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物業(yè)管理公司檔案管理制度
物業(yè)管理公司的檔案管理制度是公司運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、分類、存儲(chǔ)到檢索、利用、銷毀等全過(guò)程。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 文件分類制度：根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容和使用頻率，將文件分為行政類、財(cái)務(wù)類、工程類、客戶服務(wù)類等，確保文件有序管理。
2. 文件編碼規(guī)則：制定統(tǒng)一的文件編碼系統(tǒng)，便于快速定位和檢索文件。
3. 文件保存期限規(guī)定：明確各類文件的保存期限，以符合法規(guī)要求，并有效利用存儲(chǔ)空間。
4. 文件安全保密制度：保護(hù)敏感信息，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和泄露。
5. 文件歸檔和借閱流程：規(guī)范文件的歸檔、借閱、復(fù)制和銷毀流程，確保文件的安全和完整。
6. 電子文檔管理：適應(yīng)數(shù)字化趨勢(shì)，建立電子文檔管理系統(tǒng)，提高文件管理效率。
實(shí)施細(xì)則
1. 文件創(chuàng)建與審批：所有文件在生成時(shí)需注明創(chuàng)建日期、作者和審批人，重要文件需經(jīng)過(guò)相應(yīng)級(jí)別的審批。
2. 文件分類與編號(hào)：根據(jù)分類制度，文件在創(chuàng)建后立即進(jìn)行分類并賦予編碼，放入相應(yīng)的文件夾內(nèi)。
3. 文件存儲(chǔ)：紙質(zhì)文件存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室，電子文件則存入加密的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)。
4. 文件檢索：通過(guò)編碼系統(tǒng)，員工可快速查詢所需文件，電子文件應(yīng)設(shè)置權(quán)限，限制無(wú)關(guān)人員訪問(wèn)。
5. 文件借閱：?jiǎn)T工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，借閱期間須妥善保管，不得涂改、丟失。
6. 文件歸檔：文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔，定期進(jìn)行檔案清理，對(duì)過(guò)期文件進(jìn)行銷毀處理。
7. 文件更新與版本控制：對(duì)于更新的文件，需注明修訂日期和修訂人，舊版文件應(yīng)及時(shí)替換，防止使用過(guò)時(shí)信息。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理職責(zé)：明確各部門(mén)在檔案管理中的責(zé)任，如行政部負(fù)責(zé)檔案日常管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的整理與提交。
2. 文件分類圖示：展示各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)和示例，便于員工理解和執(zhí)行。
3. 文件借閱流程圖：用圖表形式展示文件借閱的步驟和注意事項(xiàng)，簡(jiǎn)化流程。
4. 保密協(xié)議：公示保密協(xié)議內(nèi)容，提醒員工遵守保密義務(wù)。
5. 文件安全提示：列出文件安全保護(hù)的基本原則，如密碼保護(hù)、權(quán)限設(shè)置等。
以上制度旨在保障物業(yè)管理公司的檔案管理工作高效、有序進(jìn)行，為公司的日常運(yùn)營(yíng)和決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息支持。全體員工需嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。
物業(yè)管理公司檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度
物業(yè)管理公司檔案管理制度范本
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三.物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;
3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:
1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議)
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設(shè)備值班與巡檢記錄
*管理工作計(jì)劃與報(bào)告
*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
*用戶報(bào)修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
第2篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度8
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門(mén)管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。
第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度七
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門(mén)專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況;
②對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
③組織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕?并應(yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;
8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門(mén)分類整理
列出清單
部門(mén)經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
相關(guān)部門(mén)辦理
證件、證書(shū)領(lǐng)取
及時(shí)存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料,包括:國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書(shū)類檔案
1)政府部門(mén)各類文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類要求,在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時(shí)交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門(mén)或管理處+案卷號(hào)
如:2004/市場(chǎng)/001
2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào)
如:2004/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(mén)(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說(shuō)明文字材料,包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案,若跨部門(mén)借閱,須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí),由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門(mén)另行制定。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
第6篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫(xiě)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度6
物業(yè)管理公司檔案管理制度6
檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類及編號(hào)
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類:
1、行政類
2、財(cái)務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營(yíng)情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書(shū)。
二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。
四、一年保存:1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門(mén)視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門(mén)
一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。
七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷毀
一、超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門(mén)一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
