績效考核暫行辦法》。
第十二條本制度自二oo七年一月一日起施行。
第2篇 日常行政管理制度
一個公司或部門,為加強其日常行政管理,明確每一位行政管理人員的職責,結(jié)合公司或部門的實際情況,都會制定相應的行政管理制度,以下為日常行政管理制度范本,僅供參考。
為了加強部門的日常行政管理,明確要求,規(guī)范行為,結(jié)合實際情況,特制訂本辦法。
1.不得在辦公場所大聲喧嘩、打鬧;不許利用計算機、手機等高聲播放音樂或歌曲而影響他人工作。
2.保持辦公區(qū)域環(huán)境清潔,不得在辦公室區(qū)域內(nèi)、走廊吸煙。
3.不得在辦公區(qū)域內(nèi)堆放紙箱等其它雜物,廢棄的文件應及時堆放到指定地點,統(tǒng)一銷毀。
4.上班時不得玩游戲。
5.人員外出時,需在白板上留言去向。
6.不得利用公司網(wǎng)絡資源發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)任何形式的不當言論和垃圾郵件。
7.工作計算機需設置有效的8位開機密碼和屏保密碼。
8.不得向外部人員談論和泄漏內(nèi)部商業(yè)機密。
9.不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱性語言。
10.下班后,文件整理整齊,關(guān)閉電腦、顯示器等其它設備電源,并切斷電源。
11.辦公區(qū)域內(nèi)禁止焚燒雜物或使用明火,不得自行安裝、亂拉電線和接線板復接,杜絕火災隱患。
12.不得私自將公司財產(chǎn)帶出。
13.辦公用品嚴禁取回家私用。
本辦法即日起實行
第3篇 日常行政管理規(guī)定(一)
第一章 行政辦公規(guī)范管理規(guī)定
1.目 的:為規(guī)范公司辦公管理及加強公司文化建設,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明:本規(guī)定由總經(jīng)辦監(jiān)督執(zhí)行。
4.工作掛牌
4.1上班時間,應嚴格按要求佩戴工作掛牌。
4.2員工應妥善保管掛牌,遺失應立即補辦,費用自理。
5.辦公室規(guī)范
5.1辦公桌
5.1.1應保持辦公桌面整潔,除電腦、口杯、電話、文具外,桌面不擺放與辦公無關(guān)的物品。
5.1.2簡易文具應收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應收入抽屜中。
5.2辦公時,應當將所處理的文件放在文件夾中,如遇臨時有事離開或有客人訪問,應當將正在辦理文件的文件夾及時合攏。
5.3離開辦公室,須將桌面文件整理,齊放于文件架或抽屜中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。
5.4座椅:座椅靠背不能放任何物品,人離開時座椅推放至辦公桌正下方。
5.5飲水機及其它設備、物品應在指定地點擺放,不得隨意移動。
5.6電源: 下班離開辦公室時,應關(guān)閉所有電器及電源。
6.語言規(guī)范
6.1交往語言:您好、早晨好、早、晚、再見、請問、請您、勞駕您、關(guān)照、謝謝、周末愉快。
6.2電話語言:您好、請問、謝謝、再見。
6.3接待語言:您好、請稍候、我通報一下、請坐、對不起、請登記、我立即去聯(lián)系、打擾您一下、好的、行(切勿說“不”)。
7.行為規(guī)范
7.1私人信函自費交寄。
7.2接待來訪和業(yè)務洽談在接待室或會議室進行,私客不得在工作區(qū)停留。
7.3不得因私事使用公司電話。
7.4未經(jīng)許可,不得使用他人的電腦。
7.5因公外出時,應事先得到主管領導的同意;外出后,因情況變化而不能按時趕回公司,要提前通知主管領導。
7.6發(fā)出的傳真應注明:發(fā)件人、收件人、主題、發(fā)件人的聯(lián)系方式等。
7.7接聽電話應首先答復“您好,西藏藥業(yè)”,使用電話注意語言簡明;代接同事辦公位電話,做好必要記錄并及時轉(zhuǎn)達。
7.8辦公時間內(nèi)不擅離崗位,需暫時離開時應告知同事。
7.9適時調(diào)整手機鈴聲,辦公區(qū)域內(nèi)適當調(diào)低,培訓或會議中則應取消鈴聲。
8.不定期檢查。凡違反上述規(guī)定的,每次貢獻50元愛心基金。
9.附則
9.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
第二章 會議管理制度
1.目 的:為規(guī)范公司會議管理,提高會議質(zhì)量,降低會議成本,特制定本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應制定細則并報總公司備案。總公司部門內(nèi)部會議參照執(zhí)行。
3.權(quán)責說明:
3.1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
3.2 會議提擬人負責會議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
4.會議提擬與審批
4.1公司例會無須提擬和審批。
4.2 公司臨時會議由總經(jīng)理、分管領導直接提擬或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人提擬、分管領導批準。
4.3部門會議由各部門自行安排,但會議時間、參加人員等,不得與公司會議沖突。
5.會議安排原則:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。臨時召集的緊急會議不受此限。
6.會議準備
6.1會議通知
6.1.1會議通知按“誰組織,誰通知”的原則進行。
6.1.2會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門。
6.1.3會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,應進行書面通知,并向總經(jīng)辦提交會議準備申請;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。
6.2其它準備
6.2.1會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)的準備工作。
6.2.2會務服務部門應提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。
6.2.3總公司召開的公司會議統(tǒng)一由總經(jīng)辦承擔會務服務工作。
7.會議組織
7.1 會議組織遵照“誰主管,誰組織”的原則。
7.2主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。
8. 會議記錄及紀要
8.1 公司會議應進行會議記錄。
8.2會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可臨時指定會議記錄員。
8.3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定
8.3.1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,整理會議紀要。
8.3.2會議記錄應采用實錄形式,確保記錄的原始性。
8.3.3對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
8.3.4會議原始記錄應于會議當日、會議紀要不遲于次日呈報會議主持人及參會人員審核簽名。
8.3.5做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將考勤記錄報考勤人員。
8.3.6會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得外泄。會議記錄本交總經(jīng)辦存檔,永久保存。
8.4 會議紀要的形成與簽發(fā)
8.4.1會議紀要的形成、發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定,并填寫《會議紀要發(fā)放審批單》,包括紀要編號、發(fā)放范圍、主管領導意見等事項。
8.4.2會議紀要應分類存檔,并按重要程度確定保存期限。
9.會議跟進
9.1 會議決議、決策事項等須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議另有決定的,從會議決定。
9.2 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。
10. 會議紀律
10.1參會人員不得遲到、早退、缺席,因故不能參加時,應事先向主持人請假,并征得同意。
10.2會議期間除了緊急情況外不處理其他事務,包括不接聽電話。
10.3違反上述規(guī)定的,按《員工手冊》2.3,2.4的規(guī)定進行處理,接聽電話的由主持人酌情處理。
11.會議保密
11.1與會人員要嚴格遵守保密紀律,不得將會議內(nèi)容、討論情況向外泄露。
11.2會議議決事項,應嚴格保密,除按規(guī)定履行職責外,與會人員不得外傳會議討論和議決情況。
11.3故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的,視負面影響的大小作出相應處罰。
12.附則
12.1 本制度由總經(jīng)辦負責解釋。
12.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
12.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第三章 文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發(fā)等事務正常、順利進行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應根據(jù)本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。
3.權(quán)責說明:總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門負責本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件,必須經(jīng)分管領導同意后起草,交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。
