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憑證管理制度是企業(yè)財務管理體系的核心組成部分，旨在確保財務數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為企業(yè)的決策提供可靠依據(jù)。它涵蓋了憑證的制作、審核、歸檔、查詢等多個環(huán)節(jié)，是企業(yè)內部控制系統(tǒng)的重要一環(huán)。
包括哪些方面
1. 憑證編制規(guī)則：明確會計憑證的格式、內容要求，規(guī)定何種經(jīng)濟業(yè)務需要開具憑證，以及如何編制。
2. 憑證審核流程：設定嚴格的審核標準，包括憑證的真實性、合規(guī)性、完整性等，明確各級審核人的責任。
3. 憑證保管：規(guī)定憑證的存儲方式、期限，以及如何進行安全防護。
4. 憑證查詢機制：設定查詢權限，規(guī)定查詢流程，保證信息的透明度和保密性。
5. 錯誤處理與更正：明確憑證錯誤的發(fā)現(xiàn)、報告和更正程序，防止錯誤影響財務報表的準確性。
重要性
憑證管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能有效防止財務舞弊，保障企業(yè)資產(chǎn)的安全；另一方面，它是企業(yè)對外報告財務狀況的基礎，有助于提升投資者和債權人對企業(yè)的信任。此外，良好的憑證管理還有助于提高工作效率，降低審計成本。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：明確每一步驟的具體操作，確保員工理解和遵循。
2. 培訓與教育：定期進行財務知識和憑證管理規(guī)定的培訓，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)。
3. 引入信息技術：利用erp系統(tǒng)自動化處理憑證，減少人為錯誤，提高效率。
4. 定期審計：內部審計部門應定期檢查憑證管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工對制度提出改進建議，不斷完善和優(yōu)化憑證管理制度。
憑證管理制度的實施需要全體員工的配合和執(zhí)行，只有這樣，才能真正發(fā)揮其在財務管理中的作用，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。
憑證管理制度范文
第1篇 附三醫(yī)院有關記錄票據(jù)憑證管理制度
第三醫(yī)院有關記錄、票據(jù)和憑證管理制度
1.為加強醫(yī)院藥品購進記錄、票據(jù)和憑證管理,根據(jù)《藥品管理法》、《藥品管理法實施條例》、《山東省藥品使用質量管理規(guī)范》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章,制定本制度。
2.記錄是指與藥品有關的各種記錄,如購進藥品驗收記錄;藥品拆零記錄;麻醉、精神藥品相關記錄;處方等。票據(jù)和憑證指證明所使用藥品購進、銷售合法性的原始證明材料,包括發(fā)票、隨貨同行單據(jù)等。
3.各種記錄的內容應真實、完整。
4.票據(jù)和憑證的索取:在購進藥品時,應當及時索取相應的藥品發(fā)票和隨貨同行單。發(fā)票應為統(tǒng)一增值稅發(fā)票(微機打印)且與隨貨同行聯(lián)及結算聯(lián)相一致。
5.票據(jù)和憑證的內容:應標明供貨單位名稱、藥品名稱、規(guī)格、劑型、包裝數(shù)、包裝單位、數(shù)量、單價、金額、藥品批號、有效期、批準文號、生產(chǎn)廠家等。
6.票據(jù)和憑證的核對:藥庫保管人員每筆藥品入庫后要及時與發(fā)票認真核對,核對無誤后方可上報。
7.記錄、票據(jù)和憑證的儲存:藥品驗收記錄保存至超過藥品有效期1年,不得少于3年;麻醉、第一類精神藥品處方保存3年;毒藥、第二類精神藥品處方保存2年;普通藥品處方保存1年;麻醉、精神藥品消耗登記本保存3年;藥品拆零記錄保存1年。票據(jù)應當保存至超過藥品有效期1年,但不得少于3年。
第2篇 a醫(yī)院原始憑證管理制度
醫(yī)院原始憑證管理制度4
1、所取得的原始憑證必須具備:憑證的名稱、填制日期和編號;接受憑證單位的名稱:業(yè)務內容、數(shù)量、單位和金額;填制單位的名稱和財務(會計)專用章;經(jīng)辦人員簽章。內容必須真實、完整。
2、經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,要及時取得或編制原始憑證。經(jīng)領導人、驗收人、經(jīng)辦人簽字后,及時送交財務部門。
3、從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人的簽名或蓋章。
4、凡填有大小寫金額的原始憑證,大小寫必須要一致。
5、購買實物的原始憑證,必須附有入庫驗收證明。
6、一式幾聯(lián)的原始憑證,必須注明各聯(lián)的用途,并且只能以一聯(lián)作為報銷憑證。
7、財務部門對原始憑證要認真進行審核。審核憑證對應的經(jīng)濟業(yè)務和內容是否填寫齊全,數(shù)字計算是否正確。手續(xù)是否完備,書寫是否清晰。對違反財經(jīng)紀律和制度、內容填寫不全、計算有誤、手續(xù)不完備、書寫不清楚的原始憑證,會計人員應拒絕付款、報銷或執(zhí)行。對于弄虛作假、營私舞弊,偽造涂改憑證等違法亂紀行為,要拒絕執(zhí)行并及時向有關單位報告。
8、原始憑證不得外借,其他單位確需借用時,經(jīng)單位領導和財務負責人批準,可以復制;向外單位提供的原始憑證復印件,應在專設的帳簿上進行登記,并由提供人員和接收人員共同簽名和蓋章。
9、對從外單位取得的原始憑證,遺失后,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,注明原來憑證的號碼、金額等內容,并由經(jīng)辦人簽名、單位領導和會計負責人批準后才能代作原始憑證。
10、原始憑證所記載的各項內容不得涂改,隨意涂改的視為無效單據(jù),不予報銷。
