- 目錄
有哪些
辦公檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保文件的有效管理和利用，防止信息丟失，提升工作效率。主要包括以下幾個核心要素：
1. 檔案分類：根據(jù)文件性質(zhì)和工作需求，將檔案分為行政類、財務(wù)類、項目類、人力資源類等類別，便于檢索和管理。
2. 檔案編碼：為每一份文件設(shè)定唯一的編碼，以便快速定位和追蹤文件。
3. 檔案收集與整理：定期進行檔案收集，確保文件完整，及時整理歸檔。
4. 存儲與保管：選擇合適的存儲設(shè)施，確保檔案的安全，同時設(shè)置合理的保管期限。
5. 利用與借閱：建立借閱流程，明確審批權(quán)限，保證檔案合理利用。
6. 檔案銷毀：到期或不再需要的檔案，需經(jīng)過審核后按規(guī)定程序銷毀。
7. 安全防護：采取技術(shù)手段，如加密、備份，防止檔案被非法訪問或破壞。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對員工進行檔案管理培訓(xùn)，強化合規(guī)意識，實施有效監(jiān)督。
實施細(xì)則
1. 檔案分類細(xì)則：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案分類，確保分類清晰、準(zhǔn)確。
2. 編碼規(guī)則：由檔案管理部門制定統(tǒng)一編碼規(guī)則，包括部門代碼、年份、順序號等。
3. 收集與整理：各部門每周提交一次新產(chǎn)生的文件，檔案員負(fù)責(zé)整理、歸檔，確保文件有序。
4. 存儲與保管：采用電子化存儲為主，紙質(zhì)備份為輔的方式，電子檔案保存在專用服務(wù)器，紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮的檔案室。
5. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，由檔案員辦理借閱手續(xù)。
6. 銷毀程序：過期檔案由檔案員列出清單，經(jīng)管理層審核批準(zhǔn)后，進行安全銷毀。
7. 安全防護措施：定期更新服務(wù)器安全軟件，對重要檔案進行雙重加密，備份至離線存儲設(shè)備。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：每年至少舉辦兩次檔案管理培訓(xùn)，人力資源部負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行情況，違規(guī)行為將受到處罰。
上墻內(nèi)容
1. 辦公檔案管理制度概覽
2. 檔案分類圖示
3. 檔案編碼示例
4. 借閱流程圖
5. 安全防護要點
6. 檔案銷毀流程簡圖
以上各項制度旨在規(guī)范辦公檔案管理，提高工作效率，保障企業(yè)信息安全。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護良好的檔案管理環(huán)境。
辦公檔案管理制度范文
第1篇 辦公室檔案管理制度范文(7)
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對各類文件、重大活動照片都要及時進行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報表;
3、檔案需及時整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準(zhǔn)確地做好文件索引;
4、定期進行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負(fù)責(zé)人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;
7、認(rèn)真做好檔案的安全存放工作,無關(guān)人員未經(jīng)許可,不準(zhǔn)進入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。
第2篇 某辦公大廈客戶檔案管理制度
辦公大廈客戶檔案管理制度
a.物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:
1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格,發(fā)給相關(guān)客戶的文件應(yīng)做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,做好相關(guān)記錄,并及時解決投訴問題;
5]聽客戶工程報修電話,認(rèn)真填寫維修單,及時聯(lián)系修復(fù)。
b.客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:
1]收集客戶公司資料
2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3]客戶裝修工程文件
4]客戶遷入時填具之資料
5]客戶資料補充:
客戶聯(lián)絡(luò)資料,客戶相關(guān)負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件
客戶緊急聯(lián)絡(luò)人的資料
客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料
客戶申請銘牌資料
客戶公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件及年審資料
6]客戶與管理中心往來文件
7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄
8]客戶請修記錄
9]客戶投訴記錄
10]客戶拜訪、回訪記錄
11]客戶單位有關(guān)的工程檔案及施工方的相關(guān)資料(二次裝修工程有關(guān)資料)
c.歸檔要求
1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
2]歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實。
3]所有同租戶有關(guān)的各種事項均應(yīng)填寫清楚,存入租戶檔案內(nèi)。
4]所有文件資料必須及時歸檔。
5]檔案內(nèi)文件按簽發(fā)日期的先后順序保存,并建立詳細(xì)目錄,以便日后查閱。
6]所有租戶(企業(yè)資料)與管理公司及相關(guān)單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。
7]檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
d.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應(yīng)使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應(yīng)定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
第3篇 學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度
學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度
為了加強我校會計檔案的管理，根據(jù)財政部、國家檔案局頒發(fā)《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學(xué)校財會類檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合我校的具體情況，特制訂本制度。
一、會計檔案的立卷及歸檔
（一）會計檔案由會計部門（包括學(xué)校獨立核算單位的會計部門）按歸檔范圍及要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝釘成冊，封面應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，標(biāo)題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會計檔案保管清冊。
（二）當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同案卷一并移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學(xué)校財務(wù)處進行檢查，指導(dǎo)立卷歸檔工作。
（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應(yīng)保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計檔案保管期限
（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。
（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
三、會計檔案借閱
會計檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外，還須按以下規(guī)定執(zhí)行：
（一）學(xué)校財務(wù)處工作人員查閱會計檔案，經(jīng)報告本部門領(lǐng)導(dǎo)后可直接到綜合檔案室查閱。
（二）校內(nèi)有關(guān)部門查閱會計檔案，須經(jīng)請示會計部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到綜合檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。如需復(fù)制或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經(jīng)會計部門和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
（三）學(xué)校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經(jīng)會計部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準(zhǔn)借出。
（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應(yīng)當(dāng)面清點憑證序號和張數(shù)，并辦理登記手續(xù)。歸還時，雙方要當(dāng)面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。
四、會計檔案鑒定和銷毀
（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，報校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（二）對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。
（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
附表：
1、企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表
2、財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表
第4篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第5篇 校長辦公室中學(xué)檔案管理制度
第一部分：檔案工作總的要求
1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。
2、對本校各部門和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、集中統(tǒng)一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務(wù)。
4、為國家積累檔案財富，按規(guī)定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案，向上級檔案館移交。
第二部分：檔案的保管
1、學(xué)校檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負(fù)責(zé)全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
3、實行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。
4、定期對檔案進行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
第三部分：檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
