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行文管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的溝通與協(xié)作流程，確保信息傳遞的有效性和準(zhǔn)確性。內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 文件格式與標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定各類文件的標(biāo)題、正文、附件等格式，確保統(tǒng)一和專業(yè)。
2. 行文流程：定義從草擬、審批、發(fā)布到歸檔的全過程，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和審批權(quán)限。
3. 語言與風(fēng)格：設(shè)定公文的語言規(guī)范，包括用詞、語氣、表達(dá)方式等，以保持企業(yè)形象一致。
4. 時(shí)間管理：設(shè)定文件處理的時(shí)間限制，提高工作效率。
5. 保密與安全：針對敏感信息，制定相應(yīng)的保密措施和權(quán)限控制。
6. 反饋與修訂：建立反饋機(jī)制，對文件進(jìn)行定期審查和更新。
包括哪些方面
1. 制度適用范圍：明確制度涵蓋的部門和人員，以及特殊情況下例外的處理方式。
2. 文件分類：區(qū)分不同類型的文件，如內(nèi)部通知、報(bào)告、合同等，規(guī)定對應(yīng)的編寫規(guī)則。
3. 電子化管理：考慮數(shù)字化存儲和傳輸，確保信息安全和便捷檢索。
4. 培訓(xùn)與執(zhí)行：提供培訓(xùn)資源，確保員工理解和遵守制度，同時(shí)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制。
5. 異常處理：設(shè)定異常情況的處理流程，如文件丟失、錯(cuò)誤傳達(dá)等。
6. 法規(guī)遵從：確保行文制度符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
重要性
行文管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程可以減少溝通成本，提高工作效率。
2. 維護(hù)形象：統(tǒng)一的格式和語言風(fēng)格體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和一致性。
3. 防止誤解：清晰的指示和反饋機(jī)制能減少誤解和沖突。
4. 保障安全：嚴(yán)格的保密措施保護(hù)企業(yè)核心信息不被泄露。
5. 促進(jìn)合規(guī)：確保所有文件活動符合法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
方案
1. 制定詳細(xì)的行文手冊：詳細(xì)列出各類文件的編寫指南，包括模板、格式和語言要求。
2. 建立線上平臺：利用企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的在線創(chuàng)建、審批和存檔，便于追蹤和管理。
3. 定期培訓(xùn)：定期舉辦行文規(guī)范培訓(xùn)，提升員工的文件處理能力。
4. 設(shè)置審核機(jī)制：設(shè)立專門的審稿人，負(fù)責(zé)文件質(zhì)量的把關(guān)。
5. 激勵(lì)與考核：將遵守行文制度納入員工績效考核，激勵(lì)員工積極參與。
6. 不斷優(yōu)化：根據(jù)實(shí)際情況，定期評估和調(diào)整制度，確保其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。
通過以上方案的實(shí)施，行文管理制度將在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮重要作用，推動企業(yè)運(yùn)營的規(guī)范化和高效化。
行文管理制度范文
第1篇 某后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定
后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理,規(guī)范公文行文,促進(jìn)集團(tuán)各級單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)集團(tuán)目前實(shí)際情況,現(xiàn)對《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》做出如下補(bǔ)充規(guī)定:
一、管理職責(zé)補(bǔ)充規(guī)定
(一)集團(tuán)各單位、機(jī)關(guān)各職能部門下發(fā)的編號文件必須抄送集團(tuán)黨政辦公室備案。
(二)集團(tuán)各單位下發(fā)的編號文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團(tuán)機(jī)關(guān)各職能部門備案。
1.人力資源公文抄送集團(tuán)人力資源部備案。
2.質(zhì)量管理公文抄送集團(tuán)質(zhì)量管理部備案。
3.經(jīng)營管理公文抄送集團(tuán)經(jīng)營管理部備案。
4.財(cái)務(wù)管理公文抄送集團(tuán)財(cái)務(wù)部備案。
5.工會公文抄送集團(tuán)工會。
二、發(fā)文管理補(bǔ)充規(guī)定
(一)根據(jù)集團(tuán)職能機(jī)構(gòu)的調(diào)整情況,將集團(tuán)及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下:
承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字
發(fā)文代字:集團(tuán)任字
承辦單位:集團(tuán)黨委 發(fā)文代字:集團(tuán)黨字
發(fā)文代字:集團(tuán)團(tuán)工字
承辦單位:集團(tuán)工會發(fā)文代字:集團(tuán)工字
承辦單位:集團(tuán)財(cái)務(wù)部發(fā)文代字:集團(tuán)財(cái)字
承辦單位:集團(tuán)人力資源部 發(fā)文代字:集團(tuán)人字
承辦單位:集團(tuán)質(zhì)量管理部發(fā)文代字:集團(tuán)質(zhì)字
承辦單位:集團(tuán)經(jīng)營管理部發(fā)文代字:集團(tuán)經(jīng)字
承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字