4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件,并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件,總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類、編號:西藏藥業(yè)〔2006〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭,以示嚴肅和正規(guī),格式附后。
4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發(fā)文
5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。
5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文:在管理制度內(nèi)制訂的實施細則,以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領導簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文,經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領導簽發(fā)后,在公司內(nèi)部有效。
5.3公司部門發(fā)文格式附后。
5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍,又不應由公司發(fā)文的,須由相關(guān)部門共同簽發(fā),經(jīng)分管領導批準后行文。
5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號:
西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、___)發(fā)〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業(yè)務管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等,同時填寫《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔,同時,每半年清理一次,沒有及時存檔的全部存檔,并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門負責人應注明文件密級或者“不得復印”、“不得攜出”字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密:機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表,屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關(guān)資料的打印、復印、簽章,必須按規(guī)定嚴格辦理,并做好登記,嚴禁未經(jīng)同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的,由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理,沒有或不及時歸檔的,每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經(jīng)辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
注:流水號用6位阿拉伯數(shù)字,前四位表示日期,后兩位部門由部門編流水號。
第四章 檔案管理制度
1.目 的:為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權(quán)益,特制訂本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明:
3.1總經(jīng)辦負責公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。
3.2公司員工有保護檔案的義務,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公司宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
3.4檔案工作實行統(tǒng)一領導分級保管、分級查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領導,總公司和各部門、各子公司二級管理并根據(jù)權(quán)限分級查閱。
3.5各部門應盡量采用電腦對檔案進行管理和工作,以便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,同時遵守《計算機信息系統(tǒng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定。
4.檔案歸檔
4.1歸檔資料包括
4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計劃、財務計劃、人事任免及獎懲、工資表、補貼表、管理制度、工作制度、協(xié)調(diào)程序、會議紀要審批稿等),已簽署生效并接收的關(guān)聯(lián)公司文檔。
4.1.2已簽署生效的外聯(lián)企業(yè)及政府管理部門的文件(如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項目相關(guān)管理部門手續(xù)、批件、技術(shù)資料、合約、與項目有關(guān)外聯(lián)企業(yè)的租賃、訂購、承包、代理、轉(zhuǎn)讓合同及附件、技術(shù)成果等)。
4.1.3業(yè)務部門已完成正式結(jié)果的文檔(如部門業(yè)務專項報告、專項數(shù)據(jù)及統(tǒng)計資料整理結(jié)果、已完成簽署手續(xù)的各類單證、報表、會簽單、統(tǒng)計表等)。
4.1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料(如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊、產(chǎn)品冊、售樓書、企業(yè)介紹、確認樣板、小樣、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等內(nèi)部管理文件及聯(lián)營、參股、合作等外部前期業(yè)務合作文件。
4.2歸檔方法
4.2.1文件、資料的正件與附件,正本與底稿等應一起歸檔。原件正本必須歸檔,執(zhí)行機構(gòu)只能留用原件副本或復印件。
4.2.2卷內(nèi)文件排列有序,須條理、系統(tǒng)化,按時間順序和重要程度排列,使卷內(nèi)文件形成一個有機整體。
4.2.3案卷封面字跡應工整、清晰,封面用毛筆或鋼筆書寫。
4.2.4注明起止日期、件數(shù)、頁數(shù)。附詳細卷內(nèi)目錄。
4.3歸檔要求
4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨立業(yè)務或部門資料應盡量分類歸檔,相關(guān)業(yè)務應盡量歸于同類。
4.3.2歸檔資料必須層次分明,按時間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。
4.3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應涵蓋公司業(yè)務的所有方面;歸檔資料必須真實反映公司經(jīng)濟活動的真實內(nèi)容及歷史過程,任何檔案資料均不得經(jīng)過修改、刪減或取代等處理。
4.3.4公司員工因外出參觀學習、參加重要的會議收集的各種材料必須歸檔,未經(jīng)簽署歸檔意見,財務部不報銷差旅費。
4.3.5當年形成的各種材料,次年2-3月各部門和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔,重要的文件需及時歸檔。
4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。
4.3.7歸檔時應填寫移交清單,履行交接手續(xù)。
5.檔案保管
5.1歸檔資料需進行登記,編制歸檔目錄。
5.2檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5.3屬于公司保管的檔案:公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時文件的預立卷工作,并在次年2-3月將需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交總經(jīng)辦保管。
5.4屬部門和子公司保管的檔案:各分級保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。
5.5公司總經(jīng)辦應有存放檔案的檔案室,各部門、各子公司應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
5.6檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
5.7所有檔案資料必須分類長期保存,不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的,將處罰責任人。
6.檔案借閱
6.1檔案屬于公司機密,未經(jīng)各部門分管領導批準不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領導批準不得借閱。
6.2借閱檔案,借閱人必須履行登記、簽收手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為:檔案名稱、等級分類,借閱事由,時間,借閱人,負責人,經(jīng)手人等內(nèi)容,表格由公司統(tǒng)一制定。
6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印,不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,歸還時保證檔案材料完整無損。
7.檔案保密制度
7.1檔案級別分為絕密、機密、秘密三個等級案,分別用文字標示。擬制文件時,需在文件首頁右上角標注密級。
