- 目錄
有哪些
記錄和檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保信息的有效管理、保護企業(yè)資產和遵守法規(guī)要求。主要包括以下幾個方面：
1. 記錄分類與編碼：建立統(tǒng)一的記錄分類標準，如財務記錄、人力資源記錄、項目記錄等，并為每類記錄分配唯一的編碼。
2. 記錄的創(chuàng)建與審批：明確記錄的創(chuàng)建流程，包括記錄的發(fā)起、審核、批準和修訂等環(huán)節(jié)，確保記錄的真實性和準確性。
3. 記錄的存儲與保管：規(guī)定記錄的存儲介質、期限和保管方式，確保記錄的安全性和可訪問性。
4. 檔案的歸檔與檢索：設定檔案的歸檔標準，建立高效檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用。
5. 記錄的更新與廢棄：明確記錄的更新頻率和廢棄條件，防止過時信息的誤導。
6. 保密與安全：制定嚴格的保密制度，防止敏感信息泄露，同時確保信息安全防護措施到位。
7. 法規(guī)遵從：確保所有記錄和檔案符合相關法律法規(guī)要求，如稅務、勞動法、知識產權等。
實施細則
1. 記錄管理：各部門負責人應負責本部門記錄的管理工作，確保記錄的完整性。員工在工作中產生的所有重要信息應及時錄入系統(tǒng)，不得私自銷毀或篡改。
2. 審批流程：記錄需經直接上級審核，重大事項需經過部門經理或指定人員審批。審批過程中，相關人員應對記錄內容的真實性負責。
3. 存儲方式：電子記錄應存儲在安全的服務器或云存儲平臺，紙質記錄應存放在防火、防潮的檔案柜中。定期進行備份，防止數(shù)據丟失。
4. 檢索系統(tǒng)：建立電子化檢索系統(tǒng)，通過關鍵詞、日期、編碼等方式快速定位記錄。對于紙質檔案，應編制索引，便于查找。
5. 更新廢棄：過期或不再需要的記錄應按照規(guī)定程序進行廢棄，廢棄前需進行審查，確保無法律風險。
6. 保密措施：對涉及商業(yè)秘密的記錄，設置訪問權限，限制無關人員接觸。定期進行安全檢查，預防信息泄露。
7. 法規(guī)培訓：定期組織員工進行法規(guī)培訓，提高員工的合規(guī)意識，確保所有記錄和檔案管理活動符合法規(guī)要求。
上墻內容
1. “記錄真實，信息準確，責任到人?！?
2. “妥善保管，及時更新，確保安全?！?
3. “尊重隱私，保守秘密，嚴守法規(guī)?！?
4. “檔案歸檔有序，檢索便捷，資源共享?！?
5. “記錄管理，人人有責，共建良好企業(yè)環(huán)境?！?/p>
以上各項制度需全體員工共同遵守，通過規(guī)范化的記錄和檔案管理，提升企業(yè)運營效率，保障企業(yè)利益。
記錄和檔案管理制度范文
第1篇 充裝記錄和氣瓶、槽車檔案管理制度
1 充裝記錄有：氣瓶充裝前后檢查記錄，氣瓶充裝記錄，槽車檢查、充裝記錄，槽車超裝卸車等，充裝記錄由充裝站保管。
2 氣瓶、槽車檔案由生產部負責管理，管理人員要認真負責妥善地保管好氣瓶、槽車原始資料，合格證等，保管年限為壽命期。
3 氣瓶、槽車充裝記錄保管年限為五年。
4 氣瓶、槽車檔案應擺放整齊定置管理，便于查閱。
5 各種記錄字跡要清楚，標準化，班組每月對記錄報表檔案檢查評比一次，車間每年一次，并結合經濟責任制考核。
6 氣瓶、槽車登記注冊建檔要憑合格證進行。
7 建立氣瓶檔、槽車案框，把試壓定檢的日期記上。
8 氣瓶、槽車檔案只限本公司內查閱，特殊情況外借，須經公司領導批準。
第2篇 石料廠安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進一步加強安全生產文件資料和有關記錄的管理，使安全生產檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化，制定本制度。
2 職責
安全科：負責安全記錄和安全生產資料檔案的管理。
各相關部門：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產記錄包括：
管理評審報告；
事故、事件記錄；
風險評價紀錄；
培訓記錄；
標準化系統(tǒng)評價報告；
事故事件調查報告；
檢查記錄；
健康監(jiān)護記錄；
勞動防護用品發(fā)放記錄；
安全會議記錄；
監(jiān)測檢查記錄；
資質證書和許可文件；
應急演練記錄；
糾正與預防行動記錄；
其他。
由各采區(qū)和相關部門的記錄按時上報安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時，必須經廠長同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經領導批準。
③加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設專人負責，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內容真實、準確、清晰，填寫及時，簽署完整，標識明確、編號清晰，完整反映相應過程，明確保存期限，并按期限保存，對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
第3篇 安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進一步加強安全生產文件資料和有關記錄的管理，使安全生產檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化，制定本制度。
2 職責
安全科：負責安全記錄和安全生產資料檔案的管理。
各相關部門：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產記錄包括：
a. 管理評審報告；
b. 事故、事件記錄；
c. 風險評價紀錄；
d. 培訓記錄；
e. 標準化系統(tǒng)評價報告；
f. 事故事件調查報告；
g. 檢查記錄；
h. 健康監(jiān)護記錄；
i. 勞動防護用品發(fā)放記錄；
j. 安全會議記錄；
k. 監(jiān)測檢查記錄；
l. 資質證書和許可文件；
m. 應急演練記錄；
n. 糾正與預防行動記錄；
o. 其他。
由各采區(qū)和相關部門的記錄按時上報安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時，必須經廠長同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經領導批準。
③加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設專人負責，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內容真實、準確、清晰，填寫及時，簽署完整，標識明確、編號清晰，完整反映相應過程，明確保存期限，并按期限保存，對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
第4篇 某石料廠安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進一步加強安全生產文件資料和有關記錄的管理,使安全生產檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化,制定本制度。
2 職責
安全科:負責安全記錄和安全生產資料檔案的管理。
各相關部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行,安全生產記錄包括:
管理評審報告;
事故、事件記錄;
風險評價紀錄;
培訓記錄;
標準化系統(tǒng)評價報告;
事故事件調查報告;
檢查記錄;
健康監(jiān)護記錄;
勞動防護用品發(fā)放記錄;
安全會議記錄;
監(jiān)測檢查記錄;
資質證書和許可文件;
應急演練記錄;
糾正與預防行動記錄;
其他。
由各采區(qū)和相關部門的記錄按時上報安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時,必須經廠長同意簽批;
②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經領導批準。
③加強檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設專人負責,安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內容真實、準確、清晰,填寫及時,簽署完整,標識明確、編號清晰,完整反映相應過程,明確保存期限,并按期限保存,對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
第5篇 文件記錄和檔案管理制度
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的經營管理檔案管理由財務部門負責記錄整理;公司生產技術檔案由公司技術部負責記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負責記錄整理；總經理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負責記錄整理。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、 檔案的借閱
1. 總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀
