局采購管理制度

局采購管理制度是確保組織資源有效利用，提高采購效率和質(zhì)量的重要規(guī)范。它涵蓋了從需求分析、供應(yīng)商選擇、合同管理到驗(yàn)收結(jié)算的全過程，旨在形成一套科學(xué)、公正、透明的操作流程。

包括哪些方面

1. 需求規(guī)劃：明確采購目標(biāo)，分析需求來源，制定采購計(jì)劃。

2. 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行資質(zhì)審核，定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)。

3. 采購流程：規(guī)范詢價(jià)、比價(jià)、談判、訂購、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，確保合規(guī)操作。

4. 合同管理：制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板，規(guī)定合同簽訂、變更、執(zhí)行和終止的程序。

5. 風(fēng)險(xiǎn)控制：識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制，預(yù)防采購過程中的法律和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

6. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購物品或服務(wù)達(dá)到預(yù)期水平。

7. 采購審計(jì)：定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，確保公平公正。

重要性

局采購管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 提高效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少決策時間，提高采購工作效率。

2. 控制成本：通過合理比價(jià)和批量采購，降低單位成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。

3. 保障質(zhì)量：嚴(yán)格的供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，確保采購物品或服務(wù)的質(zhì)量。

4. 防范風(fēng)險(xiǎn)：明確責(zé)任劃分，預(yù)防合同糾紛，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

5. 提升形象：公開透明的采購過程，增強(qiáng)公眾信任，提升組織形象。

方案

為建立健全局采購管理制度，建議如下方案：

1. 制定詳盡的采購政策和程序手冊，涵蓋上述各個方面，供全體員工參考執(zhí)行。

2. 建立跨部門的采購委員會，負(fù)責(zé)重大采購決策，保證決策的公正性。

3. 引入電子化采購平臺，提高流程透明度，便于跟蹤和審計(jì)。

4. 定期開展采購人員培訓(xùn)，提升專業(yè)技能，強(qiáng)化制度意識。

5. 加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理，建立長期合作伙伴關(guān)系，以獲取更有利的采購條件。

6. 設(shè)立投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵員工監(jiān)督采購行為，及時糾正不合規(guī)現(xiàn)象。

通過以上措施，我們將逐步構(gòu)建一個高效、公正、透明的采購管理體系，為全局的工作提供有力支持。

局采購管理制度范文

第1篇 中建某局采購管理程序

中國建筑第三工程局程序文件

采購管理程序

1 目的

確保采購過程處于受控狀態(tài),保證所有的采購物資符合規(guī)定的采購要求。

2適用范圍

本程序規(guī)定了物資的分類、各類物資供方的評價(jià)、選擇和控制、采購計(jì)劃和采購合同的內(nèi)容要求、對采購物資的驗(yàn)證要求等,適用于工程局承建工程所需的材料、半成品、設(shè)備等物資的采購工作。

3引用文件

3.1 中建三局zjs.qm101 《質(zhì)量手冊》

3.2 中建三局zjs.qm201 《質(zhì)量策劃程序》

3.3 中建三局zjs.qm202 《文件控制程序》

3.4 中建三局zjs.qm203 《記錄控制程序》

3.5 中建三局zjs.qm215 《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序》

3.6 中建三局zjs.qm216 《不合格品控制程序》

4術(shù)語和定義

本程序采用gb/t19000-2000 《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》標(biāo)準(zhǔn)和局《質(zhì)量手冊》中的術(shù)語和以下定義。

4.1 土建工程物資的分類:

a)a類物資:構(gòu)成建筑物或?qū)ㄖ锿两üこ藤|(zhì)量有重大影響的物資,包括:鋼材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌塊、保溫材料、防水材料、預(yù)制構(gòu)件、裝飾材料、門、窗、鋼構(gòu)件、半成品等。

b)b 類物資:除a 類物資以外的其他物資,包括:工用具、安全勞保用品、機(jī)械設(shè)備、機(jī)配件、電器、電料、油料、化雜、小五金等。

4.2 安裝工程物資的分類

a)a類物資:包括電器電路、燈具、橋架、母線、電線電纜、儀器儀表、閥門、給排水管件、消防、空調(diào)、暖通、電梯等物資和設(shè)備;

b)b 類物資:除a 類安裝工程物資以外物資,包括:焊接材料、工用具、電焊機(jī)等。

4.3 供方:物資設(shè)備的提供者(包括生產(chǎn)廠家和中間供應(yīng)商)

5 職責(zé)

5.1 生產(chǎn)副局長、局工程部和科技部負(fù)責(zé)對本程序在公司物資系統(tǒng)執(zhí)行過程中的檢查與指導(dǎo)工作。

5.2 公司物資部

5.2.1 負(fù)責(zé)公司物資采購管理工作,負(fù)責(zé)全公司建筑物資(動力用物

資設(shè)備除外)的采購權(quán)限的確定及自身權(quán)限內(nèi)的物資采購實(shí)施,確保

各分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部、安裝部物資采購管理工作處于受控狀態(tài)。

5.2.2 組織對供方的選擇、評價(jià)和控制,編制、發(fā)布合格供方名冊,

組織對供方的重新評價(jià)。

5.2.3 負(fù)責(zé)公司采購文件的編制、修訂和組織實(shí)施。

5.3 公司經(jīng)營部負(fù)責(zé)向公司物資部提供所需物資的預(yù)算數(shù)據(jù)。

5.4 公司工程部必要時參與物資供方的評價(jià)及采購物資的驗(yàn)證工作。

5.5 公司動力部動力用物資設(shè)備的采購管理工作可參照本程序執(zhí)