7.1.1絕密檔案:涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密檔案:公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3秘密檔案:可內(nèi)部公開的一般文件資料。
7.2借、查、閱秘密級以上文件不準抄錄、照像,不準帶離辦公區(qū)域。
7.3復制秘密級以上文件需經(jīng)分管領導以上人員批準,與原件等同管理。復印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。
7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。
7.5外出工作攜帶秘密級以上文件,必須有保證文件安全的措施。
7.6嚴禁將秘密級以上文件的廢品向收購站出售。
7.7保守檔案機密。檔案人員或查閱檔案者,不得向無關(guān)人員談論檔案內(nèi)容。
8.檔案銷毀
8.1任何部門或個人未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司檔案。
8.2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報公司分管領導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8.3銷毀檔案時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。
9.附則
9.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第五章 印鑒證照管理制度
1.目 的
為了規(guī)范公司印鑒證照的使用,加強對印鑒證照的管理,保證印鑒證照的使用符合公司需要,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于總公司,各分子公司應制定細則報總公司批準后執(zhí)行。
3.權(quán)責說明
3.1公章、合同專用章、法定代表人章等由專人保管,財務專用章由分管領導指定專人保管。
3.2各部門印章由各部門指定專人負責保管。
4.印鑒保管
4.1公司印鑒及各部門印鑒必須加鎖保管,不能隨意放置。
4.2印鑒不準出室,原則上嚴禁外借,特殊情況須書面申請并經(jīng)批準后,在保證安全的情況下方可帶章外出。
4.3如因管理不善,造成事故,視情況追究保管人和用印人的責任。
5.印鑒使用
5.1印鑒使用由用印人填寫用印申請表提出申請,經(jīng)部門負責人和分管領導批準后用印。各部門印章的使用由部門負責人簽字即可。否則,印鑒管理人應拒絕用印。
5.2印鑒保管人應在印鑒使用登記表上記錄文件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、申請蓋章部門、經(jīng)辦人、日期等用印事項。印鑒管理人應保留1份用印文件原件,按公司規(guī)定送辦公室存檔。
5.3不得開具蓋有印鑒的空白介紹信、證明或者在未寫字的頁面上加蓋印鑒。如因工作需要或其他特殊情況確需開具時,必須由分管領導書面同意,領用后必須報告使用情況并將復印件返回印鑒保管人存查。未使用的必須交還印鑒保管人。
5.4公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對外開出的任何公文等,須統(tǒng)一編號登記,以備查詢、存檔。
5.5公司公章、合同專用章、財務專用章等必須專章專用,嚴禁混合代用。
5.6在不影響公司聲譽,不會給公司帶來任何可能的損失的情況下,經(jīng)分管領導同意,可為公司員工出具的證明、介紹信、申請等材料加蓋公章。
5.7已通過審批的合同憑合同審批表蓋章。
5.8總公司人員需加蓋各分子公司印鑒仍按本制度執(zhí)行。
6.證照使用
6.1證照使用必須符合國家及公司規(guī)定,嚴禁外借。
6.2證照原件原則上不得帶出公司,如遇特殊情況需相關(guān)部門負責人同意并報分管領導批準,并在辦好借用手續(xù)后方可借出,用后必須及時歸還。
6.3證照復印件的使用:必須經(jīng)相關(guān)部門負責人同意并報分管領導批準后方可復印證照,并在證照復印件上蓋“僅限于_____使用”條章,寫明用途。
7.附則
7.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
7.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
7.3本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第六章 辦公用品管理規(guī)定
1.目 的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,規(guī)范公司辦公用品的管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司,各分子公司根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。
3.權(quán)責說明:辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一采購并發(fā)放,實行采購與保管“人員分開、責任分開”的原則。
4.辦公用品的界定:本規(guī)定中辦公用品指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋、紙杯等。
5.辦公用品的采購:
5.1辦公用品由總經(jīng)辦設置最低庫存線,辦公用品保管員應根據(jù)最低庫存及時提出采購申請。
5.2辦公用品由總經(jīng)辦安排專人進行采購,但總經(jīng)辦應于每年4月30日和10月31日前組織一次對供應商及辦公用品價格和質(zhì)量的篩選、考察,并將考察情況書面報告分管領導。
5.3辦公用品購回后應及時辦理入庫手續(xù)。
5.4辦公用品采購責任人要遵循“量足質(zhì)優(yōu)、開支適當”的原則。
6.辦公用品的保管
6.1辦公用品管理員應建立辦公用品臺帳,準確記錄辦公用品入庫、出庫和庫存數(shù)量、單價及金額。
6.2每月5日前管理員應提供上月辦公用品月報表,月報表內(nèi)容包括:上期庫存余額、入庫總額、出庫總額、本期庫存余額、各部門領用種類及金額等。
6.3每季度第三個月最后一天,由總經(jīng)辦組織辦公用品盤點,填寫辦公用品季報表和盤點表等,并對盤點情況作出說明。
6.4如辦公用品帳物不符,查清原因后由責任人及其分管領導承擔責任。
6.5辦公用品管理要做到文明、清潔,注意安全、防火、防盜,嚴格按照規(guī)章制度辦事,不允許非工作人員進入庫房。
7.辦公用品的領用
7.1 領用時應按保管責任人的要求進行簽收。領用辦公用品時應填寫“辦公用品申領單”。
7.2公司新聘工作人員的辦公用品,總經(jīng)辦根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單發(fā)放辦公用品,以保證新聘人員的正常工作。
7.3超過本規(guī)定界定范疇的辦公用品,需分管領導批準后方可申購、領用。
8.附則
8.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第七章 辦公設施管理規(guī)定
1.目 的:為了確保公司辦公設施的合理使用,規(guī)范辦公設施的管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司,各子公司可根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。
3.權(quán)責說明:
3.1辦公設施的購買、配置等由總經(jīng)辦負責。
3.2辦公設施使用部門和使用人負責辦公設施的保管。
4.定義:辦公設施指辦公事務用的桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。
5.辦公設施管理
5.1辦公設施由總經(jīng)辦統(tǒng)一購買、配置、分發(fā)、領用、修繕并記錄臺賬。
5.2臺賬按部門分別設置,分別記錄各部門領用、借用和使用辦公設施的情況。
5.3供應或配置的辦公設施,記錄部門名稱、物品編號,以及購置日期等。任何人不得擅自調(diào)配或使用該辦公設施。
5.4各部門負責人對其部門所配置的辦公事務用物品,負有使用與保管的責任,防止辦公設施被盜、被挪用以及污染與破損。
5.5使用者調(diào)離時,總經(jīng)辦根據(jù)人力資源部的調(diào)離通知對辦公設施另行安排。
5.6總經(jīng)辦每年6月和12月對庫存辦公設施進行盤點,并把賬物是否一致的情況,制成清查明細表,上報分管領導。
5.7總經(jīng)辦應于每年6月30日和12月31日向分管領導上報辦公設施報表。
6.辦公設施保管
6.1辦公設施采取“誰使用、誰保管”的原則,使用者具有不可推卸的保全與維護責任,使用者不得委托他人保管家具。
6.2未經(jīng)使用者同意,任何人都不得動用已經(jīng)投入使用的辦公設施。
6.3辦公設施破損或污染需要進行修理與清洗,各部門應與總經(jīng)辦聯(lián)系,由總經(jīng)辦負責辦理各項修理與清洗事宜。
6.4因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經(jīng)濟損失。
7.辦公設施報廢:總經(jīng)辦經(jīng)檢查確認破損家具已經(jīng)沒有修理必要時,應書面向分管領導請示是否予以報廢處理。
8.附則
8.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
8.2本規(guī)定施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
第八章 車輛管理制度
1.目 的:為了規(guī)范公司車輛管理,使公司車輛得到合理配置、調(diào)度及有效使用,特制定本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司根據(jù)本制度制定細則報總公司備案。
3.權(quán)責說明:
3.1公司車輛實行定人定車原則,總經(jīng)辦為公司車輛管理部門。
3.2本制度所指車輛包括公司購買個人使用的車輛和各部門共同使用的車輛。
4.車輛調(diào)度
4.1公司購買個人使用的車輛原則上由使用者個人使用,對于本部門的客人接待原則上使用該車,應與公司簽訂《車輛管理責任書》,由使用者負責車輛的日常管理和維護。特殊情況下,個人使用的車輛應服從公司的統(tǒng)一安排和調(diào)度。