11、會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑單,嚴肅認真、實事求是地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的真實情況,并做到計算正確、真實可靠。
第3篇 建設有限公司會計憑證、會計賬簿管理規(guī)范
某建設股份有限公司會計憑證、會計賬簿管理規(guī)范
第一條 根據(jù)公司《會計制度》規(guī)定,為了加強本公司會計憑證、會計賬簿的基礎管理,制訂本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范主要包括原始憑證管理、記賬憑證管理、會計憑證的填制、記賬憑證的復核以及會計賬簿的管理等。
第三條 原始憑證的管理
(一)應執(zhí)行會計核算的事項,必須取得或者填制原始憑證,并及時送交會計機構。
(二)原始憑證的基本要求是:
1.原始憑證的內容必須具備:憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人姓名;經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位名稱;經(jīng)濟業(yè)務內容;數(shù)量、單價和金額。
2.從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領導人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。
3.凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證,必須有驗收證明。支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。
4.一式幾聯(lián)的原始憑證,應當注明各聯(lián)的用途,只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編號。作廢時應當加蓋作廢戳記,連同存根一起保存,不得撕毀。
5.發(fā)生銷貨退回的,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗收證明;退款時,必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
6.職工公出借款憑據(jù),必須附在記賬憑證之后。收回借款時,應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。
7.經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務,應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。
8.原始憑證不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位的公章。
第四條 記賬憑證的管理
(一)會計部要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。
(二)記賬憑證的基本要求是:
1.記賬憑證的內容必須具備:填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù);填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。 以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的,也必須具備記賬憑證應有的項目。
2.填制記賬憑證時,對記賬憑證進行連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務需要填制兩張以上記賬憑證的,可以采用分數(shù)編號法編號。
3.記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制,或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制,也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
4.除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復印件。 一張復始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的,應當將其他單位負擔的部分,開給對方原始憑證分割單,進行結算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容:憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務內容、數(shù)量、單價、金額和費用分攤情況等。
5.如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤,應當重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證,在當年內發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時,可以用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證,在摘要欄注明注銷某月某日某號憑證字樣,同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證,注明訂正某月某日某號憑證字樣。如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額,另編一張調整的記賬憑證,調增金額用藍字,調減金額用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。
6.記賬憑證填制完經(jīng)濟業(yè)務事項后,如有空行,應當自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處劃線注銷。
