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名片管理制度是企業(yè)規(guī)范員工名片使用行為的重要準(zhǔn)則，旨在維護(hù)企業(yè)形象、保障信息準(zhǔn)確性和提升商務(wù)交流效率。該制度涵蓋了名片設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放、使用及更新等環(huán)節(jié)，確保名片作為企業(yè)對(duì)外展示窗口的統(tǒng)一性和專業(yè)性。
包括哪些方面
1. 名片設(shè)計(jì)規(guī)范：包括公司logo、員工職位、姓名、聯(lián)系方式等要素的樣式、字體、顏色和布局要求。
2. 制作流程：從審批、印刷到質(zhì)量檢查的全過程管理。
3. 發(fā)放管理：如何向新員工提供名片，以及更換職位或離職時(shí)的處理方式。
4. 使用規(guī)定：如何在商務(wù)場(chǎng)合正確使用名片，如交換時(shí)機(jī)、方式和禮儀。
5. 更新機(jī)制：名片信息變更時(shí)的更新流程和時(shí)間要求。
重要性
1. 維護(hù)企業(yè)形象：統(tǒng)一的名片設(shè)計(jì)和規(guī)范的使用，能體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和組織有序。
2. 確保信息準(zhǔn)確性：防止因名片信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的溝通障礙和潛在業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3. 提升交流效率：明確的名片使用規(guī)則有助于快速建立商務(wù)聯(lián)系，提高商務(wù)活動(dòng)效率。
4. 保護(hù)員工權(quán)益：離職員工的名片及時(shí)回收，可以避免個(gè)人信息被濫用。
方案
1. 設(shè)計(jì)規(guī)范：由企業(yè)市場(chǎng)部或設(shè)計(jì)部門制定統(tǒng)一的名片模板，包括公司品牌元素的位置、顏色搭配以及字體選擇，確保視覺一致性。
2. 制作流程：?jiǎn)T工提交名片需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后送至指定供應(yīng)商制作，完成品需通過質(zhì)量檢查才能發(fā)放。
3. 發(fā)放與回收：新員工入職一周內(nèi)發(fā)放名片，離職或職位變動(dòng)時(shí)，員工應(yīng)在一周內(nèi)歸還舊名片并申請(qǐng)新的。
4. 使用培訓(xùn)：定期進(jìn)行商務(wù)禮儀培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)名片交換的正確做法，如雙手遞接、不隨意折疊等。
5. 更新機(jī)制：信息變更時(shí)，員工應(yīng)立即通知人力資源部門，由其負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)更新，新名片在兩周內(nèi)完成并發(fā)放。
執(zhí)行此名片管理制度，企業(yè)可提升內(nèi)外部形象，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，同時(shí)增強(qiáng)員工對(duì)公司的歸屬感和責(zé)任感。每個(gè)員工都是企業(yè)形象的代表，名片管理制度的實(shí)施，將使這一代表作用更為專業(yè)且得體。
名片管理制度范文
第1篇 l公司名片制作管理規(guī)定
公司名片制作管理規(guī)定
1.目的
為使公司名片統(tǒng)一規(guī)范化,強(qiáng)化對(duì)外公關(guān)形象的塑造,特制定本辦法。
2.適用范圍
本辦法適用于集團(tuán)各分公司名片制作和使用管理(香港總部職員名片由香港公司制作)。
3.名片格式
公司名片格式、尺寸、logo、字體、顏色、紙張、版式請(qǐng)各公司參照集團(tuán)vi-b部分“應(yīng)用系統(tǒng)――辦公用品系列”個(gè)人名片格式。
4.名片印制程序
4.1人力資源及行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。
4.2因業(yè)務(wù)需要印制名片者,申請(qǐng)人填寫《名片印制申請(qǐng)單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,人力資源及行政部復(fù)核并負(fù)責(zé)承辦。
4.3人力資源及行政部應(yīng)檢查申請(qǐng)人職務(wù)是否與名片職務(wù)相符,因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以使用比實(shí)際較高的職務(wù)頭銜,但不享受其待遇。
4.4名片英文使用須符合國際慣例和規(guī)范要求。
4.5名片中文字體、公司標(biāo)志、顏色、阿拉伯?dāng)?shù)字必須vi規(guī)范要求一樣,不得擅自更改。
4.6名片印制由人力資源及行政部指定專業(yè)名片制作商印刷,不得擅自到其他地方印刷。
5.名片使用
5.1名片使用須恰到好處,不可像撒傳單般濫用,掌握使用范圍。
5.2掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)共同使用,不得占為己有。
5.3員工離職時(shí)應(yīng)將剩余名片交回公司人力資耕牛及行政部處理,不得將名片帶離公司。
第2篇 地產(chǎn)公司名片管理規(guī)定
地產(chǎn)有限公司名片管理規(guī)定
為加強(qiáng)公司員工名片印制、使用的管理,統(tǒng)一公司對(duì)外的形象宣傳,特制訂本管理規(guī)定。
一、名片使用人:以下人員可由公司印制名片。
1、房地產(chǎn)、物業(yè)、酒店部門負(fù)責(zé)人以上管理人員;
2、房地產(chǎn)、物業(yè)、酒店外聯(lián)業(yè)務(wù)人員;
3、其他人員若有特殊情況需印制名片,請(qǐng)通知人力資源部,由人力資源部上報(bào)行政副總批準(zhǔn)后方可印制。
4、未經(jīng)公司許可,員工不得私自印制本公司名片。
二、名片印制程序
1、印制申請(qǐng)
a、人力資源部是公司名片印制的職能部門。
b、印制名片需由部門負(fù)責(zé)人或主管副總通知人力資源部辦理。
2、印制過程
a、人力資源部對(duì)名片使用人的姓名、職位、電話進(jìn)行登記,使用統(tǒng)一的名片格式、公司臺(tái)頭及紙樣,在公司指定印刷所印制。
b、對(duì)于初次印制名片的使用人,人力資源部將留存片樣備查。
c、人力資源部負(fù)責(zé)名片的印制、領(lǐng)取、發(fā)放工作,并做好帳目登記。
3、費(fèi)用結(jié)算
a、名片印制費(fèi)用由人力資源部每月持名片印制臺(tái)帳與印刷所對(duì)帳結(jié)算。
b、房地產(chǎn)、物業(yè)、酒店名片印刷費(fèi)用各自承擔(dān)。
三、名片使用
1、名片須妥善保管和使用,禁止用于與工作無關(guān)的其它事務(wù)。
2、公司原則上不對(duì)單盒名片的使用時(shí)間進(jìn)行要求,但使用人應(yīng)本著節(jié)約的原則進(jìn)行使用。
3、離職員工在辦理職務(wù)移交手續(xù)時(shí),須將未使用完的名片交回人力資源部進(jìn)行銷毀。
四、本規(guī)定由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
五、本規(guī)定自通過之日起執(zhí)行。
第3篇 物業(yè)公司名片圖書工作證管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司名片、圖書、工作證管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范名片、工作證的管理。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司名片、工作證的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)名片、工作證印制,圖書購置的審批。
3.2行政部主管負(fù)責(zé)名片、工作證、圖書管理工作的監(jiān)督。
3.3行政部文員負(fù)責(zé)名片、圖書的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1名片。
4.1.1名片印制的權(quán)限:
a)公司部門主管(含)以上人員及采購員、綜合部相關(guān)人員可印制名片;
b)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他人員。
4.1.2名片印刷程序。
a)申請(qǐng)人根據(jù)工作需要,寫出書面申請(qǐng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。屬管理處員工的,還須報(bào)管理處主任審核。
b)管理處主任審核同意后報(bào)行政部主管依據(jù)印制權(quán)限進(jìn)行復(fù)核。
c)經(jīng)行政部主管復(fù)核同意后報(bào)總經(jīng)理審批,總經(jīng)理審批同意的按正常手續(xù)辦理(申請(qǐng)人第一次申請(qǐng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的,以后的申請(qǐng)無須再報(bào)總經(jīng)理審批);總經(jīng)理不同意的不予辦理。
d)行政部組織印刷:
--行政部選擇名片印制單位;
--按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格,注明申請(qǐng)人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容,通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知);
--要求名片印制單位制版后報(bào)行政部確認(rèn)方可印刷;
--行政部文員取回印刷好的名片后,通知申請(qǐng)人領(lǐng)用。
5.0記錄
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
