銷售檔案管理制度4篇

有哪些

銷售檔案管理制度

銷售檔案是公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要記錄，包含客戶信息、交易記錄、合同文件等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，是銷售策略制定、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估和糾紛處理的基礎(chǔ)。一個(gè)有效的銷售檔案管理制度應(yīng)包括以下幾個(gè)核心部分：

1. 檔案分類與編碼：對(duì)銷售檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類，如按客戶類型、產(chǎn)品線、交易階段等，同時(shí)建立清晰的編碼體系，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定銷售團(tuán)隊(duì)在完成交易后應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)文件，確保檔案的完整性。

3. 存儲(chǔ)與保管：明確檔案的存儲(chǔ)方式（物理或電子），設(shè)定保管期限，以及備份和防災(zāi)措施。

4. 訪問(wèn)與借閱：設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。

5. 更新與銷毀：規(guī)定檔案更新的頻率和條件，以及過(guò)期檔案的銷毀程序。

6. 安全與保密：強(qiáng)化信息安全意識(shí)，執(zhí)行嚴(yán)格的保密協(xié)議，保護(hù)公司及客戶隱私。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：采用字母-數(shù)字混合編碼，如"c01"代表主要客戶，"p02"代表第二類產(chǎn)品，"t03"表示交易階段。各部門(mén)需按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。

2. 收集與整理：銷售員在交易完成后一周內(nèi)提交所有相關(guān)文件，由銷售秘書(shū)進(jìn)行整理并錄入系統(tǒng)。未按時(shí)提交者將影響其績(jī)效考核。

3. 存儲(chǔ)與保管：銷售檔案以電子形式為主，存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器，并定期備份至云存儲(chǔ)。物理文件存放在防火、防盜設(shè)施完備的檔案室。

4. 訪問(wèn)與借閱：?jiǎn)T工需通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)申請(qǐng)查閱檔案，審批后由檔案管理員協(xié)助獲取。嚴(yán)禁私自復(fù)制或拍照。

5. 更新與銷毀：每年進(jìn)行一次檔案審查，過(guò)期或無(wú)保留價(jià)值的檔案經(jīng)審批后銷毀。重要檔案更新需由銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)。

6. 安全與保密：所有員工簽訂保密協(xié)議，違反者將面臨法律追責(zé)。系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)日志，異常行為將被追蹤調(diào)查。

上墻內(nèi)容

1. "銷售檔案，企業(yè)之魂，妥善保管，人人有責(zé)。"

2. "檔案分類編碼，清晰易找，提高效率，從我做起。"

3. "保密協(xié)議，銘記在心，尊重客戶，守護(hù)公司利益。"

4. "檔案安全，人人關(guān)注，不泄露，不丟失，我們的承諾。"

以上銷售檔案管理制度旨在確保公司信息的安全與有效利用，每位員工都應(yīng)熟知并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理環(huán)境。

銷售檔案管理制度范文

第1篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度

地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6

為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預(yù)定書(shū)(認(rèn)購(gòu)書(shū))原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請(qǐng);

(4)房型修改申請(qǐng);

(5)其他合同之補(bǔ)充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來(lái)訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項(xiàng)。

(2)簽約客戶檔案

基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購(gòu)房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部?jī)?nèi)部管理檔案:各項(xiàng)管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計(jì)表及報(bào)表;

(4)早晚會(huì)會(huì)議記錄。

4、內(nèi)部往來(lái)文件

(1)發(fā)往各部門(mén)間的日常函件;

(2)收到公司各部門(mén)的往來(lái)文件。

5、公司對(duì)外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書(shū)、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤(pán)樓書(shū);

(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報(bào);

(4)各項(xiàng)目對(duì)外宣傳廣告剪報(bào)。

7、對(duì)外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴(yán)格按歸檔范圍對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理;

2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;

3、檔案接收時(shí)要認(rèn)真點(diǎn)、驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱

檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫(xiě)借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門(mén)檔案僅限本部門(mén)員工借閱;外部門(mén)借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;

2、本部門(mén)員借閱,借期不超過(guò)兩天。如因需要延長(zhǎng)借期,須出示借條并附部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字;

3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開(kāi);

4、按期歸還,愛(ài)護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)、驗(yàn)收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗(yàn)收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時(shí)、醒目,便于查找;

4、每年年底要對(duì)檔案庫(kù)存保管情況進(jìn)行一次清理,核對(duì)以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補(bǔ)救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過(guò)程中,對(duì)檔案材料要仔細(xì)甄別,對(duì)無(wú)保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除,必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門(mén)經(jīng)理批示;

2、每年年底對(duì)保管期滿的檔案列出目錄寫(xiě)出專題報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門(mén)批示后銷毀。

第2篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度怎么寫(xiě)