第五條 會計憑證的填制要求
1.填制會計憑證,字跡必須清晰、工整,阿拉伯數(shù)字應當一個一個地寫,不得連筆寫。阿拉伯金額數(shù)字前面應當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯數(shù)字前寫有幣種符號的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位。
2.所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯數(shù)字,除表示單價等情況外,一律填寫到角分;無角分的,角位和分位可寫00,或者符號--;有角無分的,分位應當寫0,不得用符號--代替。
3.漢字大寫數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等,一律用正楷或者行書體書寫,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替,不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的,在元或者角字之后應當寫整字或者正字;大寫金額數(shù)字有分的,分字后面不寫整或者正字。
4.大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應當加填貨幣名稱,貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。
5.阿拉伯金額數(shù)字中間有0時,漢字大寫金額要寫零字;阿拉伯數(shù)字金額中間連續(xù)有幾個0時,漢字大寫金額中可以只寫一個零字;阿拉伯金額數(shù)字元位是0,或者數(shù)字中間連續(xù)有幾個0、元位也是0但角位不是0時,漢字大寫金額可以只寫一個零字,也可以不寫零字。
第六條 記賬憑證的復核
(一)為了保證記賬憑證的正確性,每一張記賬憑證除了編制人員要認真負責,加強自審外,必須有其他會計人員的復核。
(二)記賬憑證復核要點:
1.格式是否符合規(guī)定,記載是否完整;
2.原始憑證是否齊全,金額是否相等,有關人員簽章是否具備;
3.所用會計科目是否適當,摘要是否確切;
4.收付款憑證是否由出納蓋有收訖、付訖章;
5.文字、數(shù)字如有更改,編制人是否于更改處簽章。
(三)如有下列情況之一的,為不符記賬憑證:
1.依不法的原始憑證編制;
2.未按規(guī)定程序和內容編制;
3.記載內容與原始憑證內容不符;
4.有關簽章不全或使用別名或別號;
5.記載或計算錯誤而未按照規(guī)定更正;
6.其他不符事項。
(四)復核人員在復核過程中發(fā)現(xiàn)記賬憑證的編制及記錄有錯誤,應查明原因,及時通知編制人員修改更正,復核人員不得自行更正。
(五)復核人員應在記賬憑證上簽章。
(六)對實行會計電算化生成的機制記賬憑證,要認真審核,做到會計科目使用正確,數(shù)字準確無誤。打印出的機制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構負責人、會計主管印章或者簽字。
第七條 會計憑證的管理
(一)會計憑證及時按業(yè)務流程規(guī)定的傳遞程序傳遞,不得積壓。
(二)會計憑證登記完畢后,按照分類和編號順序保管,不得散亂丟失。
(三)記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。
(四)對于數(shù)量過多的原始憑證,單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明附件另訂和原始憑證名稱及編號。
(五)各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應當另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
(六)原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經(jīng)本公司會計機構負責人、會計主管人員批準,可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件,應當在專設的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
(七)從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內容等,由經(jīng)辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由經(jīng)辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,代作原始憑證。
(八)重要原始憑證(如重要經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件等)應另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
(九)會計憑證應指定專人保管,非保管人員不應擅自接觸已經(jīng)歸檔的憑證。
(十)會計憑證至少保存15年以上,其中涉及外事等方面的重要憑證需永久保存。
(十一)會計憑證保存期滿需要銷毀的,必須并報經(jīng)董事會批準,并報主管部門審核后方可辦理。
第八條 會計賬簿的分類和使用
(一)本公司按照《企業(yè)會計制度》規(guī)定和會計業(yè)務的需要設置會計賬簿。會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。
(二)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿。不得用銀行對賬單或者其他方法代替日記賬。
(三)用計算機打印的會計賬簿必須連續(xù)編號,經(jīng)審核無誤后裝訂成冊,并由記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員簽字或者蓋章。