承辦單位:動力與工程服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動工字
承辦單位:餐飲服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)餐字
承辦單位:接待服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)接字
承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)商字
承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字
承辦單位:信息綜合服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)信字
(二)集團(tuán)及各單位序號規(guī)定如下:
000:存檔、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱
001:總經(jīng)理
002:黨委書記
003:副總經(jīng)理
004:副總經(jīng)理
005:總工程師
006:工會主席
……
019:信息綜合服務(wù)公司
3、集團(tuán)各單位序號規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例):
019: 存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱
019-1:總經(jīng)理
019-2:支部書記
019-3:副總經(jīng)理
……
三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求,參照集團(tuán)黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表,制定本單位的《發(fā)文審批單》。
四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)。
五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行,此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》中與本補(bǔ)充規(guī)定不符合的條款同時(shí)廢止。
第2篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定
大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定
為加強(qiáng)各級機(jī)關(guān)公文行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,依據(jù)《中國**黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》以及《北京z大學(xué)公文管理制度》,結(jié)合集團(tuán)日常工作和公務(wù)活動等特點(diǎn),制定本規(guī)定。
一、公文分類
集團(tuán)公文種類分為:
基礎(chǔ)性文件。主要是指集團(tuán)制訂的用于規(guī)范化管理、指導(dǎo)經(jīng)營管理等方面的內(nèi)部規(guī)章制度。
實(shí)施性文件。主要是指各單位根據(jù)本單位工作職能和集團(tuán)基礎(chǔ)性文件確定的實(shí)施辦法、細(xì)則、決定等類型文件。
運(yùn)行性文件。主要是指集團(tuán)為保證日常工作運(yùn)行而編制的請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)等類型公文。
質(zhì)量管理文件。主要是根據(jù)質(zhì)量管理體系要求,保證工作質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的文件。
二、行文規(guī)定
行文是公文辦理的重要內(nèi)容,各級公文的行文必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批,嚴(yán)禁未經(jīng)審批行文下發(fā)。公文行文過程包括擬稿、審核、審批等。
1.擬稿
⑴ 集團(tuán)各單位應(yīng)根據(jù)集團(tuán)黨政聯(lián)席會決定和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,確定文稿內(nèi)容及要求,并由各單位文秘人員擬稿。
⑵ 各單位文秘人員根據(jù)文稿內(nèi)容及要求,按照公文格式起草公文。
2.審核
⑴ 集團(tuán)各單位文秘人員擬稿后由各單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。
⑵ 各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對草擬的公文進(jìn)行認(rèn)真審核,審核的重點(diǎn):是否符合黨政聯(lián)席會決議和領(lǐng)導(dǎo)指示精神,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則,是否符合擬制公文的有關(guān)要求,是否符合公文格式。
⑶ 各單位負(fù)責(zé)人審核后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審核人欄內(nèi)簽名,注明審核日期;并確定下發(fā)范圍和份數(shù)。
3.審批
⑴ 文秘人員將已審核后的文稿提交集團(tuán)聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)審批。黨政辦下發(fā)的行政文件由總經(jīng)理審批,黨務(wù)文件由黨委書記審批。
⑵ 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,應(yīng)在《發(fā)文審批單》審批意見欄內(nèi)簽署意見,并在審批人欄內(nèi)簽名,注明審批日期。
4.行文要求
⑴ 符合國家的法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。
⑵ 情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
⑶下行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。
⑷上行文不得抄送下級機(jī)關(guān)。
⑸結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為,第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“⑴”。