地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預(yù)定書(shū)(認(rèn)購(gòu)書(shū))原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請(qǐng);

(4)房型修改申請(qǐng);

(5)其他合同之補(bǔ)充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來(lái)訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項(xiàng)。

(2)簽約客戶檔案基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購(gòu)房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部?jī)?nèi)部管理檔案:各項(xiàng)管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計(jì)表及報(bào)表;

(4)早晚會(huì)會(huì)議記錄。

4、內(nèi)部往來(lái)文件

(1)發(fā)往各部門(mén)間的日常函件;

(2)收到公司各部門(mén)的往來(lái)文件。

5、公司對(duì)外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書(shū)、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤(pán)樓書(shū);

(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報(bào);

(4)各項(xiàng)目對(duì)外宣傳廣告剪報(bào)。

7、對(duì)外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴(yán)格按歸檔范圍對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理;2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;3、檔案接收時(shí)要認(rèn)真點(diǎn)、驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫(xiě)借閱登記表方能借閱。

檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門(mén)檔案僅限本部門(mén)員工借閱;

外部門(mén)借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;2、本部門(mén)員借閱,借期不超過(guò)兩天。

如因需要延長(zhǎng)借期,須出示借條并附部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字;3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開(kāi);

4、按期歸還,愛(ài)護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)、驗(yàn)收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗(yàn)收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時(shí)、醒目,便于查找;

4、每年年底要對(duì)檔案庫(kù)存保管情況進(jìn)行一次清理,核對(duì)以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補(bǔ)救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過(guò)程中,對(duì)檔案材料要仔細(xì)甄別,對(duì)無(wú)保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除,必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門(mén)經(jīng)理批示;2、每年年底對(duì)保管期滿的檔案列出目錄寫(xiě)出專題報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門(mén)批示后銷毀。

第3篇 地產(chǎn)代理銷售現(xiàn)場(chǎng)檔案管理制度

地產(chǎn)代理公司銷售現(xiàn)場(chǎng)檔案管理制度

(一)目的

為了使各銷售現(xiàn)場(chǎng)檔案管理更加規(guī)范化及減少結(jié)案工作的工作量。

(二)適用范圍

公司所有在售項(xiàng)目及開(kāi)盤(pán)新項(xiàng)目。

(三)檔案分類

1.人事類:包括排班、考勤、培訓(xùn)、考核

2.行政類:包括辦公設(shè)備、辦公用品、預(yù)算、發(fā)文、申請(qǐng)、交接記錄

3.營(yíng)銷管理類:包括項(xiàng)目籌備期策劃類、項(xiàng)目營(yíng)銷過(guò)程中策劃類

4.銷售管理類:包括制度、資料、價(jià)格、任務(wù)、數(shù)據(jù)類、合同協(xié)議等

(四)管理方法及要求

1.文檔版

1)文檔版文件分類要清晰,并按類別進(jìn)行建檔、存檔。

2)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制檔案分類編號(hào)表,即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。

3)文件夾內(nèi)文件要有目錄并統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。文件夾內(nèi)文件擺放順序要與文件編號(hào)保持一致。

4)每年非常用管理性文檔必須在次年年初歸檔,裝盒;每個(gè)檔案盒要有統(tǒng)一的檔案標(biāo)簽格式,檔案盒內(nèi)附文件清單;常用文檔在項(xiàng)目結(jié)案后歸檔。

5)項(xiàng)目結(jié)案根據(jù)公司規(guī)定將整理資料銷售管理部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

2.電子版

1)電子版文件要分類清晰,編號(hào)、排序要與文檔版文件保持一致,以便于查找方便。

2)項(xiàng)目電子文檔應(yīng)定期刻盤(pán),以保證資料的安全性;由銷售管理部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管。

3)項(xiàng)目結(jié)案后電子版文件應(yīng)經(jīng)過(guò)一定的整理和編輯;并根據(jù)公司規(guī)定,所有的文本文件必須為最終定稿刻盤(pán),一式兩份;并附文件清單移交銷售管理部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

(五)執(zhí)行日期

在售項(xiàng)目從即日起執(zhí)行,新項(xiàng)目從正式入場(chǎng)開(kāi)始執(zhí)行。

第4篇 公司銷售客戶檔案管理制度

銷售客戶檔案管理制度

1、客戶檔案由與客戶直接聯(lián)系的人一周內(nèi)負(fù)責(zé)建立,交直接上級(jí)審核,專人負(fù)責(zé)保管。

2、與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的主要經(jīng)銷商、醫(yī)院、藥店、零售商等每季度由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)客戶檔案進(jìn)行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內(nèi)容按時(shí)交檔案管理人。

3、客戶檔案管理人按照公司有關(guān)規(guī)定妥善保管,分類整理。

4、檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無(wú)關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。

5、客戶檔案是公司的重要財(cái)產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有。