4.2各部門共同使用的車輛由車隊負責調(diào)度。用車人一般應提前半天將填寫完畢的“派車申請”交車隊,車隊根據(jù)事情的重要程度安排出車。緊急派車應于事后完善派車程序。去威光公司用車通常提前一天申請,以便合理安排出車。
4.3駕駛員憑派車單出車后,應填寫行車記錄表,同時將有關(guān)票據(jù)一并交用車人簽字,否則由駕駛員承擔相關(guān)費用。
4.4如遇節(jié)假日,值班領導可安排值班駕駛員出車。
4.5派車順序
4.5.1董事長、總經(jīng)理用車。
4.5.2接待各職能部門領導。
4.5.3學術(shù)活動。
4.6以下情況不予派車
4.6.1一般公務活動,如送一般資料,零星采購等。
4.6.2就近辦理的公務活動。
4.6.3公司人員搭乘飛機。
4.7公用車輛下班時間車輛必須停放指定位置,周末應將車鑰匙交派車人管理(值班車除外),不得公車私用。
4.8公司車輛不得私自外借,如需外借,須填寫《車輛外借申請表》,并交公司分管領導審批。
5.車輛維修保養(yǎng)
5.1車輛責任人必須經(jīng)常性地進行車輛的日常維護保養(yǎng),每天出車前,對車輛進行例行檢查和衛(wèi)生清理,并填寫車輛檢查登記表,如出現(xiàn)因缺油、缺水而造成的車輛故障,維修費用自行承擔。
5.2公司所有車輛的維修、保養(yǎng)由車輛責任人提出申請,填寫車輛維修保養(yǎng)申請單,經(jīng)車隊核準后在公司指定維修廠辦理,私自外修費用自行承擔。
5.3 車輛發(fā)生故障時,應電話通知公司車輛管理人員,以便及時確定維修事宜。
5.4車輛維修過程中,駕駛?cè)藛T應當現(xiàn)場監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題立即向技術(shù)員反映,車輛修復后,須通過技術(shù)員檢驗后方可簽字出廠。
5.5車輛如需更換零部件,必須事先向車輛管理員報告,否則,自行承擔所有費用。
6.費用管理
6.1駕駛員應節(jié)約用油,不得私自為他人加油。
6.2駕駛員每月長途補貼報銷程序如下:駕駛員將“派車單”、“費用單據(jù)”交車隊負責人審核,并由車隊負責人填寫行車補貼記錄,按規(guī)定程序報銷。
6.3停車費和其他費用經(jīng)車隊負責人審核,交公司分管領導審批后方可報銷。
6.4車輛在外地發(fā)生故障所產(chǎn)生的費用,必須由用車人簽字后方可按照規(guī)定報銷。
6.5車輛的油耗應與車輛行駛里程相符,如差額過大,且無法說明原因,由駕駛員承擔差額部分的80%。
6.6車輛的年審、保險及養(yǎng)路費等可預見固定費用,須按規(guī)定申報資金計劃。
6.7車輛的長途使用費用,按照派車單的記錄,落實到各用車部門,在費用報銷時單列。
6.8公司車輛維修費用必須根據(jù)“車輛維修保養(yǎng)申請單”批準的項目進行開支,同時做好記錄。特殊情況下可事先告知車管人員和分管領導,手續(xù)后補。
6.9公司車輛個人使用的維修費,個人部分按照公司規(guī)定比例進行分攤。
6.10每月5日以前總經(jīng)辦應向分管領導提交上月車輛費用報表。
6.11每年3月31日前向分管領導提交修理廠和保險公司的綜合考察報告。
7.駕駛員管理
7.1公司駕駛員必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度,安全駕駛,禮貌行車。
7.2駕駛員應每天對所駕駛車輛進行清潔(包括車輛內(nèi)部和車輛外部)。
7.3駕駛員應愛惜公司車輛,注意車輛的日常保養(yǎng),經(jīng)常檢查車輛的主要機件,確保車輛正常行駛。
7.4出車前,要例行檢查車輛的水、電、油及其它性能是否正常,發(fā)現(xiàn)缺失立即補充,出車返回后要檢查油量,發(fā)現(xiàn)不足立即加油,不得出車前臨時加油。
7.5駕駛員如發(fā)現(xiàn)所駕駛車輛出現(xiàn)故障需要檢修,應立即報告車隊負責人,以便及時調(diào)整車輛和安排進廠維修;未經(jīng)同意不得私自將車送廠維修。
7.6出車在外或出車返回,停車應確保車輛安全。如因不按規(guī)定停放造成車輛丟失或損壞,經(jīng)濟損失由駕駛?cè)藛T自行承擔。
7.7駕駛員對自已所駕駛車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查,確保出車時證件齊全。
7.8下班后駕駛員應注意休息,上班時不得疲勞駕駛,嚴禁危險駕車和酒后駕車,由此而引發(fā)的交通事故概由駕駛員負責賠償。
7.9車內(nèi)嚴禁吸煙,本公司員工在車內(nèi)吸煙,應有禮貌地制止;公司客人在車內(nèi)吸煙時,可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人員予以勸止。
7.10駕駛員對乘車人員要熱情、禮貌,舉止文明。不能主動與客人交談,應樹立公司良好窗口形象。
7.11上班時間不得串崗;出車返回,應立即向管理人報到。
7.12對工作安排,應無條件服從,不得借故拖延或拒不出車;對工作安排有意見的,可事后溝通。
7.13駕駛員出車,如遇特殊情況不能按時返回,應及時通報,說明原因。
7.14任何時間應保持通訊的暢通。
7.15下班后車輛應停放在指定地點,不得私自用車。
7.16駕駛員未經(jīng)領導批準,不得將自已保管車輛交予他人駕駛,發(fā)現(xiàn)后按200-500元/次罰款,并同時給予相應的行政處分。
7.17嚴禁私自出車,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以200元罰款,累記三次,公司將予以辭退;
8.車輛及交通事故處理
8.1發(fā)生交通事故后,駕駛?cè)藛T要立即報警、報險,并保護好現(xiàn)場,同時將情況向車輛管理人員報告。車隊人員應及時到達現(xiàn)場了解事故經(jīng)過,協(xié)助處理善后事宜,并辦理相關(guān)手續(xù)。
8.2公司公用車輛在工作時間發(fā)生的交通事故所產(chǎn)生的費用,根據(jù)責任的大小按比例承擔。其承擔比例為保險公司賠償后剩余部分公司承擔90%,個人承擔10%。
8.3在工作時間發(fā)生車輛丟失或損壞的,公司應根據(jù)情況給予當事人相應的處罰。
8.4擅自公車私用發(fā)生交通事故的,保險公司理賠后,差額部分由用車人全額承擔,并追究相關(guān)人員的責任。因酒后駕駛導致的交通事故,所有責任(包括經(jīng)濟責任、民事或刑事責任)由當事人全部承擔。
8.5公車私用造成的車輛丟失或損壞,由當事人承擔經(jīng)濟責任并給予相應的處罰,同時,追究直接責任人的責任。
8.6其他原因造成車輛事故的,根據(jù)具體情況作出處理。
9.附則
9.1本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第九章 接待管理規(guī)定
1.目 的:為樹立公司的良好形象、規(guī)范公司的接待工作,特制定本制度。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司,各分子公司可根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。
3.權(quán)責說明:總經(jīng)辦負責接待工作的統(tǒng)一管理,對涉及較強業(yè)務性的接待事務,由有關(guān)部門牽頭對口接待總經(jīng)辦予以配合。
4.接待原則:
4.1強化公關(guān)意識,宣傳企業(yè)形象,廣泛獲取信息。
4.2堅持規(guī)范化、標準化、制度化的原則,符合禮儀要求,杜絕隨意性。
4.3厲行節(jié)約、熱情周到的原則,根據(jù)來賓的身份和任務執(zhí)行不同檔次的接待標準。
5.前臺接待
5.1前臺人員應禮貌詢問來賓意圖。
5.2客人進入公司和客人留言、留物,均要進行詳細登記。
5.3前臺應先致電來賓需會見的職員,確認后帶入會客區(qū)或者其他會見地點。
5.4未經(jīng)需會見人員確認,不得允許來賓進入辦公區(qū)域。
6.工作接待
6.1接待申請:各部門若需總經(jīng)辦安排或者配合接待,由各部門填寫接待申請單,經(jīng)分管領導批準后交總經(jīng)辦實施。
6.2接待要求:
6.2.1根據(jù)公司及客人的需求,目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、舉止文明,不擅自在授權(quán)范圍外作任何決定和承諾,以高度的事業(yè)心、責任感和良好的精神風貌體現(xiàn)西藏藥業(yè)的品牌形象。
6.2.2接待人員要熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規(guī)范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。
6.3了解來賓情況:包括單位、人數(shù)、性別、身份、以及年齡健康狀況,來賓的目的要求,交通工具,車次航班和抵離時間以及是否需要安排食宿等。
6.4擬定接待方案:包括接待工作的組織分工,陪同人員,食宿地點及房間安排,餐費標準及宴請意見,交通工具,費用預算,活動方式,日程安排,匯報內(nèi)容以及參與人員等。
6.5根據(jù)接待方案進行正式接待。
7.附則
7.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
7.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止
7.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第十章 圖書、報刊管理規(guī)定
1.目 的:為了規(guī)范圖書、報刊雜志的購買、訂閱和使用,加強管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司,各分子公司根據(jù)本規(guī)定制定細則報總公司備案。
3.權(quán)責說明:圖書、報刊由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
4.圖書管理
4.1各部門提出購買申請,經(jīng)分管領導批準后自行購置。
4.2購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到總經(jīng)辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)。