行。

5.6 公司安裝部

5.6.1 組織對安裝工程物資供方的選擇、評價(jià)和控制以及對供方的重

新評價(jià)。

5.6.2 負(fù)責(zé)安裝工程物資的采購、驗(yàn)證、標(biāo)識、保存等實(shí)施工作。

5.7 項(xiàng)目經(jīng)理部

5.7.1 負(fù)責(zé)編制、審批、報(bào)送物資設(shè)備需用計(jì)劃。

5.7.2 負(fù)責(zé)進(jìn)場物資設(shè)備的搬運(yùn)、檢測、驗(yàn)收、標(biāo)識、堆放儲存、保

管、使用以及回收處理等。

5.7.3 負(fù)責(zé)物資部授權(quán)范圍內(nèi)的物資采購工作。

6措施和方法

6.1 供方的評價(jià)。

6.1.1 a 類土建、安裝工程物資供方必須進(jìn)行評價(jià),b 類物資中總價(jià)

值超過 2000 元以上的物資供方也必須進(jìn)行評價(jià),其他 b 類物資的供

方提供的產(chǎn)品只需進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)證。

6.1.2 對供方評價(jià)的內(nèi)容:

a) 采購員在采購前收集供方相關(guān)資料:供方的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許

可證、產(chǎn)品準(zhǔn)用證、質(zhì)量體系認(rèn)證證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、樣品及其

檢測報(bào)告等質(zhì)量活動相關(guān)文件和信息資料;

b)供方為生產(chǎn)廠家時的評價(jià)主要針對其生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)

量保證能力、信譽(yù)、服務(wù)能力等;

c)供方為流通企業(yè)時的評價(jià)主要針對其供應(yīng)物資的來源及能力、

以往業(yè)績、信譽(yù)、服務(wù)能力等。

6.1.3 供方評價(jià)的方式:

a)要求供方提供與 6.1.2 條內(nèi)容相關(guān)的證明文件和資料;

b)對供方提供的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證;

c)供方以往提供類似物資的供貨歷史、業(yè)績、信譽(yù)、服務(wù)等;

d)對供方生產(chǎn)或倉儲實(shí)地進(jìn)行考察評價(jià);

e)從其他單位了解該供方提供同類物資的使用情況。

6.1.4 對 a 類物資的評價(jià)必須采取 6.1.3.a)條及b、c、d 條中的任

意一條進(jìn)行,對b 類物資的評價(jià)可采取 6.1.3 條中的任意一條進(jìn)行。

6.1.5 根據(jù)評價(jià)結(jié)果填寫《物資供方評價(jià)表》。

6.2 供方的選擇

6.2.1 相關(guān)物資部門依據(jù)《物資供方評價(jià)表》,選擇其中合格供方,

進(jìn)入《合格物資供方名冊》,公司物資部合格供方名冊須經(jīng)物資部經(jīng)

理審批后執(zhí)行,公司安裝部合格供方名冊須經(jīng)安裝部材料科長審核,

物資部經(jīng)理審批后執(zhí)行,區(qū)域分公司合格供方名冊須經(jīng)分公司材料科

長審核,物資部經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

6.2.2 凡進(jìn)入《合格物資供方名冊》中的供方,其生產(chǎn)或供應(yīng)的物資

設(shè)備,各需用單位、部門可直接按各自的采購權(quán)限從中選擇供方進(jìn)行

采購。

6.2.3 正在評價(jià)過程中還未進(jìn)入合格物資供方名冊的供方,經(jīng)物資部

經(jīng)理審批后可進(jìn)行采購,采購?fù)瓿苫蛞欢螘r間后經(jīng)評價(jià)合格可進(jìn)入合

格供方名冊。

6.2.4 對b類物資中數(shù)量較小、且不直接影響工程質(zhì)量的物資,可直

接進(jìn)行市場采購,而無須對供方進(jìn)行評價(jià),但要進(jìn)行相應(yīng)的驗(yàn)證或檢

驗(yàn)。

6.3 供方的控制

6.3.1 物資設(shè)備進(jìn)場后必須填寫供方供貨

記錄,內(nèi)容應(yīng)包括:生產(chǎn)廠

家、供應(yīng)單位、物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號、計(jì)劃進(jìn)場時間、數(shù)量、實(shí)

際進(jìn)場時間、數(shù)量、提單號、運(yùn)輸車號、爐/批號、質(zhì)量證明單號、

檢驗(yàn)狀況及報(bào)告單號、使用工程或部位等。

6.3.2采取與供方溝通、與顧客溝通、現(xiàn)場驗(yàn)證、檢驗(yàn)等跟蹤措施,

確保提供的物資設(shè)備持續(xù)符合規(guī)定要求。如合格供方在合作中出現(xiàn)供

貨質(zhì)量不合格,全年累計(jì)達(dá)三次以上者,將取消合格供方資格;如供

貨不及時、服務(wù)不到位且情況嚴(yán)重,連續(xù)達(dá)三次以上者或全年累計(jì)達(dá)