(四)啟用會計賬簿時,在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應當附啟用表,內容包括:啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名,并加蓋名章和單位公章。記賬人員或者會計機構負責人、會計主管人員調動工作時,應當注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名,并由交接雙方人員簽名或者蓋章。啟用訂本式賬簿,從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù),不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁,按賬戶順序編號,并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼。另加目錄,記明每個賬戶的名稱和頁次。
第九條 會計賬簿的登記
(一)會計人員根據(jù)審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。登記賬簿的基本要求是:
(1)登記會計賬簿時,應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內,做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。
(2)登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號,表示已經(jīng)記賬。
(3)賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空格,不要寫滿格;一般應占格距的二分之一。
(4)登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。
(5)下列情況,可以用紅色墨水記賬:
1.按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯誤記錄;
2.在不設借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數(shù);
3.在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內登記負數(shù)余額;
4.根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。
(6)各種賬簿按頁次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁,應當將空行、空頁劃線注銷,或者注明此行空白、此頁空白字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。
(7)凡需要結出余額的賬戶,結出余額后,應當在借或貸等欄內寫明借或者貸等字樣。沒有余額的賬戶,應當在借或貸等欄內寫平字,并在余額欄內用--表示。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。
(8)每一賬頁登記完畢結轉下頁時,應當結出本頁合計數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明過次頁和承前頁字樣;也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明承前頁字樣。
(9)對需要結計本月發(fā)生額的賬戶,結計過次頁的本頁合計數(shù)應當為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù);對需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶,結計過次頁的本頁合計數(shù)應當為自年初起至本頁末止的累計數(shù);對既不需要結計本月發(fā)生額也不需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁末的余額結轉次頁。
(二)總賬和明細賬應當每月打印。
發(fā)生收款和付款業(yè)務的,在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,并與庫存現(xiàn)金核對無誤。
(三)賬簿記錄發(fā)生錯誤,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫,必須按照下列方法進行更正:
(1)登記賬簿時發(fā)生錯誤,應當將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認;然后在劃線上方填寫正確的文字或者數(shù)字,并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數(shù)字,應當全部劃紅線更正,不得只更正其中的錯誤數(shù)字。對于文字錯誤,可只劃去錯誤的部分。
(2)由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發(fā)生錯誤,應當按更正的記賬憑證登記賬簿。
第十條 賬實核對
本公司每月對會計賬簿記錄的有關數(shù)字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單
位或者個人等進行相互核對,保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。
賬證核對。核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否一致,記賬方向是否相符。
賬賬核對。核對不同會計賬簿之間的賬簿記錄是否相符,包括:總賬有關賬戶的余額核對,總賬與明細賬核對,總賬與日記賬核對,會計部門的財產(chǎn)物資明細賬與財產(chǎn)物資保管和使用部門的有關明細賬核對等。