4.3圖書資料應加蓋公司圖書專用章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4.4圖書借閱應進行詳細登記,借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
4.5總經(jīng)辦應編寫圖書目錄,建立圖書檔案。
4.6購置人報銷時應附上圖書入庫單。
5.報刊雜志管理:
5.1報刊雜志由各部門申請,經(jīng)分管領導批準后將報刊雜志訂閱申請單交總經(jīng)辦。
5.2總經(jīng)辦匯總各部門訂閱申請單,制作報刊雜志訂閱清單并統(tǒng)一訂閱。
5.3前臺根據(jù)訂閱清單在收到報刊雜志時進行登記、分類后,立即分發(fā)至各部門,由各部門簽收。
5.4總經(jīng)辦應建立報刊雜志登記備忘簿。
5.5報刊雜志由各部門使用、保管,專業(yè)性的報刊雜志應保持每期的連續(xù)性并作為公司圖情資料保存、備查,任何人不得擅自毀損等。
6.總經(jīng)辦應于每年6月30日之前根據(jù)圖書雜志檔案檢查一次圖書雜志的使用和管理情況,并將檢查結(jié)果上報分管領導。
6.附則
6.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責解釋。
6.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止
6.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第十一章 計算機信息系統(tǒng)管理制度
1.目 的:
為了配合網(wǎng)絡及系統(tǒng)在公司的正常運作,提高工作效率和管理水平,實現(xiàn)公司的信息化管理,特制訂本制度。以期達到計算機網(wǎng)絡軟硬件的規(guī)范化管理,確保公司整個計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)穩(wěn)定運行之目標。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明
3.1 各單位
擁有本部門計算機的使用權(quán)力,使用異?；蛴羞m當需求時擁有要求網(wǎng)絡管理人員協(xié)助維護的權(quán)力,并承擔本單位計算機的保管和日常維護的義務。
3.2 信息部
公司計算機網(wǎng)絡及其外圍設備由信息部統(tǒng)一管理、購買和維護。信息部擁有建議配置、采購公司計算機的權(quán)力,并承擔對公司計算機的軟硬件的維護、各部門計算機異常處理及確保整個系統(tǒng)正常運作的義務。
4.管理原則
4.1集中管理原則:所有計算機相關(guān)硬件與軟件由網(wǎng)絡管理人員集中管控。各部門及單位按網(wǎng)絡規(guī)劃及工作需要向網(wǎng)絡管理人員申請。
4.2 責任落實到人原則:所有計算機及周邊設備都必須由各部門指定專人負責保管。
4.3 優(yōu)先處理原則
所有計算機需求的優(yōu)先權(quán)為:
a級:服務器的穩(wěn)定及相關(guān)需求
b級:財務部門
c級:其它部門
5.計算機及相關(guān)設備的購置及維護
5.1計算機及相關(guān)設備的購置
5.1.1 使用部門提出書面申請,并由分管領導簽字確認。
5.1.2 信息部了解使用部門的工作對計算機和相關(guān)設備的配置需求情況。
5.1.3 信息部提出建議購置方案。
5.1.4信息部進行市場詢價(三家供貨商)。
5.1.5報分管領導批準。
5.1.6選擇供貨商實施購置計劃。
5.1.7信息部驗收合格后登記造冊,辦理領用手續(xù)。
5.1.8按照使用部門需求安裝調(diào)試軟件。
5.1.9交付使用。
附:公司計算機及相關(guān)設備購置流程:
5.2計算機及相關(guān)設備的維護:各單位使用的計算機出現(xiàn)故障,應通知信息部,由信息部指定專業(yè)人員維護,各單位不得擅自開機修理。
5.2.1 凡由公司信息部購買登記的計算機及相關(guān)設備,使用中出現(xiàn)問題時,由使用者及時向信息部計算機主管人員報修,說明故障現(xiàn)象。
5.2.2 信息部在收到報修申請后,填寫計算機及相關(guān)設備維修單,一般在24小時內(nèi)安排人員進行維修(如不能在24小時內(nèi)安排維修人員,應說明原因)。
5.2.3 維修人員進行現(xiàn)場維修,查明故障原因,提出解決方案;如果需更換硬件,需由使用人員提出書面報告,經(jīng)使用單位領導及信息部簽字后方可進行購買、更換。
5.2.4 維修完畢,由使用人員和該單位領導在計算機維修單上簽字確認。
5.2.5 維修人員將計算機維修單帶回信息部備案。如果更換了硬件,應在計算機檔案中填寫相關(guān)硬件更換記錄。
附:計算機及相關(guān)設備維護工作流程
6.計算機用戶
6.1計算機用戶必須是本單位審定的人員,且具備基本的計算機操作技能,會使用與工作相關(guān)的軟件;使用非本單位計算機,應經(jīng)所在單位的領導批準后方能操作。
6.2公司給個人或單位配備的計算機及相關(guān)設備需由領用人和單位領導在信息部辦理領用手續(xù),各領用人和單位負責人需保證所用計算機的完好。
6.3 各計算機用戶必須保持所使用計算機表面及外圍設備的清潔,計算機和通訊線纜應擺放整齊有序。注意計算機防塵、防水和陽光直射。
6.4 計算機用戶應正確使用、操作配備的設備,并在自己的權(quán)限內(nèi)進行數(shù)據(jù)錄入和查詢。在使用過程中,如發(fā)生故障而又無法排除時,應立即通知信息部人員,進行檢查和維修。使用人員和其他人員不得自行動手打開機殼和外圍設備。
6.5 計算機用戶不得擅自修改計算機設置。
6.6 如因工作需要,計算機及外圍設備需在使用單位之間進行調(diào)整,必須經(jīng)分管領導批準同意,在信息部備案后方可進行。
6.7 為防止計算機病毒,各單位嚴禁自帶軟件在上網(wǎng)的計算機上運行,如因工作需要,應先由信息部進行計算機病毒檢測后,在信息部指定的計算機上操作。
6.8 禁止在公司的計算機網(wǎng)絡上安裝、運行游戲程序。
6.9計算機用戶發(fā)生工作變動或是離職,必須辦理電腦設備、使用密碼、數(shù)據(jù)盤等資料的移交手續(xù)。
7.計算機信息保密
7.1各單位對儲存于計算機中的信息資料和重要數(shù)據(jù),應采取相應的加密措施,包括:
7.1.1 各單位計算機資料的保密工作由本單位負責,單位領導是該項工作的責任人,負責檢查和督促本單位計算機資料保密工作的執(zhí)行情況。
7.1.2 應設置進入計算機開機密碼和屏幕保護密碼。
7.1.3 對重要文件進行加密處理,密級較高的文件根據(jù)需要可由信息部提供的專業(yè)加密軟件進行加密。
7.1.4 局域網(wǎng)內(nèi)進行文件共享時,應設置共享密碼和權(quán)限,共享完成后須立即取消共享。
7.2 計算機用戶不得查看不屬于自己工作范圍內(nèi)的信息資料;亦不得探聽其他使用者的操作密碼,以獲取與本人工作無關(guān)的信息資料。
7.3 計算機用戶的操作口令要有一定的數(shù)目(至少6位),并且根據(jù)實際情況要定期或不定期更換操作口令。
7.4 計算機用戶在登陸相關(guān)工作軟件進行操作時,如有其他事項需要處理,應先退出上述軟件,以免其他非本機操作人員使用計算機。
7.5嚴禁任何部門和個人向外提供數(shù)據(jù)和軟件。特殊情況需分管領導同意。
7.6 信息部的專用服務器要做到專機專用,并由公司指派專人負責,與計算機網(wǎng)絡管理無關(guān)的人員,未經(jīng)許可不得進入信息部,也不能隨意使用專用服務器,以免造成系統(tǒng)損壞。
7.7 對于分散擺放在各單位的網(wǎng)絡工作站及其外圍設備,除單位指定的計算機用戶外,其他人員未經(jīng)許可,不得動用。
7.8 信息部應根據(jù)公司給各單位分配的工作職責,及時為各部門的計算機用戶設置專門的帳號和操作口令。
7.9計算機用戶在上網(wǎng)時,應該嚴格按照公司有關(guān)規(guī)定正確操作和使用網(wǎng)絡工作站及其外圍設備,并使用信息部分配的帳號上網(wǎng)工作。
7.10 各單位如遇人員變動,人力資源部應及時通知信息部,以便刪除該用戶的原有帳號。
7.11 隨著公司發(fā)展,如果需要安裝新的工作軟件,應由公司分管領導批準后,由信息部統(tǒng)一安排實施。
7.12 計算機用戶在上網(wǎng)操作時,如果發(fā)現(xiàn)公司局域網(wǎng)上有違反公司計算機信息資源保密制度的不安全因素,必須及時向分管領導匯報,并通知信息部人員,共同做好公司計算機信息資源的保密工作。
8.數(shù)據(jù)備份
8.1計算機用戶必須做好本單位計算機資料的備份工作。
8.2計算機用戶在確保本單位資料保存完整的前提下,根據(jù)各自的工作情況,選擇備份方式,定期或不定期做好各自的數(shù)據(jù)備份工作。
8.3如果有特殊備份需要,請與信息部聯(lián)系。
9.計算機病毒防治
9.1 公司信息部負責向公司領導提出計算機病毒防治方案,經(jīng)公司領導批準后,由信息部組織實施。
9.2 計算機用戶不得在網(wǎng)上下載軟件使用。
9.3 如因工作需要,需使用軟盤、光盤以及其他可移動存儲器,必須確認無計算機病毒后,方可使用。
9.4 如發(fā)現(xiàn)所使用計算機出現(xiàn)異常情況,應首先通知信息部,由專業(yè)人員進行維護。
9.5 計算機用戶應主動關(guān)注計算機病毒的出現(xiàn)情況,養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習慣,如不要登錄不明網(wǎng)站,謹慎打開不明郵件等,互通信息,提高防毒意識。
10.附則
10.1 本制度由信息部負責解釋。
10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第十二章 信息情報管理制度
1.目 的:為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息,做好信息情報的管理,特制定本制度。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明
3.1信息部負責公司重大信息的收集、匯總、發(fā)布等。
3.2專項信息情報由各部門管理。
3.3信息情報內(nèi)容
信息情報的內(nèi)容包括:公司的資源信息、公司生產(chǎn)經(jīng)營情況、國家政策信息、與公司銷售有關(guān)的信息(醫(yī)院和醫(yī)生情況、醫(yī)院藥品用量情況、對方醫(yī)藥公司的資信情況等)、行業(yè)信息、新藥研發(fā)動向、競爭對手信息、市場信息、人才需求信息等等一切與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的信息。