六次以上者將取消合格供方資格。

6.3.3 每年年底,由相關(guān)物資部門對分別所管理的合格供方進(jìn)行重新

評價(jià),填寫《物資供方評價(jià)表》,當(dāng)出現(xiàn)6.3.2 條情況時,被除名的

供方 1年內(nèi)不得進(jìn)入合格物資供方名冊。

6.3.4 1 年內(nèi)沒有進(jìn)行采購或使用其物資的合格供方,在采購前須

按照 6.1、6.2 條對其進(jìn)行重新評價(jià)、選擇。

6.3.5 每年初,必須對《合格物資供方名冊》更新調(diào)整并及時下發(fā)新

的名冊。

6.4采購信息

6.4.1 采購計(jì)劃

6.4.1.1 項(xiàng)目經(jīng)理部工程技術(shù)部門根據(jù)施工生產(chǎn)計(jì)劃安排、施工組織設(shè)計(jì)和施工方案的要求等編制物資需用計(jì)劃,經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或分公司經(jīng)理審批后分別報(bào)送各采購權(quán)限部門實(shí)施采購;

6.4.1.2 采購計(jì)劃中應(yīng)清楚地說明采購物資的要求,包括:工程項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計(jì)量單位、質(zhì)量要求、進(jìn)場時間等。

6.4.2 采購合同

6.4.2.1 a 類物資的采購必須訂立書面合同,b 類物資必要時也訂立書面合同;

6.4.2.2 采購合同中應(yīng)對所要采購的物資有清楚的說明,包括:物資的名稱、商標(biāo)牌號、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家、計(jì)量單位、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)等。

6.5 采購物資設(shè)備的驗(yàn)證

6.5.1 采購物資設(shè)備驗(yàn)證的內(nèi)容:

a) 物資設(shè)備的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家等;

b)物資設(shè)備的質(zhì)量證明文件 (材質(zhì)書、爐批號、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等);

c) 物資設(shè)備的外觀、幾何尺寸等。

6.5.2 物資設(shè)備的驗(yàn)證方式:

a)依據(jù)采購計(jì)劃、采購合同要求或提供樣品進(jìn)行核查;

b) 檢測、測量、度量;

c) 抽樣送檢;

d) 小批量試用、設(shè)備試運(yùn)行;

e)設(shè)備開箱驗(yàn)證。

6.5.3 對采購物資設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)證時,至少要兩人或兩部門同時進(jìn)行,如采購員和庫管員、采購部門和技術(shù)部門等。對外觀質(zhì)量有特殊要求的物資,驗(yàn)證時采購員必須做好物資外觀驗(yàn)證記錄。

6.5.4 當(dāng)需要在供方貨源處對所采購的物資進(jìn)行驗(yàn)證時,應(yīng)在采購合同中加以說明,驗(yàn)證工作由物資采購部門組織,由物資采購部門負(fù)責(zé)填寫《采購物資驗(yàn)證報(bào)告》。

6.5.5當(dāng)顧客要求對供方的物資進(jìn)行驗(yàn)證時,物資采購部門應(yīng)與供方進(jìn)行聯(lián)系,并協(xié)助顧客實(shí)施驗(yàn)證,即使經(jīng)顧客驗(yàn)證合格,采購部門仍將對其質(zhì)量負(fù)責(zé)。此驗(yàn)證活動不得取代采購物資交付時的質(zhì)量驗(yàn)證活動。

6.5.6 物資設(shè)備進(jìn)場后需要進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)時執(zhí)行《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序》。

6.5.7 物資設(shè)備進(jìn)場后經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格時,執(zhí)行《不合格品控制程序》。

6.6 監(jiān)管和控制

6.6.1 安裝部、區(qū)域分公司將自行發(fā)布的《合格物資供方名冊》報(bào)公司物資部一份備案。

6.6.2 直屬項(xiàng)目經(jīng)理部的采購合同報(bào)公司物資部一份備案。

6.6.3 公司物資部每半年對公司所有物資采購管理工作進(jìn)行一次檢查。安裝部、分公司每月對其所屬單位實(shí)施檢查。

6.6.4 每次檢查應(yīng)有檢查記錄,檢查中發(fā)現(xiàn)物資采購管理工作中對工程質(zhì)量有影響的問題要有跟蹤檢查措施。

7 支持性文件

7.1 《合格物資供方名冊》

7.2 《物資采購合同管理規(guī)定》

7.3 《物資采購工作實(shí)施細(xì)則》

8 記錄

8.1 表 209-01 《物資供方首次/再次評價(jià)表》

8.2 表 209-02 《物資進(jìn)場計(jì)劃》

8.3 表 209-03 《采購合同》

8.4 表 209-04 《物資進(jìn)場記錄》

8.5 表 209-05 《采購物資驗(yàn)證報(bào)告》