3、編號抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)
第四部分：檔案的鑒定與銷毀
1、對檔案要認(rèn)真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在校長辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
3、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
4、銷毀檔案時，必須由兩人以上在指定地點監(jiān)督銷毀，監(jiān)督銷毀人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
5、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷
第五部分：檔案室的安全保密
1、檔案室是機要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播
3、經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，認(rèn)真處理。
4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴(yán)守機密。在調(diào)換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密情況，不得泄漏。
第六部分：檔案的統(tǒng)計
1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構(gòu)、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等情況進行登記，每年一次對各方面進行認(rèn)真統(tǒng)計，做好年報表
2、嚴(yán)格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式，做到數(shù)字準(zhǔn)確、字跡工整，不得潦草和涂改，使檔案統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)化。
3、檔案工作人員要加強檔案統(tǒng)計工作的責(zé)任心和使命感，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計工作制度。
第七部分：檔案庫房的管理
1、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同
3、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)
嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關(guān)物品。
4、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
5、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕、降溫
第八部分：文書的立卷歸檔
1、公文必須實行由文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書人員必須認(rèn)真做好。
2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負(fù)責(zé)本科室的立卷工作，各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強對立卷工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其納入本部門工作范圍。
4、凡本校在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應(yīng)及時交有關(guān)部門整理立卷，不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況，應(yīng)補辦齊全，保證文件材料準(zhǔn)確、完整。
5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。
6、文書立卷歸檔的具體要求：
(1).立卷前把本部門一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
(2).立卷歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷。
(3).把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結(jié)，放在本年度文件內(nèi)，長遠規(guī)劃放在所針對的開頭一年；連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。
(4).把文件按級別分開立卷，但上級對本校的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本校對下級的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本校卷內(nèi)，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開立卷。
(5).按內(nèi)容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。
(6).把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。
(7).卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁號，反面編在左上角并填寫好卷內(nèi)目錄。
(8).案卷標(biāo)題要簡明確切，正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，各立卷單位負(fù)責(zé)草擬所立案卷的標(biāo)題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。
(9).各立卷單位應(yīng)按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。
7、為了保證案卷質(zhì)量，綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好文書立卷工作。
__中學(xué)公章使用管理制度
1、學(xué)校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理，并掌握使用。
2、以學(xué)校名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，憑校長簽發(fā)原件加蓋公章。3、工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(wù)（稱）聘書等，由教育局或相關(guān)部門統(tǒng)一辦理。
4、以學(xué)校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，審計部門審計后憑主管校長批準(zhǔn)簽字后方可蓋印。
5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務(wù)、參加教學(xué)會議、研討會議等必須憑證明并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可開具。
6、校長工作用章（私章）必須經(jīng)本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴(yán)厲懲處。
第6篇 辦公室檔案管理制度
為加強辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。
第二條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。
第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條歸檔時間。部門或社團應(yīng)于活動后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進行檔案銷毀。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機關(guān)及各處室在公務(wù)活動中反映本機關(guān)職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：
1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復(fù)制、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,確保檔案安全與完整。
3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時，應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。
1、機關(guān)各處室、二級機構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。
檔案保密
十三、認(rèn)真貫徹實施《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計
十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準(zhǔn)確無誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對本單位的所有行文進行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件和保存期滿的檔案才能進行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。
二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設(shè)單位的文檔報送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細(xì)則》規(guī)定，信息化項目建設(shè)檔案包括：
1、項目申報材料：財政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設(shè)計劃和項目預(yù)算;申請立項報告及項目建設(shè)方案。
2、項目論證材料：項目建設(shè)方案。
3、項目立項材料：項目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表;項目正式批復(fù)。
4、項目實施材料：項目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項目執(zhí)行情況表》
5、項目驗收材料：技術(shù)報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項目驗收意見書。
6、經(jīng)費支付材料：工程款支付情況
7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設(shè)單位在報送項目紙質(zhì)材料時，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質(zhì)量，項目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。
1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理，各類材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實反映項目審批、建設(shè)、完善、驗收、運行的全過程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī)
格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。
3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標(biāo)識(空白頁不標(biāo)識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第7篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;
所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。
如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