4.公司內(nèi)部信息的管理
4.1 公司內(nèi)部信息由各部門、各子公司提供,信息部負責匯總、分類、整理、分析、提煉和發(fā)布。
4.2 信息部將公司各單位收集的信息情報匯總后,由專人分類整理和分析提煉,以信息簡報的形式發(fā)布,同時在公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布,供公司內(nèi)部交流。
4.3信息情報的收集工作是各單位的日常工作,公司信息的收集由各部門負責人或者子公司的行政部門負責人負責。
4.4信息情報的傳遞實行“零通報”制度,對于特別重要或者特別有價值的情報信息應及時上報,對于一般信息情報,各單位應將收集的信息情報經(jīng)本單位領導審閱后,在每月20日前交給信息部,信息部的郵箱地址:;信息部應主動與各單位信息負責人溝通以收集公司信息。
4.5 各單位上報的信息不限于本單位的職責范圍,應樹立大局觀,凡是對公司發(fā)展有利的信息,都應及時通報,信息部對各單位的信息情報上交情況應做好統(tǒng)計。
4.6信息部將有關(guān)信息及時通過計算機網(wǎng)絡或者“信息簡報”形式發(fā)布,以達到信息交流的目的;
5.專項信息情報管理
5.1專項信息情報管理由各單位負責,并指派專人對本單位專項信息情報進行收集、管理、匯總和分析等。
5.2信息部應根據(jù)公司的安排,或者主動針對與公司生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的專題收集信息并匯總分析,為公司決策提供參考意見。
6.公司的信息情報僅供公司內(nèi)部交流,是公司的無形資產(chǎn),任何人不得外傳,亦不能竊取以謀求私利。
7.公司所有員工對公司的信息情報有保密義務。
8.信息情報收集發(fā)布程序
8.1 各單位指定的信息員按照要求收集、整理本單位的信息情報。
8.2 各單位領導負責審定本單位報送的信息情報。
8.3 信息情報報送公司信息部。
8.4 信息部對收集到的信息情報匯總、篩選、編輯。
8.5 將信息簡報初稿報送分管領導及其他相關(guān)領導審閱。
8.6 正式出版。
8.7 送相關(guān)上級主管部門和公司各單位。
9.附則
9.1 本制度由信息部負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:信息情報收集發(fā)布流程
第十三章 rt_使用管理規(guī)定
1.目 的:為了充分發(fā)揮rt_實時通信平臺的即時溝通優(yōu)勢,節(jié)約辦公經(jīng)費,保證公司信息安全和信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性,特制定規(guī)定。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于總公司及各分子公司。
3.rt_帳戶管理:
3.1rt_帳戶由信息部根據(jù)“帳戶申請表”或者“撤銷帳戶申請表”予以設立或撤銷。
3.2信息部應保證公司每臺計算機都安裝rt_客戶端,以確保rt_的正常使用。
4.rt_的使用
4.1 rt_用戶應使用信息部分配的帳號在每日開機后登錄并保持在線,以保證溝通渠道的暢通。
4.2 用戶在使用rt_系統(tǒng)時,如需外出辦事,應設置如“外出辦事,有事請打手機”、“不在辦公室”等自動回復語加以提示,并保持手機通暢,方便短信接收。
4.3 在日常工作中,應充分使用rt_會話、文件傳遞和程序共享等功能,以達到溝通和協(xié)作的目的,盡量控制使用打印、電話和傳真,節(jié)省辦公資費。
4.4 公司根據(jù)各部門工作需求,規(guī)定各rt_用戶發(fā)送短信的權(quán)限。用戶只能利用rt_發(fā)送與工作有關(guān)的手機短信。
4.5 正常安裝運行的rt_程序,用戶不能擅自刪除、修改用戶資料。
4.6 rt_的安裝使用是為了方便工作,上班時間不應出現(xiàn)與工作無關(guān)的內(nèi)容。嚴禁添加與工作無關(guān)的外部qq,禁止上班期間和外部qq聊天。
5.附則
5.1 本制度由信息部負責解釋。
5.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
5.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:rt_的id管理流程圖
第十四章 網(wǎng)站管理制度
1.目 的:為了保障公司網(wǎng)站良好的運行狀態(tài),規(guī)范網(wǎng)站維護流程,合理利用網(wǎng)站資源,建立公司在互聯(lián)網(wǎng)上的信息交換平臺,使之成為充分展示公司形象的重要窗口,特制訂本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明:網(wǎng)站的維護管理工作由公司信息部負責。
4.網(wǎng)站信息管理
4.1 信息采集發(fā)布
4.1.1 信息采集與發(fā)布的主要內(nèi)容為公司各單位、子公司經(jīng)營發(fā)展動態(tài)、國家主管部門、行業(yè)重大新聞、政策法規(guī)等。
4.1.2 發(fā)布的信息應具有較強的時效性。
4.2 網(wǎng)站信息的發(fā)布規(guī)定
4.2.1 需在網(wǎng)站(尤其是公網(wǎng))上發(fā)布的信息,必須通過信息發(fā)布審核流程,由信息發(fā)布單位將擬發(fā)布的資料(文字、圖片、表格、程序等)經(jīng)所在單位領導確認后,向信息部提交發(fā)布申請,并經(jīng)信息部主管領導確認同意后方能發(fā)布。信息發(fā)布申請表見附件1。
4.2.2 信息提交單位需確保所發(fā)布資料準確無誤。信息部在發(fā)布前對信息再次校對,確認無誤后才能上傳。
4.3 網(wǎng)站信息的反饋和回復
4.3.1網(wǎng)站信息的反饋主要有論壇、留言版和公司郵箱,網(wǎng)站管理人員應根據(jù)內(nèi)容及時報告相關(guān)單位或人員,由相關(guān)單位或相關(guān)人員答復和處理。
4.3.2 網(wǎng)站管理人員在收到相關(guān)單位或相關(guān)人員的回復后,應立即上傳,不得延誤。
4.4 網(wǎng)站信息的整理、刪改、備份
4.4.1為了優(yōu)化網(wǎng)站空間,網(wǎng)站信息的整理需每季度進行一次,主要是刪除過期信息等,但所整理的信息都須進行備份,并建立檔案目錄,方便以后查找。此項工作由信息部負責。
4.4.2 各論壇版主、網(wǎng)站管理員需盡職盡責,按照規(guī)定及時整理版務,如發(fā)現(xiàn)有損公司形象的言論應及時刪除,但必須做好記錄,將刪除文件備份并妥善保存,以便日后查詢。
4.4.3 除上述信息外,各論壇版主、網(wǎng)站管理人員以及其他擁有刪改權(quán)限的人員不得隨意刪改網(wǎng)站信息。對違反規(guī)定者,公司將取消其權(quán)限并嚴肅處理。
5.網(wǎng)站的安全
5.1 公司網(wǎng)站服務器由中國電信托管,信息部網(wǎng)站管理人員應保持和托管方工作人員良好的溝通,以應對網(wǎng)站服務器出現(xiàn)的運行問題。
5.2 公司論壇給大家提供了寬松的言論交流空間,使用者應嚴格遵守國家有關(guān)法律、法規(guī),嚴格執(zhí)行安全保密制度,不得在網(wǎng)上從事危害公司、泄露秘密、攻擊他人等活動,不得制作、復制和傳播各類不健康信息、傳播計算機病毒等。
5.3 公司指定的論壇版主必須定期和不定期檢查和整理自己所在版面的內(nèi)容,并接受網(wǎng)站論壇系統(tǒng)管理人員的督促。
5.4 關(guān)于論壇管理的其他規(guī)定,見公司論壇管理制度。
5.5 信息部應建立健全計算機信息系統(tǒng)病毒預防和安全防護管理制度,做好計算機病毒預防和防護工作。
6.網(wǎng)站管理員工作要求
6.1 公司網(wǎng)站管理員必須嚴格遵循此制度,認真做好網(wǎng)站維護和管理工作。
6.2 網(wǎng)站管理員應根據(jù)需要及時更新網(wǎng)站內(nèi)容。
網(wǎng)站管理員在工作時間內(nèi)必須監(jiān)控網(wǎng)站信息,防止有害信息的傳播;如發(fā)現(xiàn)有害信息應及時處理;發(fā)現(xiàn)惡意攻擊行為,應立即報公司分管領導和公司領導,如有需要并協(xié)助網(wǎng)絡公安人員進一步處理。
7.公司網(wǎng)站資源的保護
公司互聯(lián)網(wǎng)資源屬企業(yè)的無形資產(chǎn),有知識產(chǎn)權(quán)特性。包括網(wǎng)絡電子標志,和公司名、產(chǎn)品名等相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)中文域名、英文域名、中文實名、通用網(wǎng)址等,信息部應根據(jù)公司網(wǎng)站推廣計劃和知識產(chǎn)權(quán)保護安排,聯(lián)系相關(guān)注冊服務機構(gòu),保護好公司互聯(lián)網(wǎng)資源。
8.信息發(fā)布流程工作程序
8.1 擬稿;
8.2填寫信息發(fā)布申請表。
8.3 申請單位領導審核、校對;
8.4 將申請表及擬發(fā)布信息電子文件交信息部;
8.5 信息部主管領導審核批準;
8.6 信息部網(wǎng)站管理員核對無誤后上傳至公司網(wǎng)站。
9.附則
9.1 本制度由信息部負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第十五章 論壇管理制度
1.目 的:為了規(guī)范論壇的管理,維護公司良好的信息及言論自由秩序,充分發(fā)揮這一信息交互平臺的作用,特制訂本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明:公司信息部負責對論壇的規(guī)范管理工作。
4.會員id注冊
4.1 在注冊會員id前必須同意本論壇所有相關(guān)規(guī)定,注冊時按步驟填寫個人信息,不允許出現(xiàn)非法字符。為了避免密碼被盜,注冊時請?zhí)砑用艽a提示問題和回答問題后及時提交信息部認證。
4.2 id注冊注意事項
4.2.1 請勿以黨和國家領導人、公司領導或其他同事之名注冊;
4.2.2 請勿注冊和其他會員之名相近、相仿的名字;
4.2.3 請勿注冊和使用與其他會員相同、相仿的名字或昵稱;
4.2.4 請勿注冊和使用不文明、不健康的id和昵稱;
