印章使用與管理制度

印章是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要標(biāo)志，代表著企業(yè)的法律效力和信譽(yù)。有效的印章使用與管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，旨在確保印章的安全使用，防止濫用和欺詐行為，維護(hù)企業(yè)利益。

包括哪些方面

印章使用與管理制度應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：

1. 印章種類與用途：明確企業(yè)各類印章（如公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等）的用途和權(quán)限范圍。

2. 印章制作與備案：規(guī)定印章制作流程，包括申請(qǐng)、審批、制作和公安部門的備案程序。

3. 印章保管：確定印章的保管人員，建立嚴(yán)格的保管制度，包括存儲(chǔ)環(huán)境、交接手續(xù)等。

4. 印章使用：設(shè)定印章使用的審批流程，明確有權(quán)簽字人，規(guī)定印章使用記錄的保存方式。

5. 印章廢止與銷毀：規(guī)定印章廢止的條件和程序，以及銷毀印章的安全措施。

6. 違規(guī)處理：設(shè)立違規(guī)使用印章的處罰機(jī)制，預(yù)防和糾正不當(dāng)行為。

7. 培訓(xùn)與教育：定期對(duì)員工進(jìn)行印章使用規(guī)定的培訓(xùn)，提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

重要性

印章使用與管理制度的重要性不容忽視：

1. 法律效力：印章是企業(yè)簽署合同和其他法律文件的法定標(biāo)識(shí)，錯(cuò)誤使用可能導(dǎo)致法律責(zé)任。

2. 企業(yè)形象：規(guī)范的印章管理有助于維護(hù)企業(yè)對(duì)外的形象和信譽(yù)。

3. 資金安全：防止財(cái)務(wù)印章被濫用，保障企業(yè)資金安全。

4. 防范風(fēng)險(xiǎn)：通過制度化管理，降低內(nèi)部欺詐和外部詐騙的風(fēng)險(xiǎn)。

方案

1. 制定詳細(xì)的印章管理規(guī)定：企業(yè)應(yīng)制定全面的印章使用與管理制度，并定期更新，以適應(yīng)業(yè)務(wù)變化。

2. 建立印章審批流程：所有印章使用需經(jīng)授權(quán)人員審批，確保每一使用都有明確的業(yè)務(wù)背景。

3. 實(shí)施印章保管責(zé)任制：指定專人負(fù)責(zé)印章保管，明確其職責(zé)，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。

4. 強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督：設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，定期檢查印章使用情況，確保合規(guī)。

5. 加強(qiáng)員工培訓(xùn)：定期舉辦培訓(xùn)課程，提高員工對(duì)印章管理重要性的認(rèn)識(shí)和操作規(guī)范的掌握。

6. 完善應(yīng)急處理：預(yù)先設(shè)定丟失或被盜等情況的應(yīng)急預(yù)案，以便快速應(yīng)對(duì)。

印章使用與管理制度的建立和完善，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)乎企業(yè)的法律權(quán)益，也是保障企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵。每個(gè)企業(yè)都應(yīng)視其為日常管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不斷優(yōu)化和完善，以確保印章的正確、安全使用。

印章使用與管理制度范文

第1篇 房地產(chǎn)公司印章使用與管理規(guī)定

房地產(chǎn)開發(fā)公司印章使用與管理規(guī)定

一、目的為使印鑒管理制度化,保障印鑒使用的權(quán)威性及憑信作用,特制定本規(guī)定。

二、印鑒種類

(一)公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章(公章)或指定業(yè)務(wù)專用的公司專用印章(主要指財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、辦公室專用章、銷售專用章、工程專用章)。

(二)職章:刻有公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理名字的印章―即法人印鑒。

(三)介紹信:印有公司名頭的介紹信。

三、印章使用規(guī)定

(一)凡對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理有重大關(guān)聯(lián)或責(zé)任關(guān)系,涉及政策性問題的文件或以公司名義對(duì)外行文,需總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可蓋印。一般事務(wù)往來文件或證明材料需由總辦負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可蓋印(主要使用人事行政專用章)。