⑹成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字。
⑺公文的文種應(yīng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
⑻集團(tuán)各單位編號文件應(yīng)使用集團(tuán)黨政辦公室統(tǒng)一印制的公文紙。
三、發(fā)文規(guī)定
1.所有公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。
2.集團(tuán)機(jī)關(guān)各部門和各單位印發(fā)編號公文需填寫《z后勤集團(tuán)發(fā)文報(bào)送單》,由集團(tuán)黨政辦公室主任審核,黨政辦公室排版印發(fā),行文單位下發(fā)。
3.集團(tuán)各單位發(fā)文編號方式:
發(fā)文代字按承辦單位分別為:
承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室 發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字
承辦單位:集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部發(fā)文代字:集團(tuán)財(cái)字
承辦單位:集團(tuán)人力與質(zhì)量管理部 發(fā)文代字:集團(tuán)人質(zhì)字承辦單位:集團(tuán)綜合管理部發(fā)文代字:集團(tuán)綜字
承辦單位:后勤客戶服務(wù)中心 發(fā)文代字:集團(tuán)客字
承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字
承辦單位:學(xué)生公寓管理服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)學(xué)字
承辦單位:動力服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動字
承辦單位:餐飲服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)餐字
承辦單位:接待服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)接字
承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)商字
承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字
沙河后勤保障服務(wù)中心和社區(qū)辦發(fā)文根據(jù)學(xué)校及集團(tuán)規(guī)定執(zhí)行。
4.辦公室文秘人員應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》,在公文左上角打印單位號,蓋受控狀態(tài)章,發(fā)至各單位,并責(zé)成接收人在《發(fā)文登記表》上簽名,注明收文日期。
四、收文規(guī)定
1.接收公文時(shí)應(yīng)在《發(fā)文登記表》上簽名,并注明收文日期。
2.接收公文單位應(yīng)先登記填寫《收文登記表》,再填寫《文件傳閱單》轉(zhuǎn)交本單位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,傳閱后及時(shí)辦理,收回存檔。
3.任何單位和個(gè)人不得擅自或隨意扣壓公文。
4.各單位收文后,除填寫《收文登記表》外,同時(shí)外來文件還應(yīng)填寫《外來文件清單》、受控文件應(yīng)填寫《受控文件清單》。
凡屬于集團(tuán)以外單位,包括國家、政府和學(xué)校各職能部門下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)公務(wù)活動的公文、法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于外來文件。
凡屬于集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門、各單位下發(fā)的有關(guān)管理規(guī)章制度和指導(dǎo)工作運(yùn)行并具有長期效力的公文和適用于本單位工作運(yùn)行的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等均屬于受控文件。
六、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。
七、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第3篇 大廈物業(yè)管理中心行文管理工作流程
物業(yè)管理中心行文管理工作流程
1、目的
對中心行文做出規(guī)定。
2、范圍
本手冊規(guī)定中心上行文、平行文、下行文發(fā)放收集管理流程。
3、職責(zé)
3.1中心經(jīng)理批準(zhǔn)中心行文。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)中心行文的擬定、發(fā)放、歸集
3.3各職能部門、各管理處擬定與職責(zé)相關(guān)的行文,報(bào)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、行文管理
4.1常用公文種類
4.1.1決定
用于對重要事項(xiàng)做出決策和安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和個(gè)人,變更或撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
4.1.2指示
用于對下級單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則。
4.1.3通告
用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要周知的事項(xiàng)。
4.1.4會議紀(jì)要
用于記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)。
4.1.5通知
用于傳達(dá)上級批示和要求下級辦理或周知的事項(xiàng);批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
4.1.6通報(bào)
用于對人和事的表揚(yáng)或批評;傳達(dá)重要精神或情況。
4.1.7請示
用于向上級請求指示,批準(zhǔn)。
4.1.8報(bào)告