賬實核對。核對會計賬簿記錄與財產(chǎn)等實有數(shù)額是否相符。包括:現(xiàn)金日記賬賬面余額與現(xiàn)金實際庫存數(shù)相核對;銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對;各種財物明細賬賬面余額與財物實存數(shù)額相核對;各種應收、應付款明細賬賬面余額與有關債務、債權單位或者個人核對等。
第十一條 結賬
每月31日為本公司結賬日期,結賬前,必須將本期內所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬;結賬時,應當結出每個賬戶的期末余額。需要結出當月發(fā)生額的,應當在摘要欄內注明本月合計字樣,并在下面通欄劃單紅線。需要結出本年累計發(fā)生額的,應當在摘要欄內注明本年累計字樣,并在下面通欄劃單紅線;12月末的本年累計就是全年累計發(fā)生額。全年累計發(fā)生額下面應當通欄劃雙紅線。年度終了結賬時,所有總賬賬戶都應當結出全年發(fā)生額和年末余額。
年度終了,要把各賬戶的余額結轉到下一會計年度,并在摘要欄注明結轉下年字樣;在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額,并在摘要欄注明上年結轉字樣。
第十二條 本規(guī)范是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。
第4篇 藥業(yè)公司有關記錄憑證管理制度
藥業(yè)公司有關記錄和憑證的管理制度
為保證質量管理工作的規(guī)范性、可追溯性及完整性,根據(jù)gsp的相關規(guī)定,特制定本制度。
一、各種記錄和憑證的編制與設計
1、為保證規(guī)范性,經(jīng)營全過程的質量活動記錄和與質量活動有關的憑證,由公司質量管理部統(tǒng)一編制與設計。
2、與質量活動無關的記錄或憑證,由使用部門提出,經(jīng)公司分管領導審核后執(zhí)行。
二、記錄和憑證的印制
1、藥品經(jīng)營和質量管理的有關記錄、憑證由行政人事部負責聯(lián)系印制。
2、財務管理相關的憑證由財務部或行政人事部負責聯(lián)系印制。
3、公司所有記錄、憑證,除行政人事部、財會部外,其他部門不得聯(lián)系印制。
4、記錄和憑證的印制應按經(jīng)審核的樣表式樣印制,不得任意改變。
三、領取及發(fā)放
1、公司下發(fā)的質量管理工作文件,由各部門負責人領取,由行政人事部發(fā)放。
2、經(jīng)營過程的質量活動記錄,由各部門指定人員統(tǒng)一領取,由行政人事部發(fā)放。
3、與財務管理相關的記錄、憑證,由各部門指定人員領取,由財務部負責發(fā)放。
4、與行政人事管理相關的一些記錄,由部門指定人員領取,由行政人事部發(fā)放
5、領取及發(fā)放應完善領用簽字手續(xù),并做好記錄。
四、記錄、憑證的書寫及使用
1、書寫
(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫,字跡應清楚,內容真實完整。
(2)不得任意涂改,確實需要更改時,應在更改處蓋章或簽名。
(3)簽名必須填寫全名,不得只寫姓氏,蓋章應清晰易于辨認。
(4)按表格內容填寫齊全,不得空格、漏頁,如無內容填寫一律用“─”表示。
(5)財務管理所需的記錄、憑證按財務管理要求書寫。
2、使用
(1)各種記錄、表格、憑證應嚴格按要求使用,不亂用、不錯用。
(2)記錄、憑證可以為手寫,也可以為電腦打印。
(3)電腦系統(tǒng)中的與質量活動有關的記錄、憑證,其格式應與公司設計的樣表相一致。
五、記錄、憑證的保管
1、各種記錄、表格不得任意撕毀,丟失或作它用。
2、各部門根據(jù)各記錄、表格、憑證的使用情況,可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證,應在封面注明部門、日期等。
3、由公司行政人事部或質量管理部統(tǒng)一管理的記錄或表格、憑證,應全部交該兩部門存檔。
4、電子記錄必須完整,實行授權打開、操作、查閱、備份。
六、監(jiān)督檢查
行政人事部和質量管理部應負責對各部門質量活動記錄、憑證的使用情況進行檢查,如發(fā)現(xiàn)有問題或缺陷應及時糾正整改。
第5篇 酒店憑證檔案管理辦法（7）
酒店憑證檔案管理辦法(七)
(一)酒店憑證檔案的保管
1.所有與營業(yè)有關的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。
2.部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的,須將憑證和文字說明的復印件交行政辦公室保管,并登記說明情況。
3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內通知檔案室,更新檔案室憑證副本的資料。
(二)歸檔要求
1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成,三部分相符。
2.文字說明詳細準確,包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經(jīng)辦人、審核時間、審核地點、審核經(jīng)辦人、下次審核時間。
(三)憑證管理
1.所有憑證設專門的設備和裝具進行管理,保證憑證的安全。
2.憑證副本、正本和文字說明分別存放,建立有效的檢索。
3.一般憑證由行政辦公室負責經(jīng)辦頒證機關的定期和不定期審查,專項憑證可由相關業(yè)務部門負責經(jīng)辦審查事宜。
(四)憑證使用
1.憑證檔案借出日期一般不超過三日。
2.憑證借用嚴格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。
第6篇 重要空白憑證管理工作職責
1.負責做好本社重要空白憑證管理工作,做好各類憑證的清點、整理、調配工作,及時向會計主管反饋信息。
2.嚴格執(zhí)行印、押、證分管制度,做到重要空白憑證管理人員不保管業(yè)務印章及編押機。
3.按月做好重要空白憑證使用、結存報表的編制,并按月盤點庫存重要空白憑證結存,確保賬實相符。
4.做好重要空白憑證使用、保管工作,及時銷號。定期做好與聯(lián)社憑證庫重要空白憑證領用情況核對,做到領出、領入一致,無遺失、無去向不明等現(xiàn)象發(fā)生。