一般不允許開具空白介紹信,確因工作需要或其它特殊情況需開具時(shí),必須經(jīng)部門分管總監(jiān)或副總審閱后,送總辦負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可蓋印,但需在存根上注明去向、事由。

印章使用(最終)核定審批權(quán)與流程(見下表)印章種類保管部門及責(zé)任人使用事物類別范圍使用審批流程保管使用規(guī)定財(cái)務(wù)專用章、財(cái)務(wù)法人印章財(cái)務(wù)預(yù)算部(主管會(huì)計(jì)、出納員)支票簽發(fā)、票據(jù)現(xiàn)金收支、財(cái)務(wù)報(bào)表、申請(qǐng)人申請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)會(huì)計(jì)出納辦理但兩枚印鑒需分開保管使用人事專用章行政人事部(經(jīng)理或指定保管人)人事工資、證明、內(nèi)部考核申請(qǐng)人申請(qǐng)人事部經(jīng)理核定

3、(必要時(shí))需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)部門內(nèi)部使用也需批準(zhǔn)工程(預(yù)算)專用章、行政人事部(經(jīng)理或指定保管人)工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更、小型施工、預(yù)決算審核等申請(qǐng)人申請(qǐng)部門經(jīng)理初審工程總監(jiān)核定

4、總經(jīng)理批準(zhǔn)

5、工程總監(jiān)實(shí)施預(yù)算審核還需具備財(cái)務(wù)預(yù)算部意見銷售專用章(含修正章)行政人事部(經(jīng)理或指定保管人)銷售合同、內(nèi)部文件、印刷品確認(rèn)等申請(qǐng)人申請(qǐng)部門經(jīng)理審核銷售總監(jiān)批準(zhǔn)(在授權(quán)范圍內(nèi))授權(quán)范圍外需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司公章法人印章行政人事部(行政人事經(jīng)理或印章保管人)外事、發(fā)文、任命、合同、協(xié)議、委托書、證件、其他申請(qǐng)人申請(qǐng)部門經(jīng)理初審分管總監(jiān)副總審核總經(jīng)理審批行政人事部辦理按公司有關(guān)規(guī)定細(xì)則辦理建立用印登記制度。所有印章申請(qǐng)使用者在申請(qǐng)使用印章時(shí)必須先填寫“印章使用審批表”(附表_zrs2002-013-1),按上述《印章使用審批權(quán)限與流程》內(nèi)容規(guī)定,報(bào)有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,印章保管人員方可給予蓋印,同時(shí)印章保管人員須同時(shí)填寫“公司印章使用登記表(附表_zrs2002-013-2)”(申請(qǐng)人需簽字留存,同時(shí)“印章使用審批表”留作存檔)。否則,因?yàn)橛≌率褂脤徟^程中如給公司造成損失,將由印鑒保管人負(fù)責(zé)賠償,損失嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任。

四、印鑒保管使用審批責(zé)任

(一)各類印鑒由總辦及所在部門設(shè)印章保管人負(fù)責(zé)保管。

印鑒啟用前行政人事部統(tǒng)一要建立印鑒保管登記冊(cè),載明印鑒名稱、印模、啟用時(shí)間和姓名。

印章保管人應(yīng)明確責(zé)任,保證印章的正確使用和絕對(duì)安全,防止印章被濫用或盜用。如有遺失或誤用,由印章保管人全權(quán)負(fù)責(zé),經(jīng)審核蓋章后出現(xiàn)的意外情況由各級(jí)批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

確因工作需要將印章帶出單位使用,需經(jīng)總辦負(fù)責(zé)人或印章使用批準(zhǔn)人批準(zhǔn),并履行印章借用手續(xù)(載明借用時(shí)間段、用途、使用地點(diǎn)部門等);當(dāng)日使用完畢,必須當(dāng)日交還印章保管人員,并履行手續(xù)。

五、印鑒停用

(一)由于名稱變更、機(jī)構(gòu)撤消、式樣改變,印章必須停止使用。舊印章停用后,如主管機(jī)關(guān)不予收回,要由行政人事部登記封存,并在2年后統(tǒng)一銷毀。

(二)介紹信用完后,存根歸檔保存,保存期2年。

六、附則

本規(guī)定由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。