4.3 簽名檔與頭像注意事項
4.3.1 簽名檔內(nèi)容規(guī)定要積極健康;
4.3.2簽名檔圖片最多使用1張圖片其寬和高均不得超過200象素;
3.3.3 簽名檔與頭像不能影響論壇頁面瀏覽速度;
4.3.4 嚴禁使用色情,封建和_圖片作為頭像。
5. 發(fā)貼須知
5.1 論壇管理員、版主有權(quán)刪除以下帖子:
5.1.1 反對國家政權(quán)及公司相關(guān)規(guī)章制度的;
5.1.2 破壞國家宗教政策,宣揚_和封建迷信的;
5.1.3 散布謠言,擾亂社會秩序,破壞社會穩(wěn)定的;
5.1.4 散布淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪的;
5.1.5 含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容的;
5.1.6 煽動公司內(nèi)部矛盾,影響內(nèi)部團結(jié)的;
5.1.7 危害論壇穩(wěn)定性類等;
5.1.8 嚴重違反規(guī)定者,將取消其id號或封其ip。
6. 回復貼須知:回復貼的刪貼標準同上,此外,與發(fā)貼主題嚴重無關(guān)無聊的回復貼也可能將被刪除。
7.修復貼
如果帖子出現(xiàn)了排版或其他錯誤,造成不能正常顯示,版主有權(quán)修改,使之正常顯示。
8.精華貼的認定
8.1 對符合以下標準的帖子,管理員、版主有可能將其加入精華貼或增加其積分。
8.1.1內(nèi)容健康向上,對公司經(jīng)營發(fā)展有一定價值的,原創(chuàng)貼優(yōu)先考慮;
8.1.2 用心投入去制作的原創(chuàng)內(nèi)容,能夠讓用戶學到有用的知識的內(nèi)容,或心靈上得到升華,思想得到提高的;
8.1.3 對公司合理、有見地的意見和建議的。
9.id的不予通過、鎖定及ip封鎖的標準
9.1 不符合“注冊id注意事項”的;
9.2 注冊id后沒有通過信息部admin身份確認的;
9.3 發(fā)違反論壇規(guī)定的帖子屢教不改的,受到鎖定后反復注冊的id的;
10.版主職責
10.1 根據(jù)需要設置相應版塊。
10.2 版主需保證每天1小時以上的論壇在線管理。
10.3 服從論壇管理員的領導和管理,根據(jù)論壇管理規(guī)定“ 發(fā)貼須知”、“ 精華貼的規(guī)定”自覺管理好相應的版面。
10.4 建立和維護版內(nèi)正常的秩序。
10.5 及時回答會員提出的問題。
10.6 版主應推動該版面的討論風氣,并盡可能經(jīng)常發(fā)表與該版內(nèi)容有關(guān)的文章或回答網(wǎng)友提出的問題,確立該討論區(qū)的風格和主題。
10.7 負責相應版面的日常維護和管理,對于版面存在的技術(shù)問題要及時提交給管理員處理。
10.8 負責相應版面內(nèi)容的更新和變換,不斷適應網(wǎng)友瀏覽和交流的需求。
10.9 對于蓄意或惡意灌水者視其情節(jié)輕重給予警告(可向管理員反映或投訴,采取相應措施)。
10.10 嚴禁版主有人身攻擊或帶頭罵人灌水現(xiàn)象出現(xiàn),嚴禁版主利用其版主權(quán)限謀求個人利益或攻擊他人。
10.11 負責收集網(wǎng)友對bbs建設和發(fā)展的意見和建議,并提交給管理員。
10.12 管理員平時將從版面人氣、帖子數(shù)量與質(zhì)量、精華區(qū)整理、版主回帖、版面風氣與氛圍等多方面對版主進行監(jiān)督,工作不在狀態(tài)的版主,管理員有權(quán)提交意見至公司領導并取消其版主資格。
11. 特別說明
本公司認證論壇,僅供內(nèi)部員工交流使用。為了方便管理,凡注冊會員,其id號需建立與之真實姓名相對應的id使用清單,但管理員有保密的義務,不能將此資料用于其他用途。
認證論壇的帳戶管理與rt_帳戶管理相同。
12. 相關(guān)工作程序及流程圖
12.1 公司論壇id管理
12.1.1 公司論壇id管理程序參見rt_管理程序。
12.1.2 公司論壇id管理流程圖參見rt_管理流程圖。
12.2 公司網(wǎng)站留言版管理回復
12.2.1公司網(wǎng)站留言版管理回復工作程序:
12.2.1.1 公司信息部指定網(wǎng)站管理員負責下載公司網(wǎng)站留言版欄目的留言內(nèi)容,并分類;
12.2.1.2 網(wǎng)站管理員將網(wǎng)站留言分發(fā)給公司領導、各單位;
12.2.1.3 收到留言的公司領導、各單位需在2個工作日內(nèi)回復留言中提及的問題;
12.2.1.4 將回復內(nèi)容傳遞給網(wǎng)站管理員;
12.2.1.5 網(wǎng)站管理員上傳回復;
12.2.2 公司網(wǎng)站留言版管理回復工作流程圖:
13.附 則
13.1 本制度由信息部負責解釋。
13.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
13.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第十六章 內(nèi)部資料管理制度
1.目 的:公司內(nèi)部資料有利于促進公司企業(yè)文化建設,增強公司形象提升公司品牌,為了加強公司內(nèi)部資料的管理,特制定本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明:
3.1成立編委會負責內(nèi)部資料的組織工作。
3.2編委會由各單位指派一名人員組成,并由編委會選出編委會主任一名負責編委會的日常事務。
3.3編委會成員在此項工作中的表現(xiàn)將作為個人考核的參考指標。
4.內(nèi)部資料組織
4.1為了提升內(nèi)部資料的制作質(zhì)量,各單位領導應重視內(nèi)部資料的采集等工作,將此項工作納入自己的工作范圍。
4.2 各單位指定一名或多名記者,負責本單位內(nèi)部資料的采集工作。
5.內(nèi)部資料不得有如下內(nèi)容
5.1反對憲法確定的基本原則的;
5.2危害國家的統(tǒng)一、主權(quán)和領土完整的;
5.3危害國家的安全、榮譽和利益的;
5.4煽動民族分裂,侵害少數(shù)民族風俗習慣,破壞民族團結(jié)的;
5.5泄露國家秘密的;
5.6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力,危害社會公德和民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)的;
5.7侮辱或者誹謗他人的;
5.8法律、法規(guī)規(guī)定禁止的其他內(nèi)容的。
6.酬勞:內(nèi)部資料鼓勵原創(chuàng),并經(jīng)編委會確定后予以一定獎勵。
7.工作流程
7.1 各單位指定的記者或編委按照要求收集、整理本單位內(nèi)部資料;
7.2 各單位領導負責審定本單位報送的內(nèi)部資料;
7.3 將內(nèi)部資料報送編委會;
7.4 編委會對收集到的內(nèi)部資料匯總、篩選、編輯,制作內(nèi)部資料初稿;
7.5 將內(nèi)部資料初稿報送分管領導及其他相關(guān)領導審閱;
7.6 匯總定稿;
7.7 分送公司各單位。
8.附則
8.1 本制度由信息部負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:內(nèi)部資料流程圖:
第4篇 日常行政管理制度-范本
第一章日常管理制度
著裝儀表規(guī)范
公司員工日常著裝應以端莊大方、整齊清潔為標準。
儀容要以干凈、整潔、素雅為標準,不得濃妝。
行為舉止要文明、禮貌,不得打架,斗毆,酗酒,從事違法亂紀的活動。
說話要和氣、謙遜,要使用“請、您好、謝謝、對不起、再見”等文明用語。為集體創(chuàng)造團結(jié)、友善的氛圍。
工作行為規(guī)范
遵守黨和國家的法律、法規(guī),遵守公司的各項規(guī)章制度。
各部門員工應按時上下班,不得遲到、早退、曠工。臨時有事外出必須向部門經(jīng)理請假,經(jīng)領導批準后方可離開。
辦公室工作人員在接待來訪和接聽電話時要注意行為規(guī)范和文明用語;辦公電話鈴聲應調(diào)到適量位置,講電話聲音應適量;不準用辦公室電話進行私人交往或閑聊。
員工手機應保持上班時間暢通。
行政部每天安排部員值日,注意保持室內(nèi)辦公環(huán)境和辦公臺面的整潔有序。
上班時間不得干與工作無關(guān)的事,嚴禁上班時間打牌、看電影、玩游戲等與工作無關(guān)的行為發(fā)生。
保守企業(yè)秘密和技術(shù)秘密,不準對外泄露公司有關(guān)的事情。否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將根據(jù)情節(jié)輕重,給予經(jīng)濟及行政處罰,嚴重的將以辭退。
工作區(qū)內(nèi)嚴禁隨地亂扔、亂倒垃圾,嚴禁從窗戶向外或從樓上往下倒水、扔煙頭、紙屑、吐痰等。
節(jié)約用電,做到人走燈滅。
愛護辦公設備、儀器,節(jié)約使用紙張,能用廢紙打印復印的不得使用新紙,嚴格按照辦公室規(guī)定使用辦公設備。
每位員工都有權(quán)利、有義務維護集體利益,愛護集體財產(chǎn),嚴禁將集體財產(chǎn)居為私有。
加強學習,學習型組織是分公司的追求目標,每個人都應該積極主動的參與到各種學習活動中來,不能以各種理由逃避和拒絕學習。
第二章辦公室管理制度
辦公室人員管理制度
辦公室人員執(zhí)行簽到的考勤制度
每天早9:00上班,晚6:00下班,禁止無故遲到早退現(xiàn)像發(fā)生,違者予以20元處罰。不允許代替簽到,9:00起不再簽到;
忘記簽到者須在2小時內(nèi)向部門領導說明,并由部門領導出具證明;按時間早晚順序簽到;凡沒有事先請假說明理由(病、事假)不簽到人員一律視為曠工
辦公用品管理規(guī)定
辦公用品發(fā)放和使用
本著節(jié)約的原則使用辦公用品。
購置回的辦公用品統(tǒng)一放在辦公室管理、登記和發(fā)放。
領用辦公用品用具必須認真履行手續(xù),應提交oa《辦公用品申請(領用)表》。
嚴禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時應將所負責保管和使用的物品退回辦公室(消耗品除外)。
第三章考勤管理制度
行政綜合部負責全體員工的考勤工作。
考勤由辦公室安排專人記錄,記錄必須準確真實,相關(guān)票據(jù)要和考勤表有照應可追溯。所有職員不得代簽到。
出勤規(guī)定
周一到周六上班,周日休息;
上班時間:9:00-18:00
午餐時間:12:00-13:00
所有職員應按時上下班,事假及正常休假應按照請銷假制度執(zhí)行。