5.按重要空白憑證管理辦法處理作廢憑證,按要求裝訂在當日傳票后備查。
6.定期做好憑證柜(庫)內的清潔、通風,做到憑證柜(庫)內無灰塵、憑證無霉爛、無鼠咬等現(xiàn)象。
第7篇 _門店記錄和憑證管理制度
1、目的:為保證記錄數(shù)據(jù)的規(guī)范性、可追溯性及有效性
2、依據(jù):《藥品管理法》及《藥品經(jīng)營質量管理規(guī)范》等法律、法規(guī),
3、適用范圍:門店經(jīng)營管理的過程。
4、責任:門店企業(yè)負責人負責實施本制度。
5、內容:
5.1、門店分別對職責范圍內的記錄、憑證的使用、保存及管理負責。
5.2、記錄、憑證由各崗位人員按工作職責及內容規(guī)范填寫、整理,由企業(yè)負責人每年定期收集、整理,并按規(guī)定歸檔、保管。質量記錄應字跡清晰,正確完整。不得用鉛筆、圓珠筆填寫,不得撕毀或任意涂改,需更改時應在旁邊填寫并簽章,具有真實性、規(guī)范性和可追溯性。
5.3、做好各種憑證、記錄、票據(jù)、證件等的收集整理保管保密工作。按其性質分別(分永久、長期、短期)保存,但保存期不得少于5年。其復印、復制、出借、處理、銷毀,均應經(jīng)過負責人批準。
第8篇 憑證管理員崗位職責范本
1.嚴格遵守國家相關法律、法規(guī),按照《空白憑證管理辦法》的要求進行憑證賬務管理工作。
2.做好全市重要空白憑證需求量計劃及庫存控制。
3.進行相關憑證管理操作。
4.定期與庫管員進行賬實結存核對,保證賬實相符。
5.發(fā)現(xiàn)問題及時上報。
第9篇 原始憑證管理制度(范例)
原始憑證管理制度
原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時所取得的最初書面證明,是會計事項發(fā)生的唯一合法證明,是會計核算的依據(jù)和基礎。為了保證原始憑證能夠正確地、及時地、清楚地反映各項經(jīng)濟業(yè)務的真實情況,,保證會計核算的質量,特制定本制度。
一、原始憑證的填制必須符合下列要求:
1、原始憑證的各項內容,必須根據(jù)實際情況詳盡地填寫齊全,不得遺漏,以確保原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務真實可靠,符合實際。原始憑證的其本內容包括:原始憑證的名稱、填制憑證的日期、接受憑證單位的名稱、經(jīng)濟業(yè)務的主要內容、經(jīng)濟業(yè)務事項的計量單位、規(guī)格、數(shù)量、單價和金額、填制憑證單位和接受憑證單位的有關人員的簽章、發(fā)票上應印有稅務專用章、行政事業(yè)單位按規(guī)定收取費用時,就使用財政部門統(tǒng)一印刷的收據(jù)。
2、從外單位取得的原始憑必須蓋有填制單位的公章。從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位負責人或其指定人員的簽名或蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。
3、凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證必須有驗收證明。支付款項的原始憑證必須有收款單位和收款人的收款證明。
4、一式幾聯(lián)的原始憑證,應當注明各聯(lián)的用途,只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編寫。作廢時應當加蓋“作廢“戳記”,連同存根一起保存,不得撕毀。
5、二級企業(yè)核算單位中,發(fā)生銷貨退回時,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗收證明;退款的,必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
6、職工公出借款憑據(jù),必須附在記帳憑證之后,收回借款時,應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。
7、經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務,應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。
8、原始憑證要用藍色或黑色筆填寫,文字、數(shù)字書寫要規(guī)范。
9、原始憑證須根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行情況或完成情況,按照規(guī)定時間及時填制,避免事后回憶填制造成差錯,貽誤工作。
10、原始憑證不得隨意涂改、刮擦、挖補。若填寫錯誤需要更正時,須劃線更正,即將寫錯的文字或數(shù)字,用紅線劃掉,再將正確的數(shù)字或文字寫在劃線部分的上方,并加蓋經(jīng)手人印章。
二、原始憑證的審核要求
1、進行原始憑證的政策性審核。審查原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否合理合法,有無違反規(guī)章制度和不按規(guī)定辦事的行為。
2、進行原始憑證的技術性審核。審核原始憑證的內容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求。
三、原始記錄的管理
1、應進一步建立健全包括教學、科研、勞資、采購、運輸、財務成本、內部結算等方面的原始記錄制度,統(tǒng)一各項記錄格式。傳遞路線,匯總方法和保管方法。填制方法要符合會計制度及內部牽制制度的要求。原始憑證要能完整、準確反映經(jīng)濟活動。
2、健全財務核算資料體系,包括發(fā)票、收據(jù)、記帳憑證、工資表格、費用報銷、借款單據(jù)以及各種財務報表。
3、計算機原始資料錄入制度,包括人員管理,資料輸入與復核,資料備份等,確保計算機資料真實、準確、安全。
4、各原始記錄的填制人、審核人應當對填制、審核的原始記錄負責。
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