用于向上級匯報(bào)工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級詢問。
4.1.9批復(fù)
用于答復(fù)下級請示事項(xiàng)。
4.1.10總結(jié)
用于向上級做綜合性的全面工作匯報(bào)。
4.1.11計(jì)劃
用于對今后工作做出全面安排。
4.1.12簽報(bào)
用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示,匯報(bào)工作。
4.1.13函
用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
4.1.14內(nèi)部信息
用于向上級單位和公司內(nèi)部披露公司重要事件、主要工作、經(jīng)營管理情況、最新動態(tài)以及所涉行業(yè)的最新前沿理論和消息等,一般每月定期發(fā)布一次。
4.2行文關(guān)系和規(guī)則
4.2.1各管理處應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定行文關(guān)系,非緊急情況不得越級行文。
4.2.2各管理處不得直接向公司及以上單位行文,如確要行文,應(yīng)由各管理處擬稿,經(jīng)中心綜合管理部審核,報(bào)中心經(jīng)理批準(zhǔn)后呈報(bào)。
4.2.3公文原則上不得直接呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;各管理處不得以單位負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)需公司審批的文件。
4.2.4所有公文原則上由中心綜合管理部統(tǒng)一處理。
4.2.5凡需兩個(gè)以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會簽辦理。
4.2.6向上級請示的公文,一般只寫一個(gè)呈報(bào)單位,如果需同時(shí)報(bào)告另一上級單位,可用抄報(bào)的形式。
4.3公文處理程序
4.3.1公文處理程序分為收文程序、發(fā)文程序、內(nèi)部簽報(bào)和文件傳閱程序。收文程序包括簽收、錄入(登記)、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、登記、發(fā)送和存檔等;內(nèi)部簽報(bào)程序包括擬文、審核、批轉(zhuǎn)、附議、批閱、經(jīng)辦、歸檔等;文件傳閱程序包括擬文、審核、流轉(zhuǎn)、批辦、歸檔等。
4.3.2中心綜合管理部收到外單位或各管理處送來的文件,在《收(發(fā))文登記簿》中及時(shí)記錄,同時(shí)填寫《文件會簽單》,對其來源、去向、時(shí)間、編號、內(nèi)容和處理情況等進(jìn)行登記。公司來文由中心經(jīng)理或綜合管理部部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要決定是否轉(zhuǎn)發(fā),一般屬于公司規(guī)章制度、品質(zhì)管理及明確須下發(fā)的文件,則下發(fā)各管理處并由管理處存檔,其它文件不再正式下文轉(zhuǎn)發(fā),而是通過例會向各管理處傳達(dá)。
4.3.3根據(jù)辦理事項(xiàng)的需要,由經(jīng)辦人員撰稿、文員按規(guī)定格式排版、由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容、格式等進(jìn)行核稿,由中心領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。
4.3.4核稿重點(diǎn)為:是否需要行文,是否與有關(guān)部門、單位協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合公文管理辦法。核稿過程中,如屬一般性問題,核稿人可直接修改;如改動較大,可附上意見,退相關(guān)部門或管理處修改。
4.3.5綜合管理部按發(fā)送范圍分發(fā),在《收(發(fā))文登記簿》中及時(shí)記錄;對以易發(fā)系統(tǒng)、傳真方式發(fā)送的文件,必須要求收文單位予以確認(rèn)。
4.3.6對下發(fā)的重要公文,主辦部門要及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。
4.3.7公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料交中心綜合管理部分類存檔,個(gè)人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的的公文。
4.3.8對于沒有存檔價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。
5、相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《文件會簽單》 zc-01/b04
2.《收(發(fā))文登記簿》gg-jr-02/b06
第4篇 a物業(yè)管理公司行文規(guī)定
物業(yè)管理公司行文規(guī)定
1.以公司名義發(fā)文時(shí),由主辦部門起草,填寫發(fā)文稿,由公司綜合部核稿,呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司綜合部負(fù)責(zé)登記編號,組織打印外發(fā)。以部門名義發(fā)文時(shí),公司綜合部不負(fù)責(zé)打印工作。
2.公文必須一文一事,主送單位只能一個(gè),不得越級行文,行文簡明扼要,文字清晰。
3.一切以公司名義上報(bào)外發(fā)的文件、信函、電文,公司綜合部都要存留底稿備查。上報(bào)和外發(fā)文件有上級來文的要將上級來文一并附后裝訂歸檔。
4.各部門之間文件往來、資料供給等由部門互相遞送。
第5篇 l景區(qū)營管部行文管理制度
景區(qū)營管部行文管理制度
(一)營管部各部門負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)收取、備案各種營管部和辦公室上送和下發(fā)的相關(guān)文件。
(二)各部門因工作需要以公司名義上送或下發(fā)文件,由各職能部門擬稿,經(jīng)辦公室主任審核后,再由部門經(jīng)理簽發(fā)。
(三)所有上送或下發(fā)的文件,要統(tǒng)一編排文號。打印后加蓋公司印章方為有效文件。
(四)文件涉及內(nèi)容需相關(guān)部門具體實(shí)施和落實(shí)的由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審閱意見給予復(fù)印或摘錄,送有關(guān)部門。辦公室對落實(shí)情況進(jìn)行督辦。