考勤員應認真負責,加強考勤,做到不虛報、不亂報、不徇私情;
考勤表必須與所批復的請假條相一致。無假外出者按曠工處理,曠工期間無工資獎金,月曠工天數(shù)累積超過3天者,扣發(fā)當月工資和獎金;年累計曠工超過10天者,扣除所有剩余工資福利。
考勤表在每月的1號由考勤員負責整理,報送財務部門經(jīng)領導審查后作為當月工資獎金發(fā)放的依據(jù)。
員工請假不超過12小時,由部門主管批準;超過12小時需報經(jīng)理批準。
國家法定節(jié)假日,原則上休息,如工作需要,須無條件上崗,不批假.病假需經(jīng)領導批準后休息
各部門主管請假需報分管領導同意后由總經(jīng)理審批。
所有批準假期時間包括往返時間。
第四章會議制度
公司實行例會制度,主要包括周會、月例會臨時性會議和其他部室會。
周會在每周一上午9:30召開一次.周會須有會議記錄,由辦公室負責記錄。
月例會每月月末召開一次,會議由經(jīng)理主持,公司本部各部門人員參加并簽到。同時要形成會議紀要,會議紀要由辦公室負責在會后一天完成,同時分發(fā)各部門。
各部門臨時性會議根據(jù)工作需要召開,各部門可根據(jù)需要自行組織時間召開,但原則上要務實簡單。
每次會議凡通知到的與會人員,因故不能出席應向部門領導請假。并形成書面理由,主管簽字后同簽到表一并留存。如未請假在規(guī)定時間內(nèi)不能按時到達會議現(xiàn)場的,將給予通報批評。
會議期間,避免頻繁進出或早退,并主動將手機調(diào)至靜音。
事假
員工因個人或家庭原因需要請假的可以請事假,事假為無薪假,事假以天或小時為計算單位。
員工請事假每天的扣薪標準是:月基本工資/20.92天;
員工請事假每小時的扣薪標準是:月基本工資/20.92天/8小時。
第五章出差
公司人員出差一律書面報批,出差人員需填寫《出差審批單》,由經(jīng)理簽字批準。
部門以上負責人出差需報公司經(jīng)理批準;各部門部員出差需報部門主管和公司經(jīng)理批準。
如有特殊情況需出差,來不及辦理手續(xù)的,應先電話告知經(jīng)理事后補辦手續(xù)。
第六章行政接待
堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務的原則,強化公關(guān)意識,宣傳企業(yè)形象,廣泛獲取信息。
堅持規(guī)范化、標準化、制度化的原則,執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設的規(guī)定,符合禮儀要求,杜絕隨意性。
堅持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則,根據(jù)來賓的身份和任務執(zhí)行不同檔次的接待標準,反對鋪張浪費。
行政部負責接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業(yè)務性的接待事務,應由有關(guān)部門接待,行政部配合
接打電話要使用文明語言,如您好、請問貴姓、您找哪位、請稍候、謝謝等類似的禮貌用語,做好電話記錄。
客人來訪應熱情迎接,主動引導客人到辦公室或接待室交談,如本人有事需要暫時離開辦公室,應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好,以免泄密或丟失。
事務性接待標準、要求。根據(jù)領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、機動靈活、著裝大方、舉止文明,不擅自在授權(quán)范圍外作任何決定和承諾,以高度的事業(yè)心、責任感和良好的精神風貌體公司形象。
第5篇 日常行政管理制度(范本)
第一章日常管理制度
著裝儀表規(guī)范
公司員工日常著裝應以端莊大方、整齊清潔為標準。
儀容要以干凈、整潔、素雅為標準,不得濃妝。
行為舉止要文明、禮貌,不得打架,斗毆,酗酒,從事違法亂紀的活動。
說話要和氣、謙遜,要使用“請、您好、謝謝、對不起、再見”等文明用語。為集體創(chuàng)造團結(jié)、友善的氛圍。
工作行為規(guī)范
遵守黨和國家的法律、法規(guī),遵守公司的各項規(guī)章制度。
各部門員工應按時上下班,不得遲到、早退、曠工。臨時有事外出必須向部門經(jīng)理請假,經(jīng)領導批準后方可離開。
辦公室工作人員在接待來訪和接聽電話時要注意行為規(guī)范和文明用語;辦公電話鈴聲應調(diào)到適量位置,講電話聲音應適量;不準用辦公室電話進行私人交往或閑聊。
員工手機應保持上班時間暢通。
行政部每天安排部員值日,注意保持室內(nèi)辦公環(huán)境和辦公臺面的整潔有序。
上班時間不得干與工作無關(guān)的事,嚴禁上班時間打牌、看電影、玩游戲等與工作無關(guān)的行為發(fā)生。
保守企業(yè)秘密和技術(shù)秘密,不準對外泄露公司有關(guān)的事情。否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將根據(jù)情節(jié)輕重,給予經(jīng)濟及行政處罰,嚴重的將以辭退。
工作區(qū)內(nèi)嚴禁隨地亂扔、亂倒垃圾,嚴禁從窗戶向外或從樓上往下倒水、扔煙頭、紙屑、吐痰等。
節(jié)約用電,做到人走燈滅。
愛護辦公設備、儀器,節(jié)約使用紙張,能用廢紙打印復印的不得使用新紙,嚴格按照辦公室規(guī)定使用辦公設備。
每位員工都有權(quán)利、有義務維護集體利益,愛護集體財產(chǎn),嚴禁將集體財產(chǎn)居為私有。
加強學習,學習型組織是分公司的追求目標,每個人都應該積極主動的參與到各種學習活動中來,不能以各種理由逃避和拒絕學習。
第二章辦公室管理制度
辦公室人員管理制度
辦公室人員執(zhí)行簽到的考勤制度
每天早9:00上班,晚6:00下班,禁止無故遲到早退現(xiàn)像發(fā)生,違者予以20元處罰。不允許代替簽到,9:00起不再簽到;
忘記簽到者須在2小時內(nèi)向部門領導說明,并由部門領導出具證明;按時間早晚順序簽到;凡沒有事先請假說明理由(病、事假)不簽到人員一律視為曠工
辦公用品管理規(guī)定
辦公用品發(fā)放和使用
本著節(jié)約的原則使用辦公用品。
購置回的辦公用品統(tǒng)一放在辦公室管理、登記和發(fā)放。
領用辦公用品用具必須認真履行手續(xù),應提交oa《辦公用品申請(領用)表》。
嚴禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時應將所負責保管和使用的物品退回辦公室(消耗品除外)。
第三章考勤管理制度
行政綜合部負責全體員工的考勤工作。
考勤由辦公室安排專人記錄,記錄必須準確真實,相關(guān)票據(jù)要和考勤表有照應可追溯。所有職員不得代簽到。
出勤規(guī)定
周一到周六上班,周日休息;
上班時間:9:00-18:00
午餐時間:12:00-13:00
所有職員應按時上下班,事假及正常休假應按照請銷假制度執(zhí)行。
考勤員應認真負責,加強考勤,做到不虛報、不亂報、不徇私情;
考勤表必須與所批復的請假條相一致。無假外出者按曠工處理,曠工期間無工資獎金,月曠工天數(shù)累積超過3天者,扣發(fā)當月工資和獎金;年累計曠工超過10天者,扣除所有剩余工資福利。
考勤表在每月的1號由考勤員負責整理,報送財務部門經(jīng)領導審查后作為當月工資獎金發(fā)放的依據(jù)。
員工請假不超過12小時,由部門主管批準;超過12小時需報經(jīng)理批準。
國家法定節(jié)假日,原則上休息,如工作需要,須無條件上崗,不批假.病假需經(jīng)領導批準后休息
各部門主管請假需報分管領導同意后由總經(jīng)理審批。
所有批準假期時間包括往返時間。
第四章會議制度
公司實行例會制度,主要包括周會、月例會臨時性會議和其他部室會。
周會在每周一上午9:30召開一次.周會須有會議記錄,由辦公室負責記錄。
月例會每月月末召開一次,會議由經(jīng)理主持,公司本部各部門人員參加并簽到。同時要形成會議紀要,會議紀要由辦公室負責在會后一天完成,同時分發(fā)各部門。
各部門臨時性會議根據(jù)工作需要召開,各部門可根據(jù)需要自行組織時間召開,但原則上要務實簡單。
每次會議凡通知到的與會人員,因故不能出席應向部門領導請假。并形成書面理由,主管簽字后同簽到表一并留存。如未請假在規(guī)定時間內(nèi)不能按時到達會議現(xiàn)場的,將給予通報批評。
會議期間,避免頻繁進出或早退,并主動將手機調(diào)至靜音。
事假
員工因個人或家庭原因需要請假的可以請事假,事假為無薪假,事假以天或小時為計算單位。
員工請事假每天的扣薪標準是:月基本工資/20.92天;
員工請事假每小時的扣薪標準是:月基本工資/20.92天/8小時。
第五章出差
公司人員出差一律書面報批,出差人員需填寫《出差審批單》,由經(jīng)理簽字批準。
部門以上負責人出差需報公司經(jīng)理批準;各部門部員出差需報部門主管和公司經(jīng)理批準。
如有特殊情況需出差,來不及辦理手續(xù)的,應先電話告知經(jīng)理事后補辦手續(xù)。
第六章行政接待
堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務的原則,強化公關(guān)意識,宣傳企業(yè)形象,廣泛獲取信息。
堅持規(guī)范化、標準化、制度化的原則,執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設的規(guī)定,符合禮儀要求,杜絕隨意性。
堅持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則,根據(jù)來賓的身份和任務執(zhí)行不同檔次的接待標準,反對鋪張浪費。
行政部負責接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業(yè)務性的接待事務,應由有關(guān)部門接待,行政部配合
接打電話要使用文明語言,如您好、請問貴姓、您找哪位、請稍候、謝謝等類似的禮貌用語,做好電話記錄。
客人來訪應熱情迎接,主動引導客人到辦公室或接待室交談,如本人有事需要暫時離開辦公室,應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好,以免泄密或丟失。
事務性接待標準、要求。根據(jù)領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、機動靈活、著裝大方、舉止文明,不擅自在授權(quán)范圍外作任何決定和承諾,以高度的事業(yè)心、責任感和良好的精神風貌體公司